秘书职业分析精编3篇

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秘书职能1

[论文关键词]:秘书职能某事参谋工作

[论文摘要]:秘书工作具有很强的职能性和艺术性，一个好的秘书工作者要在自身的素质培养上做到全面而细致。秘书之职在于参谋，古语说：“谋事在人，成事在天”，成事者必先谋事。

一、秘书工作的定义

何谓秘书，秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，秘书的主要职能作用是助手、参谋。秘书工作在80年代以前是一种规范性的工作，各自为各自的领导服务，固守成规，局限性比较大。进入80年代就大变了样，党的十一届三中全会后的十多年，中国秘书工作有了飞跃性的发展。中央领导同志多次提倡秘书部门要充分发挥参谋助手作用。参谋工作的开展，是不断发展变化的新形势的需要，是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要，是秘书部门职能自我完善的需要。各地秘书部门的实践也说明，做好参谋工作，是秘书工作有所突破的关键所在。参谋工作的突出地位，不是人为地推上去的，而是秘书部门的特殊地位与任务所决定的。

二、秘书工作的职能

服从领导，当好参谋跟从领导，这是秘书人员职业性质所决定的。作为领导工作的参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁，都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥（更多地限于建议、献策等方面）。其别要注意，不能用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见，去影响和干扰领导的工作及决策。当好参谋，就是要发挥参谋作用，为领导出谋献策。在领导决策民主化、科学化的今天，尤其要求秘书人员改变以往办事即是称职的旧观念，要提高参谋意识和能力，明确不能出谋献策者就不是好的秘书人员的新观念。

秘书工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅工作。辅决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动，要看秘书的工作艺术。有四个方面：一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。有了这四个方面的基础，工作中才能与领导者有一致的认识，才有共同情感和语言，商量工作时，补充和修正的意见，才能提到点子上。

日常工作中，要善于将领导的决策内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项，明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等，按计划列出个明细运行图

三、培养秘书人员的基本素养，提高业务能力

1、德行操守

“德才兼备，以德为重”。一个秘书人员，若不能把“德”放在首位，即使有“满腹经纶”、“张良之才”,也不能算是一个合格的秘书。秘书不为名，不为利，任劳任怨，甘当无名英雄。经常拟稿，但自己不著名，也不拿稿费；经常组织会议，但自己从不上主席台。经常熬夜，但白天还得正常工作，节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐，但自己还得值班，不能休息。其它人员受了委屈还可嘟噜几句，而秘书必须以绝对服从为天职，等等。而这一切，还往往得不到家人的支持，别人的理解和社会的公认。凡此种种，都说明一点，没有一个全心全意为人服务的心是当不了一个秘书的。特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、一些人员普遍差距较大而工作往往“出力不讨好”的情况下，在国内外环境错综复杂多变的形势下，没有“富贵不淫，贫贱不移”,“宁公而贫，不私而富”,“君子修道重德，不为困而改节”的思想品德，廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的政治本色，忍辱负重、任劳任怨的工作态度，是干不好秘书工作的。同时由于秘书人员的“德”是领导形象的“补充”、机关效率的“折射”、自身素养的“反映”,要求秘书人员必须诚实正直、心明步正，谦虚谨慎、兢兢业业，恪尽职责、严守机密，互相补台、竞而不妒。

2、善谋善书

秘书部门的参谋工作，尽管千头万绪，归结到一点是“谋略”二字，谋略指的是计谋与方略，实际就是解决问题、处理矛盾的方法。秘书“善谋”一旦博得领导者的赏识，就能在辅助决策的过程中发出璀璨的火花。要深刻领悟领导意图，“参”到点子上，“谋”到关键处，要善于通过间接或者直接方式，把领导的所思所想、所筹所划弄清楚，做到既能按领导意图正确“发挥”,又不自作聪明，越殂代疱。在此基础上，以敏锐的观察力抓住工作中的关键环节，经过深思熟虑，形成有价值的参谋意见。第三，注重进言技巧。要根据领导的心理、行为特征，选择适当场合和最佳时机，从要害问题切入，用委婉、含蓄的语言，巧妙地说出自己的见解或不同意见。

