会议接待方案（精编4篇）

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会议接待方案1

1.标题。

由会议活动名称+“接待方案”组成。

2.主送机关。

接待方案直接上报上级时，应当写明上级机关的名称。

如以请示的附件上报，则不必写主送机关。

3.正文。

逐项载明接待方案的具体内容，结构安排上一般采用序号加小标题的结构体例。

开头部分写明接待的对象、缘由、目的、意义；主体部分写明接待的方针、规格、内容、日程、责任和经费；直接上报请求批准的接待方案，结尾处要写“以上方案妥否，请审批”等字样。

4.落款。

署提交接待方案的部门名称。

如果文案是由具体承办人员拟写的，由拟写人员具名。

5.成文时间。

写明提交的具体日期。

会议筹备方案包括：

①确定会议名称。

②确定议题。

③确定与会人员。

④确定时间地点。

⑤确定会议通知内容。

⑥会议通知跟进落实程序与要求。

⑦会场布置要求。

⑧会议文件资料种类、内容、要求。

⑨会议设备和用品种类、要求。

⑩会议后勤安排。

会议记录安排。

会场服务安排。

会议预算安排。

议定事项催办及反馈的程序、要求、责任人。

其他注意事项。

为展现公司日新月异、蓬勃发展的良好风貌，增进友谊、增强凝聚力，特此在公司成立十周年召开大型会议。回顾公司十年来的风雨路程，展望美好明天。

三人行，必有我师焉。上面就是山草香给大家整理的4篇会议接待方案，希望可以加深您对于写作会议接待方案的相关认知。

会议接待方案2

为确保各项会议接待工作的顺利进行，特拟定方案如下：

一、会议主题：

待定

二、会议时间：

20xx年6月7日星期四9：00—16：00

三、会议地点：

x汇科机电设备有限公司二楼会议室

四、参会人数：

35人左右

五、环境布置：

（一）会场外区域布置：悬挂横幅，表示对各位参会的企业家的热烈欢迎。

（二）会场内区域布置：

1、购置白板，准备好相应的办公文具等。

2、把原来的围桌撤掉，放进大约40张椅子，供与会人员就做。（必要时可以给领导安排座椅，座椅上贴有领导的名字，以便对号入座）

3、需饮水机一台，以便于与会人员休息时饮水。

六、人员配置：

（一）会前布置：人员于8：40左右安排就位，公司一楼门前设接待人员一名，二楼会议室门前设接待一名。

（二）会中布置：安排三名我公司员工，进行会中服务，一名服务人员将为讲师服务，配合讲师顺利完成此次培训；一名服务人员负责饮水等工作；另一名服务人员，在办公室，负责行政保障工作。

（三）会后布置：培训完毕后，可按派我公司一到两名员工，进行疏导企业家离开会场。

（四）午休时间布置：会议人员如有需要，可由我公司派出员工与通力机电城接待处联系解决中午就餐问题，午休时，需安排一名员工在前台坐班，为与会人员提供服务。

七、礼貌用语：

为树立我公司良好形象，我公司员工在接待与会人员时，还需要使用必要的礼貌用语，如：会前接待时，可说：你好，欢迎来到汇科机电/请这边走等；会议结束后，可说：“再见，请慢走，欢迎您下次光临等。”

会议接待方案3

一、全程服务项目

1、展会策划：各类展览会、交易会、博览会的策划、组织及运作。

2、承办各型企事业机构的专题会议、年会、礼仪、开业庆典、酒会、展示会等。

3、承办在华的国际会议，包括行业、专业或专家会议等。

4、组织出国参加各类会议、预约会见、参观、访问等活动。

5、承办各公司（厂矿）业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会等。

6、承办各种类型商务考察会议。

7、培训类会议计划实施。

8、承办按照客户自订策划方案举办的会议活动。

二、单项服务项目

1、会务服务：协助主办单位选取会议场所，为代表带给礼仪、公关、文秘服务，会议协调管理工作。

2、展览展示：展台搭建、会场布置、展具租赁、视频音响设备租赁等。

3、会议接待：为参会代表带给接送站服务、会议代表签到服务。

4、酒店预定：以优惠价格带给国内酒店预定服务，代订各地优惠客房。

5、用餐安排：以特惠价格安排特色的餐饮服务，优价代购当地土特产。

6、票务服务：为参会代表带给各地返乘飞机票、火车票、船票预订服务；会务展品的托运代办，会议代表考察旅游结束地的善后服务。

7、娱乐安排：为代表安排富有当地特色的娱乐、活动项目。

8、会后参观、访问、旅游、考察等后勤服务。

会议接待方案4

一、销售部接待程序

销售部在获取客户在宾馆举办会议的信息后，应着手做以下工作：

1、及时与会务方负责人进行联络

（1）清楚了解会议性质（属勘探局接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉宾参加等）及内容（包括：时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）。

（2）若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应及时向部门主管领导汇报情况，由部门主管领导召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。

2、落实会议场地和房间数量

在会议洽谈协商的过程中，应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节，做好记录，尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后，应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。

3、商谈价格

当确认场地及客房的安排没有问题后，应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容，应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。

价格政策是相对固定的，如超出自己的权限，应及时向主管领导请示。

4、签订会议协议，收取会议押金

当会务方已确认所有会议细节后，双方应根据要求及承诺签订会议协议，并依照协议收取相应的会议押金。

5、下发会议接待通知单

签订好会议协议后，根据双方协商的具体内容和有关细节，填写会议接待通知单，经核对无误，下发至各部门，并保存该次会议的档案。

6、会议接待

发出会议接待通知单后，需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系，协调会场的布置，跟踪会议进程。

7、会议结账

会议结束，若客户消费挂账，其帐务由销售部和财务部共同催收，餐饮部给予协助。

8、会议送别

恭送会务方领导及办会负责人，为宾客留下美好感受；同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人，加深友情。

9、会议结束

会议结束，视需要召开总结会，分析会议接待的得失，并将客户意见反馈至相关部门，同时销售部应做好回忆资料的存档工作；对有新闻价值的会议接待活动，可撰稿送媒体发表。

二、房务部接待程序

房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后，应做到：

1、会议接待的前期工作

（1）熟悉、了解会议接待通知单的内容。

（2）了解结算方式，收费项目、联系人和费用签单人。

（3）落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间，了解房间是否需要开通长途电话、撤酒水、加床。

（4）落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等。

（5）落实参会嘉宾是否乘专梯，客人是否分批到达。

（6）负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。

2、会议排房

按会议接待要求安排相应的房间，在房类资源充足的情况下，房间安排力求集中，同时也可选择安排同类客房中处于最佳状态的房间。