会务活动方案(案例)精编3篇

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会务策划方案1

博道东方

会

务

执

行

计

划

书

总负责人 ：朱宏亮

内场负责人：马新兰 外场负责人：马海生 会议时间 会议地点

：2015年 1月 8日-1月 9日 ：长春路-长福宫酒店

：博道东方全体员工及董事会部分人员

参加人员

会务执行总监

阿斯

内场负责人 外场负责人

桌

灯光 音响 组

助 教 组

财 务 组

引 位 组

机 动 组

迎 宾 组

检 票 组

签 到 组

茶水 水果 组

物 品 组

展

区

长

组

组

场

桌长组(20 人)

灯光、音响组(2 人)助教组（1 人）机动组

引位组（4 人）财务组(4 人)内

负

责

人

场

人）迎宾组（4

外

签到组（8 人）

负

检票组（2 人）

责

茶水、水果区（1 人）

人

物品区（1 人）

茶展区(1 人)

人员分工后勤保障专员：负责准备总裁班所需相关物资，清单如下：

内场负责人。酒店方面：会场、音响、话筒、投影仪、电源、水牌、果盘、饮用水等；

内场负责人。讲师方面：讲师备忘录、食宿、讲师要求其他物质、讲师席

卡、白板、白

板笔、白板擦；

外场负责人。会务服务方面：签到处、茶歇处、咨询处、处等席卡，签到

表，茶点，学员以及嘉宾听课证，会场服务人员工作证、课件、课程调研问卷、学员及工作人员午餐预订或晚宴安排；

内场负责人。会场营销方面：近期项目介绍、报名表、现场报名

优惠政策、公司展业手册、项目报名表等；

外场负责人。组织布置会议室：确定室内各项设备到位情况，包括桌椅摆设、投影仪、会议电脑、麦克风、电源、白板、笔、白板擦、茶歇等

（2）签到人员：负责签到台以及签到台相关物质的摆放以及每天课前学员的签到，以及用餐情况统计和餐费的收取

参考话术

签到：您好，请这边签一下到；

您好，请问您是学员还是来试听的嘉宾；

您好，请问您是哪位介绍的的客户；

您好，请您在这边您的名字后面打一个勾就可以了；

引位： X 总，您好，这是您的听课证和课件，请您佩戴好听课证，拿好您的课件，里面请；

（3）引座人员：负责在教室门口检查听课证和具体的引 位参考话术

检查听课证：您好 /X 总，听课证是您在课堂内身份的凭证，请您佩戴好之

后再进入课堂；

您好 /X 总，需要我帮您佩戴下么？ / 需要我帮您拿一下您的准备好会务用相关音响资料，包括公司简介视频、讲师简介视频、开场音乐、课休音乐、召集音乐、游戏用音乐或视频、散

