精编接待礼仪流程方案汇总8篇

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优质接待礼仪流程方案【第一篇】

1、交易法。先欲取之，必先予之。

2、激将法。

3、谦恭法。以后如何向你请教，谦恭要讲究对象，比如面对一位小姐。

4、平等法。以后如何跟你联系，

通信工具的使用艺术：

商务交往是讲究规则的，即所谓的没有规矩不成方圆，比如移动电话的使用，在商业交往中讲究：不响、不听，不出去接听。与人交往时寒暄之后要把手机关掉，以免让人感到你是三心二意，在与人交往中你在那狂打、框响。我们要与民工打电话区别开来。

优质接待礼仪流程方案【第二篇】

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商务接待第一步首先是了解客户的基本情况，包括客户的单位、姓名、性别、民族、职业、职务、级别及所到访的具体人数;还有一些细节问题比如：到访的具体日期、时间、地点等。

2.确定迎送规格。

根据客户的具体情况确定具体的接待规格。

3.布置接待环节。

在规定标准的范围内，安排接待工作用车、客户用车、客户餐饮住宿等。

挑选好接待人员，根据接待人员工作的能力具体安排到接待工作中的各个环节中。

商务接待服务工作是商务接待过程的中心环节，是直接面对面的服务接待过程。在这个过程当中，要按照接待方案的要求组织实施，认真负责，一丝不苟，完成每一个接待服务事项。同时，要根据随时变化的情况，适时的修正原方案，组织实施。

商务接待服务要求接待人员特别是负责人，要掌握全局，善于协调和沟通;要求真务实，善于随机应变;要及时向上级领导请示汇报，善于整合各方面的力量，同心同德，完成好接待任务。

1、客户迎接和食宿安排。

提前到达指定的地点迎接客户，如果领导和有关部门去机场、车站、码头迎接客户，要确定并事前通报集合时间、地点、乘车安排和出发时间。帮助客户与机场或车站联系签票、领取行李。按照接待方针和接待方案，到达下榻或就餐的宾馆招待所，实施迎宾接待礼仪。客户到住地后，安排人员分送行李，并将《接待手册》(内容包括住房安排，活动日程及乘车安排，就餐时间、地点以及有关注意事项等)发给客户。

2、宴请。

陪餐领导先到达宴会地点;掌握宴请的人数、时间、地点、方式、标准，并提前通知宾馆;精心编制宴会菜单，做好宴会设计;摆放席位卡，并核对确认。接待人员提前一小时到宴会厅，督促检查有关服务;严格按拟定宴会菜单上菜、上酒水等，特殊情况按主陪领导意图办理，准确把握上菜节奏，不宜过快或过慢;接待人员人员主动引导客户入席、离席。

3、商务会见、会谈安排。

明确商务工作会见的基本情况，会见(谈)人的'姓名、职务、人数、会见(谈)目的、会见(谈)什么人，以及会见(谈)的性质。

有关人员和部门应做好以下准备：

提前通知我方有关部门和人员做好会见(谈)准备;确定会见(谈)时间，安排好会见(谈)场地、座位;确定记录员，如需翻译、摄影、新闻报道，要事先确定翻译员、摄影师并通知采访记者;商务接待人员先在门口迎接客户，客户进入会议室后，我方人员应立即起身表示欢迎;如果需要会谈双方合影，安排在宾主握手后，合影再入座。

4、商务参观考察安排。

参观考察的各项准备工作必须提前做好，包括出行的物资、车辆;提前筒子安排领导和随行陪同人员;宾客在外的相关服务工作和联络协调工作认真负责;协助接待地做好接待过程中的有关突发情况的现场处理;旅行途中适时向客户介绍沿途的一些基本情况。

5、商务休闲娱乐。

商务接待后期工作主要指接待工作结束后的欢送工作和经验总结。

1、欢送来访客户。

欢送是整个接待过程最后服务，要认真对待，给客户留下难忘的美好印象。

核实客户离去所乘航班或车次抵达时间、地点有无变化，以及飞机(火车)停靠的情况。按照接待方针和接待方案，设计和实施欢送礼仪。为了表示隆重，参加接待服务的人员在客户住地列队欢送。欢送人员目送客户所乘飞机、火车启动后再返回。

