材料采购申请单（汇总4篇）

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材料采购申请单【第一篇】

关键词：采购；付款；内部控制

[中图分类号] [文献标识码]A [文章编号]1009-9646（2012）4-0015-02

XX集团是一家跨国企业，其主营业务是各种电子产品。XX公司是该集团的下属独资企业。公司的材料的采购涉及第三方，是内控风险较大的环节。因此该公司制定了详细的控制流程，期望降低内部控制风险。与采购以及付款相关的部门主要包括采购部，仓库，财务部和用户部门，其中采购部门兼管物流部和仓库。

改进前的付款流程在流程改进前，公司采用的是较普遍的制造业采购付款流程，即遵循所谓的“三单匹配”原则。大体描述如下：

首先用户提出采购申请，经过审批，采购申请单流转到采购部，采购部进行采购。采购完成后，供应商会将物品，送货单，发票送到采购部门，采购部门将采购物品和送货单交给仓库做收货处理并开出收货单。随后采购员将收货单，采购订单，采购申请单和发票进行匹配，如果一致，则将单据送给财务部要求付款。而财务部检查三单是否匹配，以及三单和采购申请单是否匹配。

从表面上看流程，进行了单据的的匹配比对，实现了单据间勾稽检查，以及部门间的牵制。但进一步分析并且参考实际效果的话，其中还是有一些风险和弊端，具体如下：

一、从组织架构来看，将采购，物流和仓库作为一个部门本身就是容易产生风险的架构。由于是受命于同一个部门经理，仓库和物流部门很难做到对采购的牵制，从而让供应商有机可乘。

二、由于没有正式的询价，比价环节。当完成了审批的采购申请单流到采购部门后，由采购全权来负责后续工作，包括询价，供应商选择和送货安排。会导致采购员暗箱操，没有其他部门知道最终采购的物品是否基于最优成本。

三、对于原材料的采购，没有负责运营，计划的计划部门参与到申请程序中。由于原材料金额大，容易占用公司的资金，最佳策略就是“零库存”模式，这就需要运营，计划部门审核采购量。而XX公司目前采用的方式和其它物资的类似，并不需要类似的审核，忽略了对于库存水平的控制。

四、物资采购没有进行有效控制。公司每年都有费用预算，但实际上没有将采购行为与预算控制联系起来，造成了预算管理流于形式。采购申请相应的审批程序也成了相关部门经理的“例行公事”。

五、在公司处于业务流程末端的财务部在实际当中没有起到审核流程的作用。在没有独立内控部门的公司中，财务部门应当起到内控部门的职能，对公司所有流程进行审核。但是目前财务部只是执行付款流程，之前相关的文档都是有采购部准备好，只要认定文档齐全就进行付款，并没有对整个流程进行测试，监督。

由于公司采购及付款流程存在着以上列举的弊端，公司从2009年针对目前流程的弊端进行了优化，具体措施如下：

一、从组织架构上，首先将仓库从采购部中剥离出来。将仓库归属于计划部门，从而实现仓库与采购的独立，因此可以通过仓库对采购行为进行制衡。并要求供应商以后直接将发票寄给财务部，以减少采购部门的“暗箱操作”。

二、从控制手段上，XX公司实施了ERP系统。其中采购申请程序依然是手工方式，之后的采购订单建立直到付款程序均通过系统实现。最大限度的减少了人为出错，干预数字的可能。基本程序是：采购首先根据批准的采购申请单在系统中创建采购订单，当仓库进行收货时，系统收货单会和采购订单进行自动比对，如果数量出错的话收货无法进行。当财务进行发票录入时，系统可以找到发票对应的收货单，如果找不到收货单，发票将无法录入，付款无法进行。保证了系统和纸质发票，收货单，订单间的一致性。

三、在采购申请程序之前，添加了报价申请程序。某用户需要采购某东西，要先向采购部提出报价申请，采购部门应该至少询到三家供应商的价格，然后提交给用户让其选择。原则上用户应选取最低价供应商，如果用户选取的并非是最低价，需说明原因。采购部门不得直接选择供应商。这样可以防范采购部门的“大包大揽”。

四、对于原材料的采购，改由计划部门提出采购申请。并且要求计划部门每次提出采购申请必须基于计划产量。计划部门会根据未来的计划产量，库存水平，订货周期等因素提出原材料采购申请，财务部门对计划部门的预测采购量进行审核，实现第三方监管。

