供应商档案管理制度【最新4篇】

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供应商档案管理制度【第一篇】

关键词：商业；档案寄存；规范管理

商业性档案寄存行业是指各类依法登记，通过为客户提供档案管理服务而获取赢利的企业。近年来，这个行业发展很快，在我国档案管理尤其是企业档案管理中发挥了一定的作用。但回观其现状，也出现了一些不协调的现象。如，作为一项档案保管的特殊行业，还没有纳入当地档案行政管理部门的管理视野之内，还没有一套行之有效的创办规范，还没有建立行业协会，等等。本文试就通过对其现状的分析，对商业性档案寄存行业如何依法规范管理提出一些粗浅的设想。

1 商业性档案寄存行业的产生

我国档案工作实际情况的需要。随着改革不断深化，市场经济逐步建立，经济成分由单一性向多元化发展。一些国有企业在改制、联合、兼并、破产过程中，企业档案存在乱堆乱放，无人管理，没有单位接收，甚至出现随意销毁的现象；很多外资企业、私营和民营企业不愿意在企业内部投入较多的人、财、物力，设置专门的档案保管部门或专职人员；一些企业即使设立了档案室，但档案保管条件差，档案随意销毁现象也时有发生。

事实上，随着档案信息数量的爆炸式增长以及政府机构改革和企业降低成本的需要，对于一些每年都会产生大量业务类凭证的企业来讲，原先那种“小而全”的档案管理方式，显然已经难以适应企业发展的需要。

国外商业性档案寄存理念的影响。国外商业性档案寄存行业的名称多为商业性的“文件中心”，最早起源于20世纪40年代的美国。它经历了半个多世纪的发展，在欧美等发达国家，现在已经成为一个比较成熟的文件管理机构。进入20世纪80年代后，商业性文件中心在数量、规模和技术水平上更是得到了迅猛发展，出现了以美国“铁山”（Iron Mountain Incorporated）为代表的数千家档案数据管理机构。同时，这种促进和提升我国档案信息领域服务外包的理念对我国档案工作发展实际的需要也产生了影响。

外资商业性档案寄存企业的登陆。上世纪90年代末期，一些跨国跨地区档案管理机构，由于看好中国内地在档案信息保护市场的巨大潜力，纷纷登陆。在上海、广州、北京、沈阳等一线城市设立经营机构，拓展业务。如，“上海信安达档案文件管理有限公司”作为第一家将档案文件和信息专业管理的理念带入中国的公司，于上世纪90年代首先在上海登陆，随后又建立了广东、青岛、大连、成都等多家分公司。

但是，由于受到国情、理念和我国有关档案管理的法律、法规的影响，他们在拓展内资机构市场时，会遇到诸多困难，在短期内很难占据国内市场的主导地位。

内资商业性档案寄存企业的兴起。据查询，建立较早的北京世纪鼎立电子科技服务有限公司于1993年建立。

从上海地区来看，内资的档案寄存企业集中于2009年前后建立，目前已经发展到有仁通、华信、固铨等10多家，而且各家的发展速度都很快。如“上海固铨档案管理技术有限公司”于2009年建立至今，在短短的4年时间里，已经发展到拥有库房建筑面积2万平方米，可拓展建筑面积6万平方米；寄存档案已从2010年的2793标准箱发展到2013年3月的130107标准箱（标准箱规格：长45cm、宽33cm、高26cm）；客户也已经发展到拥有中国太平洋保险集团有限公司、中国银行上海市分行、上海市第九人民医院等40多家。

2 我国商业性档案寄存服务行业的现状

商业性档案寄存是对国家档案馆档案寄存的有效补充。根据《档案法》第十六条的规定，不少国家综合档案馆通过设立档案寄存中心来为各类企业、社会团体以及个人提供档案寄存等有偿服务。这种形式虽然有设施、人员、声誉和各种有形和无形资源等特定优势，也解决了部分单位档案无处存储的窘境，但由于国家综合档案馆依据《档案法》第八条的规定，其主要职责“是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案”。加上其储能的相对有限，不能满足为不具备充分保管条件以及配备档案保管条件成本过高的企业、破产企业、社会团体的档案寄存提供有偿服务，更难以满足社会接受档案寄存观念后的更大需求。

