基于项目生命周期的信息化项目管理（精编5篇）

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基于项目生命周期的信息化项目管理1

基于项目生命周期的信息化项目管理

摘要：工程项目在使用的生命周期之内，都一直会存在着大量的不确定因素，而这些不确定的风险因素对于工程项目来说有着直接的影响，因此，必须要采取良好的方式来进行管理。本篇文章主要针对基于项目生命周期的信息化管理进行了全面深入的探讨，并且对生命周期管理系统进行了分析，提出了相应的工程项目信息化管理策略，以期为现代建筑行业的发展做出巨大的贡献。 关键词：工程项目；生命周期；信息化管理 0 引言 建筑项目的信息化管理主要是利用信息化的理论来对整个工程项目中各个方面的系统资源进行整合，以此来使得工程项目自身的经济效益能够最大化。再加上工程建设过程中所涉及到的参与者数量较多，导致整个工程管理工作也更加的复杂。以往传统的管理方式和决策已经无法在当前建筑行业中适用。而采取怎样的措施来更加有效的为建筑工程管理效率提高，就成为了当前项目管理的新课题。下文主要针对基于项目生命周期的信息化管理进行了全面详细的阐述。 1 工程项目生命周期信息化管理的涵义 信息化管理主要就是指利用信息化思想，来保证所管理的对象与整个管理系统之间保持着良好的联系，从而利用这一方式来确保系统自身的协调程度有所保障，从而达到提升管理效益的目的。而工程项目自身的生命周期管理主要就是从工程生命周期这一角度，采用信息化管理的思想，把以往传统的管理模式直接在各个阶段就转变成为有机信息化，以此来达到对信息化系统维护的目的，切实有效的实现对工程项目的优化和价值提升的目的，以此来使得建筑工程项目自身在生命周期之内的经济效益能够最大化。 1969年，美国学者霍尔（HalIAD）提出了系统工程“三维结构体系”，它将系统工程的活动分为前后紧密连接的7个阶段和7个步骤，同时又考虑为完成各阶段与各步骤所需的各种专业知识，由时间维、逻辑维与知识维，组成了一个三维立体空间结构，是一种解决规模较大、结构复杂、因素众多的大型复杂工程组织与管理问题的思想方法。系统工程“三维结构体系”本质上是一种管理理念信息化的体现。 按照上述分析，可以归纳建设项目信息化管理系统就是在信息化理念指导下，由逻辑维――组织信息化、时间维――过程信息化、知识维――信息方法信息化所组成的三维信息化系统空间结构，知识维一工程项目管理的工具与方法知识维是指为完成各阶段、各步骤所需的各种知识和专门技术的总和。在工程项目领域主要包括：运筹学、控制论、社会科学、工程技术以及各种方法之间的信息化等。 B、逻辑维――工程项目管理的工作步骤 逻辑维是指分析问题解决问题的逻辑思维过程。对于项目管理则指对项目进行管理时一般采用的工作步骤。 C、时间维――工程项目生命周期管理 时间维是指把整个项目生命周期划分为若干个阶段，从而进行阶段管理。在工程项目中就是生命周期管理。由于不同类型项目具有不同的特点，因此其寿命周期不同阶段的划分也不尽相同。一般项目的寿命周期分为概念阶段、实施阶段与结束阶段。 2 建设项目生命周期管理系统 以往传统的工程项目在进行设立的过程中，其项目可以分为前期策划、准备和设计、施工与运营4个阶段，而工程自身的生命周期管理工作则可以直接划分成为开发管理、项目实施管理、项目使用管理这三个不同的模式。而具体对生命周期管理工作的项目参与情况分析来看：工程项目的管理类型可以分为投资与业主两方的项目管理、施工和设计方的项目管理、工程监理和咨询的项目管理、项目使用管理等几个不同的项目管理工作；但在实际进行操作的过程中，无论是项目管理自身的执行单位还是决策部门，其参与方和建设方之间的管理目标必须要是完全一致的，通过这一方式，便能够使得整个项目管理工作能够拥有更好的质量、进度，并且减少资金的耗损。 3 企业应对建设工程项目管理信息化的策略 在当前工程项目管理信息化快速发展的过程中，企业不仅面临着挑战，同时也意味着机遇的到来。企业在这一过程中必须要拥有前瞻性的眼光，最大限度的适应当前城市发展的实际需求，以此来改变企业对于当前市场所采取的相关经营理念，构建一个更加完善的管理秩序，在期间持续不断的培养大量的人才，通过现代化的高科技技术是和信息化的管理方式来提升企业在市场上的竞争力，从而达到占有更大市场份额的目的。 从项目的阶段性管理拓展为生命周期管理 有条件的工程勘察、设计、施工等企业可以通过并购、重组、联合等方式实施工程总承包乃至更大范围内的承包，我国一些工程设计企业已在工程总承包实践中取得了显著成绩。工程项目管理企业也应实施“三位一体”、“四位一体”甚至“五位一体”，为业主提供集工程咨询、工程设计、招标代理、造价咨询、工程监理于一体的项目管理承包或服务。 在企业自身拥有相应条件的情况下，可以采取并购或者重复、联合的方式，促使作业能力提高，从而承包下更大的工程，而我国目前部分建筑企业在不断发展的过程中，便在工程总承包方面做出了良好的表率。 从项目目标的分散管理发展为综合管理 以往传统的项目管理模式，往往是将整个建筑工程各个不同的。方面分割成为几个不同的部分进行管理，这从某种程度上来说，既不利于工程项目管理工作的掌控，也不利于现代城市的快速发展。我国至今仍未实施真正意义上的工程量清单计价模式以及工程造价咨询企业、工程监理企业的发展空间受限等，与建设工程项目目标的分散管理不无关系。工程承包企业应建立完善的企业定额体系，工程投标报价应与施工工艺及施工组织方案密切地联系起来，并实施全要素成本管理。工程项目管理企业也应综合考虑建设工程项目的质量、成本、工期、环境、安全等因素为业主提供信息化管理服务。 从项目目标的定性管理发展为定量管理 由于信息技术、项目管理方法的迅速发展及项目管理的信息化，进一步促进了建设工程项目管理的定量化、科学化。无论是工程承包企业，还是工程项目管理企业，均应建立项目管理数据库，存储建设工程项目策划决策及建设实施过程中产生的大量数据，这样不仅为项目的运营维护提供可靠的数据支持，而且可以为以后类似工程项目的策划决策及建设实施提供重要参考。 4 结论 综上所述，本篇文章主要以目前现有的工程管理理论作为研究的基础，以国外的霍尔系统作为指导思想，从三个不同的角度来建立起了信息化项目管理理论体系，并且依据该管理理论体系建立起了极为完善的生命周期管理系统，这对于我国建筑行业的工程管理工作来说，有着极其重要的作用。 参考文献 [1]宋立夫，齐二石，李波。ERP管理参考模型及其构建方法研究[J].工业工程。（06） [2]蒋宁。浅论ERP的选型及实施[J].四川兵工学报。（06） [3]包旭云，李帮义。ERP成功的关键要素――ERP选型[J].经济管理。2005（10）

项目阶段和项目生命周期2

国家统计局在对旧有网络架构进行改造时，花了50多万元引进了基于美国1969年建立的PMI（ProjectManagementInstitute，国际项目管理协会）标准的惠普项目管理，国家统计局为什么会这样做呢？

花50多万买项目管理

国家统计局计算中心网络运行管理部张富民主任告诉记者，项目管理在各行各业的应用很广。在国家统计局的信息化建设中，虽然也是年年都在提，但是过去一直没有落到实处。

这次国家统计局对旧有网络架构改造之所以花50多万元引进标准的项目管理，也是出于多方考虑的。以前，对项目管理的理解不是特别深，通过上HP项目管理的培训课，才发现项目管理有许多有价值的东西可以帮助解决项目实施中的一些问题。

以前的项目在某种程度上也算是成功的，但总感觉不是那么完美。比如工期控制、人员调配、资金规划等方面，总会在项目实施完后感觉有一些遗憾。虽说20对旧有网络架构进行改造的这个项目，不是国家统计局有史以来最大的项目，但工程牵涉近10家供应商和集成厂商。同时，它不同于一般的IT系统集成，而是在现有的IT设施上进行动态改造，已有的IT系统还需要维持运转。所以对此次网络架构改造不能有一点闪失。既然知道了有项目管理这个方法可以解决项目实施中的问题，并且能使项目实施更完善，为何不尝试呢？

所以，他们就把项目管理这项内容直接写在标书里面，作为一项服务被提出来了。由于自身是第一次引用项目管理，也没有太多的经验，虽认识到了它的好处，但如何应用它并不是很清楚，因此为把项目管理应用好，国家统计局计算中心决定让HP在项目管理上有经验的工程师，做项目管理技术层面上的项目经理，自己来做用户方的项目经理。两个项目经理同时领导整个项目的执行，发挥各自的特点和长处。

项目管理是一门艺术

项目管理是一门艺术，并不是把一个项目管理方法拿过来就可以把它运用好。在国家统计局年旧有网络架构改造项目中，张富民对项目管理应用有了更深认识。

对于第一次花钱引用项目管理的国家统计局来说，张富民是冒着一定风险的，如果应用不好，50多万元就打水漂了。张富民说，项目管理，从一定意义上来看，每个人都会做，也都在做，并不神秘。比如说你去买东西，这时你就要计划前往路线，这时你的脑子里面就有了一个计划，你会把时间、资金、整个风险因素都考虑进去，这也算是一个项目管理，

所以每个人或多或少都有着天然的项目管理才能。关键是你控制的项目有大有小，有简单有复杂，能否抓住项目中的灵魂最为关键。

对于国家统计局2001年旧有网络架构改造这样的复杂项目，让张富民感觉最关键的因素还是在人。如何发挥项目中相关人员的作用及调动他们的积极性？项目管理中一个重要的部分就是沟通的管理，这个沟通的管理并非大家坐一起聊聊天就可以了，这里面也包含着一些技巧。沟通的方式有很多，有文档的沟通，也有面对面的沟通。但沟通的效果如何，都需要有好的把握。

在此项目中，搭建队伍，让项目中的各个角色都有专人担当，大家各司其职，职责分明，不仅避免了相互推卸责任，而且也使各个角色做到互相制约，互相监督。负责不同工作的项目经理、技术经理、质量经理等角色形成了互相制约的关系。这些无一不让张富民感觉到项目管理的艺术所在。

项目管理的精髓在于控制

决定一个项目实施成功的因素很多。至于项目管理在项目中的作用，并不是说没有它项目就不会成功。也不是说有了它项目就一定会成功。但可以肯定地说，项目管理在项目实施中发挥着很重要的作用。它就像是一个催化剂，能让你的能量得到更大的释放，让你更有效率。

通常一个人对项目实施管理的把握有四个层次。第一个层次是不知道自己不知道，第二个层次是知道自己不知道，第三个层次是知道自己知道，第四个层次是不知道自己知道。张富民觉得自己还处在第三个层次。国家统计局此次对项目管理的应用，不仅使参加该项目的相关人员自身价值都得到了提升，同时也使国家统计局以后在实施类似项目的时候，用更少的资金，更少的资源在合适的期间之内对这个项目进行更好控制。其实这点也正是项目管理的精髓所在。

可以说，是否应用项目管理，在项目实施中给用户带来的效果是不同的。一个项目也许最终要达到的质量是相同的，但在项目实施的过程中，资金规划、工期安排并不相同，一个事情本应三个月完成，但最后实施可能会拖拖拉拉做七个月，可想而知这些将会带来怎样的损失。而项目管理中的预算管理完全可以避免这些损失的发生。

项目实施过程中可变因素很多，但项目管理会促使大家向一个相对较好的目标去努力。项目管理中的需求分析，可以了解项目的细节问题，从而把未知因素降到最低；项目管理中的项目计划，在关键点设立检查点，使得项目经理能够随时监控项目的进度，及时发现问题，能对出现的异常现象做出快速反应；项目管理中的设计和过程的文档化，可以保证项目流程的清晰和计划性，也能使经验得到充分的积累和总结。这些无疑都保证了项目实施的可控性。

信息化项目建议书3

信息化项目建议书

一、项目的目的、意义和目标

(1)、项目的目的

为贯彻落实北京市社会建设“1+4”文件、《关于推进社区规范化建设试点工作的实施方案》，进一步规范社区建设，加强社区科学管理、民主自治和公共服务。

“将街道各相关信息化办公系统延伸到社区服务站，实现服务站与街道各科室、职能站所和公共服务大厅工作的有序衔接，为各类公共服务的落实提供支持。

”“将社区服务站打造成为便捷、高效、透明的居民事务办理平台。

”“制定规范的服务流程示意图和工作台帐，对受理事项、办理过程、办理时间、办复结果进行动态跟踪，全程监控，保证受理事项及时办理和反馈。”

(2)、项目的意义

社区服务站作为政府与社区居民互动的平台，起着非常重要的纽带作用，社区服务站服务效率的高低，将直接关系到政府服务的声誉，关乎服务型政府建设工程。

根据调研情况统计，社区服务站接待和受理的居民事项多达300余种。

崇文区各委、办、局为居民办实事事项达86项，市民政局梳理的公共服务、公益服务、便民服务事项分类达95类。

而在这些事项的办理过程中，手段单一，且较为原始，与信息时代的要求不相符合，办事效率和工作效能还有较大提升空间。

(A)是统一服务、提高效率的需要

公共服务办理尚无系统支撑，居民事务的办理停留在人工处理阶段，事项名称、办事流程、办事材料、办事依据、办理时限等尚需统一，办理过程、办复结果难以跟踪、监控，办事效率有待提高。

(B)是推进社区规范化建设的需要

社区工作类目繁多，负担较重。

社区工作者在公共服务办理中，由于缺乏有效的信息系统支撑，工作台帐无法量化、细化，不易掌握工作情况。

往往形成疲于应对的窘况，难以总结、提炼，形成对决策层有用的参考材料。

(3)、项目的目标

社区服务系统的总体目标是“123”。

即一个中心、两种手段、三项提高。

具体讲就是：以服务居民为中心，通过社区服务站服务项目梳理和核心业务系统的开发、改进，实现街道公共服务大厅与社区服务站的无缝对接，形成信息化支撑政府公共服务的社区全覆盖，提高全区社区服务的规范化程度、提高区、街、站三级联动服务效率、提高全区公共服务的服务水平。

2、预计达到的效果

该项目实施后，能够很好地满足街道、社区服务站对公共服务的业务需求，实现街道公共服务大厅与社区服务站的无缝对接，可提供3大类95项服务事项的系统登记、受理。

能够覆盖全区100%的社区服务站，受益人群达全区总人口的90%。

项目实施后，可提高行政管理工作效率42%(以一个转办事项为例，假设居民来访后与前台接待员口述约3分钟，前台登记需30秒，登记完毕后再口述给相关职能部门约需2分钟，职能部门进行登记需30秒，然后再进行处理。

整个过程约需3+2+1=6分钟。

在系统化后，前台接待员了解居民来访事宜后，直接通过系统转到相关职能部门进行处理，省却了口头转述、职能部门登记环节，时间约分钟。

提高的效率为()/6*100%=42%)。

降低行政成本10%(在项目实施前的流程分析中可看出，在涉及到转办事项时，前台接待的工作效能较低，系统实施后，提高了内部的`协同效率，提高了人员的利用率。

同时，系统实施后，可促进无纸化办公的形成，每年每个社区服务站约能降低行政成本10%。

)每年每街道节省的居民办事成本约万元。

“一门式”服务的提供为办事居民节省了大量的时间和金钱。

以体育馆街道每年大约有1万件次个人办事业务计算，每次业务办理平均跑2次，每次半天，平均4公里的路程，按每位办事人员成本3726元/月计算(北京市统计局数据)，交通成本平均元(公交来回)，复印成本2元，每项办理成本平均元。

在项目实施后减少一次跑动就能节省元成本，一年可以节约下大约万元费用。

该项目是政府提供公共服务的工具和手段，具备长久的社会和经济效益。

一方面，可以通过对服务提供部门之间网络协同能力的提高，提高行政办公效率，提高政府资金的利用效率。

另一方面，通过公共服务效率的提高，节约办事居民

的时间成本。

二、项目实施的主要内容

(1)、街道办事处

业务受理功能：能接收来自社区的居民事务请求，并进行受理，受理结果可返回社区服务站。

统计功能：能够统计各社区或某个社区的工作情况，包括：工作量、满意度、超时量。

工作台帐功能：居民事务受理，直接实现台帐自动生成。

同时，对咨询、调解等各类事项分类，建立工作台帐，实现公共服务事务的工作台帐全记录。

群众评议功能：对办理完的事项，提供居民评议功能，记录居民对服务过程、服务质量的评价。

智能帮助功能：将帮助系统进行细化，在办事过程的每一个重要环节，均有帮助，辅助受理人员操作。

查询统计功能：能够根据事务受理的关键字段，进行简单查询和组合查询。

同时，能够统计出每一个人或整个服务站的工作量、满意度、超时量等业务数据。

预定义查询功能：可自定义查询条件，通过后台配置，完成定制查询。

(2)、社区服务站

业务受理功能：接收居民事务，进行系统登记、受理。

业务流转功能：对审核完的居民事务，通过系统提交到街道进行进一步审核或审批。

同时，对上级审批完成的项目，通过系统将结果传回社区服务站。

工作台帐功能：居民事务受理，直接实现台帐自动生成。

同时，对咨询、调解等各类事项分类，建立工作台帐，实现公共服务事务的工作台帐全记录。

群众评议功能：对办理完的事项，提供居民评议功能，记录居民对服务过程、服务质量的评价。

智能帮助功能：将帮助系统进行细化，在办事过程的每一个重要环节，均有帮助，辅助受理人员操作。

查询统计功能：能够根据事务受理的关键字段，进行简单查询和组合查询。

同时，能够统计出每一个人或整个服务站的工作量、满意度、超时量等业务数据。

待办事项列表：进入系统首先显示待办列表，提示工作人员对事项进行跟踪、操作。

(3)、区级系统

统计查询功能： 能够根据事务受理的关键字段，进行简单查询和组合查询。

同时，能够统计出每一个人或整个服务站的工作量、满意度、超时量等业务数据。

业务受理功能：审批街道或者社区服务站提交需要审批事项。

智能帮助功能：将帮助系统进行细化，在办事过程的每一个重要环节，均有帮助，辅助受理人员操作。

三、项目的年度目标和实施计划

(1)、项目的年度目标

a) 推广2个街道办事处及辖区社区服务站。

b) 梳理、统一街道办事处与行政服务中心事项名称、办事材料等

c) 实现所有统一事项的区、街、居三级行政审批。

(2)、实施计划

20xx年 5月15日---20xx年6月30日 需求调研、事项梳理。

20xx年 7月1日 ---20xx年9月31日 系统研发。

20xx年 10月8日---20xx年12月15日 系统试运行。

20xx年12月15日---20xx年12月30日 系统验收。

四、绩效分析

该项目实施后，能够很好地满足街道、社区服务站对公共服务的业务需求，实现街道公共服务大厅与社区服务站的无缝对接，受益人群达全区总人口的

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信息化为什么需要项目管理4

房地产产业链很长，包括前期策划分析、征地、拆迁、规划、设计、施工、预销售、产权登记发证以及物业管理，一般情况下，可以划分为准备、施工和经营三个阶段。前期的准备阶段，主要是策划分析、办理项目立项和规划的相关手续；工程建设阶段，是指房地产开发项目从列入年度施工计划起，到客户可以住用程度的过程；房地产经营，是开发商通过对开发房地产的销售、出租和抵押实现预期投资收益的行为。现行的房地产项目管理模式，主要可分为部门制、公司制、事业部制和专业管理制等四种。部门制项目管理按照项目开发流程，一般设置开发、工程、财务、设备材料、销售、办公室等部门。公司制项目管理，多从事单一项目的运作。事业部制项目管理是企业根据项目开发情况，设立若干个事业部。事业部实行独立核算，对项目的经营效益负责。专业管理公司项目制是在完成项目前期开发和策划定位、建筑设计后，委托专业管理公司承担自开始营造至交钥匙的一应事宜。

房地产项目管理系统也跟ERP、CRM等其它企业管理信息系统相同，由许多功能模块组成，一般包括进度计划、资金管理、销售管理、合同管理等。对应四种不同的组织结构，房地产项目管理系统可以采取如下对应的应用模式：部门制，在公司内部应用，各个职能部门配置相关的操作权限，实现其相关的业务职能；公司制，投资商与公司联合应用，相关部门或职能岗位配制相关的操作权限；事业部制，各个事业部建立不同的数据账，从公司的角度考虑各个事业部之间资金、人力资源的平衡；专业管理公司制，以投资商为核心，建筑公司、销售公司等协助应用。

开发商实施项目管理信息化后，能够有效提升管理水平，具体表现如下：

以项目生命周期理论为基础，通过计划、跟踪和控制来实现对房地产项目的动态管理，

计划对项目成功的重要作用，通过制订详细、完善的计划来指导项目的实施；在实施的过程中随时搜集项目的进度信息，将实际进度与计划进行对比，对存在的偏差及时予以纠正，切实保证项目的工期、成本和质量。

实现对房地产项目的多角度、多要素管理。房地产项目管理涉及的要素众多，既包括人、财、物的管理，也包括时间、采购、合同、质量的管理。项目管理信息化后，可以以科学的项目管理模式实现对这些要素的集成管理。

能有效实现项目各方的沟通与协调。房地产项目涉及的组织和人员众多，除业主方之外，还有设计方、监理方、施工方、材料设备供应商等。项目有关各方可以通过网络可随时获取相应数据，及时、准确地沟通协调，从而有效缩短项目周期，降低项目成本。

实现与企业财务系统的完美对接。在房地产项目中，随时掌握资金的需求、供应、使用和回款情况，保证资金动态平衡是至关重要的。通过对资金计划、到位、支出和回款情况的全面把握，随时提供项目资金状况，帮助业主实现资金平衡，降低项目风险和成本；通过财务接口与企业的财务系统实现完美对接，可以满足项目财务管理的需要。

有机整合销售管理功能，使销售资金纳入整个项目资金流。销售是房地产项目的重要环节，它不仅要实现对销售业务的支持，更重要的是要使销售计划、销售资金与项目整体的资金计划和现金流量协调，并进行相关财务处理。

除此之外，项目管理软件提供了众多成熟的项目管理工具和方法，如责任矩阵、甘特图、网络图、关键线路法、挣值分析、蒙特卡罗分析等。这些工具和方法在项目管理实践中广泛应用，是提高项目管理水平的有效手段。

房地产项目管理信息化是围绕项目管理工作内容展开的，由于组织结构不同，导致企业信息化的应用模式会发生一些变化。

项目管理信息化提升管理水平5

***信息化项目建议书

(含可行性分析)

项目名称：

电子文件电子档案管理系统

申报单位： (公章)

联 系 人： ***

联系电话： ******

填报日期： ********

一、 项目需求说明

建设电子文件电子档案管理系统，以规范各级各部门电子文件归档、管理和利用，科学保管全市的电子档案，促进国家信息资源建设，实现全市档案信息资源共享，为党政决策、机关办公和社会公众提供便捷的档案信息查询。

二、 项目可行性分析

1、必要性：完整齐全地保存各种对国家和社会有保存价值的文件材料，维护历史的真实面貌，最大限度地发挥档案信息的价值，是《中华人民共和国档案法》赋予各级政府、各单位、各部门的责任，政府有必要采取包括技术手段在内的一切措施来保存历史、延续人类社会的记忆。

我市 OA系统投入运行后，在系统中生成和流转的大量电子文件需要寻找一个“着陆地”、“集聚地”和“归属地”，使之在保证各级政府正常运转中发挥承上启下的作用。

如果不能及时进行规范化、标准化地收集、归档、保管，将容易产生电子文件特别是其背景信息和元数据的遗失、毁损，无法保证电子文件的真实、完整、有效和长期可用，在某种程度上会造成 “失忆政府”。

