写邮件的正确格式范例 发邮件的格式（通用5篇）

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写邮件的正确格式【第一篇】

尊敬的领导：

您好！我因 ____________________________，需请假_____________。请假（时间）从___________到____________，请假期间有效联系方式：_______________________。恳请批准，谢谢！

请假人：______________

_________年____月____日

领导（负责人）意见：

相关阅读：

通用请假条格式

请假条一般应包括以下几个部分：正文的第一行最中间应写上“请假条”字样。

格式

1、居中写标题“请假条”。

2、请假对象的称呼。要顶格写，并在后面加冒号。

3、请假原由。要另起一行，空两格。主要写明请假的原因和请多长时间假。

4、请假起止时间。

5、祝颂语。

6、请假人签名。

7、请假时间。写在正文的右下方。

正式的邮件格式【第二篇】

尊敬的贵公司领导：

您好！我是___学院物业管理__届毕业生，作为一名即将毕业的大学生，面对日益繁荣的市场经济大潮，面对竞争激烈的时代，我已做好了充分的心理准备，去迎接社会和未来的挑战。

三年的刻苦学习，使我在基础理论和专业知识方面打下了扎实的基础，短暂的工作社会经历让我认识到不断学习的紧迫性和必要性。只有不断的完善自我才能在百舸争流的社会中实现自我的价值。诚实和自信是我的原则，沉着和乐观是我处事的态度，只为成功找方法，不为失败找借口是我做事的方针。在三年的学习生涯中，我始终坚持理论联系实践的学习方法，所以丰富多彩的生活让我硕果累累。

学习之余，我还考取了《全国物业管理企业经理资格证书》，参加了各种社会实践调查。这些既丰富了我的工作经验，也增强了我社交能力和团队合作能力，在综合素质上得到了较大的提高。我的过去，正是为贵单位的发展而准备，而积累。我的未来，正是为贵公司的宏图而拼搏，而奉献！雄鹰展翅需要一片天空，骏马驰骋需要一方阔土。我坚信不断的创新，不断的总结完善自我，挖掘自我的潜力，在今后的工作岗位上一定能够干出辉煌的业绩！

最后，向贵公司致以崇高的敬意，真诚地希望能成为贵公司的一员，能同贵公司同仁一道为贵公司的锦绣前程奋斗不惜，奉献我的青春和才智！真诚希望您给我一个得到发现的机会！

敬礼！

正式的邮件格式【第三篇】

尊敬的各学校领导：

您好！

真诚地感谢您在百忙之中浏览这份求职材料。

这里有一颗热情而赤诚的心渴望得到您的了解与帮助。在此，请允许我向您毛遂自荐。

我叫，**年*月*日，我毕业于XX大学历史学教育专业，获史学学士学位。毕业后一直在首批办重点高中从事历史教学工作，现为中教一级教师。

一、教学方面：

从教以来，本着对学生负责、对学校、对党和国家负责的精神，以全部精力投入到教学中去。教学工作曾多次受到校、州、省的表彰，表彰情况如下：

**年**月，在**省中小学《在现代教育技术环境下实施素质教育的新型课》评选活动中，所讲的课《帝国主义瓜分中国的狂潮》被评为新型课一等奖。

**年*月，在**省高中历史学科第三届教学综合素质评比活动中获二等奖。

在从事教学工作的过程中，为了提高教学效果，我注意把现代教育技术与历史教学结合起�

**年*月，制作的课件《第二次世界大战复习》在**省首届历史学科计算机辅助教学大赛中，获一等奖。

**年，在国家教育科学研究活动中，制作的多媒体辅助教学课件《可爱的家乡延边》获一等奖。

**年，制作的多媒体课件《情系延边》在**省中学历史学科现代信息技术教学研讨会上，被评为一等奖。

**年，制作的英语课件《Britain and Ireland》入选全国第七届多媒体课件大赛，其中参赛作品400多件，入选作品35件。

**年*月，为了给学生提供一个因特网上历史学习的平台，制作了“中学历史教学”网站，在K12全国中小学教育教学网历史教师个人主页中排名第五，每天都有一千人左右的访问量，这里既是我与全国历史教师互通有无的地方，也是我为学生们提供学习历史的资源和进行情感、学习经验交流的场所。

