档案数字化解决方案集聚3篇

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档案数字化解决方案1

数字化房产档案建设方案

档案工作的数字化建设是顺应潮流，适应时代发展的新举措。随着城市的发展和进步，房产档案的形成会越来越多，类别越来越细，而传统手工作业方法已经呈现出了许多弊端：效能低、错误多、易损毁、易丢失。所以数字化档案的建设在当前的档案管理工作中的重要性正日益凸显出来。对于我局档案馆的数字化建设特制定以下方案：

一、制定批次

为在数字化处理过程中对纸质档案进行有效的管理及对数字化处理进行有效控制，需对馆藏的档案按照类别进行批次安排，确保在数字化过程中有序进行。

二、数字化处理

1、档案出库交接

根据数字化加工批次计划进行出库，对出库的档案进行完整性检查，对通过完整性检查的档案，进行数量确认，并详细登记《档案出库单》，确保交接中档案数量的正确性和完整性。

2、目录制定及档案整理

按照文件数据库目录结构及目录著录要求，规范需要目录补录的档案目录内容，包括确定档案目录的著录项、字度长度等规范要求。

对出库档案进行数字化加工前，需对档案文件进行扫描

前处理，使之成为能够进行扫描的形态。对影响扫描的非成册档案装订进行拆除装订物，对破损严重，无法进行扫描的文件应进行技术处理，如纸张褶皱无法扫描的应进行压平等处理。对于档案内的资料应区分扫描件和非扫描件，并详细记录，确保档案内的资料不乱不丢。扫描完成后按照档案馆的要求进行装订，保证每卷档案不掉页，边缘整齐。

3、档案扫描

根据文件数据库要求的规格进行档案扫描，保证扫描件图像效果与原件吻合。大幅面档案采用大幅面扫描仪或者小扫描仪扫描后进行图片拼接。核对每份文件的扫描页码、页数与实际的文件页码、页数是否一致。对扫描图像进行命名时一定要正确，不能出现图片颠倒、错乱等现象，扫描时要保证档案原件不被损坏。

4、图像处理

对颠倒、偏斜的图像进行纠偏处理，以符合阅读习惯。对页面中影响阅读的污点、黑线、黑边等杂质进行去污处理。对颜色深浅度进行调整，确保图像字迹清晰，对大幅面扫描所形成多幅图像进行拼接，合并为一个完整图像，以保证数字化图像的完整性。

5、文件录入

根据数字档案管理的软件以及文件数据库的要求，将扫描后的图像按照档案编码进行录入，在录入过程中要做到不

漏页、不乱页，对录入的文件要进行准确性核对，确保文件的完整。

6、目录整理

文件录入完毕后应按照系统内的文件目录制定馆藏纸质档案的的索引目录，以确定每份电子档案在档案馆中原件的位置，做到不乱、不错。

7、档案入库

完成数字化处理后，应按照制定的档案目录进行归档上架，由接收人检查档案的完整性，并核对《档案出库单》，确保文件不丢失。

档案出库

档案入库

档案整理

目录整理

文件录入档案扫描

图像处理

三、人员培训及安排

由于档案管理的专业性，在工作开始前，由业务单位及产权档案室各出一人为工作人员进行档案管理培训，培训期为10个工作日。

为保证档案数字化顺利有序进行，对工作流程中各个岗位做出如下安排：

1、档案出入库、批次制定1人，在制定批次后，负责提档并做好记录以及接档核对记录。

2、目录制定及档案整理共2人，一人负责档案的分册、目录制定，一人负责扫描前档案处理。

3、档案扫描1人，严格按照批次扫描处理好的档案。

4、图像处理1人，将扫描好的图像做去污、调整、边框剪切等工作。

5、文件录入4人，将处理好的数字化文件及相关信息录入数据库。

6、目录整理1人，负责录入完的文件装订及编号。

四、所需办公用品清单

为加快档案数字化过程，减少工作繁琐度。现需要以下办公用品：

1、电脑打印机6套（电脑要求可以进行图像处理，打印机5台激光1台针式）

2、高速扫描仪1台，高拍仪1台

3、双面复印机1台

4、装订机1台，碎纸机1台

5、档案盒、文件夹、资料册、索引纸、档案袋、标签纸、号码机、拆封刀、裁纸刀、订书机、订书针、曲别针、大头针、图章、印油若干

档案馆的数字化能够通过互联网、政务网、局域网进行计算检索及查阅档案，极大的提高了工作效率，对纸质档案的利用保护起到了重要的作用。各工作人员应本着认真负责的态度，在整个数字化处理的过程中，严格按照要求规范工作方法，争取圆满完成档案数字化工作。

档案数字化解决方案2

摘要：随着网络技术的不断发展，档案管理也发生了很大的变化，实现了档案数字化发展和数字档案的网络化应用，这样能够更好对一些珍贵的档案原件进行管理，同时也能更好的实现档案数字化技术的发展，这样能够更好的对档案信息进行保管。

关键词：数字化；扫描；信息存储

信息时代的来临，档案信息资源在社会主义现代化建设过程中发挥了非常重要的作用。档案在人们的生活和工作中具有很大的影响意义，这样档案的作用和价值才能得到更好的体现。现在，人们在生活和工作中，要对档案历史信息进行更好的保护，这样在进行使用的时候才能更好的保证得到很好的利用。档案数字化是档案信息化建设过程中非常重要的基础工作，同时在进行档案管理过程中要对计算机技术进行很好的利用，这样才能在工作流程方面更加的合理，同时也能更好的将原始的资料进行高效、准确的进行处理，将其转变成为数字档案。如何将原始资料变成为数字档案也是档案工作者和技术开发人员要进行研究的问题。在日常的档案管理中，已经形成了非常规范的管理方法，同时对档案的保护和保密工作也是非常重视的，这样能够更好的提高档案查询的效率，同时，在社会发展过程中也能更好的对档案资源进行使用。为了更好对档案进行管理，实施档案数字化发展非常重要，建立一套数字化档案管理信息系统能够更好的解决档案管理过程中数字化建设问题。在档案工作中，对工作经验进行总结，能够更好的从档案业务能力方面和技术方案方面更好的解决档案数字化发展和数据存储方案的解决。

1档案数宇化业务过程模型

档案数字化是一项非常复杂的系统工程，在进行处理的时候要对电子档案信息进行获取，同时在信息处理、信息储存和信息发布和利用方面都要进行很好的发展。电子档案信息在获取的时候可以通过很多的渠道来进行实现。在技能型信息获取的时候，可以对纸质的档案进行扫描加工，也可以对磁带和磁盘中储存的档案进行数字化转换，这样能够更好的将采集到的数据信息更好的转化成为数字化形式。无论采取何种形式对技术参数进行处理都要有专业的设备和文件储存方式，要保证储存介质的安全性，同时要保证信息能够更好的进行处理。在档案信息化处理过程中，数字化解决方案是核心的功能，其中包含着档案信息的编目、标引、图像文件处理以及图像识别处理，这样能够更好的对档案目标信息进行关联。在这个过程中，系统中每个功能模块都要借助软件开发平台进行建设，同时要对用户的操作环境的控制。档案信息储存的安全非常重要，因此，在整个系统中一定要保证信息的安全，同时要保证系统能够更好的运行支撑。在这个环节中，系统的储存量是有一定的要求，在安全管理方面也有一定的基本要求，同时也要对访问的速度进行控制，对储存的设备也是有一定的要求。各种电子档案信息在储存和访问方式也要进行选择，这样能够更好的对档案信息的储存方式进行决定。在档案信息利用中，档案数字化发展是必然趋势，同时在这个环节中要对查询和利用的平台进行建设，这样能够更好的对网络中出现的信息进行保证，同时也能更好的保证人们在生活和工作中对网络中存在的信息进行使用。网络中存在的信息具有很好的共享性，这也是档案信息的重要价值和作用。在对档案进行保管的时候，对其隐私性也有要求，这样才能更好保证信息的安全。

2档案数字化主要技术指标的选择

纸质档案实现数字化的过程要使用数字化扫描技术、图文编辑、图像格式和图像储存技术进行发展，这样能够更好的对相关的技术和参数进行选择。对纸质档案进行数字化能够更好的实现扫描加工，同时也能更好地对信息质量进行检查，同时对出现的污染问题也能进行更好的处理，这样更好的实现档案文件的信息关联。

扫描技术参数选择

在对纸质档案进行扫描的时候，要采用标准的编程接口，这样能够更好的应用编程程序对各种扫描仪器进行控制，同时也要实现自动图像压缩储存。在这个过程中，有不同的扫描方式，可以支持不同的幅面和颜色，也能够对彩色图像进行处理。在扫描过程中，要对分辨率进行必要的设置，要根据实际的业务进行灵活的设置，同时，也要满足网络化的查询利用，对具体参数的扫描分析清晰度和质量因素进行综合选择，因此，在进行扫描的时候可以提高扫描分辨率。

