公文写作技巧与方法范例优质8篇

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公文写作技巧与方法【第一篇】

随着网络化的发展，公文通过e-mail的方式批阅使传统的办公模式正在发生着革命性的变化，但现在国内缺少实现网上公文批阅的软件，文件容易被拷贝、篡改，企业的办公方式还无法真正实现无纸化。

电子公文的写法。

电子公文主要由主题、事项或附件落款组成。

一、收件单位/人。

二、抄送单位/人。

三、主题。相当与公文的标题，如《关于***请示》、《关于****报告》。

四、事项。公文的主要内容，包括发文目的，事项等(与日常公文协作方法一致)，若提供相关文件或报告等，可以附件方式发送(注明)。

五、落款。署名及成文时间。

递交程序以递交直属领导为宜。

公文写作技巧与方法【第二篇】

身体姿势：身体尽可能平直，腿部的动作刚好露出水面打水。

臂部动作：入水，伸展，抱水向内划，向上划，移臂。

打腿：双腿并拢，膝部不要弯曲过度，向下打腿。呼吸：头朝肩膀出水面转动呼吸，有轻呼吸和深呼吸。

节奏：打腿6次，两臂各划水1次。

身体姿势：两耳刚好放在水中，臀部刚好放在水面下，两脚刚好露出水面，头保持稳定。

臂部动作：入水，抱水，向下划，向后划，第二次划，复位，移臂。

打腿：双腿靠拢上下交替打腿，膝部可弯曲但不能露出水面。

呼吸：一只胳膊挪动时呼气，另一只挪动时换气。

节奏：划臂1次，打腿6次。

身体姿势：肩部必须保持在水平面上，臀部接近水面，头比双臂先入水，抬头要低。

臂部动作：入水，向外划和抱水，下划，内划，上划和移臂。

打腿：开始时，不曲膝，双腿并拢。一旦脚后跟露出水面，向下打水。

呼吸：在向上划时开始呼吸。

节奏：划臂1次，打腿2次。

身体姿势：头部和臀部尽量保持高位，身体以胸部为基准。

臂部动作：向外划，抱水，向下划，伸展。

打腿：伸展，收腿，外蹬腿，下蹬腿，内蹬夹腿。

呼吸：在臂部做有力的内划动作时呼吸。

节奏：保证蹬腿动作在双臂伸展时完成。

公文写作技巧与方法【第三篇】

一、了解对象，有的放矢 演讲稿是讲给人听的，因此，写演讲稿首先要了解听众对象：了解他们的思想状况、文 化程度、职业状况如何;了解他们所关心和迫切需要解决的问题是什么，等等。否则，不看 对象，演讲稿写得再花功夫，说得再天花乱坠，听众也会感到索然无味，无动于衷，也就达 不到宣传、鼓动、教育和欣赏的目的。

二、观点鲜明，感情真挚 演讲稿观点鲜明，显示着演讲者对一种理性认识的肯定，显示着演讲者对客观事物见解 的透辟程度，能给人以可信性和可靠感。演讲稿观点不鲜明，就缺乏说服力，就失去了演讲 的作用。 演讲稿还要有真挚的感情，才能打动人、感染人，有鼓动性。因此，它要求在表达上注 意感情色彩，把说理和抒情结合起来。既有冷静的分析，又有热情的鼓动;既有所怒，又有 所喜;既有所憎，又有所爱。当然这种深厚动人的感情不应是挤出来的，而要发自肺腑， 就像泉水喷涌而出。

三、行文变化，富有波澜 构成演讲稿波澜的要素很多，有内容，有安排，也有听众的心理特征和认识事物的规律。

如果能掌握听众的心理特征和认识事物的规律，恰当地选择材料，安排材料，也能使演讲在 听众心里激起波澜。换句话说，演讲稿要写得有波澜，主要不是靠声调的高低，而是靠内容 的有起有伏，有张有弛，有强调，有反复，有比较，有照应。

四、语言流畅，深刻风趣 要把演讲者在头脑里构思的一切都写出来或说出来，让人们看得见，听得到，就必须借 助语言这个交流思想的工具。因此，语言运用得好还是差，对写作演讲稿影响极大。要提高 演讲稿的质量，不能不在语言的运用上下一番功夫。 写作演讲稿在语言运用上应注意以下五个问题：