**年以来，多次参加学校组织的对教师进行的信息技术培训，曾给学校的全体教师讲过Animator、Flash、Authoware软件的使用，另外我在本学期的高一历史组组内集体备课时，给组内另外三位老师讲怎样用Flash、Photoshop软件制作历史课件，受到历史教研组组长和各位老师的一致好评。

二、教育方面：

**年以来开始担任班主任工作，所带班级学习成绩优秀，*连续两年被评为优秀班主任。同时，在二中网站论坛上任“大牛论坛”的版主，开辟了“班主任论坛”、“心灵驿站”等栏目，一些主题引起学生强烈反响，如：“班主任能和学生成为朋友吗？”、“怎样对待上网玩通宵的学生？”、“学生个案分析”等主题，是学生们经常回复的主题，通过网上交流，使老师更加了解了学生的心理活动，也与学生进行了不见面的坦诚的网上交流，对以后加强对学生有针对性的教育创造了条件、奠定了基础。同时也加强了班主任之间、班主任与学生之间的交流与沟通。

积极指导学生参加各种课外竞赛活动，**年在全国第三届中小学生爱国主义知识教育竞赛活动中，荣获优秀指导教师奖**年在全国中小学生庆祝中国_建党八十周年知识教育活动中荣获优秀指导教师奖。

三、教研方面：

1、撰写论文。从教以来边从事教学工作，边注意总结教育、教学方面的经验教训与案例，并写成论文。

2、参加课题研究。参加工作以来，积极参加科研课题的研究。

四、继续教育：

**年*—*月，在全国现代教育技术培训中心参加现代教育技术培训。**年*月——**年*月，参加了东北师范大学历史系世界史专业研究生课程进修班的学习，现已结业。**年**月，考取东北师范大学历史系教育硕士(学科教学)。

鉴于毕业六年来的教育、教学实践经历，我相信自己能够从事好重点高中的历史教学和班主任工作。特别是多年制作课件和网站的经历，使我一定能使贵校的学科教学与现代教育技术整合上一个新的台阶。如果您给我一个发展的机会，我会以一颗真诚的心、饱满的工作热情、勤奋务实的工作作风、快速高效的工作效率回报贵校。

手捧菲薄求职之书，心怀自信诚挚之念，我期待着能

最后，衷心祝愿贵校事业发达、蒸蒸日上！同时感谢“第一范文网”的大支持！

敬礼！

发邮件格式【第四篇】

关键词　信封书写　邮政历史　文化差异

中图分类号：H315 文献标识码：A

0　引言

中英文信封书写格式有很大的差异。中文信封先写收信人地址，从国家、省、市、城区、街道、门牌号，最后才写收信的人的姓名。而英文信封先写收信的人，然后才是门牌号、街道、城区、市、省、国家。两种信封写法前后顺序刚好相反。有学者认为这种格局反映了中西方思维方式的差异：中国人考虑问题习惯于从大到小，由远及近，而西方人则反之；正是这种思维的差异导致了中西方信封书写上的不同格局。（张业菊，2006）笔者对这种文化角度的解释不能认同。特从英汉语言角度和中西邮政史角度提出不同的看法，以活跃学坛。

1　英汉语言习惯

英汉信封书写格式的不同并不是由所谓“中国人考虑问题是从大到小，由远及近；而西方人考虑问题是从小到大，由近到远”的思维模式不同引起的。因为这种思维模式二元对立的命题很难成立。在现实中，中国人考虑问题从小到大，由近及远的例子俯拾即是。反之亦然，西方人也不尽是思考问题从小到大，从近到远。那么，中西方信封格式为何有这种差异呢，笔者认为这应从英汉两种语言的语法特点的层面做出解释。

