秘书工作优质5篇

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秘书工作范文【第一篇】

一、机要性与群众性相统一

秘书工作是一项机要性很强的工作。汉语“秘书”一词，就包含有“秘密”的意思。英语中的“secretary”（秘书）一词中的词干“secret”，俄语中的“ceKpemapB”（秘书）一词中的词干“cekpem”，它们的意思都是“秘密”。这种惊人的相似，恰恰反映出秘书工作都具有机要性。这是因为，秘书工作是辅助领导工作的，而各级领导中枢都是机 密核心，秘书部门是各级领导中枢的综合办事机关，秘书人员在领导身边工作，必然要接触到各种机密。特别是重要部门领导人的秘书，掌握很多重要情况，机要性更强。革命战争年代，我党曾派遣许多地下工作者打入敌方内部，担任敌方党政机关和军队系统的机要秘书，为我党我军提供了大量重要情报，为保护党中央的安全，夺取革命斗争的胜利作出了重要贡献。秘书部门是一个核心要害部门，秘书工作的机要性与政治性有着密切的联系。保密与窃密的斗争，实质上是政党之间、国家之间、军队之间进行政治斗争的重要表现；在经济领域中侧是经济斗争的一种表现形式。正因为如此，古今中外的领导者在选拔、任用秘书人员时都很慎重，要求政治上绝对忠实可靠，有高度的保密观念，严格的保密纪律，严守各种机密。我们党和国家对秘书人员的选用条件也是十分严格的，专门制定颁发了机要秘书工作的规定，任用前要进行政治审查，任用后要经常进行保密教育，都是出于秘书工作的客观需要。因为办公厅是一个要害部门，是一个核心要害部门，秘书人员在领导身边工作，机密知道的比较多。所以，办公厅工作人员要有政治上的警惕性，要注意保密，遵守保密纪律。

但是，也必须看到，秘书部门又是各级领导机关汇集信息的中心，是联系各方面的桥梁和纽带，其工作特点又具有广泛的群众性。许多文件的拟制，许多决策的实施，都直接涉及群众的切身利益，必须广泛听取群众意见。在各项政策实施过程中，秘书人员必须密切注意信息反馈，倾听群众呼声，才能纠正可能出现的偏差，防止矛盾激化。秘书工作不仅是为领导服务的，也是为群众服务的。这种服务既有间接性，也有直接性。秘书工作主要是通过直接为领导工作服务来体现为人民群众服务的，因为领导是为人民群众服务的。秘书人员处理群众来信，接待群众来访，进行调查研究，协调机关工作就是直接面对群众的工作。人们常说，秘书部门是机关的“窗口“和“门户”，也是从这个意义上说的。因此，秘书人员必须树立群众观念，密切联系群众，关心群众的疾苦，及时向领导反映群众的心声，成为领导联系群众的桥梁，而不是横在领导与群众之间的一堵墙。

秘书工作的机要性与群众性是对立统一的辩证关系，二者相互依存，相互结合，不可分割。如果只看到秘书工作的机要性，而忽视秘书工作的群众性，把自己完全封闭起来，拒群众于干里之外，就会割断领导与群众的联系，脱离群众，造成信息不灵，情况不明，滋生和衙门作风，损害领导机关的形象和威信；反之，如果只看到秘书工作的群众性，而忽视秘书工作的机要性，就会在公务接待、来访接待和日常交往中丧失警惕，内外无别，泄露机密，给党和国家及组织自身造成不应有的被动和损失，其后果不堪设想。因此，秘书工作者必须妥善处理好二者之间的关系，既要始终坚持密切联系群众，又要时刻注意保守机密。但是，就秘书工作的个性特征而言，机要性是它的主要方面，因而，当保守机密与联系群众发生冲突时，应把保密放在首位。

秘书处工作思路【第二篇】

一、新形势下，乡镇秘书要有所作为，就必须找准位置，拓宽思路，充分发挥职能作用。

（一）超前规划，被动中求主动。

秘书工作的从属性决定了它的被动性，但被动性不等于被动应付，作为乡镇秘书，一方面要努力树立参谋助手意识，想领导这之所想，谋领导之所谋，切实增强服务的主动性，另外，要自觉围绕领导意图，站在全局的高度思考问题，找准上级精神与本镇工作的结合点和切入点，换位超前思考，不断提高自己的认识水平，政策水平和工作能力，使参谋服务更加准确。

