秘书的角色与职责【8篇】

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秘书的角色与职责【第一篇】

计划性。

教学秘书的工作依据学院教学制度的要求有计划的进行。教学秘书的工作一般以学期为周期，对教学计划实施过程中的常规管理，其主要目的是维持正常的教学秩序、保证教学任务的顺利完成。如在学期末要根据教学计划排好新学期的课程。教学秘书在新学期开始前准备好专业课的授课计划表、教学大纲、课程计划、课表等信息。这些材料，能保证院领导或者系领导随时抽查上课情况或者听课。

组织协调作用。

在教务管理工作中，教学秘书负责组织、落实各项教学工作，教学主管领导的工作一般是决策性、全局性、统筹性的，而面向广大师生的、具体的工作却由教学秘书直接管理和落实。如排课、调课、征订教材、安排各类考试、学生成绩管理、核算教师工作量及教学津贴等等，都要由教学秘书组织完成。同时，教学秘书也是教师、学生和教学职能部门之间的纽带和桥梁，具有上传下达、协调左右、沟通信息的作用，其协调职能发挥得好坏将对系部的教学活动产生直接影响。

控制作用。

教学秘书是教学管理领导的得力助手。主管教学领导的工作方案的制定与实施、落实与检查、评价与改进等很多具体事务，都要由教学秘书来协助完成。在教学管理工作中，不仅要及时收集、整理各类信息，还应该积极调查并发现新情况和新问题。如在教学活动中出现的一些偏差并已经影响到教学质量和教学效果的，应及时向领导汇报，对教学活动进行及时的控制，保证教学秩序和教学效果。

2.教学秘书在教学管理工作中存在的问题和面临的困难。

工作定位低。

教学秘书作为行政人员，每周只有少量的课时作为教学工作。有的教学秘书不参与课堂教学。部分领导对教学秘书工作职责了解不够全面，简单的认为这一职位就是收发文件，向师生发放通知，而忽略了其管理协调职能。当然还有基于传统理念和习惯，部分老师认为教学秘书工作清闲，炎热天气不需要授课，甚至可以在网上购物等。这些认识都忽视了教学秘书工作的实质。

临时性、重复性工作太多。

教学秘书的工作任务和学院教务处、科研处、实训中心等部门密不可分。目前很多常规工作重心下移，系部教学秘书的工作量逐步增大。由于教学秘书工作本身就比较繁琐，加上教务处和学院各部门的双重管理，教学秘书的临时性和重复性工作越来越多了。教学秘书疲于应付重复性工作，如每天不间断的给各位老师办理停课补课手续等。同时也要处理临时性工作，如实训中心需要系部提供学生实习汇总表，系部申报专业材料需尽快上交科研处等。教学秘书工作量大而且随机性大，致使许多教师对这个岗位充满抵触心理。

进修机会少。

教师可以通过课程建设、课题申报、科研等途径不断提升自己的业务能力。教学秘书参加科研的机会少，在职称评定上受到了一定的制约。同时教学秘书工作每天都要协调各个部门的工作，要保证整个系部教学活动的正常进行。烦琐的工作导致教学秘书不能离开工作岗位，故很难有进修的机会。个人的知识和能力很难有所提高和发挥。另外教师只有在上课时间来学校工作，其他时间自由支配。而教学秘书每天早八点到下午五点均要在学校工作。这也更加扩大了教学秘书与普通老师的差距。

易产生不良情绪，影响工作效率。

教学秘书的工作枯燥，重复，容易出现“职业倦怠感”，缺少对岗位的自豪感，缺乏积极的正确的职业发展目标，工作中缺乏进取心和责任感。同时教学秘书缺乏评价体系。没有一个正规的质量考核评价体系，教学秘书不参与学院优秀教师的评选，只能与其他行政岗人员中共同参与先进工作者的评选，在某种程度上打击了工作积极性。

3.高职院校教学秘书激励机制。

我们研究教学秘书的激励，首先必须从了解激励开始。激励的定义。激励，顾名思义，就是激发鼓励，具体可以有以下几种理解：从诱因和强化的观点来看，激励就是将外部适当的刺激(诱因)转化为内部心理动力，从而强化(增强或减弱)人的行为。教学秘书的激励应注重多种激励方法相结合。学校管理者针对教学秘书的现状，运用激励理论，有效调动教师的积极性。

精神激励和物质激励有机结合，满足教学秘书的不同需要。

物质激励。

物质动力是根本动力，是推动人们行动的最强大的动力。是人类安全、尊重、自我实现的需要满足的基础。目前大多数院校的教学秘书被划为行政岗人员，其薪酬按照行政岗位津贴来计算。在薪酬体系上与职称挂钩，有些教学秘书是讲师和副教授职称，在薪酬计算上应创新，满足教学秘书的薪酬期望。

精神激励。

精神动力不仅可以补偿物质动力的缺陷，而且使员工能发挥自己的潜能。在教学管理中，教学秘书的工作首先要得到领导和老师的认可，了解教学秘书的工作流程及劳动付出，这样才能体现教学秘书的劳动价值。

