档案管理规定

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档案管理规定【第一篇】

第一章 总则

第一条 为加强水利工程建设项目（以下简称"水利工程"）档案管理工作，明确档案管理职责，规范档案管理行为，充分发挥档案在水利工程建设与管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《水利档案工作规定》及有关业务建设规范，结合水利工程的特点，制定本规定。

第二条 水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。有关单位应加强领导，将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中，明确相关部门、人员的岗位职责，健全制度，统筹安排档案工作经费，确保水利工程档案工作的正常开展。

第四条 本规定适用于大中型水利工程，其他水利工程可参照执行。

第二章 档案管理

第五条 水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。即从水利工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议时，应对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查水利工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。

第六条 各级建设管理部门应积极配合档案业务主管部门，认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好水利工程档案工作。

第七条 项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。大中型水利工程的项目法人，应设立档案室，落实专职档案人员；其他水利工程的项目法人也应配备相应人员负责工程档案工作。项目法人的档案人员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责。

第八条 勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作；属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，应及时提交项目法人。项目法人应认真做好有关档案的接收、归档和向流域机构档案馆的移交工作。

第九条 工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动，须先交清原岗位应归档的文件材料。

第十条 水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的`重要依据，应将其纳入工程质量管理程序。质量管理部门应认真把好质量监督检查关，凡参建单位未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。工程档案达不到规定要求的，项目法人不得返还其工程质量保证金。

第十一条 大中型水利工程均应建设与工作任务相适应的、符合规范要求的专用档案库房，配备必要的档案装具和设备；其他建设项目，也应有满足档案工作需要的库房、装具和设备。所需费用可分别列入工程总概算的管理房屋建设工程项目类和生产准备费中。

第十二条 项目法人应按照国家信息化建设的有关要求，充分利用新技术，开展水利工程档案数字化工作，建立工程档案数据库，大力开发档案信息资源，提高档案管理水平，为工程建设与管理服务。

第十三条 项目法人应按时向上级主管单位报送《水利工程建设项目档案管理情况登记表》（附件1）。国家重点建设项目，还应同时向水利部报送《国家重点建设项目档案管理登记表》（附件2）。

第三章 归档与移交要求

第十四条 水利工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期档案的实际保存期限，不得短于工程的实际寿命。

第十五条 《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》（附件3）是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定。项目法人可结合实际，补充制定更加具体的工程档案归档范围及符合工程建设实际的工程档案分类方案。

第十六条 水利工程档案的归档工作，一般是由产生文件材料的单位或部门负责。总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。

档案管理规定【第二篇】

第一章总则

第一条制定目的和内容：为了加强档案管理，统一会计档案管理制度，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法的规定》，结合本公司实际及内部管理需要，制定本制度。

第二条本制度适用的范围，为会计档案管理部门。

第三条本制度由公司财务负责人行使监察权力。

第二章会计档案管理要求

第一条会计档案由以下部分组成：

(一)会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证;

(二)会计账簿：包括总账、明细账、日记账和其它辅助账簿;

(三)会计报表：包括年度决算表、月报表和半年报表以及报表附表、附注和会计情况说明书;

(四)会计事务所出具的审计报告、对银行会计报表、对税务报表及税务资料;

(五)其它会计资料：银行对账单、发票或收据存根联、各种经济合同、电脑备份及软件操作资料、相关学习会议资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

第二条会计档案的管理

公司会计人员为负责本公司的会计档案工作，负责会计资料收集、整理、装订和管理，并设置专门的会计档案室，指定专人保管。

第三条会计档案的整理

会计档案由形成档案的各部门和人员按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册，对同一年度的会计档案先按会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料四大类别进行归类，对每一类中的会计档案再根据不同保管年限和档案形成时间顺序分别进行整理、立卷、装订成册。