汉语和英语在书写中最大的不同在于修饰语位置的不同。这种差异，反映在信封的书写上，就形成了在英汉信封书写格局的不同。在英语里，短小的修饰语一般放在被修饰名词的前面。如：President　Barack　Obama.　但是，如果修饰成分稍长，则往往采用所有格，同位语或定语从句的形式，将修饰部分后置。比如，英语常用of构成表示无生命的名词的所有格，其词序和汉语习惯正相反。如：the　gate　of　our　school，　或the　windows　of　the　house。其中被修饰的在前，修饰语在后。在某些固定搭配中，形容词作定语也常常后置，比如：“Secretary　General（秘书长，总干事）”。　英语表示“坐在我身旁的姑娘是我表妹”这句话，将姑娘一词放在前边，然后具体说明是怎样的姑娘，形成“The　girl　sitting　by　my　side　is　my　cousin.”这样的句式。英语　“The　young　man　has　read　all　kinds　of　books，ancient　and　modern，Chinese　and　foreign.”这句话中，古、今、中、外用来修饰“书”时都放在所修饰语之后。　此外，还常用which　引导的定语从句后置来修饰或定义名词事物。“这是要搬进城里的一家人”这句汉语，在英语可以这样表达：“This　is　the　family　which　is　planning　to　move　to　the　city.”　英语修饰语后置是英语不同于汉语的一大特色。只要有需要界定的词汇，概念，事物出现，都可以把修饰语放在后边。这种特色使得英语在表达上较之汉语有一定的优势。一句话出来能够边写，边思考，边修饰。这样句子可以写的很长，甚至一直写下去。在汉语里，古汉语中有些定语后置的情况，现代汉语一般都将修饰语放置在所修饰名词之前。因此在写作上，下笔前头脑中要对词汇进行更多的排序，然后下笔。如果修饰语与被修饰事物之间只是两个词汇，这种排序并不费劲，但是在修饰语多的情况下，排序绝对成了必要。比如，要对“菩萨”一词进行修饰，要给他加一些头衔。汉语的正常语序是“南无大慈大悲救苦救难广大灵感观世音菩萨”。又如，明代正德皇帝好武，将国家大事视为儿戏，　自封为“总督军务威武大将军总兵官太师镇国公朱寿”。以上英汉举例，说明了英汉两种语言的修饰语和被修饰语之间的语序关系特点。

写信封地址无论中西其实本不存在思维上“从大到小”或“从小到大”的思维方式问题。中西方信封写法的差异其实源于两种语言语序习惯的不同。设令中西二人同写两信，而信封封面上只能写一个字或词。那么这个字或词肯定都是收信人的名字。此时，无论中西方，思维中心肯定都是那个收件人。实际情况正是如此。我们看到的一些中外私递的旧信封，封面上就都只有名字。这种情况说明，书写信封时，无论中外，大家都是想着收件人。　但是当收信人的名字和地址同时出现在信封上时，就出现了差别。这个差别是语言语法上的差别引起的。西方人在表示曼哈顿的约翰时，一般会使用所有格标志　of　联结二者，表示所属。因而会写成“John　of　Manhattan”　如果，加上城市名则成了“John　of　Manhattan　（of）　New　York　”很明显，这种看起来从小到大的排序，实在是取决于语法规则。　而中国人处理地名和人名同时出现时，会写绍兴鲁迅。这也是固定的语言习惯。因此，西方信封上书写格式可以理解为：　Name（of）　House　name（of）　Street　name（of）　City　name（of）　State　name（of）　Country.　在这个书写格式里，邻近的名词之间是所属关系，但在信封上表示时，为了节省空间，通常去掉了所有格的标志符号　“　of　”。

2　文化与历史

中西方的邮政发展历史上一些文化因素曾促成信封书写格局的形成。就中国信封书写来看，它的确给人以特别重视地址的印象。这种情况的形成可以从下面的情况得到解释。中国早在秦汉时期就建立了统一的驿递制度和地名体系。其时，中国幅员辽阔，控制地域覆盖36郡，后又增至46郡，郡下又有乡里组织，形成数以万计的地名。可以想象，不论公函私信，在这么大的版图中传递，正确的地名地址书写是何等的重要啊。虽然，秦汉时期还没有现代信封，但不管公私信件用什么样的信函传递，地名是非写清楚不可的。

