办公室接待礼仪『推选』【8篇】

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办公室接待礼仪【第一篇】

打招呼

当客人来到时,应马上放下手中的工作,并起立向来客问候致意,做自我介绍。

如果是约好的客人,可以这样说:“早晨好,您是王总吧?我是李总的秘书张洋,李总正在等您。”

如果是没有约定的客人或第一次来访的客人,可以这样说:“您好!这里是总经理办公室,我是经理秘书张洋,对不起,请问您贵姓?是哪个公司的?有什么事情吗?”。明确对方身份、来访目的后,应立即通报领导。

如果客人需要等候一段时间,秘书应简要说明原因,如:“对不起,李总经理正在处理一件紧急事情,请您稍等一会儿。”然后安排好恰当的座位请客人坐下,并为其提供饮水以及一些书报杂志等,以免冷落客人。

招待--座次

秘书引导或陪同客人去面见领导时,到达接待室后应将客人引至上座的位置上。引导就座时,长沙发优于单人沙发,沙发椅优于普通椅子,较高的座椅优于较低的座椅,距离门远的为最佳的座位。

招待--奉茶

待客时,应该为客人准备如茶水、咖啡或饮料等。通常以茶待客的.方式较多。因此,应掌握必要的敬茶礼仪。

(1)奉茶的方法。上茶应在主客未正式交谈前。正确的步骤是:双手端茶从客人的左后侧奉上。要将茶盘放在临近客人的茶几上,然后右手拿着茶杯的中部,左手托着杯底,杯耳应朝向客人,双手将茶递给客人同时要说“您请用茶”

(2)奉茶的顺序。上茶应讲究先后顺序,一般应为:先客后主;先女后男;先长后幼。

(3)奉茶的禁忌。尽量不要用一只手上茶,尤其不能用左手。切勿让手指碰到杯口。为客人倒的第一杯茶,通常不宜斟得过满,以杯深的2/3处为宜。继而把握好续水的时机,以不妨碍宾客交谈为佳,不能等到茶叶见底后再续水。

办公室接待礼仪

一、仪容仪表

1、服装:服装穿着要与之协调,以体现权威、声望和精明强干为宜,男士最适宜黑、灰、蓝三色的西服套装、领带;女士则最好穿西服套裙、连衣裙或长裙;男士不要穿印花或大方格衬衫;女士则不宜穿露、透、短的衣服;办公室不允许穿奇装异服和不雅的服饰,不要穿破、烂、脏服装,特别要注意领口、袖口卫生。鞋子应保持清洁,不穿带钉子的鞋。

2、头发:头发要经常清洗,保持清洁,做到无异味,无头皮屑,男士的头发不宜过长,前不过眉,两边不过耳,后不过肩,不剃光头;女士尽量不留披肩发,刘海不过眉毛。

3、面部:女士员工要淡妆上岗,不允许浓妆艳摸;男士不能留长胡须,胡须要经常修剪。

4、指甲:指甲要经常修剪,不宜过长;女士员工涂指甲油尽量用淡色。

5、口腔:要经常保持清洁,上班前尽量不要喝酒或吃有异味食品。

二、行为举止礼仪

员工在办公室应保持优雅的姿势和动作,要求做到:

1、站姿:两脚站直,腰背挺直,胸膛自然,颈脖伸直,不耸肩,会客及出席仪式或在领导、长辈面前不得把手叉抱在胸前。

2、坐姿:要坐端正,双腿平行放好,不得傲慢地把腿伸前或伸后,要移动椅子时,动作要轻,放好在座。

3、出入办公室:进入时,要先轻轻敲门,听到应答后再进,进入后应回手关门,动作要轻,不能粗暴;进入后,不要随意打断对方讲话或随口插话,如有急事时,先说声“对不起,打断你们谈话了”,再说自己的事情。

4、遇见领导、同事时,应点头行礼,表示问候、致意。

5、办公室不要大声喧哗,不说闲话、是非话。

三、接访、接待礼仪

1、接访礼仪:

来人时,要按照一起身、二询问、三让座、四倒水、五解答或办理、六送客六个环节来操作,态度热情,语气平和。

需引荐领导时,经报告允许后予以引荐。

领导不在时,应根据事情的轻重缓急电话报告领导。未能和领导联系上的,当日内要报告领导。

2、接电礼仪:

(1) 来电时,应在响应5声内接起。

(2) 办公室及值班人员要坚守岗位,确保办公室电话畅通。 接打电话时,要注意使用文明用语,谈话事项及时登记并通知有关领

导及个人。

3、打电话礼仪:

选择适当的时间机会。不适合打电话的几种情况:刚上班的半个小时之内,快下班的半个小时之内,早、中、晚吃饭及午休时间,休闲度假时间不打公事电话。最好的时间为上午9点,下午3点半。 公事最好掌握3分钟原则,长话短说,废话少说

4、泡茶礼仪:

装茶时,用茶匙向空杯内装入茶叶,切忌用手抓茶叶,以免手气或杂味混淆茶叶的品质。请客人喝茶时,要将茶杯放在托盘上端出,并用双手端出。茶杯放在客人的右手上方。

四、办公室同事相处礼仪

1、真诚合作

同事之间属于互帮互助的关系,只有真诚合作才能共同进步。

2、同甘共苦

同事的困难,应主动问询,在力所能及事应尽量帮忙,这样会增进双方的感情,使关系更加融洽。

3、公平竞争

同事之间竞争是正常的,有助于同事成长,但记住是公平竞争,不要在背后做损人不利己的事。

4、宽以待人

同事之间相处,一时的失误是不可避免的,如出现失误,首先向对方致歉,征得对方的谅解;对双方的误解要尽快主动向对方解释说明,不可小肚鸡肠,耿耿于怀。

5、公司内与人相遇应相互问候或点头致意,与公司领导相遇应停止行进行问候或行点头礼。

及时接听

接电话时,电话铃一响,无其他特别要紧的事情,都应主动接电话。一般电话铃响3下,必须接电话。拿起话筒后,应立即说“您好!”然后通报自己的单位名称,根据情况还可报上姓名,如“这里是×××办公室,我是××”。电话铃响了较长时间后才接电话,应首先向对方致歉:“您好,对不起,让您久等了。”如果接到拨错的电话,应当客气地告诉对方打错了,不要使对方尴尬。

文明应答

对方打来电话,一般会自己主动介绍。如果没有介绍或者你没有听清楚,就应该主动问:“请问您是哪位?我能为您做什么?您找哪位?”当对方说明要找的人后,应说“请稍等”,然后找受话人。如果受话人虽在,但有事无法分身,可礼貌地向对方解释并提出建议,以免浪费对方时间,如“王先生现在正忙,您过5分钟再来电话吧?”如果对方要找的人不在,可以礼貌地解释并提出建议,如“王先生不在(不在的原因),我能帮您什么忙吗?”

认真倾听

在接电话的过程中,应避免打断对方的讲话,可视情况用“嗯”、“是的”、“对”、“知道了”等作答。没有听清听懂,致歉后再请求对方重复。对重要的内容应记录,并请求对方重复确保无误。在电话交谈结束时,应谦恭地问一下对方:“请问您还有什么事情吗?”当确认对方已经讲完之后,方可结束通话。挂电话时,切忌没有致结束语就挂机或是挂机动作突然、用力过大,使对方产生误解。

接听细节

从拿起听筒到放听筒,整个过程都有礼仪规范,不可疏漏任何一个环节。接听电话时,应注意嘴和话筒保持4厘米左右的距离;要把耳朵贴近话筒,仔细倾听对方的讲话。讲话时,声音不宜过大或过小,吐词清晰,保证对方能听明白,绝不能叼着香烟、嚼着口香糖。要多用“您好”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“不客气”等文明用语,而不能用失礼的“喂”来称呼对方;当对方要找的人不在时,接电话人也不要主动打听对方的来意。

声音亲切

拿起电话听筒的时候,一定要面带笑容。不要以为笑容只能表现在脸上,它也会藏在声音里。你在微笑,电话就会传递你的微笑;你是快乐的,电话也会传递你的快乐。亲切、温情的声音,会让对方对你产生良好的印象。如果绷着脸,声音会变得冷冰冰。即使你看不到和你通话的人,你也要像他们就在你的面前一样对待他们。他们一直在注意着你的`声音,包括语调和心情,你需要把你全部的注意力投入到电话中。

做好记录

电话接听记录是办公室工作的重要文档资料,是领导安排工作、调度工作、上情下达、检查督促、界定责任的重要依据。办公室工作人员要养成这样一种习惯:用左手接听电话,右手拿好纸笔,随时记录有用信息。如会议通知就要准确记录会议名称、开会时间、地点、座位号及会议要求,并及时将情况报告相关领导及参会人员。

办公室前台电话接待礼仪

办公室前台接起电话的声音要不急不慢,并终保持轻松、愉悦的声调,不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中,要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。

在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好,×××(办公室名称,如果办公室名称较长,应用简称)”,忌以“喂”开头。如果因故迟接,要向来电者说“对不起,让您久等了”。对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话,可以礼貌地说“请稍等”,并马上转接过去。

如果要求转接领导电话、对方又知道领导姓名,不知道分机号的话,就要礼貌地询问,对方是谁、哪个单位的。如果是如广告、变相广告之类的电话,应该用礼貌的借口挡驾,或者转到相关部门处理。

鉴于前台每天要接很多电话,为防止嗓子出现意外,要随时准备水,以滋润嗓子,随时保持良好的声音效果。

办公室接待礼仪【第二篇】

一、打电话接待礼仪

1、不打无准备之电话。打电话的人作为主动行为者,应该考虑到被动接听者的感受。打电话时要有良好的精神状态,站着最好,坐着也行,但不要躺着,或歪靠在沙发上,那势必发出慵懒的声音,更不能边吃东西边打电话。拿起听筒前,应明白通话后该说什么,思路要清晰,要点应明确。

2、选择适当的通话时间。原则是尽量少打扰对方的作息。一般而言,三餐时间,早七点(假日八点)以前,晚十点以后,对方临出门上班、临下班要回家时,不宜打电话。除非有万不得已的特殊情况,切忌半夜三更打电话,以免惊扰对方及其家人。通话时间也要控制,尽量长话短说。

3、注意说话礼貌。打电话始终要用礼貌语,常用的有:您好、我说清楚了吗、谢谢、再见、晚安。打电话时,应作简要的问候、自我介绍并说出要求通话的人,切忌说你知道我是谁吗?猜猜看! 之类的话。音量要适中,以对方听得清晰为准。语速要稍缓,语气应平和,给对方以亲切感,但不可拿腔拿调、装腔作势。接听电话时,以礼貌用语通报自己的单位名称,一方面做了礼节性的问候,又能让对方听清楚你的单位。当电话交谈要结束时,须询问对方,这既是尊重对方也是提醒对方,最后以再见之类的礼貌语结束。