于是，我国内资的商业性档案寄存服务行业就应运而生，主要承担了除依法应当进入国家档案馆永久、长期保存，能够维护党和国家历史面貌的档案以外的各类社会组织需要在一定时间内给予有效保管的档案。尽管这些单位在其档案流向中可能会有交叉，即一部分党政管理档案可能要向综合档案馆移交，但其大量的凭证却并不属于国家档案馆需要接收的对象。所以，这种商业性的档案寄存服务是对档案部门的有益补充，它满足了当前我国对档案多元化管理的需求，与档案部门并不冲突，更不存在代替或取代的问题。

商业性档案寄存行业的特点

运作机制灵活。由于是商业性档案寄存企业，所以只要在不违背相关法律、法规的前提下，可以灵活运用各种机制，从企业自身管理和寄存业务运作两个方面来调动积极性，搞活档案寄存活动，获得很好的生存环境。

服务对象面广。可以为各种所有制、各种规模、各种业务类型的机构提供服务。从机构来看，除国家档案部门接收的党政机关、事业单位以外，破产企业、国有企业、外资企业、民营和私营企业等都可以纳入其服务的范畴。当然，主要还是医疗保健行业、法律行业、金融服务业等在主要业务中会产生大量凭证的单位。如中国银行上海市分行，目前的凭证量已经达到每年产生5000万张～6000万张，并且保持每年10%的递增率。

服务内容专指。首先，从档案实体来看，进入商业性档案寄存企业的档案，主要是各单位形成的既具有查考利用价值，又并非需要永久保存，只在相当一个时间段里不能销毁的档案。其次，从档案内容来看，主要是一些虽然信息化程度较高，原始凭证都已经有了电子文本，但在特定情况下还需要提供原始凭证作为法律依据的这部分凭证。最后，从服务项目来看，主要是档案保管、档案检索及递送、档案数字化、档案和数据信息的安全销毁等。

服务措施到位。商业性档案寄存企业为了达到在服务社会的同时获得赢利的目的，可以为各单位提供上门预约、整理指导、安全保管、提供利用等全方位的优质服务。为了最大限度为客户节约成本，最大化为客户调阅提供便捷，往往会自主研发一系列配套软件，只要是在该企业接收范围内的任何单位或个人有需求，都可以通过电话或者网络的方式与企业联系，客户足不出户即可调阅档案。

服务结果双赢。企业自身通过提供服务获取利润和发展壮大；服务对象可以节约档案保管成本，更好地集中精力从事自身的专业工作。

3 商业性档案寄存行业的发展趋势分析

需要节约档案保管成本的客户源充足。从目前商业性档案寄存行业明确的主要服务对象来看，潜在客户面广量大。分析产生潜在客户的主要原因有四：一是随着公民法律意识和维权意识的增强，一旦进入法律程序都需要以原始凭证作为依据。二是企业信息化水平的提高，大量的原始凭证都已经有电子版本保存，原始凭证可以集中异地保存。三是房地产投资成本的加大，使得自行建库的“小而全”保存方式已经不再适宜。四是原始凭证由专门机构集中保存安全可靠，客户将档案寄存过去便会既省心又放心。

随着商业性档案寄存行业的发展，客户必将大为拓展。随着实践的发展和宣传的深入，人们将更多地接受这样一种档案管理模式。只要商业性档案寄存企业在建立之初，即建立一套客户所认可的、比较系统、可行的档案管理服务制度，从而获得客户的信赖，就能让潜在客户从同类单位获得的收益中得到启发，从而不断进入正式客户的行列。

4 商业性档案寄存行业的规范管理

纳入本地区档案行政管理部门的监督与指导。商业性档案寄存行业在我国正处于起步阶段，无论在规模和数量上，将会得到迅速发展。因此，档案行政管理部门对这样一个特殊行业，应当依据《档案法》第六条和第二十四条的规定，正视其存在和发展，因势利导，对其进行有效监管，使之成为国家档案馆的重要补充，同时也促进商业性档案寄存行业的健康、科学发展。具体可从以下几个方面入手：

要纳入企业所在地行政区域档案事业管理体系。既然社会上还有大量的业务档案需要由档案寄存企业来进行寄存服务，那么，档案行政管理部门就要正视商业性档案寄存服务企业的存在和发展，要将其作为本行政区域档案事业的一个有机组成部分给予规范，纳入本行政区域档案事业管理体系之中。

