关于进一步提升机关文秘工作水平的思考与建议
关于进一步提升机关文秘工作水平的思考与建议
党中央赋予自然资源部“统一行使全民所有自然资源资产所有者职责，统一行使所有国土空间用途管制和生态保护修复职责”的“两统一”职责，明确了自然资源部门的职责与定位，对自然资源系统工作提出了新的更高的要求，也给全国自然资源系统文秘工作者带来了更多机遇和挑战。作为自然资源系统文秘工作者，要找准定位，主动适应新形势，把握新情况，研究新问题，提升服务水平与工作效能，为领导决策当好参谋、做好服务，促进自然资源事业的高质量发展。
一、机关文秘人员的职能
《元典章》十二卷《吏部》中对文秘人员的描述是“名分虽微，所系甚重。”可“刀笔下吏，遂致窃权势，舞文法矣。”由此可见，古人早就意识到秘书岗位的重要性。办公室是一个单位的轴心运转部门，它的效率高低直接关系到整个单位工作效率的高低、工作目标的能否实现。文秘工作是办公室工作的关键环节，是一个单位的喉舌，是一个单位履行行政职能的重中之重。因此，文秘人员在机关中有着尤为重要的作用。
（一）文秘人员工作岗位体现了“四性”。现代文秘工作具有鲜明的服务性、政治性、从属性和综合性。服务性。文秘工作的重要职能就是“三个服务”，即服务领导、服务机关、服务干部职工，在单位中具有举足轻重的作用。政治性。文秘工作在协助领导贯彻党和国家的路线、方针、政策等方面负有重要责任，稍有疏忽就可能给工作造成重大损失。从属性。文秘工作是从属于领导工作的一部分，直接为领导工作服务，保证领导活动的顺利完成。综合性。文秘人员工作涉及公文处理、会务工作、来访接待、文件传阅、档案管理、上传下达、调查研究等工作，体现了文秘工作的综合性。
（二）辅助决策和参谋助手。机关文秘工作最重要的职能，也是关键的职能，就是辅助领导进行决策。机关单位的决策水平不仅关系到机关单位的公信力，甚至影响到机关单位的形象。自然资源工作始终面临着保障发展、保护资源的两难局面和双重压力。文秘人员要站在全局的高度和领导的角度来谋划工作，准确把握领导意图和自然资源工作实际，从服务中心工作、促进高质量发展的大局出发，在破解保障发展与保护资源难题、耕地保护、节约集约用地、征地拆迁、执法监察、不动产登记、规范矿产资源开发秩序与生态修复等方面提出科学化、合理化建议，为领导决策当好参谋，进一步增强自然资源工作保障经济社会发展大局的能力。
（三）公文写作与信息报送。文字处理能力是秘书的基本功，扎实的写作能力是对文秘工作者的基本要求。文秘工作者要通过深入学习，牢固掌握公文写作技巧：规范办文程序。根据《党政机关公文处理条例》和《福建省人民政府公文格式细则》，结合自然资源工作实际，制定自然资源局收发文管理制度，对文件的草拟、审核、签发、打印、分发、归档以及收文管理等作出明确规定，确保办文的制度化、规范化。提高办文质量。把好起草关、审核关、印制关，确保公文格式规范，公文内容既要符合国家法律法规的规定，又要契合工作实际。提升办文效率。大力推进电子政务建设，全面推进电子公文传输，有效提高公文办理效率，降低行政成本，在最短的时间内高质量地完成领导交给的写作任务。此外，文秘人员要做好信息的报送工作，对于重要动态信息做到快、准、全，一般动态信息力求对路、有用、有特色，调研信息力求有高度、有深度、有较强的参考价值，为领导决策提供参考。
（四）调查研究和督查落实。调查研究是文秘人员重要的任务之一。公文制作与公文处理、处理来信来访、办理议案提案都必须做好调查研究。为此，文秘人员必须熟练掌握调查研究的各项程序、调查研究的方式方法和处理调查材料的能力，对领导提出的问题或者群众关注的热点、难点问题进行调查和研究，掌握第一手资料，有针对性地提出解决问题的措施，为领导决策、制定政策提供可靠的依据。机关文秘人员还要加强督促检查，围绕各阶段自然资源工作的中心任务和重点工作抓好督查，紧紧围绕重要会议、重要文件、重大决策、重要部署、重点工作目标和领导的批示事项，加大决策督查力度，做到件件有着落，事事有反馈。