（二）正确定位，工作到位不越位

秘书工作是联系上下，沟通各方的桥梁，也是各方面矛盾的汇集点，如果找不准自己的角色定位，就会导致失职或越位，首先要正确认识自己的工作意义和价值，找准自己的角色，每项工作每件事情都要高标准，高质量，高效率完成。同时，秘书工作的性质是服务，不是决策，要力求找准服务领导的对接点，找准参谋与尽职尽责的融合点，把握适度原则，力争使工作到位不越位。

（三）协调关系，实现同心成合力

综合协调职能是秘书工作的重要内容，要注重协调的方式与方法。根据对上，对下，对内，对外的不同对象，把握好协调艺术，以提高协调的实效。要及时化解，疏导工作中的矛盾，形成工作合力。要讲政治，顾大局，多沟通，常联系，勤思考，把坚持原则的坚定性与策略方法的灵活性统一起来，把握全局的能力，在协调中实现服务质量的进一步提高。

（四）勤奋敬业，做到无私奉献

让而不争，勤而不怨，尽心政务是秘书的本份，秘书熬夜守更，伤神累心是家常便饭，平时应高标准，严要求，早来一点，晚走一步，多干一点，干好一点，工作不推三挡四，拈轻怕重，但凡定下来的事就要立说立行，说到做到，不能虎头蛇尾，半途而废，特别是接人待物，办文办会，处理公务。要精益求精，慎重周详，抓纲举目，不出纰漏，要牢固树立爱岗敬业，无私奉献精神，恪尽职守，兢兢业业，全身心投入到工作中去。

二、新形势下，乡镇秘书也要不断提高自身素质

（一）认真学习政治理论，讲究政治。

乡镇秘书要认真学习邓小平理论，“三个代表”重要思想，以及党和国家的路线，方针，政策理论，深刻理解精神实质，不断提高政策水平，增强政治敏锐性和政治鉴别力，把握正确的政治方向，始终与党中央保持高度一致，秘书不讲政治是不合格的，判断一个秘书是否合格，主要看其政治表现，一个秘书要有清醒的政治头脑，在重大原则和大是大非面前不能糊涂，不能人云亦云，更不能见风使舵，左右摇摆，随随便便发表议论，做秘书要打牢基础，端正根本，“本立而道生。”要通过党性锻炼，来加强自身修养，坚定政治信念，牢固树立起正确的世界观，人生观，价值观，在关键时刻能审时度势，看清方向，把握住自己，这是做秘书必备的首要素质。

（二）刻苦学习，努力提高文字水平。

秘书一般不要求有倚马万言的才气，但应该有相当扎实和文字功底。秘书最忌讳不学无术，有才能才有可能。在学习上不能有丝毫懈怠，必须抓紧时间，刻苦钻研，蓄势待发。学习要珍分惜秒，知难而进，广泛涉猎，博览群书。最好多联系思想和工作实际，学以致用。

（三）具有开拓创新精神，能创造性的开展工作

乡镇工作并不是一成不变的，随着依法治国方略的逐步实施，乡镇工作将面临许多新情况，新问题，秘书必须适应时展的要求，牢固树立强烈的事业心和责任感，与时俱进，开拓进取，创造性地开展工作。

（四）学会调研，为领导正确决策提供有益的思路和借鉴

为政之道务于多闻，做秘书应具备较强的调研能力，这是做好秘书室的基本功，群众是真正的英雄，是历史的创造者。只有深入基层，向群众学习，，！才能察实情，求真知，出良策，把握全局。调研结束后对所掌握的材料应进行一番去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里的深加工。调研报告的起草要挈领振裘，言之有物，文当其时，要及时准备理出新鲜经验或解决问题的建议，为领导正确决策提供，有益的思路和借鉴。

三、新形势下，乡镇秘书要抓好服务工作，树立小事不小，大事更大的观点

我们要树立办公室的工作无小事，小事不小，大事更大的观点，真心做到为群众服务，为机关服务，为基层服务，而要树立起这个观点，做好党政办公室的工作，就要从五句三字经着手。

（一）要“想得到”

党政办公室工作无小事，是对办公室性质特别、职能重要而言，当我们面对大量繁杂的事务，立足于抓大事，是明智的，但是对于一些小事也不能不顾及，要想得到，抓了西爪也要想到抓芝麻，什么都不能遗漏，对办公室工作讲，小事办好了就是小事，小事办不好就会影响全局，贻误工作，就是大事。

(二)要“做得细”

