文件管理制度优质14篇

文件管理制度旨在规范文件的收集、整理、存储与使用，提高工作效率和信息安全，确保资料的完整性与可追溯性。如何有效落实？下面由阿拉题库网友分享的“文件管理制度”，供大家学习参考，希望大家喜欢。

文件管理制度 篇1

1、目的：

为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。

2、适用范围：

本制度适用于公司所有文件的管理。

3、定义：

公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

4、文件处理程序：

公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。

总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。

公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。

5、文件分类：公司的公文主要可分为以下类：

管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的'明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。

工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项；

人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。

工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。

会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。

对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。

决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。

请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。

批复：答复请示事项用“批复”。

6、文件格式：

公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为，页脚设置为，采用数字形式；文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。

文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送)单位(部门）等部分组成；

文件标题使用华文中宋体小二号，其他均使用宋体五号，倍行距。标题与公司徽标间空一行；标题下方靠右为发文编号；发文编号与正文之间可空一行；正文中小标题可使用粗体；章节段落之间可空一行；文件落款位置偏右，正文与落款之间空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，与正文间隔一行、与落款间隔二行。

发文字号包括代号、年号、顺序号；公司各类文件须统一编制发文编号，编号数字不分按年度时间顺序排序。

公司级发文瑞普总字xx号，一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文，其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工作文件，一般不具有全局性。 人事任免类发文瑞普人字xx号

总裁办发文瑞普办字xx号

财务部发文瑞普财字xx号

研发部发文瑞普研字xx号

质管部发文瑞普质字xx号

营销中心发文瑞普销字xx号

签发人：制度类和通知类文件在落款处上方应加“签发人”项目，由相关负责人手写签名。文件底部应添加与文字页面等宽两横线，两横线间下添加“报送、发送、抄送、印制份数”等项目，倍行距。“报送”为需要了解此文件的总监级以上领导，“主送”对象为该文件直接关系到的部门或人员，“抄送”对象为该文件不直接相关却应该了解的部门或人员。对于版面一页稍多的文件，文档正文部分可以适当缩小行距，使该文件保持在一页内，但是如果不能保证盖章生效和相关领导签字，在文件的第二页开头可写明此页无正文的字样。

密级：公司文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部文件”四级，注在文件的右上角。

紧急程度：最紧急、最重要、权重最大的工作或事项，标注“紧急”或“急”字样，经理、主管以上人员阅办此类文件要求引起高度关注，以最快的速度，组织最有力的资源，统筹安排、科学组织、协调配合、逐项落实，确保工作在规定的时间内按期完成。

具体要求：

文件标题应准确简要概括文件的主要内容；

文件中包括项目符号、文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写，分层标识。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称，文件必须加盖公司公章。

文件最后一页的页脚横线上方有主题词；

公司两页以上页数文件都必须添加页码，位置为页面底端，对齐方式为居中，首页显示页码，格式为默认格式；

文件内容要求按章按条款依次排列，结构完整、层次清楚；实事求是、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点正确、用字准确、格式规范；

本规定中其他未规定事宜，应按照应用文标准格式编辑。

7、收文：

收文一律使用《天津瑞普生物技术股份有限公司收文簿》；

外单位来文均由总裁办指定专人收文，由总裁办统一拆封、登记，由行政总监填写《文件阅办单》提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门或领导，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。

文书处理工作：

文书处理包括文件的分送、传递、承办、催办、签收、保管、立卷归档等程序；

部门文件平时的管理，要求实行分类管理，文件夹侧面标题设置为4个字，添加公司徽标和英文简称。如：行政管理、公司制度、公司证件、数据统计。文件夹内设目录便于查找。标题格式详见附表；

8、发文：

发文执行天津瑞普生物技术股份有限公司发文流程，发文程序如下：公司内部发文：

拟稿人→核稿人：部门主管领导（经理、总监）审核→公司主管领导（总监、副总裁）核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案对外发文：

