文件资料管理制度内容精选10篇

文件资料管理制度包括文件分类、存储、检索、保密和销毁等规定，以确保资料安全与高效利用。如何实施更为有效？以下是网友为大家整理分享的“文件资料管理制度内容”相关范文，供您参考学习！

文件资料管理制度内容范本 篇1

为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。

一、公司文件、资料应归档的范围和归档分类

本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:

1、行政类:本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要。公司各类证照。

2、经营业务类:公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。

3、人事类:劳动人事档案、劳动工资档案等。

4、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。

5、音像类:公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

二、公司文件、资料归档的编制及编号

公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合:统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的大原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。

1、本公司所有应归档的文件、资料,一律以韶关市新江控股资产营运管理有限公司中的“韶新控”汉语拼音第—个字母, SxK冠以编号之首。

2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4财务类; 5音像类。

3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以百位数进行归编。

4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“AA”代表重要级,“AAA”代表机密级。

“A”一般级文档包含:公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。

“AA”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。

“AAA”机密级文档:内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。

5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为: SxJKG-类别-发布年号-归档序号-受密级。

三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交

1、巳归档的公司文件、资料,由总经理办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据《文档》的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中:股东会、董事会、监事会专项《文档》由董事会秘书负责保管;人事专项《文档》由人力资源部负责保管;财务专项《文档》由财务会计部负责保管;其它《文档》均由总经办指定专人负责保管。

2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记册》,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。

3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请单》。一般级公司文档,须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可调阅。机密级公司文档,须经控股公司总经理批准后方可调阅。

4、公司文件、资料档案跨公司调阅,须经控股公司总经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅。

5、公司文件、资料档案移交时必须填写《文档移交清册》,《文档移交清册》一式三份,供移交双方、总经办留存。

四、公司文件、资料的归档保存期限

1、永久保存:本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。

2、十五年保存:根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。

3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。

4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的’文档。

五、公司文件、资料档案的销毁

1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。

2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请单》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可销毁。机密级公司文档,须经控股公司总经理批准后方可销毁。

3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。

4、《文档销毁申请单》和《文档销毁登记表》各—式三份供申请部门、分公司、控股公司留存。

六、其它

本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善,过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司以及属下营运公司和涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。

本制度自签发人签字日起生效执行。

文件资料管理制度内容范本 篇2

第一条为加强对行政机关规范性文件的管理，推进依法行政，维护国家法制统一，根据《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》、《省规章和规范性文件备案规定》等有关法律、法规和规章，结合我市实际，制定本规定。

第二条本规定所称规范性文件是指政府及其部门在法定职权范围内制定并公开的，规范行政管理事务，涉及公民、法人和其他组织的权利、义务，具有普遍约束力的文件。

行政机关内部工作制度、人事任免决定、对具体事项作出的行政处理决定和向上级行政机关的请示、报告等，不适用本规定。

规范性文件分为政府规范性文件和部门规范性文件。

第三条本规定适用于我市和各县（市）、区政府以及所属工作部门（以下称行政机关）规范性文件的制定和备案工作。

第四条本规定所称政府所属工作部门包括市、县（市）区政府的组成部门、办事机构、直属机构、特设机构、派出机构和其他依法具有行政管理职能的机构。

临时机构、部门内设机构不得以本机构的名义对外规范性文件。

第五条行政机关制定规范性文件，应当体现改革精神，符合精简、统一、效能的原则，科学规范行政行为，促进政府职能向经济调节、市场监管、社会管理和公共服务转变。

第六条行政机关的规范性文件必须符合下列要求：

（一）与法律、法规、规章和国家政策相一致;

（二）属于制定机关的法定职权范围;

（三）行政机关职权与责任相统一;

（四）保障公民、法人和其他组织的合法权益。

第七条行政机关不得在规范性文件中设定下列内容：

（一）行政许可事项;

（二）行政处罚事项;

（三）行政事业性收费事项;