机关工作无小事，办公室工作更是无小事，因此我们在工作中要细心，细致，要从细小的事抓起。对任何一件经办的工作，都要严谨细致，来不得半点敷衍和虚假，在每个时期，面对每一件大小事情，都要时时刻刻，事事处处坚持认真再认真，细致再细致的原则。

(三)要“抓得实”

每一句话，每一个电话，每一件小事都要据实情，讲实话，创实效，不能够图虚名，舍小而求大，要树立实事求是干工作的念头，实事求是反映大小情况，包括听取基层意见，听取群众看法，向领导反映情况等，都要全面真实，无论工作的大还是小，要一步一个脚印，不能做表面文章。

（四）要“抓得准”

办公室工作千头万绪，要避免东一榔头，西一棒子，头脑里必须有一张清晰规则的运行图，即便是小事情，对哪个该为，哪个不该为，哪个是重点，哪个是次要，都应一清二楚，不能乱为，就要知重知轻，避免力量均衡使用。不乱为，就是要知上知下，吃透了上情，办事才有方向，才有主心骨；摸透了下情，办事才有的放矢，才会迎刃而解，不乱为，就要知规知矩，不管事情再多才多再杂再细，

采用什么方法解决，都不能忘了规矩，该请示的要请示，该拍板的要拍板，该反馈的不截留。（五）要“巧用功”

秘书工作【第三篇】

会议是社会生活、政治生活中一种经常的广泛的活动形式。各国各界、各行各业、各党各派无不使用这种活动形式。国外一些社会学家断言，人类进入了一个会议的时代。全世界每年举办的各种会议数十万个，与会者约上亿人次。法国是世界上最大的会议中心。至于全国基层单位举行的会议就更多了。原来我认为中国的会议多，资本主义会议不多，其实不然，据说日本的国家工作人员40%的时间在开会，真正成为会议的海洋。

在我国，会议已成为党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一，已经成为各级党政机关、企事业单位进行民主决策和处理日常工作的一种重要方式，是宣传、贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策，统一思想，提高认识，交流经验，布置工作，统筹协调，解决问题的重要手段。它体现着党的民主集中制原则，集体领导原则和群众路线原则。我们党的历史上，凡重大问题都是通过会议认真讨论才进行决策的。如在浙江南湖召开的第一次党代表大会、遵义会议、三中全会都是决定中国前途和命运的历史性会议。

概括的讲会议主要有5大功能。一是决策功能，如三中全会通过认真研究，制订了党的一个中心两个基本点的基本路线。二是执行功能，如自治区4月中旬召开社会治安工作会议，这个会议传达贯彻中央召开的全国社会治安工作会议精神，制订了我区开展“严打”整治斗争的方案。三是沟通职能，如各种形式的交流会、情况通报会。四是协调功能，各种形式的汇报会、协调会。五是监督功能，总结、评比会，都能起到监督的作用。

会议的种类很多，一是工作会议，研究解决工作中的问题，推进各项任务的完成；二是业务会议，研究解决某个业务系统中的问题，如劳资会议、财政会议；三是座谈会议，如茶话会，不决定重大事件，主要是交流经验，统一认识；四是纪念会议，如纪念中国共产党成立80周年的纪念大会。

二、秘书在会议的各个阶段要做的工作

会议秘书工作是秘书部门的一项基本职能。秘书要做的工作很多，概括起来就是办文、办事。会议秘书工作既办文，又办事，是一项综合性的工作，又是经常性的工作。这里有大量的文字工作，组织协调工作和事务性工作要做，是对秘书人员能力水平的检验，如果能把会议组织好协调好，这说明你这个秘书是合格的。

（一）要做好会议的准备工作。准备工作很重要，准备是否充分，直接影响会议的质量和效果。一个会议，可能一两天就开完了，但准备工作可能要一两个月，甚至更长。不同的会议，准备的内容不同，如党代会、人代会，主要是工作报告和人事的准备；工作会议主要是材料的准备，庆祝大会主要是讲话稿和会场的准备等。

一般的说，准备工作包括以下内容：⑴拟定会议工作方案；⑵选定会议议题；⑶拟定会议议程、日程、程序；⑷准备会议文件；⑸确定出席、列席会议人员；⑹与会人员编组；⑺选定、布置会场；⑻排列座次；⑼制作分发证件；⑽发会议通知；⑾制定会议须知；⑿负责会议报到；⒀会议秘书机构的置设及分工；⒁申请会议经费。

