文件的管理制度【通用15篇】

文件管理制度旨在规范文件的创建、分类、存储和销毁流程，以确保信息安全和高效利用，是否符合实际需求？以下小编整理的文件的管理制度相关内容，供大家借鉴参考，感谢支持。

文件的管理制度 篇1

物业管理招标文件是物业管理招标人向投标人提供的指导投标工作的规范文件。招标文件编制的好坏,直接关系到招标人和投标人双方面的利益,因此招标文件的内容既要做到详尽周到,以维护招标人的利益,又要做到合理合法,以体现招标公平、公正的原则。本章分为两部分,第一部分是对招标文件内容的剖析;第二部分是以一份详尽的招标文件样本作为编制招标文件的参考。

一、招标文件的内容

不同类型的项目其招标文件的内容也繁简各异,然而按照国际惯例,招标文件的内容大致可概括为三大部分。第一部分,投标人为投标所需了解并遵循的规定,具体包括投标邀请书、投标人须知、技术规范及要求;第二部分,(投标人)物业管理企业必须按规定填报的投标书格式,这些格式将组成附件作为招标文件的一部分;第三部分,中标的物业管理企业应签订的合同的条件(包括一般条件和特殊条件)及应办理的文件格式。

三大部分的内容具体可归纳为组成招标文件的六要素:①投标邀请书;②技术规范及要求;③投标人须知;④合同一般条件;⑤合同特殊条件;⑥附件(附表、附图、附文等)。

1.投标邀请书

投标邀请书与招标公告的目的大致相同,其目的是提供必要的信息,从而使潜在投标人获悉物业管理项目招标信息后,决定是否参加投标。其主要内容包括:业主名称、项目名称、地点、范围、技术规范及要求的简述、招标文件的售价、投标文件的投报地点、投标截止时间、开标时间、地点等。投标邀请书可以归入招标文件中,也可以单独寄发。如采用邀请招标方式招标,投标邀请书往往作为投标通知书而单独寄发给潜在投标人,因而不属于招标文件的一部分;但如果采取公开招标方式招标,往往是先发布招标公告和资格预审通告,之后发出的投标邀请书是指招标人向预审合格的潜在投标人发出的正式投标邀请,应作为招标文件的一部分。

2.技术规范及要求

这一部分主要是说明业主或开发商对物业管理项目的具体要求,包括服务所应达到的标准等。例如对于某酒店项目,招标人要求该物业的清洁卫生标准应达到五星级,这些要求就应在“技术规范及要求”部分写明。对于若干子项目的不同服务标准和要求,可以编列一张“技术规范一览表”,将其加以综合。

另外,在技术规范部分,应出具对物业情况进行详细说明的物业说明书,以及物业的设计施工图纸。物业说明书和图纸应在附件部分中作详细说明。

3.投标人须知

投标人须知的目的是为整个招标投标的过程制定规则,是招标文件的重要组成部分,其内容包括:①总则说明;②招标文件说明;③投标书的编写;④投标书的递交;⑤开标和评标;⑥授予合同。以下分别予以具体说明。

(1)总则说明

总则说明主要对招标文件的适用范围、常用名称的释义、合格的投标人和投标费用进行说明。

(2)招标文件说明

招标文件说明主要是对招标文件的构成、招标文件的澄清、招标文件的修改进行说明。

(3)投标书的编写

投标人须知中应详细列出对投标书编写的具体要求。这些要求包括:①投标所用的语言文字及计量单位;②投标文件的组成;③投标文件格式;④投标报价;⑤投标货币;⑥投标有效期;⑦投标保证金;⑧投标文件的份数及签署。如果由于采取邀请招标或议标方式招标,而没有进行投标资格预审,则在招标文件的投标人须知中还应要求投标人按预定格式和要求递交投标人资格的证明文件。招标文件对投标书编写要求的说明通常有两种,一是文字说明,应归入投标人须知部分;另一种是在招标文件中列出投标文件的一定格式,要求投标人只要按格式要求填入内容。这些格式通常包括:投标书格式、授权书格式、开标一览表、投标价格表、项目简要说明一览表及投标人资格证明书格式等。这些格式统一归入“附件”部分。

(4)投标文件的递交

投标文件的递交的内容主要是对投标文件的密封和标记、递交投标文件的截止时间、迟交的投标文件、投标文件的修改和撤销的说明。

(5)开标和评标

开标和评标是招标文件体现公平、公正、合理的招标原则的关键,包括以下内容:

①对开标规则的说明。

②组建评标委员会的要求。

③对投标文件响应性的确定。即审查投标文件是否符合招标文件的所有条款、条件和规定且没有重大偏离和保留。

④投标文件的澄清。即写明投标人在必要时有权澄清其投标文件内容。

⑤对投标文件的评估和比较(说明评估和比较时所考虑的因素)。

⑥评标原则及方法。

⑦评标过程保密。

(6)授予合同

授予合同的内容通常包括:

①定标准则。说明定标的准则,包括“业主不约束自己接受最低标价”的申明等。

②资格最终审查。即说明招标人会对最低报价的投标人进行履行合同能力的审查。

③接受和拒绝任何或所有投标的权力。

④中标通知。

⑤授予合同时变更数量的权力。即申

明招标人在授予合同时有权对招标项目的规模予以增减。

⑥合同协议书的签署。说明合同签订的时间、地点以及合同协议书的格式(详见附件)。

⑦履约保证金。

4.合同一般条款

合同的一般条款不是合同的主要内容,通常包括以下条款和内容:

(1)定义。即对合同中的关键名称进行释义。

(2)适用范围。即写明本合同的适用范围。

(3)技术规格和标准。该条款的内容一般与招标文件的第二部分“技术规范及要求”的'内容相一致。

(4)合同期限。一般可参照委托管理的期限。

(5)价格。即物业管理费的计取,一般应与中标人的投标报价表相一致。

(6)索赔。索赔条款主要说明在投标人(合同的乙方)发生违约行为时,招标人(合同的甲方)有权按照索赔条款规定提出索赔。其具体内容包括索赔的方案和索赔的程序。

(7)不可抗力。不可抗力条款是指在发生预料不到的人力无法抗拒事件的情况下,合同一方难以或者不可能履行合同时,对由此引致的法律后果所作的规定。不可抗力条款一般包括三个部分:不可抗力的内容;遭受不可抗力事件的一方向另一方提出报告和证明文件;遭受不可抗力事件一方的责任范围。

(8)履约保证金。该条款主要是规定中标人在签订合同后,为保证合同履行而须提交的履约保证金的比例,以及提供履约保证金的形式。

(9)争议的解决。该条款主要的内容是预先规定合同双方在合同履行过程中发生争议时的解决途径和方法。如在该条款中规定以仲裁作为解决争议的途径等。

(10)合同终止。该条款的主要内容是说明合同的期限和合同终止的条件(如物业管理企业违约情节严重;业主破产;物业被征用等)。

(11)合同修改。该条款应申明对于合同的未尽事项,需进行修改、补充和完善的,甲乙双方必须就所修改的内容签订书面的合同修改书,作为合同的补充协议。

(12)适用法律。即写明合同适用的法律。

(13)主导语言与计量单位。

(14)合同文件及资料的使用。条款中应写明合同文件及资料的使用范围及事宜,如对保密的规定等。

(15)合同份数。

(16)合同生效。

5.合同特殊条款

合同的特殊条款是为了适应具体项目的特殊情况和特殊要求作出的特殊规定,例如对执行合同过程中更改合同要求而发生偏离合同的情况作出某些特殊规定。此外合同特殊条款还可以是对合同一般条款未包括的某些特殊情况的补充,如关于延迟开工而赔偿的具体规定,以及有关税务的具体规定等。

在合同执行中,如果一般条款和特殊条款不一致而产生矛盾时,应以特殊条款为准。

6.附件

附件是对招标文件主体部分文字说明的补充,包括附表、附文和附图,具体有:

(1)附表

①投标书格式;

②授权书格式;

③开标一览表;

④项目简要说明一览表;

⑤投标人资格的证明文件格式;

⑥投标保函格式;

⑦协议书格式;

⑧履约保证金格式(通常为银行保函)。

(2)附文

物业说明书。

(3)附图

物业的设计和施工图纸。

二、招标文件样本

这里以物业管理公开招标为例,以一份完整的招标文件样本来说明物业管理招标文件全文的编制方法。

招 标 文 件

招标编号:____________

招标项目名称:________

年月××招标中心统一印制

招标文件

第一部分 投标邀请

第二部分 技术规范及要求

第三部分 投标人须知

a 总则说明

1.适用范围

2.定义

3.合格的投标方

4.投标费用

b 招标文件说明

5.招标文件的构成

6.招标文件的澄清

7.招标文件的修改

c 投标文件的编写

8.语言及计量单

位

9.投标文件的组成

10.投标文件格式

11.投标报价

12.投标货币

13.投标人资格的证明文件

14.投标有效期

15.投标保证金

16.投标文件的份数和签署

d 投标文件的递交

17.投标文件的密封和标记

18.递交投标文件的截止时间

19.迟交的投标文件

20.投标文件的修改和撤销

e 开标和评标

21.开标

22.评标委员会

23.投标文件响应性的确定

24.投标文件的澄清

25.对投标文件的评估和比较

26.评标原则及方法

27.保密

f 授予合同

28.定标准则

29.资格最终审查

30.接受和拒绝任何或所有投标的权力

31.中标通知

32.授予合同时变更数量的权力

33.合同协议书的签署

34.履约保证金

35.中标服务费

第四部分 合同一般条款

1.定义

2.适用范围

3.技术规格和标准

4.委托管理期限

5.价格

6.索赔

7.不可抗力

8.履约保证金

9.争议的解决

10.合同终止

11.合同修改

12.适用法律

13.主导语言与计量单位

14.合同份数

15.合同生效

第五部分 合同特殊条款

第六部分 附件

第一部分 投标邀请

受用户委托对________________项目的物业管理服务进行公开招标。兹邀请合格投标人以密封标书的方式前来投标。

1.招标编号:

2.招标项目的简要说明:

3.项目开工期:

4.投标地点:

5.投标截止时间:年月日(北京时间),逾期收到的或不符合规定的投标文件不接受。

6.开标时间、地点:

7.凡对本次招标提出询问,请在年月日前与 联系(技术方面的询问请以信函或传真的形式)。

地址:

邮编:

电话:

传真:

联系人:

(署名)

年 月 日

第二部分 技术规范及要求

1. 项目技术要求一览表

2.项目所在地

关于物业所在地及物业的详细情况和资料详见物业说明书和物业图纸(略)。

第三部分 投标人须知

a 总则说明

1 适用范围

本招标文件仅适用于本投标邀请中所叙述物业的物业管理服务。

2 定义

“招标方”系指第一部分所指的组织本次招标的招标机构。

“投标方”系指向招标方提交投标文件的物业管理企业。

“项目”系指物业管理企业(即投标人)按招标文件规定,须向用户提供的物业管理服务。

“用户”系指委托进行本次招标的××开发商或业主委员会。

3 合格的投标方

经过本次招标的资格预审确认为合格的投标人称为合格的投标方。投标方应遵守有关的中国法律和规章条例。

4 投标费用

无论投标过程中的做法和结果如何,投标方自行承担所有与参加投标有关的全部费用。

b

招标文件说明

5 招标文件的构成

招标文件用以阐明所需物业管理服务、招标投标程序和合同条款。招标文件由下述部分组成:

(1)投标邀请;

(2)技术规格及要求;

(3)投标人须知;

(4)合同一般条款;

(5)合同特殊条款;

(6)附件。

招标文件以中文、英文两种文字编印,两种文字具有同等效力。中、英文本如有差异时,以中文本为准。

投标人被视为熟悉上述与履行合同有关的一切情况。

6 招标文件的澄清

投标方对招标文件如有疑点,可要求澄清,应在投标截止时间前15天按投标邀请中载明的地址以书面形式(包括信函、电报或传真,下同)通知到招标人。招标人将视情况确定采用适当方式予以澄清或以书面形式予以答复,并在其认为必要时,将不标明查询来源的书面答复发给已购买招标文件的每一投标方。

7 招标文件的修改

在投标截止日期10天前,招标方可主动地或依据投标方要求澄清的问题而修改招标文件,并以书面形式通知所有购买招标文件的每一投标方,对方在收到该通知后应立即以电报或传真的形式予以确认。

为使投标方在准备投标文件时有合理的时间考虑招标文件的修改,招标方可酌情推迟投标截止时间和开标时间,并以书面形式通知已购买招标文件的每一投标方。

招标文件的修改书将构成招标文件的一部分,对投标方有约束力。

c 投标文件的编写

8 语言及计量单位

投标文件及投标方和招标方就投标交换的文件和来往信件,应以中文或英文书写。

除在招标文件的技术规格中另有规定外,计量单位应使用中华人民共和国国法定计量单位(国际单位制和国家选定的其他计量单位)。

9 投标文件的组成

投标文件包括下列部分:

(1)投标书、授权书、开标一览表以及项目简要说明一览表;

(2)投标资格证明文件;

(3)投标符合招标文件规定的证明文件及投标方认为需加以说明的其他内容;

(4)投标保证金。

投标应将投标文件装订成册,并填写“投标文件资料清单”。

10 投标文件格式

投标方应按招标文件提供的投标文件格式填写投标书、授权书、开标一览表及项目简要说明一览表(见附件1~4)。

11 投标报价

投标方应在招标文件所附的开标一览表(附件3)上写明投标项目的单价和投标总价。如果单价与总价有出入,以单价为准。投标方对每种项目只允许有一个报价,招标方不接受有任何选择的报价。

投标方按格式填写报价以供招标方评标方便,但不限制××开发商以其他方式签订合同的权力。

12 投标货币

投标书和开标一览表中的报价对国外投标方用美元或其他国际主要货币填报(若采用其他外国货币报价,为便于比较价格,招标方将按款规定折算成美元)。

以开标日中国银行公布的卖出价作为折算报价的依据。

13 投标人资格的证明文件

投标方必须提交证明其有资格进行投标和有能力履行合同的文件(格式见附件5),作为投标文件的一部分。

14 投标有效期

投标文件从开标之日起,投标有效期为90天,特殊招标项目在“技术规范及要求”部分另行规定。

要求投标方同意延长有效期,要求与答复均应为书面形式。投标方可以拒绝上述要求而其投标保证金不被没收。对于同意该要求的投标方,既不要求也不允许其修改投标文件,但将要求其相应延长投标保证金的有效期,有关退还和没收投标保证金的规定在投标有效期的延长期内继续有效。

15 投标保证金

投标保证金为投标文件的组成部分之一。

投标方向招标方提交不少于投标总报价2%的投标保证金。

投标保证金用于保护本次招标免受投标方的行为而引起的风险。

投标保证金币种应与投标报价币种相同,可以下列任何一种方式提交:

(1)由下列银行开具保函:

①中国银行总行或其分行;

或。

②中国银行在海外的往来行通过中国银行;或。

③在中华人民共和国国营业的任何其他中国或外国银行;或。

④由中国人民银行授权的其他银行。

投标保证金保函应按招标文件附件6格式提供,并在投标文件有效期过后30天内继续有效。

(2)银行本票、汇票、支票或现金(在投标有效期满前,因票据即将到期,招标方有权暂时行使票据权力)。

未按规定提交投标保证金的投标,将被视为投标无效。

未中标的投标方的投标保证金,将按款的规定予以无息退还。

中标的投标方的投标保证金,在中标方签订合同并交纳履约保证金和中标服务费后,经银行扣除手续费,予以无息退还。

发生以下情况投标保证金将被没收:

(1)开标后投标方在投标有效期内撤回投标;或。

(2)如果中标方未能做到:

①按本须知第33条规定签订合同;或。

②按本须知第34条规定提供履约保证金;或。

③按本须知第35条规定缴纳中标服务费。

16 投标文件的份数和签署

投标方应准备一份正本和四份副本,在每一份投标文件上要明确注明“正本”或“副本”字样,一旦正本和副本有差异,以正本为准。

投标文件正本和副本须打印并由经正式授权的投标方代表签字。

除投标方对错处作必要修改外,投标文件中不许有加行、涂抹或改写。若有修改须有签署投标文件的人签字。

电报、电话、传真形式的投标概不接受。

d 投标文件的递交

17 投标文件的密封和标记

投标方应将投标文件正本或副本分别用信封密封,并标明招标编号、投标项目名称及正本或副本。

为方便开标唱标,投标方应将正本的投标书、开标一览表和投标保证金保函单独密封,并在信封上标明“开标一览表”字样,然后再装入正本投标文件密封袋中。

第一密封信封上注明“于__________之前(指投标邀请中规定的开标日期及时间)不准启封”的字样。

如投标文件由专人送交,投标方应将投标文件按~款中的规定进行密封和标记后,按投标邀请注明的地址送至招标方。

如果投标文件通过邮寄递交,投标方应将投标文件用内、外两层信封密封。

(1)内层信封的封装与标记同~款规定。

(2)外层信封装入款及款所述全部内封资料,并注明招标编号、管理项目名称、招标方名称、地址。同时应写明投标方的名称、地址,以便将迟交的投标文件原封退还。

如果未按上述规定进行密封和标记,招标方对投标文件的误投或提前拆封不负责任。

18 递交投标文件的截止时间

所有投标文件不论派人送交还是通过邮寄递交,都必须在招标方在投标邀请中规定的投标截止时间之前送至招标方。

出现款因招标文件的修改推迟投标截止时间时,则按招标方修改通知规定的时间递交。

19 迟交的投标文件

招标方将拒绝在投标截止时间后收到的投标文件。

20 投标文件的修改和撤销

投标方在提交投标文件后可对其投标文件进行修改或撤销,但招标方须在投标截止时间之前收到该修改或撤销的书面通知,该通知须有经正式授权的投标方代表签字。

投标方对投标文件修改的书面材料或撤销的通知应按第16和第17条规定进行编写、密封、标注和递交,并注明“修改投标文件”或“撤销投标”字样。

投标截止时间以后不得修改投标文件。

投标方不得在开标时间起到投标文件有效期期满前撤销投标文件,否则招标方将按款的规定没收其投标保证金。

e 开标和评标

21 开标

招标方在招标通告或投标邀请规定的时间和地点公开开标。投标方派代表参加。

开标时,查验投标文件密封情况,确认无误后拆封唱标,唱正本“开标一览表”内容,以及招标方认为合适的其他内容并记录。

22 评标委员

会

招标方将根据物业管理的特点组建评标委员会,其成员由工程技术、市场、商贸、法律等方面的专家和招标机构、招标委托方的代表组成。

评标期间,希望投标方派代表参加询标。

23 投标文件响应性的确定

开标后,招标方将组织审查投标文件是否完整,是否有计算错误,要求的保证金是否已提供,文件是否恰当地签署。如果单价与总价有出入,以单价为准;若文字大写表示的数据与数字表示的有差别,则以文字大写表示的数据为准。若投标方拒绝接受上述修正,其投标将被拒绝。

