文件档案管理制度【汇集5篇】

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文件档案管理制度【第一篇】

一、目的

为了规范安全生产文件档案的`管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。

本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。

二、职责

安全环保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。

各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核。

各部门管理人员负责本单位文件档案的收集、归档和保管。

三、内容

文件资料收集，安全生产文件档案内容如下:

国家有关安全生产法律法规、标准规范及其他要求。

上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。

公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、领导指示材料等。

安全生产工作计划、总结、报告等。

各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等。

供应商、承包商相关材料。

安全设施检测、校验报告、记录等。

安全、职业卫生评价报告。

立卷归档

文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证档案的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用。

应根据文件资料的重要性，按时间永久、长期和短期等三种进行时间整理，分类归档。

各部门在每年2月底前对上年度的文件资料进行归档，统一保存。

各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明，编写页码，填写卷内文件资料目录。

不同价值，不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。

档案保管

档案应入柜上架，科学排列，避免暴露和捆扎堆放。

应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏。

档案借阅

文件资料档案借阅，必须办理借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续。

借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人。

归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销。

档案销毁

对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录。

四、本制度由安全环保部制定并负责解释，自发布之日起实施。

文件档案管理制度【第二篇】

1.目的

为进一步规范公司安全文件、档案管理工作，有效地保障安全生产管理工作的顺利进行。根据《中华人民共和国安全生产法》、《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合公司实际，制定本制度。

2.适用范围

适用于本公司安全文件、档案管理

本制度所称安全文件、档案是指在安全生产管理活动中直接形成的，对国家、社会及企业安全生产具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

3.管理体制与职责

公司的安全生产直接责任人负责安全生产档案工作的领导，指定一位档案管理员，负责档案日常管理工作。

安全生产档案管理员应具有安全生产及档案专业知识，集中统一管理本公司安全生产档案，对各部门、车间的安全生产档案工作进行监督与指导。

安全生产管理档案员职责

（1）凡是企业生产及业务活动中形成的有保存价值的与安全关联性文件材料都应按规定收集齐全，整理归档。

（2）建立健全安全生产档案管理责任制和规章制度。

（3）安全生产档案管理员应忠于职守，认真执行有关法律、法规和相关标准，协助各职能部门、车间对收集的安全关联归档材料的完整程度、准确性以及保存价值进行审核。

（4）公司办公室负责收集公司领导在企业安全管理和参加重大安全生产活动中形成的材料。

4.档案的范围、收集与移交

安全生产档案范围包括以下内容：

1)基础档案

（1）企业基本情况；

（2）厂区平面布置图；

（3）主要管理人员登记表；

（4）企业证照文书；

（5）危险化学品登记证；

（6）职业危害申报表及申报回执单；

（7）应急预案备案回执单；

（8）重点部位、关键装置和危险岗位一览表；

（10）特种设备登记表；

（11）特种作业人员登记表（附操作证复印件）。

2)组织机构

（1）安全生产组织架构图；

（2）关于成立安全生产领导小组的通知；

（3）关于任命安全生产管理人员的决定；

（4）关于印发安全生产职责和安全管理制度的通知。

（5）其他与安全组织有关的内容。

3)安全职责

各部门、各级人员安全生产职责

4)安全管理制度

安全标准化规定的安全管理制度。

5)安全操作规程

6)教育培训

（1）企业安全教育培训计划；

（2）企业主要负责人、管理人员的安全教育培训记录；

（3）员工三级教育培训卡；

（4）员工三级安全教育培训记录；

（5）特种作业人员安全教育培训记录；

（6）复转岗、“四新”安全教育培训记录；

（7）日常安全、宣传、教育培训记录及总结；

（8）应急救援预案演练记录及总结，

（9）其他安全培训记录。

7)安全检查

（1）各级政府及行业主管部门监督检查所发的安全检查指令书、整改通知书等各类执法文书；

（2）企业执行各类执法文书所采取的措施及上报主管部门的报告；

（3）安全监督执法方面的其他文件、文书和记录。

（4）安全检查及整改通知书（企业自检部分）。

（5）车间（部门）、班组例行安全检查记录；

（6）各专项安全检查的计划安排、检查记录；

（7）安全生产领导小组组织季度、年度安全检查记录；

（8）各项安全检查的处理情况及整改验收记录；

（9）各项安全检查的总结汇报材料；

8)安全投入

（1）全年安全投入的计划及专项安全投入计划；

（2）安全、宣传、教育培训投入的情况记录；

（3）安全隐患整改方面的投入记录；

（4）劳动防护用品方面的投入记录；

（5）安全防护设备、设施方面的投入记录；

（6）安全评价、职业安全健康管理体系、安全文化建设的投入；

（7）其他与安全有关的投入。

9)“三同时”