（一）要口语化。上口、入耳这是对演讲语言的基本要求，也就是说演讲的语言 要口语化。 演讲，说出来的是一连串声音，听众听到的也是一连串声音。听众能否听懂，要看演讲 者能否说得好，更要看演讲稿是否写得好。如果演讲稿不上口，那么演讲的内容再好， 也不能使听众入耳，完全听懂。如在一次公安部门的演讲会上，一个公安战士讲到他在 执行公务中被歹徒打瞎了一只眼睛，歹徒弹冠相庆说这下子他成了独眼龙，可是这位战 士伤愈之后又重返第一线工作了。讲到这里，他拍了一下讲台，大声说：我独眼龙又 回来了！会场里的听众立即报以热烈的掌声。 演讲稿的口语，不是日常的口头语言的复制，而是经过加工提炼的口头语言，要逻 辑严密，语句通顺。由于演讲稿的语言是作者写出来的，受书面语言的束缚较大，因此，就 要冲破这种束缚，使演讲稿的语言口语化。为了做到这一点，写作演讲稿时，应把长句改成 短句，把倒装句必成正装句，把单音词换成双音词，把听不明白的文言词语、成语改换或删 去。演讲稿写完后，要念一念，听一听，看看是不是上口、入耳，如果不那么上口、 入耳，就需要进一步修改。

（二）要通俗易懂。演讲要让听众听懂。如果使用的语言讲出来谁也听不懂，那么这篇 演讲稿就失去了听众，因而也就失去了演讲的作用、意义和价值。为此，演讲稿的语言要力 求做到通俗易懂。列宁说过：应当善于用简单明了、群众易懂的语言讲话，应当坚决抛弃 晦涩难懂的术语和外来的字眼，抛弃记得烂熟的、现成的但是群众还不懂的、还不熟悉的口 号、决定和结论。（《社会民主党和选举协议》）鲁迅也说过：为了大众力求易懂。（《且介 亭杂文·论旧形式的采用》）

（三）要生动感人。好的演讲稿，语言一定要生动。如果只是思想内容好，而语言干巴 巴，那就算不上是1篇好的演讲稿。广为流传的恩格斯、列宁、斯大林的演讲，鲁迅的演讲，闻一多的演讲，都是既有丰富深刻的思想内容，又有生动感人的语言。语 言大师老舍说得好：我们的最好的思想，最深厚的感情，只能被最美妙的语言表达出来。 若是表达不出，谁能知道那思想与感情怎样好呢？（《人物、语言及其他》）由此可见，要 写好演讲稿，只有语言的明白、通俗还不够，还要力求语言生动感人。 怎样使语言生动感人呢？一是用形象化的语言，运用比喻、比拟、夸张等手法增强语言 的形象色彩，把抽象化为具体，深奥讲得浅显，枯燥变成有趣。二是运用幽默、风趣的语言， 增强演讲稿的表现力。这样，既能深化主题，又能使演讲的气氛轻松和谐;既可调整演讲的 节奏，又可使听众消除疲劳。三是发挥语言音乐性的特点，注意声调的和谐和节奏的变化。

（四）要准确朴素。准确，是指演讲稿使用的语言能够确切地表现讲述的对象事物 和道理，揭示它们的本质及其相互关系。作者要做到这一点，首先，要对表达的对象熟悉了 解，认识必须对头;其次，要做到概念明确，判断恰当，用词贴切，句子组织结构合理。朴 素，是指用普普通通的语言，明晰、通畅地表达演讲的思想内容，而不刻意在形式上追求词 藻的华丽。如果过分地追求文辞的华美，就会弄巧成拙，失去朴素美的感染力。