在对投标文件进行详细评估之前,招标方将依据投标方提供的资格证明文件审查投标方的财务、技术和管理能力。如果确定投标方无资格履行合同,其投标将被拒绝。

招标方将确定每一投标是否对招标文件的要求作出了实质性的响应,而没有重大偏离。实质性响应的投标是指投标文件符合招标文件的所有条款、条件和规定且没有重大偏离或保留。

招标方判断投标文件的响应性仅基于投标文件本身而不靠外部证据。

招标方将拒绝被确定为非实质性响应的投标,投标方不能通过修正或撤销不符之处而使其投标成为实质性响应的投标。

招标方将允许修改投标中不构成重大偏离的微小的、非正规、不一致或不规则的地方。

24 投标文件的澄清

为了有助于对投标文件进行审查、评估和比较,招标方有权向投标方质疑,请投标方澄清其投标内容。投标方有责任按照招标方通知的时间、地点指派专人进行答疑和澄清。

重要澄清的答复应是书面的,但不得对投标内容进行实质性修改。

25 对投标文件的评估和比较

招标方及其组织的评标委员会将对实质性响应的投标文件进行评估和比较。

评估时除考虑投标价以外,还将考虑物业管理服务的质量、物业管理企业的信誉和物业管理方案的先进程度等因素。

26 评标原则及方法

对所有投标方的投标评估,都采用相同的程序和标准。

评标严格按照招标文件的要求和条件进行。

在评标时按下列程序确定最低评标价标:

(1)开标后,将对实质性响应的投标报价分别与标底价比较,并按其报价的合理程度给予打分,合理性越强则得分越高。

(2)在第一次打分的基础上,根据第25条考虑因素,对投标进行第二次打分,服务质量越高,管理方案越先进,则得分就越高。

(3)将两次打分分别与商务评审权权数和技术评审权权数加权求出总得分,最高得分者即系最低评标价标。

27 保密

有关投标文件的审查、澄清、评估和比较以及有关授予合同的意向的一切情况都不得透露给任一投标方或与上述评标工作无关的人员。

投标方不得干扰招标方的评标活动,否则将废除其投标。

f 授予合同

28 定标准则

合同将授予其投标符合招标文件要求,并能圆满地履行合同的、对买方最为有利的最低评标价标的投标方。

最低报价不是被授予合同的保证。

29 资格最终审查

招标方将审查最低评标价标的投标方的财务、技术、管理能力及信誉,确定其是否能圆满地履行合同。

如果确定该投标方无条件圆满履行合同,招标方将对下一个最低评标价标的投标方资格作出类似的审查。

30 接受和拒绝任何或所有投标的权力

招标方在授予合同之前仍有选择或拒绝任何或全部投标的权力,并对所采取的行为不作任何解释。

31 中标通知

评标结束15日内,招标方将以书面形式发出中标通知书,但发出时间不超过投标有效期。中标通知书一经发出即发生法律效力。

招标方在收到中标方提交的履约保证金后,将向落标的投标方发出落标通知书,并退还其投标保证金。

中标通知书将作为签订合同协议书的依据。

32 授予合同时变更数量的权力

招标方在授予合同时有权对“项目一览表”中规定的项目规模或工作量予以增减。

33 合同协议书的签署

中标方按中标通知书指定的时间、地点与开发商或业主委员会按指定的协议书格式签订合

同协议书(见附件7)。

招标文件、中标方的投标文件及其澄清文件,均为签订合同协议书的依据。

34 履约保证金

合同签订后30天内,中标方须根据合同条款的规定按招标文件附件8格式向甲方提交履约保证金。

35 中标服务费

中标方须向招标方按如下标准和规定交纳中标服务费:

(1)以中标通知书中确定的中标总金额作为收费的计算基数。

(2)中标服务费为中标总金额的%。

(3)中标服务费币种与中标签订合同的币种相同,或以人民币支付(按开标日中国银行公布汇率卖出价折算)。

第四部分 合同一般条款

1 定义

“合同”系指甲方和乙方(简称合同双方)已达成的协议,即由双方签订的合同格式中的文件,包括所有的附件、附录和组成合同部分的所有其他文件。

“合同价格”系指根据合同规定,在乙方全面正确地履行合同义务时应支付给乙方的款项。

“甲方”系指通过招标方式,接受合同服务的开发商或业主委员会。

“乙方”系指中标后提供合同服务的物业管理企业或单位。

2 适用范围

本合同条款仅适用于本次招标活动。

3 技术规格和标准

本合同项下所提供服务的技术规格和标准应与本招标文件技术规格规定的标准相一致。

4 委托管理期限

年。即自 年 月 日起至年月日止。

5 价格

除非合同中另有规定,乙方为其所提供物业管理服务而要求甲方支付的金额应与其投标报价一致。

6 索赔

乙方对所提供服务与合同要求不符负有责任,并且甲方已于合同规定的委托管理期内提出索赔,乙方应按甲方同意的下述一种或多种方法解决索赔事宜:

(1)乙方同意甲方取消其不符要求的服务项目,退还已经收取的该类项目的物业管理费、佣金和酬金。

(2)对于情节轻微的,经双方同意可降低该类项目的物业管理服务价格。

(3)对于情节严重,造成甲方损失金额巨大的,同意甲方终止全部委托管理合同,并赔偿甲方因此造成的损失。

如果甲方提出索赔通知后30天内乙方未能予以签复,该索赔应视为已被乙方接受。若乙方未能在甲方提出索赔通知的30天内或甲方同意的更长一些的时间内,按甲方同意的上述任何一种方式处理索赔事宜,甲方将从议付款或乙方提供的履约保证金中扣回索赔金额,同时保留进一步要求赔偿的权利。

7 不可抗力

签约双方任一方由于受诸如战争、严重火灾、洪水、台风、地震等不可抗力事故的影响而不能执行合同时,履行合同的期限应予以延长,则延长的期限应相当于事故所影响的时间。不可抗力事故系指甲乙双方在缔结合同时所不能预见的,并且它的发生及其后果是无法避免和无法克服的事故。

受阻一方应在不可抗力事故发生后尽快用电报或传真通知对方,并于事故发生后14天内将有关当局出具的证明文件用特快专递或挂号信寄给对方审阅确认。一旦不可抗力事故的影响持续120天以上,双方应通过友好协商在合理的时间内达成进一步履行合同的协议。

8 履约保证金

乙方应在合同签订后30天内,向甲方按合同货币提交合同总价10%的履约保证金,履约保证金的有效期至合同有效期满。履约保证金应由以下银行开具:

(1)中国银行,或。

(2)根据国外银行给中国银行的反保函,由中国银行开具,或。

(3)在中国境内营业的其他银行。

乙方提供的履约保证金按规定格式以银行保函的形式提供,与此有关的费用由乙方负担。

如果乙方未能按合同规定履行其义务,甲方有权从履约保证金取得补偿。

9 争议的解决

在执行合同中发生的或与本合同有关的争端,双方应通过友好协商解决,经协商在60天内不能达成协议时,应提交仲裁。

提交正式仲裁的争端属涉外的,应在北京或在中国国内其他地点内指定的国际经济仲裁委员会根据该委员会的仲裁程序或规则予以最终裁决。

合同双方均为国内法人的,其争端的仲裁应由当地工商行政管

理局根据其仲裁程序和暂行规则进行。

仲裁裁决应为最终决定,并对双方具有约束力。

除另有裁决外,仲裁费应由败诉方负担。

在仲裁期间,除正在进行仲裁部分外,合同其他部分继续执行。

10 合同终止

本合同期限为年。合同到期甲乙双方均未提出新的意向,合同自行终止。合作期内任何一方不得擅自停止协议,否则应负担所造成的一切损失。如一方因故需终止合同,必须提前三个月书面通知另一方,经双方达成一致意见后,方可终止。

出现下列情况时合同自动终止:

(1)发生不可抗力时。

(2)一方不履行合同条款,造成另一方无法执行合同协议,协商又不能求得解决。合同终止,责任方赔偿损失。

(3)物业被征用或甲方破产。

11 合同修改

对于合同的未尽事宜,需进行修改、补充和完善的,甲乙双方必须就所修改的内容签订书面的合同修改书,作为合同的补充协议。

12 适用法律

本合同应按中华人民共和国国的法律解释。

13 主导语言与计量单位

合同应以中文或英文书写。甲乙双方所有的来往信函以及与合同有关的文件均应以中文或英文书写。

除技术规格另有规定外,计量单位均使用中华人民共和国国法定计量单位。

14 合同份数

本合同正本连同附件共____页,一式三份,甲乙双方及物业管理主管部门(备案)各执一份,具有同等法律效力。

15 合同生效

除非合同中另有说明,本合同经双方签字盖章,并在甲方收到乙方的履约保证金后,即开始生效。

第五部分 合同特殊条款

具体条款(略)。

合同特殊条款是合同一般条款的补充和修改。如果两者之间有抵触,应以特殊条款为准。

第六部分 附件

附件1

投 标 书

合同名称:

致 业主:

先生们:

1.在考察了物业现场和研究了上述项目的投标人须知、合同条款、技术规格、图纸以及第 号至第 号补充通知或修改书后,我方愿以人民币 元(大写)(rmb 元)的总价或上述招标文件确定(算术上的核实与改正后)的另一金额,按招标文件的要求,承担上述项目的全部物业管理工作。

