酒店接听电话礼仪【推荐4篇】

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酒店接听电话礼仪【第一篇】

工作有序

前台接待是面向客人的第一个环节和最后一个服务环节，工作要有序，讲究效率，做到办理第一位，询问第二位，再招呼客人第三位，并说：“对不起，请稍候。”如果登记时人很多，开房时一定要保持冷静，有条不紊，做好解释，提高效率，必要时要增加人数，以免让客人等得太久。

态度和蔼

接待客人态度要和蔼，语气轻柔，注视客人，口齿清楚。

热情快捷

许多酒店的前台工作人员的接待工作非常繁忙、多变，来到前台的客人形形色色，各有需求。因此，前台接待的工作总要保持热心快捷、热情好客、文雅礼貌，这将有助于影响和决定客人在酒店内下榻和停留的时间。如果前台员工对客人冷淡或粗鲁，那将疏远客人以致促使客人不满或提前离开酒店。

姿式良好

前台员工一般是站立服务，凌晨一点以后才可坐下，如有客人来，必须站立，姿式要好，不吸烟，不失态，不东倒西歪。

精神集中

工作时要全神贯注，不出差错。客人的姓名必须搞清楚，将客人的名字搞错或读错是一种失礼行为，不能一边为客人服务一边接电话。在岗位上，不能只与一位熟悉的客人谈话过久。不要同时办理几件事，以免精神不集中出现差错现象。

学会观察

酒店内人来人往，名人、娱乐活动家、政治家都是酒店经常光顾的客人，总服务台的员工要学会观察，记录客人个人资料以备用。

对待客人一视同仁

对待客人要一视同仁，对重要的客人或熟客可以不露声色巧妙地给予照顾，让他感到与众不同，有一种优越感，及被重视、被尊重感。其实，每一位客人都盼望和期待着自己能受到一种私人或者可以说着一种个别的单独接待。

完成一切承诺

要完成对客人的一切承诺，若办不成的事，要直接、真诚地相告，表示自己没有办法，同时最好介绍客人到能满足客人要求的别的地方。

处理好客人的投诉

接待一些刚入住的客人的投诉，要及时处理。例如，客人抱怨某项服务或设备维修问题，首先要道歉，然后感谢客人反映此事并表示这些问题将予以上报并得以纠正。

具体的做法是：上报的形式是记录在投诉簿上或是向经理报告，以便酒店能够采取必要的行动，纠正问题，防止此类问题再次发生。如客人对酒店或设备维修仍不满意，请求上司的帮助，尽量避免使客人不满而归。

随机应变

总服务台要求员工应随机应变，善于处事。客人住在酒店里，经常会出现一些意想不到的事情，如夜里突然发病，甚至死亡，或订不到机票等，他们都会求助于总台员工。因此，总台员工要具备应变能力，随时准备应付各种意外，充分运用自己的智慧，得体地处理，做到临乱不慌，临危不惊，处事有方。

酒店接听电话礼仪【第二篇】

一、接电话

1.电话铃响后：

(1)铃一响，马上去接，在电话上的最高礼节就是不让对方等，如果铃响三声，客人就会感到焦急。

(2)对于在大厅里的客人，铃声就是噪音，因此应该尽量降低音量。

(3)如果你耽误了时间，请你务必说“让您久等了”。

2.拿起听筒后：

(1)拿起听筒，先道“您好”，并报出部门、岗位，然后听取客人的姓名和事情。

(2)如遇到难以理解的事情，需礼貌询问。重复客人的要求是非常必要的。涉及到金额、日期、时间和一些专用名词的时候，如果听错了，会造成很大后果，所以务必仔细聆听，并重复客人要求。