拟稿人→部门经理或总监、副总裁审核→总裁核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案

9、附则：

本制度的最终解释权及修改权归天津瑞普生物技术股份有限公司总裁办；

本制度的制定、解释、修改等工作由公司总裁办负责，经公司总裁批准后下发；

本制度自下发之日起生效。

附相关支持性文件。

文件页面格式

文件阅办单

公文拟稿纸

标题格式

文件管理制度 篇2

1目的

为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。

对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。

2范围

本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。

本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。

3职责

各过程管理部门职责：

负责确定所管理的过程的文件需求。

负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。

负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。

负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。

负责文件更改内容等。

生产部职责：

负责管理手册的编制。

负责体系的认证和日常维护管理工作。

各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。

各部门负责本部门记录的`建立与管理。

4程序内容

确定文件种类

为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。

外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。

综合管理体系文件

a.方针、目标和指标；

b.实现方针、目标和指标的策划；

c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。

资料和记录

相关的资料包括但不限于：

a.各类分析/评价/统计数据；

b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料；

c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；

d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录；

e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；

f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南；

g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）

h.设施的设计、运行技术资料；

i.供应商和承包商档案；

j.作业许可证等；

k.其他资料。

提出文件的编制和修改需求

公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。

过程负责人确定所管理的过程的文件需求。

指定编写人

如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。

文件管理制度 篇3

一、目的

为加强与安全生产有关的文件、记录和档案管理，规范并确保各相关场所使用文件为有效版本，加强安全记录控制和档案管理，特制定此制度。

二、适用范围

本制度适用于公司安全生产相关的文件、档案资料的管理。

三、工作职责

1、企业主要负责人负责批准、发布安全、环保、职业健康等有关管理体系文件。

2、综合管理部负责体系文件的审核、发放、更改、归档、保管和作废文件的回收、销毁，负责组织体系文件的编制、评审、修订；负责档案的收集、整理、立卷、保管、统计和利用等工作；负责有关上级来文的转发。

3、安全环保部负责组织编制、修订、评审与安全生产有关的各类文件，如安全管理制度、安全操作规程、作业指导书、事故应急救援预案、记录汇编及其他支持性文件；负责安全生产相关法律、法规、标准、规范、规章等的收集、整理、汇总及发放。

4、职能部门负责职责范围内文件的编制、审核，对职责范围内记录的格式及使用负责，对记录填写的规范性进行指导及监督，负责保管职责范围内档案的收集、保管和统计工作。

四、管理要求

1、安全生产相关文件的分类

（1）安全生产目标；

（2）机构和职责；

（3）安全投入；

（4）法律法规和管理制度；

（5）培训教育；

（6）设备设施、工艺信息；

（7）作业安全；

（8）隐患排查；

（9）重大危险源监控；

（10）职业健康；

（11）应急救援；

（12）事故调查、报告和处理；

（13）绩效评定和持续改进。

2、安全生产相关文件的编号和标识

安全标准化管理手册、管理制度、操作规程、作业指导书、记录等文件的编号由安全保卫科负责，按管理体系要求统一进行编号控制。

安全生产相关文件分为“受控”和“非受控”，并以印章标识。受控文件在更改时接受更改服务。持有文件人员因工作变动，应将“受控”文件交回文件发放部门。文件持有人不得私自复制文件，不得私自向外部人员借用、赠送、转让。