一、会计凭证的整理

(一)每月中旬之前应将上月的各种会计凭证分类按编号顺序分本进行装订成册。

(二)每本凭证要求折叠整齐，凭证编号连续，附件齐全，每本凭证订牢不松。

(三)每本凭证应加制封面、封底，凭证封面和每册凭证背脊对各栏内容必须填写齐全，盖章清晰。

(四)装订好的凭证应套上凭证盒，并填写好凭证盒上各栏内容。

二、会计账簿的整理

(一)在会计年度终了后的次年2个月内，应对各种账册进行整理、装订。整理账簿时应检查所有账页是否已并入相应账户内，各种账页是否按科目的编号顺序和日期先后排列整齐，账面有否颠倒、夹错、漏页，账页与账页之间的余额是否衔接，每张账页是否填有科目代号和科目名称，更改对是否划红线盖名章，空页、空格是否按规定写明“空页”字样，年终封账是否划上红线，年末余额是否按规定

结转下年并在摘要栏注明“结转下年度”字样，账页流水编号是否连续不断。

(二)账簿装订要求订牢不松，折叠整齐，不缺不漏，账页多的科目应单独分册装订，账页少的科目可与其他科目账页合并装订，多科目账页合并装订时，同一科目的账页应集中在一本账册内，不能将其分散装订在多本账册中。

(三)电脑账应在每个会计年度终了2个月后分类打印装订成册，并加盖名章。

三、会计报表的整理、装订

(一)在办完年终决算的第二个月应对各种报表进行整理、装订，检查报表是否齐全，张数有否短缺，名章是否盖全。

(二)各种月度报表应按月装订成册，年度决算报表应单独装订成册。

(三)分册制作报表目录，加制封面封底，封面上填明单位名称，会计年度，所属月份，报表名称，盖妥装订人员的骑缝名章。

四、其他会计资料的整理平时应做好其他会计资料的收集、积累和保管工作，根据其他会计资料的不同类型，分别按照上述会计凭证、账簿、报表的装订要求进行整理、装订，并及时归档。

第四条会计档案的移交与保管

公司的当年会计档案在会计年度终了后，可暂由会计人员保管一年，期满之后，各种会计档案移交给公司会计档案室，不得自行封包保存。采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计

档案，做到妥善保管、存放有序、查找方便，保证会计档案的完整无缺，并严格执行安全保密制度。

第五条会计档案保存要求：

一、防止档案的损坏，延长档案使用寿命，维护档案安全。

二、做好档案的防火、防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。

第六条会计档案的保管年限

第七条会计档案的查阅

由于工作需要调阅会计档案，须遵守下列规定：

一、公司内部人员需调阅会计档案，必须填写“会计档案查阅申请单”，先由本部门负责人签字后，再由会计档案管理部门负责人签章同意后，方可调阅;其中，机密级以上档案经会计总监或总经理签字同意后，方可调阅。

二、审计、财税部门因审计和查账事项需调阅会计档案时，应出具审计或查账公文，并由公司接待部门填写“会计档案查阅申请单”，申请单经公司会计档案管理部门负责人签章同意后，方可查阅;其中，机密级以上档案的调阅，须经会计总监批准。

三、公安、检察、法院、工商等部门因对理相关案件需调阅会计档案时，应出具正式公文或介绍信，经公司法务部门审核认可后填写“会计档案查阅申请单”，经会计档案管理负责人签章同意后，方可查阅。查阅取证时可以抄录、照相或复印，但不得将档案带走。

四、外单位人员调阅档案，需由会计部门人员陪同，查阅完毕，应立即归还档案室。向外单位提供利用时，须经本单位主管领导及会计负责人签字批准，会计档案原则上不得借出。

五、查阅档案时，严禁拆散原卷并不得把档案原件抽走、涂改、勾划或损坏，查阅后，应由查阅人在档案封底备查栏内注明日期和原因。

第八条会计档案的鉴定和销毁

一、会计档案的鉴定。每年年初应由会计档案主管部门和公司稽核部门对上年度会计档案共同进行一次综合鉴定。对债权债务未结清的`档案应抽出重新装订，直到债权债务了结后再作销毁。如果保管期限不一致但装订在一起的会计档案应在上述两部门的见证下将要销毁的凭证抽出后重新装订。