对商业性档案寄存企业实行全程监管。档案行政管理部门要抓紧制定政策，规范适合我国国情需要的商业性档案寄存行业的运行机制和业务标准。具体可通过四个环节来实行：

一是在企业设立时的把关。档案行政管理部门要依据档案保管的基本要求和企业开展寄存服务的具体对象，从档案实体的安全保管、档案信息的保密要求、档案利用的安全便捷等方面提出各项要求，严格把关。企业对档案行政管理部门提出的各项要求要作出履行承诺。二是定期执法检查。将商业性档案寄存企业纳入执法检查的范围，检查合格者颁发“档案保管合格单位”牌匾。三是在企业运行过程中要给予专门业务的指导和监管。四是接受客户有关档案保管方面的投诉。档案寄存行业中产生的有关问题自然属于档案法律行为的范畴，如触犯了档案法律法规的条文，势必需要有当地的档案行政管理部门出面给予依法解决。

指导商业性档案寄存企业组建行业协会。行业协会是经依法批准成立，由同一行业经济组织及相关单位和个人自愿组成、自律管理的非营利性社会团体，是企业与政府之间的桥梁和纽带。行业协会对一个行业的健康发展有着举足轻重的作用。所以早日组建商业性档案寄存领域的行业协会，为商业性档案寄存企业搭建服务平台，营造公平的竞争环境，制定行业规范，降低运作成本，这对于行业内成员提升管理水平、创新技术和提高人员素质，乃至商业性档案寄存行业的合法、科学发展都有十分积极的意义。

符合科学规范的档案保管硬件

符合档案保管的一般要求。

档案库房：包括选址、建筑质量等。选址应符合《档案馆建筑设计规范》关于选址的要求；建筑质量则要达到《档案馆建设标准》的相应要求。

安全保管设施：安全是商业性档案寄存企业强调的首要经营理念，也是其立身之本。安全保管设施包括消防（包括社会的和本企业的）、档案装具、运输工具等。在基础设施配置时，尽量采取专业各系统设备“一步到位”的配置方法，围护结构应满足 “八防”的要求。

要配置全系统联动的消防系统，实现火灾自动报警和全系统消防联动；配置先进的摄像监控系统、红外报警系统、巡更系统相组合的安全保卫设施；设置门禁、报警、监视监控等安防系统。

以上各项可分不同的档次，需要永久保存的档案要给予更好的保管条件；只是短期内保存的，条件可以相对简便一些。当然也可根据客户的不同要求等级，提出不同的保管要求并计算对应的寄存费用。

专业工作人员。一是具有管理专业素质的管理人才。法人代表同时应当接受档案法律、法规和档案专业知识的培训，以利于档案保管业务的开展。二是具有档案管理专业知识的业务人才。具体设置比例可以由当地档案行政管理部门根据实际确定。专业知识的业务人才要通过档案专业的系统培训，并取得档案管理上岗证。三是消防、安全等专业人才。这类人才均需要经过相关部门组织的专业培训，并取得上岗证。

符合法律规范的运作机制

建立一套完整、规范的规章制度。从人员管理、客户拓展、安全保管、档案管理、提供利用等各个环节都能有章可循。其中尤为重要的是档案保密制度，这是商业性档案寄存企业的生存之基，保密工作做得好坏，既关系到客户的切身利益，也关系到企业的信誉。因此，必须高度重视对客户档案的安全保密工作，尤其是对涉及企业商业机密、公民个人隐私的档案，管理中绝对不能出现半点差错。要严格遵守不经所有者同意不得提供档案给第三者借阅的服务原则。

明确收费标准。服务收费标准，是商业性档案寄存企业向客户收取档案管理费用的依据。在档案寄存服务中，对不同的客户对象、不同的寄存内容可以适用不同的收费标准，但一定要符合我国有关部门关于服务行业收费的有关规定和合理的价格，避免恶性竞争。

服务费用的收取应充分考虑以下几方面因素：首先是档)(案的自身状况。它包括两个方面：一是指档案的外形特征，如，文件的类型、载体状况、版本状况、是否有名人手迹等；二是指档案的内在特征，主要是根据档案的来源和内容来判断其重要程度、秘密等级、可利用性等。其次是档案的管理费用。包括三个方面：一是对档案实体的管理费用，如，对文件的整理、分类、编目、补缺、复制等费用；二是对档案的处置费用，包括对档案的消毒、杀虫、保护、鉴定及经过允许的销毁等费用。三是档案的贮存费用，指档案作为实体占据库房面积所需的费用。

