关于新时代企业档案管理体制的调研报告
关于新时代企业档案管理体制的调研报告
一、企业档案管理体制的现状
1.企业档案管理体制的“上层建筑”
企业档案管理体制可以简单概括为“档案部门抓全面，搞指导；主管机关抓领导，下任务；企业自身抓管理，促利用”。而档案部门和主管机关的职能就是代表企业档案管理体制的“上层建筑”，也就是领导决策。其具体表现为：一是各级档案行政管理部门依据《档案法》所赋予的职权和政府机关的行政职能，对所辖区域的档案工作展开组织协调、宏观管理和监督指导，既发挥了行政职能，又履行了执法监督的职责；二是各专业主管机关根据档案部门的要求，从抓领导认识入手，以下达任务指标为起步，把企业档案工作列入整体管理之中，对辖企业压担子、提要求，促使企业提高认识、自我加压。实践证明，这是做好企业档案工作的重要条件和必要环节。
2.企业档案管理体制运营现状分类
由于企业的所有制形式、组织形式和管理方式差异很大，因而企业的管理体制也有较大差异，从调查情况看，大致有五种情况：一是国有和集体大中型企业。由于基础较好，管理正规，大都设立专门的档案室（或档案科），负责对本企业的档案工作实行集中统一管理，或统一领导、统一制度以及分级管理。其档案机构有的是与其他职能部门平行的单独机构，有的则隶属于某个职能部门，这种体制基本能够根据各级档案行政管理部门与专业主管机关的要求履行职责；二是国有和集体小型企业。由于专业主管机关的要求和受大中型企业的影响，大都有一个隶属于某一职能部门（科室）的档案室，或在某一科室中设有专（兼）职档案员，具体负责管理本单位的档案，这种体制绝大部分能够根据档案部门和专业主管机关的要求，从事管理，提供服务。但有时难以对其他科室实施监督指导，较难保证文件材料的齐全完整；三是股份制企业。股份制企业又包含两种情况，一种是由国有、集体企业改制且国家、集体占主导地位的，基本上延续了国有和集体企业的档案管理体制和方式。另一种是新组建的股份制企业和个人股份占主导地位的企业，大都无专门的档案管理机构，而是分口管理，分级负责，个别的小型企业还把档案分散在个人手中，这种体制难以实行科学的管理和利用；四是中外合资企业。也分两种情况，一种是中方控股，中方管理或外方控股，中方管理，这种情况基本与国有和集体企业一样，有专门的机构和人员，档案工作也比较正规。另外一种是外方控股、外方管理的企业，大都无专门的档案机构和人员，其档案管理随意性很大；五是外商独资企业的个体私营企业。这种企业内绝大部分既无档案机构，又无档案人员，其档案主要是控制在有关人员手里或企业老板手里。
二、企业档案管理机制存在的问题剖析
一是有些企业的体制运行并不畅通，各级档案行政管理部门的政策、规范和标准难以及时有效地贯彻落实；二是档案行政管理部门与专业主管机关的衔接缺乏规范性，完全靠人为操作；三是专业主管机关对企业的档案管理还未真正纳入整体管理和目标管理，其工作开展在很大程度上是靠争取，靠督促；四是企业自身档案的管理体制缺乏统一性，工作力度不够，工作领域不宽，主动超前的服务功能不强，还难以适应市场变化和企业发展的需要。这些问题的存在，一定程度上制约了企业档案工作全面及协调开展。因此，建立适应社会主义市场经济和不同所有制形式与组织形式的企业档案管理体制，是推动企业档案工作再上新台阶的重要途径。
三、新时代企业档案管理体制的思考
1.市场经济为企业档案工作带来的冲击和影响分析
档案工作以其记录历史真迹、提供凭证和信息服务等特有功能独树一帜，是市场经济中必不可少的重要环节和基础条件。而在市场经济发生变化时，首当其冲的就是档案工作。据笔者分析，市场经济造成的冲击和影响主要为档案工作带来了以下五个方面的变化：一是档案的所有制形式发生变化。在传统的计划经济条件下，一切财产归国家所有，档案自然也是国家所有。实行市场经济后，公有制虽然仍是国家经济的主导，但个体经济、私营经济、外资经济和股份制经济等多种经济成分同时并存。企业所有制形式的多元化，使作为记录经济活动的档案由统一国有转变为国家、集体、个人所有及股东共有等多种形式并存的所属关系。