(3)平时准备好笔和笔记本，必要时，马上记录。

(4)不能马上回答客人所提出的问题时，应礼貌地挂下电话，调查清楚后立即给予回话。

3.说话的方式：

(1)讲话礼貌、清楚。

要注意声音的大小，应避免声音过大、干巴巴的，同时注意讲话的速度，应避免速度过快、慢吞吞，不应使用过于爽快或阴郁的口气。

(2)不要使用客人不懂的专用语和含糊不清的言语。要特别重复数字、日期、固定名词，直到对方清楚为止。

(3)现在的电话灵敏度很高，如果要和你的上司和同事谈话，请把听筒朝下放，用手掌按住。

(4)在上司和同事面前，谈到客人的姓名时，请一定要加上敬称，时时把客人放在重要的位置，就不用担心加设加敬称。

4.留言的方式：

需要捎口信时，正确记下客人的姓名和内容，不要传错。放电话前，请清楚地报出你的部门和姓名，这样表明你“诚心地、负有责任地为他传话“，这样会带给客人好感。

5.传达：

接到不是自己承担范围的电话时，在充分确认此事基础上，传达给正确的承办人。如果不清楚谁是承办人，先礼貌地挂下电话，确定了承办者以后，请承办者回电话，决不可以重复滥打电话给客人。

6.放电话

(1)挂电话时，必须听到对方切断电话声音后，方能放下电话。如果事情办完，立刻就粗暴地放下听筒，这对客人来说有失礼貌。

(2)在电话里向对方礼貌致谢，决不是件羞耻的事，我方的诚意将随着这声音传给客人。

二、打电话

(1)打电话前，事先请确认电话号码，如果打错电话，对对方是一种失礼，也是时间和金钱的浪费。

(2)如对方拿起电话，马上报出酒店、部门、姓名，简明地、按顺序告诉对方。

三、私人电话

(1)工作中禁止打私人电话或使用电话进行与工作无关的活动，这是因为打私人电话时心情松驰，姿态和语言自然而然地变得草率，用电话进行非工作活动，会破坏工作场所的气氛。