相比之下，英国　17世纪才有了官方控制的邮路建设，而范围不出英伦诸岛。美国在18世纪后期才开始了东海岸的邮路的使用（Day，　2007）。不管是英国或是美国，邮递机构在早期都不开展投递业务，邮件只在邮局之间传递，再由收件人前往邮局查看领取。因此，对于早期的西方民众来说，通信的具体街道地址意义不大，而收信人的名字则较为重要。因而有了中国人重地址，西洋人重名字的表面现象。

无论中西方，信件封面上的地址姓名都有个从简单随意到复杂规范的书写演变过程。这个演变过程与邮政发展的历史息息相关。首先，制作信封材料的价格对信封封面的写法有影响，但这种影响与书写顺序无关，而与信封地址书写详略有系。英国和美国早期写信并不使用信封，主要原因是纸张昂贵。人们通常只是写完信后，把信纸折叠起来进行蜡封，利用背面的空白来书写邮寄对方的信息。邮资以邮递的距离和信件的重量来计算。因此，为节省费用，信件尽量少用纸。　1775年，美国建国之初的政治家萨缪尔·亚当（Samuel　Adams）从波士顿向费城发了一封信，价格为22美分。这封信就没有信封，由一页信纸折叠而成。因为此时使用信封，意味着多付一页纸的邮费，当时只有极少数富人能够支付的起。信封的使用当在1838年前后，当时，英国曾进行过信封设计大赛。有一种“Mulready”信封曾赢得过奖。这种“四角折叠，会于中心，然后蜡封的新式信封”是现代信封的原始样式。其时，英国邮政当局，决定生产邮资付纥信封，通过邮局发售。当时虽然是一种创新，但是，也获得不少民众批评。一般英国民 美国历史记载，1843年　皮埃森先生曾在自己的作坊里，用带刀模具切纸，进行手工信封制作。不久，各种信封制作机相继发明，终于使信封的价格下跌，大大促进了人们使用信封的习惯。当然，从简单的信纸背面书写，到信封封面书写是个不小的飞跃。在这一转变中，信封的书写有了较大的空间。（Benjamin，　2002）

其次，对信封书写习惯影响最大的应该属住址投递制度的改变。1863年以前，付费信函邮递都是邮局之间进行，民众到邮局取信件。在这种情况下，信封的门牌号码，街道地址并不重要，重要的是落地邮局信息。而邮局信息也常常只是个邮局的代号。因此，信封上可以不写对方具体地址，而只写对方邮局编号。1863以后，美国推行城市住址免费投递制度，对信封的街道，门牌号码的细节提出了要求。到　1880年　美国有　104个城市实行免费投递，到1900年则升到　796个城市。　1896年，乡村也开始实行住址投递，先在西佛吉尼亚的三个邮局试行，当时覆盖29各州的44条邮路。到1902年，乡村住址投递遂成定局。到了1930年城市乡村到处都有了“方便的路边信箱。”（Benjamin，　2002）

此外，邮递价格的下降对信封的使用有积极意义。西方邮政部门在19世纪中期曾努力降低邮寄费用。1845年前　高昂的邮费价格抑制着一般的通信使用信封。以美国为例，1799-1815美国东部邮路上报纸的邮费为2美分以下，而信件的邮寄价格却按邮程远近每页信纸在6～25美分之间。邮资的多少和信件的大小，重量和邮寄距离都有关系。1840，年从巴尔的摩到纽约的一封信邮资为美分。其时，一个劳动力的日收入为　72美分，一封信占去日薪的4分之一。美国　1845年国会立法大大降低了通信费用。由过去五等距离计算变为两等距离计算。巴尔的摩到纽约的邮资降至　5　分。1863年，价格又有降低，距离因素取消，统一按重量收费。信封的机器制作，邮寄费用的价格降低和住址投递的实行鼓励了人们使用信封，并且将信封的地址延至街道和门牌号码。（John，　2008）