二是档案管理形式发生变化。万变的市场经济和激烈的市场竞争，要求形成高效率、快节奏的运行机制。档案信息各自为政、分散管理，显然已不适应市场经济的要求，必须建立统一有效的综合管理网络，形成完善的档案信息系统，以便快速及时地处理、传递各类信息，更好地发挥档案信息中心的整体功能。三是档案的社会需求结构发生变化。在实行市场经济前，社会对档案的需求主要体现在政治、文化和工作考查方面。实行市场经济后，经济活动方面明显增多，经营决策、产品生产、市场营销和经济纠纷等无一不需要利用档案，这使得档案在经济建设中所发挥的效能越来越大，所处的地位也越来越显著。四是档案服务方式和内容发生变化。高速运转、讲求效益是市场经济的显著特点，传统的“坐门等客、你要我调”的被动型、封闭型服务方式和提供档案原件的单一模式，已不适应市场经济的需要。档案服务工作必然向主动型、开放型和多途径以及多角度服务方式转变。五是档案行政管理工作难度增加。在计划经济条件下，政府部门对经济活动通过行政命令展开管理，档案部门管理企业档案工作也主要靠行政手段来完成。实行市场经济后，企业成为自主经营、自负盈亏和依法纳税的经济实体，档案工作仅以行政手段管理的难度相应增加。
2.企业档案工作亟待变换方法应对市场经济体制变化
针对市场经济体制对企业档案工作产生的影响，笔者结合实际展开思考，若要保证企业档案工作的发展，必须加大改革力度，完善管理体制，调整工作思路，改进方法手段，建立起适应市场经济的新型企业档案管理体制。
一是继续贯彻企业档案工作的基本原则，实行“统一领导分级管理”，是《中华人民共和国档案法》提出的档案工作基本原则。首先，社会主义市场经济是与社会主义的基本制度结合在一起的，社会主义是我国根本的社会制度；其次，我国的经济虽然呈现出国有、集体、私营以及外资等多种经济成分并存的局面，但是国有经济、集体经济在我国国民经济中仍占主导地位，因而以档案归国家所有为前提的“统一领导、分级管理”的基本原则应成为档案工作中的主导原则。
二是改进、完善档案行政管理部门的工作方法和手段，充分发挥专业主管部门的职能，在企业内部建立面向市场、灵活高效的档案机构，为企业的发展创造条件，发挥作用。首先，要改进、完善档案行政管理部门的工作方法和手段，加强宏观管理，突出依法治档。在市场经济条件下，档案行政管理部门作为政府的职能部门，同其他部门一样，也要适应形势，转变职能，改变过去那种靠行政手段和具体指导管理企业档案工作的做法，加强宏观调控，搞好协调监督与指导，通过对企业档案工作的统筹规划，组织制定和推广企业档案管理的标准、规范，培养典型，树立榜样，推广经验，搞好培训等手段，切实为企业搞好服务。在强化服务的同时，运用新《档案法》及与之配套的档案法规约束、规范以及监督企业的档案工作，做到依法治档。其次，充分发挥专业主管部门的作用，依靠专业主管部门做好本行业，本系统的企业档案工作。在搞好宣传、搞好配合的同时，可以将所辖企业的档案工作与主管机关的档案工作紧密联系，列入主管机关档案人员的工作职责，统一目标，统一考核，加强对企业档案工作的领导。再次，应在企业内部建立灵活高效的档案工作管理机制。市场经济注重的就是效益，企业的一切活动都围绕增加经济效益运转，企业档案机构也要面向市场，力求“精简、高效”。为适应快速发展、高效运转的需要，有条件的企业应及早建立“档案信息情报中心”，实行档案信息情报一体化管理，以做到全方位管理，多功能服务。在负责收集、保管本单位的全部档案的同时，针对企业的需求开发档案资源为领导决策和各项工作超前服务。暂不具备条件的企业，要在稳定现有档案机构的基础上，尽快提高人员素质，加强科学管理，注重高效服务。