二、会计档案的销毁。经鉴定后需要销毁的会计档案应由会计档案管理员提交销毁申请报告，并造具“会计档案销毁清册”，经会计档案主管部门和稽核部门审核后按法定程序销毁。

三、撤消、合并时，会计档案应随同单位的全部档案本并移交指定的单位，并按规定办理交接手续。

四、会计档案销毁时，会计档案主管部门和稽核部门应派专人到现场监督整个销毁过程。

第三章会计电算化要求内容

会计档案包括书面档案和磁盘档案，内容是所有的会计文件和会计凭证、会计账簿、会计报表等书面形式的会计核算资料。

第一条书面会计档案管理

一、会计档案存档手续：打印输出的凭证、账册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。

二、打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。

三、机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，

操作人员在打印输出的账页上签字盖章，会计主管签字盖章认可。

四、任何人不得伪造、非法涂改变更、故意毁坏凭证、账册、报表等书面档案。

第二条会计电算化具体要求

一、现金收付业务和银行收付业务要做到当日业务当日清，做到日清月结。现金帐页和银行账页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，装订成册，年终将现金和银行日记账按照顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。

二、转账凭证的输入和保管，有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证，输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，妥为保管。

四、科目汇总表、账簿打印时间。

(一)现金、银行日记账每月打印一次。

(二)银行余额调整表每月打印一次。

(三)总分类账和各种明细分类账每年打印一次。

(四)会计报表、计算表、分析表，按要求和时间打印。

第三条电算化数据备份管理

一、必须经常进行会计核算数据的备份工作，避免意外和人为的错误造成数据丢失;发生会计数据丢失时，必须及时用备份数据进行恢复。

二、需要做备份的文件包括系统设置文件、科目代码文件、

期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。

三、凭证及总分类账、明细分类账、报表等需要备份的数据视同会计资料按月备份，交会计档案保管员分别放置在不同的地方妥为保管。

四、随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件和购买的商品化会计核算系统软件，以及上述软件的备份磁盘，必须作为会计档案保管。

五、必须加强会计档案的xx，任何人不得伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘等。

档案管理规定【第三篇】

第一条为了规范人事档案的管理和利用，为人力资源管理工作提供有效的信息依据，特制订本制度。

第二条集团公司员工档案实行分级管理

由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管理。

(一)原始档案：员工入司时随转的人事档案材料，员工转正后调入公司管理。

(二)新建档案：员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。

(三)电子档案：员工的姓名、年龄、婚姻状况、身份证号、家庭住址、户籍所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情况通过电子信息系统的形式所形成的记录。

经集团人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司引进的员工的档案由各分(子)公司人资科管理。

第三条人事档案由各公司、部门总经理分管或指导，该公司、部门人事负责人具体负责操作和管理，并对档案的完整性、真实性和准确性负责。集团公司人力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。

二、人事档案的建立

第四条新建人事档案收集范围

由人力资源部门直接形成的材料：

(一)各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。求职原始材料包括：报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、肝功能、乙肝两对半和胸透检验单(要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体检，且出具的体检证明须真实有效)等材料。

