档案管理制度【参考14篇】

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档案管理制度旨在规范档案的收集、整理、保存和利用,确保信息安全与高效流通,促进工作效率提高与决策科学化。是否满足实际需求?下面由阿拉题库网友分享的“档案管理制度”,供大家学习参考,希望大家喜欢。

档案管理制度

档案管理制度 篇1

一、目的

对各项工作中形成的记录、科技资料、往来文件(书)档案进行控制,为质量体系有效运行和检测工作符合要求提供证据,为工作改进提供依据。

二、范围

适用于质量控制和检测活动中的各种质量记录和技术记录、各部门间的往来文件的归档管理等。

三、职责

质控部办公室人员负责往来文件收集、立卷及各科室立卷的保管;负责在岗人员的人事、业绩考核资料的立卷、归档管理。

各科室负责与其相关的往来文件、仪器设备等资料的收集、立卷。

财务人员负责会计帐册、报表的立卷、归档管理。

宣传人员负责影像资料的收集归档管理。

质量管理人员负责会同有关科室设计和统一质量记录、技术记录的格式及健康相关产品的检验报告,做好质量体系活动与技术运作中形成的各类记录的收集、整理、立卷与归档保管。

办公室主任负责审批档案室保存档案的借阅。

质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式并批准实施。

各科室在质量活动和技术运作时,按要求填写质量记录和技术记录,做好各类记录的收集。

各科室兼职档案员负责本科室记录的预立档和移交。

技术主管批准到期记录(档案)的销毁处理。

四、程序

记录格式的确定

技术记录的格式可由各科室设计,各科室负责人审核。

质量记录的格式由质量管理人员组织设计,经质量主管审核。

质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式,并批准实施。

所有经批准受控的记录格式由质量管理科统一编码标识,编制记录清单,并发布使用,非受控表格经科室负责人审核同意后直接投入使用。

在评审和使用过程中发现记录格式不适用时,由使用部门修改或修订,经相应审批后发布使用。质量管理人员负责通知有关部门和人员,发放新的格式表。

上级部门规定的记录格式直接采用,并将其编码列入记录清单。

记录的内容要求与改进

格式栏目中所要求填写的内容必须满足信息足够的原则,并经科室负责人审核批准;科室负责人应定期组织有关技术骨干对记录格式的必要性、充分性和可追溯性进行评定,并随着实践不断改进完善。各科室应有记录格式的控制清单,在批准起用新格式时,原有的格式应予以废除停用。

原始记录要包含有足够的信息以保证检验工作的可复现性。检验原始记录的内容应包括:样品受理编号、收检日期、样品名称、样品批号、检验项目、检测依据、器材记录、环境条件记录、检验起止日期、检验结果及导出数据、检验人员和校(复)核人员签字等。

记录的填写

各科室负责人应根据以上职责和“记录的管理流程”(附后)要求认真做好本科室各项工作记录填写的组织、管理工作。

记录填写应及时、正确、真实、齐全、清晰、明了,不得用铅笔填写。

记录上必须有记录人的签名,有审核、批准要求的,相应的签字人应按文件规定要求进行审核、批准、签字。

检测的技术记录要记录技术操作的过程及结果再现所需的足够信息,注意详细记录每次测定条件和环境条件,不得遗漏。检测的原始记录中有检测人、校核人的签名。

记录的更改

当记录中出现差错时,应遵循记录的更改原则:被更改的原始记录仍必须清楚可见,不允许消失或不清楚(采用“杠改法”),更改后的值(或文字)应在被更改值(或文字)的右上方,并由检测人在改正的内容旁签名或盖章。

如需改正的数据或文字篇幅较大时,可将其划框线,中间划一横线,在方框的右上方标识“作废”两字,由改正者在改正的内容旁签名或盖章。

电子存储记录更改也必须遵循上述更改原则,以免原始数据丢失或改动。

记录(档案)的收集与归档

本单位的'记录、档案实行分级管理,即由档案室和各科室分别存档。

记录要定期收集、归档。原始记录随存档检验报告归档。年度办理完毕的文件、记录资料由科室兼职档案员收集、立卷,科室负责人审定签字;记录档案卷宗上应有该记录的标识、记录的名称及代码、归档日期、保存期限等内容。质量管理主管负责质量体系文件、检验过程资料的收集编目和归档。

各科室的质量记录由本科室人员收集,本科室兼职档案员每季度收集汇总一次,按记录内容分类编目,年末进行预立卷后,凡重要的质量控制或涉及质量控制的法规文件填写《档案移交清单》,于规定时间交档案室归档。

记录的保存和管理

档案管理员注意对各类记录进行分类编目、装订保存,按“年度---科室---保存期限分类法”进行排列和编制《全引目录》、《案卷目录》和《收发文本》。由办公室主任、档案员及有关科室负责人根据档案内容确定保管期限。记录、档案的保存期一般为五年,特殊情况需长期保存的另立册存档(如仪器档案、人事档案、图纸等);超过保存期限的记录、档案,由保管人造册,列出销毁清单,科室负责人审核,报技术管理层批准后销毁。

档案保存室的环境要适宜,能防盗(铁柜、铁门、铁窗)、防火、防、防鼠、防光、防潮、防霉。对损失或变质的档案资料应及时修复或复制;设置记录档案框架。

记录档案应存放有序,便于存取、检索和借阅。严格遵守保密纪律和制度,执行相应的保密和保护所有权的程序

电子媒体的记录应确保软盘、硬盘、光盘不受损坏,确保记录完整。

档案员要及时对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和利用情况进行统计,填写《档案统计登记表》报上级部门。

记录(档案)的借阅

对一般档案,人员对记录(档案)的检索和借阅需经相应档案管理科室负责人同意,填写《借阅档案登记表》,和借阅本专业范围的业务档案,受控文件资料借阅按《文件控制程序》执行。

外部人员查阅或拷贝记录(档案),质量档案须经质量管理科负责人批准,其他档案经相关管理部门批准。所有记录(档案)只可就地查阅,不予外借。

工作人员借阅档案资料应先提出申请,经相关科室负责人批准后借阅与本人目前从事专业有关的资料。借阅人必须妥善保管好档案资料,发现有损、撕、涂改或泄露档案内容者,档案管理者必须及时向有关领导汇报,采取适当的纠正措施。

记录的清理、处置和销毁

办公室主任(或科室负责人)会同档案员对保存期满的档案(记录)进行审阅,有价值的档案继续保存,确认无需保存而又不能外泄的档案填写《档案销毁清理册》报技术管理层审批同意后,由规定机构监督销毁。

档案管理制度 篇2

一、档案橱具要规范排列,各种设备放置整齐、合理,橱箱钥匙统一编号,集中存放,不准随便携带。

二、坚持半年一次清点,核对室藏档案,登记清点结果,做到帐物相符。

三、做好防盗、防火、防尘、防潮、防水、防虫、防鼠、防强光工作,正确使用电器,熟练操作各种设备,做到人走灯灭、机停;门窗及时关闭、上锁。

四、保持库内清洁,严禁存放有毒和易燃易爆物品。不准在库内吸烟和放置杂物、花草及可食物品。

五、按时做好库内温湿度测试、记录,通过控制与调节,使温度力争达到14-24οC,相对湿度达到45-60%的要求。

档案管理制度 篇3

(一)档案工作制度

1、档案工作是测绘管理工作的一部分,须有一名领导分管。

2、档案人员应及时将上级档案部门的有关指示向分管领导汇报,以便及时了解档案工作动向,掌握房产测绘档案工作。

3、档案工作由分管领导负责,对档案员进行业务指导,在档案移交时检验案卷质量。

4、遵照“集中统一管理”的原则,测绘档案应集中存放在测绘档案室,实行统一管理。

5、根据国家有关档案管理的规定,结合单位档案工作的实际适用测绘实际的保管期限表、归档范围等。

6、建立以档案员为骨干的档案工作网络,定期检查。

7、编制各种检索工具、参考工具,积极为测绘管理提供便利,及时做好登记和统计工作。

8、档案人员应加强学习,不断提高思想觉悟和不断更新业务知识,使测绘档案工作更趋规范化、科学化。

(二)档案工作人员岗位责任制

1、档案工作人员必须严格遵守《中华人民共和国的档案法》和《保密法》规定的各项条款,依法办事;认真贯彻执行档案工作的各项规章制度。

2、指导各部门的立卷人员和专业技术人员按时做好文件材料的收集、立卷归档工作,努力提高案卷质量。

3、做好档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作,熟悉所保管的档案情况。

4、做好档案的利用服务工作,编制多种检索工作和参考资料做到调卷及时迅速、准确无误。

5、做好档案的防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光等安全防护工作,维护国家的档案不受损失。

6、刻苦学习档案业务知识,提高业务能力和学术水平,努力实现档案管理科学化、现代化。

7、遵守保密制度。未经批准,不得利用职权擅自扩大档案的利用范围,不得泄露档案的机密和内容,确保档案机密的安全。

(三)档案资料归档制度

1、凡是委托测绘的成果及图纸、草图等均属归档范畴。

2、各种资料的形成积累立卷和归档工作是档案员的任务之一,应列档案员的.职责范围,建立岗位责任制,同时搞好档案集中和统一管理工作。

3、在工作中形成的具有保存价值的文件资料,均应整理立卷后归档,由档案室统一管理,不得分散在部门或个人手中。

4、每月底以前,档案员必须将上一年度档案材料按要求整理立卷归入处室档案,并将其档案材料存放档案室。

5、凡归档的案卷必须编制归档档号、案卷号、填写案卷目录及卷内文件目录,做好向档案室移交的准备工作。

6、部门移交案卷时应经档案室工作人员验收,移交时应履行移交手续,填写移交清册。

(四)档案库房管理制度

1、努力创造条件实现档案现代化管理,使库房管理更趋科学化。

2、库房由档案人员负责管理,并负责每天检查门窗电的开关情况。

3、库房必须具备防盗、防火、防潮、防光线、防尘等基本保护条件,并每月检查一次,发现问题及时处理。

4、明确各类档案的界限,实行分类分柜存放保管。

5、库房必须具有专用橱柜,并被有必要的安全保护设施,以确保档案的安全。

6、非档案室工作人员不得进入库房,查阅档案不得在库房内进行。

7、库房内不得堆放其他物品,以保证库房的整洁。

(五)档案保密保卫制度

1、保守档案机密是每个档案工作人员的神圣职责。

2、档案室设专用档案库房,配置专用档案橱柜存放档案。

3、档案室内应设置阅览档案室,建立监阅制度,防止失密、泄密。

4、档案库房和档案橱柜必须明确专人管理,钥匙由专管人员使用。档案人员工作调动时,必须办理交接手续。

5、档案人员不得将机密文件、档案资料带回家,或探亲访友,或出入公共场所。

6、不得擅自翻印、复印上级机密文件或资料,不得在私人通信或普通电话中涉及档案机密;不准向无关人员谈论、泄露有关档案内容。在立卷中形成的各种草稿、废纸等不得乱扔,一律按保密纸处理或销毁。

7、非档案人员不得进入库房,不得在库房中接待亲友。

(六)档案资料借阅制度

根据《档案法》和有关规定,特制定本制度。

1、外单位查阅档案,应持单位介绍信。

2、查阅各种档案必须在查阅室进行,未经同意,不准私自带走。

3、凡查阅利用本单位重要的机密档案或在一定范围内控制使用的档案,应经单位领导同意。

4、档案严格控制借出,如确因工作需要,应经本单位领导批准,借出时间一般不得超过三天。借阅期间,要确保档案的安全。

5、利用档案者,必须注意保守机密,不得任意泻漏和向外公布。

6、查阅档案,必需注意保护档案不得在文件材料上圈点。批注、勾画、污损,更不得拆卷抽取;撕毁原件,违者将依据《档案法》规定追究责任。

7、对利用档案产生了明显经济效益和社会效益的典型事例,利用者责任向档案室提供信息反馈。

(七)档案销毁制度

1、档案销毁必须经校领导和上级主管部门负责人审核同意。

2、凡需销毁的档案必须编造清册,并撰写包括:本单位和卷宗的简短历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告。

3、销毁档案时必须有两人以上进行监销,在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期,并需签名盖章以示负责。

(八)档案保管制度

1、档案库房和档案柜、资料架要统一编号,档案、资料要按全宗和分类顺序排列整齐,

重点档案和一般档案要分别保管并定期检查,对破损和模糊不清的档案、资料及时修复和复制。

2、认真落实档案库房的八防措施。库房内严禁吸烟和存放易

燃品,库房内外放置灭火器材,以应急需;库房门窗要装置防盗设备,及时关开、上锁,钥匙由专人专柜保管,不得随身携带;经常清扫、整理库房内外和橱架内外的清洁卫生;注意观测库房温湿度,尽量控制在规定标准;每年四月份放置一次杀虫剂,并视情况及时采取措施,防止鼠咬虫蛀。

3、对档橱、架要经常进行保养,防止锈蚀,保持美观清洁。

4、档案人员每年对档案保管情况进行一次全面检查,并作记录。

(九)档案统计与汇报制度

档案统计,是掌握情况,分析和研究档案工作问题的一种有利工具。加强档案统计工作是提高档案科学管理水平的必要措施和重要标志。为进一步加强档案统计工作,特制度如下统计制度。

1、办公室要指定专人兼管档案统计工作;负责全校档案构成、档案利用、档案工作人员构成、档案室基本概况等情况的统计工作;负责上级档案部门需要的各种报表的填报工作。

2、抓好档案统计的原始记录工作。档案的登记是档案统计的基础,应结合实际,做好各项原始材料的登记,主要包括下述内容:卷内目录、案卷目录、档案收进、移出登记、档案利用与利用效益登记。

3、建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据,按上级部门的要求及时报送各种报表。到年末各类档案的增减数据应做到类别清楚、数字准确无误。

4、上级档案部门需要的各类报表,要按时间要求,准确无误地报出,所报各类数据不得弄虚作假。

5、统计人员要将统计工作穿插在档案的接收、整理、鉴定、移出、销毁、利用等各项日常工作中进行,随时保证档案与帐目相符;每年底对本年度的各类数字要进行综合统计,形成完整的统计资料。

档案管理制度 篇4

大型精密仪器设备价格昂贵,操作复杂,维修、检修难度大,所以作好日常技术档案管理工作,对发挥大型精密仪器设备的作用至关重要。参照《郑州大学精密贵重仪器设备管理办法》制定本管理制度。本管理制度主要包括三部分。

一、仪器设备建档范围:

凡使用方向是教学或科研的大型精密仪器设备(包括国家科委统一管理的23种),单价超过人民币10万元(含10万元)的仪器设备,均要建立健全技术档案。

二、归档内容:

1.购置前的资料:

①编制采购计划的调查资料,包括同类产品的说明书,价格表等;

②选型的可行性论证报告及论证意见;

③批准文件;

2.订货后资料:

①订货合同,包括订购清单及合同条款;

②厂家提供的安装图纸资料;

③到货通知;

④提货单副本;

⑤保险凭证;

⑥发票副本;

3.验收中的资料:

①装箱单与合同订购数的复核记录;

②产品出厂合格证及校验单;

③说明书、线路图及技术资料;

④安装、调试及验收中的记录、报告及总结;

⑤商检局的商检证明及索赔报告。

4.使用中的资料:

①规章制度,包括操作规程,使用管理制度,维护保养办法,事故自理办法等;

②工作日记,包括使用及维修等记录;

③修理记录,包括事故报告,故障报告,故障分析,修理计划,更换零件记录及验收报告,事故处理意见等;

④校验及计量记录。

5.考核、评价及评比记录:

①每学期承担的教学实验任务、包括本科生、研究生的实验课,实验项目及论文题目的名称,实验学时数及实验学生人数等;

②年承担的科研任务包括科研项目,论文题目、得奖项目的名称及数量等;

③科技服务任务包括测试样品数及科技服务收益;

④培训任务,包括培训批数,每批培训人数,起迄日期及收益;

⑤年使用机时,根据工作日志,按月、按季、按年分别统计实验教学、科研及对外服务所使用机时,并计算年使用率。

三、档案的管理

大型精密仪器设备的.技术档案,要有专人(或兼职)负责技术档案的日常管理工作。为了维护技术档案的系统性、完整性,各实验室每年必须将有价值的资料及时上报归档。经检查,对有遗漏或缺少的,责成补齐。实验教学中心每年要进行不定期抽查。新购置的大型精密仪器设备要及时建立档案。凡需借阅技术档案的单位和个人,均要办理必要的手续,使用者要妥善保管不得损坏和遗失,用后及时归还。

档案管理制度 篇5

1、保卫部档案建立在本部门办公室(原则上由秘书管理);

2、消防档案包括:上级文件、公函;工程消防验收报告;防火检查记录单;火险隐患通知单,向上级呈送的各类消防请示和报告,各级消防组织、灭火力量,消防设施、设备的分布;

3、内保档案包括:上级文件、公函,重点要害部位及人员政审,公安机关对案情案卷,保卫部对案情的'调查案卷,公安机关出具的传唤、搜查、逮捕、拘留、劳动教养通知书,司法机关送达的判决通知书,公安机关的外调介绍信,案情通报;

4、其它档案包括:上级文件、通知、会议纪要,向上级请示的各类行文、饭店各项安全管理制度,对饭店各级安全检查的记录单、通知单、隐患通知书,整改措施、意见和建议,各项安全培训与考核记录,有关安全会议纪要,交通事故、违纪开除、非正常死亡,工作计划和总结;

5、档案分类装存,编排序号,建立目录,严格履行借还登记手续。

6、建立新类别档案需经部门经理,撤消旧档案须经部门经理办公会确定,报上级批准。

档案管理制度 篇6

会计凭证、会计帐薄、会计报表和其他会计资料是单位经济活动的历史记录,是总结经验教训、进行决策所需的主要资料,也是检查各种责任事故的重要依据。根据《会计法》的规定,特制定本规定。

一、普通教育事业单位会计档案包括会计帐薄、会计凭证、会计报表和会计移交清册、会计档案销毁清册。另如与会计工作有关的会计法令、会计制度、会计检查报告和工作总结等,不包括在会计档案范围之内,可按文书档案管理办法保管。

二、属于会计档案范围的一切档案,都要妥善保管,不得毁损和散失。查阅会计档案,再办理监批登记手续,非经批准,不能持出档案室。已经装订成册的会计档案,要编号、加封皮不通用随意拆分,以防错乱丢失。

三、为了业务工作的需要和查阅的方便,当年的会计档案一律由单位的财会部门指定专人负责保管。年度决算终了,由财务部门编造清册,移交本单位档案部门负责保管,或者仍由财会部门按照会计档案管理要求,指定专人负责保管。要采取防虫蛀鼠咬措施,装箱入柜,按照规定保管期间,分别保管。

四、会计档案保管期限,从会计档案所属年度终了后的第二年一月一日起,按照国家会计制度规定的.保管年限计算。

五、会计档案保管期满,就可报请上级主管部门批准销毁。报批前,应先由财务部门会同档案管理部门进行鉴定,严格审查,提出销毁或延长保管时间的处理意见。然后编造“销毁会计档案清册”,报请本单位领导审查批准后,转报上级主管部门审批。

六、经上级主管部门批准销毁的会计档案,应由本单位领导指定专人,会同档案部门和财务部门指派的人员按批准文件清点核对,参加监销。会计档案销毁后,经办人和监交人应在“销毁会计档案清册”上签名盖章,以明确责任,同时应将监销情况向单位领导汇报。“销毁会计档案清册”及其批准文件,作为会计档案,保存二十五年。

档案管理制度 篇7

一、本电站保存的安全生产档案(由安全生产负责人存档),主要供本站使用。如其它部门或个人查阅时,须经有关负责人同意,并仅限于室内阅览。

二、凡因特殊需要,经批准同意借出的档案,外借时间一般为三周左右,到期仍需继续利用,须办理续借手续。

三、借出的档案不得转借他人,不得随意涂改、圈划、眉批,不得拆卷,不得增删档案内容或污损档案。

三、凡外单位或个人查阅档案,须持单位正式介绍信,写明查档目的。当地政府、安监、水利等部门安全检查时,有权查阅本站安全生产有关档案。

四、凡复制、摘录档案,须经安全生产负责人同意。利用档案的单位和个人未经本站领导同意,不得擅自公布档案内容。

五、借阅档案须办理借阅登记手续,并确保档案的.完整与安全。

六、电话查询档案,只限于一般问题的咨询。档案的储存必须规范、分门别类,标识明确,便于查询。

档案管理制度 篇8

第一章编制的依据

第一节编制原则第二节编制依据第二章工程概况

第一节工程概况第二节施工现场条件第三章施工总平面布置图及说明

第一节施工总平面图说明第二节施工总平面图第四章施工准备

第一节施工现场准备第二节施工技术准备第五章施工布署及资源配备计划

第一节部署原则第二节工程管理机构第三节现场管理

第四节项目部施工管理人员岗位责任制第五节主要施工机械设备第六节劳动力组织计划第七节节约计划

第六章施工方案与技术措施

第一节施工测量第二节幕墙工程

第三节雨棚、栏杆安装工程第四节天棚工程第五节门窗工程第七章工程进度计划与措施

第一节施工进度计划第二节主要材料供应计划第八章交通组织与安全

第一节安全目标

第二节安全保证体系及措施第三节应急方案第九章有关技术保证措施

第一节工程质量保证措施第二节施工技术管理保证措施第三节安全生产管理保证措施第四节文明施工管理保证措施第五节施工工期保证措施

第六节职业健康安全管理和环境保护措施第七节施工各专业配合协调保证措施

第十章不合格品的控制措施

第一节职责第二节控制程序

第三节严格对不合格品的评审第四节对不合格品的处置与验证第十一章安全管理体系与措施

第一节安全生产组织措施第二节安全生产管理制度第三节安全生产技术措施第四节安全事故应急预防方案第五节施工安全保证措施第六节安全措施第七节岗位安全责任第八节人员基本素质

第九节职业健康与卫生防疫管理第十节安全培训与授权管理制度第十一节施工临建安全管理第十二节施工能源控制第十三节施工火源控制

第十四节施工作业材料和施工机械、机具安全管理第十五节现场作业基本安全条件

第十二章质量管理体系与措施

第一节质量保证体系的建立第二节质量目标第三节工程质量保证措施第四节原材料质量控制第五节工序质量控制第六节加强技术管理工作第十三章环境保护管理体系措施

第一节环境管理体系第二节环境保护措施

第三节减少扰民噪音、降低环境污染技术措施第十四章其他应说明的事项

第一节正确处理社会环境的措施第二节降低造价、提高工效、合理化建议第三节地上、地下管线的保护措施第十五章民工工资保证措施

第一节民工工资保障目标第二节民工工资管理措施

第三节分析民工工资拖欠问题的现状及原因第四节民工工资拖欠带来的影响第五节农民工工资支付管理制度

第六节工资支付第十六章工程成本控制措施

第一节材料费的控制第二节人工费的控制第三节机械费的控制第十七章施工应急预案

第一节大风险的辨识及监测第二节大事故、事件发生应急措施第三节应急预案第十八章档案及记录管理

第一节目的第二节范围

第三节档案室工作职责第四节程序第五节档案接收第六节档案整理第七节档案保管第八节档案工作保密第九节安全记录管理第十节档案鉴定销毁第十一节档案工作奖惩

第十九章季节性施工技术措施

第一节施工技术措施第二节雨天施工技术措施第三节夏季施工的卫生保健第四节冬季施工安全保证措施第五节夜间施工措施

第二十章文明施工、文物保护保证体系及保证措施

第一节文明施工组织机构第二节文明施工措施第三节环境卫生管理第四节工程防护措施第二十章工程回访与保修制度

第一节工程回访第二节工程保修措施

附表一:拟投入本标段的主要施工设备表附表二:拟配备本标段的试验和检测仪器设备表附表三:劳动力计划表

附表四:计划开、竣工日期和施工进度横道图附表五:施工总平面图附表六:临时用地表档案及记录管理

第一节目的

1、为规范安全管理体系文件的管理,对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制,以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性,与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件,防止误用作废文件。

2、对安全记录档案进行有效控制,以证实符合规定要求,为安全管理体系有效运行提供客观证据,在必要时实现可追溯性。

第二节范围

1、包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责,适用于各过程管理体系文件的控制。

2、包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。

第三节档案室工作职责

1、档案室的工作职责

(1)对本工程及各部门的档案工作实行统筹规划、组织协调,负责全面领导。

(2)贯彻执行档案工作的法律、法规和方针、政策。

(3)主持制定本工程档案工作制度,并检查督促档案室制订工作计划,促进工作总结。

(4)组织制定本工程档案工作制度,并检查督促制度的贯彻执行。

(5)按照《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定,负责落实档案室,解决档案设备和必要的.档案经费,配备适应工作的档案人员。

(6)负责过期档案材料销毁的审批工作。

(7)负责组织对档案人员履行档案工作职责的情况考核,根据考核结果进行奖惩。

2、档案管理员工作职责

(1)认真贯彻执行档案工作的法律、法规和方针、政策及本工程的档案工作制度。

(2)制订本工程档案工作计划、措施、制度,开展档案工作调查研究,解决工作中的问题,认真钻研档案专业知识和理论,积极写学术文章。

(3)形成的档案,进行科学的整理和保管。

(4)按上级有关规定进行档案鉴定工作,对已超过保管期限的档案,提出存毁意见,并做好登记造册销毁工作。

(5)案检索工具和参考资料,积极开展利用工作,热情为各方面服务。(6)检查、指导厂各部门开展档案工作,帮助他们解决工作中的困难和存在的问题,组织开展档案业务培训,不断提高档案干部业务素质。

(7)按照《机关档案工作条例》的规定,定期向档案馆移交档案。(8)采取各种形式开发档案星系资源。积极为机关、社会提供优质服务。(9)工作调离时,办理好档案、资料的移交手续。(10)接受自身履行档案工作职责情况考核。

(11)完成上级领导交给的其他任务。第四节程序

1、确定文件种类

(1)为便于文件管理,根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。

(2)外来文件。外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准(见法律法规的识别与评价程序);

上级部门下发的通知、要求、规定和办法;相关方的期望和要求。

2、综合管理体系文件(1)方针、目标和指标;

(2)实现方针、目标和指标的策划;

(3)控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。

2、资料和记录

(1)相关的资料包括但不限于:

1)各类分析/评价/统计数据;

2)特种设备及其附表的安全技术监察(检测)资料;

3)建设(工程)项目可行性研究报告、hse预评价报告、设计方案和图纸、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见;

4)各类检查、教育培训、演习及其他活动记录;

5)专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告;

6)化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南;

7)危化品应建立一栏三卡(职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡)

8)设施的设计、运行技术资料;

9)供应商和承包商档案;

10)作业许可证等;

11)其他资料。

(2)提出文件的编制和修改需求

1)所有人员都有提出编制和修改文件的权利,但是必须向过程负责人提出申请。

2)过程负责人确定所管理的过程的文件需求。

3)指定编写人 如需要编制或修改,对所需的文件进行策划并安排专人编写。 管理手册由生产部负责编制;部门各过程管理类文件(管理过程的程序、规定、表格)由过程负责人负责组织编制。

(3)进行编写

1)按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容:目的:明确编制本文件要达到的目的

范围:本文件使用的范围,包括活动范围、职能范围和管理范围。定义:需要对使用人解释的术语或词汇

职责:本文件中的主要职责划分,包括本文件的责任部门e.程序/规定内容:针对各项活动提出具体的要求、职责、时限f.相关文件:编制本文件所

依据的文件或引用的文件g.相关记录:本文件涉及到的文件、表格和记录h.修改记录:本文件每次修改的主要概要的记录。

2)评审和审批

文件评审。文件由编制人在文件原件编制人栏中签字,交部门主管审核同意,再送交相关部门主管审阅会签(由部门主管确定会签部门的数量),并由文件批准人应对文件进行仔细审核后,如果同意在批准栏签字;如果不同意将文件返回文件编写人(或部门),待修改完毕后再批准。

3)文件审批权限

质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核,总经理批准。

过程管理文件(程序、规定、制度、表格)由过程负责部门主管审核,安全生产负责人批准。

技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管审批。各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。4)发放控制

生产部发布综合管理体系文件,建立外发文件清单,该清单内容包括:文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。。

各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后,将书面文件及电子版文件一同送交生产部,生产部保存文件原件。

各部门需建立《文件控制清单》,在发布/修改文件的同时,文件与文件清单保持一致。

5)使用控制

生产部组织负责更新管理体系有关文件,保证体系文件始终保持最新有效状态;每季度备份一次电子版文件。

管理体系相关的文件必须妥善保存;各部门负责保管本部门相关文件;不得在文件上乱涂画改,不准私自外借,确保文件的清晰、易于识别和检索。

(4)文件更新

1)文件更改时,由过程管理部门持原批准人批准的文件(原件一份、电子一份)、填写《文件更改通知单》,到办公室登记备案后。同时更新《文件控制清单》。

2)生产部保存批准的文件原件。同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应立即回收并更新,填写《文件与回收记录》,防止作废文件非预期使用。

3)当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时,原文件编写单位负责组织对文件进行评审。如果需要进行修改,由原文件编写单位负责提出文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。

第五节档案接收

1、档案接受人对档案的接收、整理、移交过程负责。

2、接受零散档案材料进档案室,要认真审查、清点,做好登记,分类妥

善保管,防止生虫,霉变或遗失。

3、按照机关文件材料归档范围及时督促档案形成单位对已进档案室的档案材料进行补充完善,同时做好记录,一旦收集齐全,及时进行整理。

4、档案整理结束,应由档案审查人对案卷逐一审查签字,以示整理合格。

5、档案接收人要对案卷进行审查,与移交书、移交目录核实无误后在移交书上签字,并办理移交手续。

6、档案移交前,要填写移交书、移交目录一式二份,交接双方签字盖章后生效。

7、移交入库的档案必须使用本馆统一制作的卷盒、卷皮、卷内目录、备考表等。

第六节档案整理

1、档案整理人员要认真学习档案管理业务知识,熟练掌握计算

机及软件操作技术。

2、档案整理须在档案室进行,不得将档案材料带出室外。其整理质量由档案接受人负责。

3、对移送整理的档案要做好登记,做好标识,存放有序,妥善保管,防止错装或漏装。对清理出的重复件不需归档的各类材料需在档案整理完毕时连同整理的档案交给委托人处理。

4、整理过程中,档案材料一般不能借出,若有特殊原因需要借出,需经委托人同意,并在借出登记表上记录、签字。

5、整理档案做好分卷正确,卷内材料排列有序,编号清楚,案卷题名正

确,卷内目录无误,装订整齐美观,装具整洁。

6、档案整理完毕,先自行校核,再交委托人核查无误后签字。

7、保持整理室清洁、整齐、干燥、室内禁止吸烟,柜内不得存放食物。

8、爱护室内一切设备,下班要关好电器和门窗,发现不安全苗头要及时处理或报告。

第七节档案保管

1、本工程形成各种门类和载体档案由档案室集中统一管理。

2、建立科学的档案管理制度,逐步实现规范化、标准化和现代化。

3、配置适宜保存档案的专门库房和必要的设施。

4、定期检查档案保管情况,一个忌妒(或半年)对档案数量,

损坏情况进行一次清理、检查,并做好扦插登记工作。

5、发现破损、变质、字迹褪变等情况,要及时进行抢救复制。

6、档案室不得堆放易燃、带腐蚀性物品和其它各种杂物。保持室内清洁卫生,坚持3—5天进行一次温湿度观测记载,在高温高湿季节采取降低库房温湿度,以延长档案寿命。

7、档案收进、移出要清点,严格交接手续,严防档案丢失。

8、档案利用制度

(1)本单位现行档案,主要供单位和上级主管机关使用,对外提供利用,需经本单位领导批准。

(2)查、借阅涉及机、绝密内容的案卷,需经本单位分管档案工作的领导批准。查阅一般档案由档案员处理,凡借阅档案都应进行登记。

(3)查、借阅档案都应爱护档案,不得将档案损坏、取页、勾抹、画线,严防污染档案。查、借阅档案时不得吸烟;

借阅档案时不得将档案轻借他人或带回家中。

(4)借出、归还档案必须履行登记、注销和检查等手续,如发现差错要及时追查责任,并采取补救措施,借出案卷一般不得超过七天。如需延长时间,需要补办延期手续。

(5)档案室工作人员要熟悉档案内容,了解各方面需要,改变工作作风,积极主动提供利用。

(6)做好利用情况登记,收集典型事例,开展利用效果分析,提高利用效率。

第八节档案工作保密

1、认真执行上级有关档案保密工作制度、规定和划分好档案密级。

2、属于国家所有的档案,无论是单位的还是个人的都不得出卖。

3、保守机密慎之又慎,不得在公共场所谈论档案内容,不得在私人笔记本上记录档案机密,不得在私人通信中涉及档案机密,不得随意向亲友和无关人员提供档案。

4、严禁无关人员进入档案室,档案工作人员出入档案室要注意关好门窗,上下班要检查档案室有无异常现象,节假日应加强值班制度。

5、鉴定销毁档案时,应造具清册,经单位领导和有关部门批准后,至少二人一起进行销毁,不得随意当废纸出售。

6、负责文件更改内容等。

7、生产部职责:

(1)负责管理手册的编制。

(2)负责体系的认证和日常维护管理工作。

(3)各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。(4)各部门负责本部门记录的建立与管理。第九节安全记录管理

1、建立记录清单

安环部制订安全记录台帐,使用统一表格。内容包括。记录名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。

2、安全记录的使用

按规定的项目填写,所有记录应及时、真实,字迹整洁、清楚,不得随意涂改,不能使用铅笔填写。

3、收集

定期对安全记录进行收集并整理记录,放到指定的地点保存或交档案室存档。

4、储存、保护

(1)记录可以是纸质或电子媒体,对于电子媒体形式的记录,必须保证所保存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰,应留有备份。

(2)记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等,同时还要做好标识。

(3)保存期限依据“安全记录台帐”中保存的期限规定。

5、处置

记录保存人按照“安全记录台帐”中规定的处置要求在保存期满后进行处置,包括销毁或归档。

第十节档案鉴定销毁

1、污水处理档案的鉴定、销毁工作是科学管理档案的必要环节,是一项严肃、认真、经常性的工作,要认真做好。

2、污水处理档案鉴定工作的内容是对污水处理档案价值的鉴定分析工作和对污水处理档案质量的鉴别核查工作,必须做好准确、科学。

3、污水处理档案鉴定组织包括领导小组和工作小组两个部分。

鉴定领导小组由厂主管档案工作的行政领导、主管技术业务工作领导和档案部门的负责人组成。鉴定工作小组采取有关领导、工程技术人员和污水处理档案工作人员三结合的方式,具体承担鉴定工作。

4、污水处理档案的鉴定基本原则,凡是在工作查考、科学研究、技术交流等工作中形成的具体长远利用价值的污水处理档案为定期保管,定期中分为30年和xx年管。

5、鉴定过程中,要认真填好档案鉴定书、写明鉴定小组的组成情况,鉴定的步骤与方法、鉴定书需有关人员签字。

6、对无保存价值或已过保管期限不需延期而剔除的污水处理档案,必须按档案资料销毁规定手续造册登记。

7、污水处理档案剔除销毁时,必须由档案部门指派专人销毁,销毁与销毁后需在清毁册上签字。

8、要认真做好污水处理档案鉴定后的善后处理工作,对有关的管理工具应相应修改调整,将鉴定中形成的材料组成工作卷,妥善保存。

第十一节档案工作奖惩

为了使档案工作制度得以认真贯彻执行,增强职工的档案意识,促进档案工作的发展,根据《档案法》有关条款,特制定此办法。

1、如有下列事迹之一的,予以表彰或奖励。

(1)对档案的收集、整理、提供利用作出显著成绩的;

(2)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;

对档案学研究做出重要贡献的;

(3)将重要或者珍贵档案捐献给国家的;

(4)同违反《档案法》和有关法规行为作斗争表现突出的。

2、有下列行为之一的。根据情况情节轻重,对直接责任人给予行政处分,造成损失的,可根据档案的价值和数量,责令赔偿损失。

(1)损坏、丢失或者擅自销毁国家及集体或个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密档案的;

(2)将职务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有拒绝想档案室或档案室档案工作人员归档或者向档案馆移交;

(3)擅自提供、抄录、公布属于国家所有的档案,以及应当保密的档案;

(4)涂改、仿造档案的;

(5)领导失职和工作人员玩忽职守造成档案损失的。

档案管理制度 篇9

一、旗项目办公室建立督导评估领导机构。

二、督导评估工作由旗项目办公室主任负责主抓。

三、督导评估领导小组分工明确,责任要落实到位。

四、各项目实施单位要按评估指标体系定期进行自查。对乡村每月进行一次督导评估。

五、在督导过程中,要及时写好督导情况记录。

六、由旗项目办督导领导小组研究评定合理打分。

七、如有不达标的项目,要有改进及提高的措施。

八、旗项目办做好年度督导评估工作总结。

档案管理制度 篇10

档案管理工作由综合部总负责,各部门协助管理。

一、文件档案的管理

1、各类公文材料收文由综合部统一处理。综合部由专人负责公文的签收、拆封、筛选、登记、拟办、呈阅、催办、收集、立卷等工作;

2、各类文件档案的整理、保护工作由综合部统一负责,以确保档案的完整及价值的发挥;

3、政府部门下发的红头文件正本必须交综合部存档;

4、各部门每月月底前将重要的、有价值的文件、合同等交综合部统一存档;

5、各部门的各类专业档案,部门应及时与综合部交接存档,以便查阅、利用;

6、各类文件档案要妥善保管,任何人不得擅自携带重要文件回家或去公共场所,避免泄露、丢失等不安全事故发生。

二、工程技术档案的管理

1、工程部经理负责全部工程的档案管理工作,组织制定归档范围、管理制度、收集整理工程前期文件,组织审查、接收各合作单位(勘察、设计、施工、监理)编制的档案文件。在检查汇总后交综合部存档;

2、勘测设计单位应做好工程项目的勘测、设计文件的收集整理工作,并按要求向建设单位工程技术部移交档案;

3、各施工单位负责收集、整理自己承包范围内的施工技术文件和竣工图,汇总后经监理单位审核合格后移交建设单位工程技术部;

4、监理单位负责工程监理文件的收集整理。在建立工作完成后移交给建设单位工程技术部,并负责审核施工单位的竣工文件。

三、档案管理规范

为规范公司档案管理,增强公司档案的'实用性和有效性,特制定本规范。

(一)归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、工程技术档案、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

(二)公司的档案管理由综合部档案管理员负责,档案管理员保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

(三)资料的收集与整理

1、公司的归档资料实行“及时归档”制度,即:资料办理者应及时将原始资料交档案管理员登记归档,各部门经理应积极配合与支持;

2、凡应该及时归档的资料,由档案管理员负责及时归档;

3、各部门专用的收、发文件资料,按文件的性质确定是否归档。凡需归档的文件必须将原件交给档案管理员。

(四)档案的借阅

1、总经理、副总经理、总工程师、各部门经理及公司员工借阅档案可直接通过档案管理员办理借阅手续;

2、档案借阅者必须做到:

①爱护档案,保持整洁,严禁涂改。

②注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

(五)档案的销毁

1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料;

2、当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交综合部经理审核经总经理批准后执行;

3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料,由综合部分管领导批准后方可销毁;

4、经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存;

5、在销毁公司档案资料时,必须由总经理指定专人监督销毁。

档案管理制度 篇11

第一条为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本规定。

第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

第三条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第四条档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。

第五条归档范围:

1、公司的'规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录(包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等)、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。

2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第六条档案的借阅与索取:

1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。

2、借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

3、归还档案时,档案管理人员要严格检查,如发现遗失、污损、或随意涂改情况的,要追究借阅者责任,并及时报告公司主管领导。

第七条档案的销毁:

1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

2、若按规定需要销毁时,必须编制《档案销毁清册》,属密级档案须经总经理批准后方可销毁,一般内部档案,须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。

3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。

档案管理制度 篇12

第一条归档的文件材料必须完整、系统、准确,各项签字手续完备。

第二条归档的文件必须字迹清楚、工整、纸张及文件格式负荷规范要求,书写材料要适合长期保存,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水及热敏纸。

第三条归档文件应为原件。

第四条科技成果鉴定、基建工程验收必须保存档案的完整性。文件材料不完整、不系统的.不能通过鉴定、验收。

第五条移交单位在正式移交前应对移交的文件材料进行组卷并编制移交目录,双方履行签字手续

第一条为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本规定。

第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时交专职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

第三条凡本公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集管理。

第四条档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。

第五条归档范围:

1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。

2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第六条档案的借阅与索取:

1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。

2、借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

3、归还档案时,档案管理人员要严格检查,如发现遗失、污损、或随意涂改情况的,要追究借阅者责任,并及时报告公司主管领导。

第七条档案的销毁:

1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

2、若按规定需要销毁时,必须编制《档案销毁清册》,属密级档案须经总经理批准后方可销毁,一般内部档案,须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。

3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。

档案管理制度 篇13

1.库房建立《机器设备台帐》,对机器设备进行统一管理。

2.机器设备进行统一编号,由各区域主管负责,出了问题由主管承担相应责任。

3.主管须在每天下班前对机器进行使用后的检查,机器是否清洁干净,有无损坏,如发现问题一定要查明原因,分清责任,落实到个人。

4.每星期日由保洁员对吸尘器进行一次大清洁,对吸尘袋、爬头、吸管进行检查是否堵塞,电线插头是否破损漏电发现问题及时保修,并填写《机器设备清洁保养记录表》、《机器设备维修记录表》。

5.其他大型机器,如:单刷机、吸水机、抛光机、抽吸两用机等,由主管负责。监督做到每天各种机器使用要有记录,使用后机器设备清洁保养要有记录,机器设备维修要有记录,并填写《机器设备使用记录》,《机器设备清洁保养要有记录》,《设备维修记录表》。

6.各种机器使用完后,必须要清洁,主管要负责检查,使用人要爱护机器,不得违反操作或摔打机器,如有发现,将对此给予除名并罚款处理。

7.严格遵守公司规定,各种机器不得随便外借,如有特殊情况需要外借的,须报上级批准后方可借出,并需要借条,注明坏了要照价赔偿等字样。

8.本公司内部其他部门需借用,归还时必须保持机器内部清洁,如有损坏需修理好后再归还。

9.严禁私自将机器他人,其后果一切自负。

10.使用人必须严格遵照执行机器设备的操作规范、要求。

11.吸尘器保养:

检查最后一次使用过的吸尘器是否清理干净,有无杂物留存。

开动电机检查机器是否正常运转,有无大的噪声。

操作时沿着由内向外,由上向下的使用方法进行,轻加以按动,使尘粒物始终依附在吸尘器的扒头上。

避免直接使用吸尘器吸入大块的杂物或在浸水的区域操作;不要强行拖拉吸尘器软管,以避免吸尘器的软管发生断裂。

注意地毯边角吸尘器扒头不能及地的地方,可直接使用机器吸管沿地毯边角进行操作。

使用时注意吸尘器边角电源线的长短,吸不到的`地方,不要强行拉扯电源要立即更换电源插座,这样可避免电源线因拉扯造成短路,及接触不良,使用时检查电源线是否有破损现象,随时与工程部联系注意使用时的安全。

清洗地毯时需由前向后推动单刷机。

操作时留意电线不要拖拉太长,以免踩踏发生意外。

使用时注意单刷地毯机的电源线,要及时更换电源插座,以免电源线因拉扯所造成的短路及接触不良。

使用后的单刷机要及时把软盘取下,用清水冲洗干净后保存。

使用的单刷地毯机的水箱内不要保留清洗液,最好一次用完,使用后的水箱要用清水刷洗干净。

将单刷地毯机进行最后检查与整理,达到外观清洁整齐,保证内部无故障后妥善进行保管。

档案管理制度 篇14

1、目的

为了规范人事档案管理过程,实现人事档案管理统一标准、统一模式,从而提高档案管理质量,为人事运用提供有效参考,特制定本制度。

2、适用范围

佳兆业物业管理公司本部及各下属分公司。

3、原则

统一领导、分级保管、分级查阅的原则,确保档案的齐整性和保密性;

4、职责

本部人力资源职能部门

收集、整理、立卷、保管本部员工档案、备案下属分公司经理助理级(含)以上员工、人力资源管理人员、财务人员、(助理)秩序维护主任的人事档案复印件。

负责所保管的员工档案的借阅、移交和销毁工作。

监督各下属分公司的人事档案管理工作。

各下属分公司人力资源职能部门

收集、整理、立卷、保管各公司/服务中心A系列员工的人事档案。

负责人事档案的借阅、移交和销毁工作。

监督各物业服务中心的人事档案管理工作。

各物业服务中心

收集、整理、立卷、保管各服务中心B系列员工的人事档案。

负责B系列员工人事档案的借阅、移交和销毁工作。

5、内容

人事档案管理流程

职位申请表、个人简历、员工劳动合同、劳动合同签署声明、体检表、身份证、学历和专业资质证书、验证证明、离职证明、规章制度培训确认、发放工资的银行卡、奖惩记录及各种签批的人事异动、薪资、培训等文件。

档案编码

档案编码按服务中心、部门、员工工号进行编码。

E—HR系统中的员工工号为档案编码号,假如水岸新都一秩序维护员员工工号为A。00012,则此员工档案编码号为:“水岸新都秩序A00012”。

档案查阅权限

物业公司总经理、本部人力资源职能部门负责人、分管高管、档案管理员可查阅所有员工的档案。

各分公司总经理、人力资源部门负责人、分管高管、档案管理员可查阅分公司所有员工的档案。

各服务中心负责人可查阅其下属B系列员工的档案。

其余员工或管理人员不得查阅员工人事档案。

人事档案借阅手续

由借阅人填写《档案借阅申请单》,报人力资源职能部门/分公司(服务中心)负责人核准并备案。

档案调动

跨公司调动,在接到有关通知文件后5个工作日内,由该员工原所在公司人力资源职能部门将该员工的`档案原件装袋、贴好封条、并由封袋人签名,填写《档案移交清单》一式两份,传递至被调住公司人力资源职能部门签收,并返还一份由原公司人力资源职能部门备存。

离职员工档案

离职员工档案与在职员工档案分开管理,按月整理统一存放,离职员工档案保存期为该员工离职后2年,并确保资料完整无缺,离职人员档案不得取回。

离职员工档案满2年后,由人事档案管理员呈报《档案销毁审批表》,报人力资源职能部门负责人——人力资源职能部门分管高管——总经理审批后,进行粉碎处理。

严格人事档案的收集、管理及保存,保持机密,档案应由人事管理员/主管保管。如出现档案信息外泄,将追究人事档案管理员及人事负责人、分管高管的责任。

各分公司人事档案管理员收到其他公司/服务中心移交的档案后,必须检查封条是否完好,按《档案移交清单》进行清点再存档。

人事档案的保管应严格按照统一的归档标准分类,按服务中心、部门、工号分类存档,目录清楚、编列有序、装订规范。

6、附则

本制度由物业公司本部行政及人力资源部修订,解释权归本部行政及人力资源部所有,自颁布之日起执行。

附件

人事档案资料封面

人事档案存档目录人事档案借阅申请表

人事档案移交清单人事档案销毁审批表(B系列员工)

佳兆业物业管理公司本部行政及人力资源部二○○九年八月四日

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