关于推动档案工作发展的思考
关于推动档案工作发展的思考
（2023年10月）大兴调查研究活动开展以来，结合习近平新时代中国特色社会主义思想学习，围绕分管的档案工作，特别是机构改革以来档案工作的实际和现状，对探索局馆工作协同有效模式、加强档案业务力量进行了一些思考，对乡镇、街道和区直部门的档案队伍、业务开展和档案室建设等方面进行了调研，现将调研情况报告如下：
一、档案机构设置及职责概况
2019年以前，档案局与档案馆是一个机构两块牌子。2019年机构改革后，按照国家统一部署，实行局馆分离模式改革。改革后情况如下：
区委办公室加挂区档案局牌子，档案局职能划归区委办公室，区委办公室设档案行政执法科（目前只有1人，机构改革后从其他科室调整到档案科，非档案专业，边干边学），主要职责是全区档案行政执法，档案业务指导、培训、验收等具体工作。具体如下：负责贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法律、法规和规章制度，制定本区域、本部门工作条例、规章、制度；对全区档案工作进行监督、检查、指导；对档案违法单位和个人依法纠责，并给予行政处罚；对全区各部门、各单位年度文件材料归档工作进行检查验收发证；对全区档案工作人员开展档案业务培训等工作。
区档案馆为区委直属正处级事业单位，全额拨款事业编制**名，设馆长**名，副馆长**名，内设机构领导职数**名。主要职责是档案的收集、管理、利用。具体如下：负责接收、征集、整理、集中保管全区重要档案；开展档案编研工作，开发档案信息资源，依法向社会开放档案；负责全区档案目录中心工作，建立全区档案信息网络；全区电子档案的管理和开发及馆藏档案的数字化转换。
二、当前档案工作形势
档案工作担负着“为党管档、为国守史、为民服务”的重要职责，是“今世赖之以知古，后世赖之以知今”的光荣事业，是党的事业不可或缺的重要组成部分。习近平总书记指出：“档案工作是一项基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”习近平总书记的讲话高度概括、深刻揭示了档案的价值作用和本质特征，对档案工作的重要性作了精辟论述和科学定位，体现了总书记对档案工作的关注。近年来，党和国家越来越重视档案工作。从机构设置上看，通过机构改革，全面加强了党对档案工作的领导，将档案工作划归各级党委直接管理，现在各级党委办公厅（室）加挂档案局牌子，履行档案局职能，进一步强化了档案工作的政治属性，更加明确了“档案工作姓党”的原则。从档案业务上看，档案涵盖领域越来越广，工作任务越来越多，要求标准越来越高。去年以来，国家和省市先后安排部署了脱贫攻坚、疫情防控以及村务档案等专项工作，这种情况以前是从来没有过的。从工作考核上看，根据省市要求，我区已将档案工作纳入年度绩效考核。从自身需要来看，档案作为党和政府、各行各业工作和生产活动的原始记录，记录了各单位的重要工作、重大活动、人事调整、资金使用等重大决策形成过程，与各乡镇街、各部门工作息息相关。
虽然党和国家越来越重视档案工作，我区也认真贯彻落实了机构改革要求，但从实际情况来看档案工作还存在一些实际困难。机构改革前，档案局馆是一个机构两块牌子，人员力量较为充足，档案工作主要是指导、收集乡镇（街道）、区直部门形成的文书类档案，业务相对单一，整理规则相对简单。机构改革后，区委办档案科只有1人，今年招录公务员1名（非档案专业，去年招录档案专业未招到人），一直处于工作人员少、专业能力不够状态，经过边干边学，区委办公室档案科基本能够承担起文书档案工作。但近年来，档案工作量逐渐增加，涉及的科技类、项目类、专题类等档案种类逐渐增多。从2021年起，国家和省先后下发开展重大活动和突发事件档案、村务档案、脱贫攻坚档案、疫情防控档案等工作通知，AA省还下发了《AA省政府投资的重点建设项目档案专项验收实施细则》，要求“各级政府投资的重点建设项目都必须进行项目档案专项验收，未经档案专项验收或档案专项验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。”另外，当前还面临着全区各乡镇、街道土地确权档案的验收工作。面对归档立卷方法各异的多类档案，特别是可能出现的重点建设项目档案验收，感到力不从心，很难应对当前的档案工作任务，遇到业务性强的工作只能向档案馆求助，甚至在开展脱贫攻坚档案工作和当前土地确权档案验收时，只能从街道专门借调原档案馆业务骨干帮助指导业务。另外，档案馆也面临人员老化、青黄不接问题，领导班子成员多为管理型，缺少业务型领导。
三、调研中发现的问题
