仓储保管环节常见内控风险与应对措施

仓储保管环节常见内控风险与应对措施

 

仓储保管环节内部控制分析

1.存在问题

（1）入库验收不规范

物资采购完成之后，需要验收入库，但部分仓储人员的验收流于形式，未能严格按照采购单认真审核物资情况，很容易导致虚假采购和套用资金问题。对到货物资验收工作不重视，很难保证物资质量，进而对企业生产造成不利影响。部分仓储人员在确认验收无误后，未能及时登记入库，或入库信息不够准确，物资分类管理不到位，都会导致相关账目的混乱。

（2）仓储保管职责不明确

仓储保管人员的职责划分不够明确，相关分工不够合理，就会导致库存物资挪用，甚至发生被盗问题。仓储保管工作中还存在保管方式不当问题，对库存物资管理监督不够严密，进而导致物资存储过程中发生损坏，就会导致企业经营成本的增加。

（3）出库管理不严格

物资出库管理不严格，相关领用手续不完善，可能导致库存物资的流失，进而造成物资成本增加，影响企业经营效益。对于一些存在安全风险的物资管理，如果未能有效进行出库管理，甚至会引发严重的安全事故。

（4）仓储盘点制度不健全

当前，部分企业仓储保管工作中，缺乏有效的仓储盘点制度，盘点方式不合理，对库存盘盈、盘亏、变质及毁损等问题不能及时发现，并有效解决，使得库存物资与入库清单存在差异，且无法追究责任，进而造成企业资产的流失。

（5）处置责任不明确

仓储保管过程中，部分储存货物的处置责任不够明确，仓储管理人员在进行审批时不够严格，不能采取有效、公正的方式处置仓储货物，相应的标准不够统一，管理制度落实不到位，仓储保管人员随意报损、报废现象较为严重，使得仓储货物存在流失问题，容易发生违法、违规处置问题，造成估计损失。有些货物要采取特殊的处置方式，比如危险化学药品，处置方法不到位，就会引发污染、火灾等危害。

2.工作流程及控制点

（1）制定严格的入库验收制度

在办理物资入库手续时，仓储人员要清点和验收到货物资，对照采购订单以及供应商所提供的货运单、购货方发票，仔细查验物资规格、数量、品种等具体情况，核对无误后，才能办理物资入库手续。物资清点和验收时，如果入库物资与订货单、货运单及购货发票不相符，采购部门应当及时联系供应商，沟通物资具体情况。入库单中要准确填写物资名称、规格等信息，入库物资要采取连续编号的方式保存，以便对物资进行统一的管理。

（2）及时做好票据传递工作

购货发票是很重要的外部原始单据，因此要及时做好票据传递工作，以免出现票据丢失问题。根据仓储管理相关规定要求，仓储人员在完成物资验收后，入库单内容填写要与购货发票相符，然后将购货发票与财务联交给物资采购经办人员，完成审批、财务入账等流程。库房记账联则应当交给库房材料会计，这是确保会计准确记录材料明细账的重要依据。

（3）针对单据不全物资采取期末暂估入库制度

根据财务制度相关规定，已经完成验收入库的物资，如果相应的单据文件不够完整，则不能按照正常的流程进行报销入账，应当以暂估价格来办理入库。按照相关规定，期末入库物资发票缺失，则需要根据入库单来编制两份暂估入库物资明细表，一份作为物资暂估入账依据，另一份交给财务作为暂估入账依据，确保存货财务账面数与实际库存数的一致。

（4）定期盘点库存物资

定期盘点库存物资，确保库存物资信息的真实和完整，才能有效提升库存物资决策质量。同时，仓储人员还应当采取不定期盘点方式，充分掌握库存物资情况。在月末，库存材料会计要与库管人员、财务部门成本会计进行对账，针对其中存在的问题，及时查找并纠正。

（5）加强监督检查工作

落实仓储物品处置责任，针对仓储物品毁损、报废等情况，及时处理，并按照审批程序办理相应的手续。为进一步保障仓储物品的有效存放，还需要加强监督检查工作。监督检查仓储条件，并做好查验记录。相应的财务和审计部门，开展定期存货检查，抽查入库、出库等相关账目记录，确保账账相符，且账实相符。监督检查过程中，还要加强仓储保管人员的工作情况，排查是否存在违规、违法办理存储相关业务等问题，通过监督检查工作，进一步加强内部控制，确保仓储保管工作的有效开展。