在2024年国企办公室行政管理工作推进会上的讲话

 

在2024年国企办公室行政管理工作推进会上的讲话

同志们：

办公室作为国有企业的中枢部门，承担着上传下达、协调沟通、信息管理等重要职能。办公室行政管理包括公文管理、办公耗材管理、印章管理、会议管理、档案管理、车辆管理等，其管理水平直接影响着企业的运营效率和竞争力。今天，我们在这里召开国企办公室行政管理精细化推进会，目的是进一步统一思想、提高认识，明确目标、强化措施，全面推进办公室行政管理精细化工作，为企业高质量发展提供有力保障。下面，我讲几点意见。

一、提高认识，把握国企办公室行政管理精细化的重要意义

（一）提升办公室行政管理工作效率、质量。国企办公室行政管理精细化是一项关键的管理策略，其深远影响不仅体现在工作效率的提升上，更在于工作质量的全面优化。这种管理方式通过细致入微的操作和持续不断的流程改进，可以为国企的稳健发展注入强大的动力。一方面，精细化管理强调对细节的精准把控和流程的持续优化。精细化管理注重流程优化，通过梳理和分析现有流程，找出瓶颈和低效环节，推动流程改进和创新，使工作更加顺畅高效。实施精细化管理后，国企办公室行政管理工作将变得有序高效——工作环节衔接紧密、信息传递迅速准确、资源分配合理高效。不仅提高了员工的工作效率，也增强了企业的凝聚力和竞争力。另一方面，通过严格执行工作标准和操作流程，可以确保每个工作环节达到预定的质量标准；通过对工作成果的全面检查和评估，可以及时发现行政管理工作中存在的问题并进行整改。这有助于提升国企的整体工作质量，为企业赢得良好的社会声誉和客户的信任。

（二）节约企业资源，实现经济效益的最大化。国企办公室行政管理精细化的推进，有助于节约企业资源，实现经济效益的最大化。精细化管理注重资源的合理配置和有效利用，通过精确计算和分析，确定各项工作的资源需求，避免资源的浪费和过度消耗。这不仅可以降低企业的运营成本，还可以提高企业的资源利用效率，为企业创造更大的经济效益。例如，通过优化办公设备的采购和使用，减少不必要的开支；通过合理调配人力资源，提高员工的工作效率和满意度；通过精确控制预算和费用支出，降低企业的运营成本等。以上这些措施可以有效提高企业的经济效益和市场竞争力。

（三）塑造企业形象，增强企业市场竞争力。国企办公室行政管理精细化的实施还能够塑造企业形象，增强企业市场竞争力。一方面，办公室行政管理精细化有助于塑造企业的良好形象。精细化管理体现在企业的办公环境、员工行为、服务态度等方面。这些细节上的提升，能够让外界感受到企业的专业性和规范性，从而增强对企业的信任和认可。另一方面，办公室行政管理精细化能够增强企业的市场竞争力。在激烈的市场竞争中，企业的形象和口碑往往成为吸引客户、赢得市场的关键。通过实施行政管理精细化，企业能够提升自身的品牌形象和市场地位，在竞争中脱颖而出。

二、正视问题，明确国企办公室行政管理精细化工作目标

（一）管理理念与意识滞后。许多国企在长期的运营过程中管理思维和模式固化，对于办公室行政管理精细化的重要性和必要性缺乏足够的认识。这种滞后的管理理念往往表现为对细节和流程的忽视，以及心理上对创新和改进的抵触。具体来说，一些国企办公室管理人员的认识仍停留在传统的粗放式管理阶段，认为办公室行政管理只是简单的日常事务处理，无须过多关注细节和流程。他们缺乏精细化管理所需的敏锐观察力和创新思维，无法及时发现和解决工作中存在的问题。同时，由于缺乏对行政管理精细化的深入理解，管理人员往往难以将精细化管理理念融入实际工作中，导致管理效果不尽如人意。此外，一些国企办公室内部对行政管理精细化改革存在抵触情绪。由于改革可能会打破原有的利益格局和工作习惯，一些员工可能会对改革持消极态度，甚至阻挠改革的推进。这种抵触情绪不仅会影响办公室行政管理精细化改革的进程，还可能对整个企业的运营产生负面影响。