供应商档案管理制度【第二篇】

一、建立、宪善采购制度，做好采购成本控制的基础工作

采购工作涉及面广，并且主要是和外界打交道，因此，如果企业不制定严格的采购制度和程序，不仅采购工作无章可依，还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度要注意以下几个方面：

1、建立严格的采购制度。建立严格、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮，还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准权限、物料采购的流程、相关部门（特别是财务部门）的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如，可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价，然后选择供应商，并把所选的供应商及其报价填在请购单上；还可规定超过一定金额的采购须附上三个以上的书面报价等，以供财务部门或内部审计部门稽核。

2、建立供应商档案和准入制度。对企业的正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入，如有可能要实地到供应商生产地考核。企业要制定严格的考核程序和指标，要对考核的逐一评分，只有达到或超过评分标准者才能成为归档供应商。

3、建立价格档案和价格评价体系。企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要作出详细的说明。对于重点材料的价格，要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评价组，定期收集有关的供应价格信息，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次。

4、建立材料的标准采购价格，对采购人员根据工作业绩进行奖惩。财务部对所重点监控的材料应根据市场的变化和产品标准成本定期定出标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断地降低采购价格。标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行，并提出奖惩措施，对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励，对没有完成采购成本下降任务的采购人员，分析原因，确定对其惩罚的措施。

通过以上四个方面的工作，虽然不能完全杜绝采购人员的暗箱操作，但对完善采购管理，提高效率，控制采购成本，确实有较大的成效。

二、降低材料成本的和手段

1、通过付款条款的选择降低采购成本。如果资金充裕，或者银行利率较低，可采用现金交易或货到付款的方式，这样往往能带来较大的价格折扣。此外，对于进口材料、外汇币种的选择和汇率走势也是要格外注意的。如去年我公司从荷兰进口生产线，由于考虑了欧元的弱势走势，于是选择了欧元为付款币种（我公司外币存款为美元），从而降低了设备成本。

2、把握价格变动的时机。价格会经常随着季节、市场供求情况而变动，因此，采购人员应注意价格变动的，把握好采购时机。如我公司的主要原材料聚碳酸酯（PC塑料），去年年初的价格为美元／公斤，而到了八九月份，价格上升到美元／公斤。如果采购部门能把握好时机和采购数量，会给企业带来很大的效益。

3、以竞争招标的方式来牵制供应商。对于大宗物料采购，一个有效的方法是实行竞争招标，往往能通过供应商的相互比价，最终得到底线的价格。此外，对同一种材料，应多找几个供应商，通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制，从而使公司在谈判中处于有利的地位。

4、向制造商直接采购或结成同盟联合订购。向制造商直接订购，可以减少中间环节，降低采购成本，同时制造商的技术服务、售后服务会更好。另外，有条件的几个同类厂家可结成同盟联合订购，以克服单个厂家订购数量小而得不到更多优惠的矛盾。

5、选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同。与诚实、讲信誉的供应商合作不仅能保证供货的质量、及时的交货期，还可得到其付款及价格的关照，特别是与其签订长期的合同，往往能得到更多的优惠。

6、充分进行采购市场的调查和信息收集。一个企业的采购管理要达到一定水平，应充分注意对采购市场的调查和信息的收集、整理，只有这样，才能充分了解市场的状况和价格的走势，使自己处于有利地位。如有条件，企业可设专人从事这方面的工作，定期形成调研报告。

三、实行战略成本管理来指导采购成本控制

供应商档案管理制度范文【第三篇】

关键词：档案信息；档案信息商品化；档案信息市场

中图分类号：G270 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2015）12-0134-02

进入二十一世纪，信息经济已成为时展的主旋律。作为信息经济的核心要素――“信息”，日益成为企业、相关组织（乃至高校）在生产经营、科研教育活动中重要的智力要素与资本要素，成为在激烈的市场竞争中立于不败之地的关键因素。而作为信息之根――“档案信息”，凭借自身特有的原始记录性、确定性、客观性等特点，尤为受到企业及社会组织（以及高校）的重视与关注。社会广泛而强烈的利用需求，不仅提升了档案信息的现实与潜在价值，而且为档案信息商品进入市场提供了客观条件。当前，我国的档案信息商品化正值萌芽阶段，而如何在现有经济体制下，采取相关举措推动我国档案信息商品化实现快速、有序与合理发展，则有待我们进一步思考与研究。

