文件管理制度汇总24篇

文件管理制度旨在规范文件的创建、分类、存储、传递和销毁，确保信息安全与高效利用，提高工作效率和管理水平。下面是小编给各位分享的文件管理制度，仅供参考，喜欢就支持一下啦。

文件管理制度 篇1

1.目的:

为完善公司文件收发管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。

2.适用范围:

适用本公司所有文件。

3.职责:

文件收发管理由行政办公室统一负责。

工作内容

公司文件共分绝密、机密、秘密、普通四种，文件密级由公司总经理确定。

公司文件由行政办公室拟稿，文件形成后由总经理签发。

业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理或总工程师审核、签发。

属于秘密以上的文件，核稿人应注明文件密级，并确定报送范围。秘密以上文件须按保密规定，由专人印制、报送。

已签发的`文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。

文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。

公司的文件由行政办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。秘密以上文件由专人按核定的范围报送。

经签发的文件原稿送办公室存档。

外来文件由行政办公室行政主管负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办;属急件的，应在接件后即时报送。

文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至行政办公室。三日内不能办理完毕的，应向行政办公室说明原因。

文件管理制度 篇2

1.目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2.范围

公司在筹备、成立、生产、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

3.内容

公司下列主要安全生产资料应进行档案管理：主要安全生产文件、风险评价信息；培训记录；标准化系统评价报告；事故调查报告；检查、整改记录；职业卫生检查与监护记录；安全生产会议记录；安全活动记录；法定检测记录；关键设备设施档案；应急演习信息；承包商和供应商信息；维护和校验记录；技术图纸；人员资格证；安全评价报告等。

公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒绝归档。

归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

归档文件材料必须准确地反映企业生产、基建和生产管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

归档的具有永久、长期保存价值的'电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

归档范围及保管期限

归档时间：

（1）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交行政部归档。

（2）凡专项工程、专题项目等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向行政部移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。

（3）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

（4）工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

（5）每年形成的财务档案，由行政部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向行政部移交归档。

（6）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

（7）荣誉档案由给合办收集整理后于次年统一归档。

（8）声像档案在每次活动结束后整理归档。

（9）相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。

（10）外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。

（11）变更、修改、补充的文件材料随进归档。

（12）公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。

（13）公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

档案查（借）阅制度

档案借阅是行政部的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：

（1）凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在行政部阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

（2）本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。

（3）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。

（4）外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总经理同意审核后方能带出。

（5）凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

档案的保密制度

（1）凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。

（2）非综合行政部人员不得随便进入行政部，行政部门窗及箱柜应及时关锁。

（3）全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。

（4）凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。

（5）查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

（6）档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。

（7）定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。

行政部管理制度

（1）档案存入检查：

1）档案出入行政部要清点、登记。

2）定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。

（2）行政部管理：

1）行政部未经许可，外来人员不得擅自进入。

2）档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。

3）行政部门窗须安装窗帘，行政部内采用白炽灯且照度不超过100lx。

4）避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。

5）行政部严禁堆放食品和易燃易爆物，必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。

8）行政部须做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。

9）做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。

10）建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。

档案鉴定、销毁制度

（1）根据《档案法》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。

（2）保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。

（3）从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。

（4）档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。

（5）销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告报总经理审批。销毁档案时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。

档案工作人员岗位职责

（1）认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。

（2）负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。

（3）积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。

（4）做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。

（5）严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。

（6）负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。

文件管理制度 篇3

一、总则

1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。

2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。

3、适用范围：适用于本厂的.技术文件的管理。

二、技术文件的编制

1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

具体包括：

文件管理制度

1）开发计划阶段：方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

2）开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

3）产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

4）产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。

3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

三、技术文件的提交

1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范文件管理制度

认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。

2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。

3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的。

4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。

四、技术文件的归档

1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。

3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其文件管理制度

中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套：一套存放在公司服务器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做封存保管。

5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。

6、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。

五、技术文件的借阅

1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法保持不具权限的文件。

2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后方可通过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。