(二)职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称(学位等)审批材料。

(三)工资调整审批表。

(四)鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。

(五)考核、考勤或其它类材料。

(六)有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。

(七)各种处分、处罚材料和通报批评等材料。

(八)有关接收、调配、解聘等情况记录材料。

(九)各种重要的个人申请、承诺、聘用合同(协议)、保险等材料。

(十)各种岗位责任书、竞聘、施政方案等。

通过其它渠道形成的材料：

(一)各类组织成员或代表以及各种先进模范或受奖励材料。

(二)参加各级人大或各类协会代表大会材料。

(三)业务考绩材料、技术方面的贡献材料及各项论文着作篇目等。

(四)出国审批表及在外期间鉴定材料。

(五)参加公司组织的各类体检材料、工伤证明材料。

(六)在原工作单位形成的有关档案材料。

(七)在部队或学校等机关单位形成的有关档案材料。

(八)重要的'社会关系、亲属关系的记录材料。

(九)对违纪、违法事件的申诉、申报以及处理情况记录等。

第五条人事档案归档材料要求

归档材料应具备的条件：

(一)必须是已经处理完毕，而不是悬而未决或没有最后审定和处理意见的文件。

(二)材料必须以个人为对象。对反映多人有关情况的材料，应当分别制成以个人为单位或反映本人情况的材料，方可归入个人档案。

(三)凡归档材料必须具有凭证性标记，如个人签字或加盖个人印章、单位公章等;对属于归档范围但手续不完备的材料，应先将手续补齐，并在办理完备后再行归档。

(四)档案内容必须实事求是，不能带有虚构、想象、夸张的成份;人物传记、写人物事迹的报告文学、个人回忆录都不得归档。

(五)档案内容应当完整，对头尾不清、来源时间不明的材料，要尽可能查清注明;涉及个人重大问题的材料，如需查清，应转交相关部门处理后，方能归档。确定材料能否归档时，应针对具体问题具体分析，不能一概而论;同时，还应对档案中应当具备而缺少的材料予以登记，并有计划地进行收集补充。

应妥善处理不应归档的材料：

(一)经过鉴别，凡应转往有关单位保存或处理的材料，应填制《人事档案转递通知单》(此指干部或重要人员档案)。

(二)接收单位清点核对后，应按程序办理接收手续。

(三)凡属退还本人的材料、证章等，应开列详细清单，证明材料(物品)名称及份(件)数，经批准后退还本人，并由本人在接收人处签字或加盖个人印章。

(四)对不直接退还本人的材料，可经批准后给予销毁，并应对其本人说明。

(五)销毁人事档案履行一定审批手续，任何个人都不得擅自销毁。

第六条人事档案的整理要求：

(一)应遵循完整、真实、精练、实用的原则。

(二)应做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。

(三)人事档案的保管范围与人员管理应相一致。

(四)材料增减时应进行重新整理。

(五)人事档案原件作为正本，对于机密性较高的人事档案，可根据工作需要和人员管理情况建立副本。

第七条人事档案的建立

(一)集团公司总部新进员工由人力资源中心按要求收集整理求职人员原始求职材料，并对于员工在岗位工作期间形成的各类档案资料须及时予以补充完善。

(二)集团公司人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司直接按人事档案建档要求，经该公司人事负责人审核后建立并逐步完善各员工的人事档案。分(子)公司人资科于每月的5日前将员工电子文档花名册上报集团人力资源中心。

(三)员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档案，并对员工在职期间相关个人信息资料(身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位)的变更情况的记录于每月5日前以电子文档上报集团人力资源中心。

第八条人事档案的编号

(一)人事档案编号构成：档案代码+四位数字，按顺序编号。

(二)各分(子)公司、部门人事档案代码取正式名称前三个字的汉语拼音第一个字母(大写)，如采购管理中心，其人事档案编号为CGG。

(三)员工辞职后的档案编号继续保留，不重复使用。

(四)同一部门员工的档案要求放在一起，每10名员工的人事档案存放在同一个档案袋内，调动或辞职抽出后不添加新的员工档案，若档案袋中员工档案已抽完，此空档案袋继续保留。抽出档案后应该在档案袋上予以标明。

第九条人事档案建立的具体程序

(一)集团人力资源中心以及各分(子)公司人事部门对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求。

(二)按照材料的属性、内容确定其归档的具体顺序。

(三))在档案袋目录上登记材料名称及其相关的内容。

(四)将新的材料存入档案。

第十条员工在职期间形成的培训、奖惩(考核)、晋升等材料的收集、整理与归档。

(一)大学生、聘用人员、科级(含)以上管理人员在职期间所形成的新档案材料，由所在公司、部门每半年整理一次，后备管理干部的材料由其所在公司、部门每月收集整理一次，统一交集团公司人力资源中心存档。

