电子档案管理工作总结范文精编3篇

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电子档案1

关键词电子档案；统计台账；档案馆

电子档案统计台账主要包括档案馆中文书类电子档案统计台账、科技类电子档案统计台账、数码照片统计台账、数字录音录像统计台账、会计类电子档案统计台账等几种类型。深入探究档案馆电子档案统计台账的构建对提升档案馆电子档案管理水平具有非常重要的作用。

一、建立电子档案统计台账应注意的问题

（一）坚持“准确、及时、连续、系统”的原则。在档案馆的日常管理工作中，各种档案资料在入库上架或者销毁、移出之时应该及时进行统计台账登记。其中，在登记的过程中主要按照档案资料的年度进行分别登记，避免将多个年度的档案资料进行合并登记。

（二）注意计量单位的使用。在档案馆的电子档案管理过程中，其容量大小的统计单位是“GB”，而数字化录音录像的电子档案的时间在统计中以“小时”为准，这与档案馆的总库藏量最为适宜。因此，在档案馆的电子档案统计台账的登记过程中，应该充分注意各个计量单位的换算，并严格根据自身单位的实际情况选择相应的计量单位，这样不但方便档案资料的统计，而且还能够更加准确地反映电子档案的库藏变化情况，有效提升电子档案的统计效率和准确性。

（三）统计方法要科学规范。在当前档案馆的电子档案管理过程中，主要采用的是光盘进行保存，但由于每张光盘内的电子文件储存较多，统一进行每个文件计算则非常麻烦，而且无法保证其准确性。因此，针对这种问题，便需要档案馆的工作人员直接从光盘的属性或者文件夹的属性中去查看电子档案资料的数量和容量大小。但是，在使用这种方法进行统计的过程中，应该尽量剔除光盘中自身所具有的，或者刻录制作过程中的管理性文件数量的大小，以确保档案资料的统计规范性。

（四）电子档案统计台账要电子化。在档案馆电子档案统计台账的建立过程中，应该充分利用EXCEL电子表格的强大筛选功能，逐步实现统计台账的电子化，以便在一张表格中得到自身所需要的多个数据。同时，还可以充分利用公式进行计算，从而全面提升档案馆电子档案统计台账的工作效率和准确性。

二、档案馆电子档案统计台账的建立策略

（一）设立与馆藏门类及分类、管理规则相匹配的统计体系。在档案馆电子档案统计台账的建立过程中，应该合理地将不同类别的档案资料纳入到统计体系中，其主要包括纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案、人事档案等。只有这样才能够更好地满足不同的统计需求，更加全面真实地反映档案馆的馆藏情况。同时，在建立电子档案统计台账体系时，应该根据不同类型进行逐层下探，构建不同类型的档案资料分账。总之，为了保障档案馆电子档案统计数据的真实性，避免出F不缺项、不漏项、不交叉、不重复的现象，需要在电子档案统计过程中将深度逐步下探到二级类目，甚至还可以延伸到三级类目，从而有效提升档案馆电子档案的统计精细度。

（二）设立横纵结合的档案统计项目。档案馆通过建立电子档案统计台账，不仅能够在一定程度上反映档案日常管理工作状况，而且还能够反映单位的发展情况。其中，电子档案统计在广义上是具有推广价值的，即从档案资料统计工作人员的实际情况出发，坚持横纵结合，充分突出多样性的原则。同时，在档案馆电子档案统计体系的构建过程中，虽然纵向内容是主体，但是横向的内容仍不可缺少。这是档案馆电子档案管理部门对电子档案管理工作的重视程度和建设力度准确把握的重要指标。

（三）建立与管理层次相适应的层级体系。在我国档案馆电子档案的管理过程中，根据统一领导、分级管理的档案事业管理体制，应该始终坚持以立档单位为基本单位进行管理，充分尊重各种档案资料的来源；立档单位基层档案馆在管理中应该始终以整理单位的卷、件档案资料进行管理，全面准确地维护档案馆内部各种资料的内在联系；坚持构建与本单位相适应的统计层次，确保“全宗账”能够在一定程度上反映本单位的基本情况。其中，案卷账需要准确反映不同种类档案案卷的总数、长度和比例等各项基本情况。因此，便需要根据实际情况构建多级账来进行处理，以总账下有分类账、分类账下有分户账、分户账下有明细账，确保各个层次相互对应，保障电子档案统计台账建立的规范化。