(2)有要事需打私人电话，必须到员工通道口打电话，不得在电梯内及工作场所接听、拨打私人电话。

四、使用语言

对客人来讲：无论你的态度和用意多么友善，没有恰当的语言就不能表达你的热情。如果每天坚持训练，你就能脱口说出优美的语言和正确的敬语。

即使是同一语言，因说法不同，客人得到的印象迥然不同，因你的热情完全是通过语言来传送的，所以务必注意你的语言和说法。

1.使用易懂的语言：

绝对不允许使用客人不懂的酒店用语、外语、流行语等，平常请尽量使用常用的浅显易懂的语言。

2.语速要适当：

(1)如果讲得太快，客人难以听懂；但讲得太慢，也令人烦躁。所以平常要注意讲话的速度。

(2)注意声音不要过高，声音过大、过小都不好，是平时没注意的结果，和同事一起互相注意一点。

3.发音要明亮：

用清楚、明亮的发音讲每一句话，大胆的动口是达到发音优美的技巧。

4.使用优美的语言及正确的敬语：

(1)平时对客人应使用优美动听的言语和正确的敬语，只要有一名员工使用粗暴的语言，那就不是一个好酒店。

(2)掌握优美的语言和正确的敬语，必须付出艰苦的努力。

(3)即使对同事也不要说“客人叫了，快去”，应该养成礼貌的习惯说“客人正在招呼，请快去迎接”。这样说即使让客人听到也不会有不愉快的感觉。

5.基本接待用语：

寒喧：欢迎光临、今天天气很好、希望您在我店住得愉快、非常感谢、欢迎再次光临

回答：是、我知道了

谢绝：非常抱歉、实在对不起、真不好意思

寻问：失礼了、对不起、劳驾

请求：打扰您了、给您添麻烦了

致歉：不到之处，请多包涵、今后一定注意、请您稍等，请允许我马上去调查

酒店接听电话礼仪【第三篇】

一、接听电话的基本要求

1、来电时 所有来电，务必在三响之内接答。

2、通话时 听筒一头应放在耳朵上，话筒一头置于唇下约五公分处，中途若需与他人交谈，就用另一手捂住话筒。

3、 接听中 必要时做好记录，通话要点要问清，然后向对方复述一遍。

4、 通话结束 对方挂断之后，方为通话完毕。任何时候不得用力掷听筒。

5、 在酒店内不得打私人电话，传私人电话，家有急事来电，应转到部门办公室，并从速结束通话。他人接听，只代为记录。

二、接听电话应注意的基本礼仪

1、电话铃响，立即去接，铃响3声之内接起，如铃响4次以上应首先向对方道歉：“对不起，让您久等了”

2、致以简单问候。如：“早上好”或“您好”，语气柔和亲切，并自报单位(部门)名称或个人姓名(外线电话报酒店名称，内线电话报部门或岗位名称)。

3、认真倾听对方的电话事由。如需传呼他人，应请对方稍侯，然后轻轻放下电话，去传呼他人。如是对方通知或询问某事，应按对方要求1、2、3、……逐条记下，并复述或回答对方。

4、 记下或问清对方通知或留言的事由、时间、地点和姓名。并简单复述。

5、对对方打来电话表示感谢。

6、等对方放下电话后，自己再轻轻放下。

三、接听电话时的语言规范

1、 声调要自然、清晰、柔和、亲切，不要装腔作势，声量不要过高，亦不要过低，以免对方听不清楚。

2、 不准讲粗言，使用蔑视和侮辱性的语言。

3、 不开玩笑。

4、 多用敬语，注意“请”、“谢谢”字不离口。

5、 任何时候不准讲“喂”。

四、从酒店打出电话的程序

1、预先将电话内容整理好(以免临时记忆而浪费时间)。

2、向对方拨出电话后，致以简单问候。

3、做自我介绍

4、使用敬语，说明要通话人的姓名或委托对方传呼要找的人。

5、确定对方为要找的人致以简单的问候

6、 按事先的准备1、2、3、……逐条简述电话内容。

7、 确认对方是否明白或是记录清楚。

8、 致谢语、再见语。 等对方放下电话后，自己在轻轻放下。

五、 来电接听的程序

1、 总机接听内线电话时按A、B、C顺序执行；总机接听外线电话时，按现行规定执行。

2、 前厅部的总台接待、大堂副理、商务中心、礼宾部应按B(英文)、D(英文)、A(中文)、B(中文)顺序执行。

3、 其他各部门电话(除部门办公室外)一律按A、B、C顺序执行。

4、 各部门办公室接听电话按：A+办公室名称+本人姓名顺序执行。

5、 以上各岗位要求除注明外，一律先使用中文，当对方使用英文时应改为英文服务。

六、 特殊情况的处理

1、 当你正在接听电话，有客人前来要求服务时：

(1) 应面带微笑，点头示意，暗示客人你将尽快为其服务。

(2) 迅速结束电话交谈，中文讲：“对不起，让您久等了！”

2、 当你正在为客人服务，有电话打进来时：

(1) 应面带微笑，向暂时被中断服务的客人讲：“对不起，请您稍候。”