(二)其他员工在职期间所形成的培训、奖惩考核、晋升等人员在职期间所形成的新档案材料由所在公司、部门按季度定期收集、整理，并要求归档。

三、人事档案的转递

第十一条人事档案转递的具体程序

(一)人事负责人依据人力资源调配通知单或调令取出应转走的员工档案材料。

(二)在档案袋的人员编号及姓名后注明抽出的时间、原因(调动、辞职辞退和开除、自离、晋升等)及转入地点。

(三)填写《人事档案转递通知单》。

(四)将《人事档案转递通知单》放入员工档案一起，并将档案袋密封后转往相应公司、部门。

(五)收档公司、部门在收到档案，核对无误后，必须在《人事档案转递通知单》的回执单上签字盖章，且及时反馈到转出公司、部门。

第十二条人事档案材料在转递过程中要严格执行保密制度，按要求装袋密封交接，并在封口处加盖公章，且不能由员工本人带走，携带人员严禁私自拆封偷阅档案。

第十三条员工晋升科级(含)以上级别，转正后一月内由所在公司、部门按转档程序和要求将档案提交集团公司人力资源中心;科级管理干部被免职后，其档案材料由集团公司人力资源中心按照转档程序和要求转往相应公司、部门。

第十四条员工离职后由其所在公司、部门一月之内将其档案抽出，装订成册存档，并妥善保管二年。销毁时须填写《档案销毁申请单》，经集团公司人力资源中心核准后予以销毁。

四、人事档案的查询、借阅

第十五条档案查询和借阅应按程序办理

(一)档案的查询应先申请，说明查询的对象、理由和范围，所在公司、部门人事负责人批准后，方可登记查阅。不得随意让人查阅员工档案。

(二)外借员工档案须经所在公司、部门总经理批准，并办理借档登记。最长借阅期限为一星期。若需延长，需办理续借手续。

(三)各公司、部门、个人需要出具人事档案证明材料，由所在公司、部门开具介绍信，说明理由，再由集团公司人力资源中心或所在公司人事部按规定予以办理。

(四)人力资源中心或各公司、部门内部查阅、借档和出具证明也应按照程序进行。

五、人事档案的保管

第十六条人事档案保管必须严格遵守保密的原则。

第十七条人事档案管理必须由专人负责，定期检查核对，确保档案完整、准确。

第十八条人事档案存放必须配备专门设备，不得与其它档案混放一起。

第十九条人事档案存放应做到安全、保密、防火、防潮、防盗。

第二十条任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

六、考核办法

第二十一条凡出现以下情况，将根据情节轻重分别扣除所在公司、部门人事负责人绩效奖金20-50元/次：

(一)人事档案不全的。

(二)档案交接不清致使员工档案丢失的。

(三)不遵守人事档案保密制度的。

(四)不履行正当手续将人事档案带出档案保管场所的。

(五)不按规定销毁人事档案的。

公司人事档案管理办法规章制度

一、目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。

人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借;非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》(附件三)，经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记。

3、查、借阅档案注意事项

不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》，经行政人力资源部经理批准后销毁。

经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

档案管理规定【第四篇】

1.实验记录是指在药品的研究过程中应用试验、观察、调查或资料分析等方法根据实际情况直接记录或统计形式的各种数据、文字、图表、声像等原始资料。

2.实验记录的基本要求：真实、及时、准确、完整，防止漏记和随意涂改。不得伪造、编造数据。

3.实验记录的内容应包括实验时间、实验环境、实验人员、实验名称、实验目的、实验设计或方案、实验材料、实验方法、实验操作、实验结果、实验结论或分析讨论等内容。格式包括：