五、在财务经理审批采购申请单之前，加入由成本会计进行采购是否在预算内审核环节，从而保证预算得到了执行。实际操作中，成本会计会记录每一个成本中心的采购订单号码，费用类别和金额，和预算进行比对，超出预算部分采购需要说明并得到公司总经理批准方可进行。同时，要求超出预算的部分要在以后期间的费用额度中进行扣减。

六、此外还对财务部赋予了“中立的”监督职能进行流程监管。具体做法是每个月财务部抽取若干笔付款业务进行流程完整性复核。通过要求采购部提供报价申请，采购申请，采购订单；仓库提供供应商的送货单，然后与系统单据进行比对。确保采购的东西就是用户要求的足质，足量的并按时交付的货物。

通过以上改进流程的建立，内部控制改进目标非常的明确，效果比较让人满意，但是如果对比财政部的《企业内部控制应用指引第7号――采购业务》，能发现公司还有改进空间。具体如下：

一、指引中提出“企业应当对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换。”但目前公司还没能够实现。因为公司目前的规模和架构很难实现采购人员定期进行岗位轮换，因为这会涉及新员工招聘，培训，工作的交接等大量问题。建议公司业务规模增长后可以考虑开展岗位轮换。

二、企业内部控制应用指引中提出“企业可以根设置请购部门，对采购需求审核，归类汇总，统筹安排企业的采购计划。”目前公司并不存在这一部门。由于公司规模不大，对时效性要求较高，因此很难实现。公司可以考虑中远期和用户讨论流程优化，除了紧急采购外，进行定期的采购，以便于归类汇总集中采购。

三、在更新的采购流程中提到了首先要进行报价申请，似乎有点冗余。它可以包含在采购申请审批流程中。当用户在进行采购申请时，可以要求采购部进行询价。用户将询价单附在采购申请单之后。相关审批人都可以看到询价情况。

以上是对XX公司采购付款流程的一个介绍和探讨。作者希望在此文章的基础上各方能得到对于采购付款流程设计的新思路。从而促进公司采购和付款的内部控制的进一步优化。

材料采购申请单【第二篇】

本文中所提及的外部供应商不良行为管理模式和相关信息化系统的应用企业为某公共服务行业特大型企业。该企业拥有为数众多的下属分子公司，采用集约化管理模式，本部对下属各单位管控能力较强。自2013年5月起，该企业采用自行设计和开发的“供应商不良行为管理模块”，加强了企业的供应商不良行为管理能力，取得了良好的应用效果和经济效益。

未使用供应商不良行为管理功能之前，该企业只有部分零散提报至本部的供应商不良行为于企业已有的电子商务平台进行简单管理，业务模式缺乏可操作性，且下属各分子公司的外部供应商不良行为提报及审批过程仍然在信息系统外进行。这导致了管理上的三大问题：

提报内容非结构化：下属各分子公司提交的不良行为材料形式多样、内容格式不统一，容易造成提报审批环节的反复，人工沟通成本较高；

提报方式不规范：通过线外手工提报，由下属各分子公司、物资公司、本部物资部逐级审批，环节反复较多，加大业务管理难度；

信息统计整理困难：由于不良行为提报内容多样、审批过程无法有效管理，加大了对不良行为业务信息的后期整理、分析、统计的工作量；

数据应用价值低：信息规范性不足、实时性不强，大大降低了供应商不良信息数据的应用价值，以工程物资供应商不良行为管理这一采购业务中的管理难点为例，不良行为分析数据对采购决策的有效支持率仅为29%，无法满足飞速增长的企业业务需求。

一、业务管理的主要做法

供应商不良行为管理模块设计、开发和应用后，规范了下属各分子公司供应商不良行为提报及审批环节，所有分子公司供应商不良行为申报需要在企业ERP系统中的“供应商不良行为管理模块”内完成，并按照每月供应商不良行为逐级提报的时间节点要求，在系统中进行供应商不良行为的逐级审批。

“供应商不良行为管理模块”与企业已有的ERP系统无缝融合，信息共享，并与同业对标系统、决策支持系统等系统通过实时数据接口进行集成，实现数据实时同步。

二、业务流程说明

（一）供应商不良行为提报及审批

下属各分子公司在供应商不良行为提报界面填写供应商不良行为上报内容，填报内容包括必填项和选填项。

必填项包括：不良行为发生日期、合同号、合同签订主体、采购订单号、供应商编码、供应商名称、物资大类、物资中类、物资小类、工程物资等级、工程名称、不良行为类型、不良行为描述、不良行为严重程度、招标批次编号、处理依据条款、供应商联系人、供应商联系电话、供应商电子邮件、供应商不良行为报告（附件）、供应商不良行为支撑材料（附件）。