因此，必须尽快建设电子文件电子档案管理系统，以规范各级各部门电子文件归档、管理和利用，科学保管全市的电子档案，促进国家信息资源建设，实现全市档案信息资源共享，为党政决策、机关办公和社会公众提供便捷的档案信息查询。

2、可行性：

(1)国家和我省制定发布了一系列关于电子文件归档、管理的标准和规范，为电子文件标准化管理提供了依据和保障。

，国家档案局已就电子文件管理制订了“一个规章，两个标准” 即《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-)、《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局6号令)和《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理技术》(GB/T 17678)。

，国家档案局又发布了两个针对电子文件管理的行业标准《电子文件管理细则》，其中包括三个标准，即《文书电子文件元数据方案》、《基于XML的电子文件封装规范》、《电子文件长期保存格式需求》。

(2)计算机技术和网络技术的快速发展，为电子文件标准化管理系统建设提供了技术保障。

计算机与网络技术日新月异为电子文件中心描绘了广阔前景，海量存贮技术的不断成熟为人们集中管理电子文件提供了可能，大容量硬盘和磁盘阵列等为电子文件的生成、归档提供了基础；磁带与光盘备份技术的推陈出新，为电子文件的脱机备份与物理归档打开了方便之门；数据库技XML文档、多媒体技术广泛使用，以及应用软件对于数据兼容性的发展取向，为电子文件在不同平台上的创建、读写与传递创造了条件；网络互联及带宽的高增长为电子文件的广泛利用提供了舞台。

(3)项目建设依据：《中华人民共和国档案法》、《福建省档案条例》、《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)、电子文件归档与电子档案管理办法(试行》信系统总体设计

(一)电子文件电子档案管理系统

1、应用需求综述：按照科学发展观的要求，电子文件电子档案管理系统专门收集整理党委、政府各职能部门在电子政务平台上形成的各类文本文件、数据库文件、电子邮件、数字影像等电子文件，建立一个相对稳定、覆盖面广的电子文件收集和运行机制，确保各单位形成的电子文件“随时形成、随时收集、随时发布利用”，促进政务公开，满足利用需求。

依据《中华人民共和国档案法》、《档案局工作通则》、《机关档案工作业务建设规范》，过去和现在的国家机构、社会组织(包括党委、政府、人大、政协等)以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动在电子政务和办公自动化环境中，直接形成经过数字化的手法文件、电报、会议文件、会议记录、内部文件、电话记录、电报、业务数据、簿册、图表、录音图象以及其它对国家和社会有保存价值的电子文件。

这些信息都应是电子标准化管理系统采集、管理、提供利用的对象。

就应用系统功能而言，它应包括数据采集与数字化加工系统、电子文件管理系统、电子发布利用系统、系统维护管理系统等。

就数据内容而言，它应包括目录数据(文件、档案、资料)、全文数据、多媒体数据(图片、图纸、图像)。

2、系统设计基本要求

系统应能对电子文件进行全面管理，与电子文件管理的系列规范相配套并实现以下要求： l 能接受OA系统形成的电子文件，根据实际情况实施文件封装。

l 能证明电子文件的真实性。

有严格的管理制度和技术措施保证其真实性。

l 能证明电子文件的完整性。

在未授权的情况下，电子文件没有被修改。

l 能修改电子文件元数据进行必要修改。

只有授权的用户才有权对特定的电子文件元数据进行修改，修改不影响电子文件的凭证作用。

l 能保存电子文件的背景信息和历史纪录。

l 提供数据导出功能，可满足电子文件转储到磁盘、光盘、磁带等存储介质上。

l 能可靠地保存电子文件，即使出现系统故障或灾难时，通过数据备份、数据恢复保证电子文件不会丢失。

l 能按一定的数据输出要求把电子文件输出到其他系统中，便于其他系统接收。

3、 应用系统功能模块构成

电子文件标准化管理系统具体功能可以分为以下五大部分：登录和注销、档案分类、档案业务、档案检索和系统管理，具体的模块结构如下图所示：

(1) 档案分类：档案管理子系统，主要提供对各类档案和资料的管理。

档案分类管理子系统的管理对象包括：

2 各类档案，如文书档案、业务档案、科技档案、声像档案、会计档案等等

2 资料

档案分类管理子系统的主要操作包括：

2 文件收集(仅限部分档案分类)

