2024年灯会筹备流程3篇

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灯会筹备流程篇1

1、会前所需准备的文件：、会议议程、桌签、座次表、餐卷、代表证、会议横幅(一般由会议承办宾馆制作)、会议背景ppt、房间号码表、会务资料领取表、会议资料、报到处。各文件具体形式如附件。

2、会前准备工作流程

、会议的计划：

(1)确定会议的目的，试图达到的效果，会议预期取得的成果等。

(2)确定会议的名称，初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。

(3)决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。

、 确定会议日程。编排会议日程表，并与会前发给各参会人员。会议流程策划方案(1)议程表。

将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序，编排议程，印成文字，即议程表，会前发给与会人员。

(2)日程表与作息时间表。

会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。

、 会议成本预算。

会议的成本=场地租借费+文件资料费+交通费+食宿费+活动费+服务人员的工资+咨询劳务费。

、 准备会议资料。

(1)开幕词、工作报告、发言稿等

(2)会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。

、 发送会议通知及接受回执。

(1)会议通知：本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面通知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请信。

会议通知可采用邮寄(包括电子邮件)、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或邀请柬，再加电话征询、确定的双重方式。

(2)回执：为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前7天以上并附回执。

回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者考虑和准备时间，相应提前发送，但又不可提前过多，以免对方遗忘。

、 会场布置，会场根据与会人数选择适当场所，具体要求如下：

(1) 会场要整洁、安静、明亮、通风、安全，大小应与人数相适应。按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，摆放好桌签。

(2) 主席台席位。

第一排的正中为首席.其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低.前排为主。后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名桌签，便于按位入座。

(3)会场设施。

会场的所有设施必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片，录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器的音量大小)，以免临时发生故障或出现差错。

、 其他准备

会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会场外应有医护人员值班。同时应准备接送车辆。会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。重要会议应有安全保卫人员和保密措施。会议计划中如安排参观、考察、游览等活动，或赠送资料、纪念品等，必须提前做好准备。

二、会议期间工作

1、会议期间需准备的文件：、。

2、会议期间的工作流程

、 在机场、码头、车站等处，派专人、专车分批分时段按要求接站。

、 做好来客接待工作，确认和分发房间，确认重要与会人员用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

、 会场桌椅摆设确认：灯光/音响/麦克风/银幕/讲台/幻灯机/投影机一一检视无误。检查会议所需资料是否完备。

、 会议现场：专人负责参会人员的引领，签到，分发会议资料。

、专人负责会场的协调事务工作(包括投影仪的准备、饮水的准备、礼金的发放以及会场温度控制等)。

、 确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

、 协调会议期间的交通工具的安排。

、会议接待人员应全程跟踪会议，以便及时和与会者保持联系，出现突发事件能以最短的时间解决。

三、会议后续工作

1、会议后需准备的文件：参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明、会议纪要、新闻稿、返程票登记表。

、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。

、会议的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总，总结工作及印刷发放代表通讯录。

、代办与会人员返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

、欢送代表工作。

、会议费用的结算工作。

四、人员职责

1、会务负责人

1) 联络协调

—协调会务工作人员的活动。

2) 制定会议方案并实施

—负责拟定和调整会议方案，会议组织程序，并上报相关领导审核; —负责协调各职能组分工，并确认工作安排和进程。

3) 会场及住宿安排

—负责会议酒店(场地)接洽、预订及协议签订;

—负责会议期间与会人员的食宿等问题的安排。

4) 负责审核会议对外的文本资料内容及相关合作协议

—各类资料内容的确认审核;

—确定印刷地点;

—会场布置的审核。

5) 制定可行性预算

6) 同会议发言人及各位贵宾联系

2、 会务助理

1) 各类文本的起草、修改，资料的编排、制作

—根据会议的要求，负责会议通知书的设计、制作及印刷;

—负责会场背景效果图的设计与制作;

—代表证、餐券的设计与制作。

2) 负责重要人员的联络事宜

—负责重要人员的行程安排的联系、确认;

—负责重要人员的机(车)票的预订;

—负责重要人员的专人接、送及陪同安排;

—负责重要人员在会议期间的用车安排。

3) 负责与会代表联络事宜

—负责会议通知书的寄发及确认回执工作;

