学校档案管理制度实用4篇

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学校档案管理制度1

关键词：新时期；高校；档案管理

中图分类号：G647 文献标识码：B 收稿日期：2015-12-30

一、高校学生档案管理的重要性及存在的问题分析

1.高校学生档案管理的重要性分析

高校学生的档案是学生基本信息的记录，在人力资源开发功能上是不可替代的。学生档案的功能比较多样，其在教育激励以及为用人单位选拔人才等方面的作用比较突出。档案资料是反映学生全貌的重要内容，学校在对学生进行管理的过程中，通过档案就能对学生的学习情况进行了解，管理水平也能得到有效提升。[1]学生的档案也能够为学生的发展提供有力凭证。

2.高校学生档案管理存在的问题分析

高校学生档案管理过程中还存在诸多问题，如学生档案信息不完善等。从现阶段的高校学生档案的管理情况来看，档案内容主要就是政治表现以及学籍和身体状况等方面内容，注重学生的学习成绩，政治色彩比较浓厚；而对学生的个性化情况的反映并不多。[2]

高校的学生档案管理模式相对比较落后，已经不能有效和实际需求相契合。高校的学生档案管理是学校管理中比较重要的内容，但是在档案管理队伍建设方面，一些高校还没有充分加以重视，管理人员自身的素质不高，专业技能不强。另外，档案基础工作的标准以及规范化内容还不够，在缺少协调机制的情况下就会在学生信息的收集以及归档方面存在诸多问题。[3]

最后，高校学生档案管理的制度方面也存在问题，缺乏规范化的制度支撑，关于学生档案的借阅、利用及转入等方面制度比较少。有的学生档案的完整度还不够，不能准确反映学生的在校情况等。

二、高校学生档案管理的有效措施探究

第一，要想加强对高校学生档案的管理，就要结合实际问题进行分析，准确把握学生档案管理的问题所在，然后采取针对性措施加以解决。从具体的措施实施层面，要增加学生档案信息内容及类别，改变以往的归档方式。要能够结合学生特点，对归档的范围实施修改，要充分重视学生在校的个性化发展，增加一些能够反映学生个性化的档案内容。例如信用档案、反映学生能力的内容和反映学生心理变化的内容等。[4]

第二，面对新的发展形势，高校的学生档案管理就要在管理模式上进行改变。随着社会的发展，社会对人才的需求也在发生变化，但以往的档案工作服务范围相对较小，而档案管理部门也只是被动提供服务。对档案信息服务以及功能等方面的认识不充分。当今档案管理工作要能充分发挥社会职能，并能够围绕高校人才的培养目标和就业来进行，以适应信息时代对新学生档案管理工作模式的构建，只有如此，才能够提升档案管理的服务水平。通过信息化建设，将档案管理工作信息化，就可大幅提高管理效率。

第三，制定完善的高校学生档案管理制度。建立健全档案管理的各项规章制度，是提升档案管理工作效率的基础。高校学生的档案从新生建档以及归档到转递等都要能够按照系统化的制度来执行，在建档过程中也有周期性或者是连续性，要保证学生档案的系统性，使得档案管理工作有制度可循。制度完善之后就要充分重视档案管理队伍的建设，管理人员要掌握档案管理法规以及制度等理论知识，在管理技能操作上也要加以强化。

总而言之，高校的学生档案管理是提升学校管理水平的重要部分，能够对学生在校情况做最为完整的记录，要能够充分保证档案信息的收集以及归档等各个环节的管理科学性。只有从多方面加强对学生档案的管理，才能有助于学生档案管理工作的完善。

参考文献：

[1]于振宽，吴 优。浅析高校学生档案管理[J].吉林广播电视大学学报，2015，（1）.

[2]张冉妮，杨松平。大数据时代高校学生档案管理的挑战与对策研究[J].兰台世界，2015，（2）.

学校档案管理制度2

理中的工作相关问题进行了浅析。

关键词 中学 档案管理 重要性 发展趋势

校内中的档案主要来源于学校的各项工作中所产生的各种文字、图片、表格等各种不同形式的记录（如；学校的常规管理、教研活动等）。其主要内容关联学校的教学、管理、教学研究、校园文化建设、校园建设等方面的各种记录与载体。相对而言，中学档案信息中所展现出来的才是一个学校真实的一面，对于学校而言是一个十分重要的信息来源。通过档案学校管理层可以对学习长期以来的各项管理已经教学等经验进行总结，对促进学校的发展有着重要的作用，通过它可以让学校在今后的工作过程中扬长避短。通过对档案的分析，可以对中学在以往的发展过程中的教育教学工作等方面的延革和演变情况有一个更加清晰的了解，从而对在这一过程学校的自身形象与价值建设的得失与成败有一个明确的认识，为学校今后的发展提供借鉴和依据。