（四）其他应当由法律、法规、规章和上级行政机关规定的事项。

行政机关为实施法律、法规、规章，在规范性文件中作出的具体规定，不得增设公民、法人或者其他组织的义务及限制公民、法人或者其他组织的权利。

第二章起草与审查

第八条行政机关起草规范性文件，应当对制定该文件的必要性、可行性进行研究，对规范性文件所要解决的问题、拟确立的主要制度或者拟规定的主要措施等内容进行充分的调研论证，可以采取座谈会、听证会、论证会、向社会公示等形式广泛征求意见。

规范性文件内容涉及本级政府其他部门职责或者与其他部门关系紧密的，起草部门应当征求其他部门的意见，或者与其他部门联合起草。

第九条规范性文件有效期自实施之日起最长不得超过5年。有效期届满，规范性文件的效力自动终止。规范性文件效力终止的，制定机关应当向社会公布。

行政机关认为规范性文件有效期届满后需要继续实施的，应当在有效期届满前6个月对文件实施情况进行评估。经评估，规范性文件内容无须修改的，制定机关应当继续实施该文件的决定;文件内容需要修改的，根据评估情况修订。

政府规范性文件由实施机关进行评估，部门规范性文件由制定机关进行评估。政府规范性文件有两个或者两个以上实施机关的，由主要实施机关进行评估。主要实施机关进行评估时，应当征求其他实施机关的意见。

修订规范性文件应当按照本规定的要求重新报送审查、。

第十条制定部门规范性文件，应当经本部门负责法制工作的机构审核修改，部门领导集体讨论通过，由部门主要领导签署送审草案，报送本级政府法制机构进行合法性审查。

第十一条部门送审部门规范性文件时，应当向本级政府法制机构提交下列材料：（一）送审的公函;（二）规范性文件草案;（三）起草规范性文件的说明;（四）起草规范性文件所依据的法律、法规、规章、国家政策、上级行政机关的命令和决定及其他有关资料;（五）征求意见的有关材料。

第十二条政府部门认为需要以政府名义制定规范性文件的，应当先报请本级政府同意。

部门组织起草的政府规范性文件，应当经部门负责法制工作的机构审核修改，部门领导集体讨论通过并经主要领导签署意见后，形成送审草案报本级政府，由政府的法制机构进行审查。

部门送审组织起草的政府规范性文件时，应当向政府法制机构提交政府同意制定该文件的批示及本规定第十一条（二）至（五）项规定的材料。

第十三条政府法制机构应当对报送的规范性文件内容是否符合本规定第五条、第六条、第七条的规定进行审查。

第十四条报送审查的规范性文件有下列情形之一的，政府法制机构应当提出补充修改或暂缓制定的意见，退回起草部门：（一）制定该规范性文件的基本条件尚不成熟的;（二）超越制定机关的法定职权范围的;（三）文件主要内容违背法律、法规、规章、国家政策以及上级行政机关的命令和决定的;（四）未征求相关部门意见以及对存在的重大分歧未与有关部门进行协调的。

第十五条政府法制机构可以对报送审查的规范性文件草案进行修改并协调存在的分歧意见。对草案中涉及的重大问题，政府法制机构可以通过召开座谈会、论证会、听证会等形式，听取有关单位和个人的意见。

第十六条政府法制机构应当自受理规范性文件草案之日起10个工作日内审查完毕。

对于争议较大、内容复杂或者涉及其他重大问题需要进一步调研的规范性文件草案，在前款期限内不能审查完毕的，经法制机构负责人批准，可以延长10个工作日，并将延长理由告知送审部门。

规范性文件草案涉及重大社会公共事项需要听证的，根据《*市人民政府重大社会公共事项决策听证暂行办法》的有关规定办理。

第十七条行政机关因下列紧急情况需要制定规范性文件的，经制定机关主要负责人批准后即时：（一）发生重大自然灾害、流行性疾病或者其他意外事件，危及较大范围内公共安全的;（二）执行上级机关的紧急命令和决定。

第十八条政府法制机构对政府规范性文件审查后，应当将审查意见书面报送本级政府办公厅（室），由办公厅（室）按程序办理。政府法制机构对部门规范性文件进行合法性审查后，应当将审查意见书面通知制定规范性文件的部门。部门应当按照政府法制机构提出的审查意见进行补充和修改，对审查意见不能采纳的，应当自接到审查意见之日起10日内向政府法制机构书面说明理由。

