文件管理办法3篇

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文件管理制度1

一、体系文件的构成及分类

生产、研发

一级文件

二级文件

三级文件

四级文件

对物业管理企业而言，公司的管理体系，基本可由以下四个子系统构成:质量、环境管理体系；营销管理体系；人事行政管理体系；财务管理体系。其分别对应企业的生产、研发；营销；人事；财务'五种基本职能。

文件体系分四个层次，'管理手册'为一级文件，'程序文件'为二级文件，'工作手册'为三级文件，'企业标准'为四级文件。

二、体系文件使用指南

质量、环境管理体系文件

我司提供的质量、环境管理体系文件是将质量管理体系与环境管理体系整合后形成的。通过认证，符合iso9001《质量管理体系要求》、iso14001《环境管理体系》标准要求。

质量、环境手册:iso9001《质量管理体系要求》、iso14001《环境管理体系》是通用标准，适用于各种行业、各种组织。因行业差别，企业、组织需根据自身特点，用行业的语言来理解、描述iso9001、 iso14001标准条款的要求，从而产生了企业的《质量、环境手册》。本企业编制的《质量、环境手册》章节号和iso9001标准基本相同，通过把iso14001条款映射到iso9001结构中，将其进行整合。《质量、环境手册》是企业质量、环境体系的一级文件，通过阅读《质量、环境手册》，可对物业管理行业的服务理念、组织结构、职责职权分配、资源配备、产品（服务）实现过程、环保节能、监测分析和改进方法等有一个整体综合的理解。

程序文件:《程序文件》对物业管理活动中的重要过程、重要环境因素进行了识别，并告诉每个过程应做什么、什么时间做、什么地点做、由谁来做、为什么要做，如何做，即所谓的5w1h。程序文件是质量体系中的第二级文件。

接管入伙手册:本手册和以下手册均为质量体系中的第三级文件，基本按专业进行划分。本手册详细地描述了房屋接管过程与业主入伙过程的5w1h（比程序文件要详细得多），并提供了部分工作标准、方法、流程及验收标准索引等。

工程管理手册:包含房屋修缮、业主装修管理及设备管理三部分内容。介绍了土建、设备、精装修管理模式、制度及运作程序。

支持《工程管理手册》的文件有《房屋设备使用指南》、《房屋设备保养标准》、《红旗设备检评标准》、《计量器具检定方法》、《节能环保指南》五个企业标准（四级文件）。《房屋设备使用指南》描述主要（重要）房屋设备的`操作方法、使用规程、经济性运行措施等内容，《房屋设备保养标准》为我司企业标准，按'三级保养'详细叙述保养内容及应达到的标准。《节能环保指南》是iso14001体系的作业指导书。

清洁绿化手册:实施清洁绿化工作的管理手册。包括清洁标准、绿化标准、清洁过程控制程序、绿化过程控制程序、清洁检验标准、绿化检验标准。

安全护卫手册:由安全管理、消防管理、车辆管理三大部分构成。其中物业管理安全护卫全方位管理、消防管理中的人防管理、车辆管理中的辖区和车场管理。包括部分应急情况的处理，如消防演习、紧急集合等方面。另对护卫员的职责、纪律、权限、着装方面进行详细说明。

应急手册:识别了物业管理活动中可能出现的紧急情况、灾害、事故，并制定了预防、反应措施及解决方案。

服务手册:广义上讲，物业公司为业主及其物业而进行的全部活动均称为服务，可分为公共服务、专项服务和特约服务。本手册中的服务'是指除基础性的公共服务外的专项服务、特约服务及社区文化活动，'客户'指业主及物业使用者等。本手册是进行专项服务、特约服务、家政服务、社区文化活动及会所管理的指导性文件。

人事行政管理体系

行政管理手册:按照行政管理方法编制而成的，在公司内部管理、资源提供和保障方面作到有文可依。包括行文规则、档案管理、保密制度、印章管理、车辆管理、督办办法、公共关系、对外宣传等。

人事手册:文件规定了公司对人力资源的需求、识别、招聘、评估、培训、考核、续约、解聘方面的制度。对员工待遇、福利、档案方面的管理做出详细说明。

财务管理体系

财务管理手册:财务管理手册是在严格按照国家财务管理制度的基础上编制的适合行业、企业的手册，包括财务人员职责、财务管理、核算体制、各类费用政府标准等。

营销管理体系

市场拓展手册:是企业开拓市场的指导性文件。

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文件管理制度2

1、目的

为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

2、职责

总经理负责公司所有对外发文审批。

管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。

部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。

3、文件种类

上行文:请示，报告，计划，总结；

下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；

平行文:信函，会议纪要。

4、文件格式

发文统一使用以上文件类别之一。

秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。

收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。

正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:

标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；

正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等坚持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清晰、美观为原则；

附件。通常指随正文发出的补充说明材料:如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件:xxx"字样；如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；

落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名（前面冠以职务身分）署名:落款一般放在正文（或附件标记）的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上头加注一行"（此页无正文）"字样；落款字体与正文相同。

日期:

一般应写发文日期；

制度或会议经过的文件应写经过的日期；

重要的文件写签发的日期；

5、文号

根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。

公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；

发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

6、用印

用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；

印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。

7、文件管理

包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:

正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。

签发。签发人对签发的文件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不一样意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；

用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。

发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。

收文。文件管理人员（一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员）将所收到的文件登记在《收文登记表》内，资料包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情景、备注等。

传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

保存。文件办理完毕后，由最终处理部门人员进行保管。

归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。

8、相关文档

文号编码规则

《文件编号使用登记表》

《对外发文登记表》

《对内发文登记表》

《收文登记表》

《文件处理单》

《传阅单》

《用印登记表》

对外发文格式

对内发文格式

报告总结格式

会议纪要格式

会议记录格式

9、修订及实施

本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。

本规定修订权在公司。

本规定从二零零四年五月一日实行。

文件管理制度3

一、文件与资料识别

1、各单位、部门在制定安全生产文件时，必须按标准化要求制定符合标准的各种文件。（格式、纸张、文件程序、版面等）

2、对外来文件要进行识别与分析，在转发或修订下发时要进行标准性转换，下传的文件必须符合标准化文件要求。

3、各种资料的收集、整理要以标准资料格式进行装订收藏。

4、对资料的内容进行识别分析，不符合标准化要求的要修改完善。

二、文件与资料的管理规定

1、文件、资料都要按标准格式进行分类、保存、管理。

2、下发文件要建立“文件下发登记表”，登记表格式必须符合标准化要求，并将保存文件下发登记表存档。

3、建立文件、资料档案库，专人负责管理和保存。

4、借阅、查询各种资料、文件时，要建立借阅、查询登记表。

5、文件、资料要整理规范，保存有序，管理到位，查找便捷。

6、若文件、资料需更新、补充、增加，必须经过保管员进行操作，非工作人员不得随意进行修改。

7、妥善保护文件、资料，不得随意外借；查询文件时不得在文件上做任何标记，不得损坏。

8、文件、资料科室要做好防火、防潮、防盗工作，制定相应的`安全措施，保证文件、资料的安全。