建议采用轮岗制度。

大部分教学秘书以前从事的均是教学工作，在教学岗位上认真负责，兢兢业业，教学和科研的成绩较为突出。为了满足系部教学秘书岗位的人员需要，从教学岗位来到行政岗位。教学秘书熟知学院教学管理的规章制度及各项管理措施，而普通老师工作若干年对学校的制度还是一片迷茫。管理学上的轮岗(jobrotation)，就是岗位轮换，一般在区域内或系统内进行，同级别干部或同专业人员按惯例轮换岗位。轮岗是培养、锻炼人员，提高员工素质的好办法。若能以系部为单位，实行横向调动的内部轮岗、转岗制，每位教学秘书工作满两年后可依据本人意愿转岗。具备一定教学能力的教学秘书轮换到教学岗位上，可以得到对职业生涯更有帮助的培训机会，从而获得工作的新鲜感和挑战性，克服疲钝倾向，进而提高工作的积极性、创新精神和工作效率。普通教师轮换到教学秘书岗位上，能熟知学校的各项规章管理制度，对系部的教学工作会有更大的贡献。教师和教学秘书之间进行转岗操作难度大，但在员工激励方面，应该算是一个比较有效的措施。

加强对教学秘书的培训。

为了更好的建设稳定的教学秘书队伍，需要建立起统一的管理部门，负责教学秘书的管理和考核，并负责教学秘书的培训，定期开展教学秘书之间的交流和学习活动，提高交学秘书的基本素质，增强教学秘书归属感。

秘书的角色与职责【第二篇】

高校教学管理规范化是高校规范教学管理、提高教学质量的必然要求。如何做好教学管理工作,是高校教学管理者必须研究的重要课题。而想要做好教学管理工作，首先要建立一支素质好、能力强的教学管理队伍,这是是实现高校教学管理规范化的关键。教学管理队伍素质的高低，不仅直接关系到教学水平、教学质量和办学效益的高低,甚至关系到学校今后的生存和发展。因此，要选拔工作能力强、有事业心、责任感、踏实肯干的管理干部充实该队伍。

作为一名教学秘书，应该是高校教学管理队伍的重要组成部分，通过一定的组织形式、管理手段使教学活动达到预定目标的过程，在高校教学管理规范化中起着重要而特殊的作用。他们是基层管理者、组织协调者、检查监督者,也是管理本院、系教学教务工作的得力助手，从组织、落实教学计划到协调配置教学资源这些方面都起着桥梁作用，同时也是学校教务处、教师、学生及相关部门联系的纽带。教学秘书的职业素质和业务能力直接影响着学校的教学管理水平、管理效率和教学质量。他们既是管理者又是服务者，是教学工作正常进行的保证。在教学管理系统中发挥着重要作用。因此教学秘书的业务水平与基本素质直接影响到教学管理规范化的水平。本文强调教学秘书必须适应现今信息化教学管理的新形势，从基本能力和专业能力方面不断地完善自己，并提出了提高教学秘书素质的具体措施。

近年来，随着各高校的扩大招生，大力引进师资，学校对教学管理工作的要求逐渐完善，要求效率不断提高，教学秘书想要提高自身综合素质来适应现今信息化教学管理的新形势，首先要了解自身工作的特点，要具有创新精神和求实作风，这样才能面对繁杂的工作游刃有余，从而提高工作的效率。以下为本人总结的部分观点。

1．服务性。

教学秘书承担着向全系教师宣传系部、学院及上级主管部门所制定的各项规章制度的职能，同时也负责向全系教师传达各类教学管理文件、主动征求和虚心听取教师对学院教学管理工作的意见和建议、及时反馈信息和意见等工作，所以说教学秘书是上情下达、下情上达的服务者，这里教学秘书服务的对象都是有思想、有知识的人，他们的年龄、职称、性格、地域等都会有所不同，面对这些不同的教师和学生，都使教学秘书的服务对象有了特殊性，服务的难度加大。由于教师和学生是学校的主体，因此，教学秘书的工作必须建立在真心诚意服务的基础上，急教师所急，解学生所难，任劳任怨，全心全意为教师和学生服务。

2．管理性。

教学秘书从事的是对教学计划实施过程中的常规管理，包括教学运行管理、教学例行管理和教学档案管理，它的主要目的是维持正常的教学秩序。教学秘书从每学期的开学初至期末，始终围绕着教学，负责处理具体的教学事务，从而保证教学活动正常、有序的开展。

3．责任性。

教学秘书工作是一项对责任心要求非常高、容易出现责任事故、又很难出成绩的工作。这项工作琐碎、繁杂、事多，必须认真负责,稍有不慎就会影响到教学秩序，甚至造成教学事故。所以，基于这样一个责任性的特点，要求教学秘书要始终保持认真仔细、一丝不苟的精神，事事具有高度的责任心，以保证教学工作的正常进行。

4．原则性。

从工作的内容来看，教学秘书工作几乎涉及全院教学管理的各个方面，范围广，工作量大，具有繁杂性的特点。既有常规性的教学管理工作，又有突发性的教学异常情况，工作面面俱到，繁琐而复杂。这就要求教学秘书面对多样和繁杂的工作，能沟通协调，合理安排，使得每一项工作都顺畅、正常的进行。

6．形象性。

教学秘书工作与其它各相关部门有着密切的联系，担当着上传、下达，联系全院各相关部门的重担。所以，教学秘书的言行和工作作风代表着系部的整体形象。这就要求教学秘书不仅要作风正派、言行稳重、落落大方，而且还要体现出积极向上的良好工作作风和较强的协调能力，在工作和各项活动中都要起到表率作用。

教学秘书在高校整体工作中具有非常重要的作用，切切实的认识自身，对自身工作有深刻的认识和正确的理解，这对进一步做好教学秘书工作，具有非常重要的意义。同时，我们也能从工作的特点以及针对性总结对教学秘书自身综合素质的要求。

