文件管理制度[大全优质10篇

文件管理制度旨在规范文件的创建、存储、使用与销毁，确保信息安全与有效流转，提升工作效率与管理水平，是否符合实际需求？以下是阿拉网友分享的“文件管理制度[大全优质10篇”，供您学习参考，喜欢就分享给大家吧！

文件管理制度 篇1：

行政办公用品管理制度

第一章总则

第一条目的

为适应公司快速发展的需要，推进行政办公物品的规范化管理，控

制办公费用，本着节约高效的原则，特制订本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所属各部门。本制度所指办公用品为员工日常办

公所用文具（文件夹、档案袋），办公自动化所需用的耗材（含U盘、数码相机、硒鼓墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真机等）以及办公家具（含桌、椅、柜等）。

第二章办公用品的分类

第三条行政办公物品的分类

行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产、办公用品。

1、办公固定资产指使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有的实物形态，单位价值在20xx元及以上的各种办公家具及办公设备。

2、办公低值资产是指使用期限较长，在使用过程中不易损耗，单位价值在20xx元以下500元以上的各种办公家具及办公设备。

3、办公用品是指使用期限较短，价值较低，在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。

第三章行政办公物品的管理职责

第四条行政部的主要职责：行政部是行政办公物品的综合管理部门，负责对

行政办公物品支出情况进行监督、控制，其管理职责主要包括：

1、供应商选择及管理；

2、组织各部门行政物品管理程序监控；

3、年度。每月办公物品开支计划的编制、报批和执行；

4、行政办公用品的分配、调拨、维修和报废；

5、配合财务部对办公物品进行盘点，建立行政办公物品台账，负责

日常维护和修理。

第五条部门资产负责人的主要职责：认真贯彻执行公司的资产管理制度；各

部门有专人负责本部门资产的保管和资产增减、转移、维护、报废与监督记录；合理调配本部门室内的办公设备等资产；

第六条资产使用人的主要职责：应该爱护公司财产，合理使用办公设备，由

人力资源部协助负责培训员工爱护国有资产意识，正确使用办公设备。如果因使用不当，人为破坏，由使用人自行付费维修，并报送人行部门进行维修登记。

第四章行政办公物品采购

第七条办公用品采购

1、行政部每月按各部门需求编制统一采购计划、编制资金使用计划，

纳入公司的全面预算，报公司财务部列入每月全公司资金计划。

2、行政部持相关票据根据公司相关财务规定报销，费用计入各部门

的年度预算执行台账。

3、办公耗材文具的领用参照需按照规格及使用情况购买，并由行政

部主管领导批准后购进。购进消耗材料统一保管。

第八条办公类服务采购

办公类服务采购指公司各部门对外印刷品、宣传品、名片、标牌等服务类的采购。

1、行政部进行货比三家的方法进行询价后按程序选择服务供应商。

2、各部门有对外宣传品、印刷品印制需求的，经主管领导审批后在

公司行政部公布的服务供应商范围内选择。

第九条办公资产采购

1、办公资产采购计划

各部门历史需要置办办公资产时，填写《办公物品申请表》，经公司领导审批通过并签字后，提交行政部实施采购。

2、实施采购

行政部进行货比三家的办法进行询价后，连同采购申请表和询价后的采购报价单上报公司领导，经审批后方可到财务部领取支票进行购买。

3、验收

行政部汇总使用根据采购计划或申请表、购物发票、购物明细验收采

购办公资产，验收完毕后填写验收单并签字确认，行政部和使用部门各自登记办公资产台账。财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。《办公物品申请表》和购物明细复印件由行政部统一保管。

第五章办公物品的管理

第十条办公用品的配发

1、各部门指定一名专人负责本部门办公文具的领用和发放。

2、办公用品按需领用，行政部负责办理使用部门的领用手续，认真

填写文具领用登记单，并进行台账登记，写明物品名称、规格、使用人及数量等。

3、员工在公司内部调动，其使用的办公用品可以随职位转移带走。第十一条办公资产的管理

1、资产调拨

部门与部门之间转移办公设备等资产必须填写《资产调拨单》。必须严格按照审批顺序执行。审批顺序：调出部门负责人—调入部门负责人—行政部确认签字后，方可转移资产。员工之间不得私自调换自己使用的办公设备等资产。

2、资产报废

由部门负责人填写《资产报废申请单》，报行政部。行政部会同财务部门进行资产损坏鉴定后，由行政部主管领导审批，审批后方可报废。行政部和财务部门同时销账。有再使用价值的，由行政部收回统一维修、保管、再分配，资产台账做相应调整。在报废前，部门不得随意丢弃，否则该部门按照其原值赔偿，并按照公司相关规定处罚。

3、资产的`租用、出租和外借

（1）公司需要的办公资产原则上不提倡租用。如果确属需要，租用

部门必须报公司行政部审批，行政部应尽量考虑在公司内部调配，调配的确有困难而且购买不经济合算的情况下，经总经理批准方可租用，租用手续由行政部统一办理。

（2）公司长期不使用的行政办公资产可以考虑对外出租和外借。行

政部定期对所有闲置的办公资产进行清查盘点，对其中达到报废条件的按相关制度办理报废手续，对长期闲置的物品主动寻求外租，对今后没有使用价值的物品进行出售。

4、办公资产的日常维护、维修

（1）行政部是办公资产日常维护、维修的责任部门。

（2）行政部编制办公资产维修计划，并纳入预算和经营计划。根据

维修计划对各部门办公资产进行检查，按期进行维护，保证各物品正常工作。

（3）各部门的办公资产需要维修时，由部门负责人填写《办公设备

维修申请表》报送行政部。不经部门资产负责人而私自维修的，相关费用行政部不予受理。

（4）行政部接到申请单后，需对报修设备进行鉴定，进行相应的维

修、更换，一般性维修理应在三个工作日内修理完毕，其他较为复杂的修理应在七个工作日内修理完毕。维修完毕后及时登记《办公设备维修记录表》，资产使用部门负责人签字确认。

（5）若聘请外部单位进行维修，相关付款事项执行资金支付程序。

文件管理制度 篇2：

指导书文件管理制度旨在规范企业内部的文档管理工作，确保信息的准确、安全、高效流通，为企业的决策提供可靠依据。这一制度涵盖了文件的创建、审批、存储、检索、更新、废弃等全过程，同时强调了权限管理、保密性和合规性。