2.如果贵方接受我方投标,我方保证在接到项目开工的指令后天开工,并在招标文件规定的期限内完成合同规定的全部工作。

3.我方同意在从规定的递交标书截止之日起天内遵守本投标。在该期限满期之前,本投标对我方始终有约束力,并可随时被接受。

4.在正式合同协议制定和签署之前,本投标书连同贵方的中标通知书应成为约束贵、我双方的合同。

5.我方理解,贵方不一定接受最低报价的投标或其他任何你们可能收到的投标。

年月日

签字:

姓名:

以资格经授权并代表签署标书。

投标人地址:

证人:

签字:

姓名:

所在单位及地址:

职务:

附件2

授 权 书

根据本文件宣布,签名人(姓名)、(职务)、(公司名称)、(公司注册地点)合法授权代表上述公司,特此任命在下面签字的(姓名)、(职务)、(公司名称)为正式和合法的代理人,并授权该代理人在有关(项目名称)的投标方面,以该公司的名义代表该公司签署投标书,进行谈判,签署合同和处理一切与此有关的必要事务。

现分别在下面签字以资证明。

年月日

授权人签字:

代理人签字:

公证人签字:

公证人姓名:

公证人地址:

公证人职务:

附件5

投标人资格的证明文件

投标人概况

1. 投标人的身份证明

文件的管理制度 篇2

外来文件管理制度旨在规范企业对外来信息资源的接收、处理、存储和销毁流程，确保信息安全，提高工作效率，并防止潜在风险。

内容概述：

1. 文件分类与标识：明确外来文件的类别，如合同、报告、邮件、函件等，并设定统一的标识系统。

2. 接收与登记：规定接收外来文件的渠道和程序，确保文件的完整性和有效性，同时进行详细记录。

3. 审核与审批：设立审核机制，对涉及企业利益的重要文件进行专业审查和高级管理层审批。

4. 存储与管理：制定文件存储的'物理和电子空间标准，确保文件的安全性和可访问性。

5. 使用与分享：规定文件的使用权限，控制敏感信息的传播范围，鼓励合理的信息共享。

6. 更新与修订：对外来文件进行定期更新和修订，保持信息的时效性。

7. 销毁与归档：设定文件的保存期限，过期文件应按照规定程序安全销毁，重要文件则归档长期保存。

8. 培训与监督：定期培训员工，提升其对外来文件管理的意识和能力，同时实施有效的监督机制。

文件的管理制度 篇3

机要文件管理制度是企业管理的核心组成部分，旨在确保企业敏感信息的安全与有效利用。它涵盖了文件的分类、存储、访问、传输、销毁等多个环节，旨在规范员工的行为，防止信息泄露，同时提高信息处理的效率。

内容概述：

1. 文件分类与标识：明确各类文件的重要性，如机密、秘密、内部使用等，并设立相应的标识系统。

2. 存储管理：规定物理存储和电子存储的.场所，设定访问权限，确保安全。

3. 访问控制：确定谁可以查看、复制、修改或删除文件，以及访问的审批流程。

4. 文件传输：规定安全的传输方式，如加密邮件、专用网络等，防止信息在传递过程中被截取。

5. 使用记录：建立详细的文件使用日志，以便追踪和审计。

6. 文件更新与版本控制：规定文件修订、更新的流程，保证信息的准确性和时效性。

7. 销毁程序：制定文件的废弃和销毁标准，防止过期或不再需要的文件被不当利用。

文件的管理制度 篇4

一、总则及范围

为了保持已有工艺技术文件的完整性,使之完全能指导生产,以保证质量和生产正常进行,避免混乱,特制定本标准。 本标准适用于技术文件管理。

二、管理业务与分工

1、技术部负责人:负责本制度的制定及有关技术文件各项管理业务的审批及有关事项的确定。

2、档案保管员:负责技术文件的保管、收发及按本制度进行技术文件的管理工作。

三、管理内容与要求

1、技术文件的种类

①法律法规及标准性文件

a.相关的法律法规

b.国家规定的产品标准及有关管理标准 c.相关的质量标准

②作业类文件

a.图纸及各类工艺规程、工艺卡片、作业指导书; b.工序质量表及质量控制点一览表 c.产品使用说明书

d.公司内所有设备使用说明书

e.设备使用说明书;

f.各种明细表。

③管理类文件

公司日常制定的有关技术要求的通知、计划及规定等。

2、文件登记

①技术部必须建立【技术文件管理台账】,掌握本厂全部技术文件的情况。其台账至少包括:编号、名称、数量、文件编制时间、发布时间、发放部门及销毁情况。

②文件接收后,档案保管员应及时对文件进行分类编号并作记录,每月或者每季度将记录复印件送技术部,技术部根据记录及时掌握本厂技术文件动态。

3、文件的归档及保管

技术文件的保管由档案保管员按档案管理标准进行保管,厂内发行的技术文件,除按档案管理的要求进行管理外,尚须对储备待发的文件进行登记保管。

4、技术文件的复制与分发

技术文件的复制打印由技术部提出打印数字,但必须保证分布完毕后有一定储备。技术文件发送时,要备好【技术文件发放/领用表】进行文件名称、编号、日期等内容的登记,接收人员应在登记表上签收。

5、技术文件的借用

①质量管理类文件的借用应填写《文件借阅记录登记表》, ②作业类文件的`借阅应开具借条并由技术部领导批准,方可借阅。

6、技术文件的修改与审批

①当某专业的工程技术人员或使用单位的有关人员提出对不合理或者已经落后的技术文件时,由技术部该专业的工程师(或专业的业务负责人)分析确定是否需要修改。

②技术文件确定修改后,由技术部该专业工程师(或专业的业务负责人)填写【设计更改单】。

【设计更改单】应包括下列内容:

a.技术文件名称、编号、或图纸名称、图号; b.更改理由;

c.会审意见、会审签名;

d.设计、工艺负责人签名;

e.修改内容和修改要求(以图纸和文档形式表现)。 ③技术文件的审查与批准

一般性的内容更改只须将填好的【设计更改单】交技术部负责人进行审查和签字批准即可。重大内容的更改与涉及安全、质量、投资等影响面较大的内容更改有技术部召集有关人员参加审

定,会议通过审定后,由技术部负责人签字后交公司批准。 ④档案管理员接到【设计更改单】后,应立即着手工作,更改时,必须把已发出和保存、储备的技术文件一次全部修改完毕以保证技术文件的统一性(图纸更改后的发放除执行发放规定外,应同时将旧图纸收回并登记)。

⑤技术文件的管理应以纸质和电子版形式存档(在登记时应作出标记)。

7、技术文件的回收与销毁

技术部应及时掌握相关国家标准动态,及时更新,过期的应进行回收销毁。当新的技术文件进行分发时,分发人同时应将相应的旧文件进行回收,整理后由技术部决定对其进行归档或销毁。技术文件管理制度4

维修技术资料、工艺文件管理制度之相关制度和职责 1、技术负责人负责收集汽车维修的法律、法规和国家标准、行业标准以及相关技术标准，具备所承修车型相关维修技术标准和工艺文件，确保文件完整并及时更新，以上资料交由资料管理员保管。

2、资料管理员对所有资料进行分类编号，定期对资料进行盘点并做好记录，发现问题及时向领导汇报。

3、借用资料时，资料管理员应认真、完整地填写资料借用登

记表。

4、借用人对资料必须爱护，保证资料的完好、整洁。对于使用中出现的损坏现象，应主动向管理员说明，并酌情赔偿。 5、如资料遗失，将追究借用人责任，限期购回此书或及时复印此书，资料管理员对借用人进行遗失登记，当再次出现遗失情况，限制其使用权，并上报领导。

6、为保证资料内容清晰完整，翻阅资料时双手一定要洁净，凡出现资料破损，粘上油腻、不清洁将追究借用人责任，限制其使用权。技术文件管理制度5

文件及技术档案管理工作,是工程施工的延续,但常常因项目经理部的解散、人员调动等原因而滞后,为了使本项目在该方面的管理工作上一个新台阶,同时为以后的工作提供依据,体现'重生产同样重技术档案管理'的方针,实现生产和内业双丰收,特制定文件、技术档案管理制度。

(1)文件及技术档案管理的任务、意义 ①文件及技术档案管理的任务是

按照一定的原则和要求,系统地收集记述工程建设全过程中具有保存价值的用于指导施工的技术文件材料,并按归档制度加以分类整理,以便完工验收后,完整地移交给有关技术档案管理部门。

②文件及技术档案管理的意义是

可以保证技术文件的完整性、正确性和及时性,组织有序的交流,及时满足施工生产的需要,出了问题,有据可查,从而起到稳定正常生产的作用。

(2)文件及技术档案管理制度

①文件管理制度

施工过程中发生的往来文件,项目经理部应设专职人员,按照is09001:20__ 的要求进行专门管理,并形成硬性规定,并由此建立文件管理制度。

②技术档案管理制度

施工过程中产生的技术资料,项目经理部应设专职人员,按照is09001:20__ 的要求进行专门管理,并形成制度贯彻落实。 (3)文件及技术档案管理的方法

①文件管理方法

a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。

b、整理及编目:是在文件全面收集基础上,对来文或发文进行科学地分类和有秩序地排列。分类应根据文件的行文类别区分。同时按文件的收发时间编制,该受控的要建立受控文件清单并加盖受控章。

②技术档案管理办法

a、收集:由项目经理部工程管理部统一管理。

b、整理及编目:是在技术档案材料全面收集基础上,对技术档案材料进行科学地分类和有秩序地排列。分类按技术档案本身的自然形成规律进行。工程技术档案分类,原则上按工程项目划分,使同一项工程的技术档案都集中在一起,以便能够反映该项目工程的全貌。而每一类别下,又可按专业分为若干类。编目方针为能够揭示技术档案的内容和他们之间联系,便于检查。 (4)交工验收及资料整理

