物业档案管理方案（优质10篇）

通过系统化管理物业档案，确保信息完整、准确，提高服务效率，促进资源合理配置，是否能提升整体管理水平？下面由阿拉题库网友分享的“物业档案管理方案”，供大家学习参考，希望大家喜欢。

物业档案管理方案 篇1

档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、规范的档案管理能有效地为楼宇及公用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。物业管理的档案建立与管理必须采用先进电子计算机技术，通过档案“集中化、有序化、信息化”科学管理程序，达到资源共享、合理利用的目的。我们拟对园区内所有物业管理服务的项目采取标准化、制度化的管理原则，进行系统化处理、智能化运用，由具有专业素质的管理人员进行管理。

一、档案管理运作环节

1、资料的收集

（1）设立档案室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，由行政部负责档案的管理。建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。

（2）从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料，物业构成的方方面面资源都要进行资料收集。

2、资料分类整理

收集后的所有信息，由行政助理负责集中整理。根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。

3、资料归档管理

（1）拟采用原始档案和电脑档案双轨制进行资料的归档管理。

（2）采用多种形式的信息贮存方式，有电脑磁盘、CDR、照片等，分别采用相应的保管贮存方法。

（3）档案分类组卷考虑园区管理实际科学细分，按不同业务性质、编号、造册、编辑、并分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能把其他形式档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。

（4）档案的出室必须由行政助理经登记后方可借出；

入室时，须由行政助理进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。行政助理需及时收回在外文件，严防文件的流失。