国家标准、行业标准、各级政府主管部门及上级单位下发的文件、规定等采用原名称及原编号。

3、安全生产相关文件的编制、审核和批准

安全相关管理体系文件由安全保卫科组织编制、审核，职能部门负责编制、审核职责范围内的文件。记录表格的'制定由职能部门同时进行，企业已有的表格，可在文件中直接引用。

受控文件经审核并确定发放范围后，由企业主要负责人批准发布。

4、安全生产相关文件的发放

行政办公室负责安全生产相关文件的相关登记、发放工作，并填写文件清单以便于核对文件版本和检索。应确保文件使用的各场所都得到相关文件的最新版本。

安全生产相关文件的发放范围由行政办公室提出，企业主管领导或主要负责人批准后，由xx发放。

安全生产相关文件的发放、回收均要填制文件发放、回收记录。企业建立局域网并实行无纸化办公的，按照文件网上流转程序实施文件的收发。

政策性方面主要的法律、法规、标准、规范、规章等由职能部门负责收集、整理、识别、登记，填制法律、法规与其他要求清单。

5、安全生产相关文件的评审、修订

企业安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等应每年由原组织编制单位组织评审，对安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等的适用性、可操作性、合规性等进行评估。经评估需修订的，或者由建议修订的部门提出修订意见和建议，由编制单位进行修订、完善后按原审批程序进行发布。文件评审组织部门应保存文件评审和修订的记录。

对少量的变动可由更改人采用“划线更正法”进行更改，当一页有三处以上（含三处）的更改时，采取换页的方式进行并标注修改次数。安全生产相关文件的版次号从1开始顺序标注。当文件出现重大或多次修订、机构发生重大调整等情况时，对体系文件作整体换版处置，并做出相应的换版标注。

所有安全生产相关文件的修订方式由安全保卫科在文件修订记录注明“更改方式”和“负责更改的人员”。

6、安全生产相关文件的领用、借阅和复制

安全生产相关文件领用人应在发放记录中签字。因破损需重新领用文件的，由文件使用部门向文件发放部门提出申请后，以旧换新。若发生文件遗失，由遗失单位提出申请，经行政办公室负责人审批同意后方可补发。

内外部人员借阅与安全管理体系有关的文件时，应填写文件借阅复制记录，由行政办公室负责人批准；内外部人员需复制安全管理体系文件时，由分管领导批准。

7、安全生产相关记录的格式设计和填写

各部门专用的记录格式，由各部门组织设计编制并经部门负责人审批后交安全保卫部备案。

记录表格样式的设计应能充分反映规定的活动，满足支持性文件的有关要求。一般应包括：名称、编号、日期、项目、数据、描述必要的结果、填写部门、填写人员、说明等。

安全生产相关记录填写要及时、准确、真实、内容完整、字迹清晰、不得随意涂改。不得用铅笔和圆珠笔填写；如因某种原因不能填写的项目，将该项用斜杠（／）划去；各相关栏目责任人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其附近用黑色钢笔或碳素笔填入更改后的数据，签署更改人的姓名（或加盖印章）、日期。

8、安全生产相关文件保管、作废与销毁

安全生产相关文件由编制部门或使用部门分类进行保管。需归档保存的安全生产相关文件，每年或项目完成时向档案管理部门及时归档。

受控的安全生产相关文件失效或因其它原因需要作废时，由原发放部门提出申请经领导批准后方可作废，作废的文件应及时从使用场所撤出，需保存的加盖“作废留存”印章，确保防止作废文件的非预期使用。

对要销毁的作废文件，由原发放部门填写文件记录销毁清单，经分管领导批准后方可销毁。方式有：撕毁、烧毁、磁盘格式化，损坏光盘等。

9、安全生产档案的分类

归档材料应是在生产过程中形成的与安全生产有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料。

应对下列主要安全生产资料实行档案管理：

（1）安全生产目标；

（2）机构和职责；

（3）安全投入；

（4）法律法规和管理制度；

（5）培训教育；

（6）设备设施、工艺信息；

（7）作业安全；

（8）隐患排查；

（9）重大危险源监控；

（10）职业健康；

（11）应急救援；

（12）事故调查、报告和处理；

（13）绩效评定和持续改进。

10、安全生产档案收集与移交的基本要求

归档材料应确保完整、准确真实、系统规范，反映企业安全生产各项活动的真实内容和历史过程。

归档材料应按照国家有关档案管理的规定、标准和要求，进行整理、编目造册。

具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。

11、安全生产归档时间

各部门在安全生产活动过程中形成的材料可以按年归档，也可按项目活动内容归档。

12、安全生产档案保存期限

安全生产档案保管期限分为永久、长期（1—5）年、短期（1年以下）三种。

档案管理人员调动工作时，必须办理完安全生产档案移交手续后方可离岗。

13、安全生产档案的利用

借阅、复制有密级的安全生产档案，必须按照国家有关保密的法律和法规办理。

安全生产档案利用中，要处理好安全生产档案保密和利用的关系，既要保护企业的知识产权和商业秘密，保障企业的合法权益不受损害，又要充分发挥档案的指导、借鉴等积极作用。在提供、利用、公布档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。