识别技术

OCR技术可用于档案标引信息识别和全文信息识别。在理想的测试条件下，其主要技术指标如下：识别字体：识别宋体、仿宋、楷体、黑体、魏碑、隶书、圆体、行楷、行书等近百种字体。识别功能：支持印刷文稿、纯英文、中英文混排、较工整的手写文稿等多种类型。对印刷材料的识别率达98%以上。识别速度：在普通配置的计算机上印刷体汉字达120字/秒以上。要求图像分辨率：一般不低于300DPI。由于大量实际档案的纸张、字体和测试样例往往存在较大差距，因此OCR在实际应用中自动识别的准确度和稳定性会有较大的折扣，这使我们不得不遗憾地面临艰苦而繁琐的人工校对和补录工作。

图像文件密级定义技术

为了在较细粒度上实现对电子档案图像信息的安全访问与控制，可通过采用页定级或页内区域定级，即指定某页或页内某区域的保密级别。保密级别可分为公开级、国内级、内部级、秘密级、机密级、绝密级等等。页定级与页内区域定级之后，通过用户角色授权，便可实现精细的数据访问控制和权限管理。

多媒体音像档案数字化技术参数

多媒体音像档案数字化，就是将录音、录像等各种形式的多媒体原文资料通过音频、视频转换设备进行转换、识别，压缩，生成标准格式的电子文件，并编目以及建立标引信息的过程。

条码技术

文档数字化加工的全过程，采用条形码技术进行跟踪管理是非常有效的手段之一。通过采用条码可以实现下述自动化处理：在档案整理工序中加贴表示不同意义的条码，可以实现案卷号、档案分类等关键标引信息的自动识别。档案移交过程中，可利用条码自动进行档案的逐卷核对；档案盘点时，通过条码扫描枪或无线数据采集器进行条码扫描，可实现库房档案数量的精确统计，同时还可以实现库房实物档案与计算机中存储的档案信息的核对。在档案的借阅管理工作中，可应用条码进行自动化的出入库管理。

数字档案信息的存储

数字化后的数字档案信息包括档案目录信息和图像原文信息两大类，为了实现网络化利用，档案的目录数据库必须采用支撑网络化系统运行的数据库，而数字化后的电子图像文件的存储则可以选择文件存储方式或数据库存储方式任何一种存储方式，如果选用数据库存储，则要求数据库服务器的存储容量足够大，如果选用文件存储，则应考虑存储在文件服务器上文件的存储规则和命名规则，以方便实现图像文件与数据库的检索。

3结束语

在档案工作中，档案数字化是非常新的一项内容，因此，在建设过程中无法避免的会遇到一些新问题和新情况。数字化档案信息在压缩和储存关键技术方面要进行更好的发展，这样才能更好地保证数字化档案信息的安全，同时在保密技术方面也要进行很好的发展，这样才能更好的保证数字化档案信息能够更好的实现访问方式和安全控制。数字化档案在进行建设的过程中要面临着很多的问题，对出现的问题进行解决才能更好的促进档案工作得到更好的发展，在档案管理水平方面得到提高。

参考文献

[1]张晶晶.数字档案存储介质及格式研究[D].苏州大学，2009.

[2]刘祥麟.数字档案存储介质的发展[J].湖南档案，2007.

档案数字化解决方案3

一、适用范围

1、用户特征

◆普通意义上的政府、事业、企业用户，档案的管理没有明显的行业特征，可以经过简单的设置满足管理上的个性;

◆只负责管理本单位的档案，不负责其它相关单位或下属单位档案的保管和利用;

◆虽然有宠大的分支机构存在，但初期建设只到总部。

2、档案管理机构的形式

档案管理机构以档案室、档案科、档案处等形式存在，集中管理本单位产生的各类档案信息。

二、信息管理的种类

主要包括文书档案、科技档案、工程档案、基建档案、会计档案、声像档案、照片档案、实物档案、合同档案、设备档案等以及图书、期刊、情报等资料。

三、方案组成

标准解决方案以“综合档案管理系统(单全宗)版本为基础档案管理平台，在此平台的基础上结合全文检索、OCR、流媒体服务、图像处理、信息加密、信息发布等众多先进技术组合而成的应用解决方案。