4、转接电话有分寸。如果对方要传呼其他同事,接听者应该热情地告诉对方,如:好的,请稍候。然后用手捂住受话器,或去请或直接把话筒递给同事。如果同事不在场,接听者应委婉地说:需要转告吗?,可以留下您的电话吗?,切忌以一声不在、没看到即挂断。

5、接打手机要文明。手机礼仪既有电话礼仪的共性,还有其特殊的规范。手机的基本特点在于移动性,可能把噪音带到任何场所,因此手机使用者要特别注意顾及他人。在一般情况下,要让手机处在开机状态,随身携带,以便及时接听,不让对方焦急等待,也不让远离主人的手机吵烦他人。在不便及时接听的情况下,一有机会,就要及时回话并说明原因,致以歉意。在特殊场合,比如在开车、开会、动手术、讲课、表演、会谈时,在影剧院、医院、音乐厅、图书馆里,在飞机、公交车、宾馆大堂上你不能旁若无人地打手机。打手机应特别注意说话简洁,节约通话时间。如果对方正在路上或在办事或处在不宜多说话的场合,就更应长话短说。最好要通报一下自己所在的方位,以便对方判断各自的处境。

二、当面接待礼仪

1、接待群众来访。要态度诚恳热情,认真听取意见和建议;对群众反映的问题,按有关政策的法律、法规的规定,解答清楚;能够当即办理的事情立即办理,一时解决不了的问题与群众约定时限,向领导汇报后,协调有关部门加以解决。

2、接待上级来访。接待要周到。对领导交待的工作要认真听、记;领导了解情况,要如实回答;如领导是来慰问,要表示诚挚的谢意。领导告辞时,要起身相送,互道再见。

3、接待下级来访。下级来访,接待要亲切热情。除遵照一般来客礼节接待外,对反映的问题要认真听取,一时解答不了的要客气地回复。来访结束时,要起身相送。

三、接待上级检查汇报礼仪

1、遵守时间,不失约定。应树立极强的恪守时间的观念,不要过早抵达,使上级准备未毕而难堪,也不要迟到,让上级等候过久。

2、进门前先轻轻敲门,经允许后才能进门。不可大大咧咧,破门穿堂,即使门开着,也要用适当的方式告诉上级有人来了,以便上级及时调整体态、心理。

3、精神饱满,仪态端庄。站有站相,坐有坐相,文雅大方,彬彬有礼。。

4、汇报实事求是,口音吐字清晰。有喜报喜,有忧报忧,语言精炼,条理清楚,不可察言观色,投其所好,歪曲或隐瞒事实真相。

5、保持冷静,维护形象。汇报工作出现上级不注意礼仪时,不可冲动,仍然要坚持以礼相待,也可以以身示范来暗示上级纠正错误,或者直言相陈,但得注意言辞的艺术性。

6、告辞礼貌,细致周到。汇报结束后,上级如果谈兴犹在,不可有不耐烦的.体态语产生,应等到由上级表示结束时才可以告辞。告辞时,要整理好自己的材料、衣着与茶具、座椅,当领导送别时要主动说谢谢或请留步。

四、接待下级汇报工作礼仪

1、如果已约定时间,应准时等候,如有可能可稍提前一点时间,并做好记载要点的准备以及其他准备。

2、及时招呼汇报者进门入座。不可居高临下,盛气凌人,大摆官架子。

3、当下级汇报时,可与之目光交流,配之以点头等表示自己认真倾听的体态动作。对汇报中不甚清楚的问题可及时提出来,要求汇报者重复、解释,适当提问,但要注意所提的问题不至于打消对方汇报的兴致。

4、不随意批评、拍板,要先思而后言。

5、听取汇报时不要有频繁看表或打哈欠、做其他事情等不礼貌的行为。

6、要求下级结束汇报时可以通过合适的体态语或委婉的语气告诉对方,不能粗暴打断。

7、如果已到了吃饭时候,可挽留下级吃便饭。

8、当下级告辞时,应站起来相送。如果联系不多的下级来汇报时,还应送至门口,并亲切道别。

办公室接待礼仪【第三篇】

外单位客人到本单位来访,无论是办事、求助,还是取经、调研等,一般都是在办公室进行。在办公室里接待客人,有如下一套礼仪:

早做准备,保持办公室优雅环境

办公室平时也应保持优雅、整洁的环境。如有客人来访,则更应保持较高水平的工作条件。

客人来访,一般是会早打招呼、早有约定的。得知客人来访消息后,应告知有关部门早做准备,把办公室收拾得干净利落。窗户要明亮,桌椅要整洁,东西要整齐有序,空气要清新。冬季要温暖,夏季要凉爽。茶水早备好,对有的客人还可备些水果。