会议工作方案：包括会议名称，会议内容，会期，会议的规模，日程、议程，会议的开法，会议的组织领导，宣传报道，会议文件准备，经费预算，食宿安排，保卫和保密工作等。

会议议程：是会议解决问题的概括安排。

会议日程：是指在一段时间内会议进程的具体安排，它可以使与会人员了解每天会议的安排情况。会议日程一般用日程表来表达。

会议程序：是一次会议按照时间先后依次安排的步骤。会议程序主要是供主持会议的同志掌握会议进程之用，不需要发给与会者。

会议文件的准备：在会议准备工作中，起草好会议文件是最重要的准备工作，花费的时间最长，投入的精力最多。文件的质量往往决定会议的质量，传达贯彻会议精神主要传达会议文件。会议的文件往往比较多，有主要文件、参考文件、阅读文件。一般说来，领导讲话和工作报告是主要文件，要下大功夫写好。关于会议文件如何写，这里不能详细讲了，有几个同志专门讲这个问题。

关于会议通知，会议准备工作基本就绪以后，要尽早发出通知，以便与会人员提前作好准备。通知由标题、正文、落款三部分组成。标题由会议的种类+文种（通知）组成。正文：写清楚会议的名称、开会日期、地点、会期、议题、参加会议人员范围等。比较大型的会议有外地同志参加要写清楚报到地点，是否提供交通工具，可否带工作人员。落款：包括发文单位和发出日期，有的要加盖公章。

关于与会人员的编排分组，分组的目的是便于讨论问题，一个会议，如果只开大会，就不必编组，如果要讨论，人又很多，就要编组。编组的方法，一是按照地域分组，如召开自治区党委扩大会议，一个地区一个组；二是按行业分组，如党群口一个组，农业口一组，宣传文教口一组，政法口一组等，三是既按地域又按系统行业分组，按地区分几个组，机关按行业分几个组。领导同志可根据平时的分工，分到各组，主要领导可以不分组，愿意到那组都可以。小组召集人可以由二人担任，一般指定职务较高，组织能力较强同志担任，要有代表性，有民族的，有汉族的，有地区的，也有部门的。分组名单下面，还要注明讨论地点和小组秘书。

关于会议秘书机构的设置和工作人员的调配。规模较大的会议都成立会议秘书处，指定几名负责人，秘书处下设几个组，如秘书组：负责值班、组织协调、印发文件；会务组：负责会场的布置、管理、服务；宣传组：负责宣传报道和对记者的组织管理；翻译组：负责翻译成几种文字；保卫组：负责安全警卫；总务组：负责接送、食宿、文娱活动、医疗保健等。会议规模小，不要设这么多的小组，可以由会务组统一管起来。

会议须知：一般包括5个部分。1、作息时间表；2、日程表；3、分组名单；4、会议秘书机构人员名单及房间号；5、注意事项，包括保密制度、请假制度、会客制度、安全要求及其他注意事项。

会场布置：会场的布置直接影响会议的效果，会场的布置要与会议的规模和内容相适应，党的代表大会要朴素大方，人民代表大会庄严隆重，庆祝大会要喜庆热烈，追悼大会要肃穆庄严，座谈会要和谐融洽，纪念性会议要隆重典雅，工作会议要简单舒适。主席台一般安排主席团成员或者职务比较高的同志，座次可以按职务或姓氏笔划排列。主席台根据人数多少，可以设一排或二排、三排以上。座谈会可以不设主席台，主持会议同志座位在正对会场门口的地方。主席台上方可以挂会标，一般为红底黑字，字体庄重。如开党代会、人代会、团代会等还要挂会徽，会徽两边挂红旗，红旗一边五面为宜，为调节会议气氛，主席台前可以摆鲜花，会场的四周可以张贴标语口号。另外座位前桌子上要摆座签，有的只摆主席台，有的全体与会人员都摆座签。音响麦克风、译风都要准备好，会前要试试响不响。

