档案管理信息化（精编5篇）

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档案信息化管理的制度1

1建筑施工企业档案信息化管理的现状

档案信息化管理主要停留在满足档案工作人员的日常工作阶段，远没有达到通过信息平台利用档案的目标

目前，大部分的建筑施工企业建立起了内部档案管理系统，但系统的功能、易用性等方面还存在很多不足，无法较好地满足企业档案管理需求。档案系统也仅停留在供档案管理工作人员应用阶段，不能面向企业全体员工。同时，系统中的数据也只是保存了档案检索条目，造成企业员工无法检索现有档案条目，或检索到条目也很难方便地查阅、利用档案资源。

建筑施工企业档案从业人员的业务水平参差不齐

在国内建筑施工企业中，普遍存在各级领导对档案管理工作重视程度不够，对档案管理工作的重要性认识不足，认为档案管理工作主要就是工程档案的收集、整理、归档、保管等简单工作，不需要太专业的知识、也不必配备专业的人才，从而造成档案从业人员来源杂乱、档案专业知识偏低、业务水平不高，对档案工作影响较大。

国家对档案信息化工作越来越重视，从政府层面

跨入建筑企业行业领域国家档案局于2011年初制定了《国家档案事业发展“十二五”规划》，对企业档案信息化提出了详细要求：以计算机网络硬件和数据库技术为基础，建设档案数据库系统、电子文件归档系统、电子档案移交管理系统、数字档案信息发布利用系统、打造“一站式”档案资源共享和服务平台。2007年，原建设部下发了《施工总承包企业特级资质标准》，对施工企业信息化提出了原则性要求：企业已建立内部局域网或管理信息平台，实现了内部办公、信息发布、数据交换的网络化；已建立并开通了企业外部网站使用了综合项目管理信息系统和人事管理系统、工程设计相关软件，实现档案管理和设计文档管理。同年下发了施工总承包企业特级资质施工企业信息化考评标准，对竣工文件的编制、管理和档案管理提出了具体的要求。从政府层面对企业档案信息化指明了方向、提出了奋斗目标，极大地推动了施工企业档案信息化工作。

2对建筑施工企业档案信息化管理创新的几点建议

从顶层设计着手，完善企业档案总体规划、管理流程和管理制度

以国家和行业的规划为依据，追根溯源，从企业最高层次上寻求问题的解决之道，将档案信息化管理纳入企业大发展的战略规划当中，结合企业档案管理的现状，制定切合实际的档案信息化规划。要从档案信息化的现状分析情况、与企业总体信息化的关系、建设的目标、系统架构、行动路线等方面进行总体的规划，要保证档案信息化工作既有长期目标，又有短期要求，使档案信息化不至于盲从、杂乱。同时，企业还应当完善档案管理相关的规章制度、优化管理流程。全球的IT技术日新月异，以IT技术为基础的各类电子产品深入我们生活的每个角落，而信息化最重要的一项工作就是信息的标准化，施工企业档案管理相关的很多规章制度都是以针对传统工作方式制定的，不能适应档案信息化的要求，我们必须深入理解档案与信息化结合的特点，修订完善以信息标准化为基础管理制度，顺应信息化潮流，优化档案管理流程，适应档案信息化的要求。

培育复合型档案管理人才，夯实档案信息化管理基础

（1）要加强基础理论和业务技能培训。为了提高档案人员的理论知识和业务技能，各级档案部门应开展多种教育培训，如岗位培训、学历培训、专业学历教育等，通过培训把理论与实际工作有机地结合起来，从而提高业务技能，拓宽视野。

（2）加强现代化信息技术培训。为了保证档案目录数据库建设能够符合规范要求，要加强对档案数据输入人员的继续教育培训，培训重点应放在数据的规范采集、软件的正确运用及网络知识的运用等方面。通过培训，能够掌握计算机技术在档案管理工作中的应用，掌握档案管理应用软件的各种功能，成为档案信息化管理的行家能手，确保档案管理系统平稳、正常的运行。

（3）适时引进专业人才，充分利用和开发档案管理系统。随着科技的日月更新，档案信息化软件也要不断的更新和完善，尤其是挖掘档案系统的潜能开发，更需要数字技术、网络技术、软件开发、设备维修技术、网页制作技术、甚至美工设计等专业人才，只有这些相应专业人才的拥有，才可能充分挖掘档案信息化平台的潜力，从而更为有效地实施档案信息化管理工作，为企业服好务。