内容概述：

1、文件分类与编码：建立统一的文件分类标准，便于管理和检索。

2、制作与审批流程：明确文件的制作要求、审批权限和流程，确保内容的'准确性。

3、存储与备份：规定文件的存储位置、期限和备份策略，防止数据丢失。

4、使用与访问权限：设定不同层级员工的文件访问权限，保护敏感信息。

5、更新与修订：建立文件修订机制，及时反映业务变化。

6、销毁与归档：规定文件的废弃标准和归档程序，遵守法规要求。

7、培训与监督：定期进行文件管理培训，强化员工意识，并实施监督考核。

文件管理制度 篇3：

为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。

一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。

二、公文的签收

1.凡来公司公启文件(除公司领导订启的.外)均由办公室登记签收。

2. 公文的编号保管

(1)、办公室对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。

(2)、公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室进行登记编号保管，不得个人保存。

3. 公文的阅批与分转

(1)、凡正式文件均需由办公室根据文件内容和性质阅签后，由办公室分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要立即办。

(2)、一般文、函、电等，分别由办公室直接分转处理。

(3)、为加速文件运转，办公室应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天(特殊情况例外)。

4.文件的传阅与催办

(1)、传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

(2)、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件送回办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”，“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

(3)、文件阅完后，应送交办公室，切忌横传。

(4)、办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照公司有关规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

文件管理制度 篇4：

1、学校各部门对学校以上文件的收发，传递，阅办，保管，存档要有专人，做到“三勤”：勤催办，勤检查，勤回收。各部门、年组取的文件要有专人保管，并按要求定期交回。

2、收发文件有登记。收到上级文件后，由专人拆封，认真核对份数，统一编号，及时登记；向下发文时，明确份数，严格履行发文登记（签字）手续。

3、传阅文件有专夹。做到及时，准确，去向清楚；达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩大。

4、借阅文件有手续。借阅秘密文件要严格履行领导签批，本人（借阅者）签字手续，阅后及时归还。

5、缴毁文件有清单。对清缴上来的文件，按规定该存档的'存档，该上缴的上缴，该销毁的销毁，无论是存档，上交或是销毁，都必须分类列出清单备查。

6、存放文件有专柜。需要继续保存的文件，要设专柜专人分类保管，存放文件的室内要有昼夜值班人员，确保文件管理安全。

7、秘密文件不准与其它公文混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的纪律处分。

8、上级召开会议由领导带回的文件，一律交文秘人员登记，保管干部调动工作，事先要把文件交清。

文件管理制度 篇5：

1目的

运用科学有效的管理方法，规范上海分公司、各管理处对质量体系文件的控制，从而保证质量体系的有效运行。

2适用范围

适用于上海分公司、各管理处对质量体系文件的建立、使用和保存等等。

3职责

管理部质量主管负责所有质量体系文件的控制。

分公司内部使用的作业指导书由部门内部人员编制;管理处内部使用的作业指导书由相关人员编制。

管理者分代表和相关主管人员负责分公司内部使用的质量体系文件的.审核和日常督促改进工作;管理者分代表和管理处主任审核管理处内部使用的质量体系文件。

分公司经理负责分公司内部和管理处内部使用的质量体系文件的批准。

4实施程序

质量体系文件的建立

质量手册和程序文件。质量手册和程序文件由总公司质量部统一编制发放，分公司管理处不得涂改。

管理处作业指导书

管理处作业指导书由管理处各部门相关人员编写、排版、打印。

相关部门主管需要对作业指导书进行会审，分管副总经理负责复审，总经理负责审批。

质量主管对文件进行编号及排版检查，并办理《作业指导书审批单》。

a.编号方法为:

wi-sh(xxx)-xx-xxx

顺序号

文件类别号

上海分公司xxx管理处代码

作业指导书代码

文件类别号有九类，分别为:fa(物业管理方案)、zh(综合管理)、gc(房屋、设施、设备)、ag(消防、安管、车辆管理)、hj(环境管理)、kh(客户服务、

社区文化)、jy(经营、财务管理)、bm(部门工作指导)、st(食堂)。

b.排版格式见总公司《体系文件控制程序》。

对于分公司各个部门的编号划分:33-01为综合部，33-02为管理部，33-03为市场部，33-04为工程部，33-05为财务部，33-06为凯迪克大厦管理处。

物业管理方案

《物业管理方案》由各项目管理处负责编写。

管理者分代表负责《物业管理方案》的审核，总经理复审后报总公司主管领导批准。

质量主管对《物业管理方案》进行编号、排版和打印。

质量体系文件的修改

在质量体系文件的建立过程中，对审核和批准不通过的质量体系文件要进行修改或重新编写。

对投入使用的质量体系文件修改需经过审批，审批权限参照文件建立审批权限。

文件修改时，由提出人填写《体系文件修改申请单》，经原文件审批人员审批后，由质量主管将修改的内容加到正式文件中。

文件内容修改后，对修改某页要将修改状态在《文件修改状态页》中注明。

当文件修改超过5次或修改内容较多时，应换版。

质量体系文件的使用

作业指导书的编制人员负责向文件执行人员进行文件解读和培训，并对文件实施的情况进行检查，质量主管负责建立《体系文件目录》。

所有质量体系文件在使用中要保持版面清洁。

质量体系文件的发放

质量体系文件发放方式:质量体系文件发放给相关业务部门时，质量主管先将质量体系文件目录发放给各部门主管，让其自行选择本部门需使用的文件，而后质量主管将其选定的文件内容复印发放给相关部门。

质量体系文件的发放需建立相应的《受控文件发放记录表》，由领用人签名登记。

除外来文件以外，发放到各部门的质量体系文件需在文件每页的右上方(表格除外)加盖红色'受控文件章'。

质量体系文件的借阅

除公司领导外，其他人员借阅质量体系文件均需经过质量主管的批准，并填写《文件借阅登记表》。

借出和归还文件时，必须办理清点手续，由质量主管和借阅者当面核对清楚。

未经批准不得对质量体系文件进行复制。

文件如有丢失、损坏，需立即采取相应措施，并追究当事者责任。

质量体系文件的保存

管理处作业指导书保存一份原件，作业指导书的电子文档要做备份。

质量手册、程序文件及管理处作业指导书原件存放于管理部文件架内，应排列整齐，以便查找。发放到各部门的质量体系文件由各部门自行保存，不得遗失。

文件存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。

作废的质量手册、程序文件要交还总公司质量部，不得自行销毁。

分公司、各管理处的作业指导书因不适用或因其它原因作废的，可直接销毁，

但须保存一份加盖'作废'章的作废文件原件。对作废文件保存2年后可销毁，并建立《作废文件保存清单》。

5质量要求

所有质量体系文件都必须按照《体系文件控制程序》的规定进行管理。管理处的作业指导书还需按照本文件的规定进行控制。

6监督检查

总经理负责按照《体系文件控制程序》和本文件的要求对质量体系文件的控制进行监督和检查。

7改进分析

本文件的使用过程中如发现不适用的应及时修改，以保证质量体系文件控制的有效性。

8记录、标识

《作业指导书审批单》

《文件借阅登记表》

《受控文件发放记录表》

《作废文件保存清单》

《文件修改状态页》

《体系文件目录》

《体系文件修改申请单》

文件管理制度 篇6：

一、目的

为了规范安全生产文件档案的管理,确保文件档案的完整性、合理性、科学性,使其为今后工作开展提供参考资料和文献,特制定本制度。

本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。

二、职责

安全环保部负责制定本制度,并负责综合监督管理。

各部门负责本部门文件档案的管理,并负责监督检查和考核。

各部门管理人员负责本单位文件档案的收集、归档和保管。

三、内容

文件资料收集,安全生产文件档案内容如下:

国家有关安全生产法律法规、标准规范及其他要求。

上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。

公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、领导指示材料等。

安全生产工作计划、总结、报告等。

各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等。

供应商、承包商相关材料。

安全设施检测、校验报告、记录等。

安全、职业卫生评价报告。

立卷归档

文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷,保证档案的齐全、完整,能反映安全生产主要情况,以便保管和利用。

应根据文件资料的重要性,按时间永久、长期和短期等三种进行时间整理,分类归档。

各部门在每年2月底前对上年度的文件资料进行归档,统一保存。

各种文件资料按一定特征进行排列和系统化,应层次分明,编写页码,填写卷内文件资料目录。

不同价值,不同性质的.文件资料应当区别管理,单独立卷。

档案保管

档案应入柜上架,科学排列,避免暴露和捆扎堆放。

应采取防潮、防虫措施,防止档案损坏。

档案借阅

文件资料档案借阅,必须办理借阅手续,借阅档案要注意保护,不得丢失、损坏、涂改,要如期归还,到期不能归还者,要说明情况,并办理续借手续。

借阅的档案要注意保密,未经许可,不得随意公开、发表或转借他人。

归还档案时,由档案管理人员当面查点清楚,并在借阅登记本上注销。

档案销毁

对于过期并失去保存价值的文件资料,经单位领导批准,可以定期销毁,必要时做好销毁记录。

四、本制度由安全环保部制定并负责解释,自发布之日起实施。

文件管理制度 篇7：

物业管理招标文件是物业管理招标人向投标人提供的指导投标工作的规范文件。招标文件编制的好坏,直接关系到招标人和投标人双方面的利益,因此招标文件的内容既要做到详尽周到,以维护招标人的利益,又要做到合理合法,以体现招标公平、公正的原则。本章分为两部分,第一部分是对招标文件内容的剖析;第二部分是以一份详尽的招标文件样本作为编制招标文件的参考。

一、招标文件的内容

不同类型的项目其招标文件的内容也繁简各异,然而按照国际惯例,招标文件的内容大致可概括为三大部分。第一部分,投标人为投标所需了解并遵循的规定,具体包括投标邀请书、投标人须知、技术规范及要求;第二部分,(投标人)物业管理企业必须按规定填报的投标书格式,这些格式将组成附件作为招标文件的一部分;第三部分,中标的物业管理企业应签订的合同的条件(包括一般条件和特殊条件)及应办理的文件格式。

三大部分的内容具体可归纳为组成招标文件的六要素:①投标邀请书;②技术规范及要求;③投标人须知;④合同一般条件;⑤合同特殊条件;⑥附件(附表、附图、附文等)。

1.投标邀请书

投标邀请书与招标公告的目的大致相同,其目的是提供必要的信息,从而使潜在投标人获悉物业管理项目招标信息后,决定是否参加投标。其主要内容包括:业主名称、项目名称、地点、范围、技术规范及要求的简述、招标文件的售价、投标文件的投报地点、投标截止时间、开标时间、地点等。投标邀请书可以归入招标文件中,也可以单独寄发。如采用邀请招标方式招标,投标邀请书往往作为投标通知书而单独寄发给潜在投标人,因而不属于招标文件的一部分;但如果采取公开招标方式招标,往往是先发布招标公告和资格预审通告,之后发出的投标邀请书是指招标人向预审合格的潜在投标人发出的正式投标邀请,应作为招标文件的一部分。

2.技术规范及要求

这一部分主要是说明业主或开发商对物业管理项目的具体要求,包括服务所应达到的标准等。例如对于某酒店项目,招标人要求该物业的清洁卫生标准应达到五星级,这些要求就应在“技术规范及要求”部分写明。对于若干子项目的不同服务标准和要求,可以编列一张“技术规范一览表”,将其加以综合。

另外,在技术规范部分,应出具对物业情况进行详细说明的物业说明书,以及物业的设计施工图纸。物业说明书和图纸应在附件部分中作详细说明。

3.投标人须知

投标人须知的目的是为整个招标投标的过程制定规则,是招标文件的重要组成部分,其内容包括:①总则说明;②招标文件说明;③投标书的编写;④投标书的递交;⑤开标和评标;⑥授予合同。以下分别予以具体说明。

(1)总则说明

总则说明主要对招标文件的适用范围、常用名称的释义、合格的投标人和投标费用进行说明。

(2)招标文件说明

招标文件说明主要是对招标文件的构成、招标文件的澄清、招标文件的修改进行说明。

(3)投标书的编写

投标人须知中应详细列出对投标书编写的具体要求。这些要求包括:①投标所用的语言文字及计量单位;②投标文件的组成;③投标文件格式;④投标报价;⑤投标货币;⑥投标有效期;⑦投标保证金;⑧投标文件的份数及签署。如果由于采取邀请招标或议标方式招标,而没有进行投标资格预审,则在招标文件的投标人须知中还应要求投标人按预定格式和要求递交投标人资格的证明文件。招标文件对投标书编写要求的说明通常有两种,一是文字说明,应归入投标人须知部分;另一种是在招标文件中列出投标文件的一定格式,要求投标人只要按格式要求填入内容。这些格式通常包括:投标书格式、授权书格式、开标一览表、投标价格表、项目简要说明一览表及投标人资格证明书格式等。这些格式统一归入“附件”部分。

(4)投标文件的递交

投标文件的递交的内容主要是对投标文件的密封和标记、递交投标文件的截止时间、迟交的投标文件、投标文件的修改和撤销的说明。

(5)开标和评标

开标和评标是招标文件体现公平、公正、合理的招标原则的关键,包括以下内容:

①对开标规则的说明。

②组建评标委员会的要求。

③对投标文件响应性的确定。即审查投标文件是否符合招标文件的所有条款、条件和规定且没有重大偏离和保留。

④投标文件的澄清。即写明投标人在必要时有权澄清其投标文件内容。

⑤对投标文件的评估和比较(说明评估和比较时所考虑的因素)。

⑥评标原则及方法。

⑦评标过程保密。

(6)授予合同

授予合同的内容通常包括:

①定标准则。说明定标的准则,包括“业主不约束自己接受最低标价”的申明等。

②资格最终审查。即说明招标人会对最低报价的投标人进行履行合同能力的审查。

③接受和拒绝任何或所有投标的权力。

④中标通知。

⑤授予合同时变更数量的权力。即申

明招标人在授予合同时有权对招标项目的规模予以增减。

⑥合同协议书的签署。说明合同签订的时间、地点以及合同协议书的格式(详见附件)。

⑦履约保证金。

4.合同一般条款

合同的一般条款不是合同的主要内容,通常包括以下条款和内容:

(1)定义。即对合同中的关键名称进行释义。

(2)适用范围。即写明本合同的适用范围。

(3)技术规格和标准。该条款的内容一般与招标文件的第二部分“技术规范及要求”的内容相一致。

(4)合同期限。一般可参照委托管理的期限。

(5)价格。即物业管理费的计取,一般应与中标人的`投标报价表相一致。

(6)索赔。索赔条款主要说明在投标人(合同的乙方)发生违约行为时,招标人(合同的甲方)有权按照索赔条款规定提出索赔。其具体内容包括索赔的方案和索赔的程序。

(7)不可抗力。不可抗力条款是指在发生预料不到的人力无法抗拒事件的情况下,合同一方难以或者不可能履行合同时,对由此引致的法律后果所作的规定。不可抗力条款一般包括三个部分:不可抗力的内容;遭受不可抗力事件的一方向另一方提出报告和证明文件;遭受不可抗力事件一方的责任范围。

(8)履约保证金。该条款主要是规定中标人在签订合同后,为保证合同履行而须提交的履约保证金的比例,以及提供履约保证金的形式。

(9)争议的解决。该条款主要的内容是预先规定合同双方在合同履行过程中发生争议时的解决途径和方法。如在该条款中规定以仲裁作为解决争议的途径等。

(10)合同终止。该条款的主要内容是说明合同的期限和合同终止的条件(如物业管理企业违约情节严重;业主破产;物业被征用等)。

(11)合同修改。该条款应申明对于合同的未尽事项,需进行修改、补充和完善的,甲乙双方必须就所修改的内容签订书面的合同修改书,作为合同的补充协议。

(12)适用法律。即写明合同适用的法律。

(13)主导语言与计量单位。

(14)合同文件及资料的使用。条款中应写明合同文件及资料的使用范围及事宜,如对保密的规定等。

(15)合同份数。

(16)合同生效。

5.合同特殊条款

合同的特殊条款是为了适应具体项目的特殊情况和特殊要求作出的特殊规定,例如对执行合同过程中更改合同要求而发生偏离合同的情况作出某些特殊规定。此外合同特殊条款还可以是对合同一般条款未包括的某些特殊情况的补充,如关于延迟开工而赔偿的具体规定,以及有关税务的具体规定等。

在合同执行中,如果一般条款和特殊条款不一致而产生矛盾时,应以特殊条款为准。

6.附件

附件是对招标文件主体部分文字说明的补充,包括附表、附文和附图,具体有:

(1)附表

①投标书格式;

②授权书格式;

③开标一览表;

④项目简要说明一览表;

⑤投标人资格的证明文件格式;

⑥投标保函格式;

⑦协议书格式;

⑧履约保证金格式(通常为银行保函)。

(2)附文

物业说明书。

(3)附图

物业的设计和施工图纸。

二、招标文件样本

这里以物业管理公开招标为例,以一份完整的招标文件样本来说明物业管理招标文件全文的编制方法。

招 标 文 件

招标编号:____________

招标项目名称:________

年月××招标中心统一印制

招标文件目录

第一部分 投标邀请

第二部分 技术规范及要求

第三部分 投标人须知

a 总则说明

1.适用范围

2.定义

3.合格的投标方

4.投标费用

b 招标文件说明

5.招标文件的构成

6.招标文件的澄清

7.招标文件的修改

c 投标文件的编写

8.语言及计量单

位

9.投标文件的组成

10.投标文件格式

11.投标报价

12.投标货币

13.投标人资格的证明文件

14.投标有效期

15.投标保证金

16.投标文件的份数和签署

d 投标文件的递交

17.投标文件的密封和标记

18.递交投标文件的截止时间

19.迟交的投标文件

20.投标文件的修改和撤销

e 开标和评标

21.开标

22.评标委员会

23.投标文件响应性的确定

24.投标文件的澄清

25.对投标文件的评估和比较

26.评标原则及方法

27.保密

f 授予合同

28.定标准则

29.资格最终审查

30.接受和拒绝任何或所有投标的权力

31.中标通知

32.授予合同时变更数量的权力

33.合同协议书的签署

34.履约保证金

35.中标服务费

第四部分 合同一般条款

1.定义

2.适用范围

3.技术规格和标准

4.委托管理期限

5.价格

6.索赔

7.不可抗力

8.履约保证金

9.争议的解决

10.合同终止

11.合同修改

12.适用法律

13.主导语言与计量单位

14.合同份数

15.合同生效

第五部分 合同特殊条款

第六部分 附件

第一部分 投标邀请

受用户委托对________________项目的物业管理服务进行公开招标。兹邀请合格投标人以密封标书的方式前来投标。

1.招标编号:

2.招标项目的简要说明:

3.项目开工期:

4.投标地点:

5.投标截止时间:年月日(北京时间),逾期收到的或不符合规定的投标文件不接受。

6.开标时间、地点:

7.凡对本次招标提出询问,请在年月日前与 联系(技术方面的询问请以信函或传真的形式)。

地址:

邮编:

电话:

传真:

联系人:

(署名)

年 月 日

第二部分 技术规范及要求

1. 项目技术要求一览表

2.项目所在地

关于物业所在地及物业的详细情况和资料详见物业说明书和物业图纸(略)。

第三部分 投标人须知

a 总则说明

1 适用范围

本招标文件仅适用于本投标邀请中所叙述物业的物业管理服务。

2 定义

“招标方”系指第一部分所指的组织本次招标的招标机构。

“投标方”系指向招标方提交投标文件的物业管理企业。

“项目”系指物业管理企业(即投标人)按招标文件规定,须向用户提供的物业管理服务。

“用户”系指委托进行本次招标的××开发商或业主委员会。

3 合格的投标方

经过本次招标的资格预审确认为合格的投标人称为合格的投标方。投标方应遵守有关的中国法律和规章条例。

4 投标费用

无论投标过程中的做法和结果如何,投标方自行承担所有与参加投标有关的全部费用。

b

招标文件说明

5 招标文件的构成

招标文件用以阐明所需物业管理服务、招标投标程序和合同条款。招标文件由下述部分组成:

(1)投标邀请;

(2)技术规格及要求;

(3)投标人须知;

(4)合同一般条款;

(5)合同特殊条款;

(6)附件。

招标文件以中文、英文两种文字编印,两种文字具有同等效力。中、英文本如有差异时,以中文本为准。

投标人被视为熟悉上述与履行合同有关的一切情况。

6 招标文件的澄清

投标方对招标文件如有疑点,可要求澄清,应在投标截止时间前15天按投标邀请中载明的地址以书面形式(包括信函、电报或传真,下同)通知到招标人。招标人将视情况确定采用适当方式予以澄清或以书面形式予以答复,并在其认为必要时,将不标明查询来源的书面答复发给已购买招标文件的每一投标方。