4、如有特殊情况需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。

5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整《借阅文件记录表》。

六、责任追究

各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律责任的权利。

文件管理制度 篇4

为加强公司安全基础档案管理，发挥好档案服务于安全工作的功能，完善安全管理过程监督，特制定本制度。

1、实行安全文件收发登记制度，上级来文和下发文件，先行登记、分类存放，按照领导签批意见督办落实。

2、文件应按照收发顺序整齐放入档案盒中，卷首制作，年终装订存档。

3、严格按档案管理要求建立健全各种基础资料档案，实行从业人员一人一档，安全管理每一个过程一档，每项活动、工作一档，档案资料做到真实、有效、完整。

4、基础档案资料要分类存档保管，档案分为长期档案和短期档案，短期档案满3年之后可以进行销毁处理。

5、档案基础资料管理信息，必须实现从购置到退出市场的全过程监督，及时进行更新，确保档案资料完整性。

6、档案资料借出必须办理相关登记手续，经公司主要领导审批同意后方可借阅。

7、档案资料由安全科安排专人负责管理，实习专柜存放，落实防护措施，防止损毁。

文件管理制度 篇5

1、目的

为了使本公司采用的外来文件处于受控状态、不损坏、不丢失、保持其完整性、统一性和有效性，便于检索、查找和及时更新，特制定本制度。

2、适用范围

国家有关法律法规；

压力管道元件制造相关安全技术规范；

压力管道元件的型式与参数、设计、制造、检查和验收、检验与试验方法等国家标准和行业标准（含指导性技术条件）；

型式试验报告、监督检验报告；

分供方产品质量证明文件、资格证明文件。

3、控制内容

办公室主任负责对本公司压力管道元件产品相关法律法规、安全技术规范、标准的收集、购买、归档、登记造册、贮存和管理工作。

积极掌握压力管道元件相关法律法规、安全技术规范、国家标准和行业标准的发展动态；

及时采用适合于本公司压力管道元件产品的新的法律法规、安全技术规范国家标准和行业标准，淘汰旧法律法规、安全技术规范、标准；

经确认有效适用的法律法规、安全技术规范、标准均应加盖“受控”章，记录标准清单；

每年定期对公司所有采用的.法律法规、安全技术规范、标准进行清理，过期淘汰的旧法律法规、安全技术规范、标准应加盖“作废”章，并注明新替代法律法规、安全技术规范、标准名称，存档妥善保管；

产品图纸、技术文件所采用的标准均须由技术负责人负责签字确认；

外来文件的保管、发放和借阅。

外来文件统一由办公室负责保管；

外来文件的发放范围由技术科长确认，质保工程师审批；

外来文件发放的文本一律是复印件，并加盖“受控”章，由使用部门负责人签字领用；

本公司外来文件一律不得外借，内部借阅须由借阅部门负责人签字借阅，定期归还。

4、本制度由办公室负责实施。

文件管理制度 篇6

一、目的

为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。

本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。

二、职责

安全环保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。

各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核。

各部门管理人员负责本单位文件档案的收集、归档和保管。

三、内容

文件资料收集，安全生产文件档案内容如下:

国家有关安全生产法律法规、标准规范及其他要求。

上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。

公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、领导指示材料等。

安全生产工作计划、总结、报告等。

各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等。

供应商、承包商相关材料。

安全设施检测、校验报告、记录等。

安全、职业卫生评价报告。

立卷归档

文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证档案的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用。