实验名称

每项实验开始前应首先在实验记录本的封面写明课题代号和实验名称。如同一实验有多本记录，应标明序号。

实验目地

注明实验内容和为什么做这个实验

实验时间

按年月日顺序记录实验日期；

对于有时间要求的实验要记录具体的时间，精确到几点几分。

实验环境

如实记录当天的天气情况（如温度、湿度等）和实验过程中的环境条件（如光照、通风、洁净度、温度、湿度等）。

实验材料

受试样品、对照样品来源，批号及效期；

实验仪器及设备名称、型号；

主要试剂、辅料的名称、生产厂家、规格、批号及效期；动物来源；

自制试剂的配制方法、配制时间和保存条件等；

实验材料如有变化，应在相应的实验记录中加以说明。

实验方法

常规的、有文献报道的试验方法应当在首次试验记录时注明方法来源，并简述主要步骤，便于别人重复时方法有据可查；

改进、创新的实验方法应详细记录实验步骤和操作细节。推荐使用流程图的方式记录；

计算公式（注明公式中每个符号的含义）；

如果第二天仍然用同一方法进行试验，可以写“方法同前”；如果中间间隔几天后再用此方法实验，必须要写明“方法同××年××月××日”，以免混淆。

实验操作

按照实验顺序，详细记录研究的过程、观察到的现象、异常现象的处理等。如实地记录实验中的各个定量参数的具体数据和定性观察指标的实验变化。

实验结果

实验数据处理：列表格，数据处理公式并举一例进行阐明。

结论或分析讨论

有结论的应给以明确的结论；

如是优化性试验，应对结果做必要的数据分析，对实验数据、实验中出现的异常情况及其产生原因，影响因素等进行分析讨论，为进一步的`实验设计提供参考。

实验人员

在封面上记录该实验记录本所有参加实验研究人员；

实验人需在相关的实验记录上签字，实验负责人在对实验记录、图谱和结果复核后签字。

4.实验记录用纸

实验记录必须使用公司统一印制的实验记录本；

计算机打印的图表和数据资料应按顺序黏贴在记录本上（需方便翻阅）；不宜黏贴的，可另行整理装订成册并加以编号，同时在记录本相应处注明，以便查对；

实验记录本或记录只应保持完整，不得缺页或挖补；如有缺、漏夜，应详细说明原因。

5.实验记录的书写

实验记录本竖用横写，不得使用铅笔。实验记录应用字规范，字迹工整；

常用的外文缩写（包括实验试剂的外文缩写）应符合规范。首次出现时必须用中文加以注释。实验记录中属译文的应注明其外文名称；

实验记录应使用规范的专业术语，计量单位应采用国际计量单位，有效数字的取舍应符合实验要求。

6.实验记录不得随意删除、修改或增减数据。如必须修改，须在修改处划一斜线，不得完全涂黑，保证修改前纪录能够辨认，并应由修改人签字，注明修改时间及原因。

7.实验图片、照片应黏贴在实验记录的相应位置，底片装在统一制作的底片袋内，编号后另行保存。用热敏纸打印的实验记录，须保留其复印件。SDS-PAGE电泳完成后将胶制成干胶保存。