(2) 按照接听电话要求及程序接听电话，并尽快结束接听电话。

(3) 放下电话后，应立即向被中断服务的客人致歉，讲：“对不起，让您久等了！

3、 当来电要找的人不在时，我们应询问对方是否需要留言或回电话。

(1) 对不起，先生(女士)，某某现在不在这里，您是否需要留言服务。

(2) 请问您的电话号码、尊称。

(3) 做好留言记录，并边记录边重复客人留言，最后复述一遍。

电话是酒店经营的桥梁之一。通过电话，可以将酒店的形象推销出去。为酒店争取更多的利益和良好的企业形象，使得电话在沟通中起到最大的作用。

因此，酒店的工作人员在接听电话过程中应该注意基本的礼仪，如：注意声音和表情、端正坐姿、专心回答问题和及时道谢等，用亲切和气的态度感染客人，努力赢得客人的赞誉。

酒店接听电话礼仪【第四篇】

打电话的礼仪

首先，声音基本要求：声音清晰、态度和蔼、言语准确、反应迅速。

集中表现在以下六个方面：

1、声音亲切、明快

2、语气自然、注意措辞

3、音量适中

4、声调自然

5、发音清楚

6、语调优美

其次要注意：

1、说话要直截了当

2、做好准备工作

接听电话的礼仪

1、“三响之内”必须接洽；

2、礼貌接听电话；

3、先问好，再报金峰汇，再用问候语；

4、避免用过于随便的语言；

5、注意聆听对方讲话；

6、做好记录。一个完整的电话记录应包括下列内容：

（1）受话人姓名。

（2）发话人姓名及公司。

（3）发话人电话号码及分机号码。

（4）发话人所在的城市。

（5）电话留言。

（6）要求的和允许的活动。

（7）通话的日期和时间。

（8）记录人姓名。

7、礼貌中断电话；

如果员工在通话过程中务必离开一下，应该请发话人等待一下或请对方再挂电话来。如果对方愿意等待，应告知对方他的电话没有挂断，并轻轻放下话筒。

8。礼貌转接电话

员工只有在确信电话所转对象能向发话者提供帮助时，才能将电话转过去，应告诉发话人要将电话转接并解释为什么要转接的理由。

9。通话完毕，礼貌地结束电话。

酒店接听电话规范用语和技巧

一、语言艺术及用语规范

1、敬语：

前台接待是比较正式的场合，应尽量使用敬语。主要包括：您、请、贵方、阁下、请多指教、包涵、请稍等、谢谢、对不起、再见。

2、文明用语：

（1）问候招呼时：早上好、您好、晚安；

（2）感谢时：谢谢、十分感谢；

（3）歉意时：对不起、请原谅；

（4）应答时：没关系、不客气、是我应该做的；

（5）推托时：很遗憾、不能帮您的忙、谢谢好意；

（6）送客时：再见、欢迎下次光临。

3、服务工作中的基本用语

（1）接待时：欢迎您、欢迎光临；

（2）接受吩咐时：是的、明白了、清楚了；

（3）向客人道歉：实在对不起；

（4）业主向你致谢时：请别客气、很高兴为您服务、这是我应该做的；

（5）不能立即接待时：请稍等一下；

（6）对待稍等的客人打招呼：对不起、让您久等了。

4、服务忌语

（1）顾客咨询时，禁止说：

a）不知道

b）我不懂（会）

c）我不管，你打电话去别处问

d）不是告诉你了吗？怎么还不明白。

e）有完没完？

F）电话已经接通了，快讲话。

g）我只是接受咨询的，你找我也没有用。

（2）业务忙时，禁止说：

a） 急什么，慢慢来；

b）我一直忙着，你等下打过来；

c）不是已经和你讲过了，还要问。

（3）计算机（线路）暂时出现故障时，禁止说：

a） 机器坏了，暂时查不了；

b） 明天再来吧；

c）机器坏了，又不是我的原因，你等等吧。

（4）业主对前台机（线路）经常出现故障抱怨时，禁止说：

a） 我有什么办法，又不是我让它坏的；

b） 这是电信局的事，有意见找电信局去；

c） 我怎么知道什么时间能修好啊。

（5）受到批评时，禁止说：

a） 有意见找领导去；

b） 我的态度就是这么样，你能怎么着；

c） 有意见簿，写意见去；

d） 愿上哪告上哪告；

e）你可以投诉，尽管去投诉我（他们）好了。

（6）临近下班时，禁止说：

a） 别进来了，该下班了；

b） 怎么不早点来。

二、微笑及重要的`第一声

严禁开口就说“喂”，要说'你好，XXX酒店'