2、扫尾工作。

主要包括清理房间、接待费用结算和资料汇总归档等。

3、总结经验。

每次接待任务完成后，要及时、认真进行总结。肯定成绩，找出差距，对有突出贡献的单位和个人进行表彰。通过进行总结经验教训，深化对接待工作规律的认识，促进接待工作水平不断提高。

优质接待礼仪流程方案【第三篇】

商务接待室公司行政事务和公关活动的重要组成部分，为使公司商务接待工作规范有序，塑造统一的对外形象，合理控制接待费用，特制定本方案。

2、适用范围。

本方案适用于公司所有的商务接待活动，包括公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必须的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排工作。

3、接待责任单位。

公司的一般商务接待活动由行政部负责实施，各相关部门配合。遇到重大接待工作和活动，可由总经理或行政总监协调若干部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合。行政部应以本方案为模板，结合公司的接待制度，制定每一项具体的接待方案并组织实施。

（一）了解接待对象的情况。

接待对象情况表。

（二）制订接待计划。

一个完善的接待计划应包括接待规格、日程安排、费用预算等内容。负责接待人员做好计划后应根据接待规模的大小报相应领导审批后实施。

1、接待规格。

接待规格是指接待工作的具体标准，其基本内容包括接待规模的大小，主要陪同人员职务高低以及接待费用的多少等，一般分为高格接待、对等接待和低格接待三种形式。

2、活动日程活动日程，即根据接待对象的来访目的、日程安排等确定其在来访期间的各项活动的时间安排，接待人员要周密部署，安排好下列四项内容。

（1）接待的日期和具体的时间。

（2）具体的接待活动内容及每一项活动的具体时间安排，如确定主持人、介绍重要客人、组织领导或重要客人致辞、安排合影和重要客人留言题字等。

（3）确定各项接待、活动的场地。如接待室、休息室、住宿地点、会议场所和宴会地点等，还要备好各场地所需的音响、照明设备、录像机和花篮等。

（4）接待人员的各项工作安排。一般陪同、接送、剪彩、留言和题字等活动都要预先安排。

专人负责。其中陪同人员包括主要陪同领导、相关的职能部门领导和有关的技术人员和其他人员，公关人员应根据来宾的情况事先拟定各个项目陪同人员及工作人员名单，报领导审批、申请费用等。

3、费用预算。

接待人员应以接待计划为基础，提前做好接待费用预算。一般费用预算包括招待费、食宿费、交通费、材料费和纪念品等。接待人员最好估算出大体数额，以便领导审批、申领费用等。

4、其他事项计划安排。

在接待计划中，还应体现如下表所示四项工作安排，接待人员应仔细斟酌来宾情况，作出合理的计划安排。

其他事项工作安排表。

三、接待具体实施。

（一）制定接待计划。

（二）迎接安排。

（三）看望、商议日程。

（四）接待中商务接待方案的具体事项要求。

1、接待规格及陪同人员要求。

2、接待地点的选择。

3、会场安排。

4、用餐标准及审批权限。

5、住宿标准及审批权限。

6、交通及车辆安排。

7、参观旅游安排。

8、宴请。

9、迎送安排。

每次完成较大规模的接待活动后，主要负责接待的人员应进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。

优质接待礼仪流程方案【第四篇】

美国国际大酒店总部直属的国际大酒店杭州分店进行视察，杭州分店准备各项接见工作。

进程：上午10点，杭州分店的总经理和秘书已从机场把总裁接至酒店门口，各部门经理已在大门口恭迎。车至杭州分店门口，庄秘书先下车，打开后座总裁的车门。

剧本内容。

庄：总裁，请。

施：好。

(庄秘书又打开后座总经理的车门)。

庄：经理，请。

(总经理走至总裁面前，面带微笑)。

张：这就是美国国际大酒店杭州分店，欢迎总裁莅临指导。

(总裁和总经理边说边走至在酒店门前，徐经理和王经理在大门恭迎)。

张：这是我们的客房部徐经理。

(总裁伸手，客房部经理伸手，握手)。

施：你好!

徐：总裁，您好，一路辛苦了!

