2024年前台文员的岗位说明书 前台文员主要职责4篇
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前台文员的岗位说明书 前台文员主要职责【第一篇】
前台岗位职责
一、遵守公司各项规章制度,坚守前台工作岗位,做好本职工作,不得随意离开。
二、接待
1.负责日常来访客人的接待和登记工作,应大方得体,礼貌待人,建立《来访客人登记表》及时登记。问清客人来意及本公司接洽人,来访人员在公司洽谈区等候和会见并及时切茶、倒水,不要进入办公区域内,谢绝闲杂人员、推销人员进入公司;
2.如遇面试人员,首先进行面试登记—填写《四川博裕股权投资基金管理有限公司面试登记表》—检查是否填写完整—递交人事部进行面试,其次对参加复试人员/已通过面试人员进行通知,告知其上班时间;
2.负责前台电话的接听和转接,做好来电咨询工作,重要事项认真记录并传达给相关人员,不得遗漏和延误;
3.接听电话:铃响三声内接听,如超过三声后接起电话,则应说“不好意思,刚才有事走开了,请问有什么可以帮到您?”接听电话时的规范用语:“您好,四川博裕基金投资管理有限公司!”或“您好,xx(姓氏+职务)!”来电人提出要求,须记录的必须及时记下。如需转达他人的,需记下来电时间、来电人姓名、事由、相关事项。
4.其它——不得长时间通话占用前台电话,并保证电话畅通;
三、
考勤监督、统计、外出签到监督1.新员工满7天磨合期,如批准入职,为其录制考勤卡;正式员工如遇加班、请假等按《考勤管理制度》手续进行办理;
2.每月3日前(如遇节假日顺延)将所有在职员工上月考勤统计成规定表格至人事部,保证统计的真实性、准确性;
3.规范员工外出签到,外勤与填写地点、时间一致,对员工外出进行抽查,及时发现虚填信息,并进行劝导,屡犯者进行相应的处罚;
四、名片、通迅录、qq群
1.各部门名片由前台文员负责统一联系厂家制作并做好领用登记手续;
2.每半月更新一次《员工通讯录》并上传至员工群;
3.管理内部员工群,对于新进员工及时加入群内,离职人员办理完离职手续后及时清理出员工群;
4.下班离开时检查所有电脑、显示器 打印机、投影仪、饮水机、空调电源是否关闭,如有未关闭情况要提醒到电脑使用人,禁止再一次发生类似情况以节约用电,检查完毕正常关闭机房总电源;
五、图书管理
1.公司图书的购买,根据公司需要购买相关书籍并登记造册;
2.内部员工领用书籍时需签字,登记归还时间,书籍不得损坏或丢失,否则按原价赔偿;
3.对放至于各办公室内的书籍登记为办公室使用人;
六、社保
1.根据公司人员流动量,对新增/减少的参保人员,每月及时办理社保相关手续并拷贝每月社保明细于人事部;
七、飞机票、火车票、水票预定
1.为公司因工作需要出差工作人员提前预定火车票、飞机票(本着节约原则)
2.水票:打电话通知送水人员及时送水,保证公司饮水正常供给;水票即将使用完由前台文员及时申请购买,水票由前台统一保管;
八、办公设备初级维护
1.打印机、复印机及时加粉,要有备用墨盒与硒鼓,对于需要工程维修设备及时联系物业或相关维修人员,确保办公设备能正常运转;
2.电话、网络出现故障问题时,及时通知相关人员进行维护;
九、办公用品的采购及管理
1.由于办公需要,公司内部需购买各办公用品时,统一报备前台文员处,由前台文员根据所需时间进行申购,填写《采购单》,获领导批准后,进行采购;
2.领用手续:公司任何员工领用所需办公用品时需本人签字,包含内容:物品名称、领用人、数量、日期;
3.每月末对本月所购买办公用品费用统计并填写报销单递交至财务部;
十、午餐定制
1、每日按时订制午餐;
2、公司有客户或临时人员时,及时咨询领导是否安排外出用餐;
3、每日及时对用餐人员数量及费用进行登记,月末将登记明细提交至人事部;
十一、其它费用报销
1.负责各类行政费用的报销(物业费、水费、电费、花卉、房租等)经办人整理报销;
2.流程:报销单后附发票或单据→经由部门经理、财务总监、总经理审批并签字确认→到财务部报销;
十二、花卉管理
1.负责监督花卉公司人员及时对花木的更换、浇水、修剪等并做好登记,如延期为进行维护,应及时提醒委会人员,保证办公室内部绿化环境;
2.如需增加/减少花草,做好登记,以便于季度末核查;
3.每季度对花卉费用进行报销;
十三、会议安排
1.按照公司规定每周周一09:30/10:00召开周会,会议提前十分钟进行提醒,对未到会人员、迟到、缺席者进行记录,按照《会议制度》执行;
2.会议内容详细记录,重点记录会议的最终决议、决策,并对会议纪要做好电子版本及书面形式存档,以备后查看;
3.对于每半年召开一次的股东大会及每季度提前10天以邮件、电话、短信等方式通知到各股东或董事,会前一星期协助作好会议准备(会议资料、会场检查、水果茶水、餐饮等),会议结束后形成完整的会议纪要并要求各股东或董事签字,后期整理成文档并存档;
十四、领导交代的其它临时性事务。
前台文员的岗位说明书 前台文员主要职责【第二篇】
前台文员岗位职责
岗位职责:
1、为董事长、总经理做好服务工作;
2、草拟上级领导交办的各类文件;
3、协助组织工作会议,做好开会前的准备工作,做好会议记录;
4、做好董事长、总经理、办公室的来电、来访、来客接待工作;
5、负责公司部分文件,合同的归档;
6、负责公司的书籍、杂志、报纸的订阅和管理工作;
7、协整理董事长、总经理案头文件;
8、负责公司重大文件的记载并汇总归档;
9、做好对外接待工作;
10、负责传递董事长、总经理签批的各类文件;
11、完成上级临时交办的其他工作;
12、帮助市场老师定机票、火车票等;
13、做好员工的的考勤统计;
14、遵守“三不”原则,不该看的不看,不该说的不说,不该问的不问,保守机密,守口如瓶;
15、遵守公司保密制度;
职位要求:
1、大专以上学历;熟练操作电脑办公软件。
2、两年以上专职美容行业文员工作经验;
3、态度认真、好学、谦卑、温和。
前台文员的岗位说明书 前台文员主要职责【第三篇】
前台文员岗位职责
1、客户接待
做好公司来访客户接待工作,若被访人员不在,要及时转告;接待客户热情周到,及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理;不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。
2、办公用品采购及管理
每月初根据库存量采购所需办公用品,检查采购的物品质量是否符合标准,做好领用登记。
3、门禁管理、水电照明
前台文员下班后负责所有通道门,确保各通道门已正确上锁,并检查所有电脑、显示器、打印机、投影仪、空调电源是否关闭,如有未关闭情况要警告到电脑使用人,禁止再一次发生类似情况。加班必须落实到个人,除加班人员区域外,其他区域电源关闭。
4、会务布置和服务
做好各类会议通知、安排和服务工作。
5、文件收发
收发邮件、快递,及时通知相关人员;起草相关文书、打印、传阅收发、签收;对各类内外发文做好存档管理工作。
6、其他
前台文员不得出现空岗情况,如有特殊事情需要处理长时间离开,需要安排有其他人员代值,一般代值不超过10分钟。
7、及时完成领导交代的任务。
前台文员的岗位说明书 前台文员主要职责【第四篇】
前台行政文员岗位职责说明书
职责一:前台行政文员岗位职责说明书 一、日常工作:
1、负责公司日常接待工作:及时倒好茶水并引入接待室或高层办公室;
2、负责文件打印复印、传真收发; 3、前台快递签收及公司快件的寄出;二、行政事务:
1、配合综合管理部进行会议室安排准备:采购水果(有固定商家,送货上门);放好会议人员茶杯、纸张、铅笔;与信息部协调准别好投影仪;会后及时锁好会议室门;
2、公司办公用品的采购、统计、发放,以及新员工入离职办公用品的发放与回收工作;
3、员工生日福利统计并发放;
每月考勤系统及时录入,更新及人员的考勤、外出记录核对,并及时提交。
三.后勤工作: 办公室饮用水订购;办公室绿植养护、更换;
职责二:前台行政文员岗位职责说明书
1、接待工作:访客进入接待厅,应抬头行注目礼“您好,请问找谁?”,并请访客入坐,请示后引入相关区域,在一分钟内端上茶水,并负责加水、更新烟缸; 2、卫生清洁工作:烟缸不得超过五个烟蒂,访客离去后,三分钟内清洗好烟缸、茶杯;
3、总机服务工作:铃响三声内必须接听,“您好,‘xx公司‘。”;若自动转拨,三分钟内必须转为人工;来电找“总经理”,判定是广告类,不应直接转入,应问清何事后转接相关部门;
4、传真信息必须在五分钟内送达相关人员; 5、负责收发管理报纸、信函;
6、安全工作:下班前检查复印机关机,关闭所有电源,负责关好门窗;
7、接受行政助理(助理招聘)安排的其它工作。 职责三:前台行政文员岗位职责说明书 一、日常工作: 1.接待接洽工作 公司来访人员接待;
公司总机电话接听、转接、留言、记录工作;公司传真收发的管理,打印机、复印机的管理;公司票务、酒店等的预定。2.办公管理工作
公司办公用品的采购、保管、登记和发放工作;公司每日报纸、信件的收发、领取登记、管理;公司图书库的管理;
负责每月办公用品、快递费用申付及各部门成本登记录入;3.行政事务 考勤系统的管理、考勤统计(每日/月之考勤报表/请假、加班、出差等手续跟进办理/平时查卡、监卡等)员工工卡制作发放、通讯录制作及更新
公司物业管理等费用处理(房租、水电、停车、安检、盆景租用等)
4.负责部门会议记录; 二、协助工作
1.协助招聘工作(面试人员通知、接待)
2.协助行政事务(办事处注册等资料准备、行政报表录入等)3.协助公司固定资产出入库登记,总帐统计。职责四:前台行政文员岗位职责说明书
1、负责接听前台电话,做好重要记录和传达信息给相关人员。 2、负责来访客户的接待,做好接待与引见工作。
3、订水,订票,快递收发等工作,办公用品的采购与管理。 4、负责公司的档案管理及各类文件的整理管理工作。5、负责公司会议记录,协助公司领导安排会议事务。6、每日完成工作日志,完成本部门分配的工作和任务。7、完成上级交办的其它事务性工作。