7 招标文件的修改

在投标截止日期10天前,招标方可主动地或依据投标方要求澄清的问题而修改招标文件,并以书面形式通知所有购买招标文件的每一投标方,对方在收到该通知后应立即以电报或传真的形式予以确认。

为使投标方在准备投标文件时有合理的时间考虑招标文件的修改,招标方可酌情推迟投标截止时间和开标时间,并以书面形式通知已购买招标文件的每一投标方。

招标文件的修改书将构成招标文件的一部分,对投标方有约束力。

c 投标文件的编写

8 语言及计量单位

投标文件及投标方和招标方就投标交换的文件和来往信件,应以中文或英文书写。

除在招标文件的技术规格中另有规定外,计量单位应使用中华人民共和国国法定计量单位(国际单位制和国家选定的其他计量单位)。

9 投标文件的组成

投标文件包括下列部分:

(1)投标书、授权书、开标一览表以及项目简要说明一览表;

(2)投标资格证明文件;

(3)投标符合招标文件规定的证明文件及投标方认为需加以说明的其他内容;

(4)投标保证金。

投标应将投标文件装订成册,并填写“投标文件资料清单”。

10 投标文件格式

投标方应按招标文件提供的投标文件格式填写投标书、授权书、开标一览表及项目简要说明一览表(见附件1~4)。

11 投标报价

投标方应在招标文件所附的开标一览表(附件3)上写明投标项目的单价和投标总价。如果单价与总价有出入,以单价为准。投标方对每种项目只允许有一个报价,招标方不接受有任何选择的报价。

投标方按格式填写报价以供招标方评标方便,但不限制××开发商以其他方式签订合同的权力。

12 投标货币

投标书和开标一览表中的报价对国外投标方用美元或其他国际主要货币填报(若采用其他外国货币报价,为便于比较价格,招标方将按款规定折算成美元)。

以开标日中国银行公布的卖出价作为折算报价的依据。

13 投标人资格的证明文件

投标方必须提交证明其有资格进行投标和有能力履行合同的文件(格式见附件5),作为投标文件的一部分。

14 投标有效期

投标文件从开标之日起,投标有效期为90天,特殊招标项目在“技术规范及要求”部分另行规定。

要求投标方同意延长有效期,要求与答复均应为书面形式。投标方可以拒绝上述要求而其投标保证金不被没收。对于同意该要求的投标方,既不要求也不允许其修改投标文件,但将要求其相应延长投标保证金的有效期,有关退还和没收投标保证金的规定在投标有效期的延长期内继续有效。

15 投标保证金

投标保证金为投标文件的组成部分之一。

投标方向招标方提交不少于投标总报价2%的投标保证金。

投标保证金用于保护本次招标免受投标方的行为而引起的风险。

投标保证金币种应与投标报价币种相同,可以下列任何一种方式提交:

(1)由下列银行开具保函:

①中国银行总行或其分行;

或。

②中国银行在海外的往来行通过中国银行;或。

③在中华人民共和国国营业的任何其他中国或外国银行;或。

④由中国人民银行授权的其他银行。

投标保证金保函应按招标文件附件6格式提供,并在投标文件有效期过后30天内继续有效。

(2)银行本票、汇票、支票或现金(在投标有效期满前,因票据即将到期,招标方有权暂时行使票据权力)。

未按规定提交投标保证金的投标,将被视为投标无效。

未中标的投标方的投标保证金,将按款的规定予以无息退还。

中标的投标方的投标保证金,在中标方签订合同并交纳履约保证金和中标服务费后,经银行扣除手续费,予以无息退还。

发生以下情况投标保证金将被没收:

(1)开标后投标方在投标有效期内撤回投标;或。

(2)如果中标方未能做到:

①按本须知第33条规定签订合同;或。

②按本须知第34条规定提供履约保证金;或。

③按本须知第35条规定缴纳中标服务费。

16 投标文件的份数和签署

投标方应准备一份正本和四份副本,在每一份投标文件上要明确注明“正本”或“副本”字样,一旦正本和副本有差异,以正本为准。

投标文件正本和副本须打印并由经正式授权的投标方代表签字。

除投标方对错处作必要修改外,投标文件中不许有加行、涂抹或改写。若有修改须有签署投标文件的人签字。

电报、电话、传真形式的投标概不接受。

d 投标文件的递交

17 投标文件的密封和标记

投标方应将投标文件正本或副本分别用信封密封,并标明招标编号、投标项目名称及正本或副本。

为方便开标唱标,投标方应将正本的投标书、开标一览表和投标保证金保函单独密封,并在信封上标明“开标一览表”字样,然后再装入正本投标文件密封袋中。

第一密封信封上注明“于__________之前(指投标邀请中规定的开标日期及时间)不准启封”的字样。

如投标文件由专人送交,投标方应将投标文件按~款中的规定进行密封和标记后,按投标邀请注明的地址送至招标方。

如果投标文件通过邮寄递交,投标方应将投标文件用内、外两层信封密封。

(1)内层信封的封装与标记同~款规定。

(2)外层信封装入款及款所述全部内封资料,并注明招标编号、管理项目名称、招标方名称、地址。同时应写明投标方的名称、地址,以便将迟交的投标文件原封退还。

如果未按上述规定进行密封和标记,招标方对投标文件的误投或提前拆封不负责任。

18 递交投标文件的截止时间

所有投标文件不论派人送交还是通过邮寄递交,都必须在招标方在投标邀请中规定的投标截止时间之前送至招标方。

出现款因招标文件的修改推迟投标截止时间时,则按招标方修改通知规定的时间递交。

19 迟交的投标文件

招标方将拒绝在投标截止时间后收到的投标文件。

20 投标文件的修改和撤销

投标方在提交投标文件后可对其投标文件进行修改或撤销,但招标方须在投标截止时间之前收到该修改或撤销的书面通知,该通知须有经正式授权的投标方代表签字。

投标方对投标文件修改的书面材料或撤销的通知应按第16和第17条规定进行编写、密封、标注和递交,并注明“修改投标文件”或“撤销投标”字样。

投标截止时间以后不得修改投标文件。

投标方不得在开标时间起到投标文件有效期期满前撤销投标文件,否则招标方将按款的规定没收其投标保证金。

e 开标和评标

21 开标

招标方在招标通告或投标邀请规定的时间和地点公开开标。投标方派代表参加。

开标时,查验投标文件密封情况,确认无误后拆封唱标,唱正本“开标一览表”内容,以及招标方认为合适的其他内容并记录。

22 评标委员

会

招标方将根据物业管理的特点组建评标委员会,其成员由工程技术、市场、商贸、法律等方面的专家和招标机构、招标委托方的代表组成。

评标期间,希望投标方派代表参加询标。

23 投标文件响应性的确定

开标后,招标方将组织审查投标文件是否完整,是否有计算错误,要求的保证金是否已提供,文件是否恰当地签署。如果单价与总价有出入,以单价为准;若文字大写表示的数据与数字表示的有差别,则以文字大写表示的数据为准。若投标方拒绝接受上述修正,其投标将被拒绝。

在对投标文件进行详细评估之前,招标方将依据投标方提供的资格证明文件审查投标方的财务、技术和管理能力。如果确定投标方无资格履行合同,其投标将被拒绝。

招标方将确定每一投标是否对招标文件的要求作出了实质性的响应,而没有重大偏离。实质性响应的投标是指投标文件符合招标文件的所有条款、条件和规定且没有重大偏离或保留。

招标方判断投标文件的响应性仅基于投标文件本身而不靠外部证据。

招标方将拒绝被确定为非实质性响应的投标,投标方不能通过修正或撤销不符之处而使其投标成为实质性响应的投标。

招标方将允许修改投标中不构成重大偏离的微小的、非正规、不一致或不规则的地方。

24 投标文件的澄清

为了有助于对投标文件进行审查、评估和比较,招标方有权向投标方质疑,请投标方澄清其投标内容。投标方有责任按照招标方通知的时间、地点指派专人进行答疑和澄清。

重要澄清的答复应是书面的,但不得对投标内容进行实质性修改。

25 对投标文件的评估和比较

招标方及其组织的评标委员会将对实质性响应的投标文件进行评估和比较。

评估时除考虑投标价以外,还将考虑物业管理服务的质量、物业管理企业的信誉和物业管理方案的先进程度等因素。

26 评标原则及方法

对所有投标方的投标评估,都采用相同的程序和标准。

评标严格按照招标文件的要求和条件进行。

在评标时按下列程序确定最低评标价标:

(1)开标后,将对实质性响应的投标报价分别与标底价比较,并按其报价的合理程度给予打分,合理性越强则得分越高。

(2)在第一次打分的基础上,根据第25条考虑因素,对投标进行第二次打分,服务质量越高,管理方案越先进,则得分就越高。

(3)将两次打分分别与商务评审权权数和技术评审权权数加权求出总得分,最高得分者即系最低评标价标。

27 保密

有关投标文件的审查、澄清、评估和比较以及有关授予合同的意向的一切情况都不得透露给任一投标方或与上述评标工作无关的人员。

投标方不得干扰招标方的评标活动,否则将废除其投标。

f 授予合同

28 定标准则

合同将授予其投标符合招标文件要求,并能圆满地履行合同的、对买方最为有利的最低评标价标的投标方。

最低报价不是被授予合同的保证。

29 资格最终审查

招标方将审查最低评标价标的投标方的财务、技术、管理能力及信誉,确定其是否能圆满地履行合同。

如果确定该投标方无条件圆满履行合同,招标方将对下一个最低评标价标的投标方资格作出类似的审查。

30 接受和拒绝任何或所有投标的权力

招标方在授予合同之前仍有选择或拒绝任何或全部投标的权力,并对所采取的行为不作任何解释。

31 中标通知

评标结束15日内,招标方将以书面形式发出中标通知书,但发出时间不超过投标有效期。中标通知书一经发出即发生法律效力。

招标方在收到中标方提交的履约保证金后,将向落标的投标方发出落标通知书,并退还其投标保证金。

中标通知书将作为签订合同协议书的依据。

32 授予合同时变更数量的权力

招标方在授予合同时有权对“项目一览表”中规定的项目规模或工作量予以增减。

33 合同协议书的签署

中标方按中标通知书指定的时间、地点与开发商或业主委员会按指定的协议书格式签订合

同协议书(见附件7)。

招标文件、中标方的投标文件及其澄清文件,均为签订合同协议书的依据。

34 履约保证金

合同签订后30天内,中标方须根据合同条款的规定按招标文件附件8格式向甲方提交履约保证金。

35 中标服务费

中标方须向招标方按如下标准和规定交纳中标服务费:

(1)以中标通知书中确定的中标总金额作为收费的计算基数。

(2)中标服务费为中标总金额的%。

(3)中标服务费币种与中标签订合同的币种相同,或以人民币支付(按开标日中国银行公布汇率卖出价折算)。

第四部分 合同一般条款

1 定义

“合同”系指甲方和乙方(简称合同双方)已达成的协议,即由双方签订的合同格式中的文件,包括所有的附件、附录和组成合同部分的所有其他文件。

“合同价格”系指根据合同规定,在乙方全面正确地履行合同义务时应支付给乙方的款项。

“甲方”系指通过招标方式,接受合同服务的开发商或业主委员会。

“乙方”系指中标后提供合同服务的物业管理企业或单位。

2 适用范围

本合同条款仅适用于本次招标活动。

3 技术规格和标准

本合同项下所提供服务的技术规格和标准应与本招标文件技术规格规定的标准相一致。

4 委托管理期限

年。即自 年 月 日起至年月日止。

5 价格

除非合同中另有规定,乙方为其所提供物业管理服务而要求甲方支付的金额应与其投标报价一致。

6 索赔

乙方对所提供服务与合同要求不符负有责任,并且甲方已于合同规定的委托管理期内提出索赔,乙方应按甲方同意的下述一种或多种方法解决索赔事宜:

(1)乙方同意甲方取消其不符要求的服务项目,退还已经收取的该类项目的物业管理费、佣金和酬金。

(2)对于情节轻微的,经双方同意可降低该类项目的物业管理服务价格。

(3)对于情节严重,造成甲方损失金额巨大的,同意甲方终止全部委托管理合同,并赔偿甲方因此造成的损失。

如果甲方提出索赔通知后30天内乙方未能予以签复,该索赔应视为已被乙方接受。若乙方未能在甲方提出索赔通知的30天内或甲方同意的更长一些的时间内,按甲方同意的上述任何一种方式处理索赔事宜,甲方将从议付款或乙方提供的履约保证金中扣回索赔金额,同时保留进一步要求赔偿的权利。

7 不可抗力

签约双方任一方由于受诸如战争、严重火灾、洪水、台风、地震等不可抗力事故的影响而不能执行合同时,履行合同的期限应予以延长,则延长的期限应相当于事故所影响的时间。不可抗力事故系指甲乙双方在缔结合同时所不能预见的,并且它的发生及其后果是无法避免和无法克服的事故。

受阻一方应在不可抗力事故发生后尽快用电报或传真通知对方,并于事故发生后14天内将有关当局出具的证明文件用特快专递或挂号信寄给对方审阅确认。一旦不可抗力事故的影响持续120天以上,双方应通过友好协商在合理的时间内达成进一步履行合同的协议。

8 履约保证金

乙方应在合同签订后30天内,向甲方按合同货币提交合同总价10%的履约保证金,履约保证金的有效期至合同有效期满。履约保证金应由以下银行开具:

(1)中国银行,或。

(2)根据国外银行给中国银行的反保函,由中国银行开具,或。

(3)在中国境内营业的其他银行。

乙方提供的履约保证金按规定格式以银行保函的形式提供,与此有关的费用由乙方负担。

如果乙方未能按合同规定履行其义务,甲方有权从履约保证金取得补偿。

9 争议的解决

在执行合同中发生的或与本合同有关的争端,双方应通过友好协商解决,经协商在60天内不能达成协议时,应提交仲裁。

提交正式仲裁的争端属涉外的,应在北京或在中国国内其他地点内指定的国际经济仲裁委员会根据该委员会的仲裁程序或规则予以最终裁决。

合同双方均为国内法人的,其争端的仲裁应由当地工商行政管

理局根据其仲裁程序和暂行规则进行。

仲裁裁决应为最终决定,并对双方具有约束力。

除另有裁决外,仲裁费应由败诉方负担。

在仲裁期间,除正在进行仲裁部分外,合同其他部分继续执行。

10 合同终止

本合同期限为年。合同到期甲乙双方均未提出新的意向,合同自行终止。合作期内任何一方不得擅自停止协议,否则应负担所造成的一切损失。如一方因故需终止合同,必须提前三个月书面通知另一方,经双方达成一致意见后,方可终止。

出现下列情况时合同自动终止:

(1)发生不可抗力时。

(2)一方不履行合同条款,造成另一方无法执行合同协议,协商又不能求得解决。合同终止,责任方赔偿损失。

(3)物业被征用或甲方破产。

11 合同修改

对于合同的未尽事宜,需进行修改、补充和完善的,甲乙双方必须就所修改的内容签订书面的合同修改书,作为合同的补充协议。

12 适用法律

本合同应按中华人民共和国国的法律解释。

13 主导语言与计量单位

合同应以中文或英文书写。甲乙双方所有的来往信函以及与合同有关的文件均应以中文或英文书写。

除技术规格另有规定外,计量单位均使用中华人民共和国国法定计量单位。

14 合同份数

本合同正本连同附件共____页,一式三份,甲乙双方及物业管理主管部门(备案)各执一份,具有同等法律效力。

15 合同生效

除非合同中另有说明,本合同经双方签字盖章,并在甲方收到乙方的履约保证金后,即开始生效。

第五部分 合同特殊条款

具体条款(略)。

合同特殊条款是合同一般条款的补充和修改。如果两者之间有抵触,应以特殊条款为准。

第六部分 附件

附件1

投 标 书

合同名称:

致 业主:

先生们:

1.在考察了物业现场和研究了上述项目的投标人须知、合同条款、技术规格、图纸以及第 号至第 号补充通知或修改书后,我方愿以人民币 元(大写)(rmb 元)的总价或上述招标文件确定(算术上的核实与改正后)的另一金额,按招标文件的要求,承担上述项目的全部物业管理工作。

2.如果贵方接受我方投标,我方保证在接到项目开工的指令后天开工,并在招标文件规定的期限内完成合同规定的全部工作。

3.我方同意在从规定的递交标书截止之日起天内遵守本投标。在该期限满期之前,本投标对我方始终有约束力,并可随时被接受。

4.在正式合同协议制定和签署之前,本投标书连同贵方的中标通知书应成为约束贵、我双方的合同。

5.我方理解,贵方不一定接受最低报价的投标或其他任何你们可能收到的投标。

年月日

签字:

姓名:

以资格经授权并代表签署标书。

投标人地址:

证人:

签字:

姓名:

所在单位及地址:

职务:

附件2

授 权 书

根据本文件宣布,签名人(姓名)、(职务)、(公司名称)、(公司注册地点)合法授权代表上述公司,特此任命在下面签字的(姓名)、(职务)、(公司名称)为正式和合法的代理人,并授权该代理人在有关(项目名称)的投标方面,以该公司的名义代表该公司签署投标书,进行谈判,签署合同和处理一切与此有关的必要事务。

现分别在下面签字以资证明。

年月日

授权人签字:

代理人签字:

公证人签字:

公证人姓名:

公证人地址:

公证人职务:

附件5

投标人资格的证明文件

投标人概况

1. 投标人的身份证明

文件管理制度 篇8：

方中物业文件管理制度旨在规范公司内部文档的管理流程，确保信息的准确、完整和安全。这一制度不仅有助于提高工作效率，减少因文件混乱导致的误解和错误，还能促进团队间的'沟通与协作，保障公司的运营顺畅。

内容概述：

方中物业文件管理制度涵盖了以下几个关键领域：

1. 文件分类与编码：建立统一的文件分类标准和编码系统，便于快速查找和归档。

2. 文件创建与审批：规定文件的起草、审核、批准流程，确保内容的准确性和合规性。

3. 文件存储与保管：设定电子和纸质文件的存储方式、期限及保管责任人。

4. 文件使用与借阅：明确文件的使用权限，制定借阅流程，防止信息泄露。

5. 文件更新与废弃：规定文件修订、替换及废弃的标准和程序，保持信息的时效性。

6. 知识产权保护：强调对知识产权的尊重和保护，防止非法使用。

7. 应急处理：设定在突发情况下（如火灾、黑客攻击等）的文件备份和恢复策略。

文件管理制度 篇9：

1.目的

为进一步规范公司安全文件、档案管理工作，有效地保障安全生产管理工作的顺利进行。根据《中华人民共和国安全生产法》、《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合公司实际，制定本制度。

2.适用范围

适用于本公司安全文件、档案管理

本制度所称安全文件、档案是指在安全生产管理活动中直接形成的，对国家、社会及企业安全生产具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

3.管理体制与职责

公司的安全生产直接责任人负责安全生产档案工作的领导，指定一位档案管理员，负责档案日常管理工作。

安全生产档案管理员应具有安全生产及档案专业知识，集中统一管理本公司安全生产档案，对各部门、车间的安全生产档案工作进行监督与指导。

安全生产管理档案员职责

(1)凡是企业生产及业务活动中形成的有保存价值的与安全关联性文件材料都应按规定收集齐全，整理归档。

(2)建立健全安全生产档案管理责任制和规章制度。

(3)安全生产档案管理员应忠于职守，认真执行有关法律、法规和相关标准，协助各职能部门、车间对分享的“文件管理制度[大全优质10篇”，

(9)其他安全培训记录。

7)安全检查

(1)各级政府及行业主管部门监督检查所发的安全检查指令书、整改通知书等各类执法文书；

(2)企业执行各类执法文书所采取的措施及上报主管部门的报告；

(3)安全监督执法方面的其他文件、文书和记录。

(4)安全检查及整改通知书(企业自检部分)。

(5)车间(部门)、班组例行安全检查记录；

(6)各专项安全检查的计划安排、检查记录；

(7)安全生产领导小组组织季度、年度安全检查记录；

(8)各项安全检查的处理情况及整改验收记录；

(9)各项安全检查的总结汇报材料；

8)安全投入

(1)全年安全投入的计划及专项安全投入计划；

(2)安全、宣传、教育培训投入的情况记录；

(3)安全隐患整改方面的投入记录；

(4)劳动防护用品方面的投入记录；

(5)安全防护设备、设施方面的投入记录；

(6)安全评价、职业安全健康管理体系、安全文化建设的投入；

(7)其他与安全有关的投入。

9)“三同时”