写的能力其实是秘书工作的外在表现形式，一个好的文秘工作者在公文写作中一定要准确而细腻。在公文写作中，由于国家政策、法律的规范，一定要准确无误，半点错误不能出，这就要求文秘人员须符合党的一切政策、方针、路线，这也是文秘写作最重要的一条，这也能适应现在的社会。一方面，要求秘书人员要经常博采来自方方面面、正正反反的信息，汲取精华，为已所用；另一方面，要经常派秘书人员赴各地学习考察，解放思想，开阔视野，增长见识、才干。

三、增强秘书人员工作意识

改革开放的不断深入和发展，人们的思想观念发生了巨大变化。现代管理方法作为提高工作效率、促进事业发展的有效手段，在党政机关和各企事业单位得到广泛应用。秘书人员在管理中起着参与政务、管理事务的作用，要加强秘书人员的职业素养建设，不仅要强化传统的服务意识、调研意识等，而且还要具有并增强自我意识、责任意识等，以适应市场经济和国内外形势发展的需要。

1、自我意识

秘书的自我意识是指秘书人员对自身和所处环境关系的认识和感受，它是秘书人员现代意识的内容之一。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点，但秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体，特别是在改革开放的今天，秘书人员一方面受开放环境的影响，应该具有较强的主动性和能动性；另一方面，今天的秘书人员多半受过较高层次的教育，他们更应有思考的独立性。如果没有自我意识，何言“参与政务”?又何言“管理事务”?因此，作为一个秘书人员，应该炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会并执行其意图。

2、责任意识

秘书人员工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识，秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都表现出良好的思想文化和职业道德素养，才能真正提高秘书工作的质量和水平。

在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同，行业各异，“闻道有先后，术业有专攻”，其秘书意识与气质不能不具备，不能不深化。有较高的秘书意识与气质的修养，秘书功能才能得到最佳发挥，秘书职能才会高效运转。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书意识与气质的修养。

参考文献

1廖金泽主编秘书参考/中国秘书大全上海：海天出版社2004年

2徐勇主编基层秘书工作实务湖北：湖北科学技术出版社2008年

秘书职业分析2

谈到秘书这个职业，一定有许多人会在第一时间想到貌美如花、莺声燕语、婀娜多姿的年轻女子。其实，这是对秘书职业的一种误解。

从事秘书职业的人并无专门的性别限制，相反对其综合能力却有着极为严格的要求。

一、秘书概述及发展起源

秘书，是国家机关和企事业单位普遍设置的一种职位，负责协助领导工和提供参谋，是目前最广泛的社会职业之一。一般意义上讲，可以指政党要职；公司文员等。在企业中，秘书的工作效率直接影响着企业的整体工作水平，尤其是在沟通、辅助管理上发挥着不可替代的作用。

秘书一职由来已久，早在夏朝时期，在相对完善的制度下，早期的秘书工作得以确立。殷商时期巫吏负责文书的保管，西周时期吏巫分家，吏官负责秘书的工作。直至东汉末年，当时的尚书台作为皇帝身边的秘书机构位高权重，曹操为削弱其势力，特设立秘书令，以"典尚书事"，不仅掌管图书典籍，还收发奏章、草拟和上传下达等，就这样逐步形成了当时相对较为完整的秘书机构。辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化，一来秘书开始特指从事秘书工作的人或职位，二来对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以"秘书"相称，“秘书”二字被正式命名为秘书工作，一直延用至今。可见，随着时间的推移，朝代的更迭，秘书工作不断地变化着，工作内容也随之不断地丰富着，并经历了从官职向社会职业转变的过程。