选填项包括：公司代码、不良行为发生日期、供应商编码、物资大类、物资中类、物资小类、不良行为类型、不良行为严重程度。

二级物资公司专责完成供应商不良行为申报填写后，填报人能够保存、修改申报内容，并进行提交。供应商不良行为申报为四级审批，依次为：二级物资公司负责人、一级物资公司专责、一级物资公司经理、本部物资部。各级审批人给出审批通过或拒绝意见，拒绝需要填写退回原因。各级审批人均能够修改“不良行为描述”字段。审批层级如下表所示：

对于创建、审批各环节的供应商不良行为申报单，通过标记不良行为申请单的状态对各地市上报信息进度控制和实时监控：

未提交：暂存状态。提报人可以修改、删除未提交的不良行为申请单。

已提交：提报人提交不良行为申请后，状态为“已提交”，申请单内容不允许修改、删除。

二级单位已审批：二级物资公司完成第一级审批，申请单内容不允许修改、删除。

一级物资公司已初审：一级物资公司专责完成第二级审批，申请单内容不允许修改、删除。

一级物资公司已复审：一级物资公司经理完成第三级审批，申请单内容不允许修改、删除。

本部物资部已终审：本部物资部完成第四级审批，申请单内容不允许修改、删除。

退回拒绝：任一级审批人给出拒绝意见并填写拒绝原因，申请单退回至提报人，申请单状态为“拒绝”。提报人可以修改、删除拒绝状态的不良行为申请单，申请人修改完成后可重新提交，提交后，系统将状态变更为“已提交”。

（二）供应商不良行为公示管理

对审批完成的供应商不良行为的公示情况进行管理，对于已公示的供应商不良行为，本部物资部相关人员能够标记“已公示”状态，则该数据可被同业对标系统获取，为企业同业对标指标统计奠定基础。

（三）供应商不良行为查询

新的管理模式重视供应商不良行为数据对各级业务分析的支持能力。“供应商不良行为管理模块”支持各级用户按照提报申请时间、采购订单号、工厂编号、不良行为发生日期、供应商编码、招标计划批次、不良行为类型、不良行为状态（未提交、已提交、已初审、已复审、已终审、拒绝）、不良行为严重程度、物资大类、物资中类、物资小类查询供应商不良行为申报的基本信息及附件内容，并进行相应的权限角色控制。查询界面同时显示供应商不良行为申请单的审批状态、逐级审批人及完成审批时间、是否公示，为工作人员提供了方便快捷的监控分析平台。

三、信息系统应用

“供应商不良行为管理模块”自2013年5月初步建成和应用以来，在强化供应链管理能力、增强采购决策数据基础、加大各级单位采购行为规范性管理方面发挥了重大作用。通过“供应商不良行为管理模块”的支持，企业每月超过20亿元人民币的采购行为获得了更多的安全保障，大大降低了企业运营风险，帮助企业在频繁变革和快速增长中仍保持了业务稳健和经营持续。

四、结束语

“供应商不良行为管理模块”针对大型企业物资采购业务中的难点，着重分析和解决外部供应商不良行为管理模式不明晰、实用性不强、控制性弱等问题，通过信息化手段进行了管理模式的固化，实现了管理思想的落地，其所形成的信息化工具具有高度可配置性，具有通用意义。

作者简介

材料采购申请单【第三篇】

关键词项目建设；资金支付；审批额度；单据流转；管控

一、研究背景

受成本费用节约和专业技术人员缺乏影响，项目建设初期职能管理部门不能及时健全，管理人员没有及时到位，是项目建设的普遍现象，这为建立规范的管理制度，特别是资金支付制度带来很大困难。而项目建设初期资金管控制度的建立和落实，直接影响着项目的成败和效益，因此必须加强资金的风险控制，明确责任主体，提高资金使用效率，规范审批流程，保证项目建设的资金需求与资金安全。

二、资金支付管控的重点和难点分析

项目建设期资金支付与生产经营期的资金支付不同，建设期资金支付额度大，付款相对集中，收款人变化快，资金风险较大。项目内部涉及的岗位多，责任人较集中，受管控精力制约，付款环节投入的关注度不足，往往出现超付或迟付现象，使项目建设受到影响，增加管理成本。甚至出现管理人员故意错付资金，为自己谋取不当利益。如何解决这些难题，明确审批权限，细化审批流程，坚持规范化管理，应是有效的管控措施。