应根据文件资料的重要性，按时间永久、长期和短期等三种进行时间整理，分类归档。

各部门在每年2月底前对上年度的.文件资料进行归档，统一保存。

各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明，编写页码，填写卷内文件资料。

不同价值，不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。

档案保管

档案应入柜上架，科学排列，避免暴露和捆扎堆放。

应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏。

档案借阅

文件资料档案借阅，必须办理借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续。

借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人。

归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销。

档案销毁

对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录。

四、本制度由安全环保部制定并负责解释，自发布之日起实施。

文件管理制度 篇7

技术文件是指公司的产品设计图纸，各种技术标准、技术档案和技术资料。

一、技术文件是公司进行生产和各项管理工作共同的技术依据，必须加强管理，切实做好各种技术文件的登记、保管、复制、收发、注销、归档和保密工作。

保证技术文件的完整，准确清晰、统一等。

二、技术文件的制订，按各有关管理细则及有关技术标准及资料执行。

并严格执行逐级会审，会签制度。

三、技术文件的修改必须按级、按各职能部门的业务分管范围执行。

四、技术文件修改前，负责修改部门要提出修改理由及具体内容，交有关领导审批。

五、修改后的技术文件必须重新履行会审、会签及批准手续，填发更改通知书。

六、公司的.技术文件均由技术资料室管理，技术部门负责领导。

七、各有关单位应有兼职的技术资料管理员，负责此项工作。

八、技术文件任何部门、个人不得擅自复制，因工作需要必须复制时，经主管领导批准，办理一定的手续后方可复印。

九、公司的技术文件均由技术资料室管理，技术部门负责领导。

十、各有关单位应有兼职的技术资料管理员，负责此项工作。

十一、技术文件任何部门、个人不得擅自复制，因工作需要必须复制时，经主管领导批准，办理手续后方可复印。

文件管理制度 篇8

一、严格履行保密职责，严守秘密，责任分明。

二、有专人负责领取密级文件，并由a、b角负责公务网的文件接收，并及时做好收文登记(并注明密级)、编号、传递、签收、保管等工作。

三、将已阅处的'保密文件及时放入专用保密箱，确保文件的。

四、保密文件采取专用文件夹进行传阅，注明周转时间、文件编号、文件件数，严格办理阅读者签名手续。

五、严格按规定控制传阅范围，每个环节都严格把关，确保文件在每个环节的安全。

六、严格做好不复印保密文件，不擅自扩大传阅范围，不自行横传、不随意摘抄密件内容，不向传阅范围之外的人员谈论密件内容，真正做到将其泄密可能降到最低。

七、按规定及时清退密级文件。

八、按规定统一上交保密废纸。

文件管理制度 篇9

1、医院内部文件由职能科或办公室拟稿，办公室主任核稿，院长签发，办公室同意行文。

2、上级下发的文件由院办公室收文登记，送交院长阅批，由院办室督促有关职能科办理，所有来文均先交院办公室统一登记。

3、凡收文、发文、文电、公函等文件及外出开会、检查工作带回的文件资料均需交院办公室登记。

4、送交各部门的文件应定期收回，对到期未退的应进行催退，院办公室定期对所管文件清点、对帐，保证文件不遗失。

5、医院下发的`各类文件、通知，各科应及时传达，妥善保管，不得遗失，传达贯彻情况，科主任须在文件上签字。

6、院办公室对需归档的文件应根据文件的作者、内容、文种、时间等特征组卷，并于次年三月底前向档案室移交。

7、医院下发的重要文件，各病区、科室应及时传达贯彻，病区负责人或科室主任签字，并在规定时间上交院办公室归档备查。

文件管理制度 篇10

1.技术文件分为“受控”个“非受控”文件两大类。“受控”文件指与质量管理体系运行的有关文件。

2.文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识，文件更改幅度较大时，予以换版。换版文件下发后，必须将原文件由行政部收回，以保证使用有效版本。

3.文件领用者，因文件丢失或者损坏需要领用新文件时，到行政部填写《文件处理单》，经常务副总审核、批准后方可领用。

4.文件管理者、文件持有者要派专人管理文件，并保持文字清晰，外来借阅者需填写《文件借阅登记表》，经常务总经理批准后方可借阅。

5.作废文件销毁时，由该部门填写《文件处理单》，由总经理审核、批准后统一销毁。需要留用的`加盖“作废留用章”后方可保留。

6.质量记录的格式和内容由使用部门设计，行政管理部门审查批准，统一编号控制。质量记录表需要更改时，仍由原审批部门审批。

7.质量记录填写：要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，在改动处划改并签名。

8.质量记录的借阅：外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅，公司人员经行政部部长批准后，办理借阅手续。

9.质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专人负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。

10.各类质量记录由各部门指定专人手机、整理分类并装订，行政部负责归档并规定期限保存。

11.质量记录销毁：对于超过保存期的质量记录，由行政部和使用部门负责签字，包常务副总审核批准后，进行销毁并填写《质量记录销毁清单》，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。

12.行政部对质量记录的填写和使用情况进行检查。并留有记录，填写《监督检查记录》，发现问题及时进行纠正。

文件管理制度 篇11

1、公文办理一般包括分级、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序；

2、凡酒店的收文(信、函)包括领导的`亲收件，由总经理室秘书处签收、登记，转交董事长或总经理；

3、公文登记后，根据总经理的批示，由总经理办公室转交各位领导传阅，如需转交有关部门阅办，应由总办秘书送交，并经登记、签收后方可送交；

4、阅读文件应按规定范围，秘密级以上文件须到总经理办公室阅读，因工作需要借阅文件应办理手续，用完后及时退还，秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室；

5、各部门或个人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压；

6、各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应件件有着落，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事；

7、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷，当年文件应于第二年第二季度移交完毕；

8、各级干部调动时，应将文件(含保密记录本)清理移交，凡参加会议带回的文件，应及时送总办秘书处登记保管；

9、没有保存价值的文件，经过鉴别和主管领导批准，由总经理定期销毁。销毁秘密文件，要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销，秘密级以上文件不准作废出售，一律集中销毁。

文件管理制度 篇12

一、文件材料归档

1、归档范围

凡是公司及各分公司、小区经营活动中直接形成的具有保存价值的文件材料都应定期归档保存在公司档案室。

2、归档时间

对公司规定应当立卷归档的材料，必须由档案形成部门按规定收集、整理后，定期移交给本单位档案室及档案工作人员进行集中管理，任何部门或者个人不得据为己有或者拒绝归档。

（1）文书文档(包括统计档案以及业务部门形成的档案)。

（2）会计档案先在财务部门保存一年后移交档案室。

（3）设备档案在设备安装后一周内归档。

（4）特种载体档案，随时归档。

（5）合同档案在合同签订后逐步归档。

3、归档要求

（1）归档的文件材料必须完整、准确、系统。

（2）归档的文件材料必须按其规律组成案卷。

（3）归档材料除外部原因外原则上采用A4纸型。

（4）归档时必须填写移交，办理交接手续。

（5）归档的材料原则上应装订成册，确实不能装订成册的，由经办人说明原因，由档案员接受不成册的资料后装订成册。

二、档案借阅

1、借阅档案必须履行登记手续。档案原则上只在档案室查阅。非机密档案，因特殊情况需借出者，要经公司有关领导同意后并办理借出手续，归还时对所借档案应予以检查核对，并注销。