第三章决定与

第十九条政府规范性文件，应当由本级政府法制机构负责人签署意见、政府秘书长（办公室主任）审核、政府分管领导审签、政府主要负责人签发。政府规范性文件规定的内容涉及公民、法人和其他组织切身利益或者对社会有重大影响的，应当经政府常务会议或办公会议审议决定。

第二十条部门规范性文件，应当经部门办公会议审议决定，并由本部门主要负责人签发。

第二十一条规范性文件应当向社会公开。未向社会公布的，不得作为实施行政管理的依据。

市政府及其部门制定的规范性文件应在《*市人民政府公报》全文。在《*市人民政府公报》刊登的规范性文件文本为标准文本。

县（市）、区政府应当建立政府公报，统一本级政府及其部门的规范性文件。

除按前款形式公布外，制定机关还可以通过公告栏、网站、杂志、广播、电视等形式公布规范性文件。

规范性文件有效期内废止文件的决定或者有效期届满继续实施规范性文件的决定按照前款规定。

第二十二条市及县（市）、区政府部门提请本级政府办公厅（室）在政府公报部门规范性文件应当提交以下材料：

（一）本级政府法制机构的审查意见;

（二）规范性文件正式文本及电子文本。

第二十三条规范性文件应当自之日起30日以后施行，但因重大公共利益的需要或者后不立即施行将妨碍规范性文件施行的，可以自之日起施行。

第四章备案与监督

第二十四条市及各县（市）、区政府制定的规范性文件应当自之日起30日内由本级政府法制机构向上一级政府报送备案（径送政府法制机构），并提交以下材料：（一）备案报告;（二）规范性文件的正式纸制文本（附电子文本）;（三）制定规范性文件的说明。

第二十五条政府部门制定规范性文件，应当自文件正式之日起30日内向本级政府报送备案（径送政府法制机构），并提交备案报告和规范性文件正式纸制文本（附电子文本）。

第二十六条按照第十七条规定制定的规范性文件，应当自文件正式之日起5个工作日内向本级政府报送备案（径送政府法制机构），并提交备案报告和规范性文件正式纸制文本（附电子文本）。

第二十七条报送规范性文件备案，符合本规定第二十四条、第二十五条、第二十六条规定的，政府法制机构予以备案登记;不符合第二十四条、第二十五条、第二十六条规定的，通知制定机关补充报送符合规定后，予以备案登记;不属于规范性文件的不予登记，并向制定机关说明。

经备案登记的规范性文件，由政府法制机构定期公布目录。

第二十八条政府法制机构应当对报送备案的部门规范性文件进行核查，对下级政府规范性文件进行合法性审查。

经核审发现报送备案的部门规范性文件与政府法制机构原审查意见不一致的，或下级政府制定的政府规范性文件内容不符合本规定第五条、第六条、第七条规定的，政府法制机构可以建议制定机关予以修改、撤销或者提出处理意见报本级政府决定。

制定机关应当在接到前款规定的处理意见之日起20日内，将处理情况报政府法制机构。

第二十九条违反本规定制定的规范性文件无效。政府法制机构可以提请本级人民政府撤销该文件，并在公开该文件的载体上公告。

第三十条违反本规定制定规范性文件情节严重，产生严重不良后果和负面影响的，政府法制机构可以建议有关部门依法追究其主要负责人和直接责任人的行政责任。

第三十一条制定机关的规范性文件未按本规定报送备案的，或者不执行备案审查处理意见的，由接受备案的政府法制机构通知制定机关限期改正;逾期不改正的，给予通报批评，并建议有关部门追究其主要负责人和直接责任人的行政责任。

第三十二条国家机关、社会团体、企业事业组织、公民认为规范性文件与法律、法规、规章或者上级规范性文件相抵触的，可以按照下列规定办理：（一）对于政府规范性文件可以向制定机关或者上一级政府法制机构提出书面意见;（二）对于部门规范性文件可以向制定机关或者同级人民政府法制机构提出书面意见。