会议证是出席会议的凭证，上面标明会议名称，使用者姓名、性别、发证日期、号码，有的还要贴照片。会议证又分出席证、工作证、记者证，可用不同颜色区别。

（二）会议进行阶段要做的工作

在进行阶段，要按照各自分工，做好会务工作和各项服务工作，确保会议的顺利进行。这里着重介绍会议记录和简报工作。会议记录是为起草会议简报、会议纪要乃至正式文件奠定基础，也是为会后进一步研究问题，总结工作提供重要参考材料，也为查考历史提供依据和凭证。如遵义会议是历史上具有重大意义的一次会议，但因没有记录，对会议的重要情节长期没有搞清楚，1984年发现陈云同志在长征途中传达遵义会议的手稿，手稿是根据会议记录整理的，为搞清遵义会议的真实情况提供了依据。搞好记录，要本着三个原则，一要按照会议的真实情况，忠实的记录，凡记下来的要符合原意，不能根据自己的好恶，歪曲人家的发言，听不清的要问一下，核对一下。二是要快，字要小，字距要短，可以使用简称。三是择要而记，记录一小时只能写3000多字，而说话可以达10000多字，无论如何记不下来，记录要抓住要点，记主要观点、精辟论述、结论性意见以及有争议的问题，一般性的内容可以不记。

比较大型的会议，一般都出简报，简报的作用有：一是便于领导同志了解会议全貌，掌握会议进程，对会议进行指导，发现问题及时解决；二是便于各与会人员交流经验，沟通情况；三是为日后研究工作提供可靠的资料。

写简报要做到四点。一是简报要简，要突出重点，精练内容，最好不超过1000字，有的简报不简，有言必录，把发言的全部内容都写上了，使人看了头痛；二是要快，一般情况，上午的发言，下午要写出来，下午的发言晚上要写出来，第二天上午要送到与会人员。有的简报几天写不出来，会议开完了，简报才出来，成了马后炮；三是真实客观，包括人名、地名、时间、数字、引文，都要准确无误。对事实不能有任何夸大、缩小、虚构，更不能把自己的观点强加于人。为了做到真实，写好后，要交当事人过目；四是突出重点和特点，现在简报通病就是没有特点，空话，套话太多，泛泛的一般表态，给人千篇1律，千人一面之感，这种简报实在不愿意看。简报要舍弃一般的内容，在开头交代某某组在谁主持下讨论，哪几位同志发言，然后开门见山，把最精辟的内容写出来。

（三）会议结束阶段，这阶段时间短促，要做的事情比较多，秘书这个阶段也比较忙，搞不好容易出差错，这个阶段要清理文件，哪些可以带走，哪些要收回，要开出单子，对走的人需要帮助买机票、车票。对会议形成的文件，有些需要会后修改定稿印发。有的会议会后要写纪要。关于会议纪要的写作，有同志专题讲，我不重复。

三、改进会风，提高工作效率

开会是进行决策，指导工作不可缺少的方式。但如果过多过滥，形成会海，也会劳民伤财，造成灾难。会议太多，特别是无关紧要的会也要领导参加，使领导宝贵的时间淹没在会海里，没时间深入基层，调查研究，解决问题。开会就要花钱，有限的经费被无用会议占用，使该解决的问题解决不了，也给交通和宾馆造成紧张。有的利用开会之机大吃大喝，乱发纪念品，有的以开会之名，搞公费旅游，在群众中造成不良影响。这些现象必须克服。如何改进会风，提高会议效率，首先要控制会议的规模、规格和会期。一是从会议内容上控制。凡是可开可不开的会议坚决不开，不解决问题的会议坚决不开，可以合并的会议不单独开；二是从会议规模和规格上控制。本着宁少勿多，宁小勿大的原则，严格控制会议规模和规格，参加会议的人数减少到最低限度。凡能开小会解决的问题就不要开大会，凡参加一个人能解决的问题，就不要来两个人，少带或不带工作人员。部门能解决的问题，不要以党委或政府的名义开会。部门的会议不要都请领导参加，确有必要，可只请主管领导参加，其他领导不要陪会；三是从会议时间上控制。本着宁短勿长的原则，开一天能解决问题的会，不要开成两天，开半天能解决问题的会，不要开一天。时间安排要紧凑，不要搞得松松垮垮。有的会开的长与讲话不精练有关，废话、空话、重复的话太多。一件事情张书记讲了，李书记讲，托乎提县长讲了，买买提县长又讲，讲话的角度差不多，观点差不多，内容差不多，浪费时间。一个人讲清楚了就可以了，别人不要重复，如果要讲要有新内容；四是从会议形式上控制，可以用电话、电视、广播等手段办到的事情，如表彰先进等，可以不开会，能用电话会、电视会解决的问题，就不要把人召来开会；五是从会议经费控制。规定会议经费标准，不得突破，不得挤占其他经费，不得摊派，转嫁负担。