张：这是餐饮部王经理。

(总裁伸手，餐饮部经理伸手。)。

施：你好!

王：总裁，您好!

(介绍完毕)。

庄：经理，我们准备好了午餐，你看是否现在可以就餐了呢?

张：(看了一下手表)说：总裁一路辛苦，让我们为你接风洗尘，在三楼主餐厅准备好了午餐。

施：好。

庄：请这边走。

(走至大厅时，两位礼仪小姐面带微笑，当他们走至面前时)。

两位礼仪小姐：欢迎光临!(弯腰鞠躬)。

(一行人向三楼主餐厅走去。)。

王：这是我们的西餐厅，有来自各国的经典咖啡。

施：好，进去看看。

王：这是大厅，旁边还有五间不同风格的小厅，这个小厅主要经营法国巴黎的咖啡，这厅主要经营来自西腊的咖啡，这厅主要经营来自夏威夷的咖啡。

施：嗯，设计也不错，这里的顾客反应如何?

王;这几个厅顾客反应都很满意，尤其是这间蓝山咖啡厅，几乎每天都客满，效益非常好。

施：哦，不错，(点头，微笑)。

王：再过去就是主餐厅，我们在那里为你准备好了午餐。

(从西餐厅走出来，进入主餐厅。)。

(庄秘书把总裁领到就餐桌前。餐桌上已经摆好了酒杯，盘子，葡萄酒。庄秘书为总裁拉开椅子。)。

庄：总裁，您请坐。

施：好。

庄：经理，您请坐，(为总经理拉开椅子)。

(王经理和徐经理陆续入座。)。

(两名服务员上了酒菜。)。

(庄秘书走至总裁左边，为总裁倒上酒。)。

庄：这葡萄酒是法国著名的波旁葡萄酒，色香味俱全，而且已经珍藏了20xx年了。

(庄秘书一一为总经理，徐经理，王经理倒满，坐回座位。)。

(张总经理起立，举着酒杯)。

张：总裁，先让我代表公司全体员工敬你一杯，祝你这次视察愉快，并提出宝贵的意见。

(总裁起立，举起酒杯)。

施：好，我也祝愿我们的员工作顺利，我们的公司蒸蒸日上。干!

(王经理，徐经理一一起立，大家一起干杯，大家一一坐下)。

(这时服务员又上了一道菜)。

徐：这是我们杭州的特色菜“东坡肉”。

施：为什么叫“东坡肉”

徐：相传在宋代，著名词人苏东坡在杭州担任刺史时，颇受人们的爱戴和尊祟，为了表达百姓对他的尊敬，人们赠馈猪肉给他，因此东坡府里有许多猪肉收藏着。有一天苏东坡去一工地视察民工的情况，把那些猪肉放在大锅里煮熟分给民工吃。那时对这些民工来来说能吃上一餐肉是很难得的。所以感觉味美可口，回味无穷。为了歌颂苏东坡为官清正，关心人们疾苦产美德。故而把这菜称为“东坡肉”流传至今，成为杭城一道名菜。

施：哦，这传说真美，吃起来肯定更美。

庄：这东坡肉吃起来淳而不腻。总裁，您先尝尝。

施：好。

(这时，服务员又上了一道菜)。

王：这就是有名的“西湖醋鱼”

陈：哦，我早就听说过“西湖醋鱼”，就是从来都没吃过，今天可都让我们大饱口福了。

张：大家都别客气，多吃点。

(就餐完毕，秘书领着总裁来到休息室，秘书倒茶。)。

庄：总裁，您喝茶，先好好休息一下。

施：好的。

(下午2：00，进入会议室，各部门汇报业绩，总经理做总结。

下午4：00，总经理带领到客房部进行视察。

一行人来到402客房门前，听到有争吵声。)。

施：敲门。

(领班开门。)。

陈：请您先冷静一下，您确定放在那里了吗?

陈：我知道，我知道。我们一起好好找找看，先别急，会急坏身子了。

徐：这位女士，如果是我们的服务员疏忽弄丢了您的戒指，我们一定对他们进行应有的处罚，但是请您再仔细找找，让我们的服务员也一起帮您找，我们保证给您满意的答复。

翁：啊，找到了，找到了，在这里。就在这垃圾筒里。

领班来到顾客面前：这枚就是您丢的戒指吧?