场音乐及视频并适时正常播放；

（5）助教专员：保证讲师的授课道具能正常使用（无线麦、白板、白板笔、白板擦等）；

适时且及时帮讲师擦白板，换白板笔；跑脉；

东西么？

具体的引位： X 总，这边请；

您好，请问您是学员还是来试听的嘉宾 , 您这边请；

（4）音控专员：保证会务用电脑、话筒、音响、投影仪的正常使用；

每隔 45 分钟为讲师添一次茶水；

（6）咨询专员，公司近期项目的介绍和推进；

（7）摄影摄像专员：保证摄影机 / 摄像机的正常使用；

注意抓拍以下镜头：学员进场镜头、领导发言镜头、嘉宾镜头、学员听课镜头、互动镜头、讲师授课镜头；注意要

有全景也要有特写；

（8）会场财务专员：根据确定的会务流程，制定会务预算，申请专项会务费用；

负责会场财务管理，包括进账、消费情况的登记、零钱的准备等

（9）会务总监：负责监督和检查上述人员工作是否尽责以及工作人员之间的组

织和协调；

做好突发事件的相关处理工作；

说明： 1）后勤保障专员和会场财务专员可由同一人担任；

2）引座人员与咨询人员可由相同人次担任；

3）在人员有限且与正常音控任务无冲突的情况下，音控专员可兼任摄像

人员；

4）助教专员可由主持兼任。

岗位职责

一、大门口及停车场：

要求：

1、第一天早上在酒店附近的路上安排好同仁，为客户指引到达酒店的路线，防

止客户找不到酒店的具体位置。

2、每天早上礼貌热情引导学友停放好车辆； 除第二天外每天的到岗时间为会务组统一到岗时间，离岗时间为开课后 30 分钟；

二、迎送宾区：

要求：

1、热情、微笑、点头、大声向每位学友问好；站姿大方即可、不需弯腰

鞠躬；

早上：早上好！欢迎参会！下午：下午好！欢迎参会！

中午下课：谢谢参会！午餐愉快！晚上下课：谢谢参会！晚餐愉快！

2、到岗时间按会务组统一规定时间到岗，送宾到岗时间为老师下课前五

分钟；晚课前到场时间为进场前 40 分钟。

三、餐厅协调：

1、在学员下课用餐时需提前五分钟拿着纸巾到达餐厅。提醒餐厅人员提前做好准备，保证学员能够准时有秩序的用餐。

四、水果区：

准备：水果区专组指示牌、果盘（向酒店借），水果，牙签，餐纸巾等要求：

1、下课前五分钟摆放好水果需备上牙签；2、水果区工作人员需要配带手套

3、水果区要随时有人在场，保证水果的清洁安全；同时要及时清点水

果数量，数量不足时及时向物品区负责人报备进行购买。

4、课程第一天中午统计好各家公司需要的果盘数量，保证在课程结束后

做完所有的果盘。

五、茶水区

要求：

1、保持区域桌面的干净，整洁：及时清理杂物，废物，避免脏乱；及时整

理物品，使桌面整齐有序；及时更换热水，保证热水的供应；每天晚上课程结束后要及时清洗用具，如水壶、搅拌棒、勺子。

2、本区域人员在岗时要注意自身的洁净：衣服、头发、手等。

3、及时清点饮品和糕点数量，在物品量很少，但还能支撑一段时间的时候，就向物品区的负责人报备，进行购买。

4、注意给学员倒水，应杯子从桌子上拿起来倒，并且手不要触碰杯口。5、要明确：牛奶在早晨供应量较大，咖啡在中午吃完饭后的一段时间

需求量大。

6、下课前 10 分钟准备好所有饮用水；

7、每天晚上要把第二天早上的糕点准备好，并在上午课程结束后回收

果篮（向会场服务人员借果篮，并做好登记）。

8、上课时至少有一个人留守岗位，如果发现有学友走来，要及时站立起来，热情的问好： “您好，有什么可以帮助您的吗？”或者“您好，请问您想喝点什么？”。9、站立服务：“您好，有什么可以帮助您的吗？或者您好，您想喝点什么？

六、检票守门组

注意：守门人员可以分为两组； 要求：

1、面带微笑，认真检查学员研习证，和同仁工牌和服务，不符者不得入内，在学员没有走到门口前就要观察到他们有没有带学习证，真诚主动地和客户打招呼，及时提醒学员戴上学习证时要注意自己的用词和语气，比如“您好，我帮你带好你的学习证。”

2、把控好同仁出入场，同仁出入会场不能太频繁，门开的守门同仁应对进出口的同仁进行登记：

3、守门人员不得远离大门一米之外不管是在门内或者门外都要保持自己的状

态、坐姿、站姿；

4、守门人员维护好现场秩序，不得出现混乱现象保证门口的环境安静、不影响

到学员上课；

5、在上课时间只开一个后门。

6、在三天课程结束时守门组的成员要负责则发放合影和回收硕习证。及时将剩余合影交到物品处负责人处

七、跑麦

要求：

1、动作要迅速，反应要快，脚步要轻，敏感度高，兼顾全场。

2、半蹲、俯下身体轻步的跑到发言者身旁确定话筒打开后再交与发言

人。半蹲在发言人身旁，关注发言人的发言，并随时准备就收话筒，收

回话筒后，第一时间将话筒关闭。

3、在学员发言的过程中，跑麦者看着对方，微笑着点头，给与鼓掌回

应。

4、每半天的课程结束后需要收回麦克分，检查麦克分电量是否充足，及时更换。

5、上课提前在舞台前侧就位，时刻关注学员和老师的互动。

八、开灯关灯。

九、照相

要求：

1、妥善保管相机，及时给相机充电，保证课程中不出现相机没电状况； 2、照相要求（如果没有做到以下几点要求被会务组或者集团提出不符合要求，那么第一时间每人乐捐 50 元）

A 从会场六个角度拍摄的全场大场景照片 50 张；

B 个性学员的特写（大企业、知名企业、带病上课的等）3、及时轻拍重点学员与老师的合影，及时抢拍重要学员特写。4、抓拍同仁无状态、打盹、睡觉、坐姿不雅等等镜头。5、每天晚上课程结束后，把当天的照片拷贝到电脑上。6、负责将相机安全无误拿回到公司交给人力资源部。