（5）严格内部文件资料的保密制度，需保密文件及区域必须加密，确保文件的安全。

（6）加强档案的安全管理，配置消防器材，档案柜、锁条例防盗、防火、防虫、防鼠、防潮湿的要求。

4、档案的运用

采用科学检查及多媒体查询的方法，随时可以查阅调用所有管理资料如客户资料、装修资料、财务状况等，文件目录条理清晰，便于档案使用查询、工作的监督和检查。

二、档案资料分类

（一）接管移交档案资料

1、产权资料

（1）规划图纸、项目批文、用地批文

（2）建筑许可证、投资许可证、施工许可证

（3）拆迁安置材料

2、技术资料

（1）红线图、总平面图

（2）地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告

（3）工程合同、工程预决算

（4）工程设计变更、通知及技术核算单

（5）竣工图：

①单晶体建筑、结构、竣工图

②消防、燃气、智能化等工程及地下管网竣工图

（6）房屋、消防、燃气竣工验收证明书

（7）钢材、水泥等主要材料的质量保证书

（8）新材料、构配件的鉴定合格证书

（9）供水、供电、电梯、消防、智能化等设备的检验合格证书及其设备技术资料

（10）砂浆、混凝土试块、试压报告

（11）绿化工程竣工图

（12）其他技术资料（智能化设备）

（二）管理处自建档案资料

1、物业资料

（1）服务区基本资料

（2）分区资料

（3）商业网点资料

（4）娱乐设施资料

2、师生资料

（1）师生入住资料

（2）师生宿舍维修档案

3、日常管理资料

（1）值班表

（2）交接班记录表

（3）园区搬出（入）物品登记

（4）日常事务巡视记录

（5）事务回访登记表

4、车辆管理资料

（1）车辆详细资料

（2）车位使用协议

5、装修资料

（1）装修申请表（附图纸）

（2）装修工程队安全责任书

（3）临时施工人员登记表

（4）施工单位营业执照

（5）消防责任书

6、维修资料

（1）维修登记表

（2）维修服务派工单

（3）维修回访记录

（4）公共设施维修记录

7、治安管理资料

（1）日常巡查记录、交接班记录、值班记录

（2）查岗记录、闭路电视监控系统录像带

（3）物资搬运放行记录、紧急事件处理记录

8、设备管理资料

（1）公用设施保养维修记录

（2）机电设备保养维修运行记录

（3）设备分承包方维修保养记录

（4）设备检查记录

9、校区文化资料

（1）各项活动计划及实话记录

（2）校区文化活动图片及录像记录

（3）新闻传媒报导

10、员工管理资料

（1）员工个人资料、入职表格

（2）业绩考核及奖惩记录

11、培训资料

（1）各项培训计划及实施记录

（2）培训考核记录

（3）外出考评及参加演练记录

12、客户反馈资料

（1）服务质量回访记录表

（2）意见调查、统计记录

（3）投诉及处理记录表

13、行政文件资料

（1）政府部门文件

（2）物业公司文件

（3）管理处规章制度、通知、通报等文件

（4）管理处荣誉一览表

（5）管理处接待来访参观记录表

三、文件管理制度

1.目的

规范本公司管理体系运行中文件的管理工作，实施有效的文件控制，确保在各个部门、各个使用场所可获得适用文件的有关版本，并防止使用作废文件。

2.适用范围

适用于本公司管理体系文件、包括与体系相关的外来文件的控制和管理。

3.职责

行政部是本程序归口管理部门

负责组织公司各层次文件的编制工作；

负责公司各层次文件和外来文件的发放、回收、作废等管理。

其他职能部门

负责组织与本部门主要职责有关的程序、作业性文件等的编制；

负责组织本部门文件评审、修订。

分管主管

负责审批职能相关的作业性文件。

综合事务部

负责审批支撑部门出台的.作业性文件。

项目经理

负责本项目管理手册、程序文件的审批；

负责财务管理、薪酬管理、绩效管理、涉及费用方面等文件的审批；

负责涉及全公司重大事项的公告、通知等文件的审批； 负责人事任免文件的审批。

4.工作程序

文件分类。

管理手册（含管理方针、目标、组织机构、部门职责、管理体系要求等）。

程序文件。

作业性文件（包括：工作标准卡、规程、规范、制度等）。

记录表单。

文件的编写。

管理手册。

由项目经理指定人员编写。

程序（办法）。

由相关职能部门经理编写。

作业性文件的编写。

由主管该项工作的职能部门负责人编写。

记录表单

由主管该项工作的职能部门负责人编制。

文件格式

各类文件应有统一的编制要求与表达形式，具体按公司统一规定执行。

文件的编号

公司级文件的编号

管理手册编号：××01-20xx， ××-表示公司简称、01表示一层文件、20xx表示发布年号。

程序的编号

××02-0N，××—表示公司简称， 02-表示二层文件，0N表示序列号。

作业性文件编号

××02-0N-0N，××—表示公司简称， 0N-0N表示二层、三层文件相应序列号。

文件的审核与批准

文件的审核

（1） 文件审核的流程为：

管理手册：总经理审核批准。

程序文件：部门经理编制 → 分管领导审核（或会审）。

作业性文件：主管编制→经理审核（或会审）。

（2）文件审核的要求

文件编写部门负责组织文件的会审工作，参加文件会审的部门应是与此文件相关的主要执行和配合部门。相关人员审核文件的正确性、可操作性、以及与其他部门职责的接口关系等。

（3）文件经审核，发现不符合要求的，由编写部门重新编写或补充修订。

文件的批准

(1) 文件的批准权限按本办法第3章“职责”的明确规定。

(2) 批准应在文件会审完成后进行，文件的批准应确保文件是充分与适宜的。

文件的发放

文件发放范围

文件所涉及的相关的部门，均应能得到文件的有效版本。

文件发放形式：

（1）管理手册、程序文件（含表单）、作业性文件（含表单）打印一份，经批准后，按文件清单顺序装订成册，各项目部分发一份、总经理一份、行政部留底一份；

（2）副总、总经办、职能部门需要的文件，转换成PDF格式，《管理手册》单独成册、程序文件和作业性文件组合成册，形成文件夹，统一公布在公司的指定的网络平台上，同时以《文件发放通知单》通知相关人员，相应人员签名确认。

基层单位需要进一步下发或张贴文件，行政部打印、独立分发并做好发放登记。

特殊的领用

未列入文件发放范围而确需使用文件的人员或部门没有相应文件的，由部门负责人向行政部提出申请，经分管总监批准后发放，同时行政部做好发放记录。

文件的日常管理

行政部指定专人负责公司文件管理

文件管理员和文件持有者应妥善保管理好文件（指纸质文件），保持文件清晰，防止文件丢失、损坏。

文件持有者调离、转岗时，文件管理员应及时收回其文件，并做好记录。

对密级文件，原文件应有密级标识，加盖“密级文件”印章，并按照相关保密规定做好保密工作。

受控文件不允许复印和外借，需要时可到文件管理部门查阅文件。

文件的评审与更改

文件的评审、修订、发放

（1）已实施的文件应定期进行评审，以确保持续的适宜性。评审周期至少每年进行一次；

（2）过程使用发现文件问题，可由相关人员提出，填写《文件修订申请表》，经原文件审核、批准岗位审核、批准后，由原编写部门修订，修订后按以上程序发放。

（3）发放新修订文件时，行政部文件发放人员应收回旧文件。所有被更改的原文件必须由发放部门收回，进行统一处理（可进行换页，或作废），以确保有效文件的唯一性。

（4）文件经多次更改，或进行大幅度更改时，应进行换版，原版文件及时作废，换发新版本。

文件的作废

文件作废时应由文件归口部门填写《作废文件处理单》，行政部经理审核，文件批准人审批。

作废文件要及时从使用部门收回并记录，以防止作废文件的非预期使用。如需保留的，在作废文件上加盖“作废”章。

外来文件的控制

由各职能部门收集主管单位、外部的各类文件、资料，统一在行政部进行备案登记。对非上级指令性文件，应评审其适宜性，以决定分发的部门。

行政部负责将文件呈送公司领导批阅，按领导批阅要求分送至相关部门传阅。

综合事务部负责外来文件的标识和归档管理。

任何部门或个人，不论以任何方式（外出开会、外出工作、送到厂里或收到邮件等）收到外来文件（如：国际标准、国家标准、行业标准、国家法令、法规、集团公司文件等），都应把外来文件交到行政部，识别并确认其适用性，需要下发的外来文件应经过分管领导审批。

四、电子档案管理制度

1.目的

规范公司电子档案管理。

2 范围

适用于公司电子档案管理。

3.工作职责

编辑相关部门：对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

电子文件形成部门：负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

综合事务部负责电子文件的管理，电子文件形成部门要提供协助和支持。

4.工作要点

归档方法

应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

编辑电子文件的收集与积累

收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。

收集积累要求

（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

（5）用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

（6）用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

（7）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

（8）用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

（9）由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

（10）通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。

（11）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

收集、积累方法

（1）及时按照要求制作电子文件备份。

（2）每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

（3）电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

（4）电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；

U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

电子文件的整理

电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。

电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。

归档电子文件应填写登记表。 电子文件的归档 应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。

归档范围电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。

归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。

检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。

归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标只。

有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

保管期限的划分。

电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。

归档要求

把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作.

本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。

存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。

将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。

在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。 电子档案的移交与保管 电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。

5.检验

档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%合格率应达到100%。

检验项目

载体有划痕，是否清洁。

有无病毒。

核实电子档案的完整性和有效性审核手续。

核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

保管要求

电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。

环境温度选定范围: 14℃— 24℃；相对湿度选定范围：45%—60%。

存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。

电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。

存效性保证

每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。

每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。

设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

定期检验结果应填人电子档案管理登记表。

利用

电子档案的封存载体不得外借。

利用时使用拷贝件。

利用时要遵守保密规定。

利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

电子档案的销毁鉴定。

电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。

电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。

非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。

五、记录管理制度

1.目的

对管理体系所要求的记录予以控制，为确认管理系统的有效运行提供可证实及可追溯性依据，同时为采取纠正和预防措施以及改进管理系统提供信息。

2.适用范围

适用于项目部各种记录的管理。

3.职责

各职能部门、项目部经理助理负责记录的归口管理。

各文件的编写人员负责记录的格式编制。

各岗位人员负责如实填写各表格。

项目部各部门主管负责日常记录收集，并按周上交经理助理。

记录的填写人员对所记录的每一数据、文字负责。

4.工作程序

记录表单的设计与标识

各文件的编写人员负责记录的格式编制。

各岗位的记录格式随原文件一起审批。

各相关人员可根据工作需要，提出记录格式设计更改。

综合事务部应建立《记录控制清单》，内容包括：记录的名称、保存单位、保存时间等。

记录的填写

记录由具体工作人员用水笔填写，并做到及时、准确、完整、清晰。填写人，应履行签字手续。

如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用原数据划一横线，在其上方写上更改后的数据，签上更改人的姓名及日期。不允许用涂改液或将错误处涂黑。