（五）来客接待和随从工作。接待工作是文秘人员的一项常规工作。迎客、待客、送客是接待工作的三个基本环节，文秘人员应遵循热情周到、礼仪大方、勤俭节约、安全保密的原则，接待每一位来访者，做到亲切迎客、热情待客、礼貌送客，使客人有宾至如归的感觉，提高单位的知名度和美誉度。随从工作是文秘人员的一项经常性工作，是文秘人员为领导活动服务的重要体现。做好随从工作，要精心做好思想、组织、资料、后勤物资等准备，深入实际，搞好调查研究，切实解决群众生产、生活中存在的困难与问题。文秘人员还应对跟随领导视察期间的工作进行认真回顾和总结。随从工作对于促进领导作风的转变，抓好各项工作的检查落实，提高领导工作效率，树立机关领导的威信，锻炼和提高文秘人员的素质，具有十分重要的意义。
二、机关文秘人员应具备的基本素养
（一）坚定的政治立场。机关文秘人员要有较强的政治纪律性和敏锐性，深入学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和党的二十大精神，增强“四个意识”、坚定“四个自信”、做到“两个维护”、拥护“两个确立”。要站在党和人民的立场来想问题，办事情，自觉贯彻落实党和国家的路线、方针、政策，积极践行全心全意为人民服务的宗旨，坚持党的群众路线，把为领导服务和为人民群众服务有机统一起来。其次，文秘人员要具备较高的政治理论修养，用党的创新理论武装头脑、指导实践，全面科学地处理日常工作，学会用发展的眼光看问题，学会用辩证唯物主义观点去观察和分析问题，充分发挥文秘工作者的参谋与辅助作用。
（二）完善的知识结构。文秘的职责决定了文秘人员必须具有较高的政策理论水平和业务功底，才能为领导当好参谋和助手。这要求文秘人员加强学习，多读书、读好书，具备良好的文学素养，掌握政治、经济、文化、法律法规、现代科技、信息化等方面的知识，不仅要深学理论，而且要精学业务，不断完善自己的知识结构。能够熟练掌握文秘专业的基本理论、基础知识，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，熟练掌握和使用现代化办公设备和办公室软件，强化数据安全和保密意识。只有这样，服务领导时才能做到得心应手，服务基层时才能更接地气。
（三）较强的协调能力。综合协调是秘书工作的重要职责。领导之间需要协调，上下之间需要协调，部门之间也需要协调。只有搞好上下左右之间的综合协调，及时交流信息、化解矛盾，才能形成整体合力，推动工作的顺利开展。文秘工作者要做好沟通协调工作，首先要做到公正处事。处理问题要从大局出发，不能存有私心偏见，要在沟通的基础上做好协调工作，多方听取意见，提出合理化建议，双方取得共识，从而使党委（党组）的决策部署和领导的批示得以落实。其次，在沟通协调的过程中要注意方式、方法，语言要简明得体，态度要随和，对沟通协调工作中出现的问题要具体分析，有针对性地进行协调。
（四）良好的个人修养。文秘人员的素质修养直接影响着机关各项工作的开展和任务的完成，决定着文秘人员的工作成效，关系着事业的成败和单位的形象。首先，文秘人员必须具有坚定的政治信念、正确的政治方向和远大的共产主义理想，自觉执行党的路线、方针、政策，践行社会主义核心价值观，在思想上、政治上、行动上同党中央保持高度一致；其次，求实的思想作风。讲实话，办实事，不走形式，不搞花架子；再次，良好的职业道德。文秘人员要忠于职守、办事公道、热情服务、遵纪守法、廉洁奉公、恪守信用、严守机密、勇于创新等；此外，文秘人员还要有较高的理论水平，能够运用马克思主义的立场、观点和方法来分析解决实际问题，还要有良好的心理素养，保持健康的心理状态，做到遇险不惧，遇惊不乱，遇难不避，以高昂的斗志、愉悦的情绪、充沛的精力投身到工作和学习中去，及时高效地完成本职工作。
