前台文员的日常工作4篇

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前台文员的日常工作篇1

做好前台文员的工作技巧方法

虽然前台文员是一个最基础的行政职位，看起来是很简单的工作，真正要把它做好，还是有很多值得注意和学习的地方

1、接听电话

大部分公司的前台会兼任总机接线员一职，每天从各个地方打来的电话需要转往不同的部门和人员，对于电话信息甄别的能力是有要求的，要想做好接听电话准确无误，下面的小经验值得借鉴：

1）通过来电显示辨别是公司内部业务电话还是外电，以便及时应对。

2）学会识别来电者的声音，公司领导以及经常电话沟通的同事们的声音要在短时间内都熟悉才好。

3）学会筛选信息。现在营销无处不在，很多推销的电话打来，无意中浪费了公司的电话资源，这一类的电话要学会快速处理掉，而不要太过耐心谦和，而应果断处理掉，当然，必要的礼貌还是不要忽视的哦。

4）养成随时记录的习惯。可用的信息记下来，以备日后用。

2、文件存档

文件存档看起来很简单，但是真要对所有的文件都了如指掌，除了存档时遵照一定的原则（或按时间顺序、或按文件性质、或按部门分类以及其它存档原则），闲暇时勤于查阅是很有用的，因为这会加深你对文件的印象，在急需查找某些文件时，你能凭借记忆迅速地查找到。

3、接待来访

前台每天会接待不同的客人，一个客人进来，首先通过衣着判断其身份，常见的上门推销人员手里会背着公文包，拿着产品宣传资料或产品实物等，而且说话谦恭。

在不能判断对方身份的情况下，应礼貌地询问对方：“ 您好，请问您有什么事？”而不是毫不客气地来一句：“你是什么人？”或“你是干什么的？”如果对方是公司

领导的预约客人，这样的问话方式会让对方很不愉快，所以，当知道对方是来找某部门某人时，首先要问清楚对方是否有预约，再电话与相关领导或人员联系，是否予以引见。如是临时来访，遇领导不在或不方便接待客人，可请对方留下联系方式以及来访事项，做好记录，再转达给相关人员。

4、着装

前台是一家公司的形象窗口，前台文员在接待来电来访时，发自内心的微笑表情会为你的接待形象加不少分，大方和职业化的着装会让你从服装中感觉到自己是一名职场人，在工作中能潜意识地帮你竖立职业化作风。

5、茶水添加

来访客人如果在领导办公室呆的时间超过十五分钟以上，就应该另准备一壶茶水端进去，方便客人续杯。

6、环境清洁。

除了每天上班时必做的日常清洁，来访客人离开后，接待区可能杂乱不堪，纸杯、报纸、面纸、烟头等要及时清理掉，以保持环境洁净。

另外保持比较好的工作热情和职业形象也很重要,

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前台文员的日常工作篇2

工作展望

即将过去的2012年是充实忙碌而又快乐的一年。在这岁末年初之际，回首过去，展望未来！前台文员是我人生中的第一份工作，虽然来公司只有短短半个月的时间，但是在部门领导的关心及同事的帮助下，我的工作得到了不少的进步，也学习到了很多东西。针对最近半个月工作之中出现的各种失误，我应该好好的反省一下自己。这些失误都是由于我的粗心造成的，因此在以后的工作之中我会时提醒自己，仔细仔细再仔细！

前台是展示公司的形象、服务的起点。对于客户来说，前台是他们接触我们公司的第一步，因此前台的工作是非常重要的。所以前台在一定程度上代表了公司的形象。同时，公司对客户的服务，从前台迎客开始，好的开始是成功的一半。有了对其重要性的认识，所以我一定要认真做好本职工作。

一，努力提高服务质量。认真接听每一个电话，并且熟记每个部门的分机号，严格接照公司的指引给予电话转接同时做好保密工作。客户参观时我将时刻注重保持良好的服务态度，将热情的接待。在合适的环境下向客户宣传公司文化，巧妙回答客户提出的问题。做到笑脸相迎、耐心细致、温馨提示等。在业余时间我将加强学习一些关于电话技巧和礼仪知识。不断的为自己充电，以适应公司的快速发展。

二，注意前台的卫生和形象，按时提醒卫生人员打扫，清洁。对自己责任范围内的茶水间随时保持室内的洁清，每月最少消毒一次。按时更换打印机的硒鼓和维护前台的办公用品。

三，考勤管理是企业管理的基础，客观、公正的考勤，能为薪酬制度、奖罚制度的实施提供可靠的依据，对调动员工工作的积极性具有重要的意义。而考勤管理制度是公司为严格劳动纪律，形成良好工作作风，在日常考勤管理中有章可循而制定。因此要严格的遵守，才能使日常的考勤管理更加顺畅，减少问题的发生，从而改善目前考勤中存在的种种不足。

目前考勤存在的问题：①在日常使用过程中经常出现死机、指纹无法识别等现象，致使部分员工长期借此为由不进行指纹考勤，②导致部分员工之间的指纹记录错乱，考勤数据不准确，影响正常考勤的记录；