总之,办公室是领导的办公场所,是本单位的门面,反映出接待人员的精神面貌和工作作风,代表着单位形象,必须认真布置。当然,也不必豪华阔气。

如果来客较多,或客人规格较高,来访的目的又比较严肃,也可以在专门的会议室(会客室)接待。会议室(会客室)也应早做准备,以迎客人。

准备好有关材料

客人来访前的准备工作,除了接待场合(办公室或会议室、会客室)精心布置外,还有一项重要任务就是材料的准备。客人来访,是参观本单位某某部门,还是了解、考察某项工作?是商洽某方面的问题,还是研究相互合作事宜?务需心中有数。有关客人来访的目的.,一般对方早已提前告知,应根据双方商定的会谈事宜,或客人的请求,让有关人员早做准备。需要什么数字、情况、资料,事先提供出来,该打印的打印,该论证的论证,该先拿出初步意见的先统一内部口径。省得客人来后现找现查,或无法表态,显得被动。

工作人员礼貌接待

客人到来,要抽调若干工作人员进行接待。接待的工作人员,有的是服务、礼仪接待,比如引导、倒茶倒水、留饭宴请的热情招待等;有的是工作需要接待,比如参加会谈、介绍情况、参与商讨等。

无论负责哪方面的工作人员,都应衣着整洁,走动轻盈,仪态大方,待人彬彬有礼。风风火火,莽莽撞撞,衣帽不整,言谈粗俗,是对客人的不礼貌,也会使本单位大失体面。

在与客人会谈过程中,无关人员应自动退避。至于礼仪、服务人员,应定时敲门而进,倒茶续水,取换毛巾,进行热情服务;但服务不应影响主客双方会谈,要保持现场的安静。服务完毕应轻轻退出。

送客

若客人办事已毕要走,一定送别。办公室相关人员也要随之送行。

客人若自备车辆,工作人员可早些通知司机(或由客人方工作人员自行通知)。若需本单位送回,需要早做车辆安排,勿使久等。

可视情况,决定送至办公室门口或单位大门口。送别时应说些客气话:“欢迎再来。”“欢迎常联系。’川接待不周,请多原谅”等。

办公室接待礼仪【第四篇】

办公室访客接待礼仪

1.行政文员负责回答访客的询问,了解来访目的,协助作好访客登记,通知相关部门人员接待。

2.部门会议及访客接待由部门相关人员跟进。

3.访客接待基本技能:既要机敏,又要有礼貌。要殷勤恳切,只要访客一走进办公室或办公桌前,就该面带笑容地打招呼。要替事先不曾约定的访客着想,仔细倾听这种没预约的访客解释他的来意与理由。如果不能安排当时会见,就表示遗撼,并为他安排以后会见。按顺序请访客进去,可按事先安排次序或以到达先后为次序。要做好访客登记,记上时间、名字、职务、来访目的`和业务关系,以及通讯地址等。

4.访客接待基本礼仪:

客人来访时,应立刻从椅子上站起来,并礼貌性招呼一声“您好”,当对方递过名片来时,应用双手接过来,并念出对方的姓名和公司名称。

引导访客到上司办公室或会客室时,在离位前应先把桌上的文件资料合起并放好,避免让人看到或遗失。

在走廊、楼梯陪同访客行走时,要配合访客步调,在访客右侧前一公尺处引导。在转弯或上楼梯前应先有所指示动作,让访客明白所往去处。

在到达目的地前,要指明“就在这里”,在打开门之前要先敲门。如果门向外开,应用手按住门,让访客先行进入并指引落座;如果门向内开,应先进入,按住门后再请访客入内。

进入室内后,应请客人坐上位(离入口较远处),并说“请坐,稍候”。退出会客室时,应以正面倒走方式退出,并关上门,挂上“访客中”字样的牌。

面谈时,应当在适当的时候端饮料(茶、咖啡、奶茶),饮料应放在盘中端出并放在访客正面的桌面上,并做出请用的手式。面谈时间过长,应当在适当时间入内添加茶水;面谈结束后,应将访客的物品交给对方,若发现访客离开后有遗忘之物,应马上上报处理。

部门接待人员在访客走后,要对会客室进行整理,处理善后事务。为了避免新访客到来久等,整理工作要利落、敏捷。如距下一位访客来临有一段时间,应先开窗通风。烟缸里如有前一位访客的烟蒂,应马上清除。总之,无论在何时,或处于何种状态,部门接待人员都应以最快捷的速度迎接访客。

接待预约访客

看到客户后,微笑着打招呼。如坐着,则应立即起身。

握手和交换名片。

将客户引到会议室。奉茶或咖啡。

会谈。会谈结束。送客。

接待临时访客

确认访客所在单位、姓名、拜访对象、拜访事宜和目的。

如本人无时间接待,尽量安排他人接待,不要让访客空手而归。如果暂时脱不开身,则请访客在指定地点等候,并按约定时间会见访客。

看到访客后,微笑着问候,并握手和交换名片。

如果访客找的是本人,则直接带访客到会议室会谈。

如果访客找的是其他人,则迅速联系受访对象,告之访客的所在单位、姓名和来意。

依受访者的指示行事:

1、带到会客室。奉茶或咖啡。告之受访对象何时到。

2、将访客带到办公室,将其引导给受访对象后告退。

3、告诉访客,受访者不在或没空接待,请访客留下名片和资料,代为转交。约定其他时间来访。表示歉意。礼貌送客。

奉茶或咖啡

准备好杯子、杯垫、托盘、奶精、糖、抹布等器具。各项器具要洁净、完好无缺。

不管份数多少,一律使用托盘端送。右手拿抹布,以便茶水或咖啡洒在桌面上时,可以立即擦拭。

先将托盘放在桌面上,再端送给客人。若会客室关着门,应先敲门再进入。进入时面带微笑,点头示意。

奉茶或咖啡的顺序:客人优先;职位高者在先。

留意奉茶或咖啡的动作:双手捧杯,视状况从客人的正面或斜后方奉上。奶精和糖放在大家方便取用处。

双手拿起托盘,后退一步,鞠躬或致意说一句“打扰了”,然后退出,把门关上。

办公室接待礼仪【第五篇】

办公室接待礼仪【第六篇】

一、形象要求

前台接待人员是企业的“形象代言人”或称企业的“门面”。因此要求前台接待小姐坐、立、行、走,端正自然,保持良好的精神风貌。

迎送客人和同事上下班(适用于高档写字楼前台接待),每日于上班前十分钟、下班时间开始后十分钟内,以站姿微笑面向上、下班人员,行注目礼,并主动问候。

二、电话接听

1、如果对方打错了电话,或不清楚应该找谁时,应礼貌解释,并热情地为对方转接相关人员。

2、待来电者报上转接号码后礼貌说:“请稍候”,并立即转接;

3、电话在三声内接听,必须使用规范应答语:“您好,xx物业”、“您好,××中心/管理处”;

4、电话机旁备纸、笔,主动提供留言服务,随时准备记录客人提出的要求和帮助解决的事项。尤其对客人的.姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项认真记录并及时转达有关部门和责任人。

5、在接听投诉电话时,更要注意使用礼貌用语,积极帮助客户解决遇到的困难和问题,态度要积极、和蔼。及时将客户的意见转接相关部门和责任人或主动留下客户的电话,帮助联系和积极寻找解决问题的途径;

6、如转接电话占线或无人接听时,请说:“您好,先生/小姐,您要的电话占线或无人接听,请稍后打来”;

7、如对方要求转接其他人,请立即转接;

8、如接转电话不顺畅,请回答:“对不起,让您久等了,我在帮您转接”;

三、接待来客

1、做好来访者的登记工作(根据公司规定执行)。

2、对客人的咨询,应细心倾听后再做解答。解答问题要耐心,不能准确解答的应表示歉意“对不起,请稍等,我帮您问一下”,问完要向客人反馈。

3、当有客人来访时,应起身站立、行欠身礼。面带微笑,热情、主动问候,使用礼貌用语:“您好,请问有什么可以帮您吗?”,耐心倾听客人的来意,并根据客人的需求积极予以帮助。

4、对来访者经核实后引导其进入相关区域。

5、谢绝外来推销员、衣着不整的闲杂人员进入办公区。

办公室接待礼仪【第七篇】

一、及时接听

如果电话铃声一响起,就应立即放下收头的事去接听。如果接听不及时,就会反映出一个人散漫的态度,而且应该亲自接听电话,轻易不要让他人代劳,尤其是不要让小孩干代接。

在接电话时,我们提倡“铃响不过三”:接听电活以铃响三声之内接最适宜。吧要铃响许久,才姗姗来迟。也不要铃响过一次,就拿起听筒。这样会让打电话的人大吃一惊,如有持殊原因致使铃响许久后才接,要在和刘方通话时向对方说明情况,棱示歉意。

正常情况下,不允许不接听来电,特别是“应约而来”的电话。就像敲门一样。如果刚敲第一声门你就开门,就会让对方吓一跳,而且还会认为你清闲得聚精会神地等着别人来敲门。如果门被敲了很多省还没有回答,又会被认为没有人在,或者是不想理。

二、确认对方

一般情况下.对方打来电话后都会主动介绍自己。如果对方打来电话,没有主动介绍自己或者自己没有听清楚,你就应该主动问;“请问您是哪位价我能为您做什么?您找哪位?”但是,人们习惯性的做法是,拿起电话听筒后便会向对方盘问:“喂:哪位”这让对方会感到阿生而且感情疏远,缺少人情昧。接起电话。拿起听筒后应首先自我介绍::“您好,我是某某某”

三、非常规电话的处理

如果接到打错的电话,不要发怒更不能出口伤人,正确做法是简短向对方说明情况后挂断电话。有时候接起电话,问候多声却听不见对方说话,这时绝对不可以不外青红皂白,认为是恶意骚扰电话而破门大骂。因为,这种情况极可能由电话线路问题引起。使你听不见对方的声音,但是对方能听见你声音。万一对方是你的客户或上级,听到你在这端破口大骂,会造成什么样的后果。如果对方是恶意骚扰的话,应简短而严历地批评对方。不必长篇大沦,更不应该说脏话;如果问题严重,可以考虑报警解决。

四、分清主次

1.接听电话要专心,与其他人交谈,边听电话边看文件、看电视那是很不礼貌的行为,吃东西边是失礼。

2.如果在会晤贵宾或会议期间接到电话,可向其歉意地说明不能立即通话的原因,并求诺稍后再联系。

3.接听电话时如果有别的电话打进来,千万不要不理睬,因为很可能是急事。可请求正在通话的一方稍等片刻,并对其讲明原因,然后立即去接另一个电话,问清情况后先访对方稍候,或晚会儿再打进来,之后再继续和前者通话。