2 整理归档(仅限部分档案分类)

2 预归档库

2 档案著录

2 报表打印

2 档案鉴定

2 档案销毁

根据管理操作对象的不同，可以将档案分成几个大类，具体说明如下：

1、文书档案

文书档案，指机关在贯彻执行党和国家有关工作的路线、方针、政策和法律，指导工作，交流经验，以及在各项管理工作中形成的行政公文和其他通用文书材料。

文书档案包括传统立卷和简化立卷两种方式：传统立卷包括文书案卷和卷内文件；而简化立卷相对于传统立卷，它没有案卷，只有文件记录。

2、业务档案

业务档案，是指在办理专项业务工作中所形成的具有保存价值的专用文书材料。

3、科技档案

科技档案，是指科研单位、生产单位和有关业务部门在科学研究、生产活动和基本建设等活动中直接形成的科技文书材料。

4、声像档案

声像档案，是指在业务活动中形成的以摄录为手段、以感光磁性材料为载体的档案，包括照片档案、录音带档案、录像带档案、影片档案、磁盘档案、光盘档案等。

5、会计档案

会计档案，是指财务部门在进行会计核算业务活动中所形成的材料，包括会计报表、会计簿册和会计凭证等。

6、人事档案

人事档案，是指人事部门在日常活动中所收集的各类人事材料。

7、实物档案

实物档案，是指在日常行政管理、业务活动等项工作中直接形成的反映本单位工作面貌、机构变化、表彰奖励、对外交流等方面的实物材料，如：:奖励物品档案、印章名章档案、交流物品档案、装备样品档案等。

除此之外，在日常工作中还会形成其他一些有保存价值的档案，也可以作为新的档案分类来进行管理。

(2) 档案业务：档案业务子系统，主要提供以下几个子模块，实现对档案相关业务的操作和管理：

2 接收台账：用于记录处室下面各单位向处室移交档案的情况。

2 档案鉴定：鉴定档案的保存价值，包括保管期限、密级和划控鉴定。

2 档案保管：用于记录保存档案的库房及其环境、档案保存位置、档案出入库等信息。

2 档案统计：可以根据用户输入的统计条件，得到相应的统计结果，并且可以把统计结果导出到Excel文件中，以供后续处理。

2 借阅登记：用于登记和管理整个档案处室的借阅信息。

2 档案移交：根据移交条件(档案分类、归档年度、保管期限等)，将满足条件的档案库记录(包含案卷、文件及其数字化文件等信息)按照固定的格式导出到本地硬盘中。

导出完成后，可以将导出的数据手工移交给档案管理机构。

档案登记：根据《福建省档案登记办法》的规定，将相应登记事项设计成表格，便于各单位直接在OA系统内向档案部门办理档案登记手续。

电子目录数据报送：自动生成已归档电子文件目录信息，实现在线向档案部门报送。

2 档案编研：档案分类汇编、提供各种编研文件模板(MS Office Word格式)的下载、提供编研结果库的查询、增加、删除、修改等功能。

2 全宗卷管理：记录各全宗单位在所有档案管理过程中产生的记录信息、报表等电子文件信息的管理工作，包含组织沿革、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容介绍、全宗指南(全宗介绍)、立档单位大事记、档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、现代化管理等。

(3)档案检索：档案检索子系统，提供跨库检索和对所有档案分类(包括案卷和文件)的检索，所有的检索均可以在全文检索的基础上实现。

系统的检索方式是灵活多样的，一共提供了以下三种检索方式：

2 跨库检索：仅提供一个输入框，实现跨库检索。

特别适用于已经知道某个关键字(词)，但不知道属于哪个档案库的哪个字段的情况。

2 简单检索：针对某个库查询，系统提供简单的检索视图。

一般来说能够满足我们大多数的查询，适用于一般用户。