8.实验记录应妥善保存，避免水浸、墨污、卷边，保持整洁、完好、无破损、不丢失。

9.实验记录的检查和存档每项研究工作结束后，应按归档要求将实验记录整理归档。

10.本规定起草依据国家药品监督管理局20xx年1月3日发布的＜＜药品研究实验记录暂行规定＞＞。

档案管理规定【第五篇】

1、目的

为加强公司的档案管理，安全有效地保管和利用档案，特制定制度如下：

（1）档案管理包括公司所有的'文档、技术、设备、财务和人事等文本、图表和声像等不同形式的资料。

（2）本公司所有职工有保护义务。

2、行文条例

（1）公司行文由发文部门拟办后呈部门负责人核稿，一般情况下报总经理签发，最后送至综合事务部打印发文。

（2）公司收发各类文件，根据文件性质(以文头为准)，报总经理批示办理，并及时做好文件的登记、归档工作。

（3）公司领导不在时由指定的负责人负责各类行政性文件的签发、批示。

3、管理

（1）工作人员在工作中形成的各种材料应及时移交至本部门，集中管理，个人不得据为己有。

（2）各部门的工程技术资料一般按年定期汇总移交至综合事务部管理，综合事务部根据文件资料性质，定期汇总存档。

（3）公司举办重大活动应通知档案管理人员参加，收集活动中的材料，集中管理。

（4）财务资料由财务人员按规定管理。

（5）各种资料应建立电子文档，实行电子化档案管理。

（6）销毁档案必须经过总经理认可，才可以销毁。禁止管理人员擅自销毁。

（7）禁止个人将公司档案及复印件送他人或出卖。

（8）公司对保密档案，落实专人妥善保管。

（9）综合事务部应严格按档案性质、类别、保存年限来处理(销毁)档案，意见先报公司总经理。

4、责任

有下列行为者，将根据公司有关规定和国家法规，给予责任行为人行政、经济处罚，情节严重的，给予解聘直至追究法律责任。

（1）擅自涂改档案。

（2）未按规定办理档案登记，擅自拿走档案。

（3）未按规定向他人提供档案。

（4）损毁、丢失属于公司所有的档案。

（5）档案管理人员玩忽职守，造成档案损失。

档案管理规定【第六篇】

第一条 为了加强对中外合资、合作经营企业档案的管理，充分发挥档案信息的作用，根据《中华人民共和国档案法》和国家对中外合资、合作经营企业(以下统称合营企业)管理的有关规定，制定本规定。

第二条 本规定所称的合营企业档案，是指合营企业在各项活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的，对企业生产经营、科学技术管理具有查考使用价值的各种不同形式和载体的文件材料。

第三条 合营企业档案是真实反映本企业生产经营活动和工作发展的历史记录。各合营企业必须建立和健全档案，并将其列入本企业的工作和发展计划，加强领导，统筹安排。

第四条 合营企业的档案工作，必须明确有一位企业的领导人分管，配备专职或兼职的档案工作人员具体管理。需要设置档案机构的，由企业领导决定。

第五条 合营企业档案工作应接受当地档案行政管理部门依法进行的监督和指导。

第六条 合营企业文件材料的归档范围，应包括合营企业的申请立项的意向书、可行性研究报告、合营合同、章程及批准文件、产品生产、经营销售、公共关系、技术管理、设备仪器、计划统计、物资供应、外汇管理、劳动工资、安全管理、人事管理、教育培训、特技研究、工程建设、开业结业以及其他方面的各种文件材料。

第七条 属于合同、协议规定合营各方独自保密的技术，其技术文件材料由合营各方指定专人保存。

第八条 合营企业生产、产品试制、科研、工程和其他技术项目形成的科技文件材料(含缩微胶片、照片、录音、录像和计算机磁带，下同)，应在技术项目完成或告一段落后，由技术项目负责人指定有关人员负责整理归档。

确因工作需要经常查用的科技文件材料，可在整理立卷后暂由业务部门和生产部门管理，但必须向本企业档案机构或档案工作人员移交一套完整的档案目录，以便档案机构或档案工作人员验收和检查。

各项管理工作活动中形成的文件材料，由各业务部门指定有关人员在翌年上半年内整理归档。

第九条 合营企业引进的技术设备，企业有关业务部门必须会同档案部门对合同中所列的技术文件材料项目进行验收、鉴证，并及时整理归档。

第十条 对文件材料归档的基本要求：

一、归档的文件材料必须是原件，完整齐全，能准确反映本企业生产经营和各项管理活动的真实内容和历史过程。

二、归档文件材料必须经过分类整理，立卷编目，区分不同价值，便于保管和利用。

第十一条 合营企业文件材料的`形成、积累、整理和归档工作，要列入生产、技术、经营等各项管理程序，列入本企业有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。

第十二条 合营企业要建立和健全本企业文件材料收集整理、立卷归档，以及档案的保管、保密、鉴定、统计、利用等各项管理制度。

第十三条 合营企业应根据实际需要，纺制档案目录等检索工具，以便提供利用。

第十四条 合营企业应根据保存的档案数量，设置存放档案的库房和箱柜;档案库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防高温、防污染的安全设施。

第十五条 合营企业应根据国家有关档安保管期限的规定，编制本单位的档案保管期限表，并由企业领导人组织专业技术人员和档案管理人员共同组成鉴定小组，负责对本企业的档案进行鉴定工作。