当我们打电话给XX单位，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象。在电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。同样如果做为一名专业的客服人员说：“您好，这里是 XX物业服务中心”。但声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有很好印象。因此要记住，接电话时，应有 " 我代表公司形象 " 的意识，其次，微笑会促进大脑内啡呔的分泌，使人开心愉悦。同时微笑也会增强人体免疫功能，分泌健康的激素，令人充满活力。

1、电话响铃多久接听

（1）不要在铃声第一次响起时就接听电话。

（2）也不要太久接听电话，遵守铃声不过三声原则，这样可以给客人高效的感觉。

（3）无特别情况时，不要让他人代听电话。

（4）铃响很久才接听，通话前向对方致歉。

2、注意声音和表情

（1）说话必须清晰，正对着话筒，发音准确。通电话时，不能大吼也不能喃喃细语，而应该用正常的声音并尽量用热情和友好的语气。

（2）同时还应该调整好你的表情，要知道微笑也可以通过电话传递。积极使用礼貌用语，传递好电话重要的第一声是非常重要的。

（3）当你在尖锐而又无力摆脱的纠缠中学会微笑的时候，那么一切问题都将迎刃而解。

3、如何作自我介绍

（1）礼貌性的应答：“您好，XX酒店前台，××ד（做自我介绍时应该一气合成，单位、部门及工号或（工牌号）一起报）很高兴为您服务/请问有什么可以帮您，请讲！

（2）表明自己身份后并确认电话接听者身份（代姓称呼，如：张女士/先生等）。

（3）提供帮助，如：我能帮您做点什么？

4、接听电话规范用语

（1）首问语（招呼语）

您好，前台，很高兴为您服务/请问有什么可以帮您，请讲！

意外一：电话进来客户没有声音

“您好，您的电话已接通，请讲！”

（重复两遍），对不起，您的电话没有声音，我稍后给您回电，感谢您的合作，再见！”

意外二：客户声音太轻或有杂音

“对不起，先生/女士，您的电话听不清楚，请您大声点，好吗？” （仍然无效） “对不起，您的电话听不清楚，我稍后给您回电，感谢您的合作，再见！”

意外三：客户打错电话时

“对不起，这里是前台，您这个问题需要跟XX部门联系，现在我把他们的联系电话告诉您，您看可以吗？”

“对不起，这里是前台，请查证后再拨，若您有相关业务需要咨询请随时拨打，谢谢合作，再见！”

意外四：客户一进来就大发脾气

“对不起，给您造成不便，敬请原谅。请您慢慢说好吗？我会尽量帮您解决的。”

（2）询问

请问有什么可以帮到您？

询问客户的姓氏或姓名：

请问先生/女士您贵姓？

请问您是XX先生/女士吗？

对话中必须以“X先生、女士”称呼对方。

（3）等待

a）需要查询时：对不起，请稍等。

b）客户等待中：正在为您查询，请稍侯。

c）遇到客户责备动作慢时：“对不起，让您久等了，我们会尽快为您查询。”

d）重接电话时：感谢您的耐心等待。

（4）回答

情形一：未听清客户所说

“X先生/女士，很抱歉，我刚才没有听清楚，请您再说一遍，好吗？”

情形二：无法及时回答客户问话时

很抱歉，请问X先生/女士方便留下您的联系电话吗？我核实好了马上跟您联系，您看这样可以吗？或者：很抱歉X先生/女士，您的问题需要向XX部门咨询，请问方便留下您的联系电话吗，稍后我让他们打电话给您？

情形三：如果由于电脑系统等原因暂时无法为客户服务时——很抱歉，现在系统故障，请您留下您的联系电话，我们尽快给您回电，您看这样可以吗？

情形四：受到客户批评时

感谢您的教导，我会马上改正的！欢迎您为我们提出宝贵意见。

情形五：如果客户表示对客服人员感谢时

不客气，这是我们应该做的。

（5）确认

a）在向客户解释完毕时应确认客户是否完全明白：

“X先生/女士，请问我刚刚是否解释清楚了？”