14、相关记录

文件清单

文件发放记录

文件回收记录

文件销毁记录

文件评审记录

文件修订记录

文件借阅、复制记录

文件管理制度 篇4

1目的

为了使本公司采用的外来文件处于受控状态、不损坏、不丢失、保持其完整性、统一性和有效性，便于检索、查找和及时更新，特制定本制度。

2适用范围

国家有关法律法规；

压力管道元件制造相关安全技术规范；

压力管道元件的型式与参数、设计、制造、检查和验收、检验与试验方法等国家标准和行业标准（含指导性技术条件）；

型式试验报告、监督检验报告；

分供方产品质量证明文件、资格证明文件。

3控制内容

办公室主任负责对本公司压力管道元件产品相关法律法规、安全技术规范、标准的收集、购买、归档、登记造册、贮存和管理工作。

积极掌握压力管道元件相关法律法规、安全技术规范、国家标准和行业标准的发展动态；

及时采用适合于本公司压力管道元件产品的新的.法律法规、安全技术规范国家标准和行业标准，淘汰旧法律法规、安全技术规范、标准；

经确认有效适用的法律法规、安全技术规范、标准均应加盖“受控”章，记录标准清单；

每年定期对公司所有采用的法律法规、安全技术规范、标准进行清理，过期淘汰的旧法律法规、安全技术规范、标准应加盖“作废”章，并注明新替代法律法规、安全技术规范、标准名称，存档妥善保管；

产品图纸、技术文件所采用的标准均须由技术负责人负责签字确认；

外来文件的保管、发放和借阅。

外来文件统一由办公室负责保管；

外来文件的发放范围由技术科长确认，质保工程师审批；

外来文件发放的文本一律是复印件，并加盖“受控”章，由使用部门负责人签字领用；

本公司外来文件一律不得外借，内部借阅须由借阅部门负责人签字借阅，定期归还。

4本制度由办公室负责实施。

文件管理制度 篇5

维修技术资料、工艺文件管理制度之相关制度和职责

1、技术负责人负责收集汽车维修的法律、法规和国家标准、行业标准以及相关技术标准，具备所承修车型相关维修技术标准和工艺文件，确保文件完整并及时更新，以上资料交由资料管理员保管。

2、资料管理员对所有资料进行分类编号，定期对资料进行盘点并做好记录，发现问题及时向领导汇报。

3、借用资料时，资料管理员应认真、完整地填写资料借用登记表。

4、借用人对资料必须爱护，保证资料的完好、整洁。对于使用中出现的'损坏现象，应主动向管理员说明，并酌情赔偿。

5、如资料遗失，将追究借用人责任，限期购回此书或及时复印此书，资料管理员对借用人进行遗失登记，当再次出现遗失情况，限制其使用权，并上报领导。

6、为保证资料内容清晰完整，翻阅资料时双手一定要洁净，凡出现资料破损，粘上油腻、不清洁将追究借用人责任，限制其使用权。

文件管理制度 篇6

为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。

一、文件、资料的来源和范围

文件、资料的来源有两种：接收和发放。

1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。

2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。

文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。

二、公司文件、资料归档的范围和归档分类

本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:

1、行政类:

本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。

2、经营业务类:

公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。

3、人事类:

劳动人事档案、劳动工资档案等。

4、政府类：政府下发至公司的各类文件。

5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。

6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

三、公司文件、资料归档的编制及编号

公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。

1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如：公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。

2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为:

1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4政府类；5财务类; 6音像类。

3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。

4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“B”代表重要级,“C”代表机密级。“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。“C”机密级文档: 内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。

