企业档案管理制度优秀14篇

企业档案管理制度旨在规范档案的收集、整理、保存与利用，提高信息管理效率，确保资料安全与完整，如何实施更为有效？下面由阿拉题库网友分享的“企业档案管理制度”，供大家学习参考，希望大家喜欢。

企业档案管理制度 篇1

1、本单位档案供本单位各科室查阅利用，查阅档案资料时需办理查阅登记手续，填写"借阅登记表"。查阅党组会议记录须注明借阅用途，并经党组主要负责人批准。

2、外单位查阅档案资料，须持所在单位介绍信，经分管领导审批后，予以查阅。

3、查阅档案，只限于在指定场所进行，未经批准，不得将案卷带出综合档案室。

4、严守机密，不得翻阅和摘抄利用以外的档案。

5、查阅档案和需复印（部分或全部）档案材料的，应在利用效果登记表上注明，并经登记。

6、数字档案查询一般通过网上进行，查阅者通过网上档案查询系统查询档案，档案管理员接到查询申请后，按档案查借阅权限从网上发往借阅者。借阅者一周内须将网上查阅的电子文件发回档案室。如确因工作需要可去档案室查阅纸质档案。

7、要爱护档案，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等，如发现有上述情况者，按《档案法》规定进行必要处理。

8、建立档案《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》簿，查阅档案资料者，要及时将利用效果反馈给综合档案室。数字档案的`查阅，查阅者需按要求在网上填写《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》，对借阅和利用进行登记，以更好地为社会主义现代化建设服务。

企业档案管理制度 篇2

第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据(以下简称)和有关法律、法规，制定本规定。

第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

第三条企业应遵守，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。

第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。

中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。

第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：

(一)贯彻执行等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;

(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;

(三)指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;

(四)监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。

第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的'档案专业知识和业务能力。

第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。

第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。

第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。

第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。

第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。

第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。

第十四条企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。

第十五条企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。

第十六条企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。

第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按做好档案的处置工作。

国有企业破产，破产清算组应妥善处置破产企业档案;国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。

第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。

第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。

第二十条本规定由国家档案局负责解释。

第二十一条本规定自20xx年9月1日起实施。同时废止。其他有关企业档案工作的规定凡与本规定抵触的，以本规定为准。

企业档案管理制度 篇3

第一章 总 则

第一条 为进一步加强矿山（采掘施工）企业安全生产基础管理工作，规范企业安全生产台帐与档案管理，切实推进矿山(采掘施工)企业安全标准化，根据有关法律法规、规范和标准的规定，结合我市矿山（采掘施工）企业的安全生产的实际状况，制定本制度。

第二条 本指南适用于本市境内非金属露天矿山企业、小型露天采石场企业和矿山采掘施工企业（以下统称为矿山企业）。

第三条 本指南所称企业安全生产档案是指矿山企业在安全生产管理活动中直接形成的，对国家、社会及企业安全生产具有保存与利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。本指南所称安全台帐是指矿山企业执行安全生产法律法规，标准、规章和落实企业安全生产制度过程中所形成的直接记录材料。

第四条 矿山企业安全生产档案与台帐建设是矿山安全管理的基础性工作，是维护企业安全生产、经济利益、合法权益的重要依据。企业对本单位安全生产档案具有依法管理、保护、使用的义务和权利。

第二章 管理与职责

第五条 矿山企业应加强安全生产档案工作的领导，明确一位负责人主管安全生产档案与台帐建设工作。

第六条 矿山企业应设置专用安全生产资料室或档案室（柜），配备具有安全生产及档案常识的专(兼)职人员，集中统一管理本企业安全生产档案，并对下属各部门、班组、项目部的安全生产台帐工作进行监督与指导。

第七条 矿山企业应建立健全本企业安全生产档案与台帐管理制度。

第八条 安全生产档案管理职责：

（一） 凡是在矿山生产活动中形成的有保存价值的与安全关联性文件材料都应按规定收集齐全，整理归档；

（二） 矿山企业安全管理专职机构（部门）或企业专（兼）职安全管理人员负责本企业安全生产档案管理工作，各生产班组（项目部）专（兼）职安全管理人员负责本班组的安全生产档案管理工作；

（三） 矿山企业安全生产专职管理人员负责收集企业领导在安全生产管理和参加重大安全生产活动中形成的材料；

（四） 安全生产档案管理责任人员应忠于职守，认真执行有关法律、法规和标准，协助本矿山各部门（班组、项目部）对收集的安全关联归档材料的完整程度、准确性以及保存价值进行审核。