二、秘书分类

在中国，秘书一职有多种分类，按照服务对象，可分公务秘书和私人秘书；按照行业特征来分，可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等。按照组织内部的工作分工划分，可分为行政秘书、机要秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、秘书、公关秘书等。而在职业化程度很高的美国，秘书也毫无例外地实现了高度职业化。据美国行政管理协会的分类，按不同的要求和工作特点，秘书分成为公司经理服务，负责安排会议、起草信件等工作的企业秘书；为公司高级行政管理人员当参谋并负责全部的秘书工作行政助理秘书；为司法部门服务，具备一定法律专业知识的法律秘书；政府部门工作的政府秘书；专门服务于教育系统的教育秘书。可不论其如何分类，秘书服务的根本对象都只有一个，那就是领导者。

三、秘书职业要求

作为秘书人员要政治可靠，作风优良，纪律严明，知识广博，业务熟练。日常生活中，要金玉其外《阿拉文库·》、韬晦其中，工作中则要讲求方法。大致以调研、信息、、督查、协调和党务政务工作为重点，做到服从、参谋、求实、高效。这就要求秘书人员必须具有敏锐的观察能力，能够迅速与调查对象进行有效地沟通；优秀的综合分析能力，善于从多角度着手，对材料进行深入地分析研究，去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里，从中找出内在的联系和规律，使认识由感性上升为理性；熟练地文字组织能力，会撰写各种文件和讲话稿；很强地组织协调能力，协调部门关系、利益关系；高效的办事能力，办文、办会、办领导交办的事项细致、高效等。当然，不同的行业领域，对秘书的要求也会更加的具体。以商务秘书为例，受其环境、行业等具体条件影响，经营性、专业性和时效性是其必须满足的基本要求。一个合格的商务秘书不仅应该具备企业家式的眼光和头脑，适应社会主义市场经济；还需要掌握现代管理原理和原则；具有高效地信息处理能力和优秀的公关本领。

由此可见，秘书这一职业已向知识化、专业化发展。

四、秘书专业技能

在社会飞速发展的今天，秘书人员必须要具备一定的专业技能才能适应发展的需求，保住“饭碗”，保持职业竞争力。

第一，作为秘书人员，要具备很强的语言能力。言谈中语言流畅、口齿清晰，说话有逻辑、有条理。在社会高度国际化的今天，熟练掌握一门外语也成为了对一个秘书的基本要求。针对不同行业领域，掌握不同的外语，若能在简单的听说读写基础上，掌握本领域的专业词汇或略有精通，将会更有利于降低公司成本、节约工作时间，提高工作效率。

第二，要具备一定的组织能力。秘书每天要面对写工作日记、制定工作计划、处理文件、材料归档、安排领导日程、组织各类会议和活动等繁杂的工作内容，这就要求秘书人员必须具备一定的组织协调能力，按照轻重缓急，结合实际地将工作打理的井然有序。

第三，要具备良好的沟通能力。秘书每天都要与许许多多不同的人打交道，其中包括老板、同事、客户等形形。具备良好的沟通能力才能协调好公司企业内外的各种人际关系，进而提高工作效率。

第四，要具备优秀的团队合作能力。秘书不是区别于其他职位单独存在的，而是企业中的一分子，公司团队中的一员。工作中，秘书不仅要服务于领导，还需要参与到具体的项目或事务中与大家一同齐心协力完成工作，因此优秀的团队合作能力必不可少，否则不仅不会事半功倍，还会阻碍工作的进程。

第五，要熟练操作各种办公自动化设备。在早已进入电脑信息时代的当今社会中，大多数企业已经开始提倡“无纸办公”，熟练掌握各类办公软件、操作各种办公系统，已经成为了秘书职业必备的专业技能之一。