首先，教学秘书工作的重要性要求教学秘书必须时刻保持高度的责任心和事业心。竭尽所能将各项工作做好，树立“服务领导、服务老师、服务学生”的意识，服务在教学工作的第一线。在工作过程中要虚心、热心、细心、耐心。

第二，要具有一定的教育理论知识。在教学管理中，教学秘书要经常接触学生，那么就必须了解学生的心理和生理特征，掌握一定的教育理论知识，只有这样才能按照教育规律，达到管理育人、服务育人的目的。

第三，要做好参谋助手工作。教学秘书由于其工作特点，获取信息准确、快速，在工作中应及时地向系主任反馈信息，让系主任对各方面情况有个总体的了解，从而更好地采取合理化措施进行有效的管理。当然，教学秘书还有必要将以往的信息进行总结，从中得出一些回溯性、经验性的东西，供系主任参考。只有这样，才能辅助系主任对教学工作作出正确的决策，使得上级的指令能够更快更准确地下达，得到更有效率的回馈。

第四，具备学习意识，持续性地提高自己的业务水平。教学秘书工作看似只是简单的资料收集、传递信息等。其实不然，教学秘书其实就是教学管理秘书，要想使庞杂的工作变得井井有条、处理得有条不紊，教学秘书不仅要有学习的意识即利用多种渠道，而且还要善于总结，模索科学合理的工作方法，将工作项目理清头绪，按分阶段划分成若干条目，令其富有条理性、可操作性，甚至提出合理化建议，从而大大提高工作效率。

第五，良好的身心素质。良好的身心素质包括健康的身体素质和良好的心理素质。心理素质是指人的意识、思想、情感、意志等心理方面所具备的基本条件。心理素质对人的工作、学习、生活各方面都会产生很大的影响。良好的心理素质是高校教学秘书能够胜任、完成教学管理工作任务，协调人际关系等的必备条件。而强健的体魄是做好工作的基础条件。教学秘书在紧张繁重的工作之余要注意锻炼身体，养成良好的饮食生活习惯，才能保证身体处于健康状态，为更好地工作打下良好的基础。

总之，教学秘书工作是高校教学管理工作中的重要环节，教学秘书的工作质量直接影响学院的教学质量，在高校教学管理中具有举足轻重的地位。随着高等教育事业的不断发展，教学管理工作将更加繁重和复杂，教学秘书将面临更大的挑战,在实际工作中要不断提高自身的综合素质和管理水平，不断完善自己，强化服务意识和奉献精神，提高管理水平，为高教事业的发展发挥其应有的作用。

秘书的角色与职责【第三篇】

摘要：高校院系行政秘书是行政事务的小管家、协调员，其工作关系到学院行政管理的质量与效能。从高校院系行政秘书工作的现状出发，阐述了院系行政秘书的角色定位及工作职责，结合实践经验，探讨院系行政秘书需要具备的职业素养，推动高校教育事业持续健康发展。

关键词：工作现状角色定位职业素养。

随着《国家中长期教育改革和发展规划纲要》（-）的正式颁布与实施，我国高校教育改革跨入新的里程碑。高校行政管理工作的优劣直接关系着新时期高校人才培养的质量。高校院系行政秘书既是办公室行政工作的管理者，又是高校教育工作的基层人员。行政秘书对院系与学院、院系与教师、教师与学生、院系与社会之间的沟通，起着独特而重要的作用，是维持高校正常工作的基本保障。

高校院系行政秘书是一个平凡的工作岗位，涉及教育学、管理学、语言学、社会学等多种学科。由此，院系行政秘书的工作现状为事务繁杂，专业知识综合性强，职业规划不清晰，执行力不强。

1.工作繁杂，专业知识综合性强。

知识经济时代，高校人才济济，只有具备全面、良好、合理的知识结构，才能胜任门类众多、事务繁琐的行政秘书工作。院系行政秘书队伍中，包括秘书、计算机、数学、化学等各类专业毕业的人员。非科班出身的行政秘书缺乏普通语言学、档案管理学、行政管理、心理学、教育管理学、公共关系学等综合性理论知识。行政秘书必须熟悉学院规章制度、工作流程；掌握院系管理工作的基本理论和实务知识；拓展与工作紧密联系的学科知识。理论联系实际，从实践中不断积累经验，逐步做好院系管理、协调等工作。

2.职业规划不清晰，执行力不强。

细致繁忙的行政工作，缩短了行政秘书参加教学和科研活动的时间。高校行政秘书对自己的职业前景充满困惑，职业倦怠等消极情绪悠然而生。高校必须制定严格的信息素质培训制度，针对全校行政秘书，策划高水平的、系统的学习培训项目，开放更广阔的学术交流平台，坚定院系行政秘书的信心，为高校教育和谐发展提供精神动力。

院系行政秘书在高校工作中起着举足轻重的作用。怎样成为一名合格的行政秘书工作？首先，要明确行政秘书的角色定位，熟悉行政秘书的工作职责。其次，强化职业素养是提高行政秘书工作效率的重要途径。

院系行政秘书只有明确角色定位，增强角色意识，才能高效准确地履行工作职责。

1.行政事务的小管家。

行政秘书辅助系领导做好院系各项工作，管人、管物、管钱，是名副其实的小管家。

（1）人事管理。协助院院系领导做好有关招聘教师的面试、试讲等工作，并提供决策依据。负责本院系教职员工的考勤、考核、职称申报工作。

（2）资产管理。根据教学、科研及其他工作的需要，填报维修、添置办公用品的计划，领取和发放办公用品及备品，以保证正常教学的需要。负责保管院系公章，按学院制度监督公章的使用范围。