记录的收集

记录的收集，由各部门主管收集，每周一次上交经理助理。

记录的编目

各部门、经理助理根据便于检索的原则进行，分类、按时间顺序造册存档，综合事务部对项目部执行情况进行监督、检查。

记录的保管、归档

各部门、项目经理助理必须把所有记录分类，并按一定日期每年（或每月）整理好，存放于通风干燥的地方，所有的记录保持清洁、字迹清晰。每半年一次汇总上交综合事务部，综合事务部对各项目部执行情况进行监督、检查。

记录的借阅和复制

保管的记录应便于检索，需借阅，经相应部门负责人批准，由记录管理人登记备案。

对已归档的记录，应经部门负责人批准后方可借阅，填写借阅记录。借阅的记录，应按期归还。逾期不还，由记录管理人员负责追回。重要的记录只

允许借阅副本或在保存地点查阅，且不得复印。记录管理人员应做好记录查阅、借阅记录。

记录的废弃

已到保管期限的记录，在保管期限的年末，行政部负责经主管领导同意后统一销毁。

六、建立标准化的图、档、卡、册、表

为了避免服务中心在服务物业管理活动原始记录的随意性，必须建立起标准化的图、档、卡、册、表等。他们是物业档案资料常见的形式与内容相结合的产物、建立使用时要相对稳定、分类妥善管理。

1、图是指在实地查丈的基础上，对照1:300房地产分幅平面图，根据管理需要绘制的各类房屋平面图。包括房屋分栋平面图、房屋分户平面图、房屋分层分间平面图、产业概况平面图以及房屋竣工图、体内线路图、管道走向图、污井下水道位置图等

2、档是指在管理活动中形成的各类文字材料。由于其数量大、种类多、因此成为物业档案资料的主要成分。包括：房屋接管、变更、注销通知单和回报单，房屋接管验收记录，管理合同副本，房屋产权证副本，陪屋单，租赁凭证副本，租金测估计算表，分户过户报告，买卖过户通知单，交换过户通知单，增搭建处理记录，业主和用户来访记录以及各类统计资料表格等。

3、卡是指根据管理工作需要而制作的产业目录卡、设备保养卡、维修记录卡等。卡的特点是：内容浓缩、检索方便。 4、册是指为了提高管理效率而建立的房屋建筑设备手册（大手册）、房屋使用手册（小手册）、绿化管理手册、业主和使用人交费记录手册等。

5、表是指根据管理工作的需要而设立的各类表格。包括：房屋验收质量登记表、楼宇入伙进度表、居民情况登记表、房屋装修申请表、居民欠费情况表。

七、建立动态管理机制

由于物业档案资料管理具有动态性，因此必需建立动态管理机制。凡是管理程序的各个环节、都要要求有关人员进行及时性、经常性、完备性的动态注记。动态注记可分为以下两种：

1、随时动态。即结合日常管理业务随时进行的动态注记。例如，大手册、小手册中的各项内容，设备保养卡上的维修更新记录，文件袋内资料增减注记封面记录等。

2、定期动态。即按规定期限进行的动态注记。例如，产业基本情况统计资料每年结合年报调整统计一次。房屋完损等级除了大修、中修、综合维修时注记外，每年度需结合房屋普查注记普查资料，并在大手册上全面动态校正一次。

物业档案管理方案 篇2

一、背景介绍

合同是物业公司与业主、供应商等相关方之间确立权利义务的重要法律文件，对于物业公司的经营和管理具有重要意义。然而，由于物业公司业务繁杂，承接的合同众多，合同档案繁杂、易丢失等问题严重影响了公司的运营效率和管理水平。因此，建立一套可行的物业公司合同档案管理方案是十分必要的。