制定机关或者政府法制机构应当对国家机关、社会团体、企业事业组织、公民提出异议的规范性文件进行审查，并予以答复。第五章附则

第三十三条行政机关应当经常对规范性文件进行清理，发现与法律、法规、规章和国家有关方针政策规定不一致的，应当及时修改或废止。

文件资料管理制度内容范本 篇3

为使公司安全生产文件管理制度化、规范化、科学化，使得每次安全生产检查能够有确切可以查阅的资料和记录，充分发挥各项安全记录文件在安全生产中的重要作用，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。

安全文件管理目标及内容：

1、 安全管理各项台账要有专门的存放地点，并由专门人员进行管理。

2、 要对文件的内容、份数、标题等逐一核对，如发现不符应及时向上级报告。

3、 应及时送交领导，不要挤压。

4、 应及时登记编号、分类整理并存档，做好详细记录。

5、 保存时，要保持文件的完整性。

6、 需上报的文件必须经过负责人及法人的审核、签字批准后方可上报，文件上必须详细写明文件标题、主送单位、经办人等。

7、 存档人员应及时分类整理、存档，并统计编号、编制目录等，以方便查阅。

8、 存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

9、 传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级文件带回家里阅读或随身携带到公共场所。

10、 借阅时要明确责任人借阅时间和归还时间。借阅人必须做好保密工作，不得翻印和复印，不能转借他人。

11、 对于不具备存档和存查价值的文件应填写《文件销毁清单》，经安全科长批准后，可以销毁。

文件资料管理制度内容范本 篇4

文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全、规范,内容正确。

1、收发文件管理制度

1)对外发文应由部门负责人或项目负责人审批签发,做好收发文记录,接收人签字。

2)文件包括公司外发文件、公司内发或传阅文件两部分。

3)外发文件的具体要求

公司外发文件在发放记录上注明原件存放处,办公司室统一标识发放文件编号。

4)公司内发或传阅文件的具体要求

(1)公司内发或传阅文件在收发、传阅记录上签字,注明原件存放处。

(2)建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对公司的发文,由办公室统一接收,并及时上报公司经理,由公司经理签署意见。

(3)建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目部的发文,由项目部接收,由项目负责人签署意见,项目负责人根据具体情况上报公司。

(4)项目发放施工队的文件规定:

发放施工队的文件、通知(不含技术交底),均在项目备案,同时由发放责任人保存原件和发放记录。

2、竣工资料

1)项目经理部按竣工验收条件的规定,认真整理工程竣工资料。

2)竣工资料的内容应包括:工程技术档案、工程质量保证资料、工程检验评定资料、竣工图,规定的其它应交资料。

3)竣工资料的整理应符合下列要求:

(1)工程技术档案的整理应始于工程开工,终于工程竣工,真实记录施工全过程,可按形成规律收集,采用表格方式分类组卷。

(2)工程质量保证资料的整理应按专业特点,根据工程的内在要求,进行分类组卷

(3)工程检验评定资料的整理应按单位工程、分部工程、分项工程划分顺序,进行分类组卷。

(4)竣工图的整理应区别情况按竣工验收的要求组卷。

4)交付竣工验收的施工项目必须有与竣工资料目录相符的分类组卷档案。承包人向发包人移交由分包人提供的竣工资料时,检查验证手续必须完备。

3、文件、资料保密规定

1)公司全体员工要树立爱护公司资料,保守公司秘密的观念。

2)未经公司领导同意,任何人不得私自拷备或复印资料,转借他人使用酌情给予处罚。

3)归档的公司文件未经公司经理同意不得外借;

文件资料管理制度内容范本 篇5

1.目的

建立文件与资料管理制度，规范质量体系文件的起草、修订、审核、批准、分发、保管，以及修改、撤销、替换、销毁的管理,确保文件的有效性和适宜性。

2.依据

《中华人民共和国药品管理法》及其实施条例、《药品流通监督管理办法》、《药品经营质量管理规范（国家食品药品监督管理总局令第13号）》及附录。

3．适用范围

本制度适用于公司质量体系文件的起草、修订、审核、批准、分发、保管，以及修改、撤销、替换、销毁等。

4．职责

4．1质量管理部负责组织制订质量管理体系文件，并指导、监督文件的执行；

4．2文件使用部门、人员严格按本制度进行文件的使用。

5．内容

5．1公司质量体系文件由质量管理制度、部门及岗位职责、操作规程、进货评审、内审等组成；

5．2编制质量管理文件时遵循以下原则：

5．2．1合法性原则：质量管理文件应符合国家法律、法规以及部门规章和有关政策；

5．2．2实用性原则：与企业经营规模、经营范围、经营方式相适应，与企业组织机构、人员岗位设置、设施设备、计算机系统的设置相吻合，与企业经营和质量控制的实际流程一致、实用；

