基层无纸化办公推广应用存在问题及对策建议

基层无纸化办公推广应用存在问题及对策建议

随着网络技术的快速发展和低碳环保理念的不断深入，方便、快捷的无纸化办公模式得到广泛普及，越来越多的党政机关、企事业单位应用信息化手段开展日常工作，实现了效率提升与成本节约“双赢”，但基层无纸化办公在推广应用中仍存在一些问题，亟待关注解决。

一、存在问题

一是传统办公理念根深蒂固。纸质文件是传承历史文化的重要载体，大量的名著、文献、史记的手写稿、原稿具有很高的可依据性和可考性，其特有的保存作用和传承价值是其他形式所无法替代的。受行为习惯和传统观念影响，人们认为“白纸黑字”更具有权威性，仍有领导干部习惯在纸质文件上进行圈阅或批示，认为通过笔迹更能真切感受到对方的情感、性格、修养等信息，而通过计算机和网络办公缺乏一定的情感交流。

二是无纸化办公安全性受到质疑。在无纸化办公系统广泛使用的同时，“网络黑客”“网络木马”等也在威胁网络的正常运行和信息数据的安全可靠，容易造成文档永久丢失、重大事件泄露等不可挽回的损失。一些基层干部还不具备基本的电子信息技术和网络知识，在安装防病毒软件、防火墙、漏洞扫描系统方面存在能力不足问题。

三是办公人员能力素质有待提升。强大的技术队伍是无纸化办公系统有效运行的重要支撑，而大部分单位缺乏电子政务建设维护的专业技术人才，组织专业人员培训不够经常，办公系统操作运用不够灵活，纸质文件和电子文件“两条腿走路”，线上线下“双办公”等现象仍然存在，无形中增加了办公用品消耗和基层工作负担。

四是“指尖上的形式主义”问题凸显。无纸化办公不受时间和空间的限制，打破了传统的“公文往返式”办公方式，缩短了文件印发、转送、通知等时间，工作效率明显提高，但在处理电子文件时，批阅者对文件内容不能反复阅研、仔细斟酌、随意注释，存在“一点而过”的现象，为“一批了之”等懒政、怠政现象滋生提供了“温床”。无纸化办公系统不够统一，兼容性不强，没有打通各个部门协同办公的“经络”，导致部门之间沟通协作不畅、协同办公壁垒重重。

二、对策建议

一要扩大无纸化办公应用的广泛性。引导广大基层工作人员转变思想观念，把推行电子公文传输和无纸化办公作为提高办公效率、降低办公成本、践行绿色发展理念的重要举措和具体行动，实现传统办公与无纸化办公的有效衔接、平稳过渡。借助政务内网实现公文的高效流转和发文的快速审批，增强收、发文的便捷性和时效性。推行钉钉考勤软件，优化上下班打卡、请休假、公务用车以及出差等事项的快速审批和办理流程，实现规范化、标准化的考勤管理。在疫情防控特殊时期，采用“视频会议”模式，减少会议费用和与会人员接触，为疫情防控加上“安全锁”。

二要重视无纸化办公运行的安全性。加强网络日常安全监控管理，提高办公系统安全密级，安排专人负责收发、传阅和保管涉密文件，建立涉密文件流转工作台账，严格记录涉密文件流转过程，杜绝失泄密事件发生。加强电子文档标准化管理，组织开展管理人员业务培训，提升电子文档归档质量。建立无纸化办公系统终身运维机制，实现无纸化办公系统可持续运维、可迭代设计，保留办公系统开放接口，方便不同部门根据各自需求搭建统一平台，打破“信息孤岛”，加强交流沟通，实现信息共享和协同办公。

三要加强无纸化办公培训的专业性。网信部门牵头组织开展电子政务协同办公系统的应用培训，采用专业人员集中授课、现场操作、个别指导等方式，对协同办公系统、电子邮件系统、移动办公系统、电子印章系统等重要功能进行详细说明，针对“零基础”的工作人员，成立互助学习小组，不断提高工作人员操作水平和办公效率。加大计算机专业技术人员招引力度，缓解网络管理人才和现代化办公设备操作人才缺乏的窘境。制定可行的奖惩办法，把技能培训和日常考核结合起来，保证无纸化办公运行畅通无阻。

四要增强纸质文件与和电子文件的互补性。随着新型网络化办公模式的出现，传统办公方式受到很大挑战，但从传统办公向现代化办公模式过渡需要稳步推进，不能“一刀切”，要增强“双轮驱动”互补性。一些需要领导签发的重要文件和考核迎检台账资料仍要保留纸质版，才能体现工作的权威性和真实性。非涉密的发文、会议通知、政务信息等可在政务内网上接收、转办、存档，无需打印、转送，减少了大量的人力、财力和物力，提高了工作效率，达到了整治形式主义为基层减负的工作效果，让基层干部真正体会到“无纸”又“无忧”的快乐。