二、管理目标

合理、高效地管理物业公司的合同档案，确保其真实、完整、安全。

三、管理原则

1. 法律合规原则：严格按照法律法规要求进行合同档案管理，确保合同合法、合规。

2. 政策导向原则：根据国家政策和相关文件的.要求制定合同档案管理制度，及时进行更新。

3. 统一管理原则：尽量减少行政部门、项目部门之间的合同档案管理分散现象，实现档案管理的一体化。

4. 系统建设原则：建立合同档案管理系统，通过电子化、数字化手段优化合同管理流程，提高管理效率。

5. 安全保密原则：对涉及公司业务机密的合同档案进行加密存储，确保档案安全。

四、管理内容

1. 合同登记

(1)制定详细的合同登记表，包括合同编号、合同名称、合同类型、甲方、乙方、签订日期、履行期限、合同金额等要素，确保合同登记信息详实、准确。

(2)合同登记表应分为纸质版和电子版，便于实施合同档案的电子化管理。

(3)明确合同登记责任人，负责各合同的登记、更新和管理工作。

2. 合同存档

(1)建立合同存档制度，将纸质合同档案进行分类整理、编目，并制定合适的存储要求，包括温湿度、防火环境等。

(2)合同存档应按照合同编号顺序排列，每个合同都应有明确的存档位置。

(3)合同存档应具备进出库登记制度，对借阅合同进行登记备案，加强对合同档案的监管。

3. 合同电子化管理

(1)建立合同电子化管理系统，将合同纸质档案进行扫描、数字化处理，并通过系统进行管理。

(2)电子化管理系统应具备合同检索、更新、备份、归档等功能，方便合同的查找和管理。

(3)电子化档案应采取合适的加密措施，确保合同信息的安全性和保密性。

4. 合同过期提醒

(1)建立合同过期提醒机制，提前设置提醒时间，及时通知相关部门进行续签或处理。

(2)合同过期提醒可以通过系统自动发送提醒邮件或短信等方式进行，提高合同管理的及时性。

5. 合同审批流程

(1)制定合同审批流程，规定合同的审批权限和流程，包括合同起草、内部审核、主管审批等环节。

(2)通过电子化审批系统对合同流程进行管理，提高审批效率，减少人为错误和漏审情况的发生。

6. 合同风险评估

(1)建立合同风险评估制度，对涉及较大金额或风险较高的合同进行风险评估和备案。

(2)风险评估应从法律、经济、技术等多个角度进行综合考虑，确定合同的风险等级，并采取相应措施进行管理。

7. 合同变更管理

(1)建立合同变更管理制度，规范合同变更的流程和程序，包括变更申请、评估、审批和执行等环节。

(2)合同变更应明确变更的原因、内容、时限等要素，并经相关部门和主管领导的批准后方可进行变更。

(3)合同变更信息应及时更新到合同登记表和电子化管理系统中。

五、监督与评估

1. 建立相应的监督机制，定期对合同档案管理方案进行监督检查，确保各项制度的执行和运行效果。

2. 定期进行合同档案管理的绩效评估，总结经验，优化管理流程，提高管理水平。

六、总结与展望

通过建立合理、高效的物业公司合同档案管理方案，可以提高合同管理的效率和安全性，有效降低公司合同管理风险，提升公司的管理水平和竞争力。相信在方案的实施过程中，将会取得显著的成效。

物业档案管理方案 篇3

一、建立档案管理制度

制定档案管理制度的必要性：明确物业档案管理的重要性，包括提高工作效率、保障信息安全、维护业主权益等方面。

制定档案管理制度的原则：遵循合法性、规范性、便捷性、保密性等原则，确保档案管理制度的科学性和有效性。

二、档案管理内容

工程档案：包括从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料，各种竣工图及各类设施设备资料等。

业主档案：涵盖所有业主购、租房合同（复印件），业主基本情况登记表、装修申请表等。

财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业维修基金使用报表等。

管理资料：如绿化资料、日常巡查（清洁、维修、保安）记录、值班记录、车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

三、档案管理流程

档案收集：建立信息收集渠道，确保档案的完整性和准确性。

档案整理：对收集到的档案进行分类、编目、整理，确保档案的有序性和易检索性。

档案归档：按照规定的格式和要求，将整理好的档案进行归档保存。

档案检索：建立档案检索系统，方便用户快速准确地查找所需档案。

档案借阅与归还：制定严格的借阅和归还流程，确保档案的安全性和完整性。

四、档案管理措施

专人管理：指定专人负责档案管理工作，确保档案管理的专业性和连续性。

专室专柜：设立专门的档案室和档案柜，确保档案的`保存环境和条件符合规定。

科学管理：采用先进的档案管理软件和技术手段，提高档案管理的效率和水平。

保密管理：严格遵守保密规定，确保档案的机密性和安全性。

五、档案管理系统建设

系统选择：根据实际需求选择合适的档案管理软件，确保系统的稳定性和易用性。

系统建设：按照系统设计、系统开发、系统测试等步骤，建设符合要求的档案管理系统。

系统维护：定期对系统进行维护、升级和备份，确保系统的正常运行和数据安全。

六、档案管理人员培训

培训需求分析：根据岗位职责和技能要求，制定详细的培训需求分析。

培训计划制定：制定切实可行的培训计划，包括培训目标、培训内容、培训方式等。

培训效果评估：通过考试评估、实际操作评估等方式，对培训效果进行评估和反馈。

七、档案管理质量控制

质量控制指标制定：制定明确的档案管理质量控制指标，包括档案的完整性、准确性、安全性等方面。

质量控制监督机制：建立定期检查、不定期抽查、问题整改等监督机制，确保档案管理质量的持续提升。

质量控制持续改进：根据监督结果和分析，制定改进措施并付诸实施，不断优化档案管理流程和质量。

物业档案管理方案 篇4

一、管理目标

确保物业档案的完整、准确、安全和有效利用，为物业管理提供客观依据和参考资料。

二、管理内容

物业档案主要包括以下几类：

工程档案：从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料，各种竣工图及各类设施设备资料等。

业主档案：所有业主购、租房合同（复印件），业主基本情况登记表、装修申请表等。

财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业维修基金使用报表等。

管理资料：绿化资料、日常巡查（清洁、维修、保安）记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

三、管理措施

设立档案室：物业公司应设立专门的档案室，由专人负责管理，确保档案资料的存放有序和安全。

制度制定与执行：制定严格的.档案管理制度，包括档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等流程，并严格执行。

资料收集与整理：

确保资料的真实性和完整性，从规划设计到工程竣工，从地下到楼顶，全面收集。

整理时去伪存真，留下有用的资料，按类别装订并整理成册。

归档与保存：

归档时按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。

档案应按不同业务性质、编号、造册、编辑，分柜保存。

档案室应保持干燥、通风，防止霉变、虫蛀，确保档案的安全。

借阅与利用：

借阅档案需填写借阅申请表，经档案管理员审核批准后方可借阅。

借阅者需在规定时间内归还档案资料，并保持档案资料的完好。

借阅档案资料应注意爱护档案，不得随意涂写、勾画或拆散。

销毁与备份：

对已到保管期限的档案资料进行鉴定，确认可以销毁的，需填写销毁申请表并经审批后方可销毁。

销毁时需有两人以上在场，确保档案资料的安全销毁。

重要档案应进行备份，以防丢失或损坏。

培训与监督：

定期对档案管理人员进行培训，提高其档案管理水平。

物业公司领导应定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的有效执行。

四、智能化管理

逐步实现智能化管理，利用计算机网络技术提高档案管理水平。例如，建立电子档案系统，将纸质档案转化为电子档案，便于查找和调用。同时，利用智能化手段对档案进行分类、编号、整理等工作，提高工作效率。

五、注意事项

强调原始记录的重要性，确保数据的准确性和详实性。

不错不漏、帐实相符，确保档案资料的完整性。

妥善保管、查阅方便，确保档案资料的安全性和可利用性。

物业档案管理方案 篇5

为认真贯彻落实《二期工程建设档案管理办法》和《二期建设工程竣工文件编制办法》，强化对项目文件的过程控制能力，确保项目档案齐全完整、内容准确、系统规范，真正做到档案管理与工程建设同步推进、纸质档案与电子档案同步建立、档案应用与工程管理同步见效，针对档案管理，特制定以下具体实施方案。