第三章 档案的范围、收集与移交

第九条 安全生产档案范围一般包括但不限于以下内容：

（一）企业安全组织方面的内容。

1、 安全生产许可证、营业执照（营业执照许可的经营项目必须与实际相符）、采矿证；

2、企业主要负责人的任命文件和安全资格证书；

3、分管安全工作的负责人的任命文件及其资格证书；

4、企业安全管理人员的任命文件和安全资格证证书；

5、企业安全管理机构及其负责人任命文件；

6、企业安全管理网络体系；

7、企业职工基本情况登记；

8、特种作业人员目录及其资格证书复印件；

9、其他与安全组织方面有关的内容。

（二） 企业安全管理制度及相关文件、计划、总结方面的内容。

1、 企业主要负责人、分管负责人、企业各部门、各级、各岗位人员安全生产责任制；

2、 安全检查制度（含边坡检查制度）；

3、安全教育培训制度；

4、隐患排查整改制度；

5、安全教育培训制度；

6、安全生产奖惩制度；

7、生产安全事故报告及管理制度；

8、设备安全管理制度；

9、安全生产档案管理制度；

10、 职业危害预防与劳动防护用品管理制度；

11、应急救援预案；

12、安全技术措施专项费用管理制度；

13、民用爆炸物品领用与退库制度；

14、各工种、岗位或设备安全操作规程；

15、各类安全责任制、安全管理制度及操作规程实施、修订及作废的文件；

16、上级部门有关安全生产方面的文件、通知及执行情况汇报、记录；

17、企业上报的各种安全生产方面的计划、总结、报告等材料；

18、其他安全相关的法律法规材料及有关规章制度。

（三） 接受安全监督执法检查方面的内容。

1、接受各级政府及行业主管部门监督检查所发的安全监察指令书、停产整顿通知书等各类执法文书；

2、企业落实执行各类文书所采取的措施及落实情况及其上报上级主管部门的报告及记录；

3、接受安全监督执法方面的其他文件、文书和记录。

（四） 安全检查方面的内容。

1、具有安全生产检查职责的岗位和人员登记；

2、日常检查，隐患排查检查记录及整改处理情况记录；

3、月度、季度及年度检查记录及处理情况记录，各类隐患排查整治报表记录；

4、安全检查存在问题整改通知书及整改情况记录；

5、各专项安全检查的计划安排、检查记录及处理情况；

6、各项检查的总结汇报材料及其他与安全检查相关的材料。

（五） 安全教育培训方面的内容。

1、企业安全培训计划；

2、企业主要负责人、中层管理人员、安全管理人员及班组长安全培训的记录；

3、员工三级安全教育记录；

4、特种作业人员和特种设备作业人员资格证书及教育培训记录；

5、换岗教育培训记录；

6、日常安全宣传、教育培训记录及总结；

7、应急救援预案演练记录及总结。

（六） 安全投入方面的内容。

1、全年安全投入的计划及专项安全投入计划；

2、安全、宣传、教育培训投入的情况记录；

3、隐患整改方面的投入记录；

4、防护用品方面的投入记录；

5、安全防护设备、设施方面的投入记录；

6、安全评价、职业安全健康管理体系建设、制度建设及安全生产管理代理方面的投入；

7、其他与安全有关的投入。

（七） 工伤保险方面的内容。

1、参加工伤保险员工的名单；

2、企业为员工缴纳保险费的凭证或单据；

3、发生工伤的员工获得工伤保险理赔的凭证或单据；

4、其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据。

（八） 职业病防治及劳动防护用品方面的内容。

1、企业内产生职业病危害的岗位情况及可能产生的职业病种类；

2、产生职业病危害的岗位的预防措施情况；

3、接触产生职业病危害的岗位的员工及其身体检查情况；

4、企业内确诊为职业病的员工情况及其身体检查、治疗记录；

5、其他与职业病防治相关的文件、材料。

6、劳动防护用品管理制度及其落实执行情况的记录；

7、各类劳动防护用品发放记录；

8、员工使用和佩戴劳动防护用品的记录；

9、其他与劳动防护用品有关的文件、材料。

（九） “三同时”管理方面的内容。

1、有关安全设施

“三同时”项目的文件、材料；

2、“三同时”项目的设计图纸及相关资料；

3、“三同时”项目的竣工验收报告及相关资料；

4、其他与“三同时”项目相关的文件、资料。

（十） 特种设备及安全防护设备设施方面的内容。

1、特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料；

2、特种设备、设施的定期检验和定期自行检查的记录；

3、特种设备设施的日常使用状况记录；

4、特种设备设施及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录；

5、特种设备设施运行故障和事故记录。

6、各类安全防护设备设施的种类及型号等基本情况资料；

7、各类安全防护设备设施管理部门及设备运行情况记录；

8、各类安全防护设备设施运行维护保养情况记录；

9、应急救援设备的种类、数量和型号及管理部门、状况等记录；

10、其他与安全防护设备设施相关的文件、资料和记录。

（十一） 危险作业及危险作业场所管理方面内容。

1、企业在宕面、爆破、铲装、车辆运输、用电、机械维修等危险作业或危险作业场所安全管理制度及作业检查情况记录；

2、民用爆炸物品的领、退和使用管理记录；

3、爆破施工方案及批复批准材料；

4、配备电设备设施维护与运行状况记录。

（十二） 事故处理方面的内容。

1、发生事故的报告材料，事故情况经过介绍材料；

2、有关事故分析会记录；

3、关于事故的.原因分析、防护措施的相关材料；

4、按“四不放过”原则对事故进行处理的文件材料，包括：对事故责任人员进行处理的决定文件，事故后“举一反三”进行教育培训的记录，事故防范措施的整改方案，整改落实情况记录等；