5．2．3高效性原则：在合法及实用原则前提下，管理要求适当高法定标准，采用先进科学的管理办法和手段，提高工作效率，推动企业不断改进和提高；

5．2．4强制性原则：提供必要的人力、财力、物力和措施，有必要的奖惩措施和办

文件资料管理制度内容范本 篇6

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围：公司的规划、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、档案管理员的职责：

1.贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策。严格遵守《档案管理法》。

2.积极参加档案工作的对外协作活动。

3.集中统一管理公司各类档案资料，努力学习档案专业知识，不断提高档案管理水平。

4.定期检查档案，做到档案无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀，无失、泄密事件。

5.做好借阅和利用效果登记;做好检查、借阅、回收、整理归档工作;做好分类和综合工作。

6.保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

四、档案的借阅

1.因工作需要，公司员工需借阅档案时，由部门经理核批。

2.公司档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批。

3.档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

五、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

文件资料管理制度内容范本 篇7

局办公室负责我局对外行文和公文的收发处理工作，为使行文和收文处理规范化，特规定如下：

一、行文

(一)凡以我局名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等)，由承办科室拟稿，经科室负责人、分管领导初审后，送办公室核稿，经办公室核稿后送局领导签发。重要文件需由局领导审核，主管区领导签发。联合行文必须同时送有关单位领导会签，方可发出。

(二)经局领导签发的文稿交办公室统一登记、分类编号。由拟稿科室打印、校对、装订，上行文由办公室发送并催办，平行文和下行文由拟稿科室分发。

(三)行文规则参照《国家行政机关公文处理办法》(国发[xx]23号)有关规定执行，行文流程按局办公处理系统流程进行。

二、收文处理

(一)所有发至我局的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我局处理的公文)，由局办公室统一签收、登记、编号，送局领导阅示或送有关科室办理。

(二)文件按办件、阅件进行分类。办公室负责人根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送局领导批示或交有关科室阅办。需要办理的公文，经请示局领导后办理，办公室根据文件内容、领导批示予以催办。

(三)对急办件，办公室应立即将文件送交局领导批阅。领导不在时，办公室应根据文件内容及时限要求，交相关业务科室或人员办理。事后及时向局领导汇报并做好督办工作。

(四)一般公文通过局内网办理和传阅。保密文件一律由办公室专人传送。

(五)凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。

三、保密文件收发管理

(一)遵守公司统计报表管理制度，保密资料统一由本局兼职保密员收发、传递、清退和销毁，并严格把好收发关、传阅关、清退关“三关”。

(二)制发文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，送局领导审批后印发。

(三)保密文件、保密资料必须在办公室内进行传阅，未经批准不得擅自扩大传阅范围;不准擅自复印或抄录保密文件，不得将文件带出办公室;确因工作需要携带外出的，需经局领导批准，并要妥善保管。

(四)复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续。严禁将保密文件、保密资料拿到社会上营业性场所复印。

(五)借阅保密文件、保密资料须按阅读范围借用，并办理登记、签字手续。用完后，要及时归还。

(六)对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。

(七)销毁保密文件、保密资料时，必须登记造册，经主管局领导批准，送区保密局指定的地点处理，严禁将文件出卖给废品收购站。

通过建立健全的文件资料管理制度，可以提高工作效率，减少信息丢失和泄露的风险，促进组织的发展。

文件资料管理制度内容范本 篇8

一、一般

1.技术文件是我们公司的核心秘密，是我们公司持续发展和在市场上坚持强势竞争力的有力保证，公司的技术文件归公司所有。

2、为规范公司技术文件管理，明确文件编制的准确性、完整性、技术文件编制、签名、变更、保存等相关资料，确保技术文件的准确性和有效管理，特制定本制度。

3、适用范围：适用于本厂技术文件管理。

二、技术文件的编制

1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术文件和技术资料。

具体包括：

1)开发计划阶段：计划设计、质量保证概述、设计开发计划书、检查要求

2)开发设计阶段3360原理图、打印布局、产品编程手册、机械原理图、编程设备刻录文件、可编程设备源代码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计审查记录表