三、机关文秘工作人员面临的挑战
（一）基本的知识结构不全面。机关文秘人员参与国家社会治理，因此对其综合知识结构要求较高。特别是新时代推动政府工作转型的背景下，对机关文秘的工作质量提出了更高的要求，就目前而言，机关文秘在工作中仍然存在知识结构不全面的问题。机关文秘的基本信息化知识不足。在推动法治政府、数字政府、廉洁政府和服务型政府建设过程中对机关文秘信息整合、信息分析等能力提出了更高的要求，以期为提升决策的科学性提供重要的保障。但目前机关文秘的信息素养水平较低，多从事基本办公软件的操作，缺乏信息安全、数据档案管理、数据信息挖掘和整合等素养，难以深入挖掘机关内部各种数据信息资源的价值。机关文秘的基本文化素养不足。在倡导终身教育理念的今天，随着知识的不断更新，机关工作理念也在更新，文秘人员传统的知识结构难以满足工作要求。文字基本功底不足，文学修养不高，办文程序不规范、公文审核不严格、公文流转不及时等现象时有发生。因此，机关文秘人员难以应对岗位提出的新挑战，影响了工作质量。
（二）思政素养不足。思政素养是机关文秘立足岗位的基本素养，虽然机关文秘人员经常积极学习党和国家的路线方针政策和各类重要会议精神，关注国家社会发展的大动向，但是难以真正深入了解国家各项方针、政策对机关单位工作提出的新要求、新理念，认知不到位，对国家各项方针政策的深入解读与灵活应用能力不足，而机关文秘人员是新发展理念的重要宣传者，也是党和国家的路线、方针、政策落实的重要参与者和监督者。文秘人员思政素养不足，难以在上传下达工作中将工作与国家发展政策有机结合在一起，对国家或者机关各项工作宣传不到位，甚至影响基层工作的决策。我国正在推动服务型政府的转型，凸显为人民服务的理念，因此，对全体机关工作人员的思政素养提出了更高的要求，文秘人员在工作中仍然面临着提升思政素养水平的挑战。
（三）基本道德素养不足。文秘人员的一言一行都代表着机关形象，因此对他们的道德素养要求较高。部分机关单位人员存在基本道德素养不足、实事求是的作风不稳的情况，甚至在一些公共场合高谈阔论，缺乏自我约束能力。有部分文秘人员在工作中没有把握尺度，出现越权行为或者利用职权受贿的情况，不仅影响了个人的职业发展，更严重的是影响了政府的形象；有的文秘人员在工作中缺乏认真负责的精神，处理问题时常常忽视社会道德要求，甚至突破法律底线，这些都是道德素养不足的表现。
（四）缺乏创新思维和创新能力。创新对提升文秘在决策中的参与度非常重要，放眼整个机关单位，具有创新意识和创新能力的文秘相对较少。文秘人员在处理各项事务中容易受到传统习惯和规则等方面的限制，思维僵化，对待不同的工作采取统一的思维模式。开展工作按部就班，缺少深入思考，对新观念、新理念接受能力不足，难以立足于工作要求打破舒适区，对工作中存在的挑战或者困难存在抵触心理，工作内容重复，办事效率低下，难以满足新时代政府改革和转型的需求。
四、对策与建议
（一）增强决策的参与性。机关文秘应该摒弃被动决策的传统思想，增强主动参与决策的意识和能力，增强思想上的超前性，在领导询问意见之前应该针对某些问题进行分析，并且提出解决问题的策略。在参与决策时应该提高站位，既要把握新发展政策的要求，也要明确基层工作的重点，统筹协调各部门的关系，结合现实与未来趋势进行全面分析思考与谋划，能够换位思考，站在决策者的角度分析问题，解决领导思考的关键问题或者重要问题，提高参政能力。文秘人员在参政工作中要杜绝越权行为，对自身的决策定位有清晰的认知，要明确把握参政与决策的尺度，按照领导制定的决策开展工作，避免权力滥用的情况。