5、其他与事故相关的文件、材料；

（十三） 其他与安全生产相关的专项活动或专项管理内容

第十条 收集与移交的基本要求。

（一） 归档材料须是企业在生产过程中形成的与安全生产有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料；

（二） 归档材料应确保完整、准确、系统，反映企业安全生产各项活动的真实内容和历史过程；

（三） 归档材料应按照上级有关部门的规定、标准和要求，进行整理、编目；

（四） 用纸、用笔标准(不用铅笔、圆珠笔)，字迹清晰；

（五） 具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。

第十一条 归档时间。

（一） 基础建设、设备购置与处理、产品生产等活动中形成的与安全相关联材料，在项目结束后整理归档；

（二） 矿山及矿山下属各部门、班级、项目部在安全管理过程中形成的台帐等材料可以按每月、每季或年归档，也可按项目或活动结束后归档；

第十二条 安全生产档案管理人员负责有关归档材料的审核。

第十三条 安全生产档案管理人员应对各部门送交的各类安全生产档案材料认真检查。检查合格后交接双方在移交清册(一式两份)和检查记录上签字，正式履行交接手续。

第四章 台帐与档案的管理

第十四条 企业安全生产档案整理应根据自身实际情况设立类目。安全生产档案类目设置要层次分明，概念明确，案卷排列应反映本企业安全生产档案的分类体系，便于科学管理与利用。

矿山企业安全生产档案按档案的范围建议设置以下类别：

（一） 安全组织；

（二） 安全规章制度；

（三） 监督执法检查；

（四） 安全检查及隐患排查；

（五） 教育培训；

（六） 安全投入；

（七） 工伤保险；

（八） 职业病防治及劳动防护用品；

（九） “三同时”管理；

（十） 特种设备及安全防护设备管理；

（十一） 危险作业管理；

（十二） 事故管理。

第十五条 矿山企业日常安全生产台帐应按照企业安全生产管理工作的实际，执行安全规章制度，落实安全措施，应形成以下基本的台帐：

（一）作业环境安全条件记录；

（二）职业卫生健康记录；

（三）安全生产会议记录；

（四）安全技措经费提取和使用记录；

（五）安全生产教育培训记录；

（六）安全生产大检查记录；

（七）当日安全生产管理记录。

第十六条 矿山应配置保存安全生产档案的专用柜屉和保护设备，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保安全生产档案安全。对破损或载体变质的安全生产档案要及时进行修补和复制。

第十七条 安全生产档案保管期限不得少于3年。

第十八条 矿山企业安全生产档案管理人员调动工作时，必须办理好安全生产档案移交手续后方可离岗。

企业档案管理制度 篇4

人力资源档案管理已经成为现代企业管理方式之一，储存了有关企业人员全面的个人情况和个人掌握的知识技能等综合信息。目前，现代企业基本实现了办公自动化，提出对人力资源档案管理与计算机技术结合的要求，将其转化为直接利用的数字信息。但现代企业人力资源管理平台的构建目的将不仅仅是对个人信息和知识情况的存储，更是需要以人所掌握的知识作为管理单位，把这类信息及时、准确地发布出来，满足企业不同层级的人员对知识共享、快捷及利用的需求。

1、系统平台需求分析

基于现代企业人力资源系统平台的构建，必须从企业全局角度来着眼，以目前企业已拥有的管理系统的硬件设备与软件系统的兼容性作为开发基础。实现人力资源档案信息的科学管控与组织知识的充分共享，使人力资源档案管理思想与现代企业管理文化进行接壤，提高企业人才的整体协作性和团队人才意识。因此，系统必须考虑以下几个方面：首先，系统建设需要以档案法律法规为准绳，保障企业人员对档案信息的隐私权和知情权；人力资源档案系统信息的收集符合法律法规的要求，满足企业员工自愿参与的原则。

其次，系统建设必须以目前企业管理系统的特性作为参照，主要体现在系统平台必须与企业管理系统具有良好的交互性、兼容性以及技术的融合性上，为系统平台与企业对接减少阻碍。再次，系统平台的功能设计必须从双方面的利用角度进行考虑，不仅对企业管理者提供帮助，更要肩负起对企业员工利用需求的`责任；建立专人专用账户的用户权限，方便管理、利用和消除信息不安全等因素的考虑。此外，对于企业核心价值的技术信息必须进行严格保密。数据保存必须考虑到突发状况和外在环境改变等因素，保持信息数据的安全性和完整性。最后，以企业利益最大化为根本目标，缩减到企业投入最低成本。

