文件管理制度（精选5篇）

【导言】此例“文件管理制度（精选5篇）”的范文资料由阿拉题库网友为您分享整理，以供您学习参考之用，希望这篇资料对您有所帮助，喜欢就复制下载支持吧！

办公室文件管理制度【第一篇】

为了更好地规范各类文件的起草、收发、报送、保管等环节，特制定本制度。

一、上级来文和外单位来文。办公室人员对上级来文和外单位来文首先要在收文登记簿上详细登记，来文单位、日期、份数、密级、字号等要登录清楚，其次填写好文件阅办卡并粘贴于原文上面，并送总经理批示，总经理批示后送有关人员传阅，总经理有批办意见的，办公室应提醒有关人员批示阅办结果，并将阅办结果送总经理阅。所有传阅人阅毕交办公室应及时将文件收回，分类别分单位存入档案袋。

二、本单位各类文件包括简报的起草均有办公室人员负责起草，部门专业文件由各部门专业人员保起草，凡以文件或纪要简报名义上报或下发的文件均由办公室填写发文卡，由签发人即总经理签发后，并详细填写发文登记簿方可复印并存档，没有总经理签发的。文件不能发出和存档。

三、上报和发往其他单位的文件应填写文件送达登记簿，由接收文件人签字后方可，否则，不能擅自将文件交予他人，而不办理签收手续。

四、报告、请示、汇报、制度、规定等均应以文件形式印发，宣传活动类一般应以简报形式印发，每周例会的纪要内容均以纪要形式印发。落实公司会议精神的情况汇报应以文件形式上报。

五、凡打印的错文件应及时销毁，以免机密外泄。

六、借阅文件超过八小时的应办理借阅手续，否则不以外借。借阅文件者只限本单位人员，重要文件的借阅均由总经理批准。

太原吉祥汇物业管理有限公司 20xx年7月22日

文件管理制度【第二篇】

规范性文件管理办法

第一条：为提高我局规范性文件的质量，确保规范性文件的合法性，保护行政管理相对人的合法权益，根据《行政许可法》的规定，结合本局实际，制定本办法。

第二条：本局依法制定，涉及管理相对人权利、义务，具有普遍约束力并可反复适用的规定、办法、细则、决定、通告等文件的起草、审查、备案、登记、公布，适用本办法。

下列文件不适用本办法：

（一）部署工作，规范本机关、本系统内部工作的文件；

（二）会议纪要。

第三条：规范性文件资料应贴合下列规定：

（一）贴合法律、法规、规章的规定；

（二）贴合职权法定原则；

（三）与WTO原则或其他规范性文件相协调，无地方保护和行业保护的规定。

第四条：规范性文件不得创设下列事项：

（一）行政许可；

（二）行政事业性收费；

（三）行政处罚；

（四）行政强制措施；

（五）限制或者处分公民、法人或者其他组织的法定权益；

（六）法律、法规、规章规定之外的义务。

第五条：法制办负责对规范性文件进行监督和管理（包括规范性文件的制定、审查、废止、备案、清理、汇编等）。

第六条：规范性文件原则上由业务工作机构指定专人负责起草。需报市政府或市人大批准的规范性文件，应由业务工作机构组织起草小组进行起草。起草小组能够吸纳有关部门的人员、有关专业人员或社会团体的代表参加。

第七条：规范性文件初稿构成后，应由负责起草的业务工作机构将以下材料提交法制办审查：

（一）规范性文件文本；

（二）制定规范性文件的说明，包括必要性、可行性和主要解决的问题；

（三）制定规范性文件的依据文本。

规范性文件资料与其他行政机关职责相关联的'，还应供给与其他行政机关协商情景的说明。

第八条：法制办应当在收到送审材料之日起7个工作日内提出审查意见。遇特殊情景，可再延长7个工作日。

第九条：法制办按照本办法第三条、第四条的规定，对规范性文件进行审查并按下列规定处理：

（一）贴合本办法第三条、第四条规定的，签署同意意见后转局办公室进行文字把关；

（二）送审材料不贴合本办法第三条、第四条规定的，将送审材料退回负责起草的业务工作机构，并书面说明理由；

（三）送审材料只存在立法技术问题的，予以修改并签署同意意见后转局办公室进行文字把关。

第十条：凡资料涉及本办法第四条规定事项之一的规范性文件，经局办公会议讨论决定或局长批准后，由法制办负责提交以下材料送市政府法制办公室，由市政府法制办公室按照有关规定进行登记审查：