严：啊，就是这枚，太好了，太好了，总算找到了，谢天谢地。

翁：可能是你刚才把它包在面巾纸里放在桌上时，不小心拿它当垃圾一起扔到垃圾筒里去了。

严：哦，好像是的，我洗手时把它脱了后就包在面巾纸里。幸好你找得周到。真是虚惊一场。

翁：找到就好。

庄：风雨过后就会有彩虹，事情顺利解决了，希望您在这里住得开心。

张对陈：你们以后要细心点。

翁对陈：你去忙你的吧。

(总裁面带微笑，点了一下头。)。

(然后由总经理带领出了402客房，继续视察。)。

优质接待礼仪流程方案【第五篇】

1、熟悉接待计划日程安排，所接待客人名单、抵达时间及交通工具(火车/飞机)，落实接站车辆车次，接站人员。

2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项，做好住宿和餐饮安排工作。

3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆，驾驶人员，导游人员，旅游景点，旅游途中就餐点。

成立接待筹备领导小组发。

组长：付超。

办公室下设材料组、会务组。

(一)材料组。

负责人：xx。

成员：秘书处有关人员。

职责：

1.领导讲话、主持稿、论文集。

2.代表报到、登记，制定花名册、通讯录。

3.会议须知、日程表。

4.代表、工作人员住宿、餐饮分配表。

5.制做文件袋、配记事本、笔、相册。

6.材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签。

7.乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆。

(二)会务组负责人：xx。

成员：总务处有关人员。

职责：具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。

1.车辆。

负责人：xx。

(1)会议抽调公关部秘书处轿车3台主要用于迎接代表团。

(2)(2)各单位抽调的'车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。

(3)车辆市内用油由各部门自行解决。

(4)联系各代表团铁路定票，为代表自带车辆加油及送站工作。

2.接站。

负责人：xx。

1月10日，各代表团报到当天，对坐车来的代表，派车在高速公路出口处迎接;对乘火车来的代表，派车到车站迎接(由责任单位自制接站牌)。

具体分工：负责人自行安排。

3.住宿。

负责人：xx。

住宿。会议代表统一住钟楼饭店。总代表安排单独住一标准间，其它代表2个人住一标准间，各代表房间内摆放水果、香烟和主要地方报纸。

4.宴请。

宴请。10日各代表团报到后，在饭店举行欢迎晚宴，拟请×座陪(摆牌)。要求。会议用餐依签牌固定餐位，一楼正厅悬挂欢迎横幅;会议室挂会标，摆放鲜花，代表座签等，要体现隆重、端庄、整洁。

5.纪念品。

负责人：xx。

准备给mark纪念品1份，以表感谢。

6.参观、娱乐活动。

(1)游览。

责任人：xx。

负责游览期间住宿、用餐、游玩等活动。

要求：游览长负责培训3男3女既6名随车导游。

(2)8月11日晚，举办联欢晚会。

责任人：xx。

负责联系晚会场所、邀请乐队、主持人、在局内挑选5名歌手，制定由各代表团参与的演出计划。

会活动日程安排。

优质接待礼仪流程方案【第六篇】

1)会议开始前1小时,迎宾员应在会议室门口立岗迎候参加会议的客人到达。来宾到达时应引领到签到处签到。

2)签到时,服务人员应主动微笑问候,询问来宾工作单位,并示意来宾在签到簿适当位置签到,然后引领至会场或休息室。

3)迎接来宾入座时,要面带微笑,用语礼貌,举止大方,手、语并用。

4)冬季,对进入会场的来宾脱下的衣帽,服务人员及时伸手去接,并挂至衣帽架上。

5)提供茶水服务的顺序是先主宾后主人,然后按顺时针方向提供服务。在客人较多的情况下,1人或多人同时服务时,分正反2个方向,但不可将主人放在最后。

6)添加茶水时,倒至七分满,并注意客人的'动态,以免发生碰撞。服务过程中,须忙而不乱,快而稳地将茶水送到客人面前。摆放茶杯时,声音要轻,茶杯须放在宾客的右手位置,同时杯柄朝后45度,并说:"请用茶"。

用矿泉水,必须先开瓶盖,再掀杯盖,倒入矿泉水时,矿泉水瓶不得与杯口接触,倒至八分满即可。

2.会场服务。

1)会议开始后,在会议室门口挂上"请勿打扰"牌子。

2)会议开始后,会议服务员应站立在会场周围,观察所负责区域宾客是否需要服务。

3)服务员一般不得随意出入会议室,确有紧急事项,服务员可用纸条传递信息。

4)送茶水等物品时,应对客人说:"请用茶!"每隔20分钟加茶水。

5)会议颁奖或邀请嘉宾上台,由专门礼仪小姐引领。礼仪小姐应走在嘉宾左前方1米处,并微笑示意嘉宾注意行走安全。

6)会议结束时,服务员应立即开启会议室大门,并在门口立岗送客,面带微笑道别。

7)将衣帽架上的衣、帽送还来宾,注意不可出错。检查会议室是否有来宾遗忘的物品,如有发现应立即交还来宾或交领班处理。

3.会议结束。

1)检查会议室内是否有电器设备损坏,发现损坏及时通知设备部进行修复。

2)清理会议桌上的资料、茶杯、毛巾、矿泉水等物品,并送到储水间进行清洗。

3)摆放桌椅,恢复原样,进行保洁清扫。

4)关闭所有的照明灯具,空调调节器可微略下降,以备下次会议使用。

5)关闭会议室。

优质接待礼仪流程方案【第七篇】

不可否认，喝酒的确能够给聚餐增添气氛，联络相互间的感情。我们都有这样的经验，本来饭桌上都客客气气的，酒过三巡之后，大家就欢声笑语，兴致盎然了。可要大家都喝得高兴，还要讲究时机和分寸。

适当关心同桌饮酒者。

一、如果你喝酒的话，不要把“我不会喝”挂在嘴边，小心别人说你虚伪，人能不能喝是可以看出来的，不是靠自己说。

三、花生米对喝酒人来说，是个好东西。保持清醒的头脑，酒后嘘寒问暖是少不了的，一杯酸奶，一杯热水，一条热毛巾都显得你关怀备至。

敬酒有序主次分明。

一、敬酒等领导间相互喝完再开始。

二、除非你是领导，可以一人敬多人，否则一般还是多人敬一人。

三、一般情况下敬酒应以年龄大小、职位高低、宾主身份为序，敬酒前充分考虑好敬酒的顺序。如果没有特殊人物在场，敬酒最好按顺时针顺序。

注意别让酒杯空着。

一、自己敬别人，如果碰杯，说句我喝完，你随意，方显大度;如果不碰杯，也不要比对方喝得少，要知道是自己在敬别人。

三、别让自己的酒杯空着，别人看到你的酒杯里没酒，就会过来给你倒酒。而且一般宴会结束后，总会有个闷杯酒，空着有可能措手不及。

优质接待礼仪流程方案【第八篇】

(1)“诚恳”的心，要让对方感到自己是受到欢迎、得到重视的。

(2)合作精神。看到同事在招待客人，要有主动协助的精神，不能认为不是自己的客人就不予理睬。

(3)具备一定的礼仪知识。特别注意在接待、洽谈、宴请等方面的相关礼仪。

2、物质准备：物质准备包括环境准备和办公用品准备，主要由总经办负责。

(1)环境准备。全力打造清洁、整齐、明亮、美观，无异味的接待环境。包括前台、会客室、办公室、走廊、楼梯等处。

(2)办公用品准备。例如：前厅，为客人准备简洁、色彩和谐的座椅。会客室，桌椅摆放整齐，桌面清洁，墙上挂上某次成功的大型公关活动的照片，桌上放一些介绍公司情况的资料，以提高公司的可信度。另外，茶具、茶叶、饮料要准备齐全。

3、业务知识和能力的准备，即企业的发展历史、产品特点、规格、种类、各部门设置及领导职工的情况;还要准备一些较完备的资料，如当地宾馆、名胜古迹、游览路线、娱乐场所的名称、地点、联系方式，本市的政治、经济、文化等情况。主要由行政部、市场营销部负责。

4、了解来宾的基本情况，包括来宾的人数、姓名、性别、年龄、职务、民族及其宗教信仰等，以确定接待规格和制定接待计划。主要由人事部、计划部、财务部负责。

快速了解外宾的基本情况后，还需要根据实际情况做好以下三项主要准备工作：确定接待规格、拟定日程安排、提供经费列支。包括到机场或车站迎接得人员、迎接物品的种类及数量、专项陪同人员、全程陪同人员;宴请的规格、地点;住宿的宾馆等级、房间标准等等。涉及到的具体内容有：(1)主要陪同人员;(2)主要工作人员;(3)住宿地点、标准、房间数量;(4)宴请时间、标准、人数;(5)会见、会谈时间、地点、参与人员。

为了让所有有关人员都准确地知道自己在此次接待活动中的任务，提前安排好自时间，保证接待工作顺利进行，制定一份表格，内容如下，印发各有关人员：

1.人员安排表：包括时间、地点、事项、主要人员、陪同人员。

2.日程安排：包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内容，一般以表格的列出。

3.接待经费列支：包括(1)工作经费：租借会议室、打印资料等费用;(2)住宿费;(3)餐饮费;(4)劳务费：讲课、演讲、加班等费用;(5)交通费;(6)参观、游览、娱乐费用;(7)纪念品费;(8)宣传、公关费用;(9)其他费用。

附：公司一般部门。

总经办、行政部、人事部、计。

划部、财务部、市场营销部(市场部、

物流部、销售部、营销部、采购部、生产部……)……。

总经理办公室：负责全公司协调，包括制度、接待、会议等，属于公司中心决策;。

财务部：财务经理，出纳员，记帐员等负责费用收支、预决算、工商税务等;。

销售部(营销部)：市场营销、客户服务等。

人力资源部：公司人事、培训、劳资、考勤、保险、职称等;。

行政部：如果是生产型的公司部门相对比较多点，比如企管部，技术研发部，生产部，后勤部，基建设备部，采购部等等经理，财务部，销售部都是基本部门一般都是要有的，其他的部门看公司的性质及情况而定。

另附：

一。宾客到达前要做好如下环节的准备工作：

2.及告主管院领导，听取领导对接待工作的意见;。

3.制定接待计划，向主管主任报批，重要客人要向院领导报批;。

4.协调有关部门落实接待计划。

二。宾客到达后应做好以下服务工作：

1.接站;。

2.根据客人具体情况安排住宿;。

3.与来宾负责人商议活动日程安排，及时将结果报告负责接待的领导;。

4.根据客人特点协调有关部门做好各项活动安排;。

5.随时征求客人意见，及时调整活动安排。

三。宾客离去时应做好如下收尾工作：

1.征求来宾对接待工作的意见;。

2.将订购的返程票交到来宾手中;。

3.协助来宾结算住宿费等;。

4.落实返程安排及送行车辆，送站;。

5.通知来宾单位接站;。

6.将接待工作中的有关文字材料整理归档。

一、做好接待环境准备工作。

(一)学习目标。

要求：做好办公室硬环境和软环境准备。

(二)接待工作环境准备。

会客室(办公室)环境一般可划分为硬环境和软环境。硬环境包括室内空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外在客观条件。软环境包括会客室的工作气氛、接待人员的个人素养等社会环境。

制约会客室环境的因素很多，有自然因素、经济因素，最主要的还是人的素质修养因素。

会客室清洁、明亮、整齐、美观，让来访者一走进来就感到这里工作有条不紊，充满生气。如果没有专门的会客室，也应在办公室中腾出一个比较安静的角落来，让来客一进门就有个坐处，可以从容地讲话。

(三)相应知识。

1.