第六，具有较强的文字处理能力。秘书不仅要能够听懂领导的话，领会领导意图，还要善于将其组织成文字，整理成材料，较强的文字处理能力必不可少。

第七，具有出色的学习能力。时代在发展，社会在进步。一个秘书必须要不断学习新的知识，掌握新的技能，以适应社会的发展，工作的需求。

五、秘书职业的发展与变化

随着市场经济和知识经济浪潮的冲击，秘书这一职业对从业人员的综合能力、文化修养、职业道德和专业技能等方面的要求越来越严格，工作内容不断拓展、工作意识不断更新、工作制度不断完善、工作机制不断优化，已经朝着知识化、专业化的方向发展。目前，在众多行业中从业者数量居于前列。据美国劳工部统计局的数据显示，秘书以从业者近300万的优势，成为美国从业人数最多的行业之一。

秘书不在是人们眼中的“花瓶”，不再是“青春饭”。受其知识性和专业性的影响，秘书这一职业对从业者的年龄要求也开始放宽。许多企业越来越愿意录用经验丰富的老秘书为其服务。比尔？盖茨创业之初聘请的女秘书露宝当时就已经年满42周岁。而据美国一项调查显示，在当今美国企业中，秘书的年龄随着部门级别的升高呈上升趋势，平均40岁左右、多为有教养、有经验的职业女性。因为从公司人事管理的角度来看，这一年龄段的女性随着年龄增长，缜密、周到的优点就越发突出，她们比年轻人更善于应变周旋，也更有耐心。也正是知识化、专业化的要求使得秘书在当今社会不再有年龄的限制，在逐步提升职业层次的同时，也给更多的中年求职者提供了就业机会。

随着秘书职业的不断进步和发展，为了肯定秘书的贡献，美国于1952年宣布设立秘书周和秘书日，并于1955年正式确定秘书周定在每年4月份的最后一个星期，而这周的星期三为秘书日。目前秘书节在中国等国家还尚未得到公众的认可和普及，但在美国，秘书节不仅别广泛认可，在节日当天，甚至美国总统都会致信祝贺，而企业的老板除了要给公司所有的秘书放假外，有的还会送上鲜花和贺卡以表达对秘书工作的认可和节日的慰问。

总而言之，秘书这一职业，已不再是简单的文字撰写、文件整理，而是朝着知识化、专业化、职业化的方向不断地发展着、前进着。要想做好秘书工作，除了熟练地掌握外语、计算机等专业技能和具备基本的行政业务能力之外，还必须不断地学习，提升自身能力素养，以便能够跟上时代的脚步，更好地适应新的工作需求。

（作者单位：辽宁大学）

秘书定义3

什么是"秘书"？世界各国迄无一致定义，因为各有各的国情。定义不清，必然各说各的。所以，它既是秘书学理论研究的起点，又是秘书学理论体系研究中的珠穆朗玛峰。

一、国外的定义

1．西方发达国家的定义。国际职业秘书组织（英文全称：ProfessionalSecretariesInternational）是以欧美等发达国家为主的跨国秘书组织，它给秘书所下的定义是："具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。

2．原苏联的定义。认为："秘书是一项普通的职业，其职能主要为机关提供称作秘书的辅、事务性和信息性的服务。"这主要指机关秘书，因为私人秘书不是主体，它强调的是全面辅助领导与为领导服务的秘书职能。这个定义较接近我国的情况。

3．日本的定义。日本学者认为秘书是"帮助与处理各种事务的工作人员"；还有通俗的说法："秘书是全能运动员"。这突出表明了秘书的工作范围是随着领导人的工作范围而变化的，"赋予性"强，是很难明确界定的，同时也强调了秘书为领导人服务的"直接性"。日本社会具有东西交融的特点，它对秘书必须绝对忠于领导的要求特别强烈。

以上国外定义的共性：（1）秘书是一种社会职业，而不仅是一种官职名称；（2）秘书主要是为领导服务的人员。不管要求与权限有何不同，前一点与我国的现状是有差异的，在我国秘书主要地还是一种职务名称，而没有完全社会职业化；后一点则是古今中外秘书的共性，即一切秘书都是为其领导人服务的助手，没有领导就没有秘书，正是领导人的需求，导致了秘书工作的产生与秘书的诞生。