（五）要控制篇幅。演讲稿不宜过长，要适当控制时间。德国著名的演讲学家海茵兹·雷 德曼在《演讲内容的要素》一文中指出：在一次演讲中不要期望得到太多。宁可只有一个 给人印象深刻的思想，也不要五十个证人前听后忘的思想。宁可牢牢地敲进一根钉子，也不 要松松地按上几十个一拨即出的图钉。所以，演讲稿不在乎长，而在乎精。 五，认真修改，精益求精 从事任何文体的写作都要重视修改，认真修改，精心修改，写作演讲稿自然不能例外。例如， 林肯在接到要他作上述演讲之后，在指挥战争、通权国是的情况下，亲自起草演讲稿，并把 演讲稿念给白宫的佣人听。直到演讲的前一天晚上，他还在旅馆的小房间里再次推敲、修改 这篇演讲稿。再如，1883年3月14日，马克思与世长辞。恩格斯作了《在马克思墓前 的讲话》的著名演讲。演讲草稿是这样开头的：就在十五个月以前，我们中间大部分人曾 聚集在这座坟墓周围，当时，这里将是一位高贵的崇高的妇女最后安息的地方。今天，我们 又要掘开这座坟墓，把她的丈夫的遗体放在里边。作者考虑后进行了修改，写成：三月十 四日下午两点三刻，当代最伟大的思想家停止了思想。让他一个人留在房里总共不过两分钟， 等我们再进去的时候，便发现他在安乐椅上安静地睡着了——但已经是永远地睡着了。两 者比较，后者入题较快，演讲一开始就抒发了对逝者的无限敬爱和万分惋惜的心情，使现场 的人们也沉浸在对马克思的缅怀与崇敬之中。正是这种认真的态度和精心的修改，才为他的 每次演讲的成功提供了有力的保证。

公文写作技巧与方法【第四篇】

俗话说“好记性不如烂笔头”。在读书过程中，把你以为用得好的词语，写得好的句子或精彩的段落，随时用笔圈点勾勒出来。在你读不懂的地方随时用笔作个记号，待通篇读完后再认真思考或向别人请教。

2.勤查字典、词典。

课外阅读时一般没有老师，在这种情况下，同学们很可能会遇到许多“拦路虎”。这时你可以请教你的第二任老师——字典，“他”能帮你扫清阅读障碍，同时也丰盛了我们的知识。

3.勤记笔记或写阅读心得。

在读书过程中，把书中精美的句子、精彩的段落摘抄下来，这样日积月累，持之以恒，充实和丰盛自己的知识。读完书后，可以把你的感受、受到的启发写在笔记本上。这样不仅提高了你的阅读和理解课文内容的能力，而且还养成了勤于动笔的好习惯。

4.勤于思考，积极讨论。

读完1篇文章要回过头来想一想，这篇文章主要写的是什么，还要想一想作者写这篇文章的目的是什么，是为了阐明什么。遇到个人难以解决的问题时，可以让别的同学也读一读那篇文章，然后共同讨论。

读书不二法。

一段时间内专心致志地只读一本书。清朝政治家曾国藩就是这样读书的：“诸子百家，汗牛充栋，或欲阅之，但当读一人之书集，不当东翻西阅。”这种读书方法，最适合那些想练好基本功，打下扎实治学功底的读书人。

波浪渐进法。

一次读一本书，但不强求一气呵成，可以过一段时间再读。一部《昭明文选》，上学时读过，上世纪五十年代读过，上世纪六十年代读过，到了七十年代还读了好几次。时间不充裕，或读一些“难啃”的大部头时，不妨采取这种方法。

比较品读法。

此法是说一次读几本书，用比较对照的方法读书。写《魏书》的史学家夏侯谌听别人称赞陈寿写的《三国志》，心里不大服气，便找来细读，这才知道《三国志》却比自己《魏书》好，于是当即烧掉了自己的书稿。搞研究或者做论文时，用这种方法可以让你大受裨益。

看书一目十行，从上往下读，像下楼梯一样。因为有些书含金量太少，只用浏览。更快的方法也称之为“跳读“，就是抓住文章梗概，剪除背景、补叙等内容，跳过去不读。垂直阅读的方法可以有效地提高阅读效率，用于读一般的小说或快速浏览资料都不错。

字斟句酌法。

此法讲究读书要一字一句，细细品读。好的作品信息量大，含金量高，大段速读难免消化不良，必须边读边思考。散文家秦牧，读书先是“鲸吞“，大体看一遍，然后是”牛嚼“，像牛反刍一样，仔细研究品味。用眼睛来读书只有眼见，用心去读书才有心得。字斟句酌法特别适合读经典。

精华提炼法。

对于一些作品，不仅要精读，还要总结归纳，提炼出其中的精华。历史学家吴晗就特别擅长做读书卡片。他读书时，见到有用的句子就抄在一张卡片上。他读了几十年书，做了几十万张卡片。读完一本书，如果真能够提炼出几句有用的话来，就算没有白读。

成功的明证。

最有效率的阅读状态就是身心放松，精神集中。保持这种精神集中的放松状态，就能确实掌握文章的内容，并且牢记在心。

那么，为了进入集中精神的放松状态该怎么做才好呢?