2、系统功能设计

现代人力资源管理平台主要包含三部分功能：用户个人信息认证、企业员工知识共享、系统管理三个模块。以上三种功能通过B/S网络模式可以实现：普通用户登陆后经过系统的授予权限，可以对个人的身份相关信息进行校对，个人有关信息如果有误，可以向系统管理人员提供机构证明，管理人员对系统个人信息进行修改、删除、增加新录入，并且该用户可以利用账号分享本人或所在机构所掌握的技能知识，平台提供多用户进行在线交流等功能；系统管理员按照企业内的层级和不同部门分类设置不同用户权限，用户可以通过账号查询企业知识信息库；系统管理人员不仅具有普通用户的权限，还可以对系统的管理模块进行管理，对用户权限进行系统设置，同时还必须肩负起对知识库的更新和信息审核的责任。

现代企业人力资源档案管理平台页面是与员工直接对话的窗口，必须为企业员工提供多分类频道，帮助其获得最新资讯，建立如分类导航、知识库查询、业务查询、信息反馈、即时信息发布、用户在线交流等等功能。知识信息库录入与最新知识发布只向管理人员账户权限开放，普通账户对知识信息的更改或增加，可以通过信息反馈系统对系统管理人员提出申请，得到及时回复。

3、现代企业人力资源档案管理平台的技术架构

结合现代企业人力资源档案平台的功能分析，笔者提出了对系统平台的主站点及其各有关站点设计方式，包括充分考量了现代企业在实践应用所需栏目，借此确定添加哪些栏目的功能最为有效、栏目如何设置更为合理、栏目可以对哪些用户可以公开，以及人力资源档案平台信息库需要创建档案资源信息和知识库信息内容等。因为知识库与人力资源档案信息库处于系统平台的后台位置，并且与平台的表层页面相对分开。基于以上特点，现代企业人力资源系统平台主要采用普遍应用的三层式B/S系统结构。

第一，企业人力资源档案管理系统表示层。表示层是应用于系统存储的数据与企业用户的直接接口，担负起将系统存储的数据转化为用户最易于接受的表现形式。此外，现代人力资源档案系统表示层不仅对系统内信息进行转化，而且该系统将员工所掌握的知识、技术方法以及管理方法进行形式转化存储到系统数据库中。

第二，企业人力资源档案系统逻辑层。系统逻辑层作为存储资源库的实践应用，管理存储系统平台对信息的收集与逻辑存储数据库并接受用户各类访问。逻辑层依照用户对信息的需求进行分析、对平台进行设计。设置以下模块如个人人力资源档案信息、部门信息、信息反馈、个人知识发布、知识库查询、系统管理等，相应的登录用户分为一般用户和管理人员账户对系统进行相关操作。

个人人力资源档案信息管理主要针对企业员工个人信息的全面概括，可以通过信息反馈模块对信息中存在的偏差与系统管理员进行沟通，对身份信息进行修改和添加；系统管理包括用户权限管理、在线反馈、知识审核、知识在线发布、登录日志等；权限管理主要对系统登录账户根据所处部门和级别进行合理授权；知识信息发布管理是根据用户通过账号主动分享的知识通过管理员进行审核，一方面按照信息收集准则进行分类入库；另一方面通过员工登录日志，对高频的搜索话题进行汇总，来对信息进行即时发布；系统维护通过管理人员账户对系统进行定期日常维护。

4、系统管理平台安全保障制度的建立

企业人力资源档案管理平台获得企业员工信赖的基础，是以保障该系统提供安全、高效、准确的信息作为前提。因此，根据信息库的信息内容特征，本系统可以采用以下的技术安全手段与安全制度，保持信息系统的安全化管理以及知识信息的安全。

第一，唯一的身份账号。系统管理人员在企业员工应聘进入企业工作时，就针对其职能身份进行了认定，分配了一个专用账号，此种方式可以防止员工进行多次注册，避免服务器的过重负担和多用户身份混乱带来不安全因素，使系统平台的用户操作限定在特定对象，帮助系统平台在日后利用信息统计与访问追踪统计提供了真实数据。

第二，对所有员工赋予特定的身份权限与核心技术知识进行加密处理。企业员工获得的权限，必须进行分级设定，保障系统平台多种功能得到准确与高效的发挥。处于企业内不同职位的员工，对系统可以进行不同操作。没有得到管理人员对相关权限的审批，普通用户是无法对系统进行越权操作。因此，权限设置不仅使系统平台管理更为便捷，也为系统平台操作安全提供保障。其次，人力资源管理平台的数据库还为企业存储相关核心技术数据，不同密级的知识需要核心人员掌握，而并非可以对所有人员开放利用。基于以上因素，员工的身份与核心知识加密设置不同进入权限，可以根据其不同部门的职能属性与层级职务大小进行科学的权限分配，时刻保持信息库内的知识信息处于稳定与可控中。