（一）规范性文件文本和提请审查的公函（一式两份）；

（二）制定规范性文件的说明，包括必要性、可行性和主要解决的问题；

（三）制定规范性文件的依据文本；

（四）本部门法制工作机构的书面意见。

规范性文件资料与其他行政机关职责相关联的，还应供给与其他行政机关协商情景的说明。

第十一条：凡资料不涉及本办法第四条规定事项之一的规范性文件，由主管局领导审核经局长批准后签发，并应自发布之日起7个工作日内由法制办将下列材料送市政府法制办公室进行备案审查：

（一）规范性文件文本和提请审查的公函（一式两份）；

（二）制定规范性文件的说明，包括必要性、可行性和主要解决的问题；

（三）制定规范性文件的依据文本；

（四）本部门法制工作机构的书面意见。

负责起草规范性文件的业务工作机构应当在规范性文件发布后3日内将第一款第（一）、（二）、（三）项材料交法制办。

第十二条：规范性文件除按本办法第九条、第十条规定交市政府法制办进行登记审查和备案审查以外，还应在发布之日起3日内由负责起草的业务工作机构将规范性文件文本一式五份交法制办，由法制办统一送市政府法制办、市人大、上级质监局等部门备案。

第十三条：规范性文件应当自发布之日起30日内在本局网站上公开，亦可同时采取其他方式公开。规范性文件在本局网站的公开程序按照本局政务公开的有关规定执行。

第十四条：规范性文件应自发布之日起30日后施行。确因特殊情景，不立即施行将有碍于规范性文件正确施行的，可自发布之日起施行。

第十五条：规范性文件目录由法制办按年编印发布，规范性文件按政府每届任期汇编一本。

第十六条：对违反本办法的职责追究，按照《仪征市规范性文件制定与备案审查办法》规定处理。

第十七条：本办法由扬州市仪征质量技术监督局法制机构负责解释。

第十八条：本办法自发布之日起施行。

文件管理制度【第三篇】

第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司有关规定，结合我集团的实际情况，特制订本制度。

第二条 根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。

第三条 公文的签收

1.公司所有文件(除领导或各部门订阅的办公文件外)均由办公室文秘登记签收、拆封。在签收和拆封时，办公室文秘需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

第四条 公文的编号保管

办公室文秘拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。 2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。 第五条 公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送总经理(或分管副总经理)阅批后分送相关部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及多个公司或部门会办的文件，由办公室负责与各公司、各部门联系后再分转处理。

3.为加速文件运转，办公室文秘应在接到文件的当天或第二天将文件送到承办部门经理和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第六条 文件的传阅与催办

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、员工宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室文秘，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4.文件阅完后，应交办公室文秘，切忌横传。

5.办公室对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档。

6.按照阅文范围，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。

第七条 发文的规定

1.单位上报下发正式文件的权力分别集中在集团办公室、集团人事、各分公司办公室，其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。如若确属工作合作关系、可发送工作联系单。 2.部门需要向上反映汇报重要工作或向下安排布置重要工作要求发文时应分别向集团办公室、各分公司办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文，方可拟定发文。

3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

第八条 发文的范围：

1.凡是以集团办公室、集团人事部、各分公司办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要，均属发文范围。

2.集团或各分公司办公室下发文件主要用于：

(1)公布单位规章制度；

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；

(3)公布单位组织机构变动或人事任免事项；

(4)公布单位重大生产、技术、管理、行政、生活福利等工作的决定；

(5)发布有关奖惩决定和通报；

(6)对上级机关呈报、请示报告、处理决定；

(7)其他有关重大事项；

3.集团各单位日常生产、技术、管理工作中，有关图纸、技术文件、效果图修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行，一般不用发文。

第九条 发文程序规定：

1.各部门需要发文，应事先向集团或各分公司办公室提出发文申请；

2.集团或各分公司办公室同意发文后，主办部门应以不违反国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

3.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。

4.文稿拟好后，拟搞人应填发文申请单，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。

5.办公室应根据公司领导指示和有关制度规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容负责)；

7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；

8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发；

10.经领导批准签发后的文稿交办公室文秘统一编号送办公室打印；

11.文件打印初稿，应由拟稿人校对，并签名；

12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由办公室文秘分发并检查发文的落实情况，向办公室主任汇报文件抵达情况。