（四）建立和维护精确的统计表间关系。电子档案统计台账并不是一张或者几张报表，而是一整套涉及全面的档案资料数据表，所以无法避免在年表内、跨年报表之间出现承接、汇总和总分的关系。通常情况下，具有特殊载体总量的电子档案资料会体现在档案馆的库藏总账中，而永久性档案资料藏量一般在各种分类账中体现出总值相等的数量平衡关系，而增量的归档表又与总表、分户、分类表之间存在加减平衡的关系。这种关系呈现出动态的现象，但并不是简单的加减，而是建立在强烈的逻辑基础上的一种需要统筹考虑的关系。

三、结语

总而言之，在档案馆的各类档案资料的统计过程中，应该始终保持清晰明确的统计思路，采用先进的统计技术和手段，全面分析档案馆的档案管理工作，再制定科学合理的统计方案，以便能够更好地满足各个单位对档案资料的应用需求，从而全面提升档案资料的利用效率。

参考文献

[1]程巧。浅论立档单位档案统计台帐的设计及实施[J].档案时空，2014（12）：18-20.

海纳百川，有容乃大。以上就是山草香给大家分享的3篇电子档案管理工作总结，希望能够让您对于电子档案的写作更加的得心应手。

电子档案管理工作总结2

1.技工学校档案工作内容和特点

我国技工教育承担着培养和造就一支专业技能强、技术过硬的工人队伍的光荣使命，它在我国国民经济发展中具有十分重要的作用。由于技工学校的教育不同于大学、中专的教育，更不同于普通中学的教育，技工学校的学生在学校学习过程中，既要学会一定的技术理论知识，又要掌握一定的实际操作技术，这是技工学校区别于其他类型学校的一个重要标志。它有着自身的规律和特点，因此，我们要不断总结经验，从工作实践中探索适合技工学校的档案管理模式，科学有效地管理学校档案资料，为日后查考、借鉴和充分利用档案做好基础工作。学校档案工作是指学校档案室从事的一项档案专业的业务管理工作，即用档案管理的原则和科学方法管理学校日常工作中产生的档案，为党和国家及学校教育事业的发展提供借鉴和参考作用的专业性工作。档案工作的基本内容主要包括：对档案的收集、整理、鉴定、编目与检索、保管、统计、编研和利用工作。档案工作是由相对稳定的各个环节工作组成的有机整体，各个环节工作之间互相制约，互相促进，应该严格遵循各个环节之间相互关系的规律性，科学规范地开展档案管理工作，不能以人的主观意识随意破坏或改变各个环节的程序。从其工作特点说：档案管理与其他文献及图书管理有相同和近似的特点，都具有对信息的储蓄、加工、输入、输出的传输信息的控制系统。但是档案工作又有独有的特点：

（1）档案资源形成和积累过程的缓慢性。

（2）档案管理活动过程的阶段性。

（3）档案管理对档案形成部门的依附性。

（4）档案的保密性、对社会的相对封闭性。

2.档案的定义及技工学校档案的内容

档案是机关、组织和个人社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件。技工学校档案是学校在教育、教学和科研实践活动中的原始记录。它客观地反映着学校教育教学工作的历史发展过程，又是学校广大教师在教育教学实践活动中的智慧结晶，它的主要内容包括学校的文件资料管理、校园文化教育建设、教学科研成果、技能实训考核、招生入学和学籍管理、毕业就业管理、财务账目管理、国资财产管理、教学设备管理及职业技能培训、技能等级鉴定、特种作业安全培训和测评考务管理等方面的实践过程中、形成的大量档案资料。

二、学校档案以教学、教务档案为重点管理

1.学校教学档案的重要性

主要表现在学校教学档案管理是学校教学管理的重要组成部分，它反映着学校工作的历史发展过程，同时又是教学工作的信息库。做好这项工作，便于学校领导了解学校面貌，了解各届、各班的教学质量，掌握学校历史发展进程中各种重大措施及其落实情况，掌握教师和学生学习情况的各种数据。这些原始档案材料是学校做出决策，制定规划，科学管理教学的重要依据；也是学校总结经验、吸取教训、进行教学研究、提高学校管理水平的重要基础材料。

2.教学档案的基本内容

包括国家及上级主管部门的条例、法令、文件，各项教学计划，各种教学大纲，以及本校历年的教学进程计划、总课表、学期授课计划、教师进修计划、教学质量提高计划、课外活动计划、各种教务行政统计资料、教学工作总结、各班成绩统计汇编、试卷分析报告、试题汇编、学校考勤材料、升级、留级、试读情况记载、教师逐年工作量汇总表等。