①建立技术资料复核制,来源于施工过程中的资料,必须现场填写且有人复核,决不允许一人一填到底,更不容许事后补填,且资料能够反映工程实际。

②交工验收资料的整理,要从工程施工一开始就着手抓,先化整为零,再化零为整。同时做到资料、图纸和计量支付三者的统一。 ③加强交工验收及资料整理的管理工作,彻底根治此方面滞后的弊病。

(5)竣工资料整理、竣工图绘制

①在交工资料的基础上,进一步完善成竣工资料,摒弃持久战。 ②每一分项工程完成后,要随即把施工中变更的部分用铅笔描绘在原施工图纸上,并注明变更的依据及日期等。

③把竣工资料的整理及竣工图绘制与项目经理的业绩挂钩,

作为奖罚的依据之一。技术文件管理制度6

技术文件是指公司的产品设计图纸,各种技术标准、技术档案和技术资料。

一、技术文件是公司进行生产和各项管理工作共同的技术依据,必须加强管理,切实做好各种技术文件的登记、保管、复制、收发、注销、归档和保密工作。

保证技术文件的完整,准确清晰、统一等。

二、技术文件的制订,按各有关管理细则及有关技术标准及资料执行。

并严格执行逐级会审,会签制度。

三、技术文件的修改必须按级、按各职能部门的业务分管范围执行。

四、技术文件修改前,负责修改部门要提出修改理由及具体内容,交有关领导审批。

五、修改后的技术文件必须重新履行会审、会签及批准手续,填发更改通知书。

六、公司的技术文件均由技术资料室管理,技术部门负责领导。

七、各有关单位应有兼职的技术资料管理员,负责此项工作。

八、技术文件任何部门、个人不得擅自复制,因工作需要必须复制时,经主管领导批准,办理一定的手续后方可复印。

九、公司的技术文件均由技术资料室管理,技术部门负责领导。

十、各有关单位应有兼职的技术资料管理员,负责此项工作。

十一、技术文件任何部门、个人不得擅自复制,因工作需要必须复制时,经主管领导批准,办理手续后方可复印。

文件的管理制度 篇5

总承包文件资料管理包括技术资料、质量保证资料、质量检测资料及项目管理资料的管理。其中技术资料、质量保证资料、质量检测资料由项目总工负责,是保证整个工程保质、按期顺利完成的依据,也是工程竣工验收的必备资料。其中管理资料由项目经理负责,它是整个施工过程中施工管理的依据,施工成果的证据。其所涉及的各种制度、影响施工的各种因素,与业主、监理各分包之间联系函都是关系整个工程极其重要的文件。

1主要内容:

1)图纸(接收/下发);

2)业主指令、施工方的复函、图纸会审记录(土建、机电、装饰接收/下发);

3)工程变更;

4)重大技术方案的确认;

5)工程洽谈纪要;

6)会议纪要;

7)监理批准的方案审批表。

2施工技术资料的归类

1)材质证明;

2)材料试验报告;

3)施工记录;

4)预检、隐蔽检查记录;

5)基础、主体结构验收;

6)施工组织设计;

7)技术交底;

8)质量评定;

9)竣工验收资料。

3总承包和专业分包按照分级管理的原则进行文件和资料的管理。总承包下设资料室,专职负责文件、资料的收发、整理、管理及归档工作。

4各分包单位必须设专职资料员,专门负责资料的搜集、整理、报送、存档工作。按照合肥市对文件技术资料存档的要求及时整理归档。

5各分包单位必须按总承包规定的.程序接收和报送文件、资料,否则,由此造成的一切后果,总承包均不负责。接收和报送程序规定如下:

1)业主及监理下发的各类文件由总承包资料员进行登记留底后须经项目经理或执行经理审阅后下发各有关单位。

2)业主及监理直接交给各专业分包的各类文件、资料,各专业分包在收到文件、资料之后的4小时内必须到总承包资料室登记。

3)各专业分包单位报送业主或监理的各类文件如变更、报告、洽商、申请、签证单等均需要由总承包专业工程师签字并经项目经理审阅后,由总承包资料员登记存档方可报送,否则总承包对此类文件不予承认。

6业主、监理、设计院下发的函件,经总承包审阅后以工程通知单或总承包指令的形式转发给各分包单位;分包单位必须根据通知及函件具体要求处理各项事务。

7总承包对分包单位的管理要求。对上报资料的意见、会议通知、会议记要等,将以工程通知单形式下达给各分包,分包必须根据其要求及时处理,将处理结果及时向总承包汇报。

8分包上报文件资料,必须一式四份,总承包将依据实际需要转报业主、监理审阅及存档。

9分包对工程情况、图纸问题、进度、安全、质量等相关事宜,可以以'工作报告'形式上报总承包,总承包对该报告的意见将通知单或总承包指令的形式下发分包。

10分包单位需上报的资料包括:承包合同、重要设备的订货合同、材料、构配件、设备报验单,分部、分项工程报验单,施工组织设计、施工方案、施工总进度计划、季度进度计划、月进度计划、周进度计划及依据合肥市有关规定和监理工程师要求上报的有关资料。

11分包单位上报的有关资料应按照合肥市现行标准及文件整理规定执行。

12分包单位自己收集整理有关工程竣工资料,总承包将不定期对资料进行抽查和考证、考评,不合格的资料分包商应及时整改。在工程竣工前根据总承包要求上报,由总承包上交地方监督站及有关部门。

文件的管理制度 篇6

一、总则：

为规公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性特制订本制度。

二、技术文件的编制、审核、批准：

1、技术文件由工程部负责编制，工程部应对技术文件的正确性、合理性负责。

2、工程部部长负责技术文件的审核。 3、总经理负责技术文件的批准。 4、技术文件包括：

a、图纸；

b、工艺操作规程；

c、设备操作规程；

d、产品内控标准；

e、产品检验规范；

f、采购技术要求等。

三、技术文件的更改：

1、技术文件更改的前提：

a、顾客要求更改；

b、由于开发试制的疏忽而必须更改；

c、技术要求过高，生产设备无法达到而必须进行更改等。 2、各部门如确需对技术文件进行更改，须由各部门负责人填写技术文件更改申请单，报工程部审核，厂务经理批准；3、技术文件更改申请单应包括以下内容：a、更改原因；

b、更改前参数；

c、更改后参数。

4、技术文件更改申请单的审批：

a、厂务经理负责对技术文件更改进行审批；

b、必要时厂务经理可组织有关人员对技术文件的更改进行评审或会签；

c、厂务经理下达技术文件更改指令（书面文件）；5、生产部根据指令实施更改。

a、更改不得降低规定的产品质量水平和顾客适用性要求；b、更改不得违反有关标准和法律、法规；

c、工程部负责更改，其他人员未经受权无权更改，工程部做

好技术文件更改记录；

d、更改时所有部门及所有文件应同步更改。四、技术文件的管理：

1、技术文件发放：技术文件由工程部发放到相关责任部门，并在[文件发放记录表]上登记，由领用人签名。 2、文件使用和保管：

a、工程部根据工作需要合理发放给使用者；

b、使用者要妥善保管好文件，使用者未经技术部许可，不得擅自复印、外借技术文件。有遗失及损坏情况应及时报工程部办理补发手续；

c、工程部应建立[技术文件一览表]及[外来文件一览表]；d、技术文件由工程部归口保管，工程部对上述文件应进行分类并妥善保管；

e、借阅技术文件须由技术部或厂务经理批准，并在[文件及资料借阅登记表]上做好记录，由借阅人签名；

f、对无使用及保存价值的文件，由工程部负责审批后及时收回销毁，并填写[文件及资料回收登记表]；

g、对有保存参考价值的作废文件，应在该文件上进行标识，并用专柜保存，以防误用。技术文件管理制度11

1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

具体包括：

1）开发计划阶段：方案设计、设计开发计划书、检验要求。 2）开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序。

3）产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、设计评审记录表（原理图和印制板图）、产品调试记录。

4）产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。

3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

4、各相关负责人负责技术文件的审核和批准。

5、技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

6、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于生产和归档。技术文件管理制度12

1范围

本标准规定了交工技术文件从策划到填写、检查、签证、整理、交接直至归档全过程的管理要求。

本标准适用于工程项目交工技术文件的管理。 2总则

为明确交工技术文件形成的过程及各相关环节之间的关系,特制定本标准。

3规范性引用文件

《吉林省建筑工程施工技术资料标准》炼油化工建设项目(工程)交工技术文件《建筑安装工程质量检验评定标准》 《工业安装工程质量检验评定标准》 4术语和定义

本标准采用了下列术语:

交工技术文件

交工技术文件是指从工程开始施工到工厂全部装置预试车完成,移交给建设单位的技术文件。

项目工程:指在一个总体设计或初步设计范围内,由一个或若干个互相有内在联系的`单项工程所组成的建设项目。 单项工程:是建设项目的组成部分,具有独立设计文件,建

成后能够发挥生产能力或效益的生产装置(车间)或独立工程,也可称为“装置”。

单位工程:指单项工程中,具有独立施工条件或独立使用功能的工程。在石化总公司建设项目中,“单位工程”与“单元名称”相对应;在化工项目中与“工号”相对应。 中间交接

中间交接是指单位工程按设计文件所规定的范围完成,并经管道系统和设备的内部处理,电气和仪表调试及单机试车合格后,与建设单位所做的交接。

工程交接

工程交接是指工厂全部装置在予试车完成后,施工单位和建设单位按规定内容所做的交接。

5管理内容与要求

交工技术文件的管理流程(见附图) 交工技术文件的策划

明确交工技术文件的执行标准。由公司市场开发部在与建设单位签定的工程承包合同中规定。当建设单位无明确表示时,应在合同中规定“交工技术文件按工程总承包单位的规定执行”。