拓展档案应用新方法，以应用促进档案信息化管理

目前建筑施工企业档案以归档、保管工作为主导，充分利用档案资源，为企业创效能力低，极大地制约了企业档案管理工作。我们应当转变思路，形成不仅重视档案保存，更注重档案应用的理念，扩展档案应用的范围，形成全员参与档案管理、全员重视档案管理的氛围。为此，笔者认为建筑施工企业应当从三个方面展开档案信息化建设：

（1）建立一个基于大数据计算平台的档案数据库系统，逐步构建起施工企业内部的电子档案馆，这是提升档案应用水平的前提和基础。

（2）以虚拟化和云计算为基础，构建分布式的档案检索访问门户，让企业所有员工都能方便、快捷地通过门户检索数字档案馆的信息，这是档案与用户交流的平台基础。

（3）构建施工企业竣工资料和电子档案移交管理系统，让施工企业分布在全国的项目现场技术人员能够通过系统平台及时、标准地提交电子档案，这是企业电子档案馆信息的主要来源基础。

充分利用IT新技术，创新档案信息化管理新思路

国家档案事业发展“十二五”规划明确提出数字档案馆和“一站式”平台建设的目标，这两项工作对数据库容量、对数据访问的并发要求、对平台的稳定性等方面要求都非常高，必须深度依赖信息技术。目前IT技术发展中主流的大数据处理技术、虚拟化计算和私有云技术能够较好的满足需求，企业档案管理人员需要与信息化专业人员共同分析、研究、充分利用IT技术，创新档案信息化新思路，使建筑施工企业信息化走向正轨，有灿烂的明天。

重视档案信息化安全，切实维护企业核心利益

任何事物都具有两面性，档案信息化的发展会使企业的档案管理工作效率更高、档案应用更为便捷，同时，企业档案被窃的安全风险剧增。施工企业在工程施工中积累的施工技术、方案等都是企业的无形资产，如被竞争对手窃取，必将损害企业的根本利益。企业在进行档案信息规划、建设和应用过程中，必须做好档案信息安全的规划、设计和建设，并且应随着IT技术的发展，不断升级、完善信息安全的硬件、软件设施；必须坚持档案安全性和异地备份原则，加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略以及重要档案异地备份安全措施，充分保证档案信息的安全性。

3结束语

档案信息化管理是企业生产经营中一项边缘性、基础性工作，是衡量一个企业管理水平高低的标准之一，是一项长期、全面而又具体的系统工程，是企业的无形资产。档案信息本身不直接产生经济效益，但它一旦被利用，就能为企业解决各种经济纠纷，减少不必要的损失。我们应不断整合企业档案信息资源，挖掘潜在价值，为企业的可持续发展提供深度信息支持，为企业生产经营、改革发展等各项工作提供了快捷、高质量的服务。

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档案信息化管理的制度2

摘要：计算机的开展，为我们生活的各个方面带来了便利，应用办公室软件系统或其他软件对文件进行管理越来越便当，在档案管理方面我国很多中央都采用了信息化的技术，但是仍有一局部档案由于时间的长远以及重要性，没有被信息化。信息化档案建立会大大的便当我们档案的管理和查阅工作，但是电子档案依赖于电子设备，假如设备呈现问题就可能面临档案失效，同时把档案存在放在网络上容易被别人入侵，档案平安性不高。本文剖析了电子档案的信息化管理的优点及缺陷，并讨论了电子档案将来的开展趋向。

如今的档案管理处于传统文件式和电子式平分天下的状况，在一些新的机构或单位普通都采用电子档案的管理，由于电子档案有着快速直观的特性，但是有些重要部门或者以前的机构，为了保证档案的平安性或者材料太难整理没有完成电子化管理。电子化档案管理是一个必然趋向，电子化档案有着诸多优点，但是也有着缺陷，但是这些缺陷是今后能够处理的，最重要的观念的改动。