5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为:文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写+类别+发布年月日+归档序号+（受密级）。

例如: 将总公司办公室公开发布的通知归档为20xx年5月3日第一份档案，其编号为: JZB12013050301(A)。

四、档案的保管、调阅与归还

1、巳归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。

2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记表》,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。

3、公司档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请表》。一般级公司文档,须填写《文档调阅申请表》方可调阅。重要级以上文档,须经主管领导批准后方可调阅。机密级公司文档, 须经公司经理批准后方可调阅。

4、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经公司经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅，不得复制或带走。

5、档案归还时间为《文档调阅申请表》上填写的时间内，归还时必须填写《文档归还登记表》。

五、归档保存期限

1、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。

2、五年保存: 根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。

3、三年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的'项目方案、其它经核定须三年保存的文档。

4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。

六、档案的销毁

1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。

2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请表》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须部门主管批准后方可销。机密级公司文档, 须经公司经理批准后方可销毁。

3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。

七、附表的管理

本制度暂定8个附表，附表的管理由档案管理者兼管，分类管理每个附表，便于填写和查阅。附表的编号为：启用时的年月日+十位。

八、其它

本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善,过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。

本制度自签发人签字日起生效执行。

另附：附表1《文件接收登记表》

附表2《文件移交登记表》

文件管理制度 篇7

文件收发管理制度是企业管理中不可或缺的一环，它旨在规范企业内部的信息流转，确保文件的安全、高效、准确地传递。这种制度不仅能够提升工作效率，防止文件丢失或错漏，还能保障企业的信息安全，防止敏感信息泄露，维护企业的正常运营秩序。

内容概述：

1.文件分类与编码：明确各类文件的分类标准，制定统一的文件编码规则，便于查找和管理。

2.收发流程：规定文件的接收、登记、审批、分发、归档等环节的具体步骤和责任人。

3.权限管理：设定不同级别的员工对文件的访问权限，防止未经授权的'访问和操作。

4.文件安全：制定文件的保密措施，包括加密、备份、销毁等，确保文件安全。

5.文件保存与更新：规定文件的保存期限，以及如何及时更新和修订过期文件。

6.培训与监督：定期对员工进行文件管理培训，并进行监督，确保制度的执行。

文件管理制度 篇8

文件资料管理管理制度是企业内部运营的重要组成部分，旨在确保信息的有效存储、检索和保护。其主要内容涵盖了文件的.分类、编码、存储、使用、更新、废弃以及安全防护等多个环节。

内容概述：

1. 文件分类：明确各类文件的性质和用途，如业务文件、财务文件、人事文件等，以便于管理和检索。

2. 文件编码：建立统一的编码系统，使每个文件都有唯一的识别码，方便查找和跟踪。

3. 文件存储：规定文件的物理存储位置和电子存储方式，确保文件的安全性和完整性。

4. 文件使用：设定文件的访问权限，规范文件的借阅、复制和传播流程。

5. 文件更新：明确文件修订、更新的程序，保证信息的时效性。

6. 文件废弃：设定文件的保存期限，过期文件的处理办法，遵守相关法规。

7. 安全防护：制定文件安全策略，包括备份、防病毒、防火墙等措施，防止信息泄露或损失。

文件管理制度 篇9

房地产文件管理是企业运营的基础，其重要性体现在以下几个方面：

1.法规遵从：文件管理有助于企业遵守法律法规，避免因文件不合规导致的法律风险。

2.决策支持：完善的`文件体系能为管理层提供准确的信息，支持高效决策。

3.沟通协调：统一的文件格式和流程有助于各部门间的信息共享，提高协作效率。

4.责任追溯：文件记录可以明确责任归属，保障企业权益。

5.历史参考：保存的历史文件为企业未来的项目提供参考，减少重复劳动。

文件管理制度 篇10

一、总经办设专人负责文件的管理工作，对收到的公文做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。一般文件收到后应在当日内或次日中午前送批，紧急文件或会议通知收到后立即拆封送阅。