3)产品调试阶段3360产品调试手册、产品焊接明细表、产品调试记录、产品验证记录

4)产品维护阶段3360设计开发摘要、软件使用手册、产品使用手册

2、技术文件的技术要求和数据等必须遵守国家相关标准和规定要求。

3.技术文件由技术开发部等相关部门编制，各部门要对技术文件的准确性、合理性负责。

三、提交技术文件

1.在产品开发的整个周期内，设计师应根据技术文档规范认真完成各文档的编写工作，以确保技术文档的完整性。

2.在产品开发的每个阶段，设计师都必须及时提交设计文件并保存在公司的服务器上。每当设计文件发生重大更改时，设计师都必须重新提交文件，更新服务器上的文件，确保开发工作的可靠性。

3、设计文件的提交以starteam为准，设计师应根据提交的文件类别提交到starteam的相应目录。

4.对于提交的文件，任何人都不能故意从服务器中删除。

四、技术文件的保管

1、各相关负责人负责技术文件的审查和批准。技术文件编制必须严格执行编制、校对、审查三级把关制度。明确各级责任、权利、利益。

2、技术文档必须在标题栏的编号、名称、日期、设计、校对、审计、批准等栏中签名完备，签名不完善的技术文档不能用于存档。

3.文件签名分为纸质文件签名、电子文件签名、光盘签名。其中纸质文档签名必须用手写在纸质文档上，电子文档签名必须作为注释签署starteam，光盘签名必须作为一个整体签署光盘封面上的标签。

4、各种存档文件确认后，签名完成后才能进行存档工作。归档文件应在公司服务器上保留1套2套3360套以供审阅。把一套烤成光盘保管。

5.应在用于存储归档文件的光盘或其盒子上粘贴标签，标签上应显示光盘的大致信息(如名称、编号、签名信息等)。

6.归档文件时要填写《设计项目归档资料清单》，对归档文件进行实际完整的规范性检查，合格后才能归档。

五、技术文件贷款

1.任何职员不得个人传阅技术文件，不得非法坚持未经授权的文件。

2.如果工作需要，需要借用技术文件，请要求相关领导批准，并填写《借阅登记表》。然后，您可以获得相应的批准，从公司服务器下载该文件并进行审阅。

3.对借来的文件不能私自印刷、传阅，不能泄露借来的文件的秘密。

4.如果有特殊情况，需要将文件转交他人或携带，必须得到相关领导的批准。

5.查阅文件后，应在相关人员监督下彻底删除贷款文件，并补充整个《借阅文件记录表》。

六、追究责任

各部门要严格遵守上述规定，如果因不遵守上述规定而丢失或泄露公司技术文件，公司将根据相关秘密规定受到罚款处罚和公司内部处罚，情节严重的人将保留追究法律责任的权利。

文件资料管理制度内容范本 篇9

第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司有关规定，结合我集团的实际情况，特制订本制度。

第二条 根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。

第三条 公文的签收

1.公司所有文件(除领导或各部门订阅的办公文件外)均由办公室文秘登记签收、拆封。在签收和拆封时，办公室文秘需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

第四条 公文的编号保管

办公室文秘拆封和签收后应及时附上”文件处理传阅单”，作分类登记编号、保管。 2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。 第五条 公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送总经理(或分管副总经理)阅批后分送相关部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及多个公司或部门会办的文件，由办公室负责与各公司、各部门联系后再分转处理。

3.为加速文件运转，办公室文秘应在接到文件的当天或第二天将文件送到承办部门经理和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第六条 文件的传阅与催办

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、员工宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室文秘，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导”批示”、”拟办意见”办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4.文件阅完后，应交办公室文秘，切忌横传。