划分工程项目的单位工程,规定施工单位,统一编号。

该项工作由项目部在确定完施工单位的基础上,以文件形式下发给施工单位及有关部门,在工程开工后两个月以内完成。 下达立卷分册的要求。根据单位工程的划分,在征得建设单位同意的基础上,项目部负责立卷分册,正式打印下发。 确定交工技术文件模式。根据合同规定,项目部从交工技术文件模式中选定本工程应用的交工技术文件标准,以文件形式下发。

工程技术文件的形成和同步积累

施工单位技术人员是交工资料形成的直接责任人,对交工基础资料的形成和同步积累负直接责任。

项目部工号技术负责人是交工技术文件的主要负责人员,对交工技术文件的形成和同步积累负主要责任。

项目部施工经理是交工技术文件工作的直接领导者和组织者,对交工技术文件工作负全责。

施工单位技术人员将分项工程质量自检记录做为技术交底的一部分下达施工班组和其它责任人员,他们按照各自的要求分别实施和签证,完成后返回工号技术负责人。工号技术负责人进行整理、核定和签证,在分部工程完工后交项目部工号技术负责人。

设计变更和技术签证(技术联系单)由资料员领回建帐,

发放到项目部工号技术负责人实施并下达到施工单位执行,同时收集作为交工技术文件。

材料、零部件质量证明书由材料供应部门设专人管理,在材料进入施工现场的同时,向技术人员提供合格的足够数量的证件。本工程专用的材料、零部件,合格证原件应交项目部工号技术负责人放入交工技术文件正本,供应部门留复印件。各工程共用的材料、零部件合格证原件存供应部门,复印件交工,但复印件要标明原件在何处,并加盖经手人印章和抄件专用章。

设备和备品配件质量证明书由设备工程师提供,合格证原件放入交工技术文件正本。

交工技术文件随着工程进度逐步形成,资料必须与工程同步,各级签证应在施工项目完成后随即进行。工号技术负责人要注重工程隐蔽记录和联合签证的及时性。

分部分项工程质量检验评定完成后,由工号技术负责人存查或并入交工技术文件。单位工程质量评定经上级主管部门核定后,由项目部质检工程师将工程质量评定表等送交交工技术文件相关卷册的组卷责任人整理成册。

竣工图由项目部组织编制,必须做到齐全准确。竣工图要做到与设计资料、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”,同时填写竣工图编制记录。

交工技术文件的整理

项目部工号技术负责人负责交工技术文件的整理工作,凡属交工技术文件范畴的各种资料,均由各有关部门和责任人员交工号技术负责人整理。

为使技术文件管理清晰,防止混乱和遗漏,各项技术文件都要分门别类整理保管,每类宜分别填写文件,每加入一份,随时将其名称填在中。

交工技术文件的顺序由公司技术质量部在交工技术文件的组成模式中加以规定。

质量经理

项目部质量经理组织本工程项目交工技术文件的审查工作,对交工技术文件的质量负责。

交工技术文件的最终审查,在收集齐项目的全部交工资料和完成竣工图编制后,由项目经理统一组织终审。 交工技术文件的送审和交接签证

交工技术文件经终审后,由项目部邀请建设单位和质量监督站进行予审。

予审提出的问题由项目部整改,整改完成后项目部提出整改报告给建设单位、检查部门。

交工技术文件审查通过后,按规定进行正式装订。

装订结束后,项目部将交工技术文件正式移交给建设单位验收签证。

对于外包工程,根据“谁分包,谁负责”的原则,由发包的单位全权负责交工技术文件工作。 交工技术文件的归档

项目部负责交工技术文件的外部签证工作。签证完成后,项目部负责将交工技术文件副本送公司档案室存档。 6本标准产生的质量记录

a.交工技术文件;

b.存查资料;

c.交工技术文件立卷分册;

c.竣工图编制记录;

d.交工技术文件最终审查签证表; e.科技档案移交清册。

7附录

a.交工技术文件立卷分册;

b.竣工图编制记录;

c.交工技术文件最终审查签证表;技术文件管理制度13

1、总检员对二级维护以上竣工出厂车辆，签发机动车维修竣工出厂合格证。

2、合格证由资料管理员负责保管，视生产情况由专人持道路运输许可证副本到管理部门购领。

3、合格证由总检员向资料管理员领取，资料管理员须建立合格证领用、签发台帐。

4、总检员须逐项填写合格证，签名并加盖本单位公章，签发后合格证存根交由资料管理员保存。技术文件管理制度14

文件及技术档案管理工作,是工程施工的延续,但常常因项目经理部的解散、人员调动等原因而滞后,为了使本项目在该方面的管理工作上一个新台阶,同时为以后的工作提供依据,体现'重生产同样重技术档案管理'的方针,实现生产和内业双丰收,特制定文件、技术档案管理制度。

(1)文件及技术档案管理的任务、意义①文件及技术档案管理的任务是

按照一定的原则和要求,系统地收集记述工程建设全过程中具有保存价值的用于指导施工的技术文件材料,并按归档制度加以分类整理,以便完工验收后,完整地移交给有关技术档案管理部门。

②文件及技术档案管理的意义是

可以保证技术文件的完整性、正确性和及时性,组织有序的交流,及时满足施工生产的需要,出了问题,有据可查,从而起到稳定

正常生产的作用。

(2)文件及技术档案管理制度

①文件管理制度

施工过程中发生的往来文件,项目经理部应设专职人员,按照is09001:20__的要求进行专门管理,并形成硬性规定,并由此建立文件管理制度。

②技术档案管理制度

施工过程中产生的技术资料,项目经理部应设专职人员,按照is09001:20__的要求进行专门管理,并形成制度贯彻落实。 (3)文件及技术档案管理的方法

①文件管理方法

a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。

b、整理及编目:是在文件全面收集基础上,对来文或发文进行科学地分类和有秩序地排列。分类应根据文件的行文类别区分。同时按文件的收发时间编制,该受控的要建立受控文件清单并加盖受控章。

②技术档案管理办法

a、收集:由项目经理部工程管理部统一管理。

b、整理及编目:是在技术档案材料全面收集基础上,对技术档案材料进行科学地分类和有秩序地排列。分类按技术档案本身的

自然形成规律进行。工程技术档案分类,原则上按工程项目划分,使同一项工程的技术档案都集中在一起,以便能够反映该项目工程的全貌。而每一类别下,又可按专业分为若干类。编目方针为能够揭示技术档案的内容和他们之间联系,便于检查。 (4)交工验收及资料整理

①建立技术资料复核制,来源于施工过程中的资料,必须现场填写且有人复核,决不允许一人一填到底,更不容许事后补填,且资料能够反映工程实际。

②交工验收资料的整理,要从工程施工一开始就着手抓,先化整为零,再化零为整。同时做到资料、图纸和计量支付三者的统一。 ③加强交工验收及资料整理的管理工作,彻底根治此方面滞后的弊病。

(5)竣工资料整理、竣工图绘制

①在交工资料的基础上,进一步完善成竣工资料,摒弃持久战。 ②每一分项工程完成后,要随即把施工中变更的部分用铅笔描绘在原施工图纸上,并注明变更的依据及日期等。

③把竣工资料的整理及竣工图绘制与项目经理的业绩挂钩,作为奖罚的依据之一。技术文件管理制度15

1.技术文件分为“受控”个“非受控”文件两大类。“受控”文件指与质量管理体系运行的有关文件。

2.文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识，文件更改幅度较大时，予以换版。换版文件下发后，必须将原文件由行政部收回，以保证使用有效版本。 3.文件领用者，因文件丢失或者损坏需要领用新文件时，到行政部填写《文件处理单》，经常务副总审核、批准后方可领用。 4.文件管理者、文件持有者要派专人管理文件，并保持文字清晰，外来借阅者需填写《文件借阅登记表》，经常务总经理批准后方可借阅。

5.作废文件销毁时，由该部门填写《文件处理单》，由总经理审核、批准后统一销毁。需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。

6.质量记录的格式和内容由使用部门设计，行政管理部门审查批准，统一编号控制。质量记录表需要更改时，仍由原审批部门审批。

7.质量记录填写：要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，在改动处划改并签名。

8.质量记录的借阅：外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅，公司人员经行政部部长批准后，办理借阅

手续。

9.质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专人负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。

10.各类质量记录由各部门指定专人手机、整理分类并装订，行政部负责归档并规定期限保存。

11.质量记录销毁：对于超过保存期的质量记录，由行政部和使用部门负责签字，包常务副总审核批准后，进行销毁并填写《质量记录销毁清单》，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。

12.行政部对质量记录的填写和使用情况进行检查。并留有记录，填写《监督检查记录》，发现问题及时进行纠正。

文件的管理制度 篇7

第一节文件收发

一、公司文件由行政人事部负责起草和总经理审核签发;须部门起草签发的文件由部门负责人审核签发。

二、文件签发后,送办公或部门文秘工作人员统一安排打字,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印、盖章。

三、文件和原稿,由办公归档,保存备查。

四、属于秘密的文件,核稿人应该注明'秘密'字样,并确定报送范围。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。

五、文件统一由办公负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。

六、外来的文件由办公专人负责签收,并分类登记。由办公主管提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时报送。