通过实地查看、谈话交流、现场反馈意见等方式，对全区部分部门和乡镇、街道的档案工作领导机构、管理制度、基础业务及档案室建设和业务开展等方面进行了走访踏查，重点查看了2021年、2022年文书档案、疫情防控档案、扶贫档案、项目档案归档立卷情况。总的来看，部门档案业务水平高于乡镇、街道，原因就在于部门档案员队伍相对稳定，从事档案工作时间长、精于业务；但是在档案室建设上，乡镇、街道要强于部门，乡镇、街道普遍都有一个相对独立的档案室。具体来说：
1、档案组织建设情况。各乡镇街均能够建立健全档案工作领导小组，具体统筹档案工作，并能够配置足额档案员，基本能够保证档案工作开展。但有的领导档案意识薄弱，对档案工作过问少，对所需的人、财、物和整理归档时间不能给予充分保证；有的领导只安排任务不跟踪落实，导致档案工作拖延、滞后，反应慢、启动晚，推进不及时；有的单位在接受指导后不能立即开展工作，对指出的问题整改慢、见效晚。
2、档案基础设施情况。总体来看，大部分乡镇街档案室整洁卫生，档案柜标识清晰，档案保管排列有序，档案装具符合国家和省档案管理规定，能够做到档案室“八防”管理要求，但部分乡镇街与整齐、规范、统一的要求还有一定差距；仍存在档案室脏乱、档案室防光性差、档案盒破损等问题，甚至有的档案室发生走水问题，一些单位档案室设施设备不齐全，密集架覆盖率差，安全防范意识不强，管理不到位，不符合档案安全保管要求，容易产生安全隐患。
3、档案业务建设情况。乡镇、街道普遍存在档案盒、文件盖章错误、模糊、脏乱、大小不一等问题，不符合档案验收标准，并且存在目录裁剪、目录格式错误、文件保管年限划分错误、件内文件不全、未组件、缺少全总介绍、大事记、组织沿革、借阅登记簿、档案工作人员变动手续等问题，严重影响了档案工作的规范开展。
4、档案队伍建设情况。档案是一门科学，档案管理是一项专业性技术性工作，档案人员要有较好的素质，才能胜任档案工作。目前，各乡镇街中仍普遍存在档案员工作稳定性差，流动性高等问题，缺乏具有足够业务能力的长期专职档案员。绝大多数单位档案员都身兼多职，从事档案工作时间少、精力少；有的单位档案员更换频繁，交接仓促，对档案业务不懂不熟悉。档案员队伍不稳定，直接影响档案工作的连续性和档案业务质量。
四、工作建议和措施
1、高度重视，大力支持档案工作。区级层面，建议区委在调整档案馆班子时能从档案业务方面给予考虑，配备懂档案业务的干部，方便以后能给档案局提供业务支持和帮助。如有可能，建议按照国家和省市提出的“积极探索档案局聚焦抓规划引领、抓监督检查、抓队伍建设，有关业务指导工作依法依规委托给档案馆开展”的模式，将业务指导工作交由档案馆负责。乡镇、街道和部门，要进一步提升档案工作认识，主要领导要亲自过问档案工作，切实解决好档案工作中遇到的困难和问题，突出保障好档案室建设、档案人员配备和所需经费问题；分管领导要切实担负档案工作职责，加强协调和督促，配备好2名相对固定的专兼职档案管理人员，认真做好档案归档立卷、整理移交、查阅登记和保管利用等工作。
2、加强管理，实施好局馆协同工作模式。树立档案工作一盘棋思想，持续巩固机构改革成果，落实好制定出台的《QQ区档案局、档案馆协同工作机制》，紧紧围绕5大方面17项内容，进一步理顺档案局、档案馆协同工作关系，形成档案局、档案馆既科学分工又密切协作的有效机制。在档案局、档案馆人员均比较紧张的情况下，充分发挥局馆协同作用，统筹整合档案力量，做到分工不分家，携手推动全区档案工作有序开展。
3、增加投入，不断完善基础设施。坚持底线思维，积极防范化解风险隐患，维护档案实体安全。乡镇街和部门要重视档案基础设施建设，全面落实“人防、物防、技防”等各项措施，对档案室面积小、条件差，标准低，五防措施不达标的，要督促加大档案基础设施投入，想方设法改善档案室条件，及时堵塞漏洞，切实消除隐患，特别是要重点解决好档案室防水防潮、存放空间不足、设施不全、环境卫生差等问题，切实改善档案安全保管条件，彻底排除安全隐患，确保档案安全。
4、抓好队伍，提升档案业务能力。档案干部队伍要与档案发展的新形势新任务相适应，要加强档案人员培养和使用，既要正视工作量大、工作人员少这一现实，挑选素质好、责任心强的同志，配好专兼职档案员，满足档案工作需要，也要关心、爱护档案干部，积极创造良好条件，激发档案干部工作热情。加强业务培训，不断拓宽培训渠道，改进业务指导方式方法，努力提高档案干部队伍素质，增强做好档案工作的本领。落实档案培训工作要求，突出文书档案、村务档案等重点业务，做好业务培训规划，抓好档案人员岗位培训。优化培训手段和方式，坚持现场培训和视频培训相结合，不断提高培训工作质量，更好地满足基层档案人员业务需求。