公司档案管理制度优质5篇

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公司档案的管理制度【第一篇】

为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，符合会计基础规范化的要求，公司根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，特制定本制度。

一、会计档案立卷管理办法

1、会计凭证：每月做好的会计凭证必须在下月5日内进行顺号、查对、清点，检查凭证是否都符合规定，然后按每本50号装订成册，凭证封面标名每月共几本、每本凭证的编号，再将装订成册的凭证按顺序立案存档，使查找凭证方便、快速、一目了然。

2、会计报表：每月做好的会计报表必须依次编定页码，加具封面，装订成册，加盖公章。封面上应当注明：单位名称、单位地址，财务报告所属年度、季度、月度，送出日期，并由单位负责人、会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章。再将会计报表按年份顺序存放，立案归档，以便查找。

3、会计帐本：每月结帐后，将打印出来的会计帐簿加具封面，装订成册，标明帐户名称、顺序号、标上标签，将会计帐簿按年份顺序存放，立案归档，以便查找。

4、财务文件：财务文件、审计报告等按文件内容进行分类，按立案时间打出文件清单，标上标签、编上编号，便于查阅。

二、会计档案调阅管理办法

借阅档案必须按正常手续进行，财务部查阅档案资料，要求当天查阅当天归放原处；审计人员查阅档案要有借阅手续；外调档案，必须经财务部主管批准，并付上借阅档案借据，写明借调日期、用途、档案名称、份数、归还时间等，方可借出档案。档案管理人员要根据借调档案规定，到期及时催收归还档案，确保档案完整无缺。

三、会计档案保管期限

1、会计凭证：

①原始凭证、记帐凭证保管期限为15年；

②银行存款余额调节表保管期限为3年；

2、会计帐簿：

①现金和银行存款日记帐保管期限为25年；

②明细帐保管期限为15年；

③总帐保管期限为15年；

④辅助帐簿保管期限为15年；

⑤固定资产卡片在固定资产清理报废后保存5年。

3、会计报表：

①月、季度会计报表保管期限为15年；

②年度会计报表保管期限为永久。

4、其他：

①会计移交清册保管期限为15年

②会计档案保管清册保管期为永久

③会计档案销毁清册保管期为永久

④银行存款对帐单保管期限为5年

四、会计档案销毁

根据会计档案保管期限，销毁会计档案时，到期限的档案必须列出详细的。会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、编号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并有档案管理人员签名、财务部主管签名、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。会计档案销毁时应由上级主管部门派员监销。

公司档案管理制度【第二篇】

一、客户档案管理对象

客户档案管理的对象就是你的客户，即企业的过去、现在和未来的直接客户与间接客户。它们都应纳入企业的客户管理系统。

1.从时间序列来划分：包括老客户、新客户和未来客户。以来客户和新客户为重点管理对象。

2.从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的客户、正在进行交易的客户和即将进行交易的客户。对于第一类客户，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理；对于第二类的客户，需逐步充实和完善其档案管理内容；对于第三类客户，档案管理的重点是全面搜集和整理客户资料，为即将展开的交易业务准备资料。

3.从客户性质来划分：包括政府机构(以国家采购为主)、特殊公司(与本公司有特殊业务等)、普通公司、顾客(个人)和交易伙伴等。这类客户因其性质、需求特点、需求方式、需求量等不同，对其实施的档案管理的特点也不尽相同。

4.从交易数量和市场地位来划分：包括主力客户(交易时间长、交易量大等)，一般客户和零散客户。不言而喻，客户档案管理的重点应放在主力客户上。

总之，每个企业都或多或少的拥有自己的客户群，不同的客户具有不同的特点，对其的档案管理也具有不同的做法，从而形成了各具特色的客户档案管理系统。

二、客户管理内容

正如客户自身是复杂多样的一样，客户档案管理的内容也是复杂的，不能一概而论。归纳起来将，客户档案管理的基本内容包括以下几项：

1.客户基础资料。即企业所掌握的客户的最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的第一手资料。这些资料，是客户档案管理的起点和基础。客户资料的获取，主要是通过推销员进行的客户访问搜集起来的。在档案管理系统中，大多是建立客户卡或客户管理卡的形式出现客户档案管理制度客户档案管理制度。