（二）会议要俭朴节约，禁止以开会之名大吃大喝，铺张浪费，乱发钱物，禁止以开会之名搞公款旅游，国家明文规定不得到黄山、桂林等风景区开会。

（三）会议内容要实在，要确能解决问题。反对搞形式主义，作表面文章或会而不议，议而不决，决而不行，行而不果。

（四）要严格会议纪律，使会议开得紧张、紧凑，尽量避免迟到、早退、缺席现象。

四、对会议秘书的要求

1、会议秘书要有较强的办事能力和组织协调能力，较高的文字水平。

2、秘书人员要正确认识自己在会议的角色，摆正自己的位置，树立牢固的服务观念，不厌其烦地为与会者提供优质服务。

秘书处工作思路【第四篇】

为进一步深化“思想作风建设年”活动，加强机关党员干部的思想作风建设，根据公司党委的统一安排，在机关党员领导干部中组织开展了“负责任”大讨论活动。通过参加讨论，我感觉到“负责任”不仅是对领导干部思想作风建设提出的基本要求，对于我们机关干部提高自身素质，树立良好形象也具有十分重要的意义。下面，结合自己所从事的文秘工作，围绕如何增强负责任意识，提高负责任能力，谈一谈自己的体会。

一、在政治上负责任，就要树立高度的政治意识，增强政治责任感。

认真执行党的路线方针政策和上级党组织的指示精神，确保党的路线方针政策在本单位的贯彻落实是秘书政治上负责任的重要体现。从事秘书工作，身处党政领导机关，直接或间接地参与领导活动，在日常工作中具有较大的影响作用，在某种程度上说，秘书的言行体现着党组织的决策和领导的意图，如果我们的日常言行与党组织的决策不能保持高度一致，与领导的要求背道而驰，那么就会极大地影响党委和领导在群众中的号召力，削弱党委和领导在群众中的影响力。因此，作为秘书人员，就必须培养强烈的政治责任感和使命感，成为党的路线方针政策的落实者，成为党委和领导决策的执行者和维护者，要自觉增强服从意识，对公司党委和领导作出的决策要原原本本的执行，把上级的精神和领导的要求贯彻好，落实好。

二、在事业上负责任，就要树立鲜明的服务意识，具备过硬的业务素质

秘书所承担的每一项具体工作，都是以服务为性质的，服务的对象主要是领导，也包括为基层、为群众服务。这就要求做秘书的必须把服务作为基本职能，树立甘当配角、自觉服务的意识，日常工作中当好领导的勤务员，做到一丝不苟，严细认真，把自己的全部热情和精力投入到服务活动中去。秘书是领导的参谋，是领导的助手，服务的形式主要表现为办文事，工作质量的好坏主要是看文字材料是否体现了领导的意图和要求。因此，秘书必须要具备较强的综合素质，要勤于思考，具有较强的分析判断能力，培养全局性、战略性思维方式，时时想领导之所想，谋领导之所谋，超前思维，超前谋划；要善于开动脑筋，增强创新意识和创新精神，科学研究事物发展规律，把握发展趋势，协助领导进行科学决策；要善于学习，保持强烈的进取心，不断加强各类知识的学习，坚持学有所用，学以致用的原则，带着问题学习，联系实际学习，深入进行思考，培养过硬的业务素质。

秘书处工作思路【第五篇】

关键词：应用型本科院校；新入职教务秘书；执行力；培养

中图分类号：G473 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）08-0132-02

教务管理是保障教学秩序、提高教学质量不可或缺的活动，教务秘书是教务管理活动的主要执行者，教务秘书执行力的高低对教学秩序的监督、教学质量的落实起着重要的作用，而执行力的培养与提升要从新教务秘书抓起。新教务秘书首先应该认识基本的校情并联系学校内部的管理体制改革和教务秘书队伍专业化的发展趋势，找准目标定位。

一、应用型本科院校新入职教务秘书面临的形势

1.应用型本科院校内涵建设对新入职秘书的定位。内涵式发展是应用型本科院校选择突出“地方性”、“应用型”特色，通过培养应用型人才、打造双师型教师、加强产学研合作等发展高等教育的路子。“内涵式发展”作为应用型本科院校的发展取向，强调高质量的应用型人才培养，不仅重视学校的一切工作围绕提高教学质量而展开，同样也重视为此提供服务的教学管理。教务秘书是教学管理部门的基层梯队，是具体教学管理的执行者，对教学规范的落实和人才培养的质量起着重要的作用。随着应用型本科院校由数量、规模的发展向内涵式发展的转变，教学管理的思想和理念也发生了转变，对新入职的教务秘书不仅需要做好日常的教务工作，最好也能具备教育学、心理学、管理学方面的基本知识，改革单纯的经验管理、行政管理，形成科学的管理模式。