3.学校教务档案：

包括以下几个方面内容：

（1）学生名册。其中包括学生的姓名、性别、年龄、民族、家庭出身、政治面貌、家庭地址、入学成绩、毕业分配情况等内容。必须每班一册，每册第一页要有综合性材料。

（2）学生学籍档案。每个学生应有户头，记载该生基本情况，其中包括学习情况、奖惩情况、学籍登记情况以及毕业生登记表等。

（3）教师业务档案。包括教师基本情况、来校时间、历年任课情况、教学效果、科研及科研成果、历年进修计划考核情况、技术职称的晋升记录，及编写教材、教学参考资料的记录等。

（4）教学改革方面的有关资料。包括学校各种教学改革方案、改革经验及教育教学科研工作总结等。

三、计算机的应用对学校档案工作的影响

1.加强技工学校档案现代化基础建设

我校近年来在信息化技术普及中，计算机应用到各部门的日常工作中。政府加大对技工学校教育、教学基础建设的投入力度，分别新建并投入使用多媒体教学、数控车床实训、数控机电实训及计算机办公自动化等教学设备。学校财务管理、技能创业培训、职业鉴定、特种作业安全培训等部门先后与上级业务部门建立互联网络办公系统，使学校的教育质量和工作效率得到极大的提高。同时，有很多部门的文件在计算机上产生，在网络上进行处理，因此，产生大量电子文件。经过档案人员的收集、整理、鉴定、著录等归档的各环节工作，形成日后具有重要参考价值和凭证作用的电子信息档案。

2.提高学校档案管理工作效率

进行现代化管理的不断改进和创新，使档案工作的效率得到全面提高。在档案管理工作实践中，先进的档案管理技术模式与传统的手工管理技术模式无法比拟的优越性被充分体现出来，如检索目录迅速、查找档案便捷、可靠性高、存储量大、保密性强、档案寿命长、成本低廉等。这些优势能极大地提高档案管理工作效率及档案利用工作的水平，也是档案专业部门科学化、正规化管理，与世界先进的档案科学管理技术接轨的重要条件；同时，也是摆在我们新时期档案工作者面前新的研究课题。我们要不断充实专业知识，用积极的工作态度满足新时期档案管理工作的新要求。

四、做好电子文件的保管工作和加强学校档案工作的对策及建议

电子文件作为未来社会现行文件的主要形式，同时也是今后档案部门接收的主要文件类型。做好电子文件的保管工作，对其长期保存和充分利用、延续数字时代人类的记忆有着重要的作用。下面谈几点做好学校档案工作的建议想法及对策：

1.做好电子文件归档的技术处理工作

认真贯彻实施电子文件科学管理战略。做好新型文件材料的归档工作是形势所迫，这就要求档案人员必须深入到现行文件领域中，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行科学指导，保护电子文件的原始记录信息。同时，还要了解并记录文件信息重新组合形式的详细过程。采用先进的信息技术处理方法，将归档电子档案管理好。

2.加强档案专业人员队伍建设

电子档案管理工作总结3

1 电子文档归档途径及方式的选取

电子文件较纸质档案相比在载体稳定性、安全性方面存在一定不足，损坏情况时有发生，如何对电子文档归档方式进行选择便显得尤为关键。通过长期实践人们发现，脱机采集数据、磁盘等介质移交方式可能导致数据丢失问题的出现，在磁盘质量较差的情况下，对文件可读性产生一定影响，基于此档案信息管理人员需要进行多个备份盘存档，但是该做法导致档案管理人员工作量急剧增加，存储磁盘数量同样有所增加。为了对上述问题进行解决，档案管理人员借助网络平台完成归档移交工作，然后通过光盘完成存储，下面对网络移交途径进行具体分析：

对电子文件信息汇集点进行合理选择

电子文档归档工作需要由计算机及信息管理部门负责，在办公自动化发展背景下，档案信息管理工作的标准化、系统化及信息化建设工作已经受到人们广泛关注，对系统进行开发时将目光聚焦于“集中统一”的方向，档案信息管理工作不再受到立卷单位人方面的限制，其系统能够更好的服务于某一方面或是某几方面的档案管理工作。信息管理工作的统筹规划同样为该部门工作的重点之一，并且需要带头做好集中统一式档案信息管理系统的开发工作，充分发挥自身电子文件信息聚集点的作用，保持相关技术设备和人才方面的优势，为档案信息管理及归档工作的开展提供更多支持。