2、借阅档案必须经领导批准，机密以上档案一律在档案室查阅，不得借出。

3、外单位要查阅档案，需经本公司有关领导书面同意批准，方可借阅，借阅人要登记签名。

4、借阅者要爱护档案，不得拆卷、涂改、批注、损坏和遗失，如发现以上情况，视情节按《档案法》规定处理。

5、借阅档案要严守机密，不得转借他人，不得向借阅范围以外的.人员泄露档案内容。

6、摘抄、复制档案须经分管领导批准，摘抄的档案内容必须经档案人员核对，加盖公章后始有效用。

7、对借出的档案，管理人员应及时催还。

三、档案保密

1、认真执行公司的商业和技术保密制作，维护档案的安全，做好公司的保密的工作。

2、档案工作人员和借阅档案人员，严格遵守保密制度，不准将档案给无关人员翻阅，若有泄露，按保密规定处理。

3、档案工作人员要忠于职守，遵守纪律。不得擅自涂改，拆页和销毁档案，不得私自泄露档案内容。

4、档案室应根据《保密条例》规定的保密范围，对全部档案进行密级划分。

5、借阅有密级的档案，必须按《档案借阅制度》有关规定办理。

6、管理人员如有变动，必须办理交接手续，移交时进行清点、核对，以确保档案的完整与安全。

文件管理制度 篇13

一、文件与资料识别

1、各单位、部门在制定安全生产文件时，必须按标准化要求制定符合标准的各种文件。(格式、纸张、文件程序、版面等)

2、对外来文件要进行识别与分析，在转发或修订下发时要进行标准性转换，下传的文件必须符合标准化文件要求。

3、各种资料的收集、整理要以标准资料格式进行装订收藏。

4、对资料的.内容进行识别分析，不符合标准化要求的要修改完善。

二、文件与资料的管理规定

1、文件、资料都要按标准格式进行分类、保存、管理。

2、下发文件要建立“文件下发登记表”，登记表格式必须符合标准化要求，并将保存文件下发登记表存档。

3、建立文件、资料档案库，专人负责管理和保存。

4、借阅、查询各种资料、文件时，要建立借阅、查询登记表。

5、文件、资料要整理规范，保存有序，管理到位，查找便捷。

6、若文件、资料需更新、补充、增加，必须经过保管员进行操作，非工作人员不得随意进行修改。

7、妥善保护文件、资料，不得随意外借；查询文件时不得在文件上做任何标记，不得损坏。

8、文件、资料科室要做好防火、防潮、防盗工作，制定相应的安全措施，保证文件、资料的安全。

文件管理制度 篇14

为进一步加强本公司安全生产管理工作，预防和减少安全生产事故，提高本公司安全生产管理水平，根据本公司具体情况，特制定如下安全生产档案(以下称安全台帐)管理制度，请遵照执行。

一、安全台帐资料记录是反映一个单位安全生产管理的情况，在安全台帐的记录、整理和积累过程中能起到自我督促、强化安全生产管理的作用，本公司所属生产单位均必须遵照本制度，根据安全生产管理职责范围分别建立相应的安全台帐，安全台帐由各生产单位指定专人负责，保证资料收集的.及时、准确、齐全。

二、各生产单位安全台帐分门别类，按时间顺序(以年度为界)装订成册，编写相应的。

三、各生产单位安全台帐资料分为以下几大类:

1、责任书:承包合同、安全管理机构设置的文件、安全组织网络图、上下两级签订的安全生产责任书、生产单位从业人员安全责任状、特种作业人员安全责任状、生产单位主要负责人、副职负责人、安全负责人、技术人员、安全员、车间主任(工区、段、队)长、班组长安全生产岗位责任制。

2、制度文件:有关部门制订和下发的制度性文件。

3、通知、通报:有关部门下发的安全生产方面的通知、通报。

4、花名册:全员花名册、安全管理人员花名册、特种作业人员花名册及相关身份证明、安全资格证书复印件。

5、新工人(含民工和临时工)三级教育资料。

6、安全检查、安全学习、安全宣传培训教育活动情况资料。

7、机械、电气等设备管理资料(含设备保养、维修、检验、检测、使用情况等资料)。

8、安全技术交底资料。

9、危险化学品、民用爆破器材管理台帐资料(如有则建立)。

10、安全事故应急预案、事故记录和报告资料、安全事故调查处理材料。

11、安全设备设施和劳保用品购买、发放登记台帐(附票证复印件)。

四、以上安全台帐统一采用a4纸格式，各部门可根据具体情况要求增加表格。

五、每年年终台帐装订成册保存。

六、公司对各部门安全台帐的建立落实情况督促和监督，并定期进行检查，检查时间为每季进行一次。

文件管理制度 篇15

1.目的

为了加强对安全生产制度的管理，确保安全生产制度和操作规程的编制、发布、使用、评审、修订等得到控制，确保使用文件的适宜性和有效性，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于烧结厂各部门。