有个方法可以迅速地进入这个状态，就是“橘子集中法”。这个技巧非常简单，只要将注意力集中于一点，就能立即提高阅读的效率。

不管是阅读还是记忆，提高效率的关键都在于“精神集中”，这是经过常年的研究得知的。

人的意识可以一次注意到7个位元(或增减两个位元)的信息，所以美国的贝尔电话公司才会在一开始就将电话号码定为7个数码。换句话说，人在意识上有能力同时处理大约7个位元的信息。

根据研究结果显示，阅读书本时，为了有效地集中精神，可将注意力固定在某一点上。而重点是把注意力固定在哪一点。

举例来说，开车时应该注意的地方是前方，而不是车盖上的装饰或前方车辆的车牌。

在阅读文章时，固定注意力的理想位置是后脑勺的上方。而“句子集中法”就是将注意力固定在理想的位置上，使身体和头部都能在瞬时之间形成“精神集中的放松状态”。

公文写作技巧与方法【第五篇】

一，装备要准备充分。初学游泳由于很多事情都无法预测，常常忘记或者忽略带一些小东西。比如带个游泳帽什么的，眼镜也是要的。换洗的衣服和洗漱用品。而且市面上好像还有保护耳朵的东西，但是有的人也是不建议用的。反正具体根据实际情况自己决定吧。

二，心理上的准备。除了下面注意事项里提到的各种前期的判断以及安全要点，还要注意是否对下水十分的恐惧和不安。这样的心态会影响下水后的各个环节，甚至生命。

三，游泳地。一般初学者大家还是建议去游泳池练习。水的波动不大。

四，救生圈。不熟悉水性的人，带个救生圈个人认为还是必要的。总比老呆在浅水区看别人游要好一点。刚刚开始熟悉水性的人可以借助救生圈熟悉一下游泳池以及看看别人是怎么游泳的。获取一些心得。

五，带个“教练”。如果有条件，当然是带个会游泳的人陪你一起去那是最好的。或者跟一位专业的训练老师学习也是可以的。他们可以帮助你熟悉分解一下动作。

六，刚开始下水的时候，可以先从浅水区开始。在那里最低的水域应该也就到半个身子的位置。深水区先不要去，那里一般都有几米深了。初学者脚一旦踏空就会开始紧张，这样的慌乱是学习游泳的障碍。

七，学习游泳最主要的就是要学会在手脚协调的情况下还要学会换气。想像一下，那将是几组动作同时的完成啊。所以，如果你是手脚特别不协调，那么就要苦练基本功了。

八，平衡就是要能够把自己平平稳稳的浮在水面上。这个可以说是人人都可以做到，又可以说非常难做到。游的好的人看上去都像一条鱼似的浮在水面上。刚开始练习也是在浅水区，最好在旁边有人看着的情况下把自己平着浮在水面上。一旦出现恐慌，还可以抓周边的东西稳定一下。

九，练习换气。带上泳帽，带上眼镜。慢慢熟悉一下换气的节奏。不带眼镜会让你在水下的时候更加的紧张，出现脚滑什么的，人更加紧张。有一个眼镜看的见，心理上还好一点。换气的练习是需要循序渐进，有耐心的跟水和平相处。

因为这个过程中喝水是很正常的`。一旦掌握不好节奏，一旦出现慌乱。就会乱了节奏地呼吸。前期的挫折是很多的。

十，练习手脚动作。如果是练习蛙泳，可以像视频里那样先在岸上把基本功练好。到了水里才不会慌乱。等这套动作已经成为一套自然连贯的运动，就可以下浅水区练习练习。总之，最终还是要把在水面上的平衡，换气以及手脚动作协调配合，完成游泳的动作。

其实就像你看动物世界里，很多小动物没谁教过天生就会游一样。可能还是心态上比较不那么怕水，能很快适应各种身体的状况并掌握，很轻松的过了平衡那一关，再加天生的狗刨式求生技能，也能在水里游。