一、档案信息具有商品属性，存在进入市场流通的可能

档案作为人类社会活动的原始记录，本身蕴含着种类繁多、数量巨大的原始信息，而这些信息能够真实、准确地反映社会实践活动的原始面貌。而通过对这些原始记录信息的归纳与总结，可以从中提炼出、分析出具有规律性的信息乃至知识，为指导今后的生产、管理、决策乃至创造性活动提供必要的参考依据。作为必要的参考依据，档案信息凝结了档案形成者、档案管理者以及信息开发者的创造性劳动，因此在以创造经济效益为目的的档案信息市场开发、转让与交易过程中，档案信息具备商品的特殊属性[1]126。

值得注意的是，本文谈及的“档案信息”，是指除国家法律规定应当严格保密、不得公开、严禁市场流通之外的档案信息。一直以来，“档案信息”作为一种商品存在于市场体系之中，其内容涉及广泛的职能领域，涵盖社会生产、管理、科研、法律、金融、文化等诸多专业主题。只是由于长期以来，社会舆论过度强化档案的公共属性，而弱化档案的私有属性与商品属性，档案信息商品化才不被人们所理解与重视。然而，随着我国市场经济的深入发展，档案信息作为商品流通于市场必将会成为一种趋势，未来的档案信息市场体系建设也将得到逐步落实，档案信息商品的生产、转让以及市场交易也终将呈现出发展态势。

二、实现档案信息商品化，推动档案工作向信息开发利用层面发展

随着我国市场经济的逐步深入以及社会活动日趋复杂，企业及社会组织（乃至高校）日益依赖信息资源的确定性与准确性，以此作为降低市场经济风险、管理风险、教育科研风险的决策依据。为此，档案工作者应结合企业、社会组织的现实需要，对档案信息进行科学整理、挖掘以及分析、预测，有针对性地生产档案信息产品，同时协助利用者获取完整、充分的决策依据。正是基于这种特定的档案信息需求以及附带的潜在经济效益，才使得有关档案人员、部门以及信息研究机构，能够主动、积极地超越档案的实体化管理范畴，向档案信息的开发利用倾注精力。这就为档案工作提出更高的要求，即站在知识管理、知识开发的高度，深层次地挖掘档案知识关联的过程及行为，通过多元化视角将档案信息及知识，提供给不同层次的信息利用者使用，积极实现档案信息的社会效益及经济效益。

三、构建档案信息商品的交易模式与服务方式

档案信息作为一种商品进入市场，必须要按照一定的模式进行运作。通常情况下，要保证档案信息商品化的顺利推进，建立良好的商品交易模式与提供可靠的服务方式是基本的条件。为此，有必要通过建立档案信息市场化交易场所与提供便捷化、多样化的档案信息资源服务，确保档案信息商品化顺利进行。

首先，针对档案信息商品的市场交易，应建立档案信息集中化交易场所。具体而言，应着手打造现代化的档案信息交易中心，为档案信息交易双方提供集中化、标准化的交易场所，并提供交易指导与参考咨询服务。实际上，由于档案信息资源交易具有量大、频繁、成交数额较大、相关程序繁杂等特点，因此有必要为供需双方搭建沟通商洽、规范交易与严格监管的平台。此外，打造档案信息交易中心，可以在监管交易行为、确保交易安全的同时，简化交易手续，提高交易效率。

其次，要确保档案信息商品顺利进入市场，应提供便捷、多样的档案信息资源服务。为此，档案信息形成机构以及档案信息服务部门，应对拥有所有权的、有利用价值的档案信息资源，通过多种途径进行广泛宣传与，通过多种手段揭示档案信息资源的种类、内容与效用，最大化地激发现实的与潜在的利用需求，为社会档案利用者提供有针对性的信息服务，如资源获取、信息咨询与信息开发等服务。此外，档案信息部门应积极采取数字化方式，如网络咨询、网页技术、数据库技术、数据挖掘技术等，为档案信息用户提供多样与深度服务，以迅速、有效的方式，最大化地提升档案信息资源与社会利用者之间需求的契合度，满足社会对档案信息开发产品的高品质需求，并不断提升档案信息资源开发的效率与水平。