“请问我的回答您清楚了吗？”

b）通话结束前：

请问还有什么可以帮到您的？

c）结束通话：

感谢您的来电，祝您生活愉快，再见！

感谢您的来电，祝您节日愉快，再见！

（如果客户没有主动挂机，我们也应该等待3秒后再挂机）。

三、从倾听开始

在沟通中你要充分重视“听”的重要性，你能善于表达出你的观点与看法，抓住客人的心，使业主接受你的观点与看法。这只是你沟通成功的一半。那成功的另一半就是善于听业主的倾诉，会不会与人沟通，能不能与人达到真正沟通的重要标志，做一名忠实的听众，同时，让客人知道你在听，不管是赞扬还是抱怨，你都得认真对待。

——提升倾听能力的技巧

1、永远不要有意打断业主。

2、清楚的听出对方的谈话重点。

3、适时地表达自己的意见。

4、肯定对方的谈话价值。

5、避免虚假的反应。

6、不能只会倾听，还要通过提问，引导客人完成整个倾诉。

7、在倾听投诉客人的时候，不但要听他表达的内容还要注意他/她的语调与音量，这有助于你了解业主语言背后的内在情绪。

8、要通过解释与澄清确保你真正了解了客人的问题。例如，你听了业主反映的情况后，根据你的理解向业主解释一遍。

9、认真倾听业主，向客人解释他/她所表达的意思并请教客人我们的理解是否正确，都向客人显示你对他的尊重以及你真诚的想了解问题。这也给客户一个机会去重申他/她没有表达清晰的地方。

10、要积极地去倾听。通常情况下，心烦意乱时，他/她们想要的就是你乐意去倾听他/她们的担忧。

四、保持积极的服务态度

随着生活水平的不断提高，客人对工作人员的服务态度也加强了关注，即使那些生气的业主/客户会使你精疲力竭，也不要让他们再重提生气的事情，或者贬低公司、同事或服务水平来附和他们。这只会火上浇油。如果合适，你在倾听过程中可以面带微笑，态度平和，偶尔插入一些积极的评语，然后设法找到一个有效的解决方法。

——培养良好的服务态度

（1）只有你具有良好的态度，才能让客户接受你，了解你；

（2）在沟通时，要投入你的热情；

（3）在沟通时，你要像对待的朋友一样对待你的客户。

（4）要有一个平和的心态、万一发生了什么令人不愉快的事情，也应该微笑面对，不失风度。控制自己的情绪，“宰相肚里能撑船”对于客户服务工作同样适用！

（5）以真诚的态度对待客人的同时，也要在电话沟通过程中拥有热情的服务态度对待每一位客人，沟通才有可能成功。

（6）“真诚的服务态度”是沟通能否取得成功的必要条件。

——服务态度技巧

（1）客人是我们得衣食父母

（2）您所接听或播出的每个电话都是重要

（3）客户抱怨时，针对的是公司而不是你个人

（4）说话时保持微笑

（5）正确对待客人的批评

（6）表达对客人的同情与理解

五、赞美他人的语言技巧

赞美是一件好事情，但如何在工作中适当地赞美客人，却不是一件易事。若在赞美别人时，不掌握一定的技巧，很难收到好的效果。真诚赞美客人其实也是自己进步的开端。只有当自己抱着开朗、乐观的态度面对生活时，才能被别人的优点和长处所吸引；赞美是双方沟通的润滑剂。

——赞美他人的语言技巧

（1）赞美客户不等于拍马，而是一种艺术。

（2）赞美要自然。

（3）赞美是肯定客人的同时也肯定了自己。

（4）赞美要适合于环境和时间。

（5）赞美的目的：为了让你的客户有被尊重的感觉，但是赞美绝不等于拍马屁，赞美要发自于内心，不带有任何目的性的，因而要掌握适度原则。

——赞美要有“度”