7、每家公司在第三天下午课程开始前要到照相负责人那里拷贝照片。8、课程结束后两天内把所有照片交到企划部。

十、物品区

要求：

1、做好同仁领取物品登记表，并详细记录，确保可回收物品不丢失；

2、随时和文字助理保持沟通联系，确保每个环节需要的物品准备无误。3、和签到处负责人确认好每家公司到场客户数量，各家公司按数量领取

讲义夹和研习证绳子。

十一、引位借及添撤位

要求：

1、引位人员做到热情、大方、精神饱满，面带笑容；

2、保证将准客户引到前排就坐；

3、引位人员能够将各地学员交叉排座，同一个公司的分开就坐，便于

学员结交人脉；

4、以最快的速度为学员补充凳子；

5、及时发现空位迅速撤掉。如何引位？如何撤位？如何尽量避免同一

家企业坐在一起？

十二、站位组

要求：

1、标准站姿，不弓腰哈背，站岗时不依靠身边设施，如墙、桌子等；

在一天上午为站岗，之后为坐岗（如果第一天上午表现不好三天都为站

岗）。要求同仁坐姿标准，不翘二郎腿、不依靠椅子、挺胸抬头、双手

自然放在膝盖之处；

2、面带笑容注视客户，持高度的敏感度，观察上课期间客户的需求，以便随时服务；

3、不允许私自换岗、替岗、随意走动、接打电话；坐岗时不允许记笔

记，或者做其它小动作，影响公司形象；

4、及时提醒接听手机的学友到场外接听，或者直接制止客户接听电话，但要注意方式和态度；

5、配合讲师、主持人把握四最原则：微笑最灿烂、回答最大声、掌声

最响亮、速度要最快；

6、课程期间学员不允许录音、录像、照相机其它任何方式的复制，坐

岗人员发现这种情况要及时上前制止，特别是第二天晚上的课程。

十三、主持人

要求：

1、着套装、穿着得体、大方，状态一流，语言表达清晰、流利。2、提前准备好主持词，经主持团负责人允许后方可上台主持。

3、提前测试好麦克风在音箱正前方是否会产生啸叫，出现一次乐捐 20

元。

注意： 1、和老师沟通每个环节成交重点，随时做好调整安排。

2.提前和老师助理沟通好课程开始时间，在上台之前要确保老师已经在门口。

3、如有新想需跟会务负责人沟通之后执行。

4、主持需要舞蹈配合要提前和舞蹈团负责人进行沟通。5、主持人要充分调动起现场的气氛。

十四、音箱、空调（场内负责人负责）

要求：

1、提前检查音响设备的品质是否符合会议标准，课程期间与音响师傅保

持沟通，每次上课前均需保证音响是否已开、音响师傅是否到位，不要耽误会场使用；按照老师要求调试音响，调试好后，保证在三天的过程中，音响效果不下降。

2、将投影仪、摄像师傅、助理等人用餐数量报到订餐组。

3、保证会场内空气流通、温度适宜，让学友真正能静下心投入到学习

中。

十五、机动组服务：

要求：

1、每次下课之后收拾本组桌面和地面卫生、清楚杂物，把作业本及椅

子摆放整齐，主持人提醒学员入场式，专组服务区负责人开始检查，并做好记录！

2、课程中间，更具课程进度需要，专组服务同仁在第一天开课时收取

保密协议，在第二天晚上发放给执行大师的一份信。

3、每天晚上及时将糕点摆放在桌上，在上午课程结束之后回收的物品

区。无需挪动。晚上课程结束的时候统一将打开的矿泉水全部换掉，并将矿泉水放整齐！

十六、舞蹈团

要求：

1、人员服装的统一、队形整齐有序、动作的统一、情绪的统一；在上

台前统一练习两次，不符合标准的同仁不能上台。

2、每次由团长与主持人做好沟通，做好舞蹈的安排，与音响师做好配

合，音乐提前准备、调试；

3、主持人上台前五分钟再舞台下集合，列好队形，主持人邀请，跑步

上台；

4、活动期间要注意与学员的互动，表情、眼神、肢体语言的互动，带动

整体会场气氛。

场内检查人工作职责：

检查场内所有岗位人员的会务执行情况。检查到相关岗位和人员执行部到位时要及时指出并提醒改正，并在课后开会时做出公布和总结。

场外检查人工作职责：

检查场外所有岗位人员的会务执行情况。检查关岗位和人员执行不到位时要及时指出并提醒改正，并在课后开会时做出公布和总结。

流程

1.引导停车 2.引导上六楼 3.引导签到

4．收钱、发放物品，并说明会场座位要安排情况

5．等待入场，音响、灯光、摄影等做好准备

6.入场，迎宾组和检票组交流，引位组引导入座

7.主持人上场，会议开始

8.中午午饭前，桌长明确吃饭地点，迎宾组在会议室门口和

五楼餐厅门口引导