希望相关部门考查目前市场上指纹考勤机的价格及性能，更换新的指纹考勤机，保障考勤设备的正常使用。

四，以大局为重，不计较个人得失。不管是工作时间还是休假时间，如果公司有临时任务分配，我将服从安排，积极去配合，不找理由推脱。作为京信的一员，我将奉献自己的一份力量为公司效命。平时积极参加公司组织的活动，加强同事之间的感情和部门之间的沟通。并且多了解公司的基本情况和经营内容。为了往后能更好的工作不断的打下基础。

虽然前台的工作有时是比较的琐碎，但大小事都是要认真才能做好。所以我都会用心的去做每一件事。感谢部门领导的教诲和公司给予我的机会，在以后的日子里我将加强学习，努力工作！

前台文员的日常工作篇3

广州市轩辕网络科技有限公司人力资源与行政部内部流程

行政工作指导书

目录

1、前台工作流程..............12、执行行政管理制度..........23、文档管理...........24、办公用品管理..............35、饮用水管理................36、办公设备管理..............47、办公室日常事务管理...............48、员工活动组织..............59、其它工作...........5一、前台工作流程

1.电话转接:接听来电(您好!轩辕)—询问找访谁—转给相应的人(icm-分

机号-trfr。当来电要找的人不在公司时，需要将来电人的联系方式记

录在《来电登记表》中，并尽快通知相关人员回复。

2.电话广播功能操作：拿起话柄按icm—按“8”“0”—广播内容

3.来宾接待：带来宾进等候室并询问拜访谁---通知相关人员接待（对于

一些与公司确实没有业务来往或公司不想见的人员来访，应尽量打发

他们。）

4.重要来宾接待：根据来宾人数准备相应的饮料（目前公司供应的是小

瓶矿泉水）、水果洗好摆好，欢迎牌放于公司大门位置（大厦大堂是否

需要放欢迎牌须根据实际来决定）。

5.来文（传真件）登记：在《传真签收表》进行登记---通知相关人员---

签收

6.收件邮寄：投寄人填写好快递单，将投寄物包装好，联系速递公司在每天两个时间点：（10：30）、（17：00）到公司收件。公司现使用的速

递公司是顺丰快递，月结号：02011540825。电话：4008111111）

二、执行行政管理制度

1.根据平时的观察，对于执行得不好的制度加于强调。

2.每月初对上月执行制度的情况进行总结，总结中反映发现的问题及对问

题进行分析。

3.每天检查员工的考勤状况：每天早上上班后，打开考勤软件，检查员工

是否准时打卡上班，对于无考勤记录的人员，查问去处，记录于《出勤

登记表》中，在09：00前提交给主管审阅。

4.每月4号下班前统计公司全体员工的出勤记录：迟到、休假、出差、加

班，统计好后，制度成电子版提交给行政总监及抄送一份给财务总监。

三、文档管理

1.文档管理：一般文档一年一存档（一年一独立文件盒），重要文件如租赁

合同等则随时存档（同一文件盒可以使用多年），文件盒贴好标识，方便

查找。建立《文件借阅一览表》，对于重要的文件借阅应登记借阅表中，以保障重要文件的安全。

2.保管公司证书原件：1）iso质量体系认证证书（中英）；2）高级项目经

理证书；3）项目经理证书；4）华为网络工程师认证证书；5）itil认

证证书。

四、办公用品管理

1.采购申请，完成办公用品，办公设备消耗的采购工作，并对采购、使用

进行登记：办公用品采购：找固定的供应商，价格和服务都对公司比较

有利。

2.办公用品领用：员工可以领用办公用品：

1）计算器一个（一般业务才用）

2）名片本一个（一般业务才用）

3）笔一支

4）笔记本一本

5）铅笔一支

6）胶水一瓶

7）告示贴一本

以上标准随员工在公司服务时间可重复领用（计算器和名片本除外）。

3.检查办公用品库存—领用登记—拿领用品

4.员工领用后在“领用登记簿”上登记并签字。

五、饮用水管理

1.饮用水的选用：水质保证可以通过其营业执照、水质检验报告等资料来确诊。对于刚开始合作的公司，第一次试用不应签太多数量，经过使用后，在质量、服务及价格方面觉得都不错了，再签一定的数量。即使已建立了诚信的合作了，在合同签定后，也不能一 次把所有水票购买，应分期购买，用完一批再买下一批。

2.饮用水订购：联系供水公司---（订水）报客户编号---报需要的数量---水到登记或付水票，现公司的饮水公司是景田饮用水，卡号：j52413。

六、办公设备管理

1.新购设备管理：对购买的新设备进行贴标并编号---录入《设备档案》。

2.员工领用、借用、调用设备：在洽谈室拿相应的表格填好后，呈部门经理、行政部经理、总经理批准后，领用、借用、调用设备。单据在财务做好账后，在行政部保管，行政部根据员工领和的设备，录入《员工领用设备一览表》中。