4.不能因为图清净随便拨下电话线。

五、规范地代接电话

代别人接电话时。要特别住意讲话顺序,首先要礼貌地告诉对方来历才能问对方是何人,所为何事,但不要询问对方和所找人的关系。

1.尊重别人隐私。代接电话时,忌远远地大声召唤刘方要找的人。不要旁听别人通话、更不要插嘴。不要随意扩散对方托你转达的事情。

2.记忆准确要点:如果对方要找的人不在,应先询问对方是否需要代为转让。如对方有此意愿,应照办。最好用笔记下对方要求转达的具体内容,如对方姓名、单位、电话、通话要点等,以免事后忘记,对方讲完后,应再与其验证一遍,避免不必要的遗漏。

3.及时传达内容。代接电话时,要先弄清对方要找谁,如果对方不愿问答自已是谁,也不要勉强。如果对方要找的人不在,要如实相告,然后再询问对方“还有什么事情?”这二者不能颠倒先后次序。之后要在第一时间把对方想要传达的内容传达到位。不管什么原因、都不能把自己代人转达的内容,托他人转告。

六、录音电话

1.留言制作要规范。留言内容一般包括这么几项:问候语、机主姓名和单位、致歉语、留言的`原因、对来电者的要求以及道别语等。

2.如非很必要,尽量少使用录音电话,要及时处理录音电话上打进来的电话。

办公室电话接待须知

文明应答

对方打来电话,一般会自己主动介绍。如果没有介绍或者你没有听清楚,就应该主动问:“请问您是哪位?我能为您做什么?您找哪位?”当对方说明要找的人后,应说“请稍等”,然后找受话人。如果受话人虽在,但有事无法分身,可礼貌地向对方解释并提出建议,以免浪费对方时间,如“王先生现在正忙,您过5分钟再来电话吧?”如果对方要找的人不在,可以礼貌地解释并提出建议,如“王先生不在(不在的原因),我能帮您什么忙吗?”

认真倾听

在接电话的过程中,应避免打断对方的讲话,可视情况用“嗯”、“是的”、“对”、“知道了”等作答。没有听清听懂,致歉后再请求对方重复。对重要的内容应记录,并请求对方重复确保无误。在电话交谈结束时,应谦恭地问一下对方:“请问您还有什么事情吗?”当确认对方已经讲完之后,方可结束通话。挂电话时,切忌没有致结束语就挂机或是挂机动作突然、用力过大,使对方产生误解。

接听细节

从拿起听筒到放听筒,整个过程都有礼仪规范,不可疏漏任何一个环节。接听电话时,应注意嘴和话筒保持4厘米左右的距离;要把耳朵贴近话筒,仔细倾听对方的讲话。讲话时,声音不宜过大或过小,吐词清晰,保证对方能听明白,绝不能叼着香烟、嚼着口香糖。要多用“您好”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“不客气”等文明用语,而不能用失礼的“喂”来称呼对方;当对方要找的人不在时,接电话人也不要主动打听对方的来意。

声音亲切

拿起电话听筒的时候,一定要面带笑容。不要以为笑容只能表现在脸上,它也会藏在声音里。你在微笑,电话就会传递你的微笑;你是快乐的,电话也会传递你的快乐。亲切、温情的声音,会让对方对你产生良好的印象。如果绷着脸,声音会变得冷冰冰。即使你看不到和你通话的人,你也要像他们就在你的面前一样对待他们。他们一直在注意着你的声音,包括语调和心情,你需要把你全部的注意力投入到电话中。

做好记录

电话接听记录是办公室工作的重要文档资料,是领导安排工作、调度工作、上情下达、检查督促、界定责任的重要依据。办公室工作人员要养成这样一种习惯:用左手接听电话,右手拿好纸笔,随时记录有用信息。如会议通知就要准确记录会议名称、开会时间、地点、座位号及会议要求,并及时将情况报告相关领导及参会人员。

办公室接待礼仪9

打招呼

当客人来到时,应马上放下手中的工作,并起立向来客问候致意,做自我介绍。

如果是约好的客人,可以这样说:“早晨好,您是王总吧?我是李总的秘书张洋,李总正在等您。”

如果是没有约定的客人或第一次来访的客人,可以这样说:“您好!这里是总经理办公室,我是经理秘书张洋,对不起,请问您贵姓?是哪个公司的?有什么事情吗?”明确对方身份、来访目的后,应立即通报领导。

如果客人需要等候一段时间,秘书应简要说明原因,如:“对不起,李总经理正在处理一件紧急事情,请您稍等一会儿。”然后安排好恰当的座位请客人坐下,并为其提供饮水以及一些书报杂志等,以免冷落客人。

招待--座次

秘书引导或陪同客人去面见领导时,到达接待室后应将客人引至上座的位置上。引导就座时,长沙发优于单人沙发,沙发椅优于普通椅子,较高的座椅优于较低的座椅,距离门远的为最佳的座位。

招待--奉茶

待客时,应该为客人准备如茶水、咖啡或饮料等。通常以茶待客的方式较多。因此,应掌握必要的敬茶礼仪。

(1) 奉茶的方法。上茶应在主客未正式交谈前。正确的步骤是:双手端茶从客人的左后侧奉上。要将茶盘放在临近客人的茶几上,然后右手拿着茶杯的中部,左手托着杯底,杯耳应朝向客人,双手将茶递给客人同时要说“您请用茶”