在档案信息管理及归档人才、档案信息管理系统和相关技术设备的支持下，能够对具有存储价值的电子文档进行归档，并且可将其视为最佳途径之一。例如，我国某著名大学计算机及信息管理中心借助网络技术对本校的行政信息管理系统进行构建，将其细化成人事管理、教学及科研等几个子模块，财务结算处、教务部门、学生注册中心等均可与教学管理系统进行联系，共同组建数据交换网，财务结算部门需要完成学生交费信息的共享工作；学籍、毕业审查、授予学位及教学方面的工作由教务部门负责；学生注册、排课、选课及成绩信息共享方面的工作由注册中心负责。计算机及信息管理中心获取上述数据之后，需要完成集中处理工作，对信息汇总整理之后传递至不同的业务管理部门。每一年数据均有所增加和更新，信息中心需要严格根据档案管理部门要求对过期数据进行鉴定，并且完成整理编目一类的工作，并完成在线传输工作，移交至档案管理部门进行存储归档，亦或是通过光盘对其进行存储，每隔一段时间对其进行归档。

对计算机信息管理网进行充分利用

通过电子文档归档网线的开通能够为归档工作的开展提供更多支持。在计算机信息管理网日趋完善的情况下，数量众多的重要文件被上传至网络平台，业务管理部门需要对其进行挑选，进而对职能活动情况进行了解。上传工作开始前，需要根据档案信息管理人员的统一要求对文件格式进行统一和转换，为数据通用性及可靠性的提升奠定坚实基础，提高电子文档归档水平。至于未被传输至计算机信息管理网中的且需要存储的文件，需要交付电子文件形成部门完成整合及编目工作，借助网络信息平台将其共享给档案信息管理部门，在信息管理网的支持下档案部门及不同业务管理部门间设置了电子文档归档专用网线，并且在信息管理网基础上完成了归档专用子模块的构建。无论是上传或是未经上传的电子文件，只要其具有存储价值便需要借助系统分享给档案信息管理部门，在办公自动化及信息管理部门的配合之下，对电子文件归档工作的格式提出要求，并避免出现格式唯一的情况，需要将。dbf、.txt、.doc等通用性强文件格式进行适当应用。

上述两种电子文档归档方式中，均需要电子文件形成部门通过统一格式对其进行整理和编目，将其送至档案信息管理部门，并且避免档案部门出现私自下载等情况，为数据客观性及准确性提供更多保障，在对电子文件进行接收时，最好以光盘替代磁盘进行存储，提高电子文档归档及存储工作的安全性。

2 电子文档归档制度的健全

过去档案信息管理部门的归档工作以纸质文件的归档工作为主，并且已经形成了较为固定和稳定的归档团队，具备一定工作基础，不同立卷部门一般均具备立卷牵头人或分管领导，对立卷相关工作的开展进行监督管理。计算机及信息管理工作者的工作与档案信息管理工作联系甚少，因此对该部分工作较为陌生，与立卷归档工作者相比在经验方面有所欠缺，未能和档案部门进行更多的合作，并且不具备较为稳定的业务关系，在电子文档归档工作中容易出现不同的意见。基于此需要对原有纸质档案立卷人员的作用进行充分发挥，为电子文档归档团队建设及工作开展等方面提供更多支持。对电子文件进行处理时，和传统纸质档案整理及手工操作方面具有较大差别，相关电子文档归档人员应加强对先进技术、知识、理念等方面的学习，迅速适应新形势下电子文档归档及档案信息管理工作需求，在技术培训及业务学习方面的支持下对自动化知识及技能进行更好的掌握，为电子文档归档工作的开展奠定坚实基础。

数据录入者、信息管理及技术人员、业务管理部门负责人等均为电子文件的形成者及重要来源，对来源如此复杂的电子文档进行整合归档时，需要通过相应的制度对归档工作进行规范限制，确保归档人员能够严格遵照制度办事，根据立卷归档制度中对电子文档归档工作的要求开展工作，遵循信息管理程序开展工作，为信息管理工作的布置、考核及检查等工作的开展提供更多依据，提高电子文档归档水平。

3 电子文件归档

“?子文件归档登记表”的填写是归档工作中的重要组成部分，相关工作人员需要定期将具有保存价值的电子文件进行存储，根据格式要求将其存储至脱机载体中。此外需要做好归档鉴定、完整性及有效性鉴定方面的工作，根据国家文件及规定要求开展工作，将标识附于目录上，并且对审核、负责人意见签署等方面工作进行严格落实，根据归档要求完成电子文档归档工作：其一，汇总含有归档标识的电子文档，对归档数据集进行健全，并且复制到耐久性载体，一式两份，分别用于查阅使用及存储；其二，在包装盒及载体位置贴标签，对编号、保管期限、软硬件条件等进行注明，并且附上相应的归档登记表。