1电子档案是档案开展的趋向

电子化、信息化办公为我们的工作的便利性和工作速度有着很大的提升。随着计算机技术的开展，定制类软件降生，办公质量和速度得到更多的提升。因而档案的电子化和信息化也是开展的必然性。由于电子档案有着以下的几个优点：第一，电子档案对办公的场地请求小，在贮存大量的档案时不需求档案室，不需求房屋和场地的请求，有足够装置电脑的位置即可。大大减少了场地本钱。第二，电子档案记载信息和查找信息的速度快，相比拟传统及档案室设计，电子档案只需求简单的操作几下鼠标和键盘就要能够查找到相应信息。比档案袋的方式速度提升了不少倍。第三，电子档案复制速度快，有些档案要需求共享时，电子档案能够快速完成材料复制，但是传统档案管理速度慢，而且会经常呈现错误。同时电子档案的文字都是由计算机编辑，可以很好的辨认。但是有些传统档案有人书写，内容有时很难识别。

2电子档案存在的缺陷

电子文件的平安性和长期保管性问题

电子数据的保管凭仗的是计算机存储硬件或者互联网云技术。所以这也是电子档案的弊病所在，中国人心里有种“眼见为实”的观念，对应用计算机数据存储档案，由于看不到数据的详细存在一直对档案的平安性抱有疑问，电子档案在长期保管中遭到计算机硬件的影响，假如存储的硬盘损坏。将代表一切文件都可无法找回，但是应用最近的云技术能够摆脱数据对硬件的依赖，但是另一个问题还是电子档案的重要缺陷，那就是平安性。电子档案可能被不法分子入侵然后文件损失，或者被非法复制，以及程序员的失误操作形成文件不可修复性破坏等问题，也是电子档案的平安性的重要问题。但是一切办法都不是圆满的，传统文件档案管理也可能面临火灾，偷盗等问题。电子档案的入侵相对较容易，抗干扰才能差，同时数据修复才能较低，但这些是逐步能被修复和改善的。

纸质和电子档案并存的问题

关于我国而言，传统的纸质档案应用时间较长，在居民意中一向有着“白纸黑字”的想法。因而，局部地域并未大范围的提高电子档案，其纸质档案仍然占有大局部的档案工作内容。此时，纸质和电子档案并存的问题，直接影响我国的电子档案提高和信息化管理工作。从目前的状况来看，两种档案方式并存问题主要表如今以下几个方面：第一，纸质档案常常会由于对环境请求较高，因而在持久的保管后，字领会含糊、页面会发黄，此时要想再次输入电子档案，其阻力较大；第二，局部秘密档案或者是及其重要的文件，必需经过纸质档案来保管；第三，电子档案的工作并未得到一切人的信任，呈现问题的时分，并不能第一时间找到纸质档案来比照，由此在客观上构成了档案方式的抵触，社会言论的压力也在客观上为电子档案工作形成了不小的影响。

3电子档案信息化管理计划

更新电子档案的管理办法

电子档案有着比传统档案优秀的特性，但是也有着缺陷，有着关于平安性上人们的担忧。为了补偿电子档案存在的缺陷，就要改动电子档案的管理办法。首先就是依照档案的重要水平树立合适相应的防火墙，同时关于极重要的档案树立相应的镜像，把镜像文件给公众运用，同时主体文件维护平安性，就算不法分子入侵了镜像档案系统，也不会形成什么影响，只需再复制一个新镜像就能够把被窜改的数据交换。档案管理的日常工作时，应该做好相关人员的培育工作，减少失误操作，同时做好相应的备份。同时做好云设备的应用，把档案树立在云上，维护在硬件呈现问题时，档案的平安性。另外要对档案进行经常性的检查，扫除病毒以及做好相应的数据整理。电子数据假如把平安性问题处理了就逐步替代传统档案的位置，做到档案全部的电子化。

采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理

电子档案信息化管理外表上比拟优良，但在实践的操作中，并不一定会取得理想的效果，其平安隐患和要挟较多，很多方面都是有待健全的。为此，今后在电子档案信息化管理过程中，还应积极采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理，即对原始文件展开大量的维护和备份工作。电子档案原始文件的管理，可尝试从以下几个方面动身。第一，电子档案部门为信息存储单位提供信息查询功用，并进行相应的。用户确认工作。第二，电子档案部门在展开信息化管理的过程中，必需和技术部门、法律部门等专业部门进行亲密的配合，以此来保证信息化管理的规范化和自动化，减少各种不用要的矛盾和抵触。第三，由于原始电子文件的重要性，应定期展开备份工作，保证一切的文件都有迹可循。第四，电子原始档案在存储的过程中，应设定一定的密保措施，避免呈现恶性事情；同时，每一次的电子档案更新，都不要掩盖之前的材料，应保证档案在调取过程中，能够明晰的展示出每一次的更新时间、更新内容。第五，由于电子文件的原始性十分重要，因而应对其采用最新的技术来完成，并且要经过多项测试，需确保每一个方面都万无一失。综上所述，电子档案信息化管理在目前的工作中，正在努力的展开，将来工作还会进一步提升。

4结论

在档案的管理上懂得分离新的技术，把信息化融入其中。树立电子化档案，在电子档案的管理应用中树立相应的机制，认识到电子档案的优点和缺陷。发挥电子档案的优点，关于缺陷方面要分离相应的技术改善相应的平安性上的问题。关于一些主要档案管理能够采用两种档案管理形式共同进行方式，然后慢慢的电子档案会占领档案管理的主流位置。

参考文献

[1]王思南。民政社会救助中心电子档案管理存在的问题及优化措施[J].办公室业务，2015(24).

[2]邵文红。浅谈电子档案管理[J].内蒙古科技与经济，2015(24).

[3]张瑞香。浅析企业档案环境变化与电子档案管理系统应用[J].城建档案，2016(1).

档案信息化管理的制度3

一、广播电视档案信息化建设工作中出现的问题

由于各个地区经济发展水平参差不齐，因此这项工作的开展程度各不相同。比如中央电视台拥有雄厚的实力，很早就开展这项工作，而且做得很好、很到位。而且率先按照国家制定的《广播电视资料编目规范》来开展档案信息管理工作，但是对于很多县级广播电视机构，很难像中央电视台这样把这项工作做好、做到位。总的来说，地方档案信息化水平比较低，软硬件设备都比较落后。虽然很多地方比较重视这项这个，纳入了很多先进设备，但结果还是无法让人满意。这种情况严重制约了我国广播电视档案信息化管理建设工作的正常进行。

二、推动我国广播电视档案信息化管理工作的措施

（一）提高管理人员的素质和技能

广播电视机构拥有一支高素质、高技能的信息化管理队伍是推动广播电视档案信息化顺利进行的人才保证。因此，做好这项工作，首先应该注重引进高素质人才，引进那些计算机技术、网络技术高超的专业人士。在任用过程中，要选择那些负责任、有担当的同志，要任用那些热爱这项工作、甘于奉献的同志。其次，要加强培训内部的队伍，注重提高档案信息管理工作人员的素质和技能。要做好培训工作，从理论基础出发，结合工作的实际情况，找出合适的培训方法。在提高工作人员素质的同时，要扩大他们的知识面，加快他们知识更新的速度，达到提高自身素质的目的，推动工作人员综合素质全面发展。

（二）加大资金的投入

档案信息化管理工作需要投入足够的资金，需要提供必要的硬软件设备。因此，在开展广播电视档案信息化管理工作中，要做好财政预算工作，从根本上解决资金问题。同时要做好资金的使用工作，合理的使用资金。比如在购置刻录机、扫描仪等设备时要做好资金的监督工作。而且也需要做好其他基础性工作，比如在集中力量将系统档案进行数字化处理的工作，将系统的信息刻录到光盘、磁盘等计算机等储存器中，从而完成档案信息向数字化转化的工作。同时，在对现有的专题、新闻进行整理时，要分门别类，做好整理工作，从而实现信息向数字化、电子化方向发展。

（三）制定合理的广播电视档案信息管理工作体系

制定合理的档案信息管理体系，有利于推动各个地区信息管理工作顺利开展。因为很多广播电视机构在信息管理中没有统一的规范，缺乏成熟的、系统的理论作为指导。所以为了减少不必要的问题，急需制定一套标准体系，从而规范档案信息管理系统、数据格式等工作。

三、结语

总而言之，广播电视档案信息化管理工作不是一项简单的工作，需要认真分析目前工作中存在的问题，找出问题原因。因此，在今后工作中，要加大资金的投入，提高信息管理人员的素质和技能，同时也要制定一套合理的规范体系，推动各个地区广播电视档案信息工作的均衡发展。

档案信息化管理的制度4

科技信息化高速发展的今天，传统的人事档案管理制度将被人事档案信息化的管理所代替。人事档案信息化的管理是指采用现代先进信息技术来完善当今的人事档案管理工作，是人事档案管理工作发展的必然趋势和结果。

随着我国改革开放的程度不断加深，各个行业的不断发展，流动人口也在逐年攀升，传统的人事档案管理制度已经不能满足现代社会的需要，人事档案信息化管理成为了人事档案管理区域的发展趋势和结果。人事档案信息化建设是一项艰巨而繁琐的系统性工程，它涉及到档案管理工作的方方面面，只有提高和深化档案工作者对于人事档案信息化建设的认识，才能推进人事档案信息化建设的步伐，建设出适应时代发展的人事档案信息化管理制度。

一、我国人事档案管理制度的发展现状

我国的人事档案管理制度始于20世纪50年代，为我国的公共管理工作做出了不可磨灭的贡献。随着我国社会主义的政治体制和市场化经济体制的改革深入，传统人事档案管理的弊端和不足也逐渐凸显出来，人事档案管理工作遇到了改革的机遇和挑战。

（一）档案内容不够精确。随着我国社会的不断向前发展，各种人事流动也愈加频繁。人事档案管理工作与我们的个人生活工作是息息相关的，由于在最初的人事档案建设过程中的大意，导致了不少人事档案资料不齐全或千篇1律的结果，人事档案管理工作失去了它反映真实情况的作用，使人事档案管理工作落后于社会的发展，面临着无法落实到个人的尴尬局面。

（二）管理方式的落后。在我国政治经济的改革过程中，许多的 机构和单位都进行了重组建设，频繁的人事任免导致了人员流动性较大，人事档案管理工作也变得繁琐。在不少事业单位或机构的人事档案管理工作方面，仍然采取的是手工记录方式，这显然与社会发展是脱节的。我国在经济、文化及其政治方面的发展成就是有目共睹的，但在公共管理体系中却存在着一些问题和缺陷，全面的完善我国的人事管理制度，是我国公民人事档案准确性和安全性的重要保障。

二、建设人事档案信息化管理

建设出一个独立的人事档案信息化管理机构是我国人事档案管理制度的革新目标，是整合我国的人事档案资源和实现我国公共服务均等化的重要途径。

（一）完善我国人事档案管理制度。

人事档案管理是一项严肃的工作，要完善我国的人事档案管理制度要严格要求档案工作者的职业道德，在人事档案管理工作中要严格遵守《人事档案保管与保密制度》、《人事档案材料鉴别归档制度》、《人事档案材料收集制度》、《人事档案转递制度》、《人事档案查（借）阅制度》等五个基本规章制度，让我国的人事档案管理加快步入科学化、制度化、信息化发展轨道的速度。

（二）不断提高档案工作者的素质水平。人事档案管理工作是一个以人为主的工作，档案工作的质量好坏很大程度取决于档案工作者的工作态度和职业道德水平，因此提高档案工作者的素质水平在人事档案管理工作中显得尤为重要。只有加强对档案工作者的政治教育，提高档案工作者的职业素养，才能使档案工作者在从事枯燥单一的档案工作时保持高度的责任感，减少档案工作的失误和差错，积极的去探索科学的工作方法，使人事档案管理工作迈向科学、实用的信息化时代。

（三）信息化的管理手段。信息化的管理手段是当今社会发展的新趋势，将信息化手段运用到人事档案管理中来，提高人事档案管理的工作效率，实现人事档案信息化的管理。目前，国外的人事档案大都已经使用了计算机系统来实现管理，国内也在不断发展之中，要实现人事档案信息化管理，不仅要使用信息化的手段，还要注重人事档案管理的法律制度的建设和档案工作者的素质培养。

三、人事档案信息化管理存在的问题

人事档案信息化管理是人事档案管理发展的必然趋势和结果，但是新事物的发展过程往往是曲折向上的，在人事档案信息化管理的发展过程中就存在着一些问题和不足。

（一）人事档案信息化管理工作缺乏组织性。在我国的人事档案管理工作中，传统的工作方法在一段时间内无法完全被信息化手段覆盖，缺乏总体的规划。缺乏总体规划也就意味着每个地区的人事档案管理工作的发展是不同步的，这种没有组织性的局面为实现人事档案信息化管理设置了路障。

（二）人事档案信息化管理工作的标准和规范有待完善。人事档案最基础的工作就是资料的采集，在有些单位中档案工作人员的业务基础差，且没有一个统一的标准和规范，导致了人事档案质量不高、档案的更新不及时等等问题，这些问题都制约了人事档案信息化管理工作的发展和普及。

（三）人事档案的保密工作受到挑战。

人事档案信息化主要是借助计算机系统来实现，但是在网络环境的影响下，人事档案信息的安全面临着威胁，其主要因素有两个：一是由于人事档案管理部门的人员安全意识和保密意识不强，对于档案数据没有严格的审核和管理，缺乏相关的计算机安全知识，没有及时对档案数据采取安全保密工作，是威胁人事档案信息的最大因素。二是由于有些档案部门没有配备专业的计算机管理人员，没有在计算机系统中设置有效的防护措施，使得人事档案信息处于危险状态。

（四）信息化人才匮乏。人事档案信息化管理工作对档案工作者的工作水平提出了更高要求。在实现信息化的管理过程中，必须要建设一支拥有信息化知识的档案管理队伍，不仅要有熟练的档案管理能力，还有掌握一些必要的自动化、网络化等现代科学技术。目前我国的档案管理系统中，虽然已经补充了一些掌握信息化技术的人才，但是档案管理队伍总体还是处于低水平位置的。信息化人才的严重匮乏，严重的阻碍了人事档案信息化管理工作的发展和普及。

四、完善人事档案信息化管理制度

在人事档案信息化管理工作的发展过程中我们要善于发现问题并解决问题。首先，要制定人事档案信息化管理工作的具体规划。一是要注重各部门间的密切协作，做到合理分工、各司其职，逐步的实现人事档案信息资源的整合与共享。二是要对人事档案信息化管理工作进行统筹兼顾，使整项工作能够有计划的进行。

其次，人事档案信息化管理工作要做到有法可依、有规可循，这是人事档案信息化管理工作健康发展的有力保障。

档案管理部门要从经充分调查和研究的结果出发，借鉴国际上人事档案管理的标准和规范，建立起符合我国国情的人事档案管理的标准和规范，为我国的人事档案信息化建设提供有力的保障。

再次，由于人事档案信息化的管理工作容易受到人为和网络所带来的安全威胁，所以档案管理部门要严格要求档案管理人员，对档案信息做到严格审查、严格管理。并在计算机系统中安装有效的防护软件，避免受到网络病毒的侵袭，确保人事档案信息的安全。

最后，要推进人事档案信息化的步伐，就必须配备一支既有熟练的人事档案管理能力，又掌握信息化技术的人才队伍。档案管理人员要深入的学习信息化知识，重点掌握自己管理区域内的技术知识，具备良好的理论知识应用能力，以良好的信息化技术来推动人事档案信息化管理的进程。

五、结语

人事档案管理是一种以社会信息为依托，服务于社会大众的工作。在信息化技术高度发展的今天，人事档案管理也要实现向信息化的改革。只有运用现代化的科学技术来发展人事档案管理，才能早日实现人事档案信息化的管理，才能为社会主义建设作出更大的贡献。

参考文献：

①顾彩霞。人事档案信息化管理中的症结及解决途径[J]。黑龙江档案，2009。2。

②刘思洋。从档案管理制度浅谈当代人事档案信息化的管理[J]。中国科教创新导刊，2011。20。

③冯相茹。浅析人事档案信息化管理[J]。中国科技纵横，2011。16。

档案信息化管理的制度5

随着信息技术产业的发展，高科技应用产品参与各行业管理，高校档案管理工作也越来越多的运用现代信息技术手段进行科学化管理。牡丹江大学继续教育学院档案管理也随之进入了信息化管理时代。牡丹江大学继续教育学院是由原牡丹江市职工大学，牡丹江广播电视大学，牡丹江大学建工学院资源整合后合并而成。现设有中专，大专，专科起点升本科，远程开放教育等多种办学层次。由此，广泛应用现代信息技术，实现档案管理信息化、产业化、自动化，促进现今学校档案工作科学化的发展尤为重要。

一、高等学校档案管理信息化的价值

近年来，档案的生成方式在社会经济科技发展壮大的同时也产生了很大的变化。由原来的人工书写、实体存放等纸读形式逐渐的转成利用电子专用设备录入、储存的机读形式。信息化机读形式怎样在高等院校档案管理中更具有价值，更加系统化，更好的为师生提供完善的服务，是现代信息化档案管理时期带给去人们的重大机遇。相应的解决信息化档案管理系统研发、使用过程中所面临的问题，特别是网络安全、数据库建立、备份等问题，也将是现代信息化档案管理给予我们的巨大挑战。做好档案信息化系统研发前期工作，参考、借鉴、调查、研究相应管理系统、资料，开拓思想、创新优化。分析现今网络媒介当中的安全隐居问题，做好防范工作措施和后续处理工作办法将是档案信息化管理现阶段需要攻克的一项难关。