二、我国对秘书定义的各种说法

我国自80年代以来，对秘书的定义进行了探讨，并有所进展，各家界说多种多样：

1．1979年《辞海》秘书词条写道：秘书是"职务的名称之一，是领导的助手。秘书工作是一项机要性的工作，它的任务是收发文件、办理文书、档案和领导交办的事项，各机关和企业、事业单位，一般均设有秘书工作部门或秘书工作人员。"

2．1982年毛含德教授在《秘书学概论》（内部版）中说："秘书是一种职务的名称……是在国家政权单位、事业和企业单位中，协助领导综合情况，研究方针政策，密切各方面的关系，办理文书、档案、人民群众来信及其他日常行政事务的人员，也是一种职称。"提出了研究政策问题是正确的，但"职称"只是一种设想。

3．1983年张金安、常崇宜在《秘书学概论》中认为："秘书是一种职务、也应当是一种职称"，"是领导的耳目、助手和参谋。"当时"信息"一词尚未流行，"耳目"实际上指这个意思；另外这是第一次明确提出了"参谋"问题。但"职称"之说是不确的。

4．1986年张家仪在《秘书》杂志上撰文认为："秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。"并认为"秘书从事的工作也就是秘书职业，秘书职业也就是服务性的，所以秘书决不是一种职务而是一种职业。"

上述秘书的"近身"特点（即"身处领导机构"）是1985年底李欣在武汉提出的；辅是上海楼宇生强调的秘书的本质属性；社会职业化是常崇宜1983年在《秘书学概论》中提出的。张家仪概括较好，反映了秘书学研究的深度。但"附着个人"的提法不准确，讲"秘书决不是一种职务"也嫌绝对化。

5．1987年常崇宜在《现代秘书工作》一书中认为，"秘书是一种职务名称，也是一种社会职业。是领导机关首脑或特定领导人员的助手。各种秘书的具体助手作用各不相同，但都是通过辅助领导，直接为领导服务去体现为人民服务、为社会主义服务的。"

这是试图对公务与私人秘书、各行业、层次、工种秘书作出的广义定义，其中的"特定领导人员"包括了私人秘书的领导者，正由于是广义，文字概括不精练。

6．1987年刘祖遂、王守福在《通用秘书学》中认为："秘书是社会职务的名称之一，是为领导中枢和领导者提供综合性、辅助的公务人员。"这里明确指出"公务人员"，是一种狭义的定义。

7．1989年董继超在《公务秘书学》中认为；"所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助上司全面处理事务的人员。"这里用了"所谓"二字，并沿用了论述秘书活动方式的办法，以及强调了"事务"而未提"参谋"，反映了定义的难度。

此外，笔者所见到的我国秘书界著名学者李欣、王千弓、翁世荣等在他们的论著中，都没有直接探讨定义问题。1990年袁维园主编的《秘书学》也只讲到秘书"是广泛的社会职业之一"，是"一种行政职务"。

归纳起来，各家说法中涉及的有四个问题：（l）我国秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，或者二者兼有？（2）我国秘书的主要职能作用是助手，还是参谋，或者二者兼有，又如何准确表达？（3）对秘书下定义时应主指狭义的办公厅室中的秘书，还是应包括广义的如研究室、局、保密局、档案局等与办公厅室独立平行的机构、甚至业务科室中从事秘书工作的人员？（4）私人秘书的情况很不相同，但数量正在扩大，要不要包括进去？

三、初步的结论

l．广义秘书的概念；"秘书是领导人的事务与信息助手。"这里的广义，包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种；领导人既含单数，又含复数--领导集体；因此只能是简明、抽象的概括。

2．狭义秘书的概念。"秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。"这里着重排除了私人秘书。

广义与狭义内涵相通，又有差异。主要强调了秘书是领导近身的直接助手，是直接为领导服务的人员这一含义。这个"助手"包括了智力性的助手在内，从而也反映了现阶段我国要求秘书部门发挥"参谋作用"的现实。