（1）赞美应真诚：人总是以心换心的，你只要对别人做出赞美的真诚，发自内心的，是肺腑之言，真诚的赞美才能被接受被理解。

（2）赞美应看对象：赞美要对准对方的兴奋点，根据对方的文化修养、脾气秉性、心理特性、所处背景、角色关系、语言习惯乃至职业特点、性别年龄、个人经历等不同来赞美。如对知识分子，他们看重的是业务能力、学术成果；对企业家，他们自诩的是自己的创业史与企业的经济效益；对普通妇女，她们引以为荣的则往往是治家有方，或孩子听话；对于商人，如果你称赞他脑子灵活、手腕高明，懂得生意经，他可能会高兴；对年轻人，你赞他一表人才，并举出几点证明他的将来大有作为，他会引你为知己；对老年人，如果你夸他的子孙出类拔萃，他也一定喜欢你。

（3）赞美要把握好时机：注意了解并通过电话“聆听”对方的声音与语气是很重要的一个过程，如果对方恰逢情绪特别低落，或者有其他不顺心的事情，过分的赞美往往让对方觉得不真实，所以一定要注重对方的感受。

（4）赞美要注意分寸：赞美不可过分。肉麻的吹捧，不仅会降低自己的人格，也会令对方反感。或者恭维、奉承频率过高，也会令人讨厌。赞美要注意分寸，只有适度的赞美才会令人感到欣慰。

真诚地赞美，是拉近与客户距离的最好方式。在电话的交流中，声音是可以赞美对方的第一点。“在与客户的交流中，只要客服人员细心凝听，实际上可以通过声音掌握到客户很多方面的信息，例如：年龄、教育程度、做事情的态度等等。”

六、通话内容的圆满结束

1、通话圆满结束规范要领

在客服人员接听电话的声音要不急不慢，并始终保持轻松、愉悦的声调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子。接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。

在电话铃响的第二声、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好，绿城物业服务”，忌以“喂”开头。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。总而言之，通过电话，客服人员应该给来电者留下这样一个印象：公司是一个礼貌、温暖、热情和高效的单位。

2、当我们接到一个电话时，应该遵循以下规范流程：

（1）首先应该说：“XX酒店，×××（做自我介绍时应该一气合成，单位、部门及工号或（工牌号）一起报）很高兴为您服务/请问有什么可以帮您，请讲！”；

（2）如果客人要查询某部门的电话，礼貌告知：“请稍等”，然后将电话告知客人；

（3）如果客人要查询领导电话，礼貌询问客人姓名、单位，视情况告知电话。

（4）如果来电者拨错了号码，应该说““对不起，这里是XX酒店，如果有必要还可以告诉来电者“这里的号码是XXXX”，切不可粗暴挂机。

3、电话接听掌握规范：

（1）左手持听筒、右手拿笔

大多数人习惯用右手拿起电话听筒，但是在与客人进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录，这时就很不方便。因此，接电话时应尽量用左手拿听筒，右手写字，这样就可以轻松自如的达到与客人沟通的目的。

（2）保持正确姿势

接听电话过程中应该始终保持正确的姿势。保持端坐的姿势，尤其不要趴在桌面边缘，这样可以使声音自然、流畅和动听。此外，保持笑脸也能够使来电者感受到你的愉悦。

（3）复诵来电要点

如果来电需要代为转达相关信息，在电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。例如，应该对来电人员单位、联系电话等各方面的信息进行核查校对，尽可能地避免错误。

（4）结束通话时一定要使用礼貌用语

通话结束时，要对客人致谢：“谢谢，欢迎致电”或者“再见”，千万不要因为不直接面对客人而认为可以不用搭理他们。

（5）让客户先挂机

在打电话和接电话过程中要牢记让客人先挂机。因为一旦先挂断电话，对方一定会听到“喀嗒”的声音，这会让客人感到很不舒服。因此，在通话结束时，应该礼貌地等待客人先挂机，这时整个通话才算圆满结束。

（6）当正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。