(2) 奉茶的顺序。上茶应讲究先后顺序,一般应为:先客后主;先女后男;先长后幼。

(3) 奉茶的禁忌。尽量不要用一只手上茶,尤其不能用左手。切勿让手指碰到杯口。为客人倒的第一杯茶,通常不宜斟得过满,以杯深的2/3处为宜。继而把握好续水的时机,以不妨碍宾客交谈为佳,不能等到茶叶见底后再续水。

办公室接待客人的礼仪常识

客人来访,一般是会早打招呼、早有约定的;得知客人来访消息后,应告知有关部门早做准备把办公室收拾得干净利落;窗户要明亮,桌椅要整洁,东西要整齐有序,空气要清新。在仪态上,应该做到服装得体,化妆适度,端庄大方等。如果来客较多,或客人规格较高,来访的目的又比较严肃;也可以在专门的会议室(会客室)接待,会议室(会客室)也应早做准备,以迎客人

接待人员在与客人的交谈中,要时刻关注客人的反应。尽可能的掌握客人的需求与想法,再结合客户实际情况确定符合规格的能够被客人接受的送别规格。不能简单的按照接待前期准备工作中预定的迎送计划行事。

同时,接待人员在和客人交谈的时候,如果客人的胳膊肘抬起来或是双手支在椅子扶手上,是一种要结束交谈的身体语言;如果客人有这种体姿出现,就要询问客人是不是还有其他安排。多学习一些职场礼仪规范,能够帮助你在职场上 赢在举手投足间 。

办公室接待礼仪10

打招呼

当客人来到时,应马上放下手中的工作,并起立向来客问候致意,做自我介绍。

如果是约好的客人,可以这样说:“早晨好,您是王总吧?我是李总的秘书张洋,李总正在等您。”

如果是没有约定的客人或第一次来访的客人,可以这样说:“您好!这里是总经理办公室,我是经理秘书张洋,对不起,请问您贵姓?是哪个公司的?有什么事情吗?”。明确对方身份、来访目的后,应立即通报领导。

如果客人需要等候一段时间,秘书应简要说明原因,如:“对不起,李总经理正在处理一件紧急事情,请您稍等一会儿。”然后安排好恰当的座位请客人坐下,并为其提供饮水以及一些书报杂志等,以免冷落客人。

招待——座次

秘书引导或陪同客人去面见领导时,到达接待室后应将客人引至上座的位置上。引导就座时,长沙发优于单人沙发,沙发椅优于普通椅子,较高的座椅优于较低的座椅,距离门远的为最佳的座位。

招待——奉茶

待客时,应该为客人准备如茶水、咖啡或饮料等。通常以茶待客的方式较多。因此,应掌握必要的敬茶礼仪。

(1)奉茶的方法。上茶应在主客未正式交谈前。正确的步骤是:双手端茶从客人的左后侧奉上。要将茶盘放在临近客人的茶几上,然后右手拿着茶杯的中部,左手托着杯底,杯耳应朝向客人,双手将茶递给客人同时要说“您请用茶”

(2)奉茶的顺序。上茶应讲究先后顺序,一般应为:先客后主;先女后男;先长后幼。

(3)奉茶的禁忌。尽量不要用一只手上茶,尤其不能用左手。切勿让手指碰到杯口。为客人倒的第一杯茶,通常不宜斟得过满,以杯深的2/3处为宜。继而把握好续水的时机,以不妨碍宾客交谈为佳,不能等到茶叶见底后再续水。

办公室接待礼仪【第八篇】

一、办公室的日常接待礼仪

迎宾礼仪是办公室日常接待的重要工作。正确的迎宾工作,除了热情和真诚,礼仪常识必不可少。迎来送往,是日常接待工作的主要方面。

1、办公室日常迎宾

秘书在办公室接待来访的客人,既有预先约定的,也有临时无约的“不速之客”。不管是有约的还是无约的,秘书都应热情地以礼相待。

当来宾若是熟悉且依约前来的,秘书可亲切地与其握手并礼貌地将其引到事先安排好的会谈地点。对首次到访的来宾,不管有约无约,秘书都应诚恳地进行自我介绍,然后或确认或恭敬而礼貌地询问来宾身份,并与其握手致意,必要时可与来宾礼貌地交换名片。

对有约的、重要的,或是远道而来的来宾,为了表示郑重、尊敬和热情、友好,主人(多数是秘书)应提前到达预先约定的地点或本单位的大门口、办公楼下恭候来宾。当来宾乘坐的车辆驶近时,应面带微笑,挥手招呼致意,以示“我们在此已经恭候多时了,欢迎您的光临”之意。

2、办公室之在外迎宾

有时,秘书必须陪同或代表领导到机场、码头、车站等交通场所迎接来宾,或在接待活动地迎接来宾,这相对于办公室日常迎接来说,程序更为复杂些,礼仪礼节要求也更为讲究。

迎宾时,主人应提前到达迎接地点。来宾到达后,主人应上前热情地招呼、问候,然后或自我介绍,或互相介绍,或交换名片。如果与来宾是初次见面,秘书可事先准备好写有如“欢迎__公司__先生一行”之类醒目文字的接站牌。

对重要的来宾,可在交通场所或特定的地方举行一定的欢迎仪式。必要时,要安排迎宾线,即在迎宾时,为了表示隆重,同时也便于主客双方相互致意,主方人员列队迎接来宾。迎宾线可安排在门内,也可安排在门外,但一定要面向来宾方向。迎宾线的迎接人员要按职务的高低排列,排列方式可是“一字式”或“雁字式”。