四、确保实现档案信息商品化的相关举措

要确保档案信息商品化能够顺利实施，不仅需要档案人员积极转变观念、重视档案信息商品化建设，而且需要相应的管理部门给予制度保障，推动法律法规与市场体制的完善，并严格落实档案保密工作。具体而言，大致包括以下几方面内容。

（一）熟悉档案资源结构，更新档案工作理念

档案管理者要明确本部门档案资源的种类、内容及数量，划分等级，明确不同类别档案信息的价值，通过市场调研明确不同层面的利用需求，有针对性地开展工作。此外，基于市场行情分析，对本档案信息产品的成本价格与交易价格进行初步核算与评估，通过市场经济交易方式，主动为社会提品服务。加快档案信息产品开发的步伐，及时将产品推向市场，实现档案信息形成部门、档案管理与服务机构、社会利用者三方共赢。

此外，长期以来，由于受到传统经济体制与管理思想的影响，相关部门、档案机构形成了一种内敛、封闭的管理理念与模式。这种理念及其模式与当代的市场经济体制相悖，并导致大量档案信息资源被闲置，造成档案价值的不断流失。而在市场经济开发开放的引领下，人们逐步认识到档案信息商品的重要性，它是市场经济参与者不可或缺的重要智力要素。这种广泛存在的社会市场需求，必然会导致档案机构及其人员向档案信息开发利用工作倾斜，并由此加速实现档案信息价值的增值，并不断推动档案信息产品及其服务实现商品化。

（二）制定完善的法律与市场规则，确保档案信息商品化顺利运行

为保证档案信息商品化的正常运行，有关部门必须尽快制定档案信息商品化的相关政策，通过完善的法律法规，对档案信息商品化的各环节以及市场行为进行明确、详细的规定，确保档案信息交易的公平及相关市场行为的依法进行[2]。相关管理机关与立法机构应通过制定完整的法律与市场规则，确保档案信息商品顺利进入市场，为经济建设服务。例如，我国制定的《档案法》《开发利用科学技术档案信息暂行办法》等法律法规，具体规定了开发利用档案信息资源的方式、程度及相关标准，这为档案信息商品进入市场获利提供了法律支持[1]127。

（三）制定审核与监管制度，严格落实安全保密工作

此外，在档案信息交易过程中，必须以国家利益与相应机构利益为前提，不得违反安全保密规定。有关部门与档案人员要严格审核档案的保管密级，明确档案信息使用范围，严格档案开放与交易的审批手续，从制度上规避相关违法、违规行为，通过建立审批制度、监管制度与追查制度，依法严格落实档案信息商品化行为。

五、结语

为了摆脱档案信息商品化的落后局面，我们要从观念、服务、市场、法律制度等多方面入手，加速推行我国档案信息商品化建设，不断完善、健全档案信息商品市场体系，通过档案信息商品的生产与创新，为社会发展增添新的内生动力，为我国经济提供持久的发展活力。

参考文献：

供应商档案管理制度范文【第四篇】

为了充分了解和掌握当前企业知识产权档案的状况，中国船舶重工集团公司组织人员对北京航空特种工艺研究所、北京航空航天大学、中国船舶重工集团公司平阳重工机械有限责任公司、成都晨光化工研究院、北京钢铁研究总院、中船重工昆明分公司等部分单位知识产权档案管理的现状进行了调研。

当前企业知识产权档案管理已是普遍现象

开展知识产权档案管理是与我国社会发展进步、企业经营管理模式变化、市场竞争环境需要多方面密切相关的。

1　知识产权档案已经是普遍现象而不是个别现象

通过调研我们发现，知识产权档案已经在很多企业中频频亮相，已成为企业档案普遍出现的管理内容。我们在参与调研的各单位中看到，这些单位都已收集、保存了包括专利、注册商标、商业秘密等方面的一定数量的知识产权档案，并且在企业经营管理中发挥了重要作用。

2　制定知识产权档案管理制度已是一个趋势

我们看到，北京航空特种工艺研究所、平阳重工机械有限责任公司等单位都已制定了有关知识产权档案管理方面的制度和工作流程，以协调、规范本单位知识产权文件收集归档和整理组卷工作。更多的单位表示，准备在适当时候(最好是有上级部门规范性文件指导前提下)着手制定知识产权档案管理制度。

