关于如何做好新形势下国有企业办公室工作的思考

 

关于如何做好新形势下国有企业办公室工作的思考

2023年是人工智能技术快速发展和应用的重要一年，ChatGPT的横空出世并深刻影响着各行各业，对人类的发展方向产生了深远影响。国有企业办公室作为企业改革、管理和运营的核心部门，要紧跟新形势、新任务、新要求，主动融入国家改革发展大局，不断创新、突破职能瓶颈，才能有效应对前所未有的冲击和挑战。

一、国有企业办公室的基本职能及作用

（一）国有企业办公室的基本职能。国有企业办公室在企业发展中扮演着重要角色。众所周知，国有企业办公室的三大传统职能是“办文、办会、办事”，这也是办公室的设立之本。但随着国有企业不断的深化改革，办公室职能也得到逐步优化和丰富，具体来讲，主要包括以下五个方面：

1.行政管理。国有企业办公室负责企业行政管理工作，主要包括印鉴管理、文件起草、档案归档、公文处理、会议组织、办公设备和物资的采购与管理等，为企业内部提供后勤支持和服务，保障企业各个部门的协调运作。同时，它还要维护企业的信誉和形象，为企业的发展保驾护航。

2.参谋助手。国有企业办公室负责企业的数据收集、整理和分析，为企业领导决策提供支持。同时，办公室还需要协助企业领导进行市场调研、撰写分析报告和提供决策建议等，便于企业领导及时了解市场走向和内外部环境的变化，做出正确的战略规划与决策。

3.保密管理。国有企业办公室负责企业和上级部门文件资料的收发与流转工作，其中有些保密文件需要严格控制知悉范围，做好涉密文件的档案和管理工作。同时，还负责企业信息管理系统的建设与维护，保障企业内部信息的安全和流通，确保企业的利益和核心竞争力不受损害。

4.协调沟通。国有企业办公室作为企业内外部的沟通纽带，对外需要负责与政府机关、兄弟单位、合作伙伴和客户的沟通与协调，对内需要负责与企业管理层、各部门、员工之间的信息传递与支持，保障企业各项工作的顺利进行。

5.监管督办。国有企业办公室监管督办职能是确保工作效率、规范性和合规性的重要措施，主要包括办公会议决策部署的落实情况、工作进展、任务完成情况等方面。办公室可以通过定期汇报、工作会议、工作日志等方式，了解和监督工作进展，及时发现并解决问题。

总的来说，上述这些职能是国有企业办公室的基本职能，也是保障企业正常运营的重要基础。然而，随着人工智能技术的发展和企业管理方式的深刻变革，国有企业办公室的传统职能也在逐渐转变，办公室需要与时俱进，快速适应新形势下的工作方式和发展需求。

（二）国有企业办公室的作用。在新时代，企业的发展离不开高效科学的办公室行政管理工作，办公室行政管理对企业的健康发展与经济效益提高有推动作用。国有企业办公室作为企业的“中枢”，发挥着“承上启下、协调左右、沟通内外”的作用，具有较高的企业价值。

第一，办公室是企业各部门协同工作的重要“桥梁”，负责协调和管理企业内部资源和业务流程。办公室作为领导和决策的助手，是企业日常运营的枢纽。办公室通过规范和优化工作流程，提升协作效率，促进各部门之间的沟通和协调，有助于提高企业整体的运作效能。

第二，办公室负责企业内部信息的搜集、整理和管理，为企业决策提供准确、及时和可靠的信息支持。办公室通过有效的信息管理，有助于提高企业对市场和竞争环境的洞察力，促进企业战略的制定和执行。

第三，办公室是企业与内外部各方进行沟通和协调的重要窗口。办公室通过与政府、社会各界和员工的沟通，维护和发展企业与外界的良好关系，提高企业的声誉和形象。

第四，办公室负责制定和执行企业内部管理制度和规范，保障企业的合规运营。办公室通过监督和检查来确保企业各方面的工作符合法律法规和企业规定，降低企业经营的风险。

综上所述，国有企业办公室具有协调与管理、信息管理与决策支持、内外部沟通与关系管理、规范与合规管理等重要作用。办公室的有效运作和优势的发挥，有助于提高企业的工作效率、竞争力和可持续发展能力。

二、新形势下国有企业办公室面临的挑战

目前，我国正处于改革发展的深水期，国有企业改革三年行动以来取得了显著成效，但仍旧存在着诸多新问题、新情况。国有企业办公室作为企业改革发展的中流砥柱，需要正视新形势下面临的困境与挑战，寻求改革发展的新突破。

（一）传统职能替代的挑战。随着科学技术的快速发展，人工智能可以逐渐替代国有企业办公室承担大量的文书起草、信息收集、档案管理等工作。因此，办公室要主动适应科学技术的发展，拥抱人工智能，融入工作，包括学习和应用新的办公软件、协作工具和数字化系统，提高工作效率、工作水平和工作质量。

（二）工作模式转变的挑战。社会的发展不仅改变着人们的生活和工作方式，也深刻影响着人们的价值观。国有企业办公室同样面临着工作模式的挑战。同时，办公室要关注企业不断变化的需求，加快实现办公流程的智能化，提升综合服务水平，满足企业发展的需求。