（3）经费管理。拟定院系每学年的经费预算，负责记账及报销各项活动的费用。

（4）档案管理。负责院系会议记录、行政文件、各种教学文件、教学档案及教学资料的收集、汇总、立卷和归档工作。

（5）其它事务管理。负责做好日常的行政事务工作，负责考务、学生成绩、学生学籍管理、教材征订等教学工作。做好各种信函、报纸、杂志、学术期刊的收转传阅工作。负责各届毕业生的毕业资格审核，保正毕业证书的准确印发。

2.院系内、外交流的协调员。

院系行政秘书工作服务对象广泛，包括院系领导、教师、学生、校外来访者。因此，行政秘书是高校院系内、外交流的形象窗口。

(1)协助院系领导做好院系内部与学院各职能部门的协调工作。

(2)负责接待本部门的外来办事人员，对不宜领导接待的来访，需委婉拒绝。负责接听电话，礼貌回答校内外人员对院系日常事务工作的咨询。

(3)负责学院各职能部门通知的传递工作，及时转发到院系教职员工。正确理解上级部门的文件精神，贯彻执行上级领导和各职能部门布置的各项任务。

(4)行政秘书必须建立良好的人际关系，加强与教职员工的沟通，灵活处理学院、院系、教师之间的多种关系，确保院系工作的顺利完成。

三、强化职业素养。

1.良好的心态。

院系行政秘书工作看似简单，接踵而来的突发事件，使人压力倍增。保持良好的心态，充分发挥自己的思维能力，从而巧妙地处理紧急问题。行政秘书应保持良好的心态，沉着、宽容、冷静、客观地分析问题。

2.加强业务技能。

加强业务技能是提高院系行政秘书职业素养的关键。院系行政秘书需具备的业务技能包括：公文写作能力、应变能力、组织管理能力、表达能力、操作能力。

(1)公文写作能力。

公文写作要在“学”、“练”、“改”三个环节上狠下功夫。规范公文写作的基本格式，掌握语法、逻辑、修辞三方面的知识。正所谓“读万卷书，行万里路”。阅读大量优秀范文、勤奋学习、修炼语言。公文写作的语言要求庄重朴实，准确精练。熟悉各类公文结构、措辞，套用固定性用语。

(2)应变能力。

即指在没有思想准备的情况下灵活处理问题的能力。高校教师请假、离职等异动工作状态，影响了教学工作的正常运行。如开学初期，某位教师偶然患重病，尚未确诊，教师申请病假二周。行政秘书得知同时生病的消息，致电关心教师的身体健康情况，主动提出援助。教师病假期间，重新落实教学任务迫在眉睫，采取就近原则，优先考虑院系内部适合的教师代课，联系学院内外适宜的教师安排兼课等事项。院系行政秘书与患病教师保持电话联系，密切关注教师身体状况。当获知教师病情不稳定，要进行几个月以上的长期治疗后，立即致电慰问，可否前往探望。教学工作方面：行政秘书向学院人事处提交专任教师招聘需求报告，引进新教师。校内外兼课教师的合理安排，为聘任新教师赢取了充裕的时间。患病教师，身心疲惫，无微不至的关怀，为教师战胜病魔增添一份力量。良好的应变能力，勤于思考、善于发现、勤于总结，具备较高的警惕性，做到忙中有序，不断提升处理突发事件和紧急事件的能力，确保正常教学秩序和良好的教学质量。

(3)组织管理能力。

组织管理能力指行政秘书统筹策划并完成所分管方面的工作能力，包括能力和善断能力。“条条道路通罗马”，什么是最佳的办法？在管理工作中，行政秘书要讲究处事策略，判断出最佳方法，合理分配工作任务，并坚持果断地实行，成为智慧型的组织管理者。高等学校行政管理工作，任务繁重，各部门、各岗位的行政管理干部只有充分发挥自己的主观能动作用，人人能起到独挡一面的作用，才能做好全校的行政管理工作，以达到提高整个学校行政管理质量的目的。

(4)表达能力。

表达能力主要包括文字表达能力和语言表达能力。无论是信息、宣传、调研等工作，还是处理公文，都离不开文字表达。行政秘书要多思考、多练习、多交流，日积月累，潜移默化，做到思维敏捷、下笔如神，写出的文章观点鲜明，层次清晰，向上能如实反映事情的真相，向下能准确表达领导的意图。语言表达能力也是行政秘书一项非常重要的基本能力，无论是传达上级文件精神，还是协调工作，都离不开较强的语言表达能力，院系内、外交流的逐渐增加，直接以语言表达作为处理公务活动的手段变得极其重要，提高语言表达能力，还包括普通话水平、英语口语水平以及言语措词等。

(5)操作能力。

操作能力指计算机的操作能力和办公室设备的使用能力。网络技术的飞速发展，计算机应用的普及，各大高校正立志于实现办公的自动化、现代化、信息化。熟练计算机办公自动化软件的操作能力，掌握扫描仪、打印机、数码照相机、传真机等办公设备的使用，推动文件、宣传简讯的发布速度，节省纸质资源。