总之，信封的书写格局的形成和邮政历史发展事件关系密切，却与思维方式很难挂上钩。

3　技术与教育

中国人和西方人书写信封的格式的形成，还可归因于现代邮政体系的暗示、引导和规范。现代邮寄制度产生以前，人们在信封上或多或少可以看到写信人个体意志的表现，个性化的信封时有所见。比如，宋代进士李逊一时遭难，寄了个空信封，委托名士刘元普照顾家人，信封上写：“辱弟李逊书呈洛阳恩兄刘元普亲拆。”刘元普本不认识李逊，接到空信封后，揣摩再三，有所领悟，于是承担起照顾李逊家人的责任。又比如，从民国期间的私人信件上看，地址和人名是写给不同的人看的。其中地址是给邮差看的，而名字则是给收信人看的。不少信封上写着：捎，交，面交，烦致，烦交，拜托等字样，且信封没有邮戳，说明信件是通过私人或信使等传递。这样的信件往往能看到保留的个性文化痕迹。

清代和民国时期，我国民众识字率低，有一种代人写信的职业。这些专业写信人对信封的书写极为讲究。这时期的信封，有时双面书写。根据书信人与收信人之间的地位不同，需要用不同等级的敬语或谦语。于是信封写得文雅古朴，成为信封史上的佳话。西方信封早期也能见到代表个人意志的文化痕迹。比如火漆封印的使用，欧洲就很有讲究。棕色漆为赴宴请贴，红色漆为官方文件，白色漆为婚嫁喜庆，黑色漆为丧事讣讯等。

自从现代邮政业务展开以来，无论中西（下转第253页）（上接第242页）方，都出现一个趋势，即写信人对如何写信封的主观意志体现的越来越少，而邮政系统为实现现代标准化服务，越来越多地干预信封的书写格式。为了以最有效的方式处理和投递邮件，现代欧美国家邮政机构都规定了信件地址书写标准要求民众遵守。

邮政机构推行标准化信封书写的措施之一是利用信封上的提示文字指导信封书写。写信人地址写在何处，收信人地址写在何处，一一均有注明。其次，利用出版物进行宣传。各国邮政部门都在邮局里张贴或悬挂信封书写标准提示。这种做法逐渐统一了人们书写信封的格式。不仅如此，英语国家邮政机构重视邮政知识的普及，并且非常重视对民众和儿童的邮政知识教育，以致小学生都要学习信封书写方法（Aibel-weiss，　1994）。

此外，各国邮政部门，一直致力于邮政信件分拣机械化，信件电脑识别和邮政智能化。对信封格式的书写提出了更高的要求。比如，加拿大邮政机构希望书写信封时不使用标点符号，包括缩写语后边的逗号。在表示乡村道路（RD）和郊区服务缩写（SS）语前，不使用数码符号#　，只用空格隔开等等。信封封面的每一个字母都提倡大写，包括回信地址。最后形成这样的格式。

如：BRIAN　HUNTER　SYLVIA　BURTON

RR　3　PO　BOX　1234

FREDERICTON　NB E3A　1H9　NEWCASTLE　NB E1V　2V5

在邮政机构的强势干预下，信封的书写逐渐摆脱了对个人意志的反映。信封书写中的文化因素越来越为技术因素所取代。写信人越来越多地服从机器对信件的要求，而个人的主体意识越来越少地表现在信封上。写信者如何写信封强烈地受到邮政体系的约束和规范。

4　结语

以上对英汉语言习惯和邮政历史的回顾清楚地表明，中西方信封书写的差异渊源已久。书写顺序相反的差异主要是由汉英两种语言语法结构引起。而在漫长的邮政发展史上，信纸的价格，信封的发明，邮寄价格的降低，住址免费投递，机械分拣，电脑识别技术的需要，以及邮政知识普及教育等，都对信封的写法产生过影响。很显然，没有证据表明，中西方信封写法的差别反映了中西方民族“从大到小，从远到近”或者相反的思维习惯。

江苏省无锡市锡山职业教育中心校　校立项目

参考文献

[1]　张业菊。从中英文信封格式看中西方思维方式[J].湖南行政学院学报（双月刊），2006（6）总第42　期：82-83.