档案管理平台

◆模板自定义技术

综合档案管理系统的开发完全基于档案管理平台理念设计，系统的各个管理和应用体系均提供模板自定义技术。用户可以在原有模板基础上局部调整，也可以创建全新的模板，模板的自定义工作无须编程就可以实现。模板自定义技术给用户提供了广阔的个性空间，用户可以快速的部署适合自身特点的档案系统，并且能够在自身需求、管理模式上发生变化时随需应变。

◇自定义档案管理类型及层次;

◇自定义文件管理类型及层次;

◇自定义其它管理模板类型及层次,比如查、借阅、统计、编研模板;

◇自定义数据库结构;

◇自定义录入字段及界面布局;

◇自定义档号自动生成规则;

◇自定义报表输出规则;

◇自定义数据排序规则;

◇自定义归档流水号规则;

◇自定义关联录入规则;

◇自定义WEB发布页面;

◇自定义条形码管理;

◇文件归档、鉴定设置;

◇归档整理规则设置;

系统支持对各类文件信息的归档整理、这些信息包括公文、从OA、PDM等业务系统采集的预归档信息等;系统支持多点立卷，即可以由各个业务职能处室通过本系统独立进行立卷归档;系统支持改革后的文书档案整理规则;文件信息和档案信息的归档对应关系可以自定义。

◆文件自动分类、鉴定

系统提供保管期限、分类表维护功能。在此模块中对文件设置分类、并定义好保管期限、归属的“目录号”设定好归档范围关键词，在归档时系统会智能解析文件标题，自动分类、鉴定并形成分类号、保管期限，自动分类技术和立卷归档以及档案模板中字段值设置等功能结合起来，使智能、快速归档成为可能。

◆主题词自动标引

系统内置主题词库，并支持用户修改主题词;系统可以自动分析文件标题，实现主题词的自动标引。

◆业务管理平台

系统提供档案的查、借阅、统计、编研、销毁、保管、库房管理、数据录入、报表输出、检索查询等完整功能，在此可以实现档案业务的高效、自动管理。

◆信息利用平台

可以在档案查询系统的基础上，结合用户的需求建立的综合档案信息网站，使之成为单位档案信息的门户。用户可以在此网站设置不同的栏目频道，并可实现对发布信息的维护更新;同时该网站更是档案信息的发布及查询平台，查询用户可以根据自身的权限检索、浏览档案信息，并可以在此提出利用申请及预约。

◆安全防护平台

信息安全是档案信息利用的基础，系统提供权限管理、数据加密、数据备份及恢复、日志管理、访误删除等完整的安全防护体系，确保信息资源能够安全存储并安全访问。

◆多文件浏览技术

综合档案管理系统支持多种图形、图像文件格式的管理和浏览，无需安装相应的应用程序即可通过浏览器打开原文进行浏览，并且浏览器和用户权限进行了集成，可以防止非法用户的浏览、下载、打印。

相关技术集成

为提高档案管理系统的应用效果，综合档案管理系统和其它相关成熟的技术和应用进行了集成，这主要包括全文检索、OCR以及流媒体服务等。通过集成，可以实现对档案内容的高效检索、扫描文件信息的自动提取及查询、以及音视频档案的网络点播等功能。

◆全文检索

随着档案信息化建设的不断深入，产生了大量的不同类型的电子文档，这此信息包括数据库、文本文件、图形、图像等，资料多半已不再只以结构性资料来存取，反而较偏向以半结构化或非结构化资料的存取方式，传统的数据库查找的处理效能日益锐减，存在较大不足：

◆非结构化信息的检索问题

系统内产生的大量电子文件的内容大多数为非结构化信息，比如HTML文档、文本文档等，档案管理系统主要对文档的描述信息(目录)进行检索，找出对应的电子文件，但不能对电子文件的正文内容进行检索。

◆无法对异质信息进行整合

用户需要将各种不同来源的信息(WEB、DB、非结构化和半机构化文档以及各应用系统中)整合成一个单一的信息平台，以统一的入口跨信息源搜索信息。

◆查找的效率存在巨大缺陷

传统的数据库查找缺少必要的语义分析，与查找内容符合的信息就能够查找出来，而没有进一步的判断，比如我们查找“民法”，但数据库查找会现“人民法院”也同时显示出来，数据库查找机制会导致查找出大量的无用信息，同时对海量数据进行数据库查找时效率呈现几何级下降。