（1）有关安全设施和劳动防护职业卫生方面“三同时”项目的文件、资料；

（2）“三同时”项目的设计图纸及相关资料；

（3）“三同时”项目的竣工验收报告及相关资料；

（4）其他与“三同时”项目相关的文件、资料。

10)防护装置（含职业卫生设备、下同）

（1）各类安全防护设备的种类及型号等基本情况资料；

（2）各类安全防护设备运行维护保养情况记录；

（3）应急救援设备的种类、数量、型号及管理部门、状况记录；

（4）其他与安全防护设备相关的文件、资料和记录；

11)特种设备

（1）特种设备制造单位、合格证书、使用说明书、安装技术文件和资料；

（2）特种设备的定期检验记录；

（3）特种设备的日常使用及维护保养记录；

（4）特种设备安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维修保养记录；

（5）特种设备运行故障和事故记录。

12)安全用电

（1）变、配电室运行状况记录。

（2）临时用电申请及拆除记录；

（3)配电柜（箱）、控制柜(箱）等用电设施运行记录；

（4）变配电室平面图及供电系统图。

13)工伤保险

（1）参加工伤保险员工的名单；

（2）企业为员工缴纳保险费的凭证或单据；

（3）发生工伤的员工获得工伤保险理赔的凭证或单据；

（4）其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据。

14)职业病防治

（1）本公司内产生职业病危害的岗位情况及可能产生的职业病种类；

（2）产生职业病危害的岗位的预防措施情况；

（3）产生职业病危害的岗位定期检测检验报告；

（4）接触产生职业病危害的岗位的员工及其身体检查情况；

（5）确诊为职业病的员工情况及其身体检查、治疗记录；

（6）其他与职业病防治相关的文件、材料。

15)劳动防护用品

（1）各类劳动防护用品发放记录；

（2）员工使用和佩戴劳动防护用品的记录；

（3）其他与劳动防护用品有关的文件、材料。

16)事故调查处理

（1）事故调查收集各类证据；

（2）事故调查的相关会议记录；

（3)工伤事故调查处理报告书(表）；

（4）按“四不放过”原则对事故进行处理的文件；

（5）其他与事故相关的文件、资料。

17)消防安全

（1）消防安全管理制度及落实情况记录；

（2）消防安全管理组织机构和各级消防安全责任人的岗位职责；

（3）消防设施、器材平面布置及应急疏散平面图；

（4）火险火灾应急处置预案框图及实施细则；

（5）义务消防队人员名单及其消防装备情况；

（6）建筑物或者场所施工、使用前的消防设计审核、验收以及消防安全检查的文件、资料；

（7）消防设施、器材及防火材料的合格证明材料；

（8）消防设施、器材定期检查、测试报告以及维修保养记录；

（9）有关电气设备检测（包括防雷、防静电）等记录资料；

（10）火灾隐患及其整改情况记录；

（11）其他与消防安全相关的文件、资料和记录。

18)其他与安全生产相关的内容。

收集与移交

（1）归档材料应是企业开展安全生产标准化管理中形成的各种文件、记录、台帐、规章制度、原始资料、图片、图纸、技术资料等。

（2）归档材料应确保完整、准确、系统，反映企业安全生产标准化管理活动的真实内容和历史过程。

（3）用纸、用笔标准（不用铅笔、圆珠笔），字迹清晰。

（4）具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。

（5）本公司及各部门在安全生产管理过程中形成的材料应随时归档，对基础建设、物料购置与处理、产品生产等活动中形成的与安全相关材料，可在项目结束后整理归档。

（6）安全生产档案管理员负责有关归档材料的审核。

（7）安全生产档案管理员应对各部门送交的各类安全生产档案认真检查。检查合格后交接双方在移交清册（一式二份）上签字，正式履行交接手续。接受电子安全生产档案时，应在相应设备、环境上检查其真实有效性，并确定其与内容相同的纸质安全生产档案的一致性，然后办理交接手续。