四、改善工作方法，完善自身素质，提高工作效率。

高校院系行政秘书工作繁杂，专业知识综合性强，因而行政秘书必须改善工作方法，多谋善断。纵横结合建档工作法、自我培养和完善高校培训制度等手段，对行政秘书提高工作效率具有重要的作用。

1.纵横结合建档工作法。

从纵向和横向分别建立档案，纵横交错贯穿于整个高校教育工作。为宏观的教学决策、微观的教学管理及教学科研服务，为创新教学方法，深化教学研究，提高教学质量作出贡献。如高校师资业绩档案。横向档案：按教师类型建立档案。高校教师分四类：专任教师、校内兼课教师、校外兼课教师、校外兼职教师。纵向档案：以教师个体为单位，建立业绩档案。每位教师业绩档案主要有基本资料（身份证、学历学位证、高校教师资格证、职称证、职业资格证等），教学信息（教学任务书、每学期教学情况登记表和工作总结等），教科研成果（论文、教材、教科研项目、荣誉证书、继续教育等）。纵横结合建立档案为院系领导优化师资队伍结构提供可靠的信息基础，加强师资队伍管理工作的科学化、系统化。

2.自我培养。

作为一名优秀的高校系部行政秘书，不仅仅依赖于外界的培育，关键在于自身建设。行政秘书从我做起，有意识地控制自己，主动利用校园环境优势，坚持不懈地完成目标。与企业单位相比，高校拥有资源丰富、时间宽裕、学习气氛浓郁等优势，有助于行政秘书的自我培养。工作期间，行政秘书踊跃参加学院举办的各类专题培训活动，如公文写作、行政管理、心理健康、高校教育改革等讲座；浏览图书馆的纸质图书和电子书籍，补充薄弱环节的理论知识。寒暑假期，行政秘书积极参加各式各样的学历进修，加强自身的文化知识修养。

3.完善培训制度。

高校必须制定严格的职业素质培训制度，有计划地开展行政秘书岗前培训工作，强化行政秘书职业素质培训的力度。行政秘书岗前培训包括行政管理学、普通语言学、高等教育学和心理学等相关业务知识的培训。高校鼓励行政秘书通过在职或派遣脱产进修硕士、博士等方式提高文化素质；激励行政秘书发表学术论文，参与学院内外教研科研项目，参加专题学术交流会议，组织行政秘书外出调研、考察，吸取各大高校先进的优秀的管理经验。随着信息技术的发展，高校应不断更新教育培训内容，与时俱进，促进行政秘书队伍蓬勃发展。高校还可以建立全校行政秘书的信息交流平台，共同探讨工作中的难题和对策。

五、结束语。

综上所述，高校院系行政秘书是一项极具挑战性的工作，既要求综合性的专业知识，又要求全方位的职业技能。高校院系行政秘书必须明确角色定位和工作职责，强化职业素养，改善工作方法，提高自身素质和能力，促进行政秘书队伍走向现代化、职业化，为高校教育事业贡献力量。

参考文献：

[1]刘爱敏.论高校院系行政秘书的素质要求[j].湖南科技学院学报，，（10）.

[2]单国雷.做好新时期高校院系行政秘书工作的几点思考[j].安徽农学通报，2010，（16）.

[3]余明江.高校行政秘书倦怠情绪探析[j].四川民族学院学报，2010，（10）.

秘书的角色与职责【第四篇】

为了进一步规范各部门的工作，提高大家的专业技能，提升工作效率，做到在注重结果的同时，让过程能更好更快更轻松的推进，现将3d制图员岗位职责，制图规范和流程的内容规定如下，望各个部门相关人员认真学习，贯彻执行！

1、制图员必须遵守公司及硬装设计部的规章制度，在各方面对甲方、公司、硬装设计部负责。

2、制图员在日常工作中，必须服从设计总监的安排，对设计师负责。3、服从设计师对具体设计工作的安排。

4、通过设计师了解工程概况、甲方意图和要求，负责方案效果图的绘制。

5、负责图纸深化，包括设计方案中模型、材质、灯光、综合参数以及方案设计阶段相关工作的完善。

6、制图员应对所绘图纸负责，因绘制原因造成甲方及公司的声誉及经济损失，应酌情承担相应的连带责任。

7、有义务提出意见以及合理化建议。

8、提高自身的专业能力，配合设计师完成投标工作中设计方案的完成。

9、制图员须在每月5日之前提交上一个月的提成表，如若逾期未交，则该人员上一个月提成顺延至下一个月再发。

规范：

3、材质库：图片按石材、瓷砖、木材、画、图案等分类清楚，内部协调好；

9、对所做项目的效果图进行整理归档；

流程：

8、最后小样由设计师确认后方可出图；9、按项目分类归档最终效果图文件。

派尚装饰硬装设计部。

2012年1月1日。

秘书的角色与职责【第五篇】

摘要：随着我国高等教育改革的深化和发展，高校管理的不断成熟必将对高校行政秘书提出了更高的要求。本文主要从行政秘书的工作职责、职业认同感和综合素质三方面讨论如何提高高校行政秘书工作效率。