第十条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写，办公室主任签字，并填写文件借阅单，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

第十一条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十二条 办公室主任对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第十三条 文件的归档范围：

1.凡下列文件统一分别由各公司办公室文秘负责归档：

(1)政府部门来文，包括上级对单位报告、申请的批复；

(2)集团或各分公司办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

(3)公司及部门各种会议记录；

(4)公司组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报等；

(5)有保存价值的来信来访记录及处理结果；

(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报材料等；

(7)政府领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；

(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；

(9)工作日志和公司大事记；

(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2.各部门日常工作中形成的活动资料，由各部门负责立卷归档。

第十四条 立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上年度形成的`文件材料，要求在下年度7月份以前整理完

第十五条 文件的时效性

是指文件内容在一定时间阶段是有效的，超过这个时间段，该文件上记载的信息则是无效的，只供备查使用。超过时效性且无保存价值的文件。进入文件的销毁管理程序。 第十六条 文件销毁流程

对于多余、重复、过时和无保存价值的文件（纸张），办公室应定期责成相关职能部门办理申请销毁手续，认真填写文件资料销毁申请表，对无价值文件进行销毁，并登记造册。 第十七条 文件销毁要求

经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和资料分管领导及办公室主任的共同监督下销毁。对销毁的档案，必须化为纸浆或焚毁，不准出卖和作它用。参与销毁文档的员工要在“档案销毁清册”上签字，以示负责，未经审批，任何人不得私自销毁档案材料。

文件管理制度【第四篇】

1、总经办设专人负责文件的管理工作，对收到的`公文做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。一般文件收到后应在当日内或次日中午前送批，紧急文件或会议通知收到后立即拆封送阅。

2、一般通知、便函等可由总经办直接送至有关部门办理；其余文件均应交公司领导批示后，再由总经办专人按批示范围进行送阅，严禁个人、部门之间自行横传。

3、凡本公司外发的文件，应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打印、盖章、报出；要求做到一文一事，按级上报，用词及格式规范，严禁多头主送，并由总经办统一进行登记编号。

4、部门或个人借阅文件，应办理借阅手续，总经办定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年终大清退一次，清退的文件按文书档案管理有关规定分类整理，装订成册，归档。

5、严格遵守保密制度，对有密级的文件应严加管理，办理完毕后应立即退回，并核点份数，随时存档。绝密文件，仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。

6、如文件丢失或违反保密制度，发生泄密的，除及时报告组织人事部外，还须向有关领导报告，情况严重的应提交领导给予责任人必要的处理。

文件管理制度【第五篇】

一、竣工资料编制的主要措施

1、项目部主任工程师组织有关人员按国家文件规定和按公司《质量记录控制工作程序》进行竣工验收资料的收集，汇总组卷工作。

2、在进行施工前，认真学习和掌握国家有关工程竣工档案资料收集整理的规定的规范。

3、施工技术资料随施工进度及时汇集整理。

4、按施工技术文件、施工材料质量保证文件、施工管理文件、设计变更依据文件等四个方面，落实计划、编制情况登记表，明确责任人。

5、上级主管部门的有关文件，如施工证、开工证、各种报批报建所要办理的手续、文件等。

6、建设单位和施工单位签订的'工程合同。

7、设计图纸会审记录，图纸变更记录及确认签证。

8、施工组织设计方案。

二、施工过程中档案资料收集

1、做好甲方、设计单位、监理公司有关文件的收到和发放登记工作，并保留原件一套存档。

2、根据工程进度和施工情况，联系有关部门收集下列有关原资料p（原件）：

①与技术部联系，收集施工技术文件资料。

②与材料部联系，收集施工材料质量保证文件。

③与设计部联系，收集设计变更依据性文件。

3、所有资料必须符合要求，做到齐全。

4、根据建设单位需要，随时拍摄有关工程照片或录像。

三、施工过程后档案资料的收集整理

1、根据竣工资料收集整理办法，做好归档、整理工作。

2、施工中、施工后阶段穿插绘制工程竣工文件，如收集工程竣工报告、工程决算签证、编制全套竣工图，并根据建设单位需要，收集拍摄建筑物有关照片。

四、竣工资料

1、施工日志。

2、工程例会记录及工程整改意见联系单。

3、采购的工程材料的合格证、商检证及测验报告。

4、隐蔽工程验收报告。

5、自检报告。

6、竣工验收申请报告。