—负责会务资料的收集、确认并输入数据库;

—如会议信息有变，负责与与会代表联系，及时告知。

4) 负责会场的管理工作

—负责会场及仪器设备的管理;

—提前做好仪器设备的调试工作;

—负责会场影像/通讯的管理(计算机、ppt资料收集汇总、同传设备等); —确保会议期间演讲嘉宾ppt的收集、正常播放及保密工作。

5) 负责交通管理及安全措施

—负责用车计划;

—负责确定车辆行走路线和确保路线的畅通及用车安全。

6) 负责会场安全保障工作

—负责对可能存在和未知的安全隐患进行检查并制定解决方案

7) 会务帐务管理

—会前负责制定收入、支出预算表

—会后负责制作收入、支出明细表

—负责会务费用分配方案的制定、上报及落实

3、 应急人员

1) 负责资料袋或者礼品袋物品的装放与分发。

2) 负责参会人员的引领、接待。

3)负责就餐秩序的控制。

4)负责会中其他应急工作。

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灯会筹备流程篇2

二、 会议地点：二楼办公室

三、 参会人员：张经理、王经理、朱适、段玉红、张帅、李

琴、邱伟恒、刘珍娣、谭玲。

四、 会议主持：张经理、王经理

五、 会前准备工作：

1、 根据领导的会议要求，确定出会议议题。

2、 利用电话、邮件等通讯工具通知参会人员参会时间，地点，同时告知参会人员会议的名称及内容，以便参会人员整理好相关资料，做好充足的准备工作。

3、 组织各参会人员按时到场，明确自己所在职位的工作职责范围。

4、 制作出会议的各项日程，编排好会议的相关程序，制定出一系列的注意事项，根据这些注意事项作出相对应的应急方案。

5、 会场的布置要充分反映会议主旨，简明扼要，突出重点。

（1） 会场要悬挂横幅，横幅上的字要直击中心议题。

实质，有针对性的想出一整套的解决方案来解决目前存在的问题。

（3） 确定好明确的会场区域后，再对会议桌的摆放形式进行调整。

（4） 会场还要对主席台位置做一个明确的设定，在设定好位置后，落实主席台的领导人，再进行一一安排座次，并告知参会人员所在座次的编号，根据编号设置发言席，再设定的发言席上摆放席签、话筒，在开会前期要对话筒进行试音，确保话筒的音质。

（5） 还要注意的是会场的环境对会议的开展也起着至关重要的作用。会场的灯光照明设施，通风效果，录音、录像的好坏直接决定了本次会议的成功与否，因此要对这些设施设备进行细致的检查。

（6） 为了让会议的气氛不会显得那么紧张，可以在会场内摆放少量的花，既缓减压力，又烘托气氛。

6、 后勤部门要对参会人员提供一些辅助性的帮助。比如：水、食宿、用车、医疗保健、安全保卫等。

7、 开展此次会议还要考虑对会议做好会议发言、投票、发奖、集体照相等一系列的准备工作，以确保会议不会因为某些环节而影响会议的'正常举行。

8、 把所有会前准备工作做好后再对其进行重新检查一遍，最后向领导汇报工作。

六、 会中的服务与组织

1、 工作人员要提前1小时到会场，仔细检查会场前期的准备情况，确保没有遗漏的环节。

2、 完善签到工作，准确了解参会人员的到场情况，尤其是主席台领导人及发言人是否到齐，对还没有到的参会人员进行二次通知，询问原因，对已到场的参会人员发矿泉水，并进行材料的分发工作。

3、 按照原计划的编排方式让参会人员从前往后依次就座。

4、 后勤部门维持好会场秩序，参会人员提前5分钟进会场就座，与会议无关的人员及时离开会场，并关闭会场大门，在开会期间手机调成震动或静音，不准擅自离开会场，不准接电话，保持会场的安静。