二、一般通知、便函等可由总经办直接送至有关部门办理；其余文件均应交公司领导批示后，再由总经办专人按批示范围进行送阅，严禁个人、部门之间自行横传。部门阅办后的公文（包括按文件要求报出的详细资料、附件等）应及时主动地退给总经办，以做好文件归档工作。

三、凡本公司外发的`文件，应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打印、盖章、报出；要求做到一文一事，按级上报，用词及格式规范，严禁多头主送，并由总经办统一进行登记编号。

四、部门或个人借阅文件，应办理借阅手续，总经办定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年终大清退一次，清退的文件按文书档案管理有关规定分类整理，装订成册，归档。

五、严格遵守保密制度，对有密级的文件应严加管理，办理完毕后应立即退回，并核点份数，随时存档。绝密文件，仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。

六、如文件丢失或违反保密制度，发生泄密的，除及时报告组织人事部外，还须向有关领导报告，情况严重的应提交领导给予责任人必要的处理。

文件管理制度 篇11

一、文件管理内容

第一条

为削减发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的引导作用，结合公司的实际情况，特订立本制度。

第二条文件管理内容紧要包含：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。

二、收文的管理

第三条公文的签收：

凡来公司公启文件（除领导订启的外）均由办公室收发员登记签收

第四条公文的编号保管：

1、办公室收发员对上级来文拆封后应适时附上外来文件流单，并分类登记编号、保管。

2、公司外出人员开会带回的文件及资料应适时分别送交办公室收发员进行登记编号保管，不得个人保管。

第五条公文的阅批与分转。

1、凡正式文件均需由办公室主任依据文件内容和性质阅签后，由收发员分送承办部门阅办，紧要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2、一般函、电、单据等，分别由办公室收发员直接分转处理。

3、为加速文件运转，办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特别情况例外）。

第六条文件的传阅与催办。

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导批示、拟办看法，办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件应立刻指定专人办理。不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应依照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应适时归档周转，以防丢失。

三、发文的管理

第七条发文的规定：公司上报下发正式文件由办公室负责。

第八条发文的范围：

1、凡是以公司名义发出的文件、决议、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2、下发文件紧要用于：（1）公布规章制度；

（2）转发上级文件或依据上级文件精神订立的工厂文件；

（3）公布体制机构变更或干部任免事项；（4）公布重点经营管理、技术、生活福利等工作的决议；

（5）发布有关奖惩决议和通报；

（6）其他有关重点事项；

3、上行文件紧要用于：（1）对上级呈报工作计划、请示报告、处理决议；

外发文紧要用于：（2）同相关单位联系有关重点经营管理、技术、人事、物资供应等事宜。

4、在日常经营管理、技术工作中，有关图纸、技术文件、审批工作、布置部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由相关业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

5、各业务部门如开专题会议所作的决议，一般都不应发文，可以各业务部门名义发会议纪要。

6、各业务部门与外单位发生的'一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查）不用公司名义发文。

四、发文程序与要求

第九条发文程序规定：

1、各部门需要发文，应事先向办公室提出申请；拟搞人应填写《发文拟稿单》，并认真写明文件标题、发送范围、印刷份数、标定日期；

2、草拟文稿必需从公司角度启程，做到情况的确、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。

3、办公室对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容欠妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；

4、经办公室审查修改后的文稿，送主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

5、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理清楚；

6、需经会签的文稿，由办公室在交付打印前送会签部门会签； 7、经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号打印；

8、文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名； 9、文件打字后，由办公室派专人分发并检查落实情况。

五、文件的借阅和清退

第十条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。

m.第十一条

借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，定时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。 第十二条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

六、文件的立卷与归档

第十三条文件的归档范围：

以公司名义形成的文件统一由办公室负责归档；其它部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。

第十四条立卷要求

1、文件立卷应依照内容、名称、时间次序，分门别类地进行整理归档。

2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3、要坚持平常立卷与年终立卷归档相结合的原则。紧要工作、紧要会议形成的文件材料，要适时立卷归档。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向办公室移交，清单一式两份。（交接部门各留存一份备查）。