七、传阅文件由办公专人负责收回,对领导指示的文件,办公应及时组织传达和落实。

八、报刊杂志征订和邮件收发由办公统一办理。

九、财务文书由财务管理人员按照财务管理制度统一办理

第二节文书打印

一、服务中心的文件,有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件,一般不予打印。

二、公司发文,需由起草人定稿抄正,经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真,须经所在部门负责人签字同意后才予办理;部门负责人不在时,可经行政人事部主管同意后办理。

三、私人资料,不得在公司打印、复印或用公司传真机递送,以免影响公司的正常工作。

四、文印工作人员应认真做好本职工作,按时完成任务,保证文字和格式不出错误。对收到的文件资料,应及时给有关部门、人员送发,或及时通知有关人员到文印室来拿取回,不得延误。

五、文印室人员应树立严格的保密观念,不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的'事项透露给他人,不得截留任何文件。

六、文印室对送来打印、复印、传真的文件资料,应做好登记,并在月终作统计核算。属业务部门的,由各部门承担费用;属行政、管理部门的,统一归列办公开支。

七、要节约使用打印纸张、墨盒,尽可能双面打印、初稿可以缩小文字和格式,要维护好打印设施设备,保证使用效率。

第三节文件书写

一、行文类别

(一)请示:请上级指示和批准,用'请示'。

(二)报告:向上级机关汇报工作,反映情况,用'报告'。

公司管理制度体系文件文件编号:qms-wy-0203

文件名称:日常办公管理制度版本号:第1版修改次数:0

章节内容:公文处理管理制度第2页共2页

(三)指示:对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则,用'指示'。

(四)布告、公告、通告:对公众公布应当遵守或周知的事项,用'布告';向国内外宣布重大事件,'用公告';在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用'通告'。

(五)批复:答复请示事项,用'批复'。

(六)通知:传达上级的指示,要求下级 办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用'通知'。

(七)通报:表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用'通报'。

(八)决定、决议:对某些问题或者重大行动作出安排,用'决定';经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用'决议'。

(九)函:平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题,用'函'。

(十)会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用'会议纪要'。

(十一)合同:适用于各种合作关系,合作事项的订立。

(十二)其他:

1、司法文书:依据司法部门规定程序实施。

2、宣传海报、温馨提示、简报:主要用于小区宣传。

3、签呈:下级对上级有所请示或报告时使用。

4、工作记录表格:在管理服务工作中使用。

二、书写格式

(一)纸张:一般a4型纸,其成品幅面尺寸为21 cm× cm。

(二)边距:上下: cm,左右 cm

(三)图文颜色:未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。

(四)排版规格:标题文用4黑体加粗,正文依次宋体、仿宋等小4号,副标题加粗,一般每面排38每行32个字。

(五)装订要求:左侧装订,不掉页。

(六)主要标题顺序号:依次为一、,(一),1、,(1)。

(七)份数序号:在版面叶页脚页码,多份多页应注明份数和总页数和顺序编号。

(八)附件 :有附件的应标注清楚

(九)落款成文时间:以全称落款,日期用汉字将年、月、日标全;'零'写为'o',相互对称;加盖红色印章居中下压成文时间,如果落款页没有正文,应采取调整行距、字距的措施加以解决,。

(十)正式的红头文件应按照公文处理办法书写。

(十一)财务文书书写按照财务管理制度和规范执行。

三、内容要求:

(一)符合国家法律法规以及地方政策,按照公司各项管理制度。

(二)内部行文要求规范严谨,宣传语言应当生动活泼。

(三)内容应当符合主题思想要求,使用通俗语言,简明平实,准确反映信息。

文件的管理制度 篇8

纸质文件管理制度的重要性不容忽视：

1.保障信息安全：通过规范管理，防止文件遗失、泄露，维护企业利益。

2.提升效率：有序的文件管理体系能减少寻找文件的`时间，提高工作效率。

3.法规遵从：符合相关法规要求，降低法律风险。

4.知识传承：保证企业知识和经验的有效传递，支撑业务持续发展。

文件的管理制度 篇9

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围：公司的规划、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、档案管理员的职责：

1.贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策。严格遵守《档案管理法》。

2.积极参加档案工作的对外协作活动。

3.集中统一管理公司各类档案资料，努力学习档案专业知识，不断提高档案管理水平。

4.定期检查档案，做到档案无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀，无失、泄密事件。

5.做好借阅和利用效果登记;做好检查、借阅、回收、整理归档工作;做好分类和综合工作。

6.保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

四、档案的'借阅

1.因工作需要，公司员工需借阅档案时，由部门经理核批。

2.公司档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批。

3.档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

五、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

文件的管理制度 篇10

物业公司文件管理制度是规范企业内部运作、保障业务流程有序进行的重要工具，它涵盖了文件的产生、收集、整理、归档、利用和销毁等全过程。具体来说，包括以下几个核心部分：

1. 文件分类与编码：明确各类文件的定义、类型和编码规则。

2. 文件的生成与审批：规定文件的'起草、审核、批准和发布流程。

3. 文件存储与管理：设定文件的存储方式、期限和安全措施。

4. 文件检索与利用：规定文件的查询、借阅和复制手续。

5. 文件变更与更新：明确文件修订、替换和废止的程序。

6. 文件的保密与销毁：规定敏感文件的保密级别和销毁程序。

内容概述：

1. 管理体系：建立文件管理组织架构，明确各部门职责。

2. 制度建设：制定详细的文件管理规章制度。

3. 技术支持：采用适当的it系统支持文件电子化管理。

4. 培训与教育：定期对员工进行文件管理知识的培训。

5. 监督与审计：实施文件管理的内部审计，确保制度执行的有效性。

6. 持续改进：根据业务变化和管理需求，不断优化文件管理制度。

文件的管理制度 篇11

机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件，机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。

一、办理程序

(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。

(二)按领导签批的'范围进行传阅。

(三)需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。

(四)归档，交上级部门。

二、传阅

(一)传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。

(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。

(三)对局领导阅后所作的批示，要及时通知有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。

三、保密

(一)机要人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。

(二)对于机要文件，要单独存放，严加保管。

(三)借阅机密、秘密级文件，需经办公室主任批准；绝密级文件一般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。

(四)各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。

(五)涉密文件，不得复制或摘抄。

四、归档

(一)传阅和办理完毕的文件，应及时清理收回，分类整理，坚持整洁、清洁。

(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件，应及时送交机要室登记归档。

(三)干部出差、调动工作或离退休时必须将自我使用或传阅的机要文件全部退回机要室。

(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。

文件的管理制度 篇12

一、编制目的

为维护公司文件收发和轮阅的规范性、严肃性和安全性,维护公司的利益,特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司文件收发和轮阅的管理。