3.员工领用贵重设备---笔记本电脑，需与其签定《设备领用责任协议书》。

4.设备归还：员工离职时或在职工领用新设备前，填写设备归还单，表示设备的使用权力及保管义务交还给公司。

5.设备报修:报修人填写《设备报修单》，呈行政部经理批准后，报修设备交由公司网管或技术人员检查故障是否需要维修，检查人签名确认后，交由行政部联系维修点，当维修费用超过500元时，须呈总经理批准。

6.打印机管理：公司打印机的耗材用品及配件维护由广州市凯祺办公设备公司统一管理，管理费以每次加碳粉来计算：hp1320：135元/次（加碳粉一次打印2000-2500张），hp2015：135元/次（加碳粉一次打印2000-2500张）。管理费每季度或每半年结算，7.复印机管理：复印机日常维护由广州金穗隆公司管理，维护费450元/元，如无特殊故障，日常维护每月上门一次。复印机碳粉也由金穗隆公司供应： 250元/瓶，一般每瓶碳粉可以复印6000-8000张。

七、办公室日常事务管理

1.办公室绿化：绿化：寻找合适的租赁公司，租赁一定量的摆物在公司适当位置摆放，起点缀作用。现绿化月结是200元/月。

2.办公室卫生：办公室日常卫生找专人负责，办公桌及垃圾每天一次，吸尘每周一、三、五，电话半个月消毒一次，玻璃一个月清洗一次。保洁费450元/月。

3.名片印刷：员工详细填写《名片印刷申请单》，交由上级主管审批后，交到行政部，行政部再安排印刷。名片印刷20元/盒。

4.协助出差人员进行订票，出差人与上级主管定好交通工具后，协助其订相应的票。

八、员工活动组织

1.公司组织活动、联欢：在网上寻找相关资料----找到联系方式----知会上级主管。

2.根据公司的会议时间安排（一般是每年的4月和10月），完成对会议场所的订制，以及会议所需的所有资料。

3.市外会议：应选交通便利、最好在公司附近的会场，会场环境好、空气流通好、设施好。

4.市外会议：一般由旅行社找会场，因为不能到现场察看，所以应对会议室要标跟旅行社说清楚，必要时将这些要求写进合同中。

5.会议室布置：讲台应是国际会议讲台（即

台面只能放一台笔记本电脑宽站立的讲台），麦克风与音响很重要，一定要在会前试好，不管会场是否提供投影仪，都要把公司的投影仪拿到会场备用，会场座位只摆参加会议人数的座位，这样可以避免大家不愿往前坐的现象。

6.如果会上陈统董事长需要发言，应将会议时间在原基本上增多半小时的时间安排。

九、其他工作

1.企业港澳商务报备证年审：根据上一年证书的有效期限提前一个月在广州市金盾网上进行年审。须上传到网上的材料：

1）下载《往来港澳商务备案申请表》，并填写所需信息：如企业负责人

签名和公司公章样式等；

2）公司营业执照副本。

需要采集的数据：上一地税、国税总纳税额（应提前让财务开好纳

税证明）网上申请成功后，一周内将过期的报备证寄往广州市出入培管理处。

年审时间：10个工作日

2.陈统等港澳通告证签注，须备的证件：

1）身份证原件及复印件

2）户口本原件及复印件（非广州市户口提供暂住证原件及复印件）

3）公司报备证原件及复印件（商务）；

4）大一寸蓝底照片1张；

5）通行证（正本）；

6）单位派遣函；

7）填申请表；

广州市户口如代办，需提供：办证人身份证及复印件，非广州市户口需本人前往办理。

签注时间：10个工作日（非广州市户口需20个工作日）

前台文员的日常工作篇4

1、电话转接、来访人员接待倒水、引导等

2、打印各种会议、培训通知/签到表格,及时通知到每个参会人 员并在表格上签字

3、每天检查考勤，整理每月考勤表，计算加班、调休、请假等 情况，并于每月 10 号时报给工资核算员

4、会议室的书籍报刊整理、每月各种快递单据统计、报销等

5、日常办公文具的订购发放登记、报销、做各部门领用费用分 摊给财务、电脑耗材维修的联系等

6、出差人员的票务订购、酒店餐饮的电话预订

7、负责办公楼大厅的卫生检查工作，提醒物业人员及时清扫，当客户或者外来人员离开接待区域应立即协助物业人员清 理接待现场。负责各楼层清洁用品的统计，发放。

8、负责行政部的文档整理、复印等工作，并及时完成行政部经 理交办的工作

9、接收公司的所有传真，并及时将传真件分别发送到各相关部 门负责人或员工的 oa 邮箱中，每月 1 号前将上月的所有传 真件打包发给总经理、常务副总经理阅。

10、展示厅的钥匙保管、实物建账及保管、人员进出管理等。10

11、每月 7 号以后到联通营业厅打印员工电话发票等

12、负责《车辆使用记录表》中起、止码的核对等 12