七、文件的销毁

第十五条对于多余、重复、过时和无保管价值的文件，办公室应定期清理造册，办理销毁手续。

文件管理制度 篇12

一、目的

为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的`完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于与公司安全生产有关的文件档案的管理。

三、职责

1、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。

2、各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核；

3、各部门安全员负责本部门文件档案的收集、归档和保管，并适时将安全生产档案上报公司安全职能部门备案。

四、内容

1、文件资料的收集

安全生产文件档案内容如下：

（1）国家有关安全生产法律法规、标准规范及其它要求；

（2）上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等；

（3）公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、住建指示材料等；

（4）安全生产工作计划、总结、报告等；、

（5）各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等；

（6）供应商、承包商、施工单位相关材料等；

（7）安全设施检测、检验报告、记录等；

（8）食品安全、职业卫生评价报告等；

2、立卷归档

（1）、文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用；

（2）、应根据文件资料的重要性，立案时间分永久、长期和短期三种，进行时间整理、分类归档；

（3）、安保部在每年1月份前对上年度的文件资料进行归档，统一保存；

（4）、各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明、编写页码、标定卷内文件资料目录；

（5）、不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷；

3、档案保管

（1）、档案应入架、科学排列，避免暴露和捆扎堆放；

（2）、应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏；

4、档案借阅

（1）、文件资料档案借阅，必须履行借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续；

（2）、借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人；

（3）、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销；

5、档案销毁

对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录；

五、相关记录

《文件档案清单》

六、本制度由安保部制定并负解释，自发布之日起实施。

文件管理制度 篇13

质量体系文件管理制度是企业质量管理的核心组成部分，旨在确保产品和服务的质量始终符合预定标准。这一制度主要包括以下几个部分：

1、文件的分类与编码：定义各类文件的类型，如质量手册、程序文件、作业指导书、记录等，并设定统一的编码系统。

2、文件的'编制：明确文件编写的要求，包括内容格式、审批流程、更新频率等。

3、文件的审批与发布：规定文件的审批权限，确定发布渠道和方式。

4、文件的控制：管理文件的版本更新、分发、回收和销毁等。

5、文件的使用与培训：确保员工理解和正确使用文件，定期进行培训。

6、文件的审核与评审：定期对文件进行审核，确保其有效性。

内容概述：

质量体系文件管理制度涵盖了从文件的产生到废弃的全过程，具体包括：

1、制度建设：建立文件管理组织架构，明确责任部门和人员。

2、文件生命周期管理：从文件的起草、审查、批准、发布、更改到废止的全程管理。

3、文件存档与检索：设立文件存储系统，方便快速查找和访问。

4、文件的合规性：确保文件内容符合相关法律法规和行业标准。

5、文件的沟通与培训：确保所有相关人员对文件的理解一致，提高执行效率。

6、文件改进机制：定期评估文件效果，及时进行修订和完善。

文件管理制度 篇14

本《校产管理制度文件》旨在规范学校资产管理，确保资产的安全、有效利用，提升学校的教育质量和运营效率。主要内容包括以下几个方面：

1.资产分类与登记

2.资产购置与审批

3.资产使用与维护

4.资产处置与报废

5.资产审计与监督

6.责任与奖惩机制

内容概述：

1.资产分类与登记：详细规定各类资产（如教学设备、图书、土地及建筑物等）的分类标准，明确登记流程和责任人。

2.资产购置与审批：制定采购政策，包括预算编制、采购申请、招标程序、合同签订等，确保资产购置的.合规性。

3.资产使用与维护：设定资产分配原则，规定使用人责任，建立定期保养和维修制度，延长资产使用寿命。

4.资产处置与报废：设立资产处置流程，包括评估、审批、出售或报废等环节，确保资产价值最大化。

5.资产审计与监督：定期进行资产盘点，配合内部审计和外部审计，确保账实相符。

6.责任与奖惩机制：明确各级管理人员和使用人的权责，设立激励和惩罚措施，激发管理积极性。