2.校系（院）两级教务管理模式对新入职秘书的定位。应用型本科院校正在逐步进行校系（院）两级教务管理模式的改革，学校的教学管理将更多办学和管理的自下放给二级系（院）。管理重心的下移意味着管理职责的承担，学校教务部门采用目标管理，二级系（院）的教务秘书需要处理更大范围的工作任务，更多环节的工作跟进。这加重了教务秘书的参谋与助手的职能，不仅需要能协助系（院）领导出谋划策，做好“上情下达”工作，也需要深入教职工队伍和教学环节中收集信息，做好“下情上达”工作。同时，也更强调教务秘书的沟通与协调的职能，不仅包括系（院）内部的各教研室、教师、师生之间的沟通，更包括与其他系（院）、学校教务等职能部门的沟通。新入职的教务秘书要尽快适应两级管理的新模式，明确工作责职，找准工作方式，调整好工作态度，主动配合学校进行两级教务管理模式的改革，更好地为学校和系（院）服务。

3.教务秘书队伍专业化发展对新入职秘书的定位。教务秘书队伍的专业化是应用型本科院校通过错位竞争求“突围”，实现内涵式发展的重要保障，其关键在于教务秘书个人的专业化发展。二级系（院）的教务秘书是教务管理组织中最基层最活跃的组成部分，教务秘书队伍的专业化发展是高等教育管理发展的必然趋势，通过提升教务秘书的执行力是促进专业化队伍发展的有效途径。执行力就是教务秘书开展教务管理的能力和效率，若教务秘书的执行力不足，教务秘书专业化队伍则难以形成，这势必影响教学工作的顺利进行，影响教学质量的低耗高效，影响教务管理模式的改革进程，最终影响应用型本科院校的内涵建设。新入职教务秘书要清醒地认识到时代赋予的岗位定位，了解岗位所需的能力要求，选择适合自己的发展道路。

二、应用型本科院校对新入职教务秘书执行力的要求

1.具备基本的工作能力。首先，需要具备基本的沟通与协调的能力。在两级教务管理模式下，教务秘书位于上情下达、下情上传的中间环节，一方面强调加强和系（院）直接领导的沟通，遇到问题能第一时间向领导汇报，做到上下协调一致，并严格遵守自身角色定位，为领导决策提供真实准确的信息参谋；另一方面强调在教学管理上与学校教务等职能部门的沟通，取得部门间的相互配合、支持与帮助，保障教学管理过程的顺利进行。其次，需要具备基本的统筹与兼顾的能力。在应用型本科院校中，教务秘书工作一方面是行政管理，一方面是学术管理；既是对事的管理，又是对人的管理；既包括大量的常规性工作，又包括随机的突发性工作。如何根据各类工作的特点，抓住教务管理的重点，分清轻重缓急，梳理工作事项，安排工作顺序，这要求新入职教务秘书具备基本的统筹兼顾能力，能有条不紊地处理工作，并锻炼直面复杂局面的魄力。再次，写作与表达的能力是教务秘书不可或缺的一项基本技能。在日常的工作中，教务秘书经常需要拟定教学通知、撰写工作计划与总结、汇编各类文件与报告，这都要求教务秘书具备良好的逻辑思维和写作表达能力，能将各项通知、报告等清晰准确、简明扼要地传达给教师和学生。

2.熟悉教务管理工作流程。教务管理的目的在于保障教学正常运行，提高教学质量，促进人才培养。这个目的分解下来，就会有大量具体而细致的工作需要教务秘书来完成。教务秘书需要具体执行各项教学管理制度和章程，完成与教学管理有关的各项环节。这类工作千头万绪，琐碎又繁杂，特别是在开学初与学期末，工作任务应接不暇，所以，这就要求新教务秘书在工作中用心记下各项工作的步骤与流程，做到举一反三，熟练掌握。

3.运用教务管理技术手段。教学管理的网络化、信息化将是教务秘书工作的重要手段之一。充分利用校园OA网教学文件、各项通知，这种无纸化办公将很大程度上提高工作效率，减少人力资源浪费。同时，各高校正逐渐采用教务管理系统进行教务管理，像是教师授课任务安排、学生各类成绩登记等内容都通过教务管理系统完成。因此，新秘书需要做到能通过办公平台、教务管理系统来提高和创新工作效率，促进学校管理的现代化和科学化。