（8）在资产与产权变动时，本公司安全生产领导小组应负责安全生产档案处置工作的组织协调，按国家有关法规做好善后工作。其安全生产档案由接受单位或原主办单位保存。

5.档案处理

1)根据公司安全标准化管理要求，安全管理档案建档，与危化品企业安全标准化《评审标准》一致，设立以下档案类别，并根据其归档内容分别编制档案目录。

（1）法律、法规和标准

（2）机构和职责

（3）风险管理；

（4）管理制度；

（5）培训教育；

（6）生产设施及工艺安全

（7）作业安全

（8）职业健康

（9）危险化学品管理

（10）事故与应急

（11）检查与自评

2)特殊载体安全生产档案（录像带、照片、磁盘）可按载体形式、所反映问题或形成时间进行分类编目，并分别保存，注明与相关纸质档案文件的编号。

3)档案保存，设专用柜屉，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保安全生产档案安全。对破损或载体变质的安全生产档案要及时进行修补和复制。

4)安全生产档案保管期限分永久、长期（五年）、短期（一年）三种。

5)对保管到期的安全生产档案，由本公司安全生产领导小组及档案工作人员进行鉴定，对经过鉴定后已失去保存价值的安全生产档案，应写出鉴定报告并编制销毁清册，经鉴定人员签字后，报安全生产第一责任人审批。销毁安全生产档案时必须履行签字手续，由两人以上监销，销毁清册长期保存。

6)安全生产档案工作人员调动工作时，必须办理完安全生产档案移交手续后方可离岗。

6.档案利用

（1）安全生产档案的借阅、复制必须经本公司安全生产第一责任人或安全生产直接责任人的批准。

（2）在提供、利用、公布安全生产档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。

（3）应积极主动地接受安全生产监督管理部门对安全生产档案管理工作的监督指导。

文件档案管理制度【第三篇】

一、目的

为加强与安全生产有关的文件、记录和档案管理，规范并确保各相关场所使用文件为有效版本，加强安全记录控制和档案管理，特制定此制度。

二、适用范围

本制度适用于公司安全生产相关的文件、档案资料的管理。

三、工作职责

1、企业主要负责人负责批准、发布安全、环保、职业健康等有关管理体系文件。

2、综合管理部负责体系文件的审核、发放、更改、归档、保管和作废文件的回收、销毁，负责组织体系文件的编制、评审、修订；负责档案的收集、整理、立卷、保管、统计和利用等工作；负责有关上级来文的转发。

3、安全环保部负责组织编制、修订、评审与安全生产有关的各类文件，如安全管理制度、安全操作规程、作业指导书、事故应急救援预案、记录汇编及其他支持性文件；负责安全生产相关法律、法规、标准、规范、规章等的收集、整理、汇总及发放。

4、职能部门负责职责范围内文件的编制、审核，对职责范围内记录的格式及使用负责，对记录填写的规范性进行指导及监督，负责保管职责范围内档案的收集、保管和统计工作。

四、管理要求

1、安全生产相关文件的分类

（1）安全生产目标；

（2）机构和职责；

（3）安全投入；

（4）法律法规和管理制度；

（5）培训教育；

（6）设备设施、工艺信息；

（7）作业安全；

（8）隐患排查；

（9）重大危险源监控；

（10）职业健康；

（11）应急救援；

（12）事故调查、报告和处理；

（13）绩效评定和持续改进。

2、安全生产相关文件的编号和标识

安全标准化管理手册、管理制度、操作规程、作业指导书、记录等文件的编号由安全保卫科负责，按管理体系要求统一进行编号控制。

安全生产相关文件分为“受控”和“非受控”，并以印章标识。受控文件在更改时接受更改服务。持有文件人员因工作变动，应将“受控”文件交回文件发放部门。文件持有人不得私自复制文件，不得私自向外部人员借用、赠送、转让。

国家标准、行业标准、各级政府主管部门及上级单位下发的文件、规定等采用原名称及原编号。

3、安全生产相关文件的编制、审核和批准

安全相关管理体系文件由安全保卫科组织编制、审核，职能部门负责编制、审核职责范围内的文件。记录表格的制定由职能部门同时进行，企业已有的表格，可在文件中直接引用。

受控文件经审核并确定发放范围后，由企业主要负责人批准发布。

4、安全生产相关文件的发放

行政办公室负责安全生产相关文件的相关登记、发放工作，并填写文件清单以便于核对文件版本和检索。应确保文件使用的各场所都得到相关文件的最新版本。

安全生产相关文件的发放范围由行政办公室提出，企业主管领导或主要负责人批准后，由xx发放。

安全生产相关文件的发放、回收均要填制文件发放、回收记录。企业建立局域网并实行无纸化办公的，按照文件网上流转程序实施文件的收发。

政策性方面主要的法律、法规、标准、规范、规章等由职能部门负责收集、整理、识别、登记，填制法律、法规与其他要求清单。

5、安全生产相关文件的评审、修订

企业安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等应每年由原组织编制单位组织评审，对安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等的适用性、可操作性、合规性等进行评估。经评估需修订的，或者由建议修订的部门提出修订意见和建议，由编制单位进行修订、完善后按原审批程序进行发布。文件评审组织部门应保存文件评审和修订的记录。