二、高等学校档案管普遍存在的问题

高校档案的管理、利用是以科学的信息化为载体，以分享、利用信息资源为目地，以提升教学质量为最终要求的管理。他不同于以往各类学校以保管档案为主要目标的档案管理。其是高校教学当中的重中之重。但是多年来它都以学院副设设施形式存在，作用常常被我们所忽视。目前很大一部分高等院校依然延续旧式的档案管理方法管理自己的档案，仅是起保管储存作用，档案信息的特定服务用途并未得到开发。目前牡丹江大学继续教育学院学历教育在校生近3000人，年培训13000多人次。着重强调完善教学档案管理信息化是毕行之路，涉猎多项专业，整合档案信息化管理的规划、利用尤为重要，要充分发挥收存档案信息作用及价值。

三、加速信息化管理进程，提高档案信息利用率

（一）档案信息化管理应用原则

制定和实施高校档案信息化管理规范性、安全性、效益性原则可以提升高校的教学质量和工作效率。依照相关职能部门制定的档案规范和法规，使用档案信息系统，实现数字化接收、传递、归档、查询、借阅、保管等一系列工作，规范档案管理避免重建、乱建、丢失等现象发生。现代网路络科技的发达，给人们带来方便的同时，也伴随着一定的安全隐患，不法分子常常利用网络漏洞盗取机密信息。加强对信息化档案管理系统中网络安全系统的研发至关重要。找寻有效的保护措施，成立专业信息技术部门，确保档案信息及信息系统的安全。档案信息化建设是一项需人、建物、耗财的系统化工程，但它的建立是势在必行的事情。其建立建成使用都要遵循管理工作的效益原则。结合学校自身条件、基础，发展方向，服务对象等因素，研究其利用率，制定自己的系统模式，化繁为简，关注点要、热点，优化信息化档案管理。

（二）研发建立档案管理信息化系统

高校的信息化档案管理就是在原由的传统式档案管理的基础上加入利用电子专用设备录入、储存、查询、借取等形式，结合网络技术传递方式向服务对象提供快捷一体化高质服务，提高广大师生对档案信息的利用效率，也相应的优化档案从业人员的工作环境。

档案管理的技术流程。我们首先应当建立长效的档案管理信息系统，结合院校本身的实际情况，利用电子设备从电子档案的收集、整编、归档、验收、整理、入库到档案信息的发布、查询、借阅、销毁等处理流程进行全过程控制和管理。按照其处理流程，设计档案信息化系统软件功能模块。其流程中完善、规范档案管理工作相关制度应是第一优先完成事情，使今后档案从业人员有规可束，有章可行。为师生有效、合理、安全地使用各种学校电子档案奠定良好的基础。

2.档案信息化管理建设。在高校档案管理的信息化进程中，要弘扬高校的传统文化精神，传承好的管理理念，在此基础上坚持改革创新。要做到运用电子技术，建设档案目录数据库，以便提高档案利用效率，提升服务质量。在此基础上推进电子档案多媒体化改革。整合多方面档案信息资源转型为数字化管理，建设成相关的全文信息型及多媒体信息型数据库，实现多形式信息化输出，提升工作效率和服务质量。要注意的是对于整编后归档的档案信息需要进行严格的验收程序方可入库，以确保档案信息完整、准确。3.提升档案信息化管理水平。档案从业人员是高校档案信息化改革的核心要素。其自身素质及职业素养，开拓及创新精神，所拥有的管理理念都影响着档案管理水平和质量。学院应当充分重视档案管理部门的创建，加大吸收专业档案从业人员充实队伍，定期组织档案工作人员参加进修，提供相应学习机会，培养高素质的档案管理工作者，以便于在之后的工作中进行标准化操作，保量优质提升档案管理水平。

在科技高速发展的今天，高校档案应用信息化管理也在适应现今社会发展中不断的提高提升自己。它的存在反映出一个学校的教学水平及理念。它的完善有助于提高学校教学质量。它的发展日益加快，也任重道远。