全文检索技术的出现大大改变了我们传统的信息查找模式，通过全文检索组件，实现对结构化、半结构化、非结构化信息的统一整合，形成完整的索引数据库，配合语义分析、智能分类、多国语义支持等技术实现对异质信息的快速检索。

◆创建全文索引库

系统可以对扫描完成的图像文件(TIF格式)、各类电子文本(HTML、TXT、OFFICE格式文件)自动进行全文识别并和相应的档案保存描述性PDI(分类和目录)一起建立起相应的全文索引库。

◆搜索引擎

用户可以在WEB查询系统中通过输入关键词，对档案数据库中的正文进行检索，在检索过程中可以设置检索范围，并且可以在检索结果中再进行分层检索，检索出来的档案信息可以根据权限进行再编辑，提高了文件检索的查全率、查准率。

◆全文检索的强大功能

1、可行实现对关系型数据库、Html、Text、Office等来源的信息进行搜寻。

2、支持「英文万用字符(*、?)查询」。英文单字是由多个英文字母组成的，使用者可查询部分英文字及*(代表多于一个英文字母)或?(代表一个英文字母)的组合。

3、搜寻条件具有完整的布尔逻辑运算AND、OR、NOT能力，支持复合式布尔逻辑运算查询，并且可以配合多组左括号"("与右括号")"作关键词查询优先级的设定，方便查询者输入布尔组合查询条件。

4、内建「智能型快速响应模式」(Smartcache)机制，可以提供同一种查询条件之重复使用率，提高系统资源的效益。Cache储存目录记录了Cache档案所要放置的地址，经查询过的资料或画面，第二次再进入时，可重复使用第一次查询结果。

5、Unicode索引建置及查询。可支持多国语系(英文、繁简体中文、日文、Unicode等)混合的文件的建置与查询。

6、中英文容错查询:中英文容错功能FuzzySearch，基于文字特性，很多名词及词汇依情况不同，也许衍生出通用的简称，或是文字次序对调。也有可能因为模糊不明确的意象，使用者希望只需要输入一个关键词，就能一并查询性质类似或相关之信息。比如：输入「MobileNetwork」可查到「MobileApplianceNetwork」等特定距离的词句、输入「产业研究」可查到「产业结构研究」、「产业….研究」等，扩展搜寻的完整性。

7、提供中文字、词查询及英文词组检索:提供中文字词索引查询功能，透过智能型自动断词技术以达到词索引的效果，解决输入“合资”会找到“整合信息”等搜寻不精确的问题。支持/多字段/多条件检索，来取得数据库资料，并可跨资料表、跨信息字段进行索引建置与搜寻。提供词索引/搜寻功能，滤除搜寻结果噪声。

8、中英文同义词组查询:系统内置18万组同义词库，实现对检索词组的同义词关联查询。

9、属性查询(高级查询)：支持对数据库的字段设定检索内容组合查询。

10、智能型自然语言断词，词索引能力:为提高查询检索的准确度，系统采用自然语言断词机制和灵活的词索引开关，用户可根据需要选择词索引或字索引。具体功能如下：

1)中文句子将被自动分析与断词，并建立词索引;

2)词索引功能通过开关灵活设置;

3)检索字串首先通过自动断词，将其断词结果进行组合检索;

4)提供「词库」编辑器，针对断词用的「词库」进行维护和调整;提高查询的速度和准确度。该功能如下：

◇提高精确度：输入「民法」不会找到「人民法院」;

◇更小的索引空间：–通过词索引的方式，索引数据库相对字索引需要更少的磁盘空间;同样数据量下，检索时需要的Memory更少;

◇检索性能高：配合高效算法，词索引的搜索性能相对字索引平均高出3倍以上;

11、近似概念词库检索;

12、灵活开发特殊信息源，文件格式;

13、支持海量存储;

14、支持分布式架构。

通用接口

伴随着信息化建设的加快，各单位逐渐建立起OA、MIS、ERP、PDM等系统(统称OA)，这些系统产生的大量有价值的信息都需要归档。这就要求综合档案管理系统应能够和众多业务系统建立有效的交互，保证归档信息按照档案的要求及时、规范的转入到档案系统里。通过多年的技术积累，综合档案管理系统已经和众多涉及不同平台的业务系统建立了有效的交互，保证数据顺畅归档。