客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话；所有者、经营管理者、法人(这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等方面);创业时间、与本公司交易时间、企业组织形式、业种、资产等方面。

2.客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针与政策、企业规模(职工人数、销售额等)、经营管理特点等。

3.业务状况。主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

4.交易活动现状。主要包括棵客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题等。

以上四方面构成了客户档案管理的重点内容，客户档案管理基本上是围绕着这四方面展开的。

三、户档案管理方法

1.建立客户档案卡。作为客户档案管理的基础工作，是建立客户档案卡(又称客户卡、客户管理卡、客户资料卡等)。采用卡的形式，主要是为了填写、保管和查阅方便。

客户档案卡主要记载各客户的基础资料，这种资料的取得，主要有三种形式：

①.由推销员进行市场调查和客户访问时整理汇总。

②.向客户寄送客户资料表，请客户填写。

③.委托专业调查机构进行专项调查。然后根据这三种渠道反馈的信息，进行整理汇总，填入客户档案卡。

在上述三种方式中，第一种方式是最常用的。第二种方式由于客户基于商业秘密的考虑，不愿提供全部详实的资料，或者由于某种动机夸大某些数字(如企业实力等)，所以对这些资料应加以审核。但一般来将，由客户提供的基础资料绝大多数是可信的且应比较全面。第三种方式主要是由于用于搜集较难取得的客户资料，特别是危险客户的信用状况等，但需要支付较多的费用。

通过推销员进行客户访问建立客户档案卡的主要做法是：编制客户访问日报(或月报)，由推销员随身携带，在进行客户访问时，即时填写，按规定时间上报，企业汇总整理，据此建立分客户的和综合的客户档案。除外，还可编制客户业务报表和对可客户销售报表，以从多角度反映客户状况。

为此，需制订推销员客户信息报告制度(其中包括日常报告、紧急报告和定期报告)。需制定推销员客户信息报告规程。

2.客户分类。利用上述资料，将企业拥有的`客户进行科学的分类，目的在于提高销售效率，促进企业营销工作更顺利地展开。

客户分类的主要内容包括：

①.客户性质分类。分类的标识有多种，主要原则是便于销售业务的展开。如按所有权，划分(全民所有制、集体所有制、个体所有制、股份制、合资等);按客户性质划分(批发店、零售商、代理店、特约店、连锁店、专营店等);按客户地狱划分(商业中心店、交通枢纽店、居民区店、其他店铺等);按顾客的实际情况，确定客户等级标准，将现有客户分为不同的等级，以便于对客户进行商品管理、销售管理和货款回收管理。

②.客户等级分类。企业根据实际情况，确定客户等级标准，将现有客户分为不同的等级，以便于进行商品管理、销售管理和货款回收管理客户档案管理制度百科。

③.客户路序分类。为便于推销员巡回访问、外出推销和组织发货，首先将客户划分为不同的区域。然后，再将各区域内的客户按照经济合理原则划分出不不同的路序。

3.客户构成分析。利用各种客户资料，按照不同的标识，将客户分类，分析其构成情况，以从客户角度全面把握本公司的营销状况，找出不足，确定营销重点，采取对策，提高营销效率。

客户构成分析的主要内容包括：

①.销售构成分析。根据销售额等级分类，分析在公司的销售额中，各类等级的客户所占比重。并据此确定未来的营销重点。

②.商品构成分析。通过分析企业商品总销售量中，各类商品所占的比重，以确定对不同客户的商品销售重点和对策。

公司档案管理制度【第三篇】

一、总则

1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

三、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的事记及映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的。会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

五、档案管理人员职责

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

六、档案的利用

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

七、本制度即日起开始执行。

2、物业公司档案管理规章制度

1.客户档案的管理工作由客务部负责。

2.客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案文件柜内。

3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须及时装订另存。

4.每个客户档案均按日期顺序排列，将最新的文件摆在最前面。

5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。

6.客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。

7.客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务部办公室阅览。

8.原始客户档案一般不可修改，客务部工作档案需经客务部经理同意方可修改。

9.客务部档案应积极推行计算机管理，由客务主管设置客户档案管理系统，将客户各类资料、各单元房屋使用情况等输入计算机中，进行资料分析、整理和信息传递。

公司档案管理制度【第四篇】

第1条 档案的管理：

（一）办公室是档案的执行管理部门，并由专人负责档案管理；

（二）凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档；

（三）档案管理人员坚持文书随时立卷归档，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作，档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料；