三、资金支付的审批权限及额度设计

依据不同资金用途和支付性质，合理设定审批权限和额度。

（一）工程预付款、工程进度（结算）款、设备购置及安装、技术服务、物资采购等业务。由业务部门提出用款申请，按单位负责人、财务总监、总经理顺序审批同意后，财务部门付款。100万元以上的用款可报董事长或董事会审批。

（二）因公借款。由借款人提出用款申请，按部门主管、单位负责人、财务总监顺序审批同意后，财务部门付款。1万元以上的借款还需总经理审批。急需借款，相关签批人出差在外时，应以手机信息等可查阅的方式批复，事后借款人及时办理补签手续。

（三）工资、经常性奖金、各种社会保险统筹、住房公积金。由人力资源部提出用款申请及支付明细，财务部门复核，财务总监审批同意后，财务部门付款。

（四）购买办公用品等低值易耗品及劳务支出。由办理部门提出用款申请，按部门主管、单位负责人、财务总监顺序审批同意后，财务部门付款。1万元以上的用款还需总经理签批。

（五）差旅费。由经办人提出用款申请，按部门主管、单位负责人、财务总监顺序审批同意后，财务部门付款。1万元以上的用款还需总经理签批。

（六）偿还债券和银行借款本息等业务，经总经理办公会研究批准。

（七）税费及其他托收支出，财务部门提出用款申请，财务总监审批同意后，财务部门付款。10万元以上的用款可报总经理审批。

四、财务单据流程设计

为保证上述审批权限和额度得到落实，必须设计规范的审批单据和审批流程，流程没有完成财务拒绝付款，强化制度的严肃性。

（一）工程预付款。工程管理部门经办人员根据合同的付款内容和条件，通知施工单位开具《建筑业统一发票》。按以下流程办理：

工程管理部门经办人员凭合同及合同审批表、发票填制《预付款申请单》按审批流程签批后报财务部门财务部门根据合同及合同审批表、发票、审批完结的《预付款申请单》付款。

（二）工程进度（结算）款。工程管理部门经办人员根据合同的付款内容和条件以及《工程进度决算书（签认单）》通知施工单位开具《建筑业统一发票》。按以下流程办理：

工程管理部门经办人员凭合同及合同审批表、《工程进度决算书（签认单）》填制《费用报销单》按审批流程签批后报财务部门财务部门根据合同及合同审批表、《工程进度决算书（签认单）》及审批完结的《费用报销单》挂账。付款时，工程管理部门经办人员凭发票填制《应付款清算单》按审批流程签批后报财务部门财务部门根据发票及审批完结的《应付款清算单》付款。

（三）设备购置及安装付款。采购经办人员根据《设备购置申请报告》、合同付款内容和条件，通知供货方开具发票，经设备管理人员审核后办理手续。按以下流程办理：

预付款时，采购经办人员凭合同及合同审批表、发票填制《预付款申请单》按审批流程签批后报财务部门财务部门根据《设备购置申请报告》、合同及合同审批表、发票、审批完结的《预付款申请单》付款。设备安装验收完成后，采购经办人员凭合同及合同审批表、设备验收单填制《费用报销单》按审批流程签批后报财务部门财务部门根据合同及合同审批表、设备验收单及审批完结的《费用报销单》挂账。付款时，采购经办人员凭差额发票、填制《应付款清算单》按审批流程签批后报财务部门财务部门根据差额发票及审批完结的《应付款清算单》付款。

（四）接受技术及劳务服务付款。业务经办人员根据合同的付款内容和条件，通知技术及劳务服务方开具发票。按以下流程办理：

预付款时，业务经办人员凭合同及合同审批表、发票填制《预付款申请单》按审批流程签批后报财务部门财务部门根据合同及合同审批表、发票、审批完结的《预付款申请单》付款。技术验收后，业务经办人员凭合同及合同审批表、技术服务验收单填制《费用报销单》按审批流程签批后报财务部门财务部门根据合同及合同审批表、技术服务验收单及审批完结的《费用报销单》挂账。付款时，业务经办人员凭差额发票、填制《应付款清算单》按审批流程签批后报财务部门财务部门根据差额发票及审批完结的《应付款清算单》付款