3.管理职责:

综合办公室是文件的归口管理部门，负责所有厂级文件的发布和归档工作。负责起草有关培训、职业卫生、经济责任考核等文件的编制。

安全科负责起草有关安全文件的编制。

技术科负责起草有关质量、工艺等文件的编写。

机动科负责起草有关设备、维护、能源消耗、备件材料等文件的编制。

生产科负责起草有关生产、环保等文件的编写。

4.文件管理要求:

引用法规、标准

文件制定要依据国家法律法规、天津市地方法规、《冶金企业安全生产标准化评定标准》、《企业安全生产标准化基本规范》及公司相关标准。

文件编写要求:

简单说明编写目的；

明确执行文件涉及的范围；

实施活动的主管部门与相关部门的职责和权限。

文件内容和要求:作为文件的主要内容，要明确相关部门应做些什么，由谁来做，如何做，达到什么标准，信息如何反馈，奖励与考核等。

文件实施日期。

5.文件审批

文件编写后，由部门负责人核稿后，送交主管厂领导审批签发。

6.评审与修订

文件评审

评审的频次:正常情况下，每年组织评审一次；当出现以下情况时，可随时组织评审。

a)安全生产的法律、法规发生变化；

b)生产装置和工艺技术发生重大变化；

c)安全生产相关的组织机构发生重大变化；

d)管理机构的管理职责发生重大变化时；

评审内容

a)与法律、法规符合性；

b)与企业发展总体水平的相适应性；

c)与工艺流程和装置变化的相适应性；

d)安全管理制度之间的`相容性和匹配性；

文件修订

修订频次:正常情况下，每两年组织修订一次。当出现以下情况，可随时组织修订。

a)安全生产法律、法规发生变化，现行安全规章制度与之出现冲突，或不能充分满足法律、法规要求；

b)生产装置和工艺技术发生重大变化；

c)新装置、新产品投产，现行管理制度不能覆盖其安全管理；

d)组织机构发生重大变化，需重新分配安全生产职责；

e)各级人员素质发生较大变化，规章制度的要求已经充分转变为员工的自觉行动；

修订组织权限:制度文件的修订，本着制订部门组织修订的原则，当制订部门发生职能变化时，由该职能的后续承接部门组织。必要时，需了解该制度的制订的原始背景。

修订依据:

国家行业的安全生产法律、法规、条例。

安全生产制度评审结果。

制度执行过程中，员工提出的合理化建议。

修订后的制度文件，要履行会签手续，最后由厂长审批后，修订版发布实施。

7.制度文件的终止执行

因特殊原因，终止执行的安全生产制度，按原审批程序申请批准终止。

文件管理制度 篇16

一、目的

通过对经营部档案的管理确保公司所有经营资料的完整性并保障公司经营活动的可追溯性，有效督导经营部职员严格执行相关工作程序并作为公开、公平考核经营部职员工作成绩的依据。

二、适用范围

适用于经营部所有工作人员的档案管理，并作为经营部人员文件处理程序指导文件。

三、管理职责

经营部配备档案管理员运用专用电脑及文件柜开展档案管理工作。

档案管理员负责经营部档案的电脑输入、输出处理及分类整理、保密管理，提供档案处理意见；负责对档案的完整性及审批程序与公司工作程序及制度的核对工作；负责管理档案的借阅、外调；负责客户定单的传真、确认工作。

经营部主管负责档案管理员的工作指导、监督及档案资料处理的建议工作；负责经营部职员经营资料的监督管理及相关经营资料评审程序监督管理。

经营部职员按工作程序开展工作并配合档案管理员工作及时提供准确、全面的经营资料，以便于转化为经营部档案。

财务部负责经营部合同、定单、发货记录等经济类档案的审计、统计、报告工作；负责经营部档案管理专用电脑与财务部电脑联网的管理工作。

总经理负责财务部与经营部档案管理工作的协调及监督；负责经营部经营资料归档情况的监督；负责经营部档案借阅、外调的'审批及经营部档案处理的最终审批。

董事长负责财务部对经济类档案管理工作的监督审核及报告的审批。

四、管理程序

经营部合同必须依照公司相关要求逐级审批后签订并结合合同评审文件方可视为有效文件存档。

客户订单经逐级审批后发货的文档方可视为有效文件存档。

客户反馈情况的书面报告、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划(工作报告)经有关人员或领导批示意见后方可视为有效文件存档。