一、总体思路

坚持项目档案全过程管理理念，遵循“谁主管谁负责”、“管生产必须管档案”的原则，以落实项目法人负责制为核心，以建立健全管理制度为抓手，以强化事前介入、事中控制、事后检查、验收把关等多环节控制为主线，创新实践档案管理工作新思路、新模式、新方法，提升项目档案管理水平，使项目档案管理工作与工程建设同等重视、同步推进、同步落实，实现“建精品工程，创精品档案”的工作目标。并以项目档案工作的规范开展促进建设项目管理工作的优化提升，更好地为项目建设与管理服务。

二、档案管理组织体系及职责

档案管理组织体系是档案管理责任制运行的根本保障，组织体系须充分体现科学性、合理性和效能性。二期工程档

1案管理组织体系分为三级：

（一）档案管理工作领导小组

领导小组由指挥部分管档案工作的副总指挥担任组长，各处室主要负责人为成员。主要职责为：全面部署和领导推进档案管理实施工作，审定档案管理制度，研究决策档案管理工作中出现的重大问题，审查归档资料，组织档案专项验收等。

（二）档案管理工作办公室

档案管理工作办公室是领导小组下设的日常办事机构，设在指挥部办公室，下设档案室。指挥部办公室主要负责人为档案管理工作办公室负责人，各处室分管负责人和档案管理员为成员。主要职责为：指导和推进落实档案管理实施工作，制定指挥部档案管理制度，检查项目部档案管理制度，组织培训交流活动，组织开展专项检查等过程控制活动，检查归档资料的真实性和完整性，承担档案专项验收的准备工作等。

（三）项目部档案管理工作小组

项目档案管理实行项目法人负责制。各施工、监理项目部进驻现场后必须及时成立档案管理工作小组，项目经理任组长，分管经理和档案管理员为成员。主要职责为：学习落实指挥部颁发的档案管理制度，制定项目部档案管理制度，落实档案管理实施工作，事先建立档案文件体系并确保文件及时归档，配合开展各项检查工作并及时整改，完成竣工文件组卷及自审，协助进行档案专项验收工作等。每个项目部

2必须设专职档案管理员1名，并根据工程量的大小配备足够数量的档案管理专兼职人员。要求选派责任心强、有一定工作能力和经验的人员承担档案管理工作，项目部应建立激励机制，给予称职的档案管理员一定的报酬和奖励。

档案管理工作领导小组将定期和不定期地召开工作会议，听取档案管理工作办公室的汇报，研究部署档案管理推进工作。档案管理办公室定期召开工作会议、经验交流会议和专题研讨会议，总结推广好经验、好做法，分析研究档案管理面临的问题，并制定对策措施。项目部档案管理工作小组定期召开工作会议，检查档案管理实施工作落实情况，并及时向档案管理工作办公室上报总结报告。

三、档案管理制度体系

档案管理制度体系是档案管理运行的重要载体和基础，制度体系须充分体现完整性、实用性和指导性。二期工程档案管理制度体系分为二个层面：

（一）指挥部层面档案管理制度体系

指挥部需重点抓好以下几个部分的职责和制度的建立、修改和完善：

1、档案管理工作领导小组、档案管理工作办公室职责；

2、档案管理员工作职责；

3、档案管理办法；

4、竣工文件编制办法；

5、档案管理实施方案；

6、培训交流制度；

7、监督检查和整改制度；

8、考核奖惩制度；

9、档案专项验收制度；

10、其他与档案工作全部流程相关联和配套的各项管理制度。

（二）项目部层面档案管理制度体系

施工、监理项目部需重点抓好以下几个部分的职责和制度的建立、修改和完善：

1、档案管理工作小组职责；

2、组长（项目经理）、分管经理、档案管理员工作职责；

3、档案工作流程和管理制度；

4、自检制度；

5、考核奖惩制度；

6、其他与档案工作全部流程相关联和配套的各项管理制度。

指挥部对修改完善后的制度将以文件形式下发，项目部修改完善后的制度须在进场后的15日内报档案管理工作办公室备案审查。项目部须组织相关人员开展学习研讨活动，让每一个相关人员都能熟悉了解所在岗位的档案管理职责、档案工作流程、相关管理制度规定和责任要求。

档案管理工作办公室和各项目部需建立档案管理制度体系更新完善制度。一方面，当国家相关法律法规发生调整变化或上级提出新的相关管理要求时，当项目部组织结构、管理模式等发生调整变化时，都需对档案管理制度体系及时进行更新完善；另一方面，制度体系也必须在运行实践中不断加以补充、修订和丰富完善。

四、档案管理运行体系

档案管理运行体系是档案管理相关制度能否落实的关键，运行体系须充分体现针对性、全面性和强制性，涵盖档案工作的各个环节。二期工程档案管理运行体系包括六个方面：

（一）通过合同约束强化档案管理工作

4指挥部在编制招标文件时，以建设项目档案工作质量与工程实体建设质量同等重视、目标要求一致、考核措施一致为原则，将严谨、规范、科学地开展档案管理工作作为体现投标人管理水平的`重要组成部分纳入特殊条款中，并在评标分值设置中占有一定比重，以此强化投标人对档案管理工作重要性的认识。

建立档案保证金制度，在招标文件和合同中明确规定建设项目档案保证金条款和数额，以及返还条件。要求监理项目部把档案管理工作纳入监理工作程序和内容，既监理工程质量，同时也监理项目档案质量。

（二）加强档案管理培训指导和交流

各项目部对指挥部下发的档案管理制度须及时组织学习，并深刻领会。档案管理工作办公室在项目部进场后的15日内将组织开展集中培训活动，分管经理和档案管理员必须参加。培训内容包括国家、省市、行业有关档案管理法律法规和指挥部颁布的各项制度，竣工文件结构划分、编制要求和组卷格式，档案工作实施方案等。培训方式采取授课和交流相结合的方式，根据实际需要，聘请档案管理专家传授知识和经验，并进行互动交流。培训时间以参加培训人员掌握档案管理工作要点，能正常开展档案管理工作为止。要求参加培训人员积极准备，认真听课，大胆提问，确保培训活动达到提高档案管理人员业务能力的效果。