绿化环境。会客室(办公室)的绿化是不能忽视的。外部环境应力求做到芳草铺地。

花木繁茂。室内绿化要合理地配置花木会给室内增光添辉。

2.空气环境。空气环境的好坏，对人的行为和心理都有影响。室内通风与空气调节对提高接待工作效率十分重要。

3.光线环境。室内要有适当的照明。如长时期在采光、照度不足的场所工作，很容易引起视觉疲劳。

4.声音环境。室内要保持肃静、安宁，才能使秘书人员聚精会神地从事接待工作。

(四)注意事项。

1.在接待工作中要加强门卫登记制度。

2.办公室的设备、文件、档案及其它重要财产，应该实行严格的安全防护措施，防止窃密现象发生。

二、做好接待工作物质准备。

(一)学习目标。

会客室应做好接待物质准备。

(二)接待工作物质准备。

会客室应准备好座位、茶水，还应有一部电话，以便在谈及有关问题需要询问有关部门时，可以立即打电话出去。有条件的情况下还应有复印设备，当来客需求索有关资料时，能立即复印。最好能在会客室的墙上挂一面镜子，它可以提醒秘书人员随时修饰自己的仪容，始终表现出优雅的仪表和风度。为使会客室内显得生气盎然，可以在窗台、屋角摆些盆景或花卉。为了方便来访者进屋后有放衣物的地方，应准备衣帽架。要使来访者排解等待的时间，可准备一些书报杂志、单位介绍等材料。

(三)相应知识。

办公室的用具设计要精美、坚固耐用，适应现代化要求。办公桌应美观、实用。有条件的可采用自动升降办公椅，以适应秘书人员的身体高度。同时应根据不同工作性质，设计不同形式的办公桌、椅。另外，办公室应根据不同情况，设置垂直式档案柜、旋转式卡片架和来往式档槽，以便保存必要的资料、文件和卡片等，便于随时翻检。这些设备和桌椅一样，应装置滑轮，便于移动。如有来访者，就将其置于一隅。办公室美，就会给来访者好的印象。

(四)注意事项。

办公室内部良好的人际关系与工作效率密切相关。不仅要注意改善工作环境，还应注意改善工作场所的人际环境。人际环境的内容包括1.一致的目标。一致目标，才能使大家同心同德。

2.统一行动。坚决反对不顾大局，只想到个人利害得失。

3.融洽的凝聚力。秘书人员要有吸引力和相融的态度。

三、做好接待工作心理准备。

(一)学习目标。

要求懂得接待心理，并做好这方面的心理准备。

(二)心理准备。

秘书。

人员接待礼仪的基本要素是"诚心"，只有站在对方立场，有一颗真诚的心，接待中能将心比心才能表现出优雅感人的礼仪。

待人接物应该热情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举止大方而灵活，这种良好的行为有助于赢得对方的好感。那种"门难进、脸难看、话难听、事难办"的现象，令人反感。外面的人对于上司评价的标准，首先取决于秘书人员接待客人的情感。若一开始受到秘书人员真诚亲切的接待，来访者对将见到的领导也会抱着同样的期待。反之，如果秘书人员对于来访者拉长脸，嫌麻烦，来访者也一定会产生连锁反应，认为领导也不会热情。因此，秘书人员应有真诚的待客心理。

(三)相应知识。

要做好接待工作心理准备，重要的是要学习礼仪常识，塑造自身良好形象。

仪容、仪表、仪态、服饰礼仪常识。

秘书人员为做好接待工作，要懂得一些仪容、仪表、仪态、服饰的礼仪常识。

1.仪容。

仪容即人的容貌，是个人仪表的重要组成部分之一，它由发式、面容以及人体所有未被服饰遮掩的肌肤(如手部、颈部等)等内容所构成。仪容在人的仪表美中占有举足轻重的地位。

(1)发式。

发式美是人仪表美的一部分。头发整洁、发型大方是个人礼仪对发式美的最基本要求。整洁大方的发式易给人留下生气勃勃的印象。

(2)面容。

面容是人的仪表之首，是人体暴露在外时间最长的部位，也是最为动人之处。男士应养成每天修面剃须的良好习惯。目前，女士面容的美化主要采取整容与化妆两种方法。

(3)颈部。

颈部是人体最容易显现一个人年龄的部位，平时要和脸部一样注意保养。

(4)手部。

手、手指和指甲的美，与人体其他部位的美一起，组成了人的整体风采。和脸部、颈部一样，手也常常露在服饰之外，极易被他人所注意。因此，适时适度地保护与美化手部是十分必要的，不容忽视。