（二）管理制度与执行的缺陷。尽管许多国企已经意识到办公室行政管理精细化的重要性，但在实际操作中却往往因为制度不完善和执行不力而无法达到预期效果。在制度层面，一些国企办公室的行政管理制度过于笼统和模糊，缺乏具体的操作指南和标准，使得员工在执行任务时缺乏明确的依据和规范，容易出现偏差和失误。同时，一些制度的设计缺乏针对性和实用性，无法适应办公室的实际情况与员工需要。在执行层面，由于监督机制和考核机制的缺失或不完善，一些员工在执行行政管理制度时缺乏积极性和责任感，敷衍了事、应付差事，导致管理制度无法得到有效执行。在配套支持层面，一些国企在推行办公室行政管理精细化改革时缺乏必要的资源支持和配套措施，使得改革进程受阻或无法持续推进。

（三）员工素质与技能不足。国有企业办公室行政管理精细化进程对员工的专业素养和综合能力提出了更高的要求。然而，当前一些国企办公室员工却不能满足这些要求，主要体现在以下几方面：一是部分员工缺乏行政管理专业知识与技能。他们未熟练掌握现代化的行政管理工具和手段，在数据分析、流程优化等工作中显得力不从心，难以胜任复杂多变的行政管理任务，工作效率和质量不高，阻碍了行政管理精细化进程。二是部分员工缺乏创新意识和学习能力。一些员工习惯于传统的行政管理方式，对于新理念、新方法的接受和应用能力相对较弱。同时，由于学习动力不足或学习机会有限，他们难以及时跟上行政管理精细化改革的步伐，无法发挥应有的作用。三是团队协作和沟通能力不足。密切协作，信息共享是行政管理精细化的要求，但一些员工缺乏团队协作意识，难以与其他员工开展有效的沟通和合作。导致信息孤岛、资源浪费等问题的出现，严重影响了办公室行政管理精细化的推进效果。

三、强化执行，确保国企办公室行政管理精细化管理措施落到实处

（一）更新管理理念，强化精细化管理意识。要推进国企办公室行政管理精细化，首要任务是更新管理理念，强化精细化管理意识。传统的粗放式管理理念已经难以满足现代国企办公室的工作需求，必须向精细化管理转变。一是国企办公室领导需要深刻领会精细化管理的核心要义，明确其对企业长远发展的重要性。国企办公室行政管理精细化不仅仅是一种管理理念的转变，更是一次战略的升级。管理者应当将精细化管理纳入办公室的整体建设战略之中，制定相应的政策和措施，确保精细化管理成为办公室文化的一部分，成为所有员工共同遵循的行为准则。二是鼓励员工深化学习、分享经验、交流心得，逐步养成精益求精的工作习惯。例如，要积极通过组织形式多样、内容丰富的学习活动，让办公室员工深入理解精细化管理的内涵和要求，从而在思想上达成共识，形成强大的执行力和凝聚力；要通过内部报刊、网络平台等渠道，定期发布办公室行政管理精细化的成功案例，让员工体验到精细化管理带来的益处；要倡导员工在日常工作中追求极致，注重细节，对工作质量严格把关，逐步养成精益求精的工作习惯。三是建立以精细化管理为核心的办公室文化氛围。不仅包括物质层面的支持，如提供必要的工具、设备、信息技术等，还应包括精神层面的激励，如设立奖励机制、表彰先进个人和集体等。通过举办各种主题活动，如精益生产竞赛、创新成果展示会等，激发办公室员工的创新热情和参与积极性，让精细化管理不再只是一句口号，而是每一位员工实实在在的行动和追求。通过更新管理理念，养成精益求精的工作习惯，建立以精细化管理为核心的办公室文化氛围，国企办公室可以逐步摆脱传统管理模式的束缚，为行政管理精细化奠定坚实的基础。