（五）支付工程或设备保证金。业务经办人员凭相关部门综合验收单填制《应付款清算单》按审批流程签批后报财务部门财务部门根据综合验收单、审批完结的《应付款清算单》付款。

（六）物资采购。业务经办人员根据合同的付款内容和条件，通知供货商开具发票。按以下流程办理：

全额一次付款采购时：业务经办人员凭合同及合同审批表、发票、材料物资入库单填制《费用报销单》按审批流程签批后报财务部门财务部门根据合同及合同审批表、发票、材料物资入库单及审批完结的《费用报销单》付款。

挂账付款时：业务经办人员凭合同及合同审批表、发票、材料物资入库单填制《费用报销单》按审批流程签批后报财务部门财务部门根据合同及合同审批表、发票、材料物资入库单及审批完结的《费用报销单》挂账。业务经办人员填制《应付款清算单》按审批流程签批后报财务部门财务部门根据审批完结的《应付款清算单》付款。

（七）其他应付款项业务。业务经办部门与财务部共同核对付款信息业务经办部门填制《应付款清算单》按审批流程签批后报财务部门财务部门根据审批完结的《应付款清算单》付款。

（八）借款业务。借款人填制《借款单》按审批流程签批后报财务部门财务部门根据审批完结的《借款单》付款。

（九）出差业务。出差人凭《出差审批单》如果费用超标还应有《出差超标费用审批单》及相关票据填制《差旅费报销单》按审批流程签批后报财务部门财务部门根据《出差审批单》、《出差超标费用审批单》及相关票据和审批完结的《差旅费报销单》付款。

（十）购买办公用品等低值易耗品。业务经办人员凭合同、发票、物品入库单、填制《费用报销单》按审批流程签批后报财务部门财务部门根据合同、发票、物品入库单及审批完结《费用报销单》付款。

（十一）职工薪酬、社保统筹、税费等业务。经办人员凭相关单据填制《支款单》按审批流程签批后报财务部门财务部门根据相关单据及审批完结的《支款单》付款。

五、结束语

材料采购申请单【第四篇】

为了规范物资采购和领用程序，节约开支、降低费用，特制定本办法。

一、大宗备件、燃料、原料、易耗品等实行集团采购

大宗备件指车辆修理常用备件，如轮胎、机油、润滑油等，燃料指本公司车辆用的汽油、柴油，原料和易耗品指电焊条等常用材料。以上物资，均实行集团采购。其程序如下：

（一）成立集团采购领导小组。组长：总经理，副组长：副总经理。成员：总经理助理、修理厂厂长、机械加工公司经理、实业公司和储运公司分管车辆的副经理、采购员。

（二）确定集团采购的物品。领导小组研究和确定集团采购物品的种类。

（三）面向社会公开招标。所有属于集团采购的物资，将面向社会公开招标。

（四）领导小组根据各供应商的投标书，通过对比各种品牌的性价比，最终确定采用哪种品牌的物品和供应商。然后与供应商协商物品供应、验收和结算办法，签订供货合同。

（五）向全体员工公开各种物品采购结果，接受员工监督。

二、非集团采购物品的采购与管理

非集团采购的物品实行审批制度。各部门或公司需求的物资材料单笔价格在50元以上的，一律填写物资购置申请单，由各部门或公司负责人签字，报集团办公室审批后方可购置。特殊情况下来不及审批的紧急需要物品，应电话与本部门经理和办公室主任沟通后再采购，但过后要补填物资购置申请单。

三、事物用品和消耗品的采购和领用

事物用品和消耗品指文具、纸张、印刷品、油墨等易耗办公用品，毛巾、肥皂、水壶、水杯、拖布、铁锹等卫生和日常工具、用品，桌椅、衣架、微机、打字机等固定资产用具。其申请、采购、领用和保管程序如下：

（一）申请。各部门根据需要，填写《办公用品领用单》，经理审核签字，到办公室领取。

（二）审核与审批。对新需求的用品，需由行政助理审核签字后，由保管员（文书兼）填写办公用品购置申请，提交分管领导审批。

（三）购置与保管。批准后，办公室组织购进，并履行入库手续，详细登记品种、产地、型号、数量等。

（四）分发。保管员通知有关部门领取，并履行出库手续。

办公室印刷、复印等需用的纸张、油墨等消耗品，也履行如上程序和手续，做到帐物相符。

四、报废物品的处理

所有报废物品或器件，均单独登记保管，领导小组定期研究处理。