9.桌长收拾会议桌，打扫卫生，做好下午会议准备 10.检票组关闭会议室大门 11.各组就位，开门欢迎学员入场 12．主持人上场会议开始

13．下午课程结束后，桌长收拾会议桌

14．召开当天会务总结会议

会后组织工作

一会务工作总结

二整理签到表、训后小结表

三市场部人员对重要客户的回访、挖掘销售机会

四我们的工作原则：

1.大家务必按规定的时间准时到达会场。

2.在任何时候都保持专业的形象、热情的态度和微笑 3.不要擅自离岗，如果要离开岗位，请和会务总监请假。4．当碰到任何问题时，请在第一时间进行解决，如果解决

不了时请找会务总监沟通解决。

5.现场工作人员禁止玩手机或将手机挂在胸前。

6.工作人员要站好位，不要几个人挤在一堆，禁止几个人扎堆大声讨论或喧哗。

7.会议开始后，场内工作人员禁止随意走动，因为一个小小的走动或动作，会影响到场内的客户听课。8.无论是哪个岗位，要做就做最好。

赵菊春《总裁领导力》

日期 1月 7日

时间

序号 内容

负责人

场地

开场歌曲（嗨歌）(存在）

上午

音箱、投影仪调试、条幅、白

板

资料准备到位、会场布置

酒店相关事项对接

8:30

全体工作人员到场

博道东方

8:30-9 ： 00 准备会（明确内场区域人员）

各项会务工作准备完毕、人员

9： 00-9 ：20

长福宫酒 店（长春路 南四巷 89

号）

到位

音响、投影仪调试及播放宣传

9： 20-9 ： 40

碟

上

1月 8日

午

9： 40-10 ： 10

接老师 学员签到

9： 20-10 ：30

内场入座引导

10:30-10 ：40 10： 40-10 ： 45

主持人开场 团队展示及授牌仪式

主持人

赵菊春 教

《总裁领导力》

8： 45-10 ：30

授

课休

12： 30-12： 45

课间活动

12： 45-13 ： 30

《总裁领导力》

中

上午课程结束

工作人员中餐

前

午

老师午餐及午休

15:10-15:30 15:30-15:45

15:45 15:45-17:15

课前活动引导入座 主持人登场，茶艺展示

接老师到会场 《总裁领导力》 课休、课间活动

下

17:15-17:30

午

17:30-19:00

《总裁领导力》

课程结束

8:30 8: 30-9:00 9:00-9:30 9:30-10:30 10:30-10 ：45

全体工作人员到场 各组召来现场服务会议

全体人员就位 内场入座引导 主持人开场及舞蹈

主持人

主持人

赵菊春 教

授

赵菊春教授

主持人

赵菊春 教

授

主持人

长富宫酒

店（长春路

主持人

南四巷 89

上

赵菊春 教

号）

1月9日午

10： 45-12 ： 00

《总裁领导力》

授

课休

主持人

12： 00-12： 15

课前活动 主持人

赵菊春 教

12： 15-13 ： 30

《总裁领导力》

授

午餐及午休

下 15:10-15:30 内场入座引导

午

15:30 15:30-15:40

接老师到会议室 主持人和舞蹈展示

赵菊春 教

15:40-16:45

《总裁领导力》

授

16:45-17:00 17:00-17:45

课休、课间活动

推课

黄忠 院长

王建领总经

公司领导发言、结束

理

17:45-18:10

18:00 18:00-

讲师与嘉宾的送回

整理会场

行事准则上级负责人下达的命令，必须服从，坚决服从。有什么问题，可以在会后讨论，或者在会议结束后找有关领导反映，一级对一级服从，一级对一级负责，决不能出现不服从或者耍脾气的情况出现，如有出现，会务组将严肃处理。情况严重的上报有关领导，参会同仁不得与客户发生摩擦，要耐心，仔细的回答客户任何问题，不能说不 知道，不归我管等词，如果自己确实不知道是邀请客户稍等，同仁必须及时联系会务负责人解决问题，确保给客户一个满意的答复。参会同仁不得与本公司人员发生口角，如有音响会议的，将上报会务组做出严肃处理。仔细认真领会上级安培的任务，做好本职工作，严谨渎职，失职，擅自离岗等情况，如有发现，将上报会务组严肃处理。在任何情况下，参会同仁都需要严格要求自己，礼貌对人。6 严谨公物私用。有任何问题都要及时请示会务负责人，按级请示汇报。、8