三、培养新入职教务秘书执行力的主要策略

1.选择一条路子：在做中学。我们可以通过观察新教务秘书在日常工作的行为来解释新秘书执行力的培养。不难发现，真实情境中的执行力培养不是简单的各种文字的口号式的呐喊，而是与同事的沟通协调、任务的分派布置、资源的优化配置等很多因素相关。新教务秘书的这种没有正式指导下的学习需要他们自觉地形成这样一种学习关系：这不同于正式学校环境中的学习，既没有明显的教，也没有权威性的指示，需要的却是新秘书自觉主动地学，在工作中学习，即新秘书在完成工作的过程中与其他人交流切磋，为工作中遇到的问题寻求解释，并在不断的沟通反馈过程中解决问题。总之，新秘书执行力的培养，不是通过照搬某种正确答案而产生，而是通过在实际的教学管理过程中，对手头上正在进行的工作的理解和解决而形成的。

2.结合两类经验：他人经验和自身经验。对于新秘书这类被认为缺少经验的人而言，在其成长的道路上必然要向其他有经验的教务秘书学习，从而更快地适应工作。新秘书都希望能拥有老秘书的经验来抵御工作中遇到的变数，在潜意识中都认为刚毕业的新人满脑子都是理论，没有经验，做不好工作。实际上，过分迷恋经验，容易形成以经验为借口的不负责任的开脱，对执行力的培养有着反作用。同时，不经过反思与批判，将他人的经验拿来就用，这种被动的零碎的经验无法使新秘书对自己的行为做出正确的判断，同样不利于执行力的培养。如何能有效地利用经验来培养新秘书的执行力，我们可以这样理解：经验包括经历和体验，新秘书们只有经历了发生过的事情，体验到这个过程赋予的意义，才算是吸收他人的经验，变得有经验了。所以，在遇到问题时，新秘书不应该将他人的经验简单地照搬照用，而应该先反思，从整体上了解他人经验的整体情境，洞悉经验背后的实质，然后才能真正地为我所用，批判性地实践，并转化为自己的经验加以积累，以培养和提高执行力。

3.强化三种精神：主动精神、创新精神、学习精神。能否积极主动地承担工作是新秘书执行力的第一要求。拥有主动精神，首先表现在新教务秘书主动地树立服务的观念，这是解决好为谁服务的关键。教务秘书要处理好与各方面的工作关系，就要主动热情地投入工作，塑造良好的工作氛围，使执行力有一个好的运行环境。其次表现在新教务秘书主动地将服务落实在各项教学管理工作之中，这是解决好如何服务的重点。教务秘书在对待琐碎具体的教学管理任务时，比如教材订购、学分统计、考试安排时，要认真细致、一丝不苟；在具体执行学校制定的规章制度时，要主动与师生沟通，了解师生的想法意见，换位思考问题，主动为师生着想。教学管理工作是一项规范化的工作，在强调工作态度的严谨细致的同时，也要求有创新精神和创新实践。新教务秘书可以从三个方面理解：首先是工作观念上的创新，尤其是在高等教育改革和两级管理体制改革的背景下，教务秘书要改变传统教务秘书是“勤杂工”的观念，突出参谋与助手的职能；其次是工作思路上的创新，应用型本科院校寻求内涵式发展，强调产学研合作办学，教务秘书的学术管理就包含了教学管理和科研管理，教务秘书要思考如何使教学管理与科研管理相结合，通过教学管理带动科研管理，使科研活动与教学活动相互促进、共同提升；最后是工作方法的创新，教学秘书需要具备科学的管理方法，以最优化的资源配置实现优的管理效果，在教务管理的事务性工作中，以规范化的科学方法减少降低人财物力的成本，提升执行力效用，促进管理的规范化和科学化。新教务秘书的工作过程，也是一个学习的过程。由于从事教务秘书岗位的人员所学的专业一般与从事的工作岗位不一致，对各种有关高等教育的知识，如高等教育管理学、高等教育管理心理学等接触较少，比较陌生，而这样的不甚完善的知识结构将会影响新教务秘书对领导意图、文件精神的领悟不够深入和透彻。基于此，新教务秘书要善于利用学校提供的继续教育的平台，学习相关的高等教育管理理论、提高理论素养和教育管理水平，不断更新知识结构，锻炼综合能力，培养与提升执行力。