第十六条 合营企业档案在合营期间不销毁。合营企业终止后，由中方合营者保存;凡确已失去保存价值的档案材料，必须造具清册，报专业主管部门批准后，方可销毁。

第十七条 合营企业档案机构或档案工作人员，应积极做好档案的提供利用工作，充分发挥档案信息作用，为提高企业的经济效益服务。

第十八条 合营企业会计档案管理按照《中华人民共和国中外合资经营企业会计制度》和《广东省经济特区涉外企业会计管理规定》的有关规定执行。

第十九条 合营企业形成的各种档案资料，在合营期间，为合营者共有，合营各方因工作需要均可查用本企业的档案。

第二十条 合营企业在签订合营协议、合同和制定企业章程时，应明确列入档案管理的有关内容。

第二十一条 设置在中华人民共和国境外的合营企业，其档案管理工作可参照本规定执行。

第二十二条 本规定自1990年6月1日起施行。

档案管理规定【第七篇】

第一条为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本规定。

第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构（以下简称社会保险经办机构），管理社会保险业务档案，适用本规定。

第三条本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。

社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。

社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。

第五条社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的`安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。

第六条社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。

第七条社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》（见附件）进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。

第八条社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度—业务环节”或“年度—险种—业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。

第九条社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为20年、30年、50年、120年，各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。

社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。社会保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。

第十条社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。

第十一条社会保险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。

鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。

鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。

第十二条社会保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。

未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

社会保险经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。

第十三条社会保险经办机构按照有关规定，将永久保存的社会保险业务档案向同级国家综合档案馆移交。

第十四条社会保险经办机构有下列行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：

（一）不按规定归档或者不按规定移交档案的；

（二）伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的；

（三）玩忽职守，造成档案遗失、毁损的；

（四）违规提供、抄录档案，泄漏用人单位或者个人信息的；

（五）违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。

第十五条各类社会保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料，国家有特别规定的，从其规定。

第十六条本规定自20xx年9月1日起施行。

档案管理规定【第八篇】

1.根据有关会计档案管理规定管理本公司财务会计档案;

2.财务会计档案的范围：

会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他凭证;

会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿等;

会计报告类：月度、季度、年度财务报告，及会计报表、附表、附注和文字说明等;

其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清单、保管清册、销毁清册;各类经济合同(包括会签单、审批单等);银行开户许可证;其他有财务保存价值的资料。

3.财务、会计档案的装订应按类别、按编号顺序按时装订成册，标明月份、起止年、号数、凭证张数，由装订人、审核人、主管签章;具体时间要求如下：

会计凭证：当月会计凭证必须于次月15日以前装订完毕

会计账簿：电脑账本必须于次年1月底以前打印并装订完毕

银行存款余额调节表、对账单：必须于次年1月底以前装订完毕

财务报告：按年装订，必须于次年1月底以前装订完毕

经济合同：按经济合同类别、所属项目来装订

4.当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部门保管

一年，期满后，编制移交清册，移交档案室保管。

5.凡需借阅会计凭证、账簿、财务报告三大类档案的，必须严格按以下规定办理：

有权借阅本公司财务会计档案的`人员为：集团的董事长、总裁及分管副总裁、财务总监、财务经理、审计经理;本公司的常务副总经理、财务经理和主管会计。

其他人员需调阅有关财务会计档案的，必须本公司总经理和财务经理批准、且必须在财务部门查阅;未经财务总经理批准不得复印。

6.出纳人员不得兼管档案;

7.财务会计工作移交的规定：

财务人员因故离开公司或工作调动时，必须与接管人员办理工作交接手续，否则不予办理离职手续。

财务人员在办理移交工作手续前必须及时办理完毕未了的工作事项，移交人须填写工作移交清单，清单内容应包括交接日期、交接双方姓名及职务岗位、交接实物的名称和数量、凭证账册的名称数量及所属期限、文件名称及数量、其他需说明的问题，其中电子数据应说明存放目录和文件名称，并进行实际操作。

本公司会计主管及以下人员的工作移交，由财务经理监交。 8本制度经公司总经理办公会讨论通过，自颁布之日起执行。 9本制度解释权在公司计划财务部。