（四）档案管理使用专用电脑，建立电子档案和索引目录以备科学查档；未经办公室同意，其它员工一律不得擅自使用。

第2条 档案归档范围：

（一）公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；

（二）政府、项目批文、合同，公司董事会形成的文件材料；

（三)反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）；

（四)资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等）；

（五)公司制度体系、会议纪要、内部发文(工作流程、公司决定等），发展规划、工作总结等；

（六)工程进度计划控制文件(含业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸，工程部门留用复印件备份等；

（七)公司各部门年度工作计划(财务资金计划由财务部归档）；

（八）公司有效证照、证件；

（九）具有法律效力及保存价值的文件；

（十）公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

（十一）员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；

（十二）公司获得的各种社会荣誉资料；

（十三）会计统计、年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关财务类文件材料（此类档案由公司财务部自行保管存查）；

（十四）组织人事教育培训、员工变动表、花名册、教育培训；

（十五）其他需要归档管理的资料，包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

第3条 档案立卷要求：

（一）办公室应及时做好档案归档分类保管工作；财务和物业应自行及时的将需归档的文件、报表等材料整理立卷以便存查；

（二）公司各部门应及时向办公室移交发生的档案材料，如材料还需使用，也应向交办公室立卷归档后再办理借阅手续；各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交归档的文件材料；

（三）各部门向办公室提交档案时，要严格履行移交手续；档案管理人员按文件材料分类造册，并在存档资料表上注明移交人、存档人、存档时间；

（四）档案立卷要求遵循公司档案的形成规律和特点，保持档案质检的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用；

（五）卷内档案材料应按材料排序，依次编写页号；

（六）有关卷内材料的情况说明，都应逐填写在目录备注内；

（七）案卷封面，应逐项按规定用钢笔或签字笔书写，字迹要工整、清晰。

第4条 档案归档时间:

（一）公司每半年进行一次集中清理归档工作并作出归档结论；

（二）财务部门需按时间要求将档案归档清整结论情况以书面形式报总经理批示后交办公室存查；

（三）物业公司档案按公司工作要求清整情况及结论报办公室存查；根据公司要求独立建立清查归档并将结果书面报办公室存查。

第5条 档案的借阅:

（一）借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、调换、撕毁等损坏档案行为，并应及时归还。

（二）各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅；

（三）公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门负责人批准，否则不予借阅；

（四）借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销；

（五）借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经公司总经理批准；

（六）借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过10天；档案管理责任人需追述借阅归还并做好记录；

（七）借阅人对档案要妥善保管，不得遗失；

（八）凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理；

（九）会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务同意并报总经理批准。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经总经理同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印，应经总经理同意方可办理。

第6条 档案保密级别:

（一）档案分一般档案和密级档案两类。档案的密级由公司总经理核定签注；

（二）有密级的档案需经公司总经理或授权办公室主任同意翻阅和复印使用；

（三）有密级档案只限档案管理员管理；

（四）一般档案管理，属业务工作使用范畴，对内予以及时提供利用；对外按借阅手续经办公室主任批准办理。

公司档案管理制度【第五篇】

建筑分公司合同档案管理员岗位责任

一、遵守国家《建筑法》、《合同法》、《招标投标法》等法律法规。认真学习贯彻公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件，协助本部门领导搞好贯标工作。

二、建立健全建设工程合同台帐，运用微机实现建设工程合同动态管理。分析汇总各时期合同签订及经济指标完成情况，为领导及相关部门提供及时、准确、真实的数据信息。

三、按照建设工程投标评审程序做好建设工程《合同评审记录》及《合同会签》,及时发送建设工程合同文本到相关部门，并做好发送登记。完成每年度合同文本的装订、立卷、归档，做到建设工程合同台帐与文本档案相统一，完备、整洁、规范。

四、建立分包合同及各类经济合同台帐，整理备案分包合同及各类经济合同文本。

五、严格保守企业经济机密。

六、完成领导交办的。其它工作。