读书破万卷下笔如有神，以上就是差异网为大家带来的3篇《会务活动方案》，希望对您有一些参考价值，更多范文样本、模板格式尽在差异网。

活动方案之会务安排工作方案2

会务安排工作方案

篇1：会务工作安排表

20120523邮保战略合作现场推进会

会务工作安排表

“自邮一族人保车险”推进会邮政网点参观责任矩阵表

篇2：大型会务安排方案(通用)

xx地区第xx届xxx研讨会

会议实施方案

一、主办单位、承办单位： 1、主办单位： 2、承办单位： 3、协办单位：

二、机构及人员： 1、会议领导小组：

组 长：

副组长：

成 员：

2、会务服务组：统筹安排整个会议，明确落实各项责任，及会议期间的联络等

组 长：

成 员：

3、论文编集及文字组：负责论文收集汇编、宣传资料设计、领导讲话稿起草等。

组 长：

成 员：

4、后勤保障组：负责安排代表接待、住宿、伙食、参观及会议用品纪念品发放等。

组 长：

成 员：

5、企业服务组：负责接待和联络企业人员。

组 长：

成 员：

三、研讨会日程（共三天）。第一天：11月16日。

1、全天参会代表报到（后勤保障组）（1）负责报到登记。责任人：

（2）负责发放会议文件袋、纪念品、房卡。责任人：

（3）再次确认参会代表是否需要预定返程机（车）票，由会务公司负责代订返程机（车）票。责任人：

（4）收取会务费，设置刷卡机（部分企业免若干参会会务费）责任人：要求：1、提前拿出房卡，同一地区代表尽可能安排在同一楼层。2、中午12：00视情安排桌餐（会务组）。

3、下午17：00召开组委会会员单位负责人预备会，地点：酒店会议室。（会务组）

要求：按照20人安排会场，准备文件袋、笔记本、笔等会议用品，协调酒店安排好会议服务。责任人：

预备会内容：（1）征求会议日程安排意见、两天正式会议主持人安排。

（2）收集会后旅游线路确认登记。（3）商议论文评比事项。（4）确定下届主办单位。（5）其它事项。

4、18：00在酒店举行欢迎晚宴。（会务组）

晚宴主持人：

另：每天安排参会代表所住房间水果（责任人：）。

第二天11月17日。1、早餐 7:30-8:302、会场布置：音响照明、影像设备、摄影摄像、席签、主席台代表胸花、茶水服务、会议及企业资料、服务人员到位。早上8：30要求准备到位。（会务组）

时 间：上午8：45代表进场，9：00会议开始。3、会议议程：主持人：。

（1）开幕式

（2）介绍与会领导、来宾和单位；

（3）领导致欢迎辞；

（4）领导讲话；

4、上午10:30-11:30专家讲座和论文交流（会务组负责）

主持单位：（1）专家讲座

（2）协办单位发言（3）论文交流（先排好次序，每个单位控制在10分钟内）5、中午11：30自助餐、午休

6、下午14：00-17：00论文交流和参会企业技术产品推介 主持单位：（共4场会第2场）

（1）论文交流：

（2）参会企业技术产品推介

（3）参会企业技术产品推介

（4）论文交流：

休息20分钟

主持单位：待召开会员单位预备会后确定（共4场会第3场）（5）论文交流：

（6）参会企业技术产品推介；

（7）论文交流： 6、晚餐 17：40

第三天：11月18日。1、早餐 7：20-7：50。

2、8:00-11：30参会代表参观机械设备展，与参会企业互动。（企业组负责，设备展可开在停保场内）

3、午餐 11：30（自助餐）。地 点：

4、下午14:00-16:30第三届垃圾与文化论（会务组负责）主持单位：

5、闭幕式 下午15：30-17：00

主持单位：

（1）宣布论文评选结果并表彰（由？单位宣读，预备会定）；

（2）通过大会会议纪要（由？单位宣读，预备会定）；

（3）举办城市与下一届承办城市交接仪式（下一届承办城市代表讲话）。

（4）主要领导总结发言（5）大会闭幕

6、发放会议纪要、合影照片和通讯录（后勤组负责）；

下午17：30乘车晚餐（由赞助企业接待，会务组、企业组负责）。7、晚上回酒店休息。

四、总 结

1、会议文件整理归档。

2、会议用品、纪念品整理。xx公司

二○xx年x月x日

篇3：会务组工作方案

会务组分工及工作方案

一、工作目标及主要任务

全力做好有关会务组工作，确保座谈会的顺利进行。主要任务：拟定本组工作方案；负责座谈会的接待工作；负责礼品、纪念品、签到表、座次牌的设计制作；负责准备会议资料；负责座谈会期间各项活动的后勤保障工作。