5.办公室对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档。

6.按照阅文范围，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。

第七条 发文的规定

1.单位上报下发正式文件的权力分别集中在集团办公室、集团人事、各分公司办公室，其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。如若确属工作合作关系、可发送工作联系单。 2.部门需要向上反映汇报重要工作或向下安排布置重要工作要求发文时应分别向集团办公室、各分公司办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文，方可拟定发文。

3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

第八条 发文的范围：

1.凡是以集团办公室、集团人事部、各分公司办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要，均属发文范围。

2.集团或各分公司办公室下发文件主要用于：

(1)公布单位规章制度；

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；

(3)公布单位组织机构变动或人事任免事项；

(4)公布单位重大生产、技术、管理、行政、生活福利等工作的决定；

(5)发布有关奖惩决定和通报；

(6)对上级机关呈报、请示报告、处理决定；

(7)其他有关重大事项；

3.集团各单位日常生产、技术、管理工作中，有关图纸、技术文件、效果图修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行，一般不用发文。

第九条 发文程序规定：

1.各部门需要发文，应事先向集团或各分公司办公室提出发文申请；

2.集团或各分公司办公室同意发文后，主办部门应以不违反国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

3.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。

4.文稿拟好后，拟搞人应填发文申请单，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。

5.办公室应根据公司领导指示和有关制度规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容负责)；

7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；

8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发；

10.经领导批准签发后的文稿交办公室文秘统一编号送办公室打印；

11.文件打印初稿，应由拟稿人校对，并签名；

12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由办公室文秘分发并检查发文的落实情况，向办公室主任汇报文件抵达情况。

第十条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写，办公室主任签字，并填写文件借阅单，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

第十一条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十二条 办公室主任对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第十三条 文件的归档范围：

1.凡下列文件统一分别由各公司办公室文秘负责归档：

(1)政府部门来文，包括上级对单位报告、申请的批复；

(2)集团或各分公司办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

(3)公司及部门各种会议记录；

(4)公司组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报等；

(5)有保存价值的来信来访记录及处理结果；

(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报材料等；

(7)政府领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；

(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；

(9)工作日志和公司大事记；

(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2.各部门日常工作中形成的活动资料，由各部门负责立卷归档。

第十四条 立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上年度形成的`文件材料，要求在下年度7月份以前整理完

第十五条 文件的时效性

是指文件内容在一定时间阶段是有效的，超过这个时间段，该文件上记载的信息则是无效的，只供备查使用。超过时效性且无保存价值的文件。进入文件的销毁管理程序。 第十六条 文件销毁流程

对于多余、重复、过时和无保存价值的文件（纸张），办公室应定期责成相关职能部门办理申请销毁手续，认真填写文件资料销毁申请表，对无价值文件进行销毁，并登记造册。 第十七条 文件销毁要求

经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和资料分管领导及办公室主任的共同监督下销毁。对销毁的档案，必须化为纸浆或焚毁，不准出卖和作它用。参与销毁文档的员工要在“档案销毁清册”上签字，以示负责，未经审批，任何人不得私自销毁档案材料。

文件资料管理制度内容范本 篇10

（一）目的

建立主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全记录档案，并加强对安全记录的有效管理，充分利用文件和档案信息资源，为安全生产服务,规范安全生产文件档案材料保管借阅销毁程序,特制定本规定。

（二）适用范围

本制度适用于公司的文件、档案管理。

（三）规范性引用文件

《中华人民共和国安全生产法》

《中华人民共和国档案法》

（四）职责

1、行政人事处负责公司安全文件和档案的日常管理。

2、公司各部门负责本部门的安全记录和档案的管理。

（五）管理要求

1.档案管理范围

公司对涉及主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全生产资料（包括文件和记录）定期归档，实施档案管理。

对一般的安全记录按公司的《记录控制程序》执行。

2.保管事项

公司的安全生产文件和档案的保管，要符合国家文件和档案管理要求，有文件柜存档的文件，使用文件夹档案袋存柜，分类清楚合理，便于查阅，做到防火防潮防鼠防蛀清洁通风干燥。