第三，为保证整个系统的信息安全，必须对原有系统数据库进行定期的备份，严格编制系统操作守则，并要求所有员工严格遵守，保证信息系统得到安全操作。

企业档案管理制度 篇5

（一）凡本单位工作人员因工作需要均可查阅本单位形成的档案资料，如需要借阅，应经分管领导批准，一周内归还。

（二）外单位需要查阅本单位档案资料时，需出示介绍信，说明查阅目的，经分管领导批准，方可借阅，一般不予外借。

（三）查阅档案者，要爱护档案，严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。借阅的档案要妥善保管，不得转借、遗失。如有损坏、遗失，要给予行政处分或罚款，情节特别严重者，要追究刑事责任。

（四）查阅档案必须履行登记手续，查档者应将利用目的、取得的效益及时反馈给综合档案室。

档案人员岗位责任制。

（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的法律法规，负责制定本单位档案工作的各项制度。

（二）热爱档案工作，熟悉业务，做好各类档案分类编号和上架排列工作，编制各种档案目录，建立各种台帐，认真做好登记、统计工作。

（三）集中统一管理本单位各种门类和载体的档案，开展档案史料的编研工作，积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇集、文件汇集、专题介绍等。积极主动提供利用，为各项工作服务。

（四）负责对本单位各部门各种文件材料的.收集归档，并对各部门立卷归档进行监督与指导。

（五）根据档案工作统一领导，分级管理的原则，对所属单位的档案工作进行监督和指导。

（六）严格遵守档案工作的各项规章制度，积极宣传档案工作的重要意义，为领导当好参谋、助手。

（七）负责对本单位到期档案的鉴定工作，按规定销毁无保存价值的档案材料。

（八）按规定向档案馆移交应进馆档案。

企业档案管理制度 篇6

一、档案管理机构及其职责

1 、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。

2 、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

3 、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的.档案资料。

4 、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

5 、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

二、归档制度

1 、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2 、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3 、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。

4 、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出

企业档案管理制度 篇7

一、目的：

为使学校人事档案管理与利用有章可循，特制定本规则。

二、内容：

1、归档制度

（1）对资料进行鉴别，看其是否符合归档要求。

（2）按照资料属性、内容，确定其归档的.具体位置。

（3）将资料放入档案，并输入资料库。

2、核查制度

检查核对一般定期进行。但突发事件之后或对有些档案发生疑问之后也要进行检查核对

3、保卫制度

（1）、指定专人负责档案保管。

（2）、备齐必要的存档设备。

（3）、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

（4）、不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

4、统计制度

（1）人事档案的数量。

（2）人事档案材料收集补充情况。

（3）档案整理和保管情况。

（4）档案及设备利用情况。

5、转递制度

档案转递一般由工作调动等原因引起，（1）取出应转走的档案；

（2）填写人事档案转递记录；

（3）按发文要求包装、密封

6、借档制度

（1）由有关单位部门开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加斧章。

（2）其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；

（3）证明材料由人事处审阅，加斧章，然后登记、发出。

企业档案管理制度 篇8

第一条 为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有效保存和应用档案信息，制定本制度。

第二条 本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种技术的、商务的、综合的具有保存价值的文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等，包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。

第三条 公司规划建设管理部负责工程类档案信息的收集、整理、报送、存档、应用及管理工作。

第四条 调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的来源，负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、整理、装订、审核与报送工作。

第五条 各种档案信息资料应按要求分类编码保存，要注意防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持适当的'通风。具体要求参照公司综合档案管理办法。

第六条 工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相关部门及时提供。

第七条 旧管网改造时，由规划建设管理部进行现场测绘，及时绘制改造后的图纸并向相关部门提供。涉及调度地理信息系统数据更新的，应同步更新。

第八条 档案资料的借阅执行综合档案相关条款。

第九条 档案信息需要同时向综合管理部归档的，应按要求归档。

第十条 保存三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档案室统一保存，需要留存备用的可留复印件。