二、人员安排

负责人：刘芳

三、会务准备

（一）场景布置（协助广告公司）： 1.（1）40周年华诞展及各专科展牌；

（2）彩虹门、气球、横幅、仪式启动幻影球、相关牌匾、礼炮、鲜花等；

（3）音响的调配；

（4）相关歌曲的准备（国歌、院歌、背景音乐等）；（5）新院区项目、科研中心、生殖中心启动仪式及博士后工作站挂牌仪式的相关准备工作；（6）“千人宣言”仪式的准备工作；（7）颁奖证书的准备；（8）院庆工作牌的统一制作。

2.会场座椅的摆放（按不同颜色座椅区分abcd区，方 3.摆放主席台；

4.准备嘉宾名牌；

5.准备嘉宾胸花（院外所有嘉宾）、附院院庆小手旗； 6.摆放矿泉水；

7.准备会议资料及礼品装袋；

8.在会场一角设萨斯风、钢琴现场演奏；

9.会场卫生间的指示牌（通知资产管理部做好清洁卫生工作）。▲资料袋内物品：（1）产品介绍

（2）座谈会专题片dvd（3）座谈会活动手册（4）纪念品（二）嘉宾接待 刘芳 姜芳榕

1.庆典大会当天提前到大会现场，熟悉嘉宾坐席； 2.迎接嘉宾，指引嘉宾到报到处签到（协助礼仪小姐及义工）； 3.协助嘉宾领取会议资料及礼品，指引嘉宾就坐（协助礼仪小姐及义工）；

4.所有嘉宾入场完毕，工作人员到指定区域就坐； 5.庆典大会结束，工作人员指引嘉宾离场乘车。（三）嘉宾签到 刘芳

1.负责嘉宾签到（准备嘉宾签名册或签名卷轴）； 2.及时核对到会嘉宾名单（准备一份参加庆典嘉宾名单）；

3.准备文房四宝若干，以便有需要的嘉宾题字； 4.负责会议资料及礼品的发放及保管工作。

（注：前一天晚上已到宾馆签到的嘉宾，不再签到及发放资料袋，只在会场摆放议程单张。）（四）应急工作 刘芳

1.负责因天气等原因主会场转移工作； 2.在附院礼堂做好备用会场的准备工作； 3.突发事件的紧急处理（协同院庆活动应急组）； 4.现场保健医生及常用药品的准备；

5.由附院员工组成观众预备队伍，约100人，在现场观众过少时到场就坐，避免冷场。

四、时间安排及分工

根据工作内容，会务组分为后勤保障小组、礼品小组，分别负责座谈会前和座谈会期间的所有后勤保障工作，礼品设计、制作、发放等工作，座谈会接待、引导工作。具体时间安排及分工如下表： 注： 把握细节规范办会

会务工作是办公室的一项经常性工作，会务工作的好坏，直接影响到会议的质量和效果，而会务工作能否做好，往往取决于对细节的把握。在办会工作中，一个通知的发放不到位，一个座位的安排不合理，一个话筒的声音不正常，一个资料的装订不齐全等等细节上的问题，都会使会务工作不到位，给会议的质量和 效果带来影响，所以要搞好