项目部在档案工作实施过程中遇到问题和难题时，须及时与档案管理工作办公室联系，档案管理工作办公室将及时

5给予指导。同时，档案管理工作办公室需增强主动服务意识，经常深入项目部进行调研，组织交流活动，释疑解惑，并推广好经验、好做法。

鼓励档案管理人员参加档案管理机构举办的培训班、学术讲座、学术会议，开展业务调研和考察，并将新规定、好方法及时反馈档案管理工作办公室，以便进一步提高项目档案管理整体水平。

（三）建立项目档案“预立卷”制度

“预立卷”是指项目实施前，按照规定的归卷条款建立系列卷盒，并将项目实施前和实施中办理完毕的文件及时归入相应卷盒的工作。实行“预立卷”制度，可以预见性地做好平时文件暂存管理工作，避免文件缺失遗漏，极大地减轻项目后期文件整理组卷和归档工作量。

“预立卷”的关键在于按照相应的法规和标准确定文件结构体系。指挥部颁布的竣工文件编制办法明确了竣工文件分为工程准备阶段文件、招投标文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、科研文件等七个部分，并确定了部分、卷、册、分册、辑等五级结构体系及编号。

按照文件结构体系及编号，档案管理工作办公室承担工程准备阶段文件、招投标文件、竣工验收文件、科研文件等四个部分文件的卷盒建立工作，施工项目部承担施工文件、竣工图等二个部分文件的卷盒建立工作，监理项目部承担监理文件的卷盒建立工作。

由于项目施工标段较多，标准不一、文件复杂，因此竣工文件编制办法中对施工文件、监理文件、竣工图等文件的结构分解只到“册”层级。要求施工项目部按照文件结构体系和编号，根据实际情况，在进场后的1个月内完成施工文件和竣工图文件结构体系的向下分解和编号，建立相应系列卷盒，明确每个卷盒内的文件名，并及时报监理审核、档案管理工作办公室审定。同理，要求监理项目部完成监理文件结构体系的向下分解和编号，建立卷盒，报档案管理工作办公室审定通过后执行。

档案管理员对办理完毕的文件须及时进行收集、登记、整理，并归入相应的卷盒中。档案管理工作办公室将对卷盒的建立和平时归卷情况进行指导和检查，项目经理须将档案管理工作纳入日常管理工作中。在归卷运行中，项目部可根据实际情况对预立卷类目进行调整，但调整后的类目须报档案管理工作办公室审定批准。

（四）推行项目档案“首件制”

项目档案“首件制”是指通过对首件案卷完整性、准确性和系统性的确认，发挥首件案卷的示范作用，带动、推进和保障后续案卷质量的一种做法。后续案卷质量不能低于首件案卷标准。

各项目部通过执行“预立卷”制度，在整理、归卷形成完整的首件案卷并完成自检后，报监理和档案管理工作办公室审核、审定。档案管理工作办公室在审查首件案卷符合竣工文件编制办法中的编制要求后，签发《首件案卷确认书》。如不符合要求，则提出整改意见并给予指导，项目部完成整改后，再报监理和档案管理工作办公室审核、审定。确认后的首件案卷，作为其他案卷的归卷样本。

（五）强化项目文件的过程检查和竣工文件的分级审查档案管理员在收集、整理项目文件时，必须强化自检力度，发现问题及时处理，确保归卷文件符合编制要求。施工项目部提交的工作报告中必须包含归卷文件自检结果。监理项目部须将对施工项目部归卷文件的检查纳入日常监理范围，发现问题及时下达整改通知书，每月提交的监理报告除包含本部门归卷文件自检结果外，必须说明对施工项目部归卷文件的检查结果。档案管理工作办公室每月组织一次专项检查，根据需要邀请外部专家参加，检查内容包括：项目部组织体系运行情况，管理制度执行情况，归卷文件的及时性、准确性和规范性，问题整改落实情况等。对检查中发现的问题下达整改通知书，检查结果通报各项目部。

施工文件、竣工图等竣工文件审查实行“四级审查制”，即施工单位自审、监理单位复审、指挥部审查、竣工验收委员会终审；监理文件实行“三级审查制”，即监理单位自审、指挥部审查、竣工验收委员会终审；其他竣工文件实行“二级审查制”，即指挥部自审、竣工验收委员会终审。在指挥部审查通过后，各项目部须及时向指挥部移交全套案卷。在竣工验收委员会终审前，指挥部将邀请专家对项目档案进行预验收，并召开档案工作专项会议，查漏补缺，及时整改，确保竣工档案真实、准确、完整。

（六）严格考核奖惩制度

各项目部须建立分级管理的档案责任制考核奖惩制度，将考核奖惩工作常态化，考核结果应与相关责任人的荣誉和经济利益挂钩。

指挥部档案管理工作办公室除建立档案管理考核指标体系外，将根据工程推进情况和档案管理工作实际，组织开展专项竞赛创优活动，同时在制定工程劳动竞赛目标、节点目标、质量目标等过程中增加档案管理内容，将档案检查结果与工程评优考核挂钩。

对在档案管理工作中作出突出贡献的项目部和个人，指挥部将给予适当的表彰与奖励，出具业绩证明。对违反相关规定，档案质量不达标，且整改不及时、不到位的项目部和责任人，将给予通报批评，并按规定给予相应的经济处罚。对于特别严重的，将不予返还保证金。

物业档案管理方案 篇6

一、档案信息化建设的必要性

（一）使工作效率得到提升。信息化的档案向建立档案和查阅档案的人都提供了方便，在面对众多纸质档案时，由于管理档案的人员任务非常繁重，致使他们在工作中容易出现差错，但运用计算机扫描便能快速使档案实现信息化，同时还能轻松处理完档案资料，如此一来，不仅使工作效率得到了提升，同时也使存储空间得到了节省。

（二）使档案管理工作得到改善。实现信息化的档案管理，能让档案管理部门由封闭性管理转为开放性管理，让档案管理方式可以从档案的保管和利用转变成档案的信息化服务、管理和采集，进而使档案资源能实现科学配置，从而为经济的发展提供更高效的服务。

（三）方便检查查询。对传统检索方式加以利用，档案管理者可从目录中找出档案，并按照记录到库房里进行查找，但这样做非常浪费人力。在实现档案的信息化管理之后，能使即时查询得以实现，管理者可选择最佳的查询方式，将所需档案从档案库里面检索出来。

（四）支持管理和决策。信息化的档案管理能确保档案信息的可靠性和完整性，不仅能让员工通过计算机查阅相关档案资料，进而使他们的工作效率得到提升，同时还能综合分析档案信息，从而为领导决策提供文献支撑。

二、档案信息化建设的集体内容

档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。

（一）标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的.过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。

（二）基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。

（三）应用系统建设。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。

（四）档案信息资源建设。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。

（五）人才队伍建设。档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。

三、加强档案信息化建设的有效举措

（一）制定规划，突出重点，扎扎实实地推进档案信息化建设工作。档案信息化工作应该破除对信息化建设工作中存在的认识误区，坚持以利用为中心，充分发挥信息化工作的效用。档案信息化工作要以利用为本，充分考虑档案利用需求与特点，结合本单位信息化工作发展水平来开展。要从本单位实际出发，讲求实效，追求投资效益，做到建一个成一个，发挥效用，不能搞形式主义。

（二）加强组织协调，整合档案信息资源，做好信息化建设工作。作为一项庞大的综合性工程，档案信息化建设必须通过设置高效率的工作机构来协调其工作的开展。其工作机构应包括：信息化建设的组织管理机构、网络系统的设计建造机构、网络信息管理服务机构等。其中组织管理机构是建设的决策指挥者和组织实施者，是整个信息化工程的策动力，决定着网络建设工程的组织效率：网络系统设计建造机构是具体负责档案信息网络的规划、技术设计和工程建造的机构；网络信息管理服务机构是档案信息网络的实际运作者，负责网络的运行维护和档案信息的组织、与更新。

（三）加强档案信息标准化和规范建设，为信息化建设提供必要条件。档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。其中，管理性标准规范是对电子文件档案信息进行管理的一套规划，包括计算机安全法规与标准及数字档案信息资源合法化确认标准等；业务性标准规范是对档案文件信息化处理的规范，其范围包含电子文档的标准及管理规范；技术性标准规范是指电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件设施技术标准规范等。

物业档案管理方案 篇7

一、目的

规范业主档案的保管与跟踪工作。

二、适用范围

适用于物业业主档案的`保管与跟踪

三、职责

1、事务部主管负责业主档案与跟踪工作。

2、管理员负责依照本程序具体实施业主档案的保管与跟踪。

四、程序要点

1、业主档案内容

（1）经业主签署后的《业主公约》。

（2）经业主签署后的《消防安全责任书》。

（3）《业主家庭情况登记表》。

（4）《钥匙领用登记表》。

（5）《业主证领用登记表》。

（6）《业主入住验房表》。

（7）《装修施工申请表》、相关图纸及施工单位资料。

（8）《违章处理通知单》及处理结果资料。

（9）业主的有关证件复印件。

（10）其他应保存的资料。

2、将业主的有关资料放在相应的文件袋内。

3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。

4、业主档案的跟踪

（1）当发生下列情况变化时，服务处员工应将变化情况记录在业主档案中：

①通讯电话联络方式发生变化时；

②业主发生更替时。

（2）业主档案跟踪管理，由服务处员工每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电纲和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。

5、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处主任批准，经事务部档案管理员办理登记手续后方可查阅。

6、业主档案应永久保存。

7、将各业主资料输入电脑进行管理。

物业档案管理方案 篇8

为了确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常规服务文件的有效性，规范业主档案的保管与跟踪工作，特制订本管理方案。

一、资料或档案的收集与保存

首先，在物业接管移交时，要力争全面、准确地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。其次，业主入住、进行房间调配阶段，业主资料以及在日常管理中的房屋维修档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料，都需要工作人员将其全面收集起来并妥善保管。

二、资料或档案的整理与分类

所有原始资料应当统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录后，按类别进行装订并整理成册，做到整齐清晰、分类合理、便于查找。按照档案资料的不同，管理内容可以分类为以下几类。

1.工程技术资料:包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。

2.业主及各办公部门档案:包括业主及各办公机构详细资料登记表，进出小区人员登记表，业主、各办公机构房间的维修档案等。其中，业主档案内容具体包括有经业主签署后的业主公约、经业主签署后的消防安全责任书、业主家庭情况登记表、钥匙领用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。

3.装修档案:包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、装修竣工图等。

4.维修资料:包括维修申请记录、回访记录、维修派工单以及设备、设施巡检记录等。

5.业主反馈信息:包括服务质量回访记录、业主意见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。

6.本部门员工管理资料:包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务管理记录等。

7.行政文件资料:包括相关值班及检查记录、有关财务记录、主管部门文件、公司文件、内部管理规章制度、通知、通报文件等。

三、资料或档案的归档

对于所有分类整理好的信息资料，工作人员必须进行归档保存。

1.档案管理实行原始资料和计算机档案双轨制，使储存方式多元化，尽可能确保资料转化为计算机磁盘储存，便于查找。同时，还要运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存，使抽象的档案资料具体化、形象化。

2.对本单位利益影响较大的档案应加密保存，使此类档案在计算机中按级别检索，对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。

3.档案应编制统一的.档案分类顺序进行组卷、逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。

4.根据档案盒规格准备相应的档案标贴纸，在档案标贴纸上打印出标准黑体一号字体的档案类别名称，制作好的档案标志贴应当贴在档案盒左侧上方，并将档案盒整齐排列在档案柜中。

5.各业主的档案资料应按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒内。按档案盒内各档案的排列顺序将档案有关内容登记在业主档案目录内，详细、清晰地注明序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等内容。

6.档案室应配备相应的文件柜、文件盒以及消防器材等，并随时保持干燥、通风、清洁，确保储存地点符合防火、防虫防鼠、防潮等要求并定期巡查。档案室钥匙交由档案管理员专门保管，档案室应避免无关人员任意进出，以保证档案的安全和完善。

7.所有档案盒资料都应妥善保存，注意保持整洁，不得擅自涂改、外借，未经授权，任何人不得私自复印或打印保密资料或文件。

四、资料或档案的运用

工作或服务的过程中应当充分发挥档案资料的作用，内部员工可通过管理中心内部局域网，查阅文件档案授权范围。由于业主档案属绝密档案，借阅原始资料的使用者，应该按档案的不同密级经相关负责人批准方可借阅，特殊情况如需查阅须报管理处。