5、 行政人员在开会期间要做好会议记录，写好会议简报。

6、 为了弘扬公司文化，在开会过程中安排专门人员进行现

场拍照，会后可将这些图片放至网上，做后期公司文化的宣传，同时为了加深参会人员之间的友谊，对参会人员组织照相。

7、 行政接待人员为参会人员提前预定返程车票、火车票、

飞机票等。

七、 会后会场的收尾工作

1、 会议结束后，检查所带工作资料和物品（包括会签）是否全部带齐。

2、 根据参会人员离开的时间，安排工作人员对参会人员进行护送。

3、 回公司后及时对此次会议做好文件的清退、收集和归档等工作。

4、 为了让此次会议开展的更有意义，可以安排新闻媒体对此次会议进行全方位的报道。

1、准备周期：

周密的会议筹备要用5~7天

成立会务组、作出会议费用预算，拟定会议议题。

准备会议用品：礼品、奖品、横幅、背景、展览道具……

选择合适的会场及会议时间，统筹食、宿、行问题。

作好会议幻光片并以传真形式下发会议通知。

2、会议筹备

会场布置及最后与会名单确认及跟催。

3、会议正式召开。

会后政策执行、效果跟踪等善后事宜处理。

4、经销商会议费用预算。

5、会议备品准备：做到事事有人负责，件件有人准备。

6需要准备的文件类：

《文件通知》、《经销商意见反馈表》、 《产品报价单》、《经销商奖励制度》、《促销活动方案》、《会议签到表》、《订货单》、《会议议程》、纸、笔、文件袋、宣传用印刷品。其他会议备品准备。

7、会场布置类：横幅、口语标语、会议室指示牌、展台、样品、托架、彩盒堆头、海报、灯箱、广告碟、促销品、宣传单、新产品、电视机、vcd机。

8、会议备品准备

演讲用品类：话筒、功放、笔记本电脑一台、投影仪一台、白板一块、油笔二支、板擦一块、讲台、激光笔。摄影人员2名、摄像人员1名。

人员用品：工作证、促销服、饮品、纪念品、对讲机。

9、会议通知：

先到。

10、会议时间：

一般是选择下午，按经验来讲，上午客户一般起床晚，会议开始时间迟，较为被动，但下午时间与会人员容易困倦，所以开头必须精彩而紧张，建议会议时间是2：00报到，2：30~5：30会议进程，6：00结束用餐。

11、会前事宜

我们不要让业务员错过任何与客户沟通的机会。一般来讲，先到的比较孤单无聊，所以要作以下事宜：让经销商填写《经销商意见表》、业务员与经销商作简短的沟通、让经销商看产品报或看新产品。

灯会筹备流程篇3

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新郎新娘筹备婚礼详细流程表 应该从什么时候开始筹备自己的婚礼呢，答案当然是越早越好拉 12个月前 1.与双方父母商量是否提前举办订婚仪式 2.确定订婚仪式举办的日期和地点 3.购买订婚时互相馈赠的礼品 4.购买订婚戒指 邀请双方的亲戚出席订婚仪式 举办订婚仪式 爱心提示内容： 订婚礼品由于南北地域的差异和不同的风俗人情而各不一样的。但是随着现代社会人员流动的加剧，各地不同的的风俗习惯都有相互融合的趋势，订婚时男女双方应该送给彼此怎样的礼物已经不再有统一的模式了，只要是能够表达出各自对另一半的爱意，送什么礼物都不重要了。套用一句时下常说听到的话：有情饮水饱！当然钻戒也不能少。

11个月前-9个月前 1.双方家长见面以商量有关细节 2.算好新人生辰八字以决定结婚日期 3.草拟婚礼预算和计划邀请的人数 4.决定婚礼形式及婚礼举办的场所 5.开始收集举行结婚仪式的场所相关信息 6.现场考察所有选择的或意向要举办婚礼的场所，制作优劣对比表爱心提示/tips→2 7.预定宴客场地及席次 8.研究讨论新居的装修或居住事宜 ·开始装修新房 爱心提示内容： 制作优劣势调查表可以从婚礼举办场地的交通状况、场地大小、菜肴价格口味、服务质量、时间选择、舞台大小、灯光音响、配套设施等多方面来立项，然后分别根据这些项目在自己心目中的权重大小来设立分值，依次针对不同的场所给各个项目打出分数，并合计总分，最后选取得分最高的3家场所来征询亲人们的意见，最终选定一家做为举办婚礼仪式的场所。这样既科学又明主，避免了盲目选择。