三是建章立制，依法行政。为确保市场经济条件下企业档案工作能够顺利开展，应重点做好四件事：第一，结合行政方法，强化法制手段管理档案工作；第二，围绕档案工作为市场经济服务的地位和作用，有针对性地搞好法制宣传，加大依法治档力度；第三，适应市场经济的需要，制定、完善与新《档案法》相配套的地方性档案管理制度和法规，把档案工作在各方面的要求通过法律法规形式确定下来，规范经济领域的档案管理工作，规范档案工作行为；第四，强化监督检查。根据实际情况，集中力量，有重点地进行档案执法检查，做到有法必依，违法必究，促进业务建设，扩大社会影响。
四是抓住经济“热点”，拓宽工作领域，搞好跟踪服务。随着改革开放的深入发展，出现很多新的经济领域，如经济技术开发区、三资企业、股份制企业等。这些领域产生的档案体现了党的改革开放政策，真实记录了新经济领域各项事业的发展，录了新的科研成果和新生产技术、新管理方式，是维护各方面经济利益的重要依据，对发展生产、借鉴管理经验等方面都有不可替代的作用。因此，档案工作就要抓住这些特点，走向经济建设的主战场，靠高效的工作，优质的服务，奠定新经济领域开展档案工作的基础。
3.企业加强标准建设，落实科学发展
在信息化时代，电子档案管理工作体现出明显的烦琐性，需遵循循序渐进的原则开展此项工作。首先，企业应以长远的眼光看待此项工作，依据实际情况制定长远规划，积极落实传统载体档案数字化的归档工作，避免开展后续工作时比较困难。其次，企业需制定相应的标准和目标，工作人员必须深入了解每项电子管理的特点，对电子管理的要求规范产生明确认知，知晓每类电子文件档案管理的时间和标准，确保每份有价值的文件管理到位。最后，企业需明确要求，齐抓共管。企业各个部门必须明确自身职责，与其他部门搭建沟通的桥梁，围绕档案管理服务模式的创新展开沟通交流，提出创新档案管理服务模式面临的困难，共同制定解决措施，共同积极开展文件归档工作。从电子档案的角度分析，最明显的优势是便捷性以及不会发生破损问题。所以，相关人员必须高度重视电子档案，将电子档案归档工作落实，以高标准来对待此项工作，确保档案信息获得完整的保存。
倘若想避免企业开展档案管理工作的过程中面临诸多阻碍，那么必须以完善的档案管理制度为基础，良好且完善的档案管理制度具有重要作用，除了可以提高档案管理效率外，还可以促使档案管理的效果更加理想。随着改革开放的日益深入，我国经济多元化的情形日益显著，人才流动量不断增大，流动频率也明显高于之前，导致企业档案管理面临着严峻挑战。所以，企业应充分考虑当地经济社会情况，对政府职能部门人才的发展和培养进行多角度分析，在立足实际情况的基础上建立针对性的档案管理制度，及时分析该制度是否存在不合理之处，采取相应措施将其解决，从而助力档案管理工作顺利开展。
4.加强对大数据的合理应用，提高企业档案管理信息技术水平
在今后的实际工作中，企业需以长远发展的立场，开展档案管理信息化建设，顺应大数据的发展热潮，提升大数据技术的利用率，使大数据和档案管理的相应步骤有机融合，利用大数据增强档案管理的先进性。在具体实践中，企业需摒弃落后、单一的档案管理，提高对大数据技术的关注度，了解该技术的功能、涵盖类型等，依据大数据的发展现状可知，存储技术主要包括NewSQL、NoSQL以及分布式文件系统等。企业需积极使用上述技术，并选择专门人员开展大数据分析技术的建设工作，这是大数据技术应用的重中之重。目前，大数据分析技术涵盖数理统计分析、机器学习、可视化分析等诸多技术，企业的选择要有针对性，为实际工作提供一定参考。同时，企业要转变早期的发展思路和模式，以现代化的视角看待档案管理工作，从不同层面分析该工作的需求，分析此项工作需要哪些硬件设备设施，对此展开引进，如终端计算机、档案管理服务器、专用数据存储设备、扫描仪等。此外，企业需将平台软件建设纳入重要事程，搭建比较适宜的档案管理信息化平台，将档案录入到平台中，并通过该平台整理、编撰相关档案，使档案以现代化的方式保存，还应着眼于档案管理信息化平台系统，加大对该系统的开发力度，将信息技术利用起来，避免人员面临繁重的工作任务，如通过信息技术检查档案信息内容有无存在不完整的情况，并要深刻认识到对档案加密保护的必要性，将此项工作提上日程，如需传输档案，要以虚拟专用网络（VPN）为主，建立私密的数据通道。