(1)有关安全设施和劳动防护职业卫生方面“三同时”项目的文件、资料；

(2)“三同时”项目的设计图纸及相关资料；

(3)“三同时”项目的竣工验收报告及相关资料；

(4)其他与“三同时”项目相关的文件、资料。

10)防护装置(含职业卫生设备、下同)

(1)各类安全防护设备的.种类及型号等基本情况资料；

(2)各类安全防护设备运行维护保养情况记录；

(3)应急救援设备的种类、数量、型号及管理部门、状况记录；

(4)其他与安全防护设备相关的文件、资料和记录；

11)特种设备

(1)特种设备制造单位、合格证书、使用说明书、安装技术文件和资料；

(2)特种设备的定期检验记录；

(3)特种设备的日常使用及维护保养记录；

(4)特种设备安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维修保养记录；

(5)特种设备运行故障和事故记录。

12)安全用电

(1)变、配电室运行状况记录。

(2)临时用电申请及拆除记录；

(3)配电柜(箱)、控制柜(箱)等用电设施运行记录；

(4)变配电室平面图及供电系统图。

13)工伤保险

(1)参加工伤保险员工的名单；

(2)企业为员工缴纳保险费的凭证或单据；

(3)发生工伤的员工获得工伤保险理赔的凭证或单据；

(4)其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据。

14)职业病防治

(1)本公司内产生职业病危害的岗位情况及可能产生的职业病种类；

(2)产生职业病危害的岗位的预防措施情况；

(3)产生职业病危害的岗位定期检测检验报告；

(4)接触产生职业病危害的岗位的员工及其身体检查情况；

(5)确诊为职业病的员工情况及其身体检查、治疗记录；

(6)其他与职业病防治相关的文件、材料。

15)劳动防护用品

(1)各类劳动防护用品发放记录；

(2)员工使用和佩戴劳动防护用品的记录；

(3)其他与劳动防护用品有关的文件、材料。

16)事故调查处理

(1)事故调查收集各类证据；

(2)事故调查的相关会议记录；

(3)工伤事故调查处理报告书(表)；

(4)按“四不放过”原则对事故进行处理的文件；

(5)其他与事故相关的文件、资料。

17)消防安全

(1)消防安全管理制度及落实情况记录；

(2)消防安全管理组织机构和各级消防安全责任人的岗位职责；

(3)消防设施、器材平面布置及应急疏散平面图；

(4)火险火灾应急处置预案框图及实施细则；

(5)义务消防队人员名单及其消防装备情况；

(6)建筑物或者场所施工、使用前的消防设计审核、验收以及消防安全检查的文件、资料；

(7)消防设施、器材及防火材料的合格证明材料；

(8)消防设施、器材定期检查、测试报告以及维修保养记录；

(9)有关电气设备检测(包括防雷、防静电)等记录资料；

(10)火灾隐患及其整改情况记录；

(11)其他与消防安全相关的文件、资料和记录。

18)其他与安全生产相关的内容。

收集与移交

(1)归档材料应是企业开展安全生产标准化管理中形成的各种文件、记录、台帐、规章制度、原始资料、图片、图纸、技术资料等。

(2)归档材料应确保完整、准确、系统，反映企业安全生产标准化管理活动的真实内容和历史过程。

(3)用纸、用笔标准(不用铅笔、圆珠笔)，字迹清晰。

(4)具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。

(5)本公司及各部门在安全生产管理过程中形成的材料应随时归档，对基础建设、物料购置与处理、产品生产等活动中形成的与安全相关材料，可在项目结束后整理归档。

(6)安全生产档案管理员负责有关归档材料的审核。

(7)安全生产档案管理员应对各部门送交的各类安全生产档案认真检查。检查合格后交接双方在移交清册(一式二份)上签字，正式履行交接手续。接受电子安全生产档案时，应在相应设备、环境上检查其真实有效性，并确定其与内容相同的纸质安全生产档案的一致性，然后办理交接手续。

(8)在资产与产权变动时，本公司安全生产领导小组应负责安全生产档案处置工作的组织协调，按国家有关法规做好善后工作。其安全生产档案由接受单位或原主办单位保存。

5.档案处理

1)根据公司安全标准化管理要求，安全管理档案建档，与危化品企业安全标准化《评审标准》一致，设立以下档案类别，并根据其归档内容分别编制档案目录。

(1)法律、法规和标准

(2)机构和职责

(3)风险管理；

(4)管理制度；

(5)培训教育；

(6)生产设施及工艺安全

(7)作业安全

(8)职业健康

(9)危险化学品管理

(10)事故与应急

(11)检查与自评

2)特殊载体安全生产档案(录像带、照片、磁盘)可按载体形式、所反映问题或形成时间进行分类编目，并分别保存，注明与相关纸质档案文件的编号。

3)档案保存，设专用柜屉，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保安全生产档案安全。对破损或载体变质的安全生产档案要及时进行修补和复制。

4)安全生产档案保管期限分永久、长期(五年)、短期(一年)三种。

5)对保管到期的安全生产档案，由本公司安全生产领导小组及档案工作人员进行鉴定，对经过鉴定后已失去保存价值的安全生产档案，应写出鉴定报告并编制销毁清册，经鉴定人员签字后，报安全生产第一责任人审批。销毁安全生产档案时必须履行签字手续，由两人以上监销，销毁清册长期保存。

6)安全生产档案工作人员调动工作时，必须办理完安全生产档案移交手续后方可离岗。

6.档案利用

(1)安全生产档案的借阅、复制必须经本公司安全生产第一责任人或安全生产直接责任人的批准。

(2)在提供、利用、公布安全生产档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。

(3)应积极主动地接受安全生产监督管理部门对安全生产档案管理工作的监督指导。

文件管理制度 篇10：

体系文件管理制度的.重要性不言而喻，它：

1. 提升效率：通过标准化流程，减少错误，提高工作效率。

2. 保证质量：确保产品和服务的质量稳定，满足客户期望。

3. 风险管理：预防潜在问题，降低法律风险和声誉风险。

4. 促进沟通：明确的职责和流程有助于部门间的沟通和协作。

5. 支持审计：为外部审计提供证据，证明企业的合规性和透明度。