据了解悟性高的同学学个几次，基本上就可以自己游了。而协调性比较差的、悟性不好的则需要耐心点。但无论如何这都是一项实践性很强的运动，单单阅读一些技巧是不够的，还是要多多练习。

公文写作技巧与方法【第六篇】

即两者都不可缺,而是哪个更重要的问题。

后面几段也有类似问题,这是要扣分的辩论赛应该忌讳的现象。

雄辩高手——辩论赢家的智慧韬略。

在人们的日常生活中，常常会遇到辩论，无论是在学校还是在单位，无论是在家庭还是在公共场所，人们或者为重大的国家决策，或者为琐碎的生活小事而展开辩论。有时候，辩论会产生出一些共同的见解；有时候，辩论以面红耳赤而告终。不管怎样，辩论与人们的生活如影随形，息息相关，辩论的影响无处不在。在辩论的过程中，人们逐渐发现了一些现象。比如，总有人在辩论中滔滔不绝，也总有人经常处在哑口无言的境地；总有人气势如虹，以堂堂之气树正正之旗，也总有人偷梁换柱，以小巧机变而取胜。后者，我们将其称为诡辩，与之相对，我们把前者称为雄辩。雄在何处?99国际大专辩论会冠军得主西安交通大学队教练韩鹏杰将其总结为：铁立论、美意象、快思维，比较全面地概括了雄辩的特征。而西安交通大学队也正是凭借着这三大法宝，以大漠风沙一般之势卷走了a组冠军和最佳辩手奖。雄是一种感觉，这种感觉的外在表现就是强有力的，这种强有力的感觉还可以分解出多个子感觉：一个是勇，摧枯拉朽，势如破竹，无可抵挡，在辩论中的这种情形就是使对方无话可说，哑口无言；一个是大，气势恢弘，视野开阔，材料丰富，上至天文，下至地理，一切与题目有关的内容皆可拿来为我所用；还有一个是精，简明扼要，没有废话，无哗众取宠之嫌，有画龙点睛之意，听之如拨云现月，豁然开朗。在实际辩论中，这三种子感觉交叉运行，共同组成了雄辩风格。塑造这种风格必须借助两个工具：一个是思维，一个是语言。思维是内在的，起决定性作用的；语言是外在的，起烘托作用的。思维的核心是逻辑。复旦大学教授张蔼殊曾经说过，逻辑是不能够被打败的。强大的逻辑犹如万里雄关，根基深厚，无可撼动。在它面前，如果不是同样强大的逻辑，其他的进攻都犹如蚍蜉撼树，隔靴搔痒，只能损其枝叶，而无法动其根本，其散发出来的严谨、雄壮之美直通人的心灵，使人感受到强大的震撼力。逻辑能力对于辩手而言，就像是罗盘之于轮船，导航仪之于飞机，一旦缺失，就会迷失方向，溃不成军。为什么逻辑是不可战胜的?列宁曾经说过：“人的实践经过千百万次的重复，它在人的意识中以逻辑的格固定下来。这些格正是(而且只是)由于千百万次的重复才有着先入之见的巩固性和公理的性质。”这段话鲜明地表明，逻辑的法则并不是凭空产生的，而是在不断重复着的人类生存活动的基础上产生和发展起来的。逻辑所具有的那种不可战胜的力量归根到底表明，在人的生存活动中形成的某些客观的关系是不可违背的。比方说，在日后被李为经典的“人性本善(恶)”的辩论中，复旦大学就确立了；套强大的逻辑构架：人性是人所为人的根本特性，恶是人类欲望的无节制扩张，善是对人类欲望无节制扩张的制约，恶花所以能结出善果，是因为如果人人自利则无人能自利，因此在冲突中产生制衡，这就是最早的善端。而正方台湾大学的立论是：善印良心，恶即恶行，但他们无法解释出善花如何结出恶果这一命题。双方从逻缉架构上首先分出了高下，因此在实际的辩论过程中，反方能够高屋建瓴，居高临下压着对方来打，从而取得了比赛的胜利。这种逻辑力量不仅体现在整体的架构上，也体现在对某些具体问题的分析之中。在99国际大专辩论会a组决赛中，当正方自由人胡渐彪针对反方所提出“美是主观感受”而举出针尖和针刺到手中的感觉是截然不同时，听来真有一种振聋发聩之感，这不正是从逻辑上明明白白地告诉对方，您讲的那个主观感受叫美的感受，但它和美本身截然不同。再如针对正方所提出的美是可以脱离人的主观存在的立论，反方三辩一针见血地指出，其实对方论证的是美可以脱离一部分人的主观意识而存在，那是因为另一部分人主观上认为它美，这就从逻辑上撬掉了对方的根本，使辩论上升到一定的美学讨论的核心，难怪余秋雨先生赛后点评说，这样的陈述已达到让人动容的程度。如果说，逻辑是雄辩的核心的话，那么语言就给它披了一件美丽的外衣；如果说逻辑体现的是理性之美、思想之美的话，那么雄辩的语言就体现出一种雄壮之美、矫健之美，它犹如万里黄河，自九天滚滚奔流而下；犹如喜马拉雅之鹰，在蓝天白云之间自由翱翔。那种气吞山河的气势、雄姿英发的气质，挟泰山以超北海，让人无法抗拒它的魅力。当我们听到胡景晖用尽全身的气力喊出“祖国啊，我的祖国”时，当王世军慷慨激昂地发出“天下兴亡，匹夫有责”的呼唤时，当蒋昌建严肃地说出“黑夜给了我黑色的眼睛，我却注定要用它来寻找光明”时，我们感受到真正的心灵震荡。