（二）完善管理制度，确保精细化管理落地。完善的管理制度是保障国企办公室行政管理精细化落地的关键。只有建立起科学、合理、可行的管理制度体系，才能确保精细化管理的各项要求得到有效执行。一要系统性梳理与评估现有的办公室行政管理制度。国企要对办公室现行的管理流程进行细致的审视，找出其中存在的问题与不足，并制定针对性的改进方案，包括简化工作流程、优化信息系统、增强员工培训等多个方面。同时，企业还需结合办公室的具体情况，如人员、资源、竞争状况等制定适合的精细化管理制度，使之更加贴合办公室行政管理的实际需求，提高制度的实效性。二要确保制度的可操作性和实用性。任何管理制度都不应仅仅停留在纸面上，而应该转化为能够被员工理解并在实际工作中得到执行的操作指南。因此，设计制度时应力求简洁明了，避免使用过于复杂或晦涩的语言，便于员工掌握和运用。同时，在快速变化的数字化变革时代，制度应具有足够的动态性，要根据办公室内外部环境的变化做出相应的调整和优化，保证制度长期有效地运行。三要加强制度的执行和监督。国有企业应建立健全监督机制和考核机制，通过定期检查、绩效评估等方式，对办公室员工遵守管理制度、执行任务的情况进行全面的监督和评价。例如，某大型出版企业办公室行政管理精细化主要通过加强权责监督与评价来实现。一方面，该企业制定了《岗位工作手册》，并根据不同工作的性质和特点，匹配相应的办公室工作人员。企业通过明确每个工作人员的管理权责边界，确保他们在工作中能够充分发挥自己的专业能力，同时对自己的行为负责。另一方面，该企业通过定期检查、绩效评估等方式，对办公室员工遵守管理制度、执行任务的情况进行全面监督。这种监督机制不仅能够帮助企业及时发现问题，还能够对员工的工作表现进行客观的评价。对于表现出色、遵守制度的员工给予相应的奖励和激励；而对于违反制度、执行不力的员工，企业则要及时采取措施加以纠正，必要时给予纪律处分。通过完善管理制度，国企办公室可以建立一套科学、规范、高效的行政管理体系，确保精细化管理落地，为企业的发展提供有力保障。

（三）提升员工素质，打造精细化管理团队。提升员工素质是打造精细化管理团队的关键。因此，国企办公室要推进行政管理精细化，必须注重提升员工的专业素养和综合能力。一要加强业务培训。国企办公室应定期组织专业培训，邀请有丰富实践经验和专业知识的专家授课，使员工全面掌握行政管理精细化的前沿知识和相关技能。同时，企业还应鼓励员工自主学习，通过参加在线课程、阅读专业书籍等方式不断提升专业能力。此外，为了激发员工的学习热情，企业可以设立学习奖励机制，对在学习上取得优异成绩的员工给予表彰和奖励，形成持续学习的良好氛围。二要注重实践经验的积累。国企办公室应为员工提供多样化的实践机会，通过轮岗交流、项目合作、实践创新等方式，使员工能够在实践中不断积累经验、提升能力。通过实践经验的积累，员工能够更好地理解行政管理精细化的内涵和要求，为企业的发展贡献更多的力量。三要加强团队建设。国企办公室应注重培养员工的团队协作精神和沟通能力，通过组织团队活动、建立沟通机制等方式，增强团队成员之间的凝聚力和协作能力。国企办公室要特别注重团队成员之间的互补和协作，充分利用每个员工的优势和特长，形成高效协同的工作团队。在团队建设中，办公室内部可以引入竞争机制，通过设立团队目标、开展团队竞赛等方式，激发团队成员的积极性和创造力。通过提升员工素质、打造精细化管理团队，使国企办公室拥有一支具备专业素养和综合能力的高素质团队，为行政管理精细化的实施提供有力的人力资源保障。

同志们！推进办公室行政管理精细化是一项长期而艰巨的任务。我们要以更加坚定的信念、更加务实的作风、更加有力的措施，不断推动精细化管理工作向纵深发展。我相信在大家的共同努力下我们一定能够开创出更加辉煌的业绩为企业的持续健康发展做出新的更大贡献！谢谢大家！