经营部会议记录由参会人员签名后作为有效文件存档。

客户联系资料、客户经营情况由客户负责人签名后作为有效文件存档。

经营部投标文件经公司领导确认标书内容之日起存档。

量体订制的客户个人资料自客户验收产品之日起存档。

发货记录自仓库发货并传真客户确认之日起作为有效文件存档。

经营部职员出差记录、经营部制度及工作程序文件由经营部负责人签名确认后交档案管理员整理记录作为有效文件存档。

档案管理员将1-9文件转化为档案时必须依据有效文件要求进行核对后方可进行文件转化处理。

档案管理员发现不符合要求的文件应反馈至经营部负责人进行监督协调，保障文件的有效性。对于未按程序要求确立的文件经营部负责人应调查研究事情原因并出具说明性文件交总经理审批后作为该文件的补充资料一同交档案管理员进行存档管理。

档案管理员应对不完整的文件监督并催促相关人员或领导补充完整进行转化并管理。

档案管理员应先对有效文件进行分类整理编号，并就文件名称、文件编号、主题内容、归档时间、档案年限、存放位置等相关内容输入专用电脑并按数据库管理要求进行档案管理。

档案管理员的档案柜应进行分类编号并将档案按电脑内所示内容及存放位置放入专用档案柜。

经营部打印资料由档案管理员于专用电脑及设备进行操作，便于文件的转换工作。未在专用电脑中处理过的合同文件必须原文输入电脑，合同原件放于档案柜内。

财务部电脑与经营部档案管理专用电脑联网并进行维护工作。便于随时查阅、审核、统计合同、发货单、客户订单等相关经济类档案资料。

借阅经营部档案须经营部负责人同意；外调经营部档案须经经营部负责人同意并有总经理签名同意。档案管理员应对借阅、外调档案进行登记并及时督促回收。

档案管理员应参照《公司机密管理程序》保证经营部档案的保密工作，设置电脑密码、锁好档案柜，保管好钥匙。保障档案的整洁，进行对档案柜防潮、防虫处理，对电脑资料进行及时备份处理。

五、奖惩条例

档案管理员恪尽职守，保证了文件转化为档案资料手续的准确正规，保证了档案资料的机密性、保证了公司经营的有效追溯的将进行表彰及相应的经济奖励。

经营部职员能主动、及时、准确、全面的提供文件资料进行归档工作，全力配合档案管理员进行工作的将进行表彰并将能此工作配合和档案资料内体现的内容作为经营部职员工作考核、评定工资、奖金的主要依据。

对于违反档案管理程序条例，未按程序进行文件审批，不准确、全面提供文件资料，未配合档案管理员工作的将进行批评、警告及经济处罚并作为工作不良记录存档，供工作考核、评定工资、奖金时的重要依据。

对于未按照本程序进行操作的档案管理员按所造成的影响和损失进行批评、警告及相应经济处罚，并作为工作考核、评定工资、奖金的主要依据。

对于未经许可私自动用档案管理专用电脑，私自开启档案柜，私自调阅档案资料，私自对进行档案资料复印、拷贝的将依照《公司机密管理程序》相关条款进行处罚并作为不良记录存档。

文件管理制度 篇17

为规范和加强站内的安全档案的`管理，实行制度化管理，特制定本制度。安全生产档案必须由专人管理安全生产档案。

1、安全生产档案内容:

(1)安全生产管理管理人员任命书及变动情况记录。

(2)从业人员档案(包括安全运行、培训教育、奖惩等信息)。

(3)特种作业人员资格证名单。

(4)特种设备清单及有关档案。

(5)危险源管理清单。

(6)监测资料(设备运行状况、巡检记录、交接班记录等)。

(7)职工健康档案及职业病档案资料。

(8)安全生产整改情况记录。

(9)安全例会及安全日、月活动记录。

(10)安全生产隐患排查方案、平安交通实施方案等各种方案及落实情况；

(11)事故记录和统计资料。

(12)伤亡登记表存档情况。

(13)岗位作业操作规程。

(14)安全措施经费及使用情况。

(15)事故应急救援预案、演练、实施记录。

2、要编写详细的并分档存放，以形成标准化、规范化。

3、按期上报给各有关部门，定期向职工公布档案管理情况。

4、主要领导要检查检查档案管理情况，使之完善化、科学化。

文件管理制度 篇18

1.目的

建立文件与资料管理制度，规范质量体系文件的起草、修订、审核、批准、分发、保管，以及修改、撤销、替换、销毁的管理，确保文件的有效性和适宜性。

2.依据

《中华人民共和国药品管理法》及其实施条例、《药品流通监督管理办法》、《药品经营质量管理规范（国家食品药品监督管理总局令第13号）》及附录。

3.适用范围

本制度适用于公司质量体系文件的起草、修订、审核、批准、分发、保管，以及修改、撤销、替换、销毁等。

4.职责

质量管理部负责组织制订质量管理体系文件，并指导、监督文件的.执行；

文件使用部门、人员严格按本制度进行文件的使用。

5.内容

公司质量体系文件由质量管理制度、部门及岗位职责、操作规程、进货评审、内审等组成；

编制质量管理文件时遵循以下原则：

合法性原则：质量管理文件应符合国家法律、法规以及部门规章和有关政策；

实用性原则：与企业经营规模、经营范围、经营方式相适应，与企业组织机构、人员岗位设置、设施设备、计算机系统的设置相吻合，与企业经营和质量控制的实际流程一致、实用；

高效性原则：在合法及实用原则前提下，管理要求适当高法定标准，采用先进科学的管理办法和手段，提高工作效率，推动企业不断改进和提高；

强制性原则：提供必要的人力、财力、物力和措施，有必要的奖惩措施和办

文件管理制度 篇19

1.目的

防止在服务过程中因公用设施和服务过程无标识或标识不当导致各类不合格的发生。

2.适用范围

适用于公司各部门的日常工作。

3.职责

总经理或授权人负责公用设施、仓库内物资、重要、危险部位及其他服务过程标识的监察。

部门主管和岗位责任人负责标识的安装和检查。

4.方法和过程控制

公用设施的标识

机电设备按各设备名称、设备责任人标识，标识牌挂(贴)在设备显眼部位。

消防通道出入口、消防设施处设置相应消防标识。

配电室、水泵房、泳池机房、监控中心、仓库、办公室、公共卫生间等部位在出入口上方或门上贴上有部门名称的`标识。

所有设备间出入门上应有机房重地，非请勿进的标识。

所有阀门上应作上标识以确认阀门开闭状态。

仓库内的物资名称和用途需挂贴于货架或物资上，并在库房门上贴严禁烟火的告示牌。

楼层的标识贴于本楼层的显着位置。

在进天台的通道上应有天台重地，非请勿进的标识。

变压器和高压环网柜上挂高压危险，请勿靠近告示牌。

游泳池必须标明水的深度。

天台显眼部位应挂贴高空抛物，手下留人等字样的警示牌。

服务过程的标识

高空作业时，在危险区域周边用警戒带圈出警戒区域，对区域内的财产要做好防护措施，并放置有危险勿进，高空作业，注意安全等字样的告示牌。

配电设备维修时，必须在开关上挂有人工作，禁止合闸的告示牌。

清洗办公室及其他较光滑位置的地面或天气潮湿时，应在显眼部位放置小心地滑的告示牌。

在公共场所刷油漆时，如果油漆未干而现场又无工作人员时，应在显眼位置放置油漆未干告示牌。

泳池、儿童娱乐设施、会所等设施暂停开放期间，在显眼部位挂放暂停使用告示牌，清洁时挂放清洁中字样的标识。

维修公共卫生间设施时，应放置维修中或停用字样的告示牌。

楼内保洁员在进行楼梯道、楼层保洁工作时，应在单元防盗门或明显位置悬挂此区域在清洁中字样的标识。

对于其他有追溯性要求的服务过程(如一些清洁、保安、设备维护服务)标识，应通过制定明确的服务规范和做好质量记录予以实现。

标识的管理

各部门自行制作的标识，必须严格参照公司ci手册标识所规范的样式，所有ci手册所规范的标识，部门必须严格执行。

各部门如需设置中英文对照标识，需将中文及译文内容报品质主管审批。

如发现标识已经被污染、涂抹、撕毁、破损或已失去标识意义，应及时更换、替补或撤消。

当设置标识的位置需要更改或撤销标识时，必须经总经理或授权品质主管同意后方可执行。

文件管理制度 篇20

为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。

1、文件的发放：

(1)财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义构成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。

(2)各部门需办公室安排发放文件时，务必将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。

(3)任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人务必负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。

(4)需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件(包括学习材料等)，发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。

2、文件的更改：

(1)任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制构成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改(数据性或原则性的须报直属部经理签字认可)，连同编制构成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

(2)文件发放人根据更改字数多少和繁简状况，可到现场为原件人更改，也能够收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时务必用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制构成部门负责人的'私章。

3、文件的换页：

(1)任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制构成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页状况(属数据性、原则性修改须部经理签字认可)送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。

(2)所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。

4、文件的回收、作废：

(1)因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件资料与新文件资料重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制构成部门负责人，安排原发放人予以回收。

(2)文件发放人在回收文件时，务必持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

(3)每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。

(4)所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。

5、其它规定：

(1)任何部门以公司名义构成的文件讨论稿或正式稿，务必发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面状况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。

(2)无论部门或公司发放的文件在发放前都务必在档案室存档备案。

(3)任何文件相关部门负责人接收后务必领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。

(4)所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员务必在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。

文件管理制度 篇21

一、收文处理

每次收文之后，首先要与发文通知单对照检查，看所收文件是否与通知单上所印文件种类、数量相同，如有不符，应及时向发文机关查询。

二、发文处理

(一)发文范围。文件的发放，要严格按文件特定的发放范围和份数发放。主干线文件的.发放范围是市委常委、市政府、市人大、市政协、市纪检委、市委各部办委、各党委。上级文件的发放范围，主要是市人大、市政府、市政协、市纪检委。