对少量的变动可由更改人采用“划线更正法”进行更改，当一页有三处以上（含三处）的更改时，采取换页的方式进行并标注修改次数。安全生产相关文件的版次号从1开始顺序标注。当文件出现重大或多次修订、机构发生重大调整等情况时，对体系文件作整体换版处置，并做出相应的换版标注。

所有安全生产相关文件的修订方式由安全保卫科在文件修订记录注明“更改方式”和“负责更改的人员”。

6、安全生产相关文件的领用、借阅和复制

安全生产相关文件领用人应在发放记录中签字。因破损需重新领用文件的，由文件使用部门向文件发放部门提出申请后，以旧换新。若发生文件遗失，由遗失单位提出申请，经行政办公室负责人审批同意后方可补发。

内外部人员借阅与安全管理体系有关的文件时，应填写文件借阅复制记录，由行政办公室负责人批准；内外部人员需复制安全管理体系文件时，由分管领导批准。

7、安全生产相关记录的格式设计和填写

各部门专用的记录格式，由各部门组织设计编制并经部门负责人审批后交安全保卫部备案。

记录表格样式的设计应能充分反映规定的活动，满足支持性文件的有关要求。一般应包括：名称、编号、日期、项目、数据、描述必要的结果、填写部门、填写人员、说明等。

安全生产相关记录填写要及时、准确、真实、内容完整、字迹清晰、不得随意涂改。不得用铅笔和圆珠笔填写；如因某种原因不能填写的项目，将该项用斜杠（／）划去；各相关栏目责任人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其附近用黑色钢笔或碳素笔填入更改后的数据，签署更改人的姓名（或加盖印章）、日期。

8、安全生产相关文件保管、作废与销毁

安全生产相关文件由编制部门或使用部门分类进行保管。需归档保存的安全生产相关文件，每年或项目完成时向档案管理部门及时归档。

受控的安全生产相关文件失效或因其它原因需要作废时，由原发放部门提出申请经领导批准后方可作废，作废的文件应及时从使用场所撤出，需保存的加盖“作废留存”印章，确保防止作废文件的非预期使用。

对要销毁的作废文件，由原发放部门填写文件记录销毁清单，经分管领导批准后方可销毁。方式有：撕毁、烧毁、磁盘格式化，损坏光盘等。

9、安全生产档案的分类

归档材料应是在生产过程中形成的与安全生产有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料。

应对下列主要安全生产资料实行档案管理：

（1）安全生产目标；

（2）机构和职责；

（3）安全投入；

（4）法律法规和管理制度；

（5）培训教育；

（6）设备设施、工艺信息；

（7）作业安全；

（8）隐患排查；

（9）重大危险源监控；

（10）职业健康；

（11）应急救援；

（12）事故调查、报告和处理；

（13）绩效评定和持续改进。

10、安全生产档案收集与移交的基本要求

归档材料应确保完整、准确真实、系统规范，反映企业安全生产各项活动的真实内容和历史过程。

归档材料应按照国家有关档案管理的规定、标准和要求，进行整理、编目造册。

具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。

11、安全生产归档时间

各部门在安全生产活动过程中形成的材料可以按年归档，也可按项目活动内容归档。

12、安全生产档案保存期限

安全生产档案保管期限分为永久、长期（1—5）年、短期（1年以下）三种。

档案管理人员调动工作时，必须办理完安全生产档案移交手续后方可离岗。

13、安全生产档案的利用

借阅、复制有密级的安全生产档案，必须按照国家有关保密的法律和法规办理。

安全生产档案利用中，要处理好安全生产档案保密和利用的关系，既要保护企业的知识产权和商业秘密，保障企业的合法权益不受损害，又要充分发挥档案的指导、借鉴等积极作用。在提供、利用、公布档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。

14、相关记录

文件清单

文件发放记录

文件回收记录

文件销毁记录

文件评审记录

文件修订记录

文件借阅、复制记录

文件档案管理制度【第四篇】

为进一步加强本公司安全生产管理工作，预防和减少安全生产事故，提高本公司安全生产管理水平，根据本公司具体情况，特制定如下安全生产档案（以下称安全台帐）管理制度，请遵照执行。