一、学校档案管理制度

档案管理制度的稳定，有利发展学校档案是学校各项工作的真实记录．客观全面地反映了学校发展的历史全貌。强化学校管理，首要任务之一是须先强化学校档案管理的科学化、规范化和制度化建设。要制定规范的档案管理制度，建立周密的档案管理体系，制定切合本校实际的档案立卷制度、查阅制度、移交制度、保密制度、鉴定销毁制度等。实行档案工作责任制，将档案工作纳入相关处室、部门的年度工作目标．并作为对其负责人进行实绩考核的内容，使学校档案工作有章可循，有据可依。增强档案部门工作的缜密性，防止随意性，只有上下各部门之间通力合作．才会使档案工作走上正轨。

二、明确档案收集范围

提高学校档案质量．真正发挥档案作用学校档案分类不同于其它单位，具有特殊性．是各项活动的综合反映。学校各项管理活动形成的材料繁多，为了确保各项工作中形成的文件材料完整、齐全，应该明确档案的分类，以提高档案的利用效率。结合科学分类原则，整理档案可按照文书、教学、科技、实物、声像、会计、教师业务进行分档。①文书档案主要指学校行政管理方面的材料。它材料众多，范围广泛，应明确各部门的收集范围，便于统一管理。②教学档案真实、完整、系统地反映了教学活动的特点和规律，在学校教学活动过程。具有重要的利用价值。③科技档案是学校基建(图纸、说明等)教学设备、仪器和科研成果的综合档案。④实物档案包括锦旗、奖状、奖杯、纪念品。⑤声像档案包括照片、录音、录像等．是学校发展历史中最具说服力的记载。⑥会计档案包括财务报表、账本、凭证等。⑦教师业务档案，它可以用来衡量教师个人的业务水平，主要收集了个人的科研论文等奖项及各类职评材料等，一人一袋。

上述各种门类的档案经分类整理立卷后，还要进行科学编号，以固定案卷保管期限的前后位置．保持案卷之间的有机联系。

三、增强档案工作创新意识。推动学校与档案工作同步发展

档案工作的创新首先是档案工作观念的创新。档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。首先，要树立档案工作以服务为中心的大局观。学校领导和档案部门要了解大局、把握大局．选准主题，确立档案的服务宗旨，使档案与学校的发展相融合。其次，要树立档案工作的发展观。努力消除档案工作中的封闭观念，确立开放、整合、融入的新理念，激发每个人的工作活力．最大限度地发挥个人潜力，使档案工作充满竞争活力和开拓创新的新局面。充分发挥档案在档案资源建设中的主体地位，使各种档案资源合理流动、优化配置。要把档案工作融入学校各项工作中，与学校同步发展，不断提升档案工作的发展空间。其次，要树立档案工作的效益观。要运用各种先进的技术手段，把馆藏开放的档案以动态的图表形式展示出来，其效果会更形象、更直观，更易于查看。要善于捕捉本学校档案工作的新亮点、新特点，使档案的宣传由“死”变“活”，具有个性化，满足学校的各种需要。

四、加强档案管理．确保学校工作健康发展

（一）加强监督，确保档案工作良性发展

学校档案工作达标升级后，档案行政管理部门和教育管理部门要继续加强对学校档案工作的监督和指导，形成年检工作制度。每年按时对档案工作进行检查评比，确保各项管理制度得到落实。这样可以确保学校档案工作的持久性．避免学校档案工作出现滑坡现象。

（二）建立本校特色档案

每个学校都有自己的办学特色．学校档案部门要努力收集相关的档案资料．形成本校特色档案。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案中反映出来。能体现学校在具有一般学校共性基础上的与众不同的个性，即“人无我有，人有我优，人优我精”的独特本性，体现出本校的特色与优势。

（三）深入开发档案信息资源

现代社会．档案信息资源开发与利用越来越受到重视，快速、准确、精炼、系统、高层次、高质量地开发档案信息资源，深入探讨和研究档案信息资源深层次开发工作已成了档案部门和档案人员迫切的责任。学校档案内容丰富，是宝贵的信息资源，目前学校档案部门对档案信息资源的开发大都表现为“文件汇编”．宝贵的档案信息资源未得到有效开发利用。档案部门应加大开发力度，根据室藏档案资料进行二次加工、三次加工。编写出有一定深度的编研材料，为学校工作提供参考依据。