逻辑和语言构成了雄辩的全部，一般说来具备这两种能力的人基本上具备了雄辩家的素质，但要真正成为一名雄辩家，还必须借助一定的技巧。我们将之称为雄辩韬略。应当说明，这些技巧并不是全部的辩论技巧。对于有些不属于雄辩范围的技巧，如移花接木，明修栈道、暗渡陈仓之类，我们并未收入，原因是它们基本上都带有巧诈权变的特征，再往前走一步就是诡辩，不符合上文我们关于雄辩特征的说明。从根本上说，辩论是用来激发思维、启迪智慧的。说它是游戏也，说它是娱乐也罢，归根到底，我们还是可以从辩论中学会许多以前所不具备的东西，它已经构成我们生活生存的一部分。辩风体现着作人。我们之所以提倡雄辩，也正因为雄辩带给人的是智慧，而诡辩带给人的是权谋；雄辩使人更崇高，而诡辩使人更卑琐；雄辩使人更严谨，而诡辩使人更浮躁；雄辩使人更豁达，而诡辩使人更小气；雄辩使人更热爱辩论，而诡辩使人更厌恶辩论。

在辩论的道路上，诡辩、花辩、戏辩层出不穷，但大都是县花一现，从来也没有任何一种其他的风格，能让我们感受到真正的思想的魅力，万古长青。那么，就让滔滔雄辩之风，荡于天地之间，荡于我们每个人的心灵深处，让阳光永远存于我们的生活之中。

公文写作技巧与方法【第七篇】

会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。

会议纪要通过记载会议的基本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括反映会议精神，以便使与会者统一认识，会后全面如实的进行传达组织开展工作的依据。同时"会议纪要"是可以多向行文，具有上报、下达以及同级单位进行交流的作用。

会议纪要的写法。

会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成。其各部分的写作要求如下：

一、首部。这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如《*****公司******会议纪要》。

二、正文。会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成。

1、前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。

2、主体。它是会议机要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果，写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议准确的表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。

三、尾部。包括署名和成文时间两项内容。

公文写作技巧与方法【第八篇】

公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似，但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。

公文的拟写通常按以下步骤进行：

一、明确发文主旨。

任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：

1、文件的中心内容是什么?比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样?存在哪些问题，解决方式、需协助事项;再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。

2、根据文件内容，准备采用什么文种?比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报;针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。

3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验;是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。

4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。

总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。

二、收集有关资料，进行调查研究。

发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳;如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。

怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢?一是收集和阅读有关的文字材料;二是到实际当中搜集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。

总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。

三、拟出提纲，安排结构。

在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。

提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。

拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

四、落笔起草、拟写正文。

结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：

1、要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。

2、要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。

五、反复检查，认真修改。

初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。

1、关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。

2、关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。

3、关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。

4、关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。

5、关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。

修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。