[2]　刘广生等。中国古代邮驿史[M].北京：人民邮电出版社，1999.

[3]　马楚坚。中国古代邮驿[M].北京：商务印书馆，1997.

[4]　臧嶸。中国古代驿站与邮传[M].北京：商务印书馆，1997.

[5]　Aibel-weiss，　Wendy.　Post　pack　for　elementary　school　students[Z].National　Post　Museum，　Smithsonian　Institution，1994.

[6]　Benjamin，Maynard　　History　of　Envelopes：1840-1900[Z].Envelope　Manufacturers　Association，2002.

写邮件的正确格式【第五篇】

英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。

电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。英文邮件的主题需要注意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。比如：Some questions about C++.在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写(介词、冠词除外)。

称谓如果是第一次给对方写信，那么称谓最好用“Dear+全名”，这样会让人感觉比较正式。如果对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复。比如：“Hello/Hi Lillian”。在实际通信中可能遇到不知道对方姓名，可以用“Dear+对方头衔”，如“Dear President”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。英国人习惯在称呼后加“，”，美国人习惯在称谓后加“：”，有时也可以不加任何标点，是具体情况而定。

在书写正文时，把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写在第一段。为了让收件人阅读邮件比较舒服，我们需要注意邮件正文结构的美感，邮件段落最好控制在两三段之内。如果一封电子邮件涉及多个信息点，我们可以采用分条目的方法，如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达的内容层次清晰。邮件内容应注意单词的拼写、大小写、标点、语法等。所谓以小见大。

结尾语在正文之后添加。注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。

一般电子邮件：

Sincerely,

Sincerely yours,

私人电子邮件：

Regards,

Best wishes,

Best regards,

With best wishes,

Wish best regards,

Yours,

Cheers,

As ever,

With love,

Affectionately,

......

在正文最后需要署名，可以写全名，也可以只写名字。需要辨明性别时可以在姓名后面注明(Mr./Ms.)。对于咱们中国人，为了区分姓和名，可以把我们的姓的字母全部大写，例如XIONG Lillian.如果写信人代表的是一个组织或部门，应在名字下一行写上自己的职位、所属部门。

邮件中常用词汇：

附件attachment I am attaching the report.我把报告放在了附件中

转发forwarded I've forwarded your e-mail to Alice.我已经将你的邮件转发给Alice

保持联系 stay /keep in touch

对方告知决定。 Please let me know your decision as soon as possible.

写信给别人时一般常用How are you been recently?

回复别人邮件时一般常用I am happy to receive your e-mail.

实用邮件举例：

工作求职

工作求职类的邮件大体分为申请职位、介绍自己、期待回复、表达谢意几个部分。 .

Dear Sir/Madam,

I am writing to apply for the position of ...as posted in your website.

Introduce yourself...

Please find attached a copy of my resume for your review.我的简历请见附件，作为参考。

或者：Please refer to my attached resume for a summary of my skills and experience. I am looking forward to you. Thank you very much for your time and consideration. Yours sincerely,

Lillian Xiong

表达谢意

日常生活中经常会使用到表达谢意的邮件，在国外，参加完朋友邀请去的一次party，或者接受了别人馈赠的礼物等情况下都需要写一封thanks letter。而此类邮件也非常好写，只要能够表达自己对收件人的真挚的感激之情即可。

Dear Alice,

Thanks so much for the lovely dinner last night. It was so thoughtful of would like to invite both of you to my house when you are available.

Best regards,

Lilian

咨询了解

咨询了解类邮件的目的是想要得到关于某人、物的一些信息。邮件具体内容大致包含如下：

2)说明自己想要了解的东西，当咨询信息较多时，最好列举出来，as 详细、清晰 as possible.