8个月前- 6个月前 1.排期办理注册手续或预定教堂 2.开始关注新娘婚纱的款式和婚纱摄影相关信息 3.讨论蜜月旅行的相关事宜 蜜月旅行信息收集 4.婚庆公司信息收集 5.预约婚前健康检查及辅导 6.与选定的婚庆公司确认婚礼方案 ·提前挑选家具、家电以及其他生活必需品 5个月前--4个月前 ·检查新居的装修进度 ·讨论搬家的时间和相关事宜 ·拍摄婚纱照片 2.开始挑选适合的婚纱和礼服 爱心提示/tips→3 3.如度身定制婚纱，应开始与设计师沟通并首次量身 4.如租借婚纱礼服，应提早挑选并落实预留 5.挑选、定制婚礼仪式现场所穿的礼服(不少于3套) 6.订购回礼礼物 7·与双方家人探讨、确认婚礼仪式的流程以及婚宴的安排 8·与婚礼举办场所的联系人最终确认仪式举办的时间 9.选定蜜月地点及行程 ( 如去国外则开始办理护照 ) ，并向公司请婚假 爱心提示内容：3 挑选婚纱和礼服是一件比较费神的事情，越早动手越好，新郎的礼服比较简单，挑几件合身的西服就可以了，但是新娘的婚纱和礼服就比较难选，强烈建议新娘在仔细浏览完我们网站给您提供的婚纱礼服相关信息之后再去相关的婚纱影楼店挑选，相信一定会让你省心不少。

3个月前 1.选择主持婚礼仪式的司仪(一般由婚礼场所提供) 2.与婚礼场所方联系人探讨婚礼仪式的装饰计划 3.确定邀请客人名单 4.草拟婚礼请贴上书写的内容 5.购买或订制婚礼请柬 6.确定仪式现场祝辞嘉宾名单并提前通知当事人 7.通知外地亲友，并未他们的到来安排交通住宿事宜 8.决定伴郎伴娘、兄弟姐妹团、花童花女的人选 9.选择并确认为新郎新娘做发型、化妆、美容的场所 10.为伴郎伴娘、花童花女及双方家长定制或选购礼服 11.选购婚戒和其他珠宝金饰及饰品 爱心提示内容：4 邀请什么人来参加自己的婚礼还是很有学问的，想请的客人最好按照亲戚、朋友、同事、领导来分类。然后是男女双方各有一半的客人。如果你感觉自己在是否请一个人来参加婚礼的事情上举棋不定，建议你征求一下父母的意见，毕竟他们的社会阅历更加的丰富。

爱心提示内容：5 请柬作为传递一对新人结婚喜讯的载体应该得到足够的重视。一张精美而别致的请柬会让收到它的人产生无限的遐想，会增强对方来参加婚礼的欲望；相反平庸的请柬会让 人对婚礼仪式的期望值下降，参与的兴趣度降低，所以才会常有“礼到人不到”的情况发生（特殊情况除外）。因此选择怎样的请柬就已经透露出了新人对结婚重视程度的信息，故强烈建议准备结婚的人不要忽视这个看似简单的小细节。

2个月前 1.举行第一次婚礼筹委会会议，全面沟通婚礼事宜 2.预约好婚礼当天的化妆师、发型师及摄影师，并试妆、试发 3.准备嫁妆 4.购买全新的服装(内衣、外套、皮鞋等) 安排酒席试菜，确定婚宴所需的菜式 5.预订结婚蛋糕、婚宴餐酒 6.决定礼车以及摄影、摄像等相关人员(如果委托婚庆公司，可省略此步) 7.选定合适的花店订购花球、头花、襟花、会场及婚车用花 8新房完成布置装潢，搬入新居 9.新娘开始保养皮肤 爱心提示内容：6 千万不要以为这一点大家可以忽略。决定结婚日期之后在有空的时候就和你的她（或他）去逛逛商场吧，把这些象 征新生活、新气象的新服装都买回来吧，如果可能就等到结婚当天去穿或者结婚之后再穿，不是为别的，就是为了一个全新的开始。如果你觉得这样做很迂腐，而不愿意花这个冤枉钱，那么相信你的父母会改变你的这个观点。

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