高校行政秘书首先必须明确自己应该做些什么，才能去把握怎么样把工作做好。高校行政秘书的工作职责为：1.文字工作院系对内对外文稿(如年度工作计划、工作总结、通知文件和申请报告等)的草拟，审校，打印和发布；会议记录与会议纪要的整理等。2.档案管理工作负责收集整理各类信息、资料、各单位部门来文来函的归档保存等；管理类材料的归档；员工档案资料的登记、审核和保管等。3.协调沟通工作联系行政管理层与师生员工，联系学校各职能部门，协调院系内各部门间合作，承担院系的公关、接待和外联事务等。4.人力资源工作考勤考核、职称评定、津贴福利事务等，根据院系行政管理层要求，协助编制院系行政组织架构，如人才招聘，员工培训等。5.日常行政工作协助领导督促各项工作计划、制度实施落实；办公用品的采购保管；固定资产管理、办公设备维护；会议安排，会务筹备；在院系行政管理层的授权下，审核有关文件资料并签署意见，出具院系行政证明等。6.其他工作其他一些突发事件处理工作，紧急事件处理并及时向院系行政领导请示汇报；领导或教师安排的特殊工作，临时替岗工作等。

高校行政秘书明确了自己的本职工作，对工作职责了然于胸，并不表示就可以做好行政秘书工作。他还必须具备良好的职业认同感，才能积极充分的发挥自己的主观能动l生开展工作。职业认同感是一个人自我价值感的体现。职业认同感高的人能够正确认识自己从事的职业，明白自己从事工作的意义，认同自己的职业而产生责任感，同时也促使自己思考，怎样来更好的完成工作，提高自己的专业素质，从而提高自己在社会和家庭中的地位，增加自豪感和价值感。

目前高校行政秘书普遍缺乏自我的职业认同感，主要有以下几个原因：1.传统观念至今仍有些人认为，行政秘书只是打打杂的人，只有那些没有能力的人才去从事行政秘书工作。而有的行政秘书也只是把工作当做跳板，常常是“身在曹营心在汉”，“做一天和尚撞一天钟”。所以必须转变观念，树立自信心，做到干一行，爱一行，钻一行。2.工作性质由于高校行政秘书处于行政管理层的从属地位，是服务性的管理人员，辅助性是工作的基本性质。这种工作性质在一定程度上限制了行政秘书在工作中的自主能力、创新能力的发展，这使他们对自己能力的评价相对较低，从而影响了自我职业的认同：行政秘书大多数工作是属于事务性的工作，某种意义上，可能会等同于盖章、签字、材料的发放和收集。这些工作无需什么能力，只要简单的文件管理常识、足够的耐心即可，根本不需要个人的创新能力等素质。从事这种工作的人员，很容易找不到自己的价值所在，产生自我失落、迷茫，甚至对工作的厌烦。工作超负荷成为许多行政秘书普遍面对的问题，长期从事这种工作，就使得超负荷劳动的行政秘书在体力和精神上不堪重负。3.晋升机会处在高学历人才集中的高校环境中，基层行政秘书提升学历的压力很大，由于工作繁忙，特别是“坐班制”的工作性质，学习的时间很少。当前很多高校实行“定岗定编”的岗位设置，紧紧地把基层行政人员绑在了工作岗位上，加上有些高校各种条条框框的进修限制，使得基层行政工作人员特别是一大批年轻的基层行政工作人员，外出进修的希望越来越渺茫。目前，院系基层行政人员的提升机会很少，个人发展空间相当有限。特别是从中级晋升到高级职称困难重重。最终导致缺乏职业认同感，只是把工作当做谋生的一种手段而不是自己追求的一种事业。

如何使高校行政秘书加强对自身的职业认同感呢?首先，高校应该完善对行政秘书的激励机制。最大限度地实现公平，创造一个公平的环境，合理而灵活地综合运用多种激励措施，如目标激励、榜样激励、参与激励、尊重激励、荣誉激励等，以全方位激发他们的积极性和创造性；其次，要加强对行政秘书的人本关怀，重视他们的福利待遇，尽量提高其社会地位。人都希望自己有稳定的社会地位，要求个人的能力和成就得到社会的承认，也就是获得尊重。尊重得到满足，能使人对自己充满信心，体验到自己的用处和价值；再次，满足行政秘书自我实现的高层次要求。譬如，对行政秘书的业务进修、培训积极创造条件，使得他们也可以像教师一样随时可以去脱产进修学习，或攻读学历学位等。有了这一系列的措施，可以有效的调动他们工作的积极性，充分挖掘他们工作的潜力，从而使他们加强对自身的职业认同感，提高工作效率。

秘书的角色与职责【第六篇】

1、制定系学生会、团委、青协的规章制度和工作计划，并在工作中不断的完善其规章制度和工作计划。

5、负责学生会干部的各类值班安排，并督促和检查值班情况

6、负责相关资料的收发、传阅、催办工作

7、负责青协活动经费的运作、核算等经费管理工作

9、加强与促进各部长之间的工作交流，配合和协调各部长开展工作

10、完成团总支、学生会、青协其他任务

秘书的角色与职责【第七篇】

角色职责是指在一个团队或组织中，每个成员所扮演的角色和所要承担的责任。作为一个团队中的一员，每个人都有不同的职责，也需要充分发挥自己的能力，才能让团队达到最好的效果。在这样的团队中，角色职责的体会和心得对于一个人的成长和发展十分重要。

每个成员在团队中都有自己的任务和负责的部分。这些任务和负责的部分，构成的就是个人的角色职责。这样的设置在团队中的意义就是让每个人都充分发挥自己的能力，做自己擅长的事情。还可以有效的分工合作，避免重复劳动和效率低下。同时也有助于团队的整体合作和协调，达到团队目标。

作为团队的一名成员，我的角色职责让我充分发挥了自己的优势。我的职责是团队中专门负责社交媒体运营和推广。正是因为我了解社交媒体的规则和运营技巧，团队中其他成员可以放心地将这份工作交给我操作。也正是我的工作和其他成员完成的工作一同合作，团队才能达到最好的效果。

在团队中承担角色职责，不仅能让我们充分发挥自己的能力，还能够带来许多收获。例如：我们可以通过角色职责的承担，提高自己的自律性和责任感，更加专注于自己的工作内容，精益求精。同时我们也能够分清不同的优点和特长，实现互补互利，提高工作效率。

第五段：总结。

作为团队中的一员，角色职责是团队合作、协同的保障。在团队中承担自己的角色职责，不但能够带来不同的工作体验，还能够提高自己的工作能力和工作素质。因此，我们应该认真对待自己的角色职责，充分发挥自己的优势和特长，实现个人与团队的双赢。

秘书的角色与职责【第八篇】

有关秘书机构(部门)的理论是秘书学的重要内容。陈合宜《秘书学》(暨南大学出版社版)指出，“秘书人员、秘书机构和秘书工作成为秘书学的三大内容”(第6页);常崇宜《秘书学概论》指出，“秘书历史、秘书职业、秘书部门、秘书工作、秘书环境等，构成了秘书学的基本组成内容”(第17页)。但是，除了办公厅(室)和秘书处(科)外，我国各级各类机关中还有哪些秘书机构，似乎尚缺少系统的研究。以上述两书为例，《秘书学》认为，“根据各级机关级别的不同，秘书机构分别称为办公厅、办公室、秘书处、秘书科、秘书股等。”(第56页)《秘书学概论》认为，“狭义的秘书部门，也是典型的秘书部门，是指各级党政领导机关与企事业单位的领导机关……的办公厅(室)、秘书处、科、股等。”(第52页)它把政策研究室和公关部门、统计部门等归入“广义的秘书部门”(第54～55页)。

我们认为，除办公厅(室)、秘书处(科)外，政策研究室、信访办公室以及近年来出现的综合部、机关事务管理局等，也是典型的秘书机构。下面分别加以论证。

一、政策研究室(调研室、研究室)。

政策研究室是我国党政机关和大型国有企事业单位设置的一种高级秘书机构。我们说它是典型的秘书机构，有两点理由：

第一，早在新中国成立初期，中央人民政府政务院于1951年7月做出的《关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》中，就规定“大行政区和各省(行署、市)人民政府的政策研究机构，应视各地具体工作情况和干部条件建立……”。这个“决定”是专门规范秘书工作的纲领性文件，说明当时就明确政策研究室是秘书机构之一。

在1980年前，政策研究室在大多数机关是办公厅(室)中的二级机构。从80年代开始，各省、地(市)、县党政领导机关办公厅(室)中的政策研究室陆续从办公厅(室)中分离出去，成为与办公厅(室)平行的机构。研究机构的独立说明调查研究在秘书各项业务中相对地位的提高。

第二，作为秘书常规业务之一的参谋咨询，在上层机关中是就由政策研究室来承担的。下面是北京市政府政策研究室各分支机构及其职能：

农村处——职责是对全市农村经济发展方面的重大问题进行调查研究，提出政策建议;起草或参与有关的重要讲话和文稿。

综合处——职责是负责《政府工作报告》和市政府主要领导同志的重要讲话、报告和文稿的起草工作。

科教文处——职责是对全市教育、科技、文化、卫生、体育等方面的重大问题进行调查研究，提出政策性建议;起草或参与有关的重要讲话和文稿。

经济处——职责是对全市经济发展的重大问题进行调查研究，提出政策性建议;起草或参与有关的重要讲话和文稿。

……(对外处、城建处、社会处略)。

以上规定表明，尽管调研机构不再隶属于办公厅(室)，但它所承担的主要业务调查研究、信息分析、政策建议、起草重要讲话或文稿(包括政府工作报告)，全都是典型的秘书工作。因此，各级领导机关的调研机构与办公厅(室)一样，也属于典型的秘书机构。

政策研究室从人数编制上看比办公厅(室)要少得多，从工作内容上看都是参谋性质的，是领导机关的“参谋部”，政策研究室的主要功能是辅助决策，因此其中的工作人员虽然不叫秘书，实质上都是高级秘书。

二、信访办公室。

信访工作自古以来就是秘书工作一项重要内容。中共中央办公厅和国务院办公厅都设有信访局，省、地(市)、县各级信访部门曾经是隶属于办公厅(室)的二级机构，而基层行政机关和一般企事业单位的信访工作一直以来都由办公室承担。由于信访工作的特殊性，三中全会以后，省、地(市)、县党政机关设立了独立于办公厅(室)的信访办公室，直接由党委和行政首长领导，但信访部门的秘书机构性质没有改变。

1979年8月30日，当时的中共中央秘书长胡耀邦同志在中南海召集中共中央办公厅、国务院办公厅以及其他有关方面的同志，强调要找出切实可行的办法，迅速解决信访工作中的问题。(王千弓等《秘书学与秘书工作》第183～184页，光明日报出版社1984年版)这一事实本身也证明信访工作是秘书长和办公厅主管的重要事务。

5月1日施行的国务院《信访条例》规定：县级以上人民政府应当设立信访工作机构;县级以上人民政府工作部门及乡、镇人民政府应当按照有利工作、方便信访人的原则，确定负责信访工作的机构(以下简称信访工作机构)或者人员，具体负责信访工作。县级以上人民政府信访工作机构是本级人民政府负责信访工作的行政机构。