（四）加强档案工作现代化建设

档案人员要认真研究管理学理论，学习现代管理的新知识、掌握现代管理技能．特别是高新技术管理手段在档案管理工作中的具体运用．实现档案管理现代化，进一步提高档案管理工作的质量和水平。档案部门可以在校园网上开设站点，将学校简介、规章制度、师资配备、毕业生情况及学校其他一些基本情况上网，使利用者足不出户就能查阅所需信息。档案部门还可以把一些反映学校“闪光点”的照片及相关档案资料在网上，这样通过局域网及国际互联网能够让更多的人了解学校，增加学校的知名度，获得更广泛的社会支持。

（五）提高档案管理人员素质

档案人员的工作态度、工作效率、工作质量和工作成果是决定档案工作好与坏的根本原因，是实现学校档案工作现代化的关键。档案工作人员要树立终身学习的观念，不断掌握新的理论。运用现代科学管理手段，即熟练应用信息存储技术、网络档案人员不仅具有较深的专业知识、坚实的基础知识、较高的人文素质、较强的情报意识和熟练的信息技术。还应具有经济、法律、外语等学科的文化知识，收集、处理、传播信息的能力。熟练地掌握现代信息技术的能力以及管理知识的能力。

学校档案管理制度3

关键词中学；档案管理；现存问题；解决对策

1、档案管理的定义

中学学校的档案管理指的是能够直接反并记载学校的各项活动，同时以图表、文字与声像等不同的形式加以保存的方式与过程。同时还可反映中学的教育教学活动，以便备查的文件材料，也是一种信息资源或者原始记录的总称[1]。

2、中学档案管理工作内容与作用

中学档案管理工作的内容。中学档案管理工作的内容涉及多个方面：学校教学活动、日常管理、文化与校园建设、档案收集、整理、价值鉴定、档案检索、统计、编辑、保管以及信息的利用等方面内容。

处理好中学档案管理工作的作用。中学学校做好档案管理工作能够将学校各方面的信息资源进行充分整合、优化，通过合理配置资源，更好地促进学校档案工作的顺利进行。

3、中学档案管理工作存在的问题

学校领导对档案管理工作的认识不足。学校领导及部分档案管理者对中学档案管理工作的认识不足，认为档案管理工作不能直接创造经济效益，因此在日常的管理工作过程中，不重视对档案的管理。主要表现在：学校档案的管理者责任心不强，工作的主动性与紧迫感较为淡薄，进行档案管理工作时，缺少创新的精神，导致档案的管理、利用水平降低，影响了中学档案管理工作的顺利发展[2]。

中学档案管理工作制度急需完善。部分中学档案的管理工作，没有根据档案法的有关规定，制定符合本校特点的规章制度，由于缺乏完善的规章制度，部分中学普遍存在档案的管理制度与实际执行的情况不相符现象。

中学档案管理者的素质较差。中学档案管理部门中的人员频繁跳动，使得档案管理工作效率不高；部分档案人员的业务素质低，主要表现为：少数管理者对于学校档案的整理、分类、保存、年限、借阅、编辑、查询等内容归类不清；对档案的管理操作不熟练，不能很好的胜任中学档案管理工作的需要。

中学档案的编研工作失衡。少数学校的编研工作存在重文书而轻教学的现象：乐于对现有的文件进行管理，若遇到与校内的教学活动、学校文化建设、思想建设等有关的其他资料时，就不主动收集，从而影响了学校档案资料收集与管理的水平。此外，部分与教学有关的信息没有得到较好地、及时地开发，造成编研的材料与档次不高，不利于中学档案的编研工作顺利发展。

4、提高中学档案管理水平的措施

中学学校的领导需给予足够的重视。提高中学领导对档案管理工作的认识，学校的档案管理部门可利用板报、校园网等形式积极宣传档案知识，进一步普及档案管理的重要性，从而提高学生、教师以及领导者的重视意识。同时学校的领导应该以身作则，重视档案的管理工作，将其纳入日常的教学管理工作中及重要议事日程当中；将档案管理工作纳入工作目标管理责任制的考核体系，有效提高学校对档案管理工作的重视度；或者通过在校园中积极宣传《国家档案法》教育知识，增强全体教师的档案管理意识，使校领导、中层干部、普通教师以及学生均充分认识到档案管理的重要性，从而自觉维护并重视档案的管理工作。