三、相关职责

1.公司员工必须严格依照本制度规定收发和轮阅文件。

2.综合办公室负责文件收发和轮阅管理制度的管理。

四、文件收发程序

1.凡上级和有关部门发、送本公司的文件,均应由综合办公室专人负责开拆、登记。

2.收到文件要及时拆封,及时分送。综合办公室文件收发每天不少于一次,对需送阅的文件应登记后及时送阅。时效性较强的会议通知和文件等,应立即交总经理阅签。

3.各类文件送阅前由综合办公室负责人拟办,并提出拟办意见。

4.经总经理批办的文件,由综合办公室专人负责及时转交有关职能部门办理。如需复印、打印的.文件,则由承办部门按规定办理。

5.各职能部门需要发文件,先由各职能部门自行拟稿,经部门负责人审稿,交办公室负责人核稿,再交分管副总经理审核,最后由总经理签发。

6.收到已签发的文件后,办公室专门人员应及时编好文号,确定印制份数,并逐项将文件标题、文号、发文日期、印编份数等记入发文登记簿。同时,留二份与底稿一并归档。

7.文件材料一般由各职能部门装订封发,送综合办公室邮寄。机密和挂号文件在封发时需注明,由综合办公室按有关规定办理。

五、文件轮阅程序

1.文件轮阅由办公室专人负责。各部门轮阅文件一般不超过两天。因故不能及时轮阅的,应将文件送回,待后补阅。

2.轮阅时不得擅自将有关轮阅文件取走。确因工作需要借阅的,应经办公室负责人同意,办理有关登记手续,借阅时间一般不超过五天,复印件应妥善保管。

3.文件轮阅完毕,办公室专门人员应及时收集、整理,分类存查,并按规定立卷归档。

六、其他

1.本制度自签发之日起执行。

2.本制度最终解释权归综合办公室。

文件的管理制度 篇13

电子文件管理制度是企业信息化管理的核心组成部分，旨在规范电子文件的创建、存储、使用、归档和销毁等全过程，确保信息的.安全、准确和有效利用。

内容概述：

1. 文件分类与编码：建立统一的文件分类标准和编码规则，便于管理和检索。

2. 创建与审批流程：明确电子文件的创建、编辑、审批流程，确保信息的准确性和合规性。

3. 存储与备份：规定存储介质、格式和备份策略，防止数据丢失。

4. 访问与权限管理：设定不同级别的访问权限，保护敏感信息。

5. 使用与修改记录：记录文件的使用和修改情况，便于追踪历史版本。

6. 安全防护：实施防火墙、加密技术等措施，防止病毒侵入和非法访问。

7. 归档与销毁：制定归档标准和销毁政策，确保合规性。

8. 培训与监督：定期进行员工培训，加强制度执行的监督与评估。

文件的管理制度 篇14

本厂对二级维护、总成修理、整车修理的车辆实行维修前诊断检验、维修过程检验和竣工质量检验制度。质量检验人员具体负责制度的贯彻执行。

1.维修前诊断检验制度

1、在诊断检验前，质量检验员应主动告知车主出具《机动车维修记录》。

2、根据汽车技术档案的记录资料和驾驶员反映的车辆使用技术状况，质量检验员确定所需要的检测项目。

3、质量检验员针对每一检测项目实际进行检测，并依据检测结果和车辆实际技术状况进行故障诊断，以确定附加作业项目（二级维护）或维护和修理方案。

4、质量检验员将所诊断的故障、维护和修理方案、维修项目等填写《机动车维修记录》，并根据检验情况填写《车辆进厂检验单》，并告知托修方，由拖修方签字确认。

5、调度人员将维修作业单下派车间，车辆进入作业车间。

2.汽车维修过程检验制度

1、过程检验实行自检、互检和专职检验相结合的"三检"制度。

2、检验内容为汽车或总成解体、清洗过程中的检验，主要零部件的检验，各总成组装、调试检验。

3、各检验人员根据分工，严格依据检验标准、检验方法认真检验，做好检验记录并填写《车辆维修过程检验单》。

4、经检验不合格的作业项目，需重新作业，不得进入下一道工序。

5、对于影响安全行车的零部件，一定要严格控制使用标准，对不符要求的.零部件应予以维修或更换，及时通知前台，并协助前台向车主做好解释工作。

6、对于新购总成件，必须依据标准检验，杜绝假冒伪劣配件装入总成或车辆。

7、车辆维修完工，维修人员自检合格后，做好车辆清洁工作，并将车辆停放在竣工区域，通知总检进行竣工质量检验。

3.汽车维修竣工质量检验制度

1、汽车维修竣工质量检验由总检负责。

2、汽车维修竣工质量检验内容为整车检查、检测、路试、检测路试后的再检测及车辆验收。

3、修竣车辆竣工质量检验严格依据《汽车维护、检测、诊断技术规范》（GB/T18344-20xx）要求进行。首先进行整车外观和底盘检查，检查合格后进行路试，对于路试中所发生的不正常现象，要认真复查。路试合格后重新进行底盘检查，确保各项技术性能合格后，将有关内容记入《车辆维修竣工检验单》和《机动车维修记录》。

4、如是营运车辆，由总检告知送检员将车辆送往汽车综合性能检测站进行竣工质量检测。检测合格后，将车辆交付托修方。

文件的管理制度 篇15

涉密文件管理制度

一、收文制度接收国家秘密文件、资料，密件包装应当由办公室保密人员拆封。同时应单独设薄登记，接收人员应及时履行清点、登记、编号、签收等手续。

二、发文制度分发国家秘密文件、资料，必须严格按照规定的范围发放，不得擅自扩大范围。发文人员应履行登记、编号、签收手续，并严格分发范围，遵守相关规定；签收时必须逐件清点、核对。传递涉密文件、资料应当通过保密员进行，文件应包装密封，严格按规定登记签收。

三、制作（打印）制度制作国家秘密文件、资料，应当按照《保密法》规定，履行定密程序，标明密级和保密期限，注明发放范围及制作数量，绝密级、机密级的应当编排顺序号。使用计算机制作秘密文件、资料的，该计算机不能与公共信息网络联接。密件应当在内部文印室印刷，严格按照批准的数量制作，不得多制、私留。

四、阅读（传阅）制度涉密文件、资料须按规定范围传达、阅读，不得擅自扩大范围，也不得向无关人员泄露文件内容。传阅涉密文件，由办公室保密员负责专夹专阅，并填写“传阅单”，记载夹内密件份数、编号和阅读时间等，阅后签字并主动退回，不得横传，对急办的文件，保密员要及时催办。涉密文件应在办公室或机要室阅读，绝密级文件应当即阅即批即退，并有保密员在。

五、借阅制度阅读和使用涉密文件、资料应当在符合保密要求的办公场所进行，确需在办公场所外阅读和使用的，要履行严格的借阅记录手续。借阅人对文件负有安全和保密的责任，自觉做到按期归还，再用再借，严禁将涉密文件资料带回家或带到其他公共场所。保密员对借出的文件应按时限要求及时追回。密级文件资料，未经密级确定机关、单位或者上级机关批准，禁止复制、复英摘抄、汇编。如复英摘抄、汇编机密级和秘密级文件，必须经批准并履行审批手续，同时不得改变其密级、保密期限和知悉范围，并视同原件管理。

六、清退制度按照规定应当清退的涉密文件、资料，原则上应按要求退回原制发的机关、单位。特殊情况的，应说明原因并报经原制发机关同意。

七、销毁制度需要销毁的涉密文件、资料由保密员造册，报办公室领导审批，并履行清点、登记手续，不得擅自销毁。送指定造纸厂销毁的，要有保密员等二人以上押运和监销。严禁将涉密载体作为废品出售。

一、涉密文件的拟制、印刷、传递、承办、借阅、保管、归档、移交和销毁，必须严格履行审批、清点、登记、签收等手续。

二、涉密文件由单位保密员统一管理，阅办涉密文件必须在办公室或者安全保密的`场所进行，对密级文件必须实行专人保管，专册登记，专柜存放，个人不得私自保存涉密文件资料。

三、发出、收到和内部运转的涉密电报、文件、资料，必须登记、编号，在交接时，必须履行签字手续。外出开会发的秘密文件，要妥善保管，回单位后及时交给保密员处理；

四、传阅涉密文件、资料，由保密员直接传递，不得任意横传。因工作需要长时间使用的，要向保密员办理手续。

五六、凡因工作需要复印、印制涉密文件资料，应按规定办理相关手续。复印后的涉密文件资料按涉密文件管理。

六、确因工作需要携带涉密文件资料外出的，需经主管领导批准并采取相应的保密措施。不准在公共场所停留、游览、购物、探亲访友等，返回单位后要及时交保密员保管，确保国家秘密安全。

七、干部调动工作时，应将自己使用的文件、资料进行清理，全部移交。

八、涉密文件资料的清退和销毁。阅办的涉密文件应当及时清退，需要销毁的涉密文件资料，经主管领导批准后，登记造册，交由区保密局统一集中销毁，个人均不可自行、随意销毁。严禁将各类涉密载体或者内部资料、刊物当废品出售。对违反保密规定，使涉密文件资料发生失泄密的，依照国家法律和有关规定严肃处理，追究责任。

九、涉密文件资料须定期收回上交，发现丢失，及时汇报并立即追查处理。

附：九条保密守则

1、不该说的秘密，绝对不说；

2、不该问的秘密，绝对不问；

3、不该看的秘密，绝对不看；

4、不该记录的秘密，绝对不记录；

5、不在非保密本上记录秘密；

6、不在私人通信中涉及秘密；

7、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论秘密；

8、不在不利于保密的地方存放密件、资料；

9、不携带秘密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。

一、收文。收到上级或其他部门发来的文件后要履行签收手续，签收人应注明收到的具体时间，书写其文件的全称。签收后要认真核对信封号码、件数，开拆后要认真核对文件的文号、件数与发文通知单是否相符，如有差错，应立即向有关部门反映，文件拆封应由文件管理人员或指定的人员负责，其他人员无权拆封。对注有领导同志“亲收”字样的信件，应由领导同志本人或指定的专人拆封。收文后要认真填写收文登记簿，将来文单位、文件标题、文号、密级、份数、收到时间等内容登记清楚。

二、发文。分发上级来文和本单位形成的文件，要根据文件的内容和领导的批示意见确定文件分发范围。下发的文件要认真实行文件、发文通知单、信封“三对照”，防止错发、漏发。外送的文件要在信封上加盖密级章。绝密文件要单独装封，封口处加贴“密封条”或加盖“密封”章。发出的文件由收发员登记后发放，收文单位签收，或由邮电局机要通讯发出，不准捎带，不发挂号，更不得发平信。当日的文件要当日送完，不得积压或延误。

三、办文。文管人员根据领导的批办意见，认真办理。在办理过程中，要注意把握好每一个环节，交办有手续，收回有注销。做到及时、不拖、不压、不误。对领导批示的查办件，要及时检查办理情况，建立催办记录，并定期向领导报告。

四、传阅。按照上级有关规定和领导批示意见进行传阅，不得任意扩大阅读范围。阅读文件要在办公室或阅文室内进行。传阅的文件要放在文件夹内，夹内要有、编号，以便查对。不准从夹内抽文件，不得横传或倒手转借。阅文人不在时，传阅夹要放入抽屉内落锁，不准堆放在办公桌上。

五、借阅。借阅文件要经过批准，严格借阅手续，限期退回。如需延长使用时间，须办理续借手续。外单位借阅文件，要持有介绍信，并符合阅文规定。借阅的文件要登记，归还后要及时注销。

六、复印。不经批准，不得随意复印上级文件和领导同志的讲话。确因工作需要必须复印时，要经发文机关同意。要严格登记、管理制度，对复印的文件、资料，应与正式文件一样对待，认真办好分发手续，按时清退，不得遗失。

七、管理。涉密文件要存放在铁制橱内分类放置，经常清点核对。一月一清理，一季一核对，做到文件和登记相符。如发现短缺，应及时查找。领导人参加上级会议带回的文件，要及时交文管人员登记、保密。

八、清退。对下发的文件，要按照上级规定，认真组织清退。每年要在上半年把清退工作完成。清退中短缺的文件要认真组织查找。确实查找不到的要追究责任，落实到人，并作出适当处理。

九、销毁。各级、府、各部门严禁私自销毁涉密文件，销毁涉密件要经过上级保密管理部门、本单位领导审核同意后方可销毁。严禁向废品收购部门和摊贩出售内部文件、刊物和资料。