五、业主档案的跟踪

当业主联络方式发生变化或业主发生更替时，服务中心应将变化情况记录在业主档案中。本部门应当由专职主管负责每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔两周跟踪一次。

六、过期资料或档案的销毁

对于作废或失效文件，相关人员应在失效文件上标注作废标记，防止继续使用。根据文档的保存期限和性质，管理人员应该定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁，防止档案的堆积和混淆。对于已过保存期的档案经主管领导批准后可进行销毁，但销毁的同时必须建立已销毁文档的清单，便于备查。

物业档案管理方案 篇9

为适应新时期档案工作发展要求，进一步加强支队档案工作，提高档案工作管理和利用服务水平，实现支队档案工作目标管理省一级标准达标，结合工作实际，特制定如下工作方案。

一、创建目标与要求

档案工作是支队工作的重要组成部分，是提高支队办公效率和工作质量的重要基础。根据《湖北省机关档案工作目标管理考评办法》规定，省一级重点考评本单位档案工作的规范性，省一级重点考评本单位档案工作的先进性，省特级重点考评系统档案工作的规范性、先进性。通过创建，综合评分达到省一级档案目标管理考评标准。

二、主要创建内容

（一）组织管理

1、成立领导小组，制定工作计划，明确档案工作职责。

2、制发档案管理办法，“三合一”制度，制定档案保管、保密、利用、统计、移交和档案人员岗位责任制度。

3、学习《档案法》、《湖北省档案管理条例》，参加档案法规和业务培训，落实档案员待遇。

4、法规、制度上墙。

5、档案集中统一管理，对系统档案工作进行监督、指导，积极参加档案工作协作组活动。

（责任单位：档案室）

（二）设施建设

1、库房、办公室、档案室“三室分开”，建立实物档案陈列室。

2、“九防”设施完备（防火、防盗、防高温、防潮、防雷、防尘、防光、防鼠、防虫）。

3、装具设备等符合国家和省档案行业标准规定。

（责任单位：档案室，各大队、科、室配合）

（三）基础业务

1、六大门类（文书、案卷、会计、电子、声像、实物）的档案收集齐全，整理规范，符合要求。

2、档案整理，分类科学，期限划分准确，排列编号有序，目录填写完整，装盒规范美观。

3、建立台账、统计、鉴定和日常保管的'记录（温湿度、防虫霉药和库房杀虫灭菌等）。

4、移交、销毁有台账，手续齐全。

（责任单位：办公室，各大队、科、室配合。文书、电子、声像档案由办公室收集整理，案卷、文书、实物档案由法制科收集整理）

（四）现代化管理

1、配备专用计算机和应用软件，并开始纸质与电子档案同步生成、管理与利用。

2、建立目录数据表，重要档案按规定格式要求进行全文导入或扫描。

（责任单位：档案室，各大队、科、室配合）

（五）开发利用

1、编有纸质文书档案案卷目录和专业档案案卷目录。

2、有利用查阅登记台账记录。

3、规范编写全宗介绍、组织沿革、大事记、专题汇集、概要等参考资料。

4、利用档案对工作服务的效果。

（责任单位：档案室，各大队、科、室配合）

三、创建措施

（一）加强组织领导

成立档案目标管理领导小组，由党支部副书记任组长，办公室主任任副组长，各大队、科、室负责人为成员。领导小组下设办公室，负责办公室日常工作。

聘请市档案局局1-3名业务技术骨干为业务指导员，现场指导省一级档案目标管理工作，立足支队工作实际，本着缺什么、补什么的原则，按照《考评标准及自查、考评记录表》的考核项目逐条逐项落实到位，确保支队档案目标管理工作升级达标。

（二）保障经费投入

对照《湖北省机关档案工作目标管理考评办法》要求，实行库房、办公室、档案室“三室分开”，建立实物档案陈列室，保证设施建设、档案整理相关工作经费，按政策落实档案员待遇。

（三）加强检查督办

根据本方案明确的责任，实行一旬一检查，对进展缓慢、工作配合不力的进行批评，对影响今年档案工作达标的科室和个人实行责任倒查。

物业档案管理方案 篇10

一、档案管理制度建立

制定档案管理制度：明确档案管理的目的、范围、职责、流程等，确保档案管理的规范性和标准化。

档案分类与编码：根据物业管理的实际需求，对档案进行合理分类，如行政文件、工程图纸、业主资料、财务档案等，并为每类档案设定唯一的编码，便于检索和管理。

二、档案收集与整理

档案收集：

确保档案收集的及时性和完整性，包括物业管理活动中形成的各种文字、图像、声音等记录。

与开发商、施工单位、业主等保持密切沟通，确保重要资料的`移交和接收。

档案整理：

对收集到的档案进行去伪存真、去粗取精的整理工作，剔除无效和重复的资料。

按照分类和编码进行装订和整理，形成条理清晰、分类合理的档案体系。

三、档案保管与利用

档案保管：

设立专门的档案室或档案柜，确保档案的存放环境干燥、通风、清洁，并配备必要的防盗、防火、防虫等设施。

定期对档案进行清理核对和保管质量检查工作，确保档案的完整性和安全性。

档案利用：

建立档案检索系统，如计算机档案管理系统，提高档案的检索效率和准确性。

根据档案的密级和借阅规定，办理借阅手续，确保档案的合法利用和保密性。

四、档案鉴定与销毁

档案鉴定：

定期对到期档案进行鉴定，根据档案的保存价值和利用需求，提出存、毁意见。

对需要保存的档案进行续存处理，对需要销毁的档案进行登记和审批。

档案销毁：

经领导审批通过后，方可进行档案销毁工作。

建立已销毁档案清单，确保销毁过程的合法性和可追溯性。

五、档案管理信息化

推广信息化手段：利用计算机技术、网络技术等信息化手段，实现档案的电子化管理和远程访问。

建立数据库：建立物业管理档案数据库，实现档案的快速检索和高效利用。

数据备份与安全：定期对档案数据进行备份和恢复测试，确保数据的安全性和可靠性。

六、档案管理培训与考核

培训：定期对档案管理人员进行档案管理知识和技能的培训，提高档案管理水平。

考核：建立档案管理考核机制，对档案管理人员的工作绩效进行定期考核和评估。