学校应制定切合实际的档案管理制度。中学学校应当按照档案管理工作执行的情况，不断完善现有的管理体制，健全学校档案的分类、排列与检索、借阅等规章制度，确保档案管理工作的规范化。同时还应完善档案的资料收集内容，在做好纸质档案收集的同时，要注重做好电子档案的收集工作，对于档案的借阅、更新时也应按照具体的情况进行分析，保证档案归档的完整。应对更新的内容进行有效的收集与补充，整理与归档更应该严谨、科学，制定严格的管理制度，真正确保中学档案管理工作的落实。此外，健全与档案有关的阅览制度、外借制度，保密、销毁制度以及复制制度，更好地将中学的档案服务功能充分发挥出来。

中学应注重培养优秀的档案管理人才。培养优秀的人才能够促进中学档案管理工作获得更大的进步，因此，学校应该努力培养合格的人才，更好地适应档案管理工作的需要。学校应该重视培养档案管理者，并提高其管理能力。对于学校的档案管理部门而言，积极引进档案管理者，能够促使中学的档案管理工作取得更快的发展，适应学校的发展要求。

认真处理中学档案编研工作。中学档案的信息化管理工作，应该根据教学活动的计划，结合编研工作的需要、原则进行，并且以促进学生的发展作为服务的主体，进行档案的管理。此外，对中学档案的史料进行有效的选材与鉴别，在考证、补充、加工与整理过程中，应按照编研的内容，将分散的档案资料根据利用类型、内容的分类等进行有效的编制，处理好编管工作，更有助于进一步开发、利用学校的档案资源。

学校应重视对档案进行信息化管理。中学学校应该重视对档案的信息化管理工作，充分利用先进的方式有效提高档案的管理效率，提升中学档案管理者的实际操作水平，学校应该加大经费的投入力度，购置档案的管理装备，并用于实际的管理工作。建立开放式的信息化与数字化的档案管理，有效提升中学的档案服务水平，真正发挥中学档案管理的功能。中学学校应采用网络信息化的方式对学校的档案进行管理，做好查询与检索程序等工作，更好地为日常的教学活动提供较好的参考意见。建立中学档案的数据处理系统，有利于学校可以多角度地对日常的教学活动与信息等方面的数据进行收集、处理与分析；为学校的各部门提供管理的参考依据，确保中学档案管理工作能够为今后的教学活动提供依据。

此外提高档案信息化的管理水平，还应该对学校的人事档案以及重要的文件等资料进行扫描，并做好存根工作，有利于今后学校领导对各教师进行充分的了解；及时掌握教育以及档案管理的有关政策，确保做好学校的档案管理工作[4]。

利用现有资源提高档案管理的能力。档案管理者应该充分利用现有的资源与信息，提高档案管理的能力与水平，不断拓宽管理的思路、进行编写各类档案的信息与资料；进一步发挥中学档案的资源价值与优势，更好地为学校的各项活动提供服务。可利用校园网对档案资源库进行建设，积极搭建档案网络平台，更好地确保档案资源实现共享；提高学校的各项教学资源的利用率，确保档案管理能够与学校的课程改革相互适应、协调发展。

5、结束语

综上所述，做好中学档案管理工作不仅仅需要学校的领导及师生的高度重视与支持，同时学校也应加大经费的投入力度；档案管理部门还需不断完善档案管理的各项制度；管理人员更应该提高自身的综合能力与素质，认真做好各项工作，切实提高档案管理工作的质量，为教育教学工作提供更好地服务。

参考文献

学校档案管理制度4

关键词：高校教学 档案管理 探究

高校教学档案真实地记录着过去发生的事情，是联系过去，现在和未来的纽带，对于高校教学有着不可替代的作用。高校教学档案既能反映和评估教学质量及教学管理水平，又能体现体现一所学校的校风，对于促进高校教学改革、合理配置教学资源、提高教学质量等工作具有十分重要的实践意义和指导意义。因此加强高校档案管理工作十分重要。一旦高校教学档案丢失，那带来的损失是不可估量的。

1. 高校教学档案管理工作的必要性

高校教学档案具有的特点

高校教学档案有着许多特点，其中之一就是周期性。由于高校教学工作的开展大致分为学期制或学年制两种方式，这使得高校教学档案具有周期性的特点，高校教学管理一般由系部完成，因此，教学档案的归档，整理应按学期或学年构建，形成周期性的档案。周期性的档案有利于管理和查询，能够有效地减少对档案进行时的操作时间。同时，高校教学的内容比较广泛，社会科学，自然科学等都是高校教学的内容，对于不同专业的的人才高校有着不同的方案，因此也就建立了不同的档案，所以这就造就了高校教学档案专业化的特点。高校教学档案还具有内容广，形式多，服务性强的特点。