一、安全台帐资料记录是反映一个单位安全生产管理的情况，在安全台帐的记录、整理和积累过程中能起到自我督促、强化安全生产管理的作用，本公司所属生产单位均必须遵照本制度，根据安全生产管理职责范围分别建立相应的。安全台帐，安全台帐由各生产单位指定专人负责，保证资料收集的及时、准确、齐全。

二、各生产单位安全台帐分门别类，按时间顺序（以年度为界）装订成册，编写相应的目录。

三、各生产单位安全台帐资料分为以下几大类：

1、责任书：承包合同、安全管理机构设置的文件、安全组织网络图、上下两级签订的安全生产责任书、生产单位从业人员安全责任状、特种作业人员安全责任状、生产单位主要负责人、副职负责人、安全负责人、技术人员、安全员、车间主任（工区、段、队）长、班组长安全生产岗位责任制。

2、制度文件：有关部门制订和下发的制度性文件。

3、通知、通报：有关部门下发的安全生产方面的通知、通报。

4、花名册：全员花名册、安全管理人员花名册、特种作业人员花名册及相关身份证明、安全资格证书复印件。

5、新工人（含民工和临时工）三级教育资料。

6、安全检查、安全学习、安全宣传培训教育活动情况资料。

7、机械、电气等设备管理资料（含设备保养、维修、检验、检测、使用情况等资料）。

8、安全技术交底资料。

9、危险化学品、民用爆破器材管理台帐资料（如有则建立）。

10、安全事故应急预案、事故记录和报告资料、安全事故调查处理材料。

11、安全设备设施和劳保用品购买、发放登记台帐（附票证复印件）。

四、以上安全台帐统一采用a4纸格式，各部门可根据具体情况要求增加表格。

五、每年年终台帐装订成册保存。

六、公司对各部门安全台帐的建立落实情况督促和监督，并定期进行检查，检查时间为每季进行一次。

河北盛联矿山工程建设有限公司

xx年xx月xx日

文件档案管理制度【第五篇】

一、档案归档制度

（一）文件材料的归档要求：

1.公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

2.公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。

3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

5.归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

7.归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

8.归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

10.外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

11.为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

（二）归档范围及保管期限

(参照企业档案归档范围及保管期限表)

（三）归档时间：

1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。

2.凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。

3.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

4.工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

5.每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。

6.电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

7.荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。

8.声像档案在每次活动结束后整理归档。

9.相关会议(技术会议、专题会议、年度工作会议)，在会议结束后归档。

10.外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。

11.变更、修改、补充的。文件材料随进归档。

12.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。

13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

二、档案查(借)阅制度

档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：

1.凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

2.本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。

3.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。

4.外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。

5.凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

三、档案的保密制度

1.凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。

2.非综合档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。

3.全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。

4.凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。

5.查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

6.档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。

7.定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。

四、档案库房管理制度

一、档案入库检查：

1档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。

2.入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒(袋)内。

3.定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。

二、档案库房管理：

1.档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。

2.档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。

3.库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。

4.避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。

5.库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。

6.库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。

7.库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。

8.档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。

9.对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。

10.每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。

五、档案鉴定、销毁制度

1.根据《档案法》及《江苏省档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。

2.保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。

3.从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。

4.档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。

5.销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。

档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字

六、档案保管统计制度

1.档案库房须与办公室、阅档室分开，并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全与完整。

2.档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火。

3.建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。

4.做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。

七、综合档案室主任职责

1.认真学习《档案法》，深刻领会上级档案部门关于档案工作的方针、政策，不断提高自身的业务水平和管理水平。

2.、努力学习业务，钻研各类档案理论基础知识，充分掌握综合档案室库存档案的各种情况，做到心中有数，操作自如。

3.检查督促专、兼职档案人员的档案管理工作，对收集管理的文件材料和立卷归档的诸多环节应严格把关。

4.组织档案网络成员进行业务学习，交流档案管理经验与体会，开展档案工作的检查评比，不断促进档案工作的健康发展。

5.定期向分管领导汇报档案工作，争取领导支持，做好档案工作计划的制订和落实。

6.组织制定综合档案室档案管理工作目标和发展规划。

7.负责综合档案与各部门分公司的工作协调。

八、档案工作人员岗位职责

1.认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。

2.负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。

3.积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。

4.做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。

5.严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。

6.负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。