日常工作中要加强学习，将国家政策与自身的工作要求结合起来，提升工作岗位的适应能力。要丰富知识结构，根据日常工作中的不足来拓展知识面，加强对新知识的学习，努力成为领导决策的参谋。在工作中分清主次，利用信息技术开发探索提升工作效率和工作质量的新方法和新策略，推动工作转型。利用融媒体宣传和推广知识，把握与部门有关的舆情事件，采取及时有效的应对措施，维护部门单位的形象，对群众上访中的问题进行综合分析，为解决问题提供参考，能够从根源上协调部门解决问题，提高决策能力。
（二）提升服务能力。机关文秘不仅需要为单位决策提供参考意见，增强决策能力，还需要积极协调各方的关系。在开展联合执法工作中树立一盘棋思想，处理和协调工作中的内部矛盾，增强服务意识，配合其他部门的工作要求，形成纵向同心、横向同力抓落实的合力。在开展部门工作时能够对联合工作提出意见或者看法，统筹人力资源，提升个人履职能力。针对工作中的难点问题开展调查，既要选择合理的调查主体范围，也要进一步明确调查的目的，开展明察或者暗访，了解工作落实中的难点或关键点，将调查情况及时反馈给决策层，增强部门工作的监督作用。在跟随领导部门深入基层开展调研工作时应该提升观察和分析能力，能够与领导及时交换信息，明确自身不足，与基层人员开展工作交流，寻找不同问题的切入点，对基层工作有全面的了解，立足于实践来寻求破解工作难题的新思路、新方法。
（三）提高工作效率。在信息化时代背景下，行政单位组织机构流程不断优化，待处理的问题不断增多，对文秘人员的工作提出了更高的要求。文秘人员要进一步提升工作效率。日常工作中应做好准备，加强对部门各项工作进度的了解，分析主要工作和必要工作，制定合理的工作计划。文秘人员要提升信息化工作水平。文秘人员要进一步加强现代信息技术的运用，发挥信息技术跨空间、跨时间的特点，整合不同的信息，利用现代信息技术来简化工作流程，提高工作效率，提升现代信息技术在自然资源管理工作中的应用水平。文秘人员应转变工作理念，激发工作内动力，调动工作积极性。要认识到新时代背景下对自然资源部门工作提出的新挑战，不断提升学习动力，创新工作方法，合理分配精力，科学安排时间，提高效率。在日常工作中学会总结和分析。工作完成后注重总结经验，明确不足，为下次提升工作效率提供经验和支持。学会寻求其他部门的帮助。文秘工作需要用到多方面的资料，因此在开展工作中应该与各部门构建良好的合作关系，制定工作的标准化流程和机制，增强信息在部门之间的流动，为提升工作效率奠定良好的基础。
（四）增强创新精神和创新意识。面对自然资源系统工作的新形势、新情况、新问题，文秘人员要进一步解放思想，转变观念，在工作中勇于创新，积极探索新形势下做好自然资源文秘工作的新思路、新机制、新方法，用反向思维来思考问题和分析问题，针对工作中的痛点或者难点寻找解决办法，转变服务态度，增强主动服务意识，敢于打破常规服务教条的限制，增加创造性服务，深入基层企业或者群众家中，到基层委员会办公场所，实现一手调研，减少工作中的主观性，以事实为依据，提出符合当前部门工作实际的决策参考，真正提升文秘工作质量。进一步提高工作质量和效率，树立“精品”意识，办文、办会、办事都要严把质量关，努力做到“零差错”，树立新时代自然资源系统文秘人员的良好形象。
在构建新型政府工作背景下，机关文秘工作有了更高的要求，机关文秘人员参与机关的各项决策过程，接触的工作都是核心机密，在机关各项工作中发挥着举足轻重的作用。目前，机关文秘工作中仍面临较多的挑战，而现代信息技术的普及、新的发展理念为提升文秘工作质量和效能创造了条件，因此，应进一步提升文秘人员的综合知识素养、道德素养和思政素养，提升创新能力，为增强其在机关中的作用奠定坚实的基础。