加强管理高校教学档案的意义

高校教学档案是高校教学质量评估的一项重要的途径，对于高校教学有着不可估量的促进作用，它是教学，科研，管理的重要参考资料，具有极强的保存价值，在为学校教学的正常，顺利开展提供保障的同时也为教学质量评价，教学评估，学位评估提供真实可靠的历史依据。同时高校教学档案具有不可置疑的真实性，是连接过去，现在和未来的纽带，对于高校教学质量有着十分重要的实践意义和指导意义。其次，高校教学档案是高校办学水平和学生资格审核的重要依据，许多考核方式都是通过高校教学档案，评估考核过程中各项指标最直接、最具体、最生动的标准主要是教学过程中所记录的大量数据及信息，而这些数据及信息很大程度上要靠日常的教学档案来保存的。因此，加强高校教学档案的管理具有十分重要的作用。

2. 高校教学档案管理过程中存在的问题

高校教学档案管理意识不够强烈

在对高校教学档案进行管理的时候存在许多问题，比如说高校教学档案管理意识不够强。一些高校在工作中没有形成科学的档案管理理念，没有很好地意识到高校档案管理工作是高校教学活动最基本的信息记录，是高校教学成效最直接的反映，这也就导致了在高校教学档案管理过程中出现了信息丢失的情况。由于缺乏管理意识，一些高校在教学过程中对教学日志、实习计划、教学安排、成绩管理等重要环节都漠不关心，这就使得教学管理工作落实不到位，再加上行为得不到规范，这就导致了教学管理档案乱散的现象出现，这样对高校教学档案的管理是十分不利的。

高校教学档案管理制度不够完善

一个完好的管理系统必然要有一个完善的管理制度，然而现在许多高校的教学档案管理都没有完善的制度。管理制度不够完善，这就导致了许多档案管理工作得不到很好的落实，受不到良好的监督。由于没有完善的管理制度保障，一些高校的教学档案就不能很好地发挥其权威性，逐渐地就很难对教学质量起到促进作用了。

高校教学档案管理的方法不够先进

随着现代化技术的普及，科技越来越先进，一些高校的教学档案管理工作跟不上时代的步伐，不能适应现代化信息技术发展的需要。一些高校对教学档案管理的方法滞后，导致效率低下，缺乏规范化管理。在信息资源共享上存在比较大的差距，这就导致了教学档案管理工作做的不够好。

3. 加强高校教学档案管理工作的措施

提升高校的教学档案管理意识

提升高校教学档案管理意识对于高校的教学档案管理工作有着重要的作用，若一个高校没有很好的教学档案管理意识，那么教学档案将得不到很好的保留。为了让教学档案更好更真实地体现学生的记录，必须加强高校的教学档案管理意识，落实到每个高校的每个教师上，定期对教师进行责任意识培养，塑造良好的档案管理观念，让每个教师把教学档案管理当成是一种责任，如此一来高校的教学档案管理工作将会得到很好的改善。

完善高校教学档案管理制度

一个完善的制度对与管理制度的实施起着中流砥柱的作用，要提高高校教学档案管理工作水平就要建立健全教学档案工作的各项制度和规章，通过完善的制度约束高校的行为，规范高校教学档案管理步骤，从而不断提高教学档案管理工作的效能和质量，最大化地实现档案管理工作制度化、规范化、信息化的目标。建立了完善的管理制度，就能更好地发挥教学档案服务教学、促进教学的作用。

提升高校教学档案管理技术

随着科技的发展，网络越来越普及，人们可以通过网络共享资源。为了更好地加强高校教学管理档案建设，高校教学档案管理也应该向那个方向发展，提高教学档案管理工作的信息化水平，利用网络实现信息共享。因此，高校应该致力于提高教学档案管理的电子化、网络化程度，完善网络教学档案管理信息库，这样一来，高校的教学档案管理工作既得到了提升，又简化了操作，节约了时间，又实现了资源共享。由此可见，不断提高教学档案管理工作的网络化水平和信息化水平，对加快教学档案的建设有着十分重要的作用。

总结：加强高校教学档案管理是一件意义重大的任务，对于提升教学质量有着重要的作用。同时，加强教学档案管理工作也是提高教学质量的需要。高校应该充分利用现代化技术，与时俱进，同时又必须从思想上认识到加强教学档案管理工作的重要性，如此一来，才能避免出现以上档案管理工作中出现的问题，充分使教学档案对教学建设起到巨大的作用。

参考文献：

1卢清富$新形势下如何提高高校档案管理工作水平[M]内蒙古科技与经济2009