秘书工作的职能和特点(汇总4篇)

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秘书工作主要的【第一篇】

一、 商务沟通

(一)接待工作

1、 全方面的收集类别资料,为来宾接待工资做好准备。

2、熟悉接待工作的内容以及写作接待方案的格式和写法,制订最佳的代表接待方案。

3、 做好迎接来宾的准备和接站、接机等迎宾工作。

4、 了解来宾宴请工作的安排程序,做好宴请准备,热情周到的款待来宾。

5、 送别来宾的时候,应该为来宾预定返程票,安排好返程交通工具。

(二) 沟通与协作工作

1、 运用各种沟通方法和技巧,协调领导之间的关系,与领导、同事和客人有效沟通。

2、 组织和引导团队有效沟通,提高团队的工作效率。

3、 及时解决沟通的冲突,排除沟通中的障碍。

(三)商务谈判

1、 掌握各种信息的搜集方法和渠道,充分搜集商务谈判信息,并参与制订商务谈判方案和组建商务谈判小组。

2、 布置商务谈判现场,营造融洽的商务谈判气氛。

3、 做好上午谈判的辅助性工作,协助主谈判人员处理谈判中的问题。

二 、会务管理

(一) 会议筹备

1、 科学准确地拟定会议的议题、名称、规格、和标准 。

2、 合理地拟定会议议程、日程和预算经费。

3、 掌握选择会议场所的程序,选择并预定合适的会议场所。

4、 掌握会场座位的排列方法和会场布置方式,精心布置会议现场。

5、 及时通知与会人员,准备会议文件和制作会议证件。

6、 安排电话会议和视频会议,减少会议开支。

(二) 会议沟通与协调

1、 掌握多种会议签到的方法,做好会议签到和会议服务工作。

2、 运用高效的会议决策方式和达成会议决议的方法,促成会议决议的尽快形成。

3、 做好会议保卫、保密工作。

4、 组织会议新闻报道,使会议达到理想的传播效果。

5、 及时处理会议突发性事件,确保会议的顺利进行 。

(三)会议善后

1、 做好与会人员的返程安排 。

2、 检查清理会场和整理会议文件。

3、 传达会议决议,撰写会议总结和结算会议经费。

4、 评估会议效果

三、 商务活动管理

(一) 商务活动

1、 安排会见、会谈 。

2、 组织和协调大型商务活动以及安排与会人员参加文娱活动 。

2、 掌握组织信息发布会的程序,成功举办信息发布会 。

4、 安排剪彩仪式、签字仪式和庆典仪式。

(二)商务旅行

1、 协助领导制订周密的出行计划,为其准备旅行时携带的'物品 。

2、 做好票务预定、旅行住宿的安排和办理出国商务旅行手续等事务。

3、为大型团队商务旅行拟定旅行计划。

四、 办公室的管理

(一)办公环境管理

1、 合理设置办公室的布局 。

2、 布置和美化办公室环境以及合理摆放办公室设备。

3、 维护责任区整洁的工作环境 。

4、 应对办公中出现的紧急情况,做好办公室的安全管理 。

(二)办公资源管理

1、 采购、调配和利用各类办公资源 。

2 做好办公资源库存的监督管理工作 。

3 参与政府采购管理和招标工作 。

(三)办公效率管理

1、 制订科学的办公室工作计划,并合理的安排办公室工作任务。

2、 科学的为领导和自己编写工作日志,提高工作效率,进而推进各项目标的顺利完成。

五、 信息与档案管理

(一)信息管理

1、 运用各种信息搜集的渠道和方法,及时充分的手机领导所需要的各种信息。

2、 掌握各种信息整理和加工的方法,对所搜集到的原始信息进行处理。

3、 运用各种方式,把经过整理加工过的信息提供给领导和其他人使用,做好信息的传递和利用工作。

秘书个人简历【第二篇】

基本信息

姓名:xxx

国籍:中国

目前所在地:广州

民族:汉族

户口所在地:湖南

身高:160 cm

婚姻状况:未婚

年龄:23岁

求职意向

人才类型:普通求职

应聘职位:行政/人事类:文员/秘书

工作年限:1

职称:无职称

求职类型:全职

可到职日期:随时

月薪要求:20xx--3500

希望工作地区:广州

工作经历

公司名称:广州市xxxx信息咨询有限公司

起止年月:20xx-12~20xx-04

担任职务:秘书

工作描述:

1、处理每日往来英文邮件与信件,协助总经理撰写合同及各种文书;

2、各种加拿大移民文件的填写及客户文件的归档;

3、安排总经理行程,通过电话与邮件预定约会时间;

4、陪同总经理参加会议,并做好会议记录;

5、负责发布招聘信息,进行员工面试,负责发放员工工资,做好相关报表;

6、其他琐碎事务。

公司名称:广州xx贸易有限公司

起止年月:20xx-03~20xx-11

担任职务:外贸文员

工作描述:该公司为卡塔尔多哈沙芙堤贸易有限公司在广州的办事处,工作职责为负责处理客人来中国后的一切事务。从吃穿住行、翻译到陪同进入广交会、下单等,都要处理。另外,一般办公室事务都要处理。

教育背景

毕业院校:湖南理工学院

最高学历:本科

毕业日期:20xx-07-01

所学专业:汉语言文学

能力专长

英语水平:通过全国大学英语六级考试,具备听、说基本能力

计算机能力:

能熟练操作word、excel、powerpoint等办公自动化软件

通过20xx年湖南省计算机一级考试

普通话水平:获二级甲等证书

其它:20xx年8月获得三级涉外秘书职业资格证书

个人自传

可塑性强,具有较强的适应能力和良好的沟通协调能力、性格温和,乐观向上,坚信“天生我材必有用”,希望找到一份能充分挖掘个人潜力、发展个人才华的工作。

联系方式

联系电话:xxxxxxxxxxx

电子邮箱:xxx

秘书的主要职责【第三篇】

负责总经理日常事务安排。

负责总经理会议的准备和会议纪要。

负责总经理对各部门工作的传达和督办。

负责各部门子公司工作情况和信息收集汇总。

负责起草集团公司阶段和年度工作总结报告。

配合总经理的对外联络和来宾接待。

配合总经理对外合作谈判。

做秘书的注意事项【第四篇】

一、要在领导的视线范围内,不要让领导在需要时看不到秘书。注意观察领导的眼神、手势地,在大场合要反应灵敏,行动迅捷。

二、落落大方,不卑不亢,可以点头,不要哈腰。做到热情有度,稳健为本。太过于热情,有时会损害领导形象。

三、要掌握分寸。如领导上主席台不需要搀扶,否则别人以为领导身体不好或者太年迈、给本校领导特别是自己人开车门不需要用手遮挡,递茶送水经先宾后主。

四、要做到心中有数。比如跟谁做什么事情,对象是什么,程序是什么,内容是什么,不能一问三不知,适当的地方要给领导提个醒。比如领导的发言稿件等有关材料要随时准备一份,对领导活动的位置要事先了解情况。

五、要注重仪表,大方得体。

不好的秘书的表现:

一、喧宾夺主,爱插话;

二、勉强安排领导:比如抢着帮助领导拎包;安排座位;

三、热情过度;爱跟领导争论,以显学识;

四、爱自作主张;

五、不了解情况,不积极主动,被动应付;

六、领导交待事情忘了,办完的事情不反馈,没交待的事情反而自作主张给办了;

七、报喜不报忧;

八、评论领导;

九、口风不严;

十、窥视心理强;

十一、有太强烈的优越感和神秘感。

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