3　市场经济环境有利于开展知识产权档案规范化管理

在市场经济环境下，知识产权档案已经在商标侵权、专利维护等维护企业合法权益、强化企业市场竞争能力方面发挥了作用，由此企业各级领导和有关部门都比较重视对知识产权档案的管理，重视本单位的知识产权档案的归档和管理，这就为推动知识产权档案规范化管理提供了良好的外部环境。

实行企业知识产权档案规范化管理恰逢其时

通过调查，我们认为，针对企业知识产权活动特点，提出完整的知识产权档案规范化管理实施方案很有必要。

1　科学发展观是指导我国档案事业持续发展的理论基础，开展知识产权档案规范化管理体现了档案事业在科学发展观的指导下不断探索和创新，通过实现知识产权档案规范化管理，可以为我国实现建设创新型国家战略、推进自主知识产权建设和国际化品牌建设提供强有力的信息支持，为我国实现“制造大国”向“创新强国”的国家发展战略转型提供档案信息的有力保障。

2　当前企业档案工作的发展与实践，已经提出了对知识产权档案规范化管理的实际需求。大量事实表明，企业中的知识产权档案管理已经不是一个尚处于理论探讨、有待开展的工作，而已经成为目前企业档案管理的一个普遍内容。虽然目前知识产权档案规范化管理在大多数企业处于“整装待发”状态，但是不存在难以解决的理论和实践障碍，特别是近年来我国档案标准化工作突飞猛进所取得的一系列成果，为知识产权档案规范化管理打下了坚实的基础。

做好知识产权档案管理工作，不仅具有我们通常所理解的为工作查考保存历史证据、服务于知识产权日常管理的意义，而且具有直接参与知识产权管理活动、推动企业档案工作与社会同步发展的重大现实意义。贯彻“建设创新型国家”战略，就必须关注知识产权档案管理，以适应我国社会主义市场环境和国际经济一体化市场环境发展对档案工作发展的新要求。

知识产权档案规范化管理需要解决的具体问题

在调研工作基础上，我们认为，知识产权档案规范化管理的一些具体问题急需解决。

1　知识产权档案管理不是“知识产权+档案”的简单叠加，而是其有机融合。因此在研究、开展知识产权档案管理工作时，要让“尊重文件形成规律、保持文件形成特点、维护归档文件的原始记录性”以及“实行档案的集中统一管理、维护档案的完整与安全、积极提供利用”的档案管理原则在知识产权档案管理中也得到充分体现。

要想把知识产权管理和档案管理纳入同一管理体系中，就必须把知识产权管理和档案管理两方面的内容有机地融合在一起。所以我们认为，完全有必要把已经被档案管理实践证明是行之有效的管理方法有机地纳入知识产权档案管理中。

2　根据档案事业发展和档案工作需求，把“知识产权档案”列为一个新的一级类目。国家档案局的《工业企业档案分类试行规则》第四条规定：“工业企业档案分类设置十个一级类目……有些档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目”。所以，我们认为根据《工业企业档案分类试行规则》相关规定和工业科技知识产权活动的特点，应当把知识产权档案作为一个新的企业档案一级类目；在此一级类目下，把知识产权档案管理内容划分为专利档案、商标档案、著作权档案以及商业秘密档案4个二级类目进行分类管理。就是说把知识产权档案作为企业档案中和会计档案、审计档案等相似的、独立门类的专业档案来对待。

3　知识产权档案档号编制形式。档号在档案规范化管理中具有重要作用，而知识产权档案的档号管理有其特殊性，赋予知识产权档案档号时一定要注意体现知识产权活动的特点。为此，可以把档案整理中涉及档号的标准如《档号编制规则》(DA／T13)、《归档文件整理规则》(DA／T22)等融合进去。例如，考虑到企业可能会依照《国际专利合作条约》(即PCT条约)的规定，向国外或者其他地区申请专利、利用《商标国际注册马德里协定》(商标马德里协定)进行国际商标注册，以及需要区分普通专利和国防专利的需要，在向知识产权档案案卷赋予档号时，在档号中规定了一些专门的特别代码来加以识别，如国防专利档案以“G”、提交了国际专利合作条约《(PCT)》的专利档案以“P”、按照《国际商标注册马德里协定》提交国际商标注册的商标档案以“M”予以标识等等。毫无疑问，这种情况在一般的档案档号管理中是十分罕见的，但也是必须的。