(二)发文程序。凡经市委办公室下发的文件，都由通信员亲自送到各单位。

三、文件日常管理

文件登记、分发、传阅后，要实行归类管理。要留出三份文件存档。剩余文件存入柜内，以备查用；领导阅后文件要通过筛选，留有批示文件，其余销毁。

四、文件的清缴与销毁

文件清缴一年两次。上半年的文件在七月中旬清缴，下半年的文件在下一年的二月中旬清缴，清缴期为十至十五天。每次清缴文件时要下发文件清缴单。文件的销毁一年两次，上半年、下半年各一次。每次清缴文件结束后，对需销毁的文件，用专车专人送到指定地点销毁。

五、文件借阅

(一)借阅文件要认真登记。

(二)绝密级文件，仅在阅文室借阅。未经主管领导批准，不准将文件带出阅文室。

(三)文件借阅后三日内要追回。

文件管理制度 篇22

一、管理职现

1、技术部负责技术文件(工艺、检验规范)的编制、更改、负责人负责审核。

2、总经理负责对技术文件的适宜性进行审批。

3、品控部负责技术文件的归档管理、发放等管理工作。

二、工作程序

1、生产行政部针对产品的要求，通过，确定应有的技术文件(包括配方、工艺、检验规范等)。

2、根据技术文件的要求相应落实到有关人员，收集有关资料，作为开发产品的依据，这些资料应由技术部负责人对其适宜性进行评审。

3、通过评审，由开发人员对产品进行开发，编制相应的'技术文件，这些文件在适当的阶段，由生产行政部对其符合性进行评审，必需时由质量负责人如今有关部门一同进行评审。评审符合要求后，交技术部负责审核、总经进批准后进行小样试验。

4、通过批准，由化验室 负责小亲试样，对小样进行产品特性的总体验证。

5、在验证中如发现不符原开发要求，应由原开发人员负责对设计开发文件作更改，更改后仍应进行审批。

6、通过验证，产品符合要求，可采用产品鉴定或顾客确认的方法对产品进行鉴定。

7、通过鉴定，由开发人员对技术进行一次完整性的检查，正式定稿，定稿的文件由质量负责人员进行审核、总经理批准后，作为批量投产的依据。

8、审批后的正搞，由品控部移交到技术部进行归档，根据需要，技术部负责指派专人对文件进行复制，发放到需使用的部门，进行使用。

9、在使用中发现文件中有差错或需进行更改，由使用部门提出报技术部，负责人签注意见后，由原开发人员进行更尽管，当指定其它人员更改，应取得相应的背景资料。

10、更改后，应通过、、、程序后，由技术部负责原稿进行修改，对发下文件同时进行修改。

11、任何人员、任何部门均不得擅自更改文件，对制订审批后的文件应严格执行。

12、本制度由生产行政结合平时工艺执行情况一同监督实施情况。

13、当发现擅自更改或不执行情况，质检部将开出《纠正措施处理单》限期进行整改，严重的应按违反厂纪厂规进行处理，对造成损失将追究经济责任，对造成事故的移交有关方面处理。

文件管理制度 篇23

第一条 管理要点

1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2、 文件管理的.范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。

4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

第二条 制度规范

1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。

4、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

5、 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。

7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。

第三条 文件管理流程设计

1、 内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

3、 借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

文件管理制度 篇24

一、总则

1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。

2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。

3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。

二、发文管理

1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。

2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。

3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。

4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。

5、发文办理工作程序：

（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。

（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。

（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。

（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。

（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。

（6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。

（7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。

三、收文管理

1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。

2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。

3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。

4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。

5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。

6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。

7、收文办理工作程序：

（1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公室签收、拆封，对需纳入收文办理的`，应统一进行收文登记。

（2）收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。

（3）拟办：在收文登记后，由办公室人员送办公室主任处审核，符合有关规定的，办公室应根据文件的内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议，送请总经理批示后交有关部门办理。

（4）批办：批办是指总经理对收文的办理写出指示性意见，并指定办理部门和传阅范围。

（5）承办：承办是指按照总经理的批办意见，指定承办部门及传阅范围。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文件，主办部门要主动会同相关部门协商办理，并负责回复办理结果。

（6）催办：催办是指根据总经理的批办意见，由办公室督促承办部门尽快上报办理结果。

（7）注结：文件办理完毕，应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。

（8）存档：在收文办理结束后，应根据公文的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整。没有存档和查存价值的公文，经过鉴定和总经理批准，可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销保证不丢失、不落销。

四、保密文件管理

1、严格遵守保密制度，保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等，并严格把关。

2、制发保密文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，报送总经理审批后印发。

3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续，严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。

4、对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。

五、文件的销毁

1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，按照公司有关规定，办理销毁手续报总经理批示。

2、经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和办公室主任的共同监督下进行销毁。

六、附则

1、本制度由公司办公室负责解释。

2、本制度自发文之日起实施。