（三）技术人才缺乏的挑战。长期以来，人们普遍认为国有企业办公室工作重复性高、技术含量低，殊不知，随着科学技术的发展和应用，办公室对技术性人才的需求日益增加，面临着技术应用型人才缺乏的挑战。企业引入人工智能技术实现高效办公，需要对办公室人员进行系统培训，掌握技术的应用方法和操作技巧。同时，也需要储备具备数字技能、创新思维和适应变化的高技术、复合型人才。

（四）企业信息安全的挑战。随着数字化和数据的广泛应用，数据安全的重要性越发突出，国有企业办公室面临着企业信息安全和商业机密保护方面的挑战。办公室要制定和执行严格的信息安全政策，加强对数据的保护和监控，确保信息的安全性和保密性。

（五）企业组织制度的挑战。长期以来，人们错误地认为企业办公室的行政管理工作不具备技术性和专业性，只是一项简单地传达企业领导决策、沟通上下的工作。国有企业办公室的改革和创新面临着内外部的阻力和限制，难以适应市场竞争的需求。综上所述，新形势下，国有企业办公室面临着技术、环境、人才、安全等方面的诸多挑战。因此，只有树立危机意识，顺势而为，化危为机，才能应对人工智能快速发展带来的挑战，进一步提升工作效能，为企业的发展做出积极贡献。

三、思考与建议

当前，我国正处于强国建设、民族复兴的新发展阶段，面对新形势、新要求，习近平总书记对新时代办公厅工作作出了重要指示。国有企业办公室作为企业内部治理的核心部门，要加强自身建设，不断在“三服务”工作能力上下功夫，提高办公室的服务保障能力，当好企业的“排头兵”。

（一）利用智能系统满足管理需要。国有企业办公室是企业的“门户”，要借助人工智能发展带来的机遇，通过建立和完善企业信息管理系统，最大限度地减少办公任务，减轻员工的工作负担，更好地应对日益复杂的工作环境，降低成本，提高企业竞争力。例如，物业公司OA办公系统与移动智能办公系统的双向应用，既可以加速文件管理、会议安排、物业维修等任务的执行，又可以提高办公效率，满足不同场景的应用，极大地提升物业服务能力。国有企业办公室应根据企业实际建立完善的管理体系，充分发挥管理系统的智能化、便捷化和协同化优势，同时，制定相应的风险管控措施，提高企业治理的稳定性和可持续性。

（二）利用信息技术推进数字化转型。有效应用信息技术能够使企业办公室管理工作顺应时代的发展变化，提高工作效率。国有企业办公室要积极融入国家改革发展大势，加快企业数字化转型进程，将纸质文档、档案等进行信息数字化存储，建立信息共享平台，提供快速准确的信息检索和共享服务。通过利用信息技术，不仅能加快员工的工作处理速度，还有利于信息的整合和管理。

（三）利用人工智能促进创新与协同。国有企业办公室作为企业管理、协调和资源整合的中心，利用人工智能技术可以建立知识共享、智能化的协作平台，促进企业管理创新和协同工作。例如，利用自然语言处理和知识图谱技术，可以对企业内部的管理制度进行整理和分类，建立企业制度库；利用知识图谱和智能问答系统，为员工提供及时准确的知识查询和解惑，提高工作效率。另外，智能化的协作平台可以通过在线协同编辑、实时沟通等功能，提升部门协作的效率和效果。例如，通过使用云端协同编辑工具，多人可以同时编辑同一份文档，实现实时协同编辑和版本控制；通过实时通讯工具可以实时交流和讨论，避免信息传递的滞后和沟通误差。通过促进创新与协同，国有企业办公室可以激发员工的创造力和合作精神，提升团队的协同效能，为企业的创新发展提供强有力的支持。

（四）利用制度体系完善决策与监督机制。国有企业办公室应建立健全决策与监督机制，确保决策的科学性和合规性。办公室的督查督办职能成为当前单位建设和发展的重要力量，旨在落实工作的政策性、综合性、时间性，是一项十分系统的工作。因此，国有企业办公室要围绕中心任务，制定明确的决策程序和决策标准，明确决策的权限和责任，并建立行之有效的监督机制，防止滥权和腐败的滋生。同时，提升企业透明度，加强对内部和对外部的信息披露，向有关各方提供及时、准确、全面的信息，及时了解企业的经营和治理情况。

（五）加强人才的培养与引进。随着国有企业改革的不断深化，国有企业办公室面临着新形势、新挑战、新任务，对办公室人员的能力与综合素质提出了更高要求。然而，鉴于国有企业办公室工作的特殊性和重要性，相较于业务部门而言，办公室人员更加稳定、更新较慢，对于新技术、新模式等缺乏了解和研究。因此，要特别关注和加强办公室员工的培训与发展，提升创新能力、管理能力和学习能力。同时，结合国有企业自身的特点，要注重引进高素质、复合型管理人才，培养具备创新精神、协同能力和应变能力强的人才队伍，不断增强国有企业的核心竞争力和创新能力。

面对新形势、新任务，国有企业办公室职能面临着迭代更新、优化升级、创新发展等方面的挑战。习近平总书记多次强调，“善于在危机中育新机、于变局中开新局”。办公室只有持续推进自身职能的改革和创新，积极融合和利用人工智能技术，顺应时代发展潮流，才能满足社会发展的需求。同时，办公室还应加强人员培训与学习，提升人工智能技术的应用水平，不断强化自身的创新能力和竞争力，积极应对人工智能时代的挑战。