重要的文件档案，要按时归档，存放在公司档案室。

一般文件、记录，由各分厂、处室自行按规定保管。

保管档案的场所要做到有专人负责、配备灭火器材，标示严禁烟火标志。

档案箱、柜；钥匙专人保管。无关人员不得进入档案室。

完善安全保管措施，防止档案人为或自然的损坏。

案资料的保管和存放应科学、规范，便于查找。

3.归档时间

办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档。

按年度形成的文件，第二年上半年归档。

凡是有法律效用的文件材料，一经识别就立即归档。

凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。

4.文件和档案保存形式档案用纸张形式保管。

5.安全档案的借阅

凡本公司职工因工作需要查阅技术文件档案，技术人员登记后方可查阅，其它人员须部门负责人批准，并经档案员同意后，方可查阅；如查阅财务数据、考勤、工资等须部门分管领导批准，并经档案员同意后，方可查阅；查阅其它文件的，须部门主管批准，并经档案员同意后，方可查阅。

查阅档案需办理登记手续，原件不外借，确因工作需要，须经主管部门批准，予以复制。

公司重要的文件、技术资料、合同(协议)，未经公司领导批准同意，任何人不得查阅、借阅。

专业工具书，一律实行先归档保存，再办理借阅手续，如长期使用的，部门内部应自备一本。

外单位来公司查阅档案、资料，必须得到分管副总经理以上领导的批准同意。

每次借阅档案资料时间最长为半个月，可以续借，到期由档案室人员负责催讨，如须长期使用的部门内部则复印予以备份，并保证文件内容不得外泄。

查阅、借阅档案资料人员，要爱护公司财产，使用过程中严禁在档案、资料上划线、标号涂改、抽取等损害档案、资料的情况发生，违者严肃处理。

6.保密事项

档案管理人员要自觉遵守保密纪律，档案内容不外传。严禁任何人私自保管档案。

对公司下发的保密文件及重要会议材料各部门进行妥善保管，并进行登记管理，不得乱扔乱放

保密文件的复制必须履行审批、登记手续。要严格按照批准的份数，不得擅自多印留存。复制文件应按原文密级进行管理，复制中形成的废页应作为密件销毁。

绝密级文件、资料和密码电报不得全文抄录，确因工作必须摘抄的，须经公司领导批准，并履行登记手续。未经同意，不得擅自复印、翻印和摘抄。

报废的、过期的档案材料及档案工作中形成的不需进档的草稿纸，要进行登记，经主管领导审批，送往有关地点监督销毁，确保保密安全。

对够不上密级又不宜公开的档案，可划为“内部”。

密级和保密期限的确定和变更以及解密，必须经公司分管领导审核批准。

查阅“绝密”档案必须由总经理批准，未经批准不得复制和摘抄。

“绝密”档案必须放在保险柜中单独存放。

定期检查档案保密工作，发现问题及时处理。档案人员应严格遵守保密纪律，防止泄密事件发生，对造成泄密事件的责任者，要视情节严肃处理。

7.修改、补充事项

修改、补充科技档案，必须填写修改、补充申请单，并经分管副总经理以上领导审批后，方可修改，任何个人或部门不得擅自改动。

档案室必须对自己归档的科技档案的修改，进行监督和检查。

8.销毁

档案室对已保管期满，拟销毁档案提出存毁的初步意见，并对拟销毁档案按类别登记，由专业技术人员和档案人员共同鉴定档案，确定销毁或续存，分别送交分管副总经理以上领导进行初审。

汇总初审意见，编造档案销毁清单。销毁清单是准备销毁案卷的登记簿。同时还应该撰写一份销毁档案的书面报告。

销毁清单连同销毁档案的书面报告送交公司总经理审核批准。

销毁时要进行监销。

经鉴定批准销毁的档案，必须送指定地点销毁，不准出卖或做其它用；销毁档案时必须派专人护送到指定地点，由两人（或两人以上）监督销毁，并在销毁清单上注明”已销毁”字样和销毁日期，监销人要签名盖章，以示负责。经审查不准销毁的档案仍继续保存，并再销毁清单上详细注明。

档案销毁的具体工作由办公室承办，并将销毁清单归档。

对已到保存期限安全生产文件和档案材料，由公司生产技术处或相关部门提出申请，由公司分管领导及相关负责人审核签批，对审批同意销毁的材料，由公司生产技术处或相关部门销毁，并在销毁记录上签字。