会务接待方案3

会务接待方案

（一）一、会议概况：

（一）会议时间：xx

（二）会议地点：xx

地址：xxx

电话：xxxxxxx

联系人：xx

（三）参加会议人员

东北九城市公安局主管政治工作局长、政治部主任、政治部秘书处处长、干部处处长，特邀佳木斯市公安局有关领导与会，约50人。

二、活动日程（见日程安排表）

三、工作分工

成立会议筹备领导小组

组长：xxx

副组长：xxx

领导小组下设办公室，负责人xxx，具体负责整个会议期间的各项工作。

成员单位：政治部各处、机关党委、指挥部宣传处、行政处、后勤保障中心、朝阳分局、净月分局、锦程分局、巡警支队、交警支队领导各1人。

办公室下设材料组、会务组。

（一）材料组

负责人：xxx

成员：秘书处有关人员

职责：

1.领导讲话、主持稿、论文集

2.代表报到、登记，制定花名册、通讯录

3.会议须知、日程表

4.代表、工作人员住宿、餐饮分配表

5.制做文件袋、配记事本、笔、相册

6.材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签

7.乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆

（二）会务组

负责人：xxx

成员：交警支队、巡警支队、政治部各处、行政处、后勤保障中心、指挥部宣传处、机关党委。

职责：具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。

1.车辆

负责人：xxx

（1）会议抽调政治部秘书处轿车3台、干部处2台、组织处2台、老干部处2台主要用于迎接代表团。行政处2台轿车主要用于会务。

（2）会议抽调行政处、后保中心、巡警支队丰田面包车各1台，交警支队前导车1台。主要用于参观、游览。

（3）各单位抽调公务车于8月9日上午8：30分到名门饭店会务组报到，接受任务；交警前导车、3辆中客8月10日11：30到名门饭店会务组报到。

（4）联系交警支队，确定具有长春特色参观路线。游览期间，沿线主要街路由交警安排勤务。

（5）各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。

（6）车辆市内用油由各出车单位自行解决。

（7）联系各代表团铁路定票，为代表自带车辆加油及送站工作。

2.接站

负责人：xxx

8月9日，各代表团报到当天，由政治部有关领导及政治部各处处长负责迎接。对坐车来的代表，派车在高速公路出口处迎接；对乘火车来的代表，派车到车站迎接（由责任单位自制接站牌）。

具体分工：秘书处负责迎接沈阳、哈尔滨、佳木斯代表；干部处负责迎接鞍山、大连代表；组织处负责迎接吉林、抚顺代表；老干部处负责迎接大庆、齐齐哈尔代表。

3.纪念品

负责人：xxx

（1）用于登长白山准备雨衣60件，秘书处负责统计会议代表服装号，于8月10日发到会议代表及工作人员手中。

（2）奥迪A6车模60辆，由秘书处购买并在会议代表入住时送到房间。

（3）准备给白山市局纪念品10份，以表感谢。

4.住宿

负责人：xxx

（1）住宿。会议代表统一住名门饭店。各市局主管政工局长，党委委员、政治部主任安排单独住一标准间，其它代表2个人住一标准间，各代表房间内摆放水果、香烟和主要地方报纸。

（2）宴请。9日各代表团报到后，市局在名门饭店举行欢迎晚宴，拟请x座陪（摆牌）。

（3）要求。会议用餐依签牌固定餐位，一楼正厅悬挂欢迎横幅；会议室挂会标，摆放鲜花，代表座签等，要体现隆重、端庄、整洁。

5.参观、娱乐活动

（1）游览长白山及市区内伪皇宫、一汽大众公司。

责任人：xxx

负责游览期间住宿、用餐、游玩等活动（净月分局、锦程分局负责联系和派出警卫人员4人、并安排解说人员）。

要求：游览长白山要确保安全，每辆车要配备350兆对讲机I台（共5台），前后呼应加强联系（联系指挥部通讯处）；鉴于路途较远及长白山西坡封闭的实际情况，要与白山市公安局沟通，协助做好保障工作；车辆进入白山市界，要有白山交警前导车迎接并导，要请白山市局联系3名导游，随同代表一同上山沿途介绍长白山然风光；负责培训3男3女既6名随车导游（拟从政治部内挑选）。

（2）8月11日晚，举办联欢晚会。

责任人：xxx

负责联系晚会场所、邀请乐队、主持人、在局内挑选5名歌手，制定由各代表团参与的演出计划（请与朝阳分局联系）。

6.宣传报道

责任人：xxx

（1）负责会议摄、录像工作。

（2）派摄影、录像记者各1人，全程跟踪服务（迎接、会议、游览）。

（3）将代表的照片装入相册，录像刻制光盘，在代表返程前交到代表手中。

7.医疗保障

责任人：xxx

门诊部派1名医生全程保障。每天要定时到代表房间巡、问诊，要分考虑到去长白山、路途遥远易晕车，高山缺氧、爬山困难的实际，备有关药品和医疗器械。

会务接待方案

（二）为成功圆满接待“xxx”，按照贵公司的要求，河南康辉国际旅行社特拟定以下方案，请指正、修改。

原则：河南康辉国际旅行社本着“热情、周到、安全、卫生、快捷”的宗旨确保圆满完成任务。

一、接待前准备：

1、熟悉接待计划日程安排，所接待客人名单、抵达时间及交通工具（火车/飞机），落实接站车辆车次，接站人员。

2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项，做好住宿和餐饮安排工作。

3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆，驾驶人员，导游人员，旅游景点，旅游途中就餐点。

二、接站：

根据客人具体抵达时间，提前半小时抵达（火车站/机场）。举牌接到客人后安全、迅速的将客人及行李安全送达指定的酒店。为客人办理好入住手续，并让客人及时了解到酒店的基本情况和注意事项。