3)末尾用一句话结束总结这次咨询。

I am writing to request information about sth.

I would like to request a copy of sth.

最后表达希望时用语：I look forward to hearing form you soon.期待尽快收到您的回复。

英文电子邮件格式

Dear Mary,

This is Tom.....

Look forward to seeing you soon.

Best regards,

Tom Yu

(以上每一行，或者每个段落，都是左对齐的)

一、主题

主题(Subject)框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings;长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。

YES：Supplier training

NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company(太长)

主题框的内容切忌含糊不清。

NO：像News about the meeting 这样的表达，

YES：应改为Tomorrow's meeting canceled。

一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。

YES：New E-mail Address Notification;Detailed calculation

NO：detailed calculation

视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI(For Your Information，供参考)，如：URGENT：Submit your report today!

二、称呼

1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文(Body)前的称呼(Salutation)通常无须使用诸如Dear Mr. John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者Mr. Smith。

2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如： Jimmy,

I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.

Best,

David

3、人家的名字千万不要错，老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶。 同样， 头衔都不要错。 头衔或学位，任择其一吧。以下是一样的： Howard E. Wyatt, Dr. Howard E. Hyatt

4、多过一个男人，用Messrs,就是Misters的意思，不过不要跟名字，跟姓就行啦。

YES: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢？ YES：用Mesdames, Mmes., or Mses. 同样不要跟名字。 例子： Mses. Farb, Lionel, and Gray 。男女一齐呢？ 弄清楚称呼就行。例如： Dr. and Mrs. Harold Wright ;Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright ;Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn 。

5、有人有自己头衔就要跟紧，例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔，有时大头不知道对方头衔，干脆用Ms.算了。 Ms. Sarah Gray

6、职衔短可以一行过，长就下一行吧。例如：

Ken Green, President /Ken Green /Vice President of International Operations

NO：Ken Green /Vice President of Unicom China

YES： Ken Green /Vice President, Unicom China

7、老外的名字有时有Jr. 或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的，以下都是正确，不要笑人：

YES：Michael J. Smith, Jr. /Michael J. Smith Sr.

8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼。 如果没有名字，或者是很正规信的信件，可以考虑这些： Dear Committee Member:

Dear Meeting Planner:

Dear Colleagues: To All Sales Reps:

To Whom It May Concern:

Dear Sir or Madam:

Dear Madam or Sir:

Dear Purchasing Agent:

如果是全公司：

YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:

9、有时见到人家用冒号就说人家错，其实也未必啊，看：

YES：Dear Mr. Jones: (非常正规) Dear Joan:

Dear Jim, Jim, (非正规)

三、结尾部分

A、书信的结尾致意要留意，弄清大家的关系才选择用词，例子：

1、 Very Formal非常正规的(例如给政府官员的)

Respectfully yours, Yours respectfully,

2、 Formal正规的(例如客户公司之间啦)

Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,

3、 Less Formal不太正规的(例如客户)

Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,

4、Informal非正规的(例如朋友，同事之类)

Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!

有时在we, I, and you之间选择是很烦的事-- 如果是公司代表联络生意之类，可以用： We will reimburse you for these legal expenses. Sinopec will reimburse you for these legal expenses. 如果单纯说你自己，可以用： I found the brochure very informative. 有时可以一起用啦。: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.

那么I和you呢？好烦好烦。一般来说，收信人的利益比较重要，名义上都要这样想。给人尊重的语气就一般不会错了。 多用you有时会有隔阂的感觉。

You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board. Your prompt response will be appreciated. (好像欠你一样)

I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board. I hope you’ll agree to serve. (这就友善多了)

Your book was well written and comprehensive. (不用你来判断我呀~~)

I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals. (客气一点，人家受落)

总之，语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度。

B、信尾客套话(Complimentary close)通常也很简明。常常只须一个词，如：'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerely yours'或'Best regards'。

C、签名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签，人家会笑你的。 签名也看信件的语气。给朋友或公司客户，签Bill也可以，给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦。