适用行政事务的《办公用品管理制度》

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第一章 总则

第一条 为加强企业办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，特制定本制度。

第二条 本制度适用于对办公及日常消耗品、宣传品、设备耗材等的管理。本制度所称办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理用品三种。包括铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、便条纸、橡皮擦、夹子、签字笔、订书钉等。

第二章 办公用品采购

第三条 办公用品采用集中采购、定量供应的办法。

(1)集中采购由行政管理部负责并管理。

(2)集中采购的办公用品包括复印纸、传真纸;计算机消耗的磁盘;打印机消耗的色带、硒鼓、墨盒;日记本、各类笔墨等。

(3)实行定期计划批量采购供应。即：每月29日前各部室向行政管理部提报当月所需用品计划，由行政管理部统一采购。

(4)特殊办公用品经行政管理部同意可以授权各部门自行采购。

(5)各部门若临时急需采购办公用品，由部门专人填写办公用品请购单，并在备注栏内注明急需采购的原因，经部门负责人审核同意，交行政管理部审批同意后实施采购。

(6)必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存。

(7)结算办法。办公室根据各单位办公用品领用数量及单价编制明细表，经确认后报财务划转。

第四条 采购环节。

(1)办公室行政后勤主管必须建立办公用品合格供应方名册。采购时，必须在办公用品合格供方名册中选择供应商。

(2)部分新、特、进口办公用品，办公用品合格供方不能提供，必须在其他供应商处购买时，应将该供应商补充进办公用品合格供方名册。

(3)办公用品合格供方名册至少应包括大型商场和文具专业批发商。

(4)采购前，必须填写办公用品采购申请单，经公司行政总监审核并报总经理批准。

(5)采购时，应电话要求送货，在办公室验收。无特殊情况，不允许外出采购。

(6)消耗品可依据历史记录(如过去半年耗用平均数)、经验法则(估计消耗时间)设定预购买数量。

第三章 办公用品的发放与领用

第五条 按照管理基准(如圆珠笔每月发放1支)，可视部门或人员的工作调整发放时间。管理用品应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，消耗品不在此限。

第六条 管理用品列入移交，如有故障或损坏，应以旧换新;如遗失，应由个人或部门赔偿或自购。

第七条 办公用品每月1日发放，管理用品的申请领用不受该时间限制。

第八条 办公室设立办公用品领用记录簿，由办公用品保管人保管，领用办公用品时分别登记，并控制文具领用。办公用品领用记录簿为内审检查项目之一。

第四章 办公用品的使用与保管

第九条 严禁将办公用品带回家私用。

第十条 新进员工到职时由各部门提出申请，向行政管理部请领办公用品。员工离职时，应将剩余办公用品一并缴交办公室。

第十一条 各部门特殊表单外的印刷品(如信纸、信封、表格等)，均由办公室统一印刷、保管。

第十二条 部门使用的办公用品由部门指定专人保管维护。

第十三条 对决定报废的办公用品要做好登记，在报废处理册上填写用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项，报相关领导同意后办理报废注销手续。

第十四条 办公用品(价格在20元以上的)正常使用发生损坏时，要及时向行政管理部报告，由行政管理部安排修理，如不报告或擅自将损坏的办公用品丢弃，使用者个人按非正常使用损坏照价赔偿。

第十五条 公司对办公用品的使用情况实行年内不定期检查、年末普查的检查制度，检查工作由行政管理部负责。

第十六条 打字、复印耗材的使用。

(1)公司各部门要节约使用打印纸。办公室内勤要做好领用登记，每年年底公布一次。

(2)复印时，要严格按照规程操作并自觉登记。复印的作废纸张由管理员留存，作反面纸使用。

(3)严禁复印与工作无关的资料，严禁私用复印纸。否则，一经发现，公司按元/页计费，由行政后勤主管报财务部经理，在当月工资中扣除。

(4)除了对外报送的文件资料，公司内部的纸张必须正反面使用。

第十七条 办公室办公用品保管人员月末、年末要盘点清查库存，在满足日常工作的前提下尽量减少库存量，使库存量结构合理化。年末办公室组织盘点办公用品在各部门的使用情况，并依据办公室主任审批通过的“办公用品报损单”及时调整办公用品管理簿册，做到账实相符。

第十八条 每年1月5日前，办公室行政后勤主管应汇总全年的办公用品实际耗用量和金额，分析其与预算的偏差情况，写成总结报告报办公室主任留存，作为编制下一年度预算的依据。

第五章 附则

第十九条 本制度由行政管理部制定、解释，报总经理批准后执行，修改时亦同。