第十一条 未尽事宜执行综合管理部档案管理办法。

第十二条 本制度从20xx年1月1日起执行。

企业档案管理制度 篇9

（一）总则

一、本管理制度旨在确保公司文件收发的完整、及时、准确，促进部门内部及部门和上级部门的信息沟通，提高各部门组织管理工作的效率。

二、本制度涉及的文件是指以部门名义发布的各类公文包括请示、报告、决定、通知、意见及规定等等，上级主管部门下达的各类公文，以及各部门上报的各类文件资料。

三、文件收发要做到仔细、认真、及时、完整。

（二）收文制度：

1、接收文件应在文件登记表上的作好登记，填写应仔细、如实、及时，并由办公室人员签字确认。登记表须保持清洁、保存完整以备归档之用。

2、联络员在校团委领取的文件应根据校团委的指示及文件内容的`缓急，及时将文件送达部门领导或有关部门轮阅，并做好文件传阅记录以备查。

3、传阅文件应保持文件完整无缺，并在相应的时间内归还办公室。

4、分团委各部门每月月初和月末应按时上交当月的工作计划及总结。如要举办活动，应上交相应的计划和总结，未在规定时间内上交将按考核制度上的有关规定扣分。

5、各部门上交的计划和总结包含打印稿和电子稿，打印稿应存放在各部门文件夹中，电子稿应存放在办公室电脑各部门的文件夹下。

6、上交上来的打印搞应及时、认真、如实的做好各项登记，查看是否有图片并做好备注，上交电子稿时办公室接收人应确保其能打开并含有相关内容，做好相应的登记。

7、分团委所属各部门可根据需要在办公室查阅文件，但不得善自改动文件内容，查阅时应经过办公室有关人员的批准。

（三）发文制度：

1、部门各类文件指在公司内部统一意见、发布通知、决定和沟通信息；向上级部门请示、报告重要事项等。

2、欲发放文件应先起草文件草稿，起草完毕后交有关人员审定，审定合格后方可发放。

3、根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按部门统一规定编号在发文登记表上分门别类地做好文件的具体信息的登记，部门任何发送文件都得做好登记，该登记表作为归档资料应妥善保存，不得遗失。

4、文件发送之前应加盖部门相应的公章。

5、对每一号文件办公室都须将文件原稿及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存并存放在办公室文件夹下。

企业档案管理制度 篇10

第一章 总 则

第一条 为了加强公司各类档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，结合公司实际情况，特制订本制度。

第二条 凡公司、各部门在工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须集中管理，任何部门、和个人不得据为已有。

第二章 档案管理体制

第三条

1、统一管理原则：公司档案实行统一管理，任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有。

2、保守秘密原则：员工都有保守档案秘密的义务，维护公司利益，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的档案机密。

第四条 公司档案分为：文书档案、财务档案、各项规章制度档案、工程技术档案各项目资料、图纸资料、建设工程、拆迁档案等其他资料。

1、与公司财务有关的资料由财务部保管。未经董事长许可，任何人不可动用。

2、有关文书、各项规章制度方面的资料，由办公室保管。

3、设计方案、施工图、设计变更、监理、洽商、设备厂家的资质文件及其往来资料以及设计院、勘察单位之间往来资料、采购的设备、材料说明书、检验报告、质量保证书等，由工程部自行归档保管。

4、销售部方面资料：由销售部保管对外签定的广告、策划合同等。销售人员在合同签署完毕后，办公室应保留一份售楼商品房合同样本，永久保存。

5、前期部方面资料：项目立项申报资料、征地、拆迁批复、国土规划、城市规划、政府及主管部门批文、复函、证件等前期技术资料，由前期部自行归档保管。

6、拆迁部方面资料：征地、拆迁批复等文件资料，由拆迁部自行归档保管。

7、各部门向办公室移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。

第五条 各部门形成的文件材料等由本部门负责归档管理，办公室有责任对各部门的档案管理工作进行监督和指导。

第六条 因工作变动或因故离职时，应将文件材料交接清楚，才能离职。

第三章 档案的归档范围

第七条 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。

1、部门含部门以上的'各种计划、方案、规划，各种重大决议和各种重要通知、通报，及各种公文、会议纪要、大事记等。

2、各种工程图纸、设计变更通知书等工程资料。

3、各类工程检测、鉴定报告。

4、各种协议书、合同书，各种技术资料，和各种设备档案及说明书。

5、公司年初财务预算报告及年终财务报告，各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料。

6、公司各种审计报告、资产评估报告。

7、公司各种管理规章制度。

8、公司各种注册、登记证件、政府批文，各种法律证照、公证文件。

9、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。

10、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动，及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。

11、公司发展大事记，和董事长亲自起草或修改的重要文稿。

12、其他需要归档的重要文件。

第四章 档案的借阅管理办法

第八条 凡需借阅公司档案者，均须填写《档案借阅审批单》，签批后方能借阅。

第九条 借阅的档案密级与领导签批

1、公司各部门因工作需要，借阅、查阅需办理相关手续，经部门经理签字，董事长助理或总经理审批后，可办理借阅、查阅手续。

2、重要档案及财务档案，须由董事长批准，方可借阅。

第十条 借阅档案必须严格履行登记手续，依据《档案借阅审批单》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁，确因工作需要摘抄、复制，须经董事长助理或总经理批准。归还的档案要进行检查、清点，经检查无误方可办理手续。如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

第十一条 公司档案借阅查阅只供公司内部各部门。档案借阅时间为3天，如需延长，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理人员须及时催还。借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量，承担一切赔偿责任。

第十二条 借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄;由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按规定对其进行处罚直至追究其法律责任。在职人员调离本公司时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，退还所借档案，经档案室审查无误签字后，才能调离。

第十三条 加强档案保管工作,做好防盗、防火、防潮等工作,定期检查档案保管工作。

第五章 档案的销毁

第十三条 办公室每年对公司档案进行一次清理，清除不必要保存的资料。

第十四条 对已失去作用或已超过保管期限的档案资料，经办公室确认，报董事长助理、总经理审批，并进行登记后予以销毁。

第十五条 销毁时要有二人监督，销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式，严禁将要销毁的文件作为它用，或作废纸出售。

第六章 罚 则

第十六条 有下列行为之一，视情节轻重，给予100元-5000元罚款处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。

2、擅自向外界提供、抄摘公司档案。

3、涂改、伪造档案。

4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者。

5、未按手续办理借阅，外带者或越级查阅者档案管理者同罚。

6、泄露公司档案机密者。

7、其他危害公司利益的行为。

第十七条 本制度由办公室负责解释、补充。 对未尽事宜，办公室随时调整更新。

企业档案管理制度 篇11

一、客户档案管理对象

客户档案管理的对象就是你的客户，即企业的过去、现在和未来的直接客户与间接客户。它们都应纳入企业的客户管理系统。

1.从时间序列来划分：包括老客户、新客户和未来客户。以来客户和新客户为重点管理对象。

2.从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的客户、正在进行交易的客户和即将进行交易的客户。对于第一类客户，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理；对于第二类的客户，需逐步充实和完善其档案管理内容；对于第三类客户，档案管理的重点是全面搜集和整理客户资料，为即将展开的交易业务准备资料。

3.从客户性质来划分：包括政府机构（以国家采购为主）、特殊公司（与本公司有特殊业务等）、普通公司、顾客（个人）和交易伙伴等。这类客户因其性质、需求特点、需求方式、需求量等不同，对其实施的档案管理的特点也不尽相同。

4.从交易数量和市场地位来划分：包括主力客户（交易时间长、交易量大等），一般客户和零散客户。不言而喻，客户档案管理的重点应放在主力客户上。

总之，每个企业都或多或少的拥有自己的客户群，不同的客户具有不同的特点，对其的档案管理也具有不同的做法，从而形成了各具特色的客户档案管理系统。

二、客户管理内容

正如客户自身是复杂多样的一样，客户档案管理的内容也是复杂的，不能一概而论。归纳起来将，客户档案管理的基本内容包括以下几项：

1.客户基础资料。即企业所掌握的客户的最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的第一手资料。这些资料，是客户档案管理的起点和基础。客户资料的获取，主要是通过推销员进行的客户访问搜集起来的.。在档案管理系统中，大多是建立客户卡或客户管理卡的形式出现客户档案管理制度客户档案管理制度。

客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话；所有者、经营管理者、法人（这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等方面）；创业时间、与本公司交易时间、企业组织形式、业种、资产等方面。

2.客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针与政策、企业规模（职工人数、销售额等）、经营管理特点等。

3.业务状况。主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

4.交易活动现状。主要包括棵客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题等。

以上四方面构成了客户档案管理的重点内容，客户档案管理基本上是围绕着这四方面展开的。

三、户档案管理方法

1.建立客户档案卡。作为客户档案管理的基础工作，是建立客户档案卡（又称客户卡、客户管理卡、客户资料卡等）。采用卡的形式，主要是为了填写、保管和查阅方便。

客户档案卡主要记载各客户的基础资料，这种资料的取得，主要有三种形式：

①.由推销员进行市场调查和客户访问时整理汇总。

②.向客户寄送客户资料表，请客户填写。

③.委托专业调查机构进行专项调查。然后根据这三种渠道反馈的信息，进行整理汇总，填入客户档案卡。

在上述三种方式中，第一种方式是最常用的。第二种方式由于客户基于商业秘密的考虑，不愿提供全部详实的资料，或者由于某种动机夸大某些数字（如企业实力等），所以对这些资料应加以审核。但一般来将，由客户提供的基础资料绝大多数是可信的且应比较全面。

第三种方式主要是由于用于搜集较难取得的客户资料，特别是危险客户的信用状况等，但需要支付较多的费用。

通过推销员进行客户访问建立客户档案卡的主要做法是：编制客户访问日报（或月报），由推销员随身携带，在进行客户访问时，即时填写，按规定时间上报，企业汇总整理，据此建立分客户的和综合的客户档案。除外，还可编制客户业务报表和对可客户销售报表，以从多角度反映客户状况。

为此，需制订推销员客户信息报告制度（其中包括日常报告、紧急报告和定期报告）。需制定推销员客户信息报告规程。

2.客户分类。利用上述资料，将企业拥有的客户进行科学的分类，目的在于提高销售效率，促进企业营销工作更顺利地展开。

客户分类的主要内容包括：

①.客户性质分类。分类的标识有多种，主要原则是便于销售业务的展开。如按所有权，划分（全民所有制、集体所有制、个体所有制、股份制、合资等）；按客户性质划分（批发店、零售商、代理店、特约店、连锁店、专营店等）；按客户地狱划分（商业中心店、交通枢纽店、居民区店、其他店铺等）；按顾客的实际情况，确定客户等级标准，将现有客户分为不同的等级，以便于对客户进行商品管理、销售管理和货款回收管理。

②.客户等级分类。企业根据实际情况，确定客户等级标准，将现有客户分为不同的等级，以便于进行商品管理、销售管理和货款回收管理客户档案管理制度百科。

③.客户路序分类。为便于推销员巡回访问、外出推销和组织发货，首先将客户划分为不同的区域。然后，再将各区域内的客户按照经济合理原则划分出不不同的路序。

3.客户构成分析。利用各种客户资料，按照不同的标识，将客户分类，分析其构成情况，以从客户角度全面把握本公司的营销状况，找出不足，确定营销重点，采取对策，提高营销效率。

客户构成分析的主要内容包括：

①.销售构成分析。根据销售额等级分类，分析在公司的销售额中，各类等级的客户所占比重。并据此确定未来的营销重点。

②.商品构成分析。通过分析企业商品总销售量中，各类商品所占的比重，以确定对不同客户的商品销售重点和对策。

企业档案管理制度 篇12

一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，本单位上报下发的`各种文件，具体由办公室负责。

二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定、登记。

三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

企业档案管理制度 篇13

档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。

2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

归档制度

1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件;属人事问题的，由劳资员保存原件;属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。

7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。

8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。

档案保管制度

1、公司办公室应有存放档案的`专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

企业档案管理制度 篇14

一、总则

为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。

二、文件材料的收集

第一条收集范围

凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集起来。其中应以公司产生的具有长远或重要参考价值的文件材料作为保存的重点，具体包括以下各项：

（一）上级来文

1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；

2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。

（二）公司文件材料

1、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等；

2、公司颁发（包括转发）的各种正式文件的签发搞、印制稿、重要

文件的修改稿；

3、经济活动中的重要往来函件、谈判记录、会议记录、协议等文件；

4、公司与各级行政部门往来公文，下级单位的请示与公司的批复文件；

5、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；

6、反映公司经济业务活动和科学技术管理的专业文件材料；

7、公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料；

8、公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、账薄、审计等文件材料；

9、公司党委、团委、工会和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；

10、公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电话记录；从外单位带回的与公司有关的未经文书处理登记的文件材料；

11、公司基本建设工程施工竣工、图纸文件、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、产品开发、生产、建设项目的科技文件材料；

12、公司成立、合并、撤销、更改、注册登记资料、人员编制等文件材料；

13、公司制订的工作条例、章程、制度等文件材料；

14、公司的历史沿革、大事纪、年鉴，反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；

15、公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、干部、工人名册以及职工的录用转正、定级、调资、调动等工作及干部奖惩等文件材料；

16、公司员工调动、行政、党、团、工会组织介绍信及存根；

17、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；

18、公司诉讼的各类证据、记录、协议、判决等文件。

19、公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；

20、公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考查总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；

21、各种普查工作中形成的文件材料；

22、公司诉讼的各类证据、记录、协议、裁决等文件。

第二条收集应注意的.问题

（一）文件正文和附件要同时收集。

（二）一般文件只存印本和完稿，其他底稿不必存档，但特别重要的文件例外。

（三）作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。

（四）有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。

（五）有请示无批复或有批复无请示的文件，应当查明原因，采取补救措施补齐，没有书面文件的，应注明情况，并加盖公章。

（六）用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。

（七）经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。

三、立卷归档

公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

第三条文件材料的分类

应先按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中采取相应的措施进行分门别类。

第四条立卷分工

（一）各单位形成的文件，自行立卷；

（二）上级党委文件，由党委办公室立卷；

（三）下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办部门立卷；

（四）上级单位颁发的专业性文件，由承办部门立卷；非专业性文件，由办公室立卷；

第五条归档

（一）各单位于4月底前将上年度文件材料立卷完毕，整理存档，特别重要的档案材料等，交档案室统一存档（人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求的，由其职能部门负责管理）。

（二）各种文件、资料，按性质和内容进行分类整理，必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。

（三）具有不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷注明。

（四）案卷必须整齐排序，底图一律按要求存放，以便保管、查阅。

四、档案保管

第六条档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

第七条胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片的拷贝要分别存放，必要时采用专用厨具进行保存。

第八条底图入库要认真检查，平放或卷放。

第九条库藏档案要定期核对，做到账物相符。发现破损变质及时修补或复制。

五、档案借阅

第十条借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。

第十一条借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。

第十二条借阅时间最长不得超过一个月，确因工作需要不能到期归还者，要说明情况，办理续借手续。

第十三条归还档案时，由档案管理人员当面清点清楚，并在借阅登记薄上及时注销。

第十四条凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。

第十五条底图一般不予外借。

六、档案销毁

第十六条对已过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，派专人进行销毁。

七、档案统计

第十七条销毁秘密公文，应进行登记，有2人监督，保证不丢失、不漏销。

第十八条要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。第十九条除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外，还应做好档案统计的基础工作。

第二十条统计数字要准确真实。

第二十一条对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计，以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。

八、档案保密

第二十二条档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。

第二十三条不得传播、议论有关机密问题。第二十四条档案资料不准带到公共场所。