三、旅游及行程的安排：

1、导游要求：

知识丰富，技能技巧熟练，语言生动，具有较高的导游业务知识和讲解、服务水平、实践经验丰富。

2、车辆要求：

安排专业旅游车队的空调旅游车，车况好、干净，设备齐全。安排多年驾驶经验专业的司机，确保客人安全。

四、旅游保险：

确保此次旅游活动的安全顺利，我社可代办每位旅游投保10万元旅游人身意外伤害险。

五、会议日程安排：

月日：机（08：00-18：00），提前得知每个客人的航班号航班时间安排接机时间，人员接机，带领客人上车，司机送客人抵达酒店休息。

A：在大堂内摆放接待台及欢迎条幅

B：在大堂接待桌上摆放贵公司签到牌、赐名片、并安排3名专业人员在接待台协助会务组，为客人签到办理登记，并为VIP客户提供优质服务入住手续。在客人到达酒店时，引导客人前往签到台办理入住等。

C：代定客人往返大交通

D：举行主题晚宴（根据客户要求）；若有演出，请客户提出有关演出的主题语言类，歌曲类，小品类，戏剧类等。

E：协助主办单位安排参会事议

19：00-21：00晚上举办宴会厅欢迎宴会

xx月xx日：参加会议。

本酒店参会：上午：8：00-10:00上半场10：00-10：30茶歇

10：30-12：00下半场12：00-13：00中餐

下午：14:00-16:00上半场16：00-16：30茶歇

16：30-18：00下半场19：00-21：00晚宴

xx月xx日：（根据实际情况安排时间）

会务接待方案

（三）为了做好第二届中国餐饮业博览会会务接待工作，组委会办公室委托西安市成立餐博会会务接待组，并制定了第二届中国餐饮业博览会接待工作实施方案，具体如下：

一、接待时间

20XX年10月17日至21日午前。

10月17日全天报到。

二、住宿安排

组委会负责接待由各省、自治区、直辖市和计划单列市统一组团参会的代表。请各省、自治区、直辖市和计划单列市组团单位在8月25日前将参会人数、入住宾馆等级及要求报会务接待组（餐博会代表团拟入住宾馆回执表附后），并将定金（500元/人）于8月31日前汇入餐博会会务组账户。

三、用餐安排

10月17日至20日的用餐由会务接待组统一安排。用餐安排在入住宾馆，形式为自助餐或地方风味餐饮，代表凭餐券在规定时间用餐。有特殊用餐要求的代表，请各地代表团联络员及时与住店会务接待小组联系。

四、交通安排

10月17日会议报到当天，接待组在西安咸阳国际机场、西安火车站设接待点，各省、自治区、直辖市和计划单列市组团的代表请提前以传真形式将航班、车次及抵达西安的时间报接待组。

餐博会期间，代表参加活动的市内区间交通用车由接待组统一安排。

10月21日会务接待组为代表安排送站，需提前离西安的代表请及时与住店会务接待小组联系。会后需自行参观考察的代表，会务接待小组可代为联系酒店和旅行社，费用自理。

五、收费标准

（一）会务费：每位代表会务费600元，会务费包括餐博会资料费、区间交通费、参观交流场馆门票、仿唐入城式和盛唐迎宾宴暨餐厨文艺表演费、大唐芙蓉园门票、闭幕式晚宴费、纪念品等。团体报名超过50人的以及要求参加部分活动的代表可与会务接待组具体协商。

（二）食宿费：根据所住的不同宾馆设A类：1500元/人，B类：1200元/人两个等级标准。对于住宿、用餐有其他要求的代表团，也请在8月25日前与接待组联系。

（三）减免事项：各省、自治区、直辖市和计划单位列市代表团团长免收食宿费、会务费；各地组团参会人数超过20人的，免收联络员（1名）的食宿费和会务费。

六、其他

因代表离西安返程日期相对集中，接受统一安排食宿的代表需预定返程机（车）票的，请提前与会务接待组或入住宾馆会务接待小组联系。