欢迎重要来宾时,有时还要安排送花。送花时,一般宜选择代表“友谊、喜悦、欢迎”花语的花卉,如玫瑰、兰花、紫罗兰等。如果是接待外宾,送花时,一定要尊重来宾所在国对花的禁忌风俗。

一般来说,以红色花系或紫色花系为佳,忌用黄色花卉和菊花、杜鹃花、石竹花。来宾所在国的国花一般都会受欢迎。在数目上,西方人送花一般是单数,但不能送13朵。

3、送宾礼节

俗话说:“出迎三步,身送七步。”这是迎送客人的最基本礼节。送别客人时,秘书应根据实际情况,将客人送至办公室(或接待室)门口,或送至电梯口,或送至单位的大门口等,与客人握手道别,必要时还要为客人打开车门。送别时一定要注意的是,不管送到哪里,都要面带微笑,挥手目送客人远去。握手道别时,主人一般不宜先伸手,以免给人造成“逐客”的误会。

重要的访问应当举行一定的欢送仪式,欢送仪式可在交通场所或特定的地方举行。必要时,要安排送宾线,即在送宾时,为了表示隆重,同时也便于主客双方相互话别,主方人员列队送别来宾。送宾线的人数及安排与迎宾类似。同时,有时还可安排送花。

送别时,可用芍药花、胭脂花等,也可加杨柳、杉枝表示祝福和惜别,同迎接时送花一样,也要注意有关的禁忌。

二、办公室的日常接待仪表要求

头发:办公室人员的够发要经常清洗保持清洁,做到无异味,五头皮屑;男士的`头发前边不能过眉毛,两边不能过鬓角;女士在办公室尽量不要留披肩发,前边刘海不能过眉毛。

指甲:指甲不能太长,应经常注意修剪,女性职员涂指甲油要尽量用淡色。

面部:女士职员要化淡妆上岗,男士不能留胡须,胡须要经常修剪。

口腔:保持清洁,上班前不能喝酒或吃有异味食品。

服装:工作场所的服装应清洁、方便,不追求修饰。具体要求是:

1、衬衫:无论是什么颜色,衬衫的领子与袖口不得污秽。

2、领带:外出前或要在众人面前出现时,应配戴领带,并注意与西装、衬衫颜色相配。领带不得肮脏、破损或歪斜松驰。

3、鞋子应保持清洁,如有破损应及时修补,不得穿带钉子的鞋。

4、女性职员要保持服装淡雅得体,不得过分华丽。

5、职员工作时不宜穿大衣或过分雍肿的服装。

三、办公室的日常接待要点

1、立刻招待来访的客人

大部分来访的客人对单位来说都很重要,要表示友好热情和愿意提供服务的态度。如果你正在打字应立即停止,即使是在打电话也要对来客点头示意,但不需要马上起来迎接,也不必与来客握手。

2、热情主动问候客人

打招呼时,应轻轻地点头并面带笑容。如果是老客户,称呼要显得比较亲切。

3、陌生的客人光临时

务必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问:请问贵姓?请问您是哪家单位?

4、有客人未预约来访时

不要直接回答领导在或不在,而要告诉对方:“我去看看他是否在。”同时婉转地询问对方来意:“请问您找他有什么事?”如果对方没有通报姓名则必须问明,尽量从客人的回答中,充分判断能否让他与领导见面。

5、判断来客的身份

要事先了解领导是愿意随时接待任何来客,还是喜欢视情况而定,一般可以将来客分为几个种类:

(1)客户;

(2)工作上的伙伴,搭档;

(3)家属,亲戚;

(4)私人朋友;

(5)其他。

在没有预约的情况下,通常可按照以上顺序来决定何者为先。如果来客非常重要,就不要私自挡驾。

6、谢绝会晤说明理由,并表示歉意

不要在没取得领导的同意以前就确认你另定的约见时间,告诉来客:“我能否给您回电话再确认时间?”

7、未经领导同意,不轻易引见

即使是事先有预约的来客光临,也要先通报领导(用电话联系或亲自前去报告),等候指示。倘若没有预约,即使是你认为领导肯定会接见的客人,也不可擅自引见。

8、如果领导不在或一时联络不上

应该向重要来客说明原因,表示将主动联络或协助安排另一约见时间。如果对方表示同意,应向对方探询其通讯地址以及联络时间。

9、让来客等候时要注意

热情招呼客人,以免使其感觉受到冷落。如果客人要提前来访,请其等候为合情合理。请对方在适当的位置坐下,接待室平常要准备些报刊杂志,备有介绍本单位的的宣传品,供来访客人阅读。客人就坐的位置应与你的座位保持一段距离,这样,在你离座时,对方不会看到你办公桌上的文件。

10、带路时走在客人前方

带路时要边留意客人的步伐,走在客人前方2—3步远的位置,边引导,可说:“请往这边走。”走到拐弯处时要暂停,以手指示方向,并向客人说:“请这边走。”

在乘坐电梯时要让客人先上先下。按下电钮后示意客人先进先出:“请上电梯。”“请下电梯。”开门关门时留意手不要交叉或背着手开门。手把在右侧的门用左手开,在左侧的用右手开,这样姿势会更优美。

若是向内开的门,则应你先进,并用手按住门说:“请进”,等客人进来后再松开门。

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