文件管理制度精品2篇

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文件管理制度1

（一）总则

一、本管理制度旨在确保学校文件收发的完整、及时、准确，促进学院内部及学院和上级部门的信息沟通，提高各部门组织管理工作的效率。

二、本制度涉及的文件是指以学院名义发布的各类公文包括请示、报告、决定、通知、意见及规定等等，上级主管部门下达的各类公文，以及各部门上报的各类文件资料。

三、文件收发要做到仔细、认真、及时、完整。

（二）收文制度：

1、接收文件应在文件登记表上的作好登记，填写应仔细、如实、及时，并由办公室人员签字确认。登记表须保持清洁、保存完整以备归档之用。

2、联络员在校团委领取的文件应根据校团委的'指示及文件内容的缓急，及时将文件送达学院领导或有关部门轮阅，并做好文件传阅记录以备查。

3、传阅文件应保持文件完整无缺，并在相应的时间内归还办公室。

4、分团委各部门每月月初和月末应按时上交当月的工作计划及总结。如要举办活动，应上交相应的。计划和总结，未在规定时间内上交将按考核制度上的有关规定扣分。

5、各部门上交的计划和总结包含打印稿和电子稿，打印稿应存放在各部门文件夹中，电子稿应存放在办公室电脑各部门的文件夹下。

6、上交上来的打印搞应及时、认真、如实的做好各项登记，查看是否有图片并做好备注，上交电子稿时办公室接收人应确保其能打开并含有相关内容，做好相应的登记。

7、分团委所属各部门可根据需要在办公室查阅文件，但不得善自改动文件内容，查阅时应经过办公室有关人员的批准。

（三）、发文制度：

1、学院各类文件指在学校内部统一意见、发布通知、决定和沟通信息；向上级部门请示、报告重要事项等。

2、欲发放文件应先起草文件草稿，起草完毕后交有关人员审定，审定合格后方可发放。

3、根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学院统一规定编号在发文登记表上分门别类地做好文件的具体信息的登记，学院任何发送文件都得做好登记，该登记表作为归档资料应妥善保存，不得遗失。

4、文件发送之前应加盖学院相应的公章。

5、对每一号文件办公室都须将文件原稿及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存并存放在办公室文件夹下。

注：本管理制度由土建学院分团委办公室制定，并经过相关领导审阅通过。如有改动，以分团委办公室最新制度为准。

文件管理制度2

为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。

1、文件的发放：

(1)财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义构成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。

(2)各部门需办公室安排发放文件时，务必将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。

(3)任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人务必负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的.文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。

(4)需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件(包括学习材料等)，发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。

2、文件的更改：

(1)任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制构成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改(数据性或原则性的须报直属部经理签字认可)，连同编制构成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

(2)文件发放人根据更改字数多少和繁简状况，可到现场为原件人更改，也能够收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时务必用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制构成部门负责人的私章。

3、文件的换页：

(1)任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制构成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页状况(属数据性、原则性修改须部经理签字认可)送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。

(2)所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。

4、文件的回收、作废：

(1)因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件资料与新文件资料重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制构成部门负责人，安排原发放人予以回收。

(2)文件发放人在回收文件时，务必持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

(3)每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。

(4)所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。

5、其它规定：

(1)任何部门以公司名义构成的文件讨论稿或正式稿，务必发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面状况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。

(2)无论部门或公司发放的文件在发放前都务必在档案室存档备案。

(3)任何文件相关部门负责人接收后务必领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。

(4)所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员务必在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。