三、综合部。

综合部是近几年来在一些社会团体、企事业单位出现的一个新的机构名称。建立综合部的组织内部机构设置相对简单，与综合部并列的中层职能部门较少。例如，广东省环境技术中心下设技术部、咨询部、综合部，吉林省德惠市团市委下设综合部、学少部、工农部，华南农业大学后勤集团设物流部、经营部、财务部、监控部、综合部。

设综合部的组织一般不再设办公室，综合部的职责除承担组织的全部秘书工作外，还要承担该组织主要业务以外的其他一切杂务，如机关的人事工资管理、财务管理等等。广东省环境技术中心综合部的“职责范围”是“在中心领导下，当好中心的参谋和助手，负责中心的秘书、行政、人事、劳动工资等管理事务，承上启下，联系左右”;德惠市团市委综合部的职责第一条就是“协调机关日常事务，起草有关重要文件，负责机关的文秘、会务、机要、保密、档案、财务、信访、统计、信息、社会治安综合治理和计划生育工作。负责与有关部门联系，完成团市委领导班子交办事宜”。

从综合部的主要职责看，它与办公室一样是典型秘书机构。如果把“综合部”三个字换成“办公室”，并没有什么不妥之处。各级党委机关的中层部门也也只有宣传部、组织部、统战部、办公厅(室)，其中办公厅(室)的职责也像上面所说的综合部一样宽泛。

四、机关事务管理局。

中央人民政府政务院于1951年7月做出的《关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》规定的“秘书工作任务”第七项是：“掌管机关事务工作(包括机关财务、生活管理、学习、文化娱乐活动等事项;但不设秘书长的机关，如在办公厅之外专设管理机构管理机关事务工作者，此项工作可不由办公厅主任掌管)》。”这说明自建国起，机关事务管理就是我国各级机关秘书工作的常规内容。事实上，直到上个世纪90年代初，很少有领导机关“在办公厅之外专设管理机构管理机关事务工作”。在市场经济体制确立后开始的机构改革中，根据中央关于后勤服务机构改革的要求，一些省、市和国务院才相继成立独立于办公厅(室)的机关事务管理局。如国务院机关事务管理局就是根据第九届全国人民代表大会第一次会议批准的国务院机构改革方案和《国务院关于机构设置的通知》(国发[]5号)而设置的。

机关事务管理局的职责比较庞杂，有的属于典型的秘书工作，如国务院机关事务管理局职责第十项“承办国家重大活动和国务院召开重要会议的总务工作;负责到国务院办理公务的各省、自治区、直辖市人民政府领导同志的接待服务工作”;也有一些很难说是秘书工作，如国务院机关事务管理局职责第九项“负责中央国家机关及其在京单位住房制度改革工作，拟定实施方案和具体政策;管理住房基金和住房公积金”。

根据海南省编制委员会1994年2月25日下达的《关于成立海南省直属机关事务管理局的通知》，该机构是在撤销省委办公厅、省人大办公厅、省政府办公厅、省政协办公厅的四个行政处和两个保卫处的基础上整编成立的，它替代的是办公厅的部分职能，因此这个机构也是很典型的秘书机构。

五、关于秘书处(科)。

秘书处(科)是典型的秘书机构没有任何疑义的，但不同组织中这个秘书机构的名称的含义是有区别的。

在辛亥革命后成立的南京临时政府中，“总统府秘书处”是当时中央政府的总秘书机构。1926年中共四届三中全会决定设立“中央秘书处”，是党中央的总秘书机构。在中央办公厅组建后，尤其是我国党政机关综合性秘书机构的名称统一为“办公厅(室)”后，“秘书处(局、科)”成为办公厅(室)内处理典型秘书业务(如文字工作)的二级机构的名称，如中央办公厅设有秘书局，省政府办公厅设有秘书处(有的分一处、二处、三处)，市、县政府办公室内设秘书科。

在各级政府职能部门中，还设有一些本身名为“办公室”的部门。如国务院华侨事务办公室、台湾事务办公室、新闻办公室等。江苏省政府下设的机构中有外事办公室、侨务办公室、法制办公室等。这些部门虽然名为“办公室”，但分管业务明确，职责单一，属于职能部门，不是秘书部门。但是这些部门本身也存在办文、办会、办事的秘书业务，当这些业务需要有一个常设的机构来负责时，就要设立自己秘书机构。由于整个组织名为“办公室”，因此它的秘书机构不能再叫“办公室”(否则会出现“××办公室办公室”这种不伦不类的机构名称)，而叫“秘书处”。例如江苏省侨务办公室下设人事秘书处、侨政处、外联经科处、文化宣传处四个处，其中“人事秘书处”的职责是“负责以及综合协调机关秘书、文档、信息、财务、人事、办公室自动化以及后勤保卫等日常工作”。

秘书处的另一个常见的使用场合是大型会议的临时秘书机构。成立大会秘书处来组织会议，始于中共“五大”(1927年4月)，由大会主席团设立大会秘书处，负责会议的会务工作，起草和印发大会文件。此后大型会议设立大会秘书处成为惯例，不但各级党代会、人代会、政协全体会议，而且一些学术组织的会议甚至运动会、文艺会演等等活动也成立临时的“秘书处”。

在一些民间学术组织中，通常也设有秘书处，例如“中国语言学会秘书处”被学会定为“中国语言学会的常设机构”，中国金融学会也设